te™1* < - "••• TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL i MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DEL REGISTRO DE CIUDADANOS GUATEMALA, DICIEMBRE 2009 „ .^vt-^---'Vi MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DEL REGISTO DE CIUDADANOS DEL TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL o\ • • ~ í \ ÍNDICE 1. PRESENTACIÓN Pag. 3 2. BASE LEGAL Pag. 5 5. PROCEDIMIENTOS 7 Pag. 8 Pag. 9 6. INSTRUCTIVOS Y/O FORMULARIOS Pag. 22 7. GLOSARIO Pag. 22 8. ABREVIATURAS Pag. 23 3. NORMAS GENERALES 4. NORMAS ESPECIFICAS Pag. : •' í' ii " 1. PRESENTACIÓN DIRECCIÓN GENERAL DEL REGISTRO DE CIUDADANOS DEL TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL El Registro de Ciudadanos, es el ente técnico encargado de controlar y fiscalizar todo el proceso electoral, desarrollando a lo largo de este proceso, actividades que garanticen el ejercicio de los derechos políticos constitucionales de los guatemaltecos. Como órgano de defensa constitucional, con competencia específica y autónoma en materia de derechos políticos; satisface el ejercicio de estos derechos a los ciudadanos, así como el registro y funcionamiento de las organizaciones políticas. Administrativamente, el Registro de Ciudadanos se encuentra integrado por: . La Dirección General de! Registro, que tiene su sede en la Ciudad de Guatemala . Cuenta con una delegación en cada cabecera departamental , Una subdelegación en cada cabecera municipal y . Oficinas y agencias que autorice el Tribunal Supremo Electoral. La Dirección General del Registro de Ciudadanos, a su vez, desarrolla su actividad por medio de la Secretaría del Registro de Ciudadanos, el Departamento de Inscripción de Ciudadanos y Elaboración de Padrones, del Departamento de Organizaciones Políticas y la Unidad Coordinadora de Delegaciones y Subdelegaciones. Sobre esta Dirección, recae la responsabilidad de garantizar la transparencia y confiabilidad del padrón electoral, base de todo proceso electoral y característica que define a todo Estado constitucional y democrático de derecho. Conforme a las atribuciones que le impone la Ley, el Director DIRIGE TODAS LAS ACTIVIDADES QUE REALIZA EL REGISTRO; de tal manera que nada que involucre al Registro de Ciudadanos y a! proceso electoral, deja de ser su responsabilidad, avalándolo todo con su firma. Por el volumen de trabajo y la forma en que se encuentra integrada la Dirección, todas sus atribuciones establecidas en la Ley y las que le son encomendadas sin trámite burocrático por el TSE, son delegadas en Secretaría, y las diversas unidades administrativas que la integran, La observación directa, permitió establecer, que de acuerdo al Organigrama del Tribunal Supremo Electoral, la Secretaría del Registro de Ciudadanos, se encuentra inmersa dentro de la Dirección General, lo cual permite especular que toda la actividad que realiza el Registro de Ciudadanos, es ejecutada directamente por la Dirección General, siendo que la Secretaría relacionada, es intermediaria entre el Director General, y las demás dependencias que la integran; de esa cuenta, la consultora sugiere el siguiente organigrama, para la Dirección General del Registro de Ciudadanos. ORGANIGRAMA PARA LA DIRECCIÓN GENERAL DEL REGISTRO DE CIUDADANOS Dirección General de! Registro de Ciudadanos Secretaría General Recepción Sección de Auxiliares Clasificación v Archivo Notificíicior 2. BASE LEGAL CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA La Constitución Política de la República de Guatemala, como Norma de normas, establece la base legal, para desarrollar todo el ordenamiento jurídico guatemalteco vigente. En materia electoral, la CPRG garantiza los derechos políticos a los ciudadanos guatemaltecos, así como los derechos de entes autónomos, de elegir sus propias autoridades; entendiendo que el catálogo de derechos y garantías que otorga la CPRG a los ciudadanos guatemaltecos, no son numerus clausus; sino susceptibles de ser ampliados y mejorados en el tiempo. LEY ELECTORAL Y DE PARTIDOS POLÍTICOS (Decreto número 1-85) Todos los procedimientos y garantías relacionadas en materia electoral, se encuentran reguladas en esta Ley, y para efectos de desarrollar el proyecto de Manual de Procedimientos de la Dirección del Registro de Ciudadanos del Tribunal Supremo Electora!, sirve de fundamento todo el articulado de la Ley y su Reglamento. REGLAMENTO DE LA LEY ELECTORAL Y DE PARTIDOS POLÍTICOS (Acuerdo No. 018-2007) Este Reglamento, desarrolla la Ley, permitiendo e! adecuado desarrollo de los procedimientos contemplados en la misma; asimismo, desarrolla los procedimientos para fiscalizar todo lo relativo a organizaciones políticas, fondos públicos, propaganda y gastos de campaña electoral, así como lo relacionado al pago por parte del Estado. PACTO COLECTIVO DE CONDICIONES DE TRABAJO, de fecha 13 de julio de 1,999, REGLAMENTO DE RELACIONES LABORALES DEL TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL Y SUS TRABAJADORES Este Reglamento desarrolla los procedimientos para conocer, y sancionar las faltas laborales de los empleados de! Tribuna! Supremo Electoral y por ende los empleados del Registro de Ciudadanos. E 3. NORMAS GENERALES La Dirección General del Registro de Ciudadanos del Tribuna! Supremo Electoral, como ente ejecutor de todo lo que involucre el Proceso Electoral, y al — Registro de Ciudadanos, se fundamenta en: 1. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA 2. LEY ELECTORAL Y DE PARTIDOS POLÍTICOS Acuerdo Número 1-85 3. REGLAMENTO DE LA LEY ELECTORAL Y DE PARTIDOS POLÍTICOS Acuerdo Número 018-2007. 4. REGLAMENTO DE CONTROL DE FISCALIZACIÓN DEL FINANCIAMIENTO É PUBLICO Y PRIVADO DE LAS ACTIVIDADES PERMANENTES DE LA CAMPAÑA ELECTORAL DE LAS ORGANIZACIONES POLÍTICAS, ACUERDO NUMERO 019-2007 5. LEY DE AMPARO, EXHIBICIÓN PERSONAL Y DE CONSTITUCIONALIDAD 6. REGLAMENTO DE RELACIONES LABORALES DEL TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL, ACUERDO NUMERO 172-86 7. LEY DEL ORGANISMO JUDICIAL 8. CÓDIGO DE TRABAJO 4. NORMAS ESPECIFICAS 1. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA 2. LEY ELECTORAL Y DE PARTIDOS POLÍTICOS 3 REGLAMENTO DE LA LEY ELECTORAL Y DE PARTIDOS POLÍTICOS 4 REGLAMENTO DE CONTROL Y FISCALIZACIÓN DEL FINANCIAMIENTO PUBLICO Y PRIVADO DE LAS ACTIVIDADES PERMANENTES Y DE CAMPAÑA ELECTORAL DE LAS ORGANIZACIONES POLÍTICAS. . o í.' 5. PROCEDIMIENTOS La Dirección General de! Registro de Ciudadanos, cuenta con un Procedimiento que podría denominársele genera!, porque resulta ser el procedimiento que se sigue para toda la documentación que ingresa. PROCEDIMIENTO GENERAL DE RECEPCIÓN DE EXPEDIENTES EN EL REGISTRO DE CIUDADANOS. 1- Dependencia: Registro de Ciudadanos, 2- Departamento: Recepción. 3- Ubicación física: Casa Anexa del Tribuna! Supremo Electora!, zona 2 4- Puesto Funcional del Responsable: Auxiliar Receptor. 5- Puesto Nomina!: Auxiliar "B" 6- Puesto Funciona! del Jefe Inmediato: Secretario. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSIBLE Recepcionista Recepción Secretario Auxiliares de Secretaría Auxiliares de Secretaría Secretario Director General 1 2 3 4 5 6 7 ACCIÓN Recibe los expedientes, los revisa ya que los mismos deben estar debidamente foliados y ser de la competencia del Registro de Ciudadanos, de lo contrario los rechaza para su corrección. Recibidos, los sella, firma y estampa el número correlativo de ingreso para ser trasladados a la Secretaría del Registro de Ciudadanos. Recibe los expedientes provenientes de la Recepción. Analiza los mismos y los admite para su trámite, margina y traslada a los Auxiliares para lo que corresponda. Registran los expedientes en los libros de control de providencias, oficios, resoluciones, etc. Analizan y estudian los expedientes y elaboran el proyecto de providencia, oficios resolución, etc. Que corresponda. Recibe de vuelta los expedientes con los proyectos de providencias, oficios, resoluciones, etc. Acompañados, los revisa y traslada a la Dirección para su autorización. Recibe los expedientes, los estudia y analiza y si están de conformidad los firma para su 8 Secretario Dirección General Secretario Encargada de archivo y distribución de documentación Recepcionista 9 10 11 12 autorización. Si no estuvieren de conformidad, los envía nuevamente a Secretaría, la que lo devuelve al auxiliar para los cambios sugeridos. Con los cambios efectuados, vuelve a Secretaría quien lo remite a Dirección para análisis y firma Analiza nuevamente los expedientes y si hubiere conformidad, los autoriza con su firma. Recibe los expedientes autorizados y los refrenda con su firma. Recibe los expedientes provenientes de Secretaría, los sella, fotocopia y elabora e! conocimiento para trasladarlos a donde corresponda. Conserva una copia, la cual se incorpora a! informe semanal que se envía a Presidencia. 10 2, PROCEDIMIENTO PARA FORMULAR Y/O EVACUAR CONSULTAS AL TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL 1. Dependencia: Registro de Ciudadanos 2. Departamento: Dirección General 3. Ubicación física: Casa Anexa del Tribunal Supremo Electoral, Zona 2 4. Puesto funcional del responsable: La Dirección General 5. Puesto nominal: Director 6. Puesto funcional del jefe inmediato: TSE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA RESPONSABLE Director Paso No. 1. ACCIÓN Dicta un oficio dirigido a ios Magistrados de! TSE, en el que formula la consulta Redacta un conocimiento Secretaria del Registro de Ciudadanos Secretaria del Registro de Ciudadanos 2. Secretaría del TSE 4. Entrega al TSE 5. 3. Se encarga de entregarlo a Secretaría del TSE Secretaria del Director Gral. 6. Se pronuncia sobre la consulta sometida a su consideración. Secretaría de la Dirección General, sube por el Acuerdo, o pronunciamiento. Recoge de Secretaría del TSE Secretaria del Director Gral, 7. Con conocimiento lo traslada al Director General. TSE 11 3. PROCEDIMIENTO PARA JURAMENTAR Y DAR POSESIÓN A LOS EMPLEADOS DEL REGISTRO DE CIUDADANOS. 1. Dependencia: Registro de Ciudadanos 2. Departamento: Dirección General 3. Ubicación física: Casa Anexa del Tribunal Supremo Electoral, Zona 2 4.Puesto funcional del responsable: Puede ser Dirección, o Secretaría 5. Puesto nominal: Secretaría 6. Puesto funcional del jefe inmediato: Director General DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA RESPONSABLE Recursos Humanos del TSE Paso No. 1. Secretaria del Director 2. Secretaria del Director 3. ACCIÓN Envía directamente a la Secretaria de Dirección General del Registro de Ciudadanos el Acta de Toma de Posesión. Recibe la firma del Director Genera!, y del Secretario del Registro de Ciudadanos Devuelve el Acta firmada por Director y Secretario del Registro, a Recursos Humanos del TSE 4. PROCEDIMIENTO PARA SANCIONA A LOS EMPLEADOS DEL REGISTRO DE CIUDADANOS 1. Dependencia: Registro de Ciudadanos 2. Departamento: Dirección General 3. Ubicación física: Casa Anexa del Tribunal Supremo Electoral, Zona 2 4. Puesto funcional del responsable: Dirección S.Puesto nominal: Director S.Puesto funcional del jefe inmediato: Director General DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA RESPONSABLE Paso No. 1. Recepción 2. Recepción 3. Secretaria 4. Dirección 5. Inspección General Recepción del Registro Secretaria 6. 7. 8, Dirección ACCIÓN Ingresa denuncia de faltas laborales de empleados del Registro de Ciudadanos, por medio de oficios, Providencias o Actas. Recibe, sella, firma y da número correlativo de ingreso a la denuncia, y luego lo traslada a Secretaría. Analiza la Denuncia; encontrándola ajustada al Reglamento de Relaciones Laborales del TSE, y demás leyes pertinentes, lo traslada al Director. Por providencia instruye una Investigación por medio de Inspección General del TSE Realiza la investigación correspondiente, oyendo testigos, recabando documentación, concurriendo a dependencias pertinentes y oyendo al propio denunciado y con ello emite un informe. Ingresa el Informe de Inspección General al sistema y le asignación un número, lo traslada a Secretaría Con una providencia, lo traslada a Dirección. Corre audiencia al denunciado por 48 horas, siempre se toma en cuenta la distancia en la fijación del plazo; y luego de escucharlo en audiencia, dicta DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA RESPONSABLE Paso No. ACCIÓN la Resolución respectiva, dentro de los siguientes 3 días. 9. Traslada al TSE para su Visto Bueno, o lo que el Tribunal considere oportuno. 10. Traslada a los notificadores, para las Notificaciones que corresponda. Secretaría TSE Es el mismo procedimiento para sanciones verbales, escritas, suspensiones y cancelaciones. 14 5. PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO DEL REGISTRO DE CIUDADANOS 1. Dependencia: Registro de Ciudadanos 2. Departamento Dirección General S.Ubicación física: Casa Anexa del Tribunal Supremo Electoral, Zona 2 4. Puesto funcional del responsable: Auxilia del Registro de Ciudadanos. 5. Puesto nominal: Auxiliar "A" 6. Puesto funcional del jefe inmediato: Director General DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA RESPONSABLE Paso No. 1. Dirección del Registro de Ciudadanos Auxiliar del Registro de Ciudadanos Director Secretaría ACCIÓN Para elaborar el presupuesto del Registro de Ciudadanos, se hace a través del Plan Operativo Anual (POA). El Director discute con su personal la Proyección del Registro de Ciudadanos para el siguiente año, (lo que representa contemplar los recursos financieros, humanos y materiales necesarios). Elabora e! POA del Registro, tomando en consideración 3 aspectos: . Qué se pretende proyectar para el siguiente año . Cómo se proyectará . Recursos para ejecutar el Plan Operativo Anual El POA, se somete a consideración del Director. 1. Si el Director lo avala, lo firma, y lo traslada a Secretaría. Lo revisa, lo refrenda con su firma y lo traslada a Planificación. Lo integra al Presupuesto general de! TSE Planificación TSE Hace las observaciones pertinentes. El Director puede concurrir ante el TSE, acompañado de su auxiliar, para defender el Plan Operativo Anual. Es el TSE el que finalmente aprueba la cantidad que le asignará al Registro. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA RESPONSABLE Paso No. ACCIÓN El TSE lo aprueba y acuerda que lo integren al presupuesto general del TSE, que es el que finalmente se va al Ministerio de Finanzas Públicas. 7. Director 2. Cuando el Director no aprueba el POA, hace las observaciones oportunas, y vuelve a Secretaría 8. 9. Lo devuelve al Auxiliar encargado, para que realice las observaciones y correcciones del Director Con las correcciones, lo traslada a Secretaría 10. Lo traslada a Dirección 11. Si lo encuentra a satisfacción, lo avala con su firma y es trasladado a Secretaría, para que ésta lo traslade a Planificación. Secretaría Auxiliar Secretaría Director 16 PROCEMMIBITO GOIERAL Ot RECEPCIÓN M EXPEDIENTES Bl EL REGISTRO M CMDAOAMOS. Recepción Secretar* Auatwet de S«cretsrá GíED 4 Rodbe cÉDCLtnertfadán foisada y te inglesa ai sistema Documertot Oredw Llevan et cortrtx ae provideocas, oítcioSj añafea e/^seíisrtes, o cuaíi|jiet círo dúa*nerío requerido . Analizan expedr^iies, etelíOf srt pr o'^ecto de disifibuye a tos Revisa tos documentos eiaboracios, por tos auxiiares. ^^efrorestOE ^X^ sflewetve paa sttx ^^COrrecsSDrp/ Corrigen decurien! ación :Y (os'irasíadft ai despacho ctei rearstro pana te firma respectiva Drertw Genera! Revisa documentos corr esporicfi entes si Regresa a auxiliares ,- x ./Requeren \ ' reet-rar, ^\^^y^ no pertinentes Retrate & Dirección ! i F vfc lotoccíJia y elabora conocimiento pere recepción, et cuo! se dontíe cocfeaf-oncia Eünsnaá que envía a C r- 3 17 o' PKOCEB& IEMTO PARA FORMULAH Y EVACW U? COIÍSUL7AS Ai, TRfiiiJMAt SUPRfMO ELf:C TORAf. Dirección / inicio Secre! fifia tíel Drecíor Se^'eíar-tó efe! Tri&urfe! SL^.'^TÍO Efectúa! Trtoi«T;3í Si^?refTto Becíw^ \ i Dicta un oliciD da cae» a los TSfr tomiutenJo te consuftsi i Reii*4a un COTlCiCJITiieníO 1 Se ericíwga de ertregaífo a la Secrétala del Trtoiíia! Supremo Bectaal Entras a Trfounsí ^:remo Bedc« ai 1 i• Se pí'onuTicis scdc-re ia consulta sotrgíicia a su ccfíisider ación . Recibe- de Tribuna! Supremo Becto?^ Recise * Secretaré dei IriBunal Susemo *" EtecíofsL _J 4 TresííKte i Cjü_j 18 !l ^ 1•ROCfWí.ítí inO PARA ELABWW R EL PRESUPUESTO DtL RtdSTRO Df. ClUífADAHOS Dirección Recpslro de CuítedwKW Auíiisr nrtctoí Oensrai \ \ o. Pladificaetóri Secretaria TSE V íf~^r^) , i. Director sísale con persoo^ te pro?e«»n de te dirección para el ario stíxéente Babcirs el POA dci Registro se somete 6 coosktei ación Xsití\?' /Oiedor l o V Xavaia, firma, VX^ no Ntwí*^/ revisa, refrenda cori &-u frme y trasteda ti»;e t»s <i'i-ervacíorte5 op'DrUswí Lo inlegrs ai Ut-ITSE 3 rtscrete pertineráes 1 to devuelve al Aiociiar «ncargadfj, f¡wa TSE asigna cantidacJjo aprueba el POA y acuerda que lo integren al presupuesto genertf que se remte ai Mn&íerío de Fr*aiz6£ Pubk-^s observaciones y correcciones de Cirector Con tes traslada C F- ) Con providencia to traste* Si lo encuenda e sval-T ftísfí su firma RemSe POA Avaado | J RecDe 19 PROCEMVBtMTO PAR* JURAMENTAR Y DAR PÜSESKHI A LOS EMPIÍAOOS DEL WGKTRO W OUD40AWOS. F!«xrso£ HjnAios del Trtunad Supremo Hectorai ^ Inido J 20 PROCEDIMIENTO PARA SANCIONA A LOS EMPLEADOS DEL REGISTRO DE CIUDADANOS Recepción Secretaría Dirección Inspección Genera! TSE Ingresa denuncia de faltas laborales de empleados del Registro de Ciudadanos, por medio de oficios, Providencias o Actas Analiza que fa Denuncia se encuentre ajustada a! Reglamento de Relaciones Laborales del TSE. y demás leyes pertinentes Por providencia instruye una Investigación por medio de Inspección Genera! de! TSE Realiza la investigación correspondiente, oyendo testigos, recabando documentación, concurriendo a dependencias pertinentes y oyendo al propio denunciado emite un informe Ingresa el Informe de Inspección General at i sistema y le asignación un número Con una providencia traslada Corre audiencia ai'denüñciá'do"] por 48 horas considerándola j distancia escuchado en audiencia, dicta la Reso ución respectiva, dentro de los siguientes 3 días. Traslada al TSE para su Visto Bueno 'M-t —radevuelv 21 6. INSTRUCTIVOS Y/O FORMULARIOS La Dirección General del Registro de Ciudadanos no utiliza instructivos ni formularios para realizar sus actividades. En opinión de los Oficiales consultados, asignados a la Dirección, no resulta necesario la impresión de formularios para desarrollar su actividad. 7. GLOSARIO: l_ Términos utilizados en la dependencia investigada. HOJA DE ADHESIÓN: ¡ Es la hoja debidamente habilitada por el Registro de Ciudadanos que se proporciona a los comités para la constitución de partidos políticos previamente inscritos para que dentro del plazo de dos años que estipula la ley, cumplan con el número mínimo de personas que deben conformar dicha organización política con el fin de obtener la inscripción como partido político. HOJA DE AFILIACIÓN: Es el documento que contiene ¡a declaración que hace un ciudadano guatemalteco de origen de querer formar parte de un partido político o de un comité cívico electora! inscritos y vigentes, para que se considere afiliado debe haber sido debidamente depurada dicha hoja, NORMAS Regla general sobre la manera como se debe obrar o hacer una cosa y por las que se rigen ia mayoría de personas. RESOLUCIÓN \\. Es el acto jurídico por medio del cual se plasma un decisión de carácter administrativo, donde se dictan órdenes, reglas y mandatos concretos para la ejecución y desarrollo de la gestión administrativa. ABREVIATURAS: CPRG Constitución Política de la República de Guatemala. DÍCEP Departamento de Inscripción de Ciudadanos y Elaboración de Padrones. OP Organizaciones Políticas. TSE Tribunal Supremo Electoral. UCDySD Unidad Coordinadora de Delegaciones y Subdelegaciones del Registro de Ciudadanos. 23 ,- 'r//