RID001, Sistematica para la calificacion y seguimiento de

Instrucciones Técnicas
TÍTULO:
REFERENCIA: RID001
EDICIÓN:
3/ 22.09.10
Sistemática para
la calificación y el
seguimiento de
proveedores.
CANCELA A:
RID001
EDICIÓN:
2/01.08.06
AFECTA A:
A toda la organización
PÁGINA:
EDICIÓN Y CONTROL:
APROBACIÓN Y FECHA: 23.09.10
RAD
Gerente General
1
DE:
4
GERENCIA RESPONSABLE:
Gerencia de Administración y Finanzas
OBJETO
Definir los criterios a seguir para la calificación y el seguimiento de los proveedores de REDESUR.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
Todos los proveedores de Productos y Servicios críticos de REDESUR.
RESPONSABILIDADES
GERENCIA DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO
•
Aprobar la Lista de Productos y Servicios Críticos.
•
Definir los requisitos técnicos a considerar en la evaluación de los proveedores.
RESPONSABLE DE COMPRAS
Definir y mantener el inventario de clasificación de productos y servicios por niveles de criticidad, con
•
la participación de las Unidades Organizativas responsables de la calificación.
•
Remitir el cuestionario y toda la información necesaria para la calificación a los proveedores.
•
Incluir a los proveedores y su calificación obtenida para el bien o servicio calificado en la base de
datos de proveedores calificados, y actualizarlo tras el seguimiento y la recalificación de los mismos.
•
Informar al proveedor de cualquier incidencia significativa que pueda incidir en su calificación.
•
Iniciar el proceso de recalificación.
UNIDADES ORGANIZATIVAS IMPLICADAS EN EL PROCESO DE CALIFICACIÓN
•
Colaborar en la elaboración de la lista de Productos y Servicios críticos.
•
Colaborar en la definición de los requisitos técnicos y económicos para la evaluación de proveedores.
•
Informar al Responsable de Compras cualquier incidencia significativa que, a su juicio, deba incidir
en la calificación del proveedor.
•
Actualizar el sistema de gestión de anomalías de REDESUR con las anomalías que afecten a los
proveedores.
TÍTULO:
Sistemática para
la calificación y el
seguimiento de
proveedores.
REFERENCIA: RID001
EDICIÓN:
3/ 22.09.10
RID001
EDICIÓN:
2/01.08.06
CANCELA A:
PÁGINA:
2
DE:
4
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1.
CLASIFICACIÓN DE PRODUCTOS Y SERVICIOS
Los productos y servicios a suministrar estarán clasificados en función de la repercusión en la calidad de los procesos de REDESUR, en este sentido los productos o servicios se clasificarán según
los siguientes criterios:
• Productos y/o servicios "críticos", cuyo fallo puede poner en peligro los procesos productivos de
REDESUR (se entienden por procesos productivos el Transporte, la Operación y aquellos servicios susceptibles de prestarse a clientes externos, por ejemplo: los servicios de telecomunicaciones).
• Productos y/o servicios "no críticos" para los procesos productivos de REDESUR.
Será responsabilidad del Responsable de Compras, confeccionar la tabla de clasificación de los productos y servicios críticos, siendo el Gerente de Operación y Mantenimiento el responsable de su
aprobación; el Responsable de Compras será responsable de la edición y el mantenimiento de la tabla de clasificación de productos y servicios críticos mediante actualizaciones cada 24 meses. El
anexo 1 define el contenido mínimo que debe tener la tabla de clasificación de productos y servicios.
2.
CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES
Antes de calificar un proveedor para el suministro de un bien o servicio, se debe comprobar en la tabla de clasificación de productos y servicios críticos si el mencionado suministro se encuentra clasificado.
a) REQUISITOS PARA LA CALIFICACIÓN
Para que un proveedor pueda ser calificado por REDESUR, deberá tener plena capacidad de
obrar y acreditar su solvencia empresarial, legal y financiera.
Adicionalmente, la calificación estará condicionada a que el proveedor cumpla las pruebas, ensayos y demás exigencias técnicas que REDESUR, haya definido.
Si existen requisitos legales, de seguridad, medio ambiente o responsabilidad social interna y externa, éstos serán evaluados por la el responsable de la Unidad Organizativa según corresponda.
Se remitirá al proveedor un cuestionario con requisitos generales en el que se incluirán todos los
requisitos especificados por todas las Unidades Organizativas implicadas. Podrán eludirse algunos apartados de los cuestionarios para aquellos proveedores ya calificados para otros suministros, cuya información ya obre en poder de REDESUR.
Será aconsejable que los proveedores que estén integrados en esta clasificación dispongan de
los requisitos que a continuación se describen, pudiéndose requerir cuando así se especifique:
TÍTULO:
Sistemática para
la calificación y el
seguimiento de
proveedores.
REFERENCIA: RID001
EDICIÓN:
3/ 22.09.10
RID001
EDICIÓN:
2/01.08.06
CANCELA A:
PÁGINA:
3
DE:
4
− Contar con un Sistema de Gestión de la Calidad, ambiental, seguridad, responsabilidad social
u otro (pudiendo ser ISO 9000, ISO 14000, OHSAS 18000, SA8000, RS 10 u otros), para el
bien o servicio a calificar.
− En caso de estar incluidos requisitos de seguridad, disponer de certificados y/o documentación
que soporte aspectos legales y reglamentarios.
− En la reunión inicial de calificación se decidirá si además del cuestionario, es necesario realizar
una visita, auditoría o evaluación del proveedor para validar en la totalidad o parte de los requisitos requeridos, cuando la información obtenida del proveedor se considera insuficiente o
cuando se trate de un proveedor nuevo para REDESUR.
b) ACTUALIZACIÓN DE LA BASE DE DATOS DE PROVEEDORES
Una vez decidida la calificación del proveedor se actualizarán los datos de calificación en la base
de datos de proveedores, cuyo contenido mínimo se define en el anexo 2.
c) HABILITACIÓN DE PERSONAL DEL PROVEEDOR
Para aquellos suministros en los que se haya definido el requisito de habilitación del jefe de trabajo, se le indicará al proveedor en la comunicación de su calificación que deberá indicar a
REDESUR el personal de su organización asignado para la realización de esa función, con el fin
de que el Responsable de la Unidad Organizativa proceda a efectuar el proceso de habilitación.
3.
SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES
Para los productos y/o servicios críticos suministrados se realizará un seguimiento de sus proveedores de manera que se tenga actualizada su valoración, tal como se establece en el procedimiento
RGD02 "Calificación y seguimiento de proveedores".
a) COMUNICACIÓN DE INFORMACIÓN
Cuando una Unidad Organizativa con responsabilidad en un suministro detecte incidencias significativas que a su juicio puedan dar lugar a modificaciones en la calificación del proveedor por su
gravedad, se lo comunicará al Responsable de Compras mediante una nota interna con copia a la
Gerencia involucrada, en la que se describa el problema suscitado. El Responsable de Compras
informará por escrito al proveedor recabando solución al problema y comunicando que el incidente será tenido en cuenta a efectos de la revisión de la calificación.
Todas las anomalías en suministro que requieran una acción a tomar por el proveedor deberán
ser registradas según lo establecido en el procedimiento RGN07 "Gestión de anomalías, acciones
correctivas y preventivas".
TÍTULO:
Sistemática para
la calificación y el
seguimiento de
proveedores.
REFERENCIA: RID001
EDICIÓN:
3/ 22.09.10
RID001
EDICIÓN:
2/01.08.06
CANCELA A:
PÁGINA:
4
DE:
4
b) ACTUALIZACIÓN DEL REGISTRO DE DATOS DE PROVEEDORES
Tras la reunión de seguimiento se actualizarán los datos de seguimiento del proveedor en la base
de datos de proveedores (ver anexo 2).
4.
RECALIFICACION PROVEEDORES
El Responsable de Compras obtendrá de la base de datos de proveedores la relación de los proveedores que han cumplido 24 meses de calificación con el fin de plantear el proceso de recalificación
en la siguiente reunión de recalificación según lo establecido en el procedimiento RGD02 "Calificación y seguimiento de proveedores". Las reuniones de recalificación podrán coincidir con las de seguimiento.
Se podrá prorrogar el periodo de calificación de un proveedor por un plazo de 6 meses si el proceso
de su recalificación no ha terminado o no se ha iniciado al cumplirse los 30 meses de la calificación
inicial, pero no podrá demorarse su inicio en más de un mes desde que se haya cumplido el periodo.
ANEXO 1:
Tabla de
clasificación de
productos y servicios
REFERENCIA: RID001
EDICIÓN:
3/ 22.09.10
RID001
EDICIÓN:
2/ 01.08.06
CANCELA A:
PÁGINA:
1
DE:
1
La Tabla de clasificación de productos y servicios deberá contener, si procede, los siguientes campos:
•
TIPO DE SUMINISTRO: Clasificación del suministro en producto o servicio.
•
SUMINISTRO: Descripción del suministro.
•
SEGURIDAD: Indicación de que existe requisito de seguridad para la calificación.
•
MEDIO AMBIENTE: Indicación de que existe requisito medioambiental para la calificación.
•
RESPONSABLE TÉCNICO: Identificación de la Unidad Organizativa responsable de la calificación
del aspecto técnico.
ANEXO 2:
Estructura de la
base de datos de
proveedores
REFERENCIA: RID001
EDICIÓN:
2/ 01.08.06
RID001
EDICIÓN:
1/ 05.04.04
CANCELA A:
PÁGINA:
1
DE:
1
La base de datos de proveedores deberá tener al menos la siguiente información:
•
PROVEEDOR: Nombre del proveedor
•
SUMINISTRO: Denominación del suministro para el que se califica al proveedor
•
FECHA DE CALIFICACIÓN INICIAL: Será la de la calificación inicial o, si procede, la de la calificación provisional
•
FECHA DE CALIFICACIÓN EN VIGOR: Será la de la última calificación (inicial, de seguimiento o
de recalificación)
•
FECHA DE CADUCIDAD: Fecha en que finaliza la calificación
•
CALIFICACIÓN EN VIGOR: Letra indicativa de la categoría:
•
o
A: Excelente
o
B: Bueno
o
C: Válido
o
D: Provisional
o
E: No calificado
o
F: Descalificado
TIPO DE CALIFICACIÓN: Letra indicativa del tipo de calificación en vigor:
o
P: Calificación provisional
o
I: Calificación inicial
o
S: Calificación de seguimiento
o
R: Recalificación
La relación de proveedores calificados indicando el suministro para el que están calificados, la calificación
en vigor y la fecha de caducidad de la calificación se publicará en INTRANET con el fin de que esté accesible a la organización.