Procedimiento de Trabajo Firma Electrónica Simple Modelo 2

Informe para Certificación Técnica
Sistema de Gobierno Electrónico
PMG 2005
IMPLEMENTACIÓN
Documento para ser presentado al
Ministerio Secretaría General de la Presidencia
Proyecto de Reforma y Modernización del Estado
Valparaíso, Diciembre 2005
1
ÍNDICE
I.
INTRODUCCIÓN
Pág. 3
II.
PROGRAMA DE SEGUIMIENTO
Pág. 4
1. Proyecto Firma Electrónica Simple Modelo 2
Pág. 6
2. Proyecto Firma Electrónica Simple Modelo 1
Pág. 8
3. Proyecto Aplicación Electrónica de Facturas y Pagos
Pág. 9
4. Proyecto Recursos Humanos
Pág. 10
5. Proyecto Implementación de un sistema de Información y Control
Administrativo de proyectos
Pág. 12
III.
6. Proyecto Creación de Módulos Dinámicos al Sitio Web
Pág. 14
7. Proyecto Firma Electrónica Simple Modelo 1
Pág. 16
RESULTADOS DERIVADOS DE LA APLICACIÓN DEL PROGRAMA
DE SEGUIMIENTO
Pág. 19
1. Proyecto Firma Electrónica Simple Modelo 2
Pág. 19
2. Proyecto Firma Electrónica Simple Modelo 1
Pág. 21
3. Proyecto Aplicación Electrónica de Facturas y Pagos
Pág. 23
4. Proyecto Recursos Humanos
Pág. 24
5. Proyecto Implementación de un sistema de Información y Control
Administrativo de proyectos
Pág. 28
6. Proyecto Creación de Módulos Dinámicos al Sitio Web
Pág. 30
7. Proyecto Firma Electrónica Simple Modelo 1
Pág. 32
IV.
PROPUESTAS DE MEJORAS
Pág. 34
V.
PROGRAMA DE DIFUSION
Pág 35
2
I. INTRODUCCIÓN
El desarrollo y utilización de las nuevas tecnologías de información y
comunicación (TICs), en el quehacer del estado genera procesos de transformación
que buscan entre otras cosas fortalecer la gestión pública en todas sus líneas,
logrando de esta manera una mayor eficiencia y un mejor servicio a todos los
ciudadanos.
Dentro de esta línea de acción, se enmarca el desarrollo del sistema de
Gobierno Electrónico, siendo su gran objetivo el de permitir la incorporación de
tecnologías de información y comunicación que permita hacer mas eficiente el
servicio que prestan las instituciones del estado a los ciudadanos.
En este sentido y en relación al Programa de Mejoramiento de la Gestión
(PMG) del Gobierno Regional de Valparaíso, correspondiente a Gobierno
Electrónico, se han realizado significativos avances en esta materia, a través del
desarrollo e implementación de una serie de proyectos tendientes entre otras cosas
a reducir los tiempos empleados en la ejecución de las tareas propias del Servicio
Administrativo del Gobierno Regional de Valparaíso, para de esta manera, optimizar
las etapas del ciclo de proyectos de inversión pública en que interviene. Ello a través
de la generación de Instrumentos estandarizados y adecuados sistemas de
información.
El presente documento contiene la etapa de implementación de los diversos
proyectos que integran la puesta en marcha del sistema de Gobierno Electrónico, en
el cual se detallan todos aquellos aspectos necesarios para su desarrollo y
ejecución.
II PROGRAMA DE SEGUIMIENTO
Una vez desarrolladas las actividades señaladas en el programa de trabajo,
para los proyectos priorizados en las etapas I y II, y con el propósito de controlar su
ejecución, se elabora un programa de seguimiento de estos proyectos, el que
contempla todos aquellos aspectos identificados como relevantes para efectos del
seguimiento.
Para estos efectos el plan de seguimiento considera los puntos que a continuación
se definen y detallan:
Identificación de la Actividad o Hito
- Nombre del Proyecto
: Identificación del proyecto.
- Nombre de la Actividad
: Identificación que permita representar lo más
fielmente acciones dentro de un proyecto.
- Hito
:Acción o conjunto de acciones relevantes
determinadas en fechas o productos finales de
una actividad
- Justificación
: Argumentos que permiten validar el hito.
Frecuencia de control
-
Fecha planificación
Inicio:
Término:
4
-
Seguimiento
Fecha: fecha en que se debe realizar control del cumplimiento
del hito.
Control: Número correlativo de control(es) realizado a una
actividad.
-
Frecuencia de seguimiento:
-
Avance: Es el grado de cumplimiento de lo planificado de la actividad,
en cada uno de los controles programados.
Parcial: Porcentaje de avance de una actividad, dada por la
incidencia del hito en la actividad. Este porcentaje esta
determinado por juicio de experto.
Acumulado: Suma de de los porcentajes de avance de los hitos
de una actividad.
A continuación se muestran en los siguientes cuadros el consolidado del Programa
de seguimiento aplicado a cada uno de los proyectos definidos en el plan de trabajo
para el 2005:
5
1. Proyecto Firma Electrónica simple Modelo 2
nº
Actividad
Hitos
Reunión con Unidades Técnicas (sólo
municipios) de las siguientes provincias:
Valparaíso; San Antonio
Reunión con Unidades Técnicas (sólo
municipios) de las siguientes provincias: Quillota
y Petorca.
2
Preparar las bases para la
aplicación del modelo.
Reunión con Unidades Técnicas (sólo
municipios) San Felipe y los Andes
Determinar factibilidad técnica y propuesta de
de implementación del modelo
Justificación
Esta reunión permite informar
a Unidades técnicas del
proyecto firma electrónica
simple modelo 2 .
Obtener información de perfil
informático de cada UT;
Debido a factor territorial,
reuniones se organizan
agrupando a las comunas por
cercanía.
Proceso determinante, ya que,
condiciona continuidad,
eliminar o modificar proyecto
firma electrónica simple
modelo 1
Planificación
Inicio
Término
25-03-05
16-04-05
Capacitación de encargados U.T. Provincias de:
Valparaíso; San Antonio.
3
4
Capacitar a los encargados de las
U.T.
Crear el sistema de claves.
Capacitación de encargados U.T. Provincias de:
Quillota y Petorca
Capacitación de encargados U.T. Provincias de:
San Felipe y Los Andes
Creación de username y password a cada U.T.
de las siguientes provinicas: Valparaíso; San
Antonio.
Creación de username y password a cada U.T.
de las siguientes provinicas: Quillota y Petorca
Creación de username y password a cada U.T.
de las siguientes provinicas: San Felipe y Los
Andes
Borrador Convenio tipo
5
Confeccionar mandato tipo
Revisión y corrección mandato tipo
Mandato tipo final
Sólo una vez capacitados, los
encargados de las UT podrán
operar nuevo sistema.
Condición fundamental para
implementación de firma
electrónica
Documento debe ser
socializado con encargado de
Gobierno Electrónico
Encargado Gobierno
electrónico revisa, propone y
devuelve documento
Encargado de la elaboración
del documento debe realizar
correcciones
y
redactar
propuesta final.
6
18-04-05
13-04-05
25-04-05
20-04-05
20-04-05
10-05-05
Seguimiento
Fecha
Control
Avance
Parcial
Acumulado
31-03-05
1º
35%
35%
07-04-05
2º
35%
70%
10-04-05
3º
20%
90%
16-04-05
4º
10%
100%
18-04-05
1º
40%
40%
19-04-05
2º
40%
80%
20-04-05
3º
20%
100%
24-04-05
1º
40%
40%
17-04-05
2º
40%
80%
20-04-05
3º
20%
100%
30-04-05
1º
40%
40%
05-05-05
2º
30%
70%
10-05-05
3º
30%
100%
nº
Actividad
Hitos
Reunión con responsables de bilaterales con
U:T.
Sólo una vez capacitados la
totalidad de los funcionarios se
podrá implementar la firma
electrónica simple modelo 2 y
por razones operativas, lo más
conveniente es realizar esta
actividad en tres etapas.
Esta reunión permite informar
a Unidades técnicas del
proyecto firma electrónica
simple
modelo
2.
Obtener información de perfil
informático de cada UT
Acercamiento con aquella
Unidades Técnicas menos
comprometido o interesados.
Permite conocer grado
convencimiento logrado en las
U.T.
Implementación del proceso
Iniciar implementación
Capacitar a todos los funcionarios del piso 4º.
6
Concienciar funcionarios
Capacitar a todos los funcionarios del piso 7º.
Capacitar a todos los funcionarios del piso 18º.
7
Realizar un segundo taller
8
Aplicar los mecanismos que faciliten
puesta en práctica
9
10
Evaluación de los mecanismos
Puesta en marcha nuevo
procedimiento
Justificación
Taller con cada U.T. (que no sean municipios)
de las siguientes provinicas: Valparaíso; San
Antonio.
Reunión bilaterales con U.T.
Control y análisis
Correcciones
Etapa necesaria en la
implementación
Correcciones según
requerimientos de la
institución
7
Planificación
Inicio
Término
10-05-05
15-05-05
20-04-05
25-04-05
18-03-05
20-04-05
09-04-05
26-04-05
Seguimiento
Fecha
Control
Acumulado
11-05-05
1º
30%
30%
13-05-05
2º
40%
70%
15-05-05
3º
30%
100%
25-04-05
1º
100%
100%
20-04-05
1
30-04-05
1
30-04-05
02-05-05
Avance
Parcial
100%
100%
100%
100%
29-04-05
1º
60%
60%
01-05-05
2º
20%
80%
3º
20%
100%
02/05/05
2. Proyecto Firma Electrónica simple Modelo 1
nº
Actividad
Hitos
Reunión Jefes de División, Departamento y
funcionarios de Personal.
13
14
15
16
17
Preparar las bases para la
aplicación del modelo.
Capacitar a los funcionarios del
Gobierno Regional.
Crear el sistema de claves.
Confeccionar un manual de
procedimientos.
Concienciar funcionarios
18
Aplicar los mecanismos que faciliten
puesta en práctica
19
Evaluación de los mecanismos
Reunión con funcionarios, con el fin de informar
e involucrar en el nuevo proceso.
Capacitación de los funcionarios.
Creación de username y password a cada
funcionario
Creación de username y password a cada
funcionario
Puesta en marcha nuevo
procedimiento
Esta reunión permite informar
a involucrados sobre firma
electrónica simple modelo 1;
Obtener propuestas y
sugerencia del proceso; Es
fundamental el involucrar a los
funcionarios en la
implementación de nuevos
proceso
Sólo una vez capacitados, los
funcionarios podrán operar
nuevo sistema.
Las claves son requisito
básico para la implementación
de la firma electrónica.
El manual, es una herramienta
que facilita la implementación
de nuevo proceso informático.
Manual no sirve de nada si no
Entrega de manual a todos los funcionarios
es entregado a los usuarios.
Reunión con todos los funcionarios del piso 4º. Sólo una vez capacitados la
Reunión con todos los funcionarios del piso 7º. totalidad de los funcionarios se
podrá implementar la firma
electrónica simple modelo y
Reunión con todos los funcionarios del piso 18º. por razones operativas, lo más
conveniente es realizar esta
actividad en tres etapas.
Acercamiento con aquellos
Reuniones bilaterales con jefes de Deptos. Y
departamentos
menos
funcionarios de estos.
comprometido o interesados.
Permite
conocer
grado
convencimiento logrado en los
Reunión con jefes de división.
Dpto.
Planificación
Inicio
Término
02-03-05
18-04-05
21-03-05
Control y análisis
Correcciones
28-03-05
11-04-05
8
Avance
Parcial
Acumulado
1º
50%
50%
21-03-05
2º
50%
100%
20-04-05 06/06/2005
1º
100%
100%
16-05-05
1º
75%
75%
13-06-05
2º
25%
100%
07-04-05
1º
75%
75%
11-04-05
2º
25%
100%
12-04-05
14-04-05
1º
2º
30%
40%
30%
70%
15-04-05
3º
30%
100%
25-03-05
28-03-05
11-04-05
15-04-05
08-06-05
04-07-05
0%
06-07-05
08-07-05
0%
Iniciar implementación
Etapa
necesaria
en
la
implementación
Correcciones
según
requerimiento de la institución
Seguimiento
Fecha
Control
10-03-05
Manual confeccionado
Implementación del proceso
20
Justificación
22-05-05
25-06-05
30-05-05
1º
60%
60%
15-06-05
2º
20%
80%
25-06-05
3º
20%
100%
3. Proyecto Aplicación Electrónica de Facturas y Pagos
nº
23
24
25
26
Actividad
Preparar las bases para la aplicaión
de recepción de facturas
electrónicas
Incluir en las bases Generales y/o
especiales
Hitos
Justificación
Determinar número de proveedores que utilizan
factura electrónica
Generar registro de proveedores
que utilizan factiran electrónica
Coordinar con proveedores -registradosprocedimiento de entrega de facturas
electrónicas.
Etapa necesaria para el buen
funcionamiento del nuevo
proceso electrónico.
Modificar documento de base para licitaciones.
Requisito para que las
empresas, que trabajan con
factura electrónica, puedan
acceder a las licitaciones
públicas utilizando la factura
electrónica.
Generar instructivo, del nuevo procedimiento,
destinado a los funcionarios involucrados.
Los funcionarios deben estar
informados del nuevo proceso
mediante instructivo o manual de
procedimiento.
Reunión explicativa del nuevo proceso.
Internalisar y responder dudas y
consultas de los funcionarios
involucrados en el nuevo
proceso.
02-05-05
Instruir a los funcionarios
Tramitar ante quien corresponda de
las autorizaciones
Planificación
Inicio
Término
10-05-05
20-04-05
Decepcionar facturas electrónicas
Enviar total de facturas para visación y pago.
Corresponde a la etapa primaria
del nuevo proceso.
Corresponde a la etapa final del
nuevo proceso.
9
15-04-05
Seguimiento
Fecha
Control
Avance
Parcial
Acumulado
07-05-05
1º
70%
70%
10-05-05
2º
30%
100%
16-05-05
1º
100%
100%
28-04-05
1º
80%
80%
30-04-05
2º
20%
100%
18-04-05
1º
100%
100%
20-04-05
2º
100%
100%
10-05-05
16-05-05
30-04-05
20-04-05
4. Proyecto Recursos Humanos
nº
Actividades
Hitos
Justificación
34 Instalación software remuneraciones
carga de software gestión personal methasys
35
Instalación software cálculo horario
carga de software gestión personal módulo
cálculo horario methasys
Esta reunión se elaborar las bases
para la compra de un software a
medida para la gestión de:
remuneración estatal, sistema de
control de entrada y salida con su
correspondiente calculo de horas,
ya sean horas de atraso como
horas extras y gestión de los
Se envía los requerimientos para
que la empresa determine los
posibles problemas.
El propósito es obtener el producto
que mejor cumpla a nuestros
requerimientos, no siendo
necesario que sea el más barato.
La ley de compras publicas y
reglamento les 19886 Art. 53
exclusión del sistema indica que
toda licitación que supere las 3
UTM debe ser informada por el
portal chile compra, pero debido a
que ya contamos con algunos
módulos se realiza la compra
directa
Proceso que permite albergar el
sistema methasys en su totalidad
Proceso que permite el
funcionamiento del sistema
methasys.
Este proceso es realizado por
encargado informática
Este proceso es realizado por
encargado informática
36
Instalación software personal
carga de software gestión personal módulo
personalmethasys
Este proceso es realizado por
encargado informática
29
Confección de las bases
30
Llamar a licitación
31
Evaluación de propuestas
32
Adjudicación
33
Instalación de los sistemas de
soporte
Reunión del equipo de trabajo para formulación
de las bases, las cuales contendrán los
requerimientos básicos necesarios para la
compra de los módulos restantes del sistema
methasys
Se realiza el envió de los requerimientos la
empresa methasys
Análisis de las propuestas enviadas por
methasys según el listado de requerimientos
enviados anteriormente
confección del acta
Carga del sistema de servidor de datos con
Windows 2000 Server
Configuración y operatividad
10
Planificación
Inicio
Término
Seguimiento
Fecha
Control
Avance
Parcial
Acumulado
07-03-05
11-03-05
14-03-05
1º
100%
100%
14-03-05
20-03-05
21-03-05
1º
100%
100%
21-03-05
04-04-05
04-04-05
1º
100%
100%
04-04-05
04-04-05
04-04-05
1º
100%
100%
25-04-05
1º
50%
50%
09-05-05
2º
50%
100%
18-04-05
09-05-05
09-05-05
16-05-05
09-05-05
1º
33%
33%
09-05-05
16-05-05
16-05-05
1º
33%
67%
09-05-05
16-05-05
16-05-05
1º
33%
100%
nº
Actividades
Hitos
Encargado de informática de la institución
domine el software de methasys.
37
Capacitación y puesta en marcha
Capacitar en módulo control horario
38
Capacitación remuneraciones.
Capacitar primera parte del modulo de
remuneraciones al funcionarios Juan Francisco
Pedernera.
Capacitar segunda parte del módulo de
remuneraciones a funcionario Juan Francisco
Pedernera.
Justificación
Es vital que el encargado de la
institución domine los distintos
módulos que conforman el software
de Recursos Humanos, con el fin
de despejar dudas frecuentes en su
utilización y sea contraparte
competente ante empresa
methasys.
Esta capacitación es vital ya que de
no realizarse no serviría de nada la
implementación del sistema de
remuneraciones en la institución y
debido a su complejidad, se
impartirá en dos fases.
Planificación
Inicio
Término
16-05-05
06-06-05
39
40
41
Capacitación Calculo de Horas
Realizar la Carga de antecedentes
de los funcionarios
Periodo de marcha Blanca
Carga de los antecedentes de los funcionarios,
esta tarea la realiza la Sra. Carmen Donoso y
Sra. Claudia Hidalgo
Esta tarea es fundamental para
lograr completarla base de datos de
los funcionarios.
Implementar módulo de remuneraciones en
paralelo con el sistema antiguo
Esta puesta en marcha en paralelo
pretende estimar que tan fiable y
óptimo resulta ser el nuevo sistema
en comparación con el sistema
antiguo,
para
posteriormente
realizar
las
adecuaciones
correctivas o perfectivas según sea
el caso.
Implementar módulo de control horario en
paralelo con el sistema antiguo
Implementar módulo Gestión de antecedentes
personales en paralelo con sistema antiguo
11
27-06-05
25-07-05
01-08-05
Avance
Parcial
Acumulado
23-05-05
1º
50%
50%
06-06-05
2º
50%
100%
13-06-05
1º
50%
50%
27-06-05
2º
50%
100%
04-07-05
1º
50%
50%
11-07-05
2º
50%
100%
01-08-05
1º
100%
100%
29-08-05
1º
33%
33%
12-09-05
2º
33%
67%
19-09-05
3º
33%
100%
06-06-05
27-06-05
Capacitar primera parte del módulo reloj control
al funcionarios a funcionario encargado
institucional de este sistema
Esta capacitación es vital ya que de
no realizarse no serviría de nada la
implementación del sistema de
Capacitar segunda parte del módulo reloj control remuneraciones en la institución y
debido a su complejidad, se
al funcionarios a funcionario encargado
impartirá en dos fases.
institucional de este sistema
Seguimiento
Fecha
Control
18-07-05
01-08-05
19-09-05
nº
42
Actividades
Evaluar proceso y hacer
correcciones
Hitos
Diagnosticar del resultado en el calculo de las
remuneraciones del mes septiembre
Corregir errores en el cálculo de
remuneraciones
43
Puesta en marcha sistema gestión
personal
Puesta en marcha del sistema de gestión
personal en paralelo con el sistema anterior el
cual consiste en formularios en pape
Justificación
Esta diagnostico es vital para
determinar
el
grado
de
correcciones que hay que realizar
al sistema para lograr llegar a un
resultado optimo.
Es
evidente
realizar
las
correcciones pertinentes, en caso
de que sea necesario
Esta puesta en marcha en paralelo
es necesaria para evitar posibles
problemas de inconsistencia de la
información ya sea por fallas del
sistema computacional o bien por la
falta de congruencia con los
requerimientos solicitados
Planificación
Inicio
Término
19-09-05
26-09-05
Seguimiento
Fecha
Control
Avance
Parcial
Acumulado
23-09-05
1º
50%
50%
26-09-05
2º
50%
100%
26-09-05
1º
100%
100%
Seguimiento
Fecha
Control
Parcial
Acumulado
100%
100%
100%
100%
100%
100%
26-09-05
26-09-05
5. Proyecto Implementación de un Sistema de información y control administrativo de proyectos
nº
Actividades
46 Confección de las bases
47 Llamada a licitación
48 Evaluación de propuestas
Hitos
Reunión con el equipo técnico para la
elaboración de las bases
Envío de las bases a methasys
Evaluación de la propuesta enviada por
methasys
Justificación
Esta reunión permite fijar los
requerimientos básicos que deberá
contener el sistema de información
y control Adm. de proyecto, dicha
reunión se efectúa entre jefe DAC,
jefe de depto. administrativo y área
informática gore
se envía la información a methasys
quien evaluara los requerimientos
solicitados.
se revisa la demo entregada por
methasys para ver las posibles
incongruencias entre los
requerimientos originales (jefe
depto inversiones)
12
Planificación
Inicio
Término
07-03-05
14-03-05
14-03-05
1º
14-03-05
21-03-05
21-03-05
1º
07-03-05
28-03-05
28-03-05
1º
Avance
nº
Actividades
49 Adjudicación
50 Instalación de los nuevos sistemas
51
Carga automática de registros
históricos
Hitos
Reunión con el equipo técnico del gore.
Upgrade software methasys
Poblamiento base de datos
Pedir autorización para trabajar
factura electrónica
Gestionar en el banco estado pago
53
automático a proveedores
Elaborar oficio solicitud a SII, para trabajar con
factura electrónica
Elaborar oficio solicitud a BancoEstado, para
efectuar pago a proveedores.
54 Capacitación a los funcionarios
Reunión con todo el departamento de finanzas
52
55
Realizar carga de antecedentes con
nuevo sistema
56 Periodo de marcha blanca
Carga de los nuevos antecedentes
Marcha blanca
Justificación
reunión con el equipo técnico del
gore para dar curso legal a la
compra de los módulos requeridos
(jefe DAC)
el encargado de informática del
gore realiza la carga de los
módulos solicitados.
el encargado de informática realiza
la carga de los datos históricos de
inversiones a la base de datos de
methasys con un programa de
traspaso facilitado por la compañía
methasys
Requisito legal para poder operar
con factura electrónica
Requisito del BancoEstado para
poder realizar el pago.
se realiza una reunión con todo el
departamento en la que el jefe de
inversiones con personal de
methasys realiza una capacitación
a los funcionarios
se realiza una carga de información
por los funcionarios de inversiones
a través del nuevo sistema
supervisados por personal de
methasys
se realiza la carga durante todo un
mes con el nuevo sistema en
paralelo con el sistema anterior,
para determinar los posibles
ajustes a realizar a al nueva
aplicación
13
Planificación
Inicio
Término
Seguimiento
Fecha
Control
28-03-05
31-03-05
31-03-05
1º
11-04-05
25-04-05
11-04-05
1º
25-04-05
02-05-05
02-05-05
1º
03-05-05
04-05-05
04-05-05
1º
05-05-05
06-05-05
05-05-05
1º
03-05-05
24-05-05
03-06-05
24-05-05
03-06-05
21-06-05
24-05-05
03-06-05
21-06-05
Avance
Parcial
Acumulado
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
1º
1º
1º
nº
Actividades
Hitos
Justificación
se realiza la carga durante todo un
mes con el nuevo sistema en
paralelo con el sistema anterior,
Periodo de marcha blanca
Marcha blanca
para determinar los posibles
ajustes a realizar a al nueva
56
aplicación
se reúnen las personas del
departamento de inversiones con
personal de methasys para hacer
Evaluar
proceso
y
hacer
Reunión inversiones y methasys
ver sus observación en la
correcciones
utilización del sistema, para que se
realicen las modificaciones según
57
sea el caso
una vez aprobado el sistema de
información y control de proyectos
Puesta en marcha sistema gestión Término de la marcha blanca de sistema de en su parte de información se
de proyectos
información
procede
la marcha blanca de
modulo de gestión el cual es
58
utilizado por el jefe DAC
Planificación
Inicio
Término
Seguimiento
Fecha
Control
Avance
Parcial
Acumulado
03-06-05
21-06-05
21-06-05
1º 100%
100%
21-06-05
23-06-05
23-06-05
1º 100%
100%
23-06-05
25-06-05
25-03-05
1º 100%
100%
6. Creación de Módulos Dinámicos al actual Sitio WEB
nº
62
Actividades
Diagnosticar y gestionar creación de
equipo desarrollador
Hitos
Reunión de trabajo de integrantes oficiales e
interesados en formar parte de equipo.
Conformación de equipo definitivo.
Reunión Jefes de División, Departamento y
funcionarios de Personal.
63 Generar módulos licitaciones
Confeccionar propuesta
Implementación
Justificación
Marca el inicio del proyecto.
Define quienes y cuantos son los
responsable del proyecto.
Con el fin de interiorizarse del
proceso y requerimientos.
Etapa fundamental cumplir dentro
de un plazo determinado
Cierra el ciclo de la actividad
14
Planificación
Inicio
Término
01-03-05
20-03-05
20-03-05
15-04-05
Seguimiento
Fecha
Control
10-03-05
1
20-03-05
2
23-03-05
1º
11-04-05
15-04-05
2º
3º
Avance
Parcial
Acumulado
50%
50%
50%
100%
10%
10%
70%
80%
20%
100%
nº
Actividades
Hitos
Diseño de módulos
64
Generar módulo proyectos
Prueba de módulos diseñados
Correcciones
Consolidar equipo editor
Conformación del equipo definitivo
65
Entrega de contenidos y objetivos de los
módulos.
Capacitación en los módulos
Período de entrenamiento en la aplicación
práctica de los conocimientos adquiridos.
66
Implementación de los módulos dinámicos.
67
68
69
Marcha blanca
Ajustes correctivos
Puesta en marcha definitiva
Generar informe de fallas o errores detectados.
Corregir errores o fallas en los módulos
Implementación de los módulos dinámicos.
Justificación
Primera etapa necesaria de acotar.
Se requiere constatar que módulos
respondan a requerimientos de la
institución.
Se requiere constatar realización
de correcciones.
Es fundamental definir la
participación de un grupo de
funcionarios permanentes.
Se requiere conocer el
funcionamiento y proceso de
creación y modificación de
contenidos según requerimientos
institucionales.
Es fundamental practicar, con el fin
de disminuir la probabilidad de
errores.
Etapa necesaria de registrar.
Siempre es necesario depurar
procedimientos informáticos.
Requisito para pasar a etapas
posteriores.
Etapa final, necesaria su
acotamiento temporal.
15
Planificación
Inicio
Término
1803-05
0606-05
0205-05
2305-06
0606-05
1606-06
Seguimiento
Fecha
Control
18-04-05
1º
Avance
Parcial
50%
Acumulado
50%
23-04-05
2º
30%
80%
02-05-05
3º
20%
100%
13-06-05
1º
100%
100%
12-05-05
1º
60%
60%
23-05-05
2º
40%
100%
03-06-05
1º
85%
85%
06-06-05
2º
15%
100%
16-06-05
16-05-05
1º
100%
100%
20-06-05
20-06-05
1º
100%
100%
02-05-05
13-06-05
23-05-05
06-06-05
El siguiente programa de seguimiento fue diseñado para reemplazar el de firma electrónica simple modelo 2 que se describió
anteriormente que no pudo ser implementado.
2. Proyecto Firma Electrónica simple Modelo 1
nº
Actividades
Hitos
Capacitación de encargados U.T. Provincias de:
Valparaíso; San Antonio.
3
Capacitar a los encargados de las
U.T.
4
Crear el sistema de claves.
5
Capacitación de encargados U.T. Provincias de:
Quillota y Petorca
Capacitación de encargados U.T. Provincias de:
San Felipe y Los Andes
Creación de username y password a cada U.T.
de las siguientes provincias: Valparaíso; San
Antonio.
Creación de username y password a cada U.T.
de las siguientes provincias: Quillota y Petorca
Creación de username y password a cada U.T.
de las siguientes provincias: San Felipe y Los
Andes
Borrador Convenio tipo
Confeccionar mandato tipo
Revisión y corrección mandato tipo
Mandato tipo final
Justificación
Sólo una vez capacitados, los
encargados de las UT podrán
operar nuevo sistema.
Condición fundamental para
implementación de firma
electrónica
Documento debe ser socializado
con encargado de Gobierno
Electrónico
Encargado Gobierno electrónico
revisa, propone y devuelve
documento
Encargado de la elaboración del
documento debe realizar
correcciones y redactar propuesta
final.
16
Planificación
Inicio
Término
24-10-05
18-10-05
02-11-05
28-10-05
21-10-05
20-11-05
Seguimiento
Fecha
Control
24-10-05
1º
26-01-00
2º
28-10-05
3º
18-10-05
1º
19-10-05
2º
21-10-05
3º
30-11-05
1º
20-12-05
2º
3º
Avance
Parcial
Acumulado
40%
40%
40%
80%
20%
100%
40%
40%
40%
80%
20%
100%
40%
40%
30%
70%
30%
100%
nº
Actividades
6
Hitos
Capacitar a todos los funcionarios del piso 4º.
Capacitar a todos los funcionarios del piso 7º.
Concienciar funcionarios
Capacitar a todos los funcionarios del piso 18º.
7
Realizar un segundo taller
8
Aplicar los mecanismos que faciliten
puesta en práctica
9
Evaluación de los mecanismos
Taller con cada U.T. (que no sean municipios)
de las siguientes provincias: Valparaíso; San
Antonio.
Implementación del proceso
10
Puesta en marcha nuevo
procedimiento
Control y análisis
Correcciones
Justificación
Sólo una vez capacitados la
totalidad de los funcionarios se
podrá implementar la firma
electrónica simple modelo 2 y por
razones operativas, lo más
conveniente es realizar esta
actividad en tres etapas.
Esta reunión permite informar a
Unidades técnicas del proyecto
firma electrónica simple modelo 2 .
Obtener información de perfil
informático de cada UT
Iniciar implementación
Etapa necesaria en la
implementación
Correcciones según requerimientos
de la institución
17
Planificación
Inicio
Término
10-11-05
15-11-05
Seguimiento
Fecha
Control
10-11-05
1º
12-10-05
2º
14-10-05
26-10-05
18/10/200
5
04-11-05
03/11/200
5
07/11/200
5
09/11/200
5
09-12-05
23-12-05
Avance
Parcial
30%
40%
Acumulado
30%
70%
30%
100%
100%
100%
3º
1º
0%
03-11-05
08-11-05
0%
12-12-05
1º
60%
60%
19-12-05
2º
20%
80%
23-12-05
3º
20%
100%
III RESULTADOS DERIVADOS DE LA APLICACIÓN DEL PROGRAMA DE
SEGUIMIENTO.
Una vez aplicado el programa de seguimiento y mediante la utilización de
cuadros consolidados, es posible identificar dificultades, holguras alteraciones,
modificaciones o recomendaciones a lo programado, de manera de retroalimentar el
proceso en sus diversas etapas.
Aplicación del programa de seguimiento
Para la aplicación del programa de seguimiento se utilizó la metodología descrita en
el documento técnico entregado por el PRYME, y se creo una ficha para cada una
de las actividades planificadas para el año 2004 con su correspondiente
modificación en el caso del proyecto de Firma Electrónica Simple modelo 2.
En esta instancia se constató las brechas presentadas entre lo planificado y lo que
efectivamente ocurrió durante el transcurso del año
La “Aplicación del programa de seguimiento”, permite tener una visión global de
cada uno de los proyectos y de esta manera identificar los hitos de cada actividad.
La información se describe en los siguientes cuadros:
18
1. Proyecto Firma Electrónica simple modelo 2
nº
2
Actividad
Preparar las
bases para la
aplicación del
modelo.
Hitos
planificado
Inicio
Término
Reunión con Unidades Técnicas
(sólo municipios) de las
siguientes provincias:
Valparaíso; San Antonio
Reunión con Unidades Técnicas
(sólo municipios) de las
siguientes provincias: Quillota y
Petorca.
Reunión con Unidades Técnicas
(sólo municipios) San Felipe y
los Andes
Capacitar a los
encargados de
las U.T.
real
Diferencia en
días (término)
05-04-05
25-03-05
0 días
12-04-05
0 días
14-04-05
0 días
16-04-05
Determinar factibilidad técnica y
propuesta de de implementación
del modelo
3
Fecha
15-10-05
182 días
Capacitación de encargados U.T.
Provincias de: Valparaíso; San
Antonio.
Capacitación de encargados U.T.
Provincias de: Quillota y Petorca
24-10-05
28-10-05
Capacitación de encargados U.T.
Provincias de: San Felipe y Los
Andes
19
Análisis de brechas
Cumplimiento
Justificación
(Tiempo)
Justificación
(cumplimiento)
80%
Asistió casi la
totalidad de UT y
Se cumplió en el las restantes
75%
plazo
fueron
contactadas
telefónicamente.
Propuesta de mejora
Descripción
Justificación
Coordinar
reuniones
según
disponibilidad
de tiempo y
no por
provincia.
Es menos
impositivo y se
produce un orden
más natural.
80%
Cambio en
metodología, no
altera el fin último
(correspondencia
Búsqueda de
Implementar
Técnicamente no
entre gore y UT
solución a
modelo 1 en
es factible
con firma
dificultad
vez de
implementación y
electrónica
50% respecto a
modelo 2 en
no se entrega
cumpliendo
factibilidad
firma
propuesta
disposiciones las
técnica de
electrónica
alternativa.
exigencias
implementación.
simple.
legales y técnicas
según Comité de
Firma Electrónica
simple
Se describe
separadamente
las actividades
realizadas para la
Actividades no se realizan debido a que se modifica implementación
el proyecto de firma electrónica modelo 2 por el
con el programa
modelo 1, para estos efectos se reprogramaron las
de seguimiento
actividades a partir de la toma de decisión del
de dicho proyecto
cambio de proyecto y su implementación.
(ver Detalla al
final de programa
de seguimiento
de los proyectos
originales)
nº
4
5
Actividad
Hitos
Creación de username y
password a cada U.T. de las
siguientes provinicas:
Valparaíso; San Antonio.
Creación de username y
Crear el sistema password a cada U.T. de las
de claves.
siguientes provinicas: Quillota y
Petorca
Creación de username y
password a cada U.T. de las
siguientes provinicas: San Felipe
y Los Andes
Borrador Convenio tipo
Confeccionar
Revisión y corrección mandato
mandato tipo
tipo
Mandato tipo final
planificado
Inicio
Término
18-10-05
21-10-05
02-11-05
20-11-05
10-11-05
15-11-05
Fecha
real
Diferencia en
días (término)
Capacitar a todos los
funcionarios del piso 4º.
6
7
Concienciar
funcionarios
Realizar un
segundo taller
Capacitar a todos los
funcionarios del piso 7º.
Capacitar a todos los
funcionarios del piso 18º.
Taller con cada U.T. (que no
sean municipios) de las
siguientes provinicas:
Valparaíso; San Antonio.
Aplicar los
mecanismos
8
que faciliten
Reunión bilaterales con U.T.
puesta en
práctica
Evaluación de Reunión con responsables de
9
los mecanismos bilaterales con U:T.
Implementación del proceso
Puesta en
10 marcha nuevo Control y análisis
procedimiento Correcciones
26-10-05
04-11-05
18/10/2005 03/11/2005
07/11/2005 09/11/2005
09-12-05
23-12-05
20
Análisis de brechas
Cumplimiento
Justificación
(Tiempo)
Justificación
(cumplimiento)
Propuesta de mejora
Descripción
Justificación
2. Proyecto Firma Electrónica simple modelo 1
nº
Actividad
Hitos
Reunión Jefes de
División,
Departamento y
funcionarios de
Personal.
Preparar las bases
13 para la aplicación del
modelo.
Reunión con
funcionarios, con el fin
de informar e
involucrar en el nuevo
proceso.
Capacitar a los
14 funcionarios del
Gobierno Regional.
Capacitación de los
funcionarios.
planificado
Inicio
Término
16
Crear el sistema de
claves.
Confeccionar un
manual de
procedimientos.
Configuración de
equipos de cada
funcionario.
02-03-05
18-06-05
08-06-05
10-06-05
66 días
Análisis de brechas
Cumplimiento
20-06-05
Justificación
(Tiempo)
Dificultad para
coincidir en
horarios.
Propuesta de mejora
Descripción
Justificación
Justificación
(cumplimiento)
100%
25-03-05
Asistieron la
totalidad de los
involucrados
El alto nº de
involucrados,
Realizar
dificultó
reuniones por
reunirlos a una
departamento.
hora y día
determinado.
Elaborar
Alto número de
registro de
involucrados y
disponibilidad
distancia entre
de tiempo de
pisos, dificulta
los funcionarios. encuentros.
Confeccionar
distintos
Alto número de
horarios de
involucrados y
capacitación y
distancia entre
que cada
pisos, dificulta
funcionario se
encuentros.
inscriba.
08-06-05
75 días
100%
20-06-05
0 días
82%
Se cumplió en el
plazo
Se capacitaron 61
funcionarios de 74
15-06-05
0 días
100%
Se cumplió en el
plazo
Se crearon claves
a la totalidad de
los funcionarios
No.
Se configuraron
sólo tres PCs,
mediante los
cuales se realiza
el proceso.
Recurso
Humano que
apoye en
informática.
15-06-05
Manual confeccionado
Entrega de manual a
todos los funcionarios
real
Diferencia
en días
(término)
30-05-05
Creación de username
y password a cada
funcionario
15
Fecha
29-06-05
14 días
10-06-05
0 días
Recarga de trabajo
3% de encargado de
informática
100%
21-06-05
15-06-05
0 días
21
100%
Se cumplió en el
plazo
Se entregó dentro
del plazo
Se entregó a la
totalidad de los
funcionarios
No.
Encargado de
informática
tiene
compromisos
en otros pmg y
comité de
capacitación.
No.
No.
No.
No.
nº
17
18
19
Actividad
Concienciar
funcionarios
Aplicar los
mecanismos que
faciliten puesta en
práctica
Hitos
Reunión con todos los
funcionarios del piso
4º.
Reunión con todos los
funcionarios del piso
7º.
Reunión con todos los
funcionarios del piso
18º.
Reuniones bilaterales
con jefaturas y
funcionarios en
general
Evaluación de los
mecanismos
planificado
Inicio
Término
29-06-05
08-06-05
06-07-05
04-07-05
04-07-05
08-07-05
Fecha
real
Diferencia
en días
(término)
Análisis de brechas
Cumplimiento
29-06-05
0 días
72%
02-07-05
0 días
76%
04-07-05
0 días
73%
04-07-05
0 días
100%
08-07-05
0 días
100%
Justificación
(Tiempo)
Se cumplió en el
plazo.
Se cumplió en el
plazo.
Reunión con jefaturas
20
Puesta en marcha
nuevo procedimiento
Implementación del
proceso
01-08-05
0 días
59%
Se cumplió en el
plazo.
Control y análisis
25-08-05
0 días
100%
Se cumplió en el
plazo.
Correcciones
01-08-05
01-09-05
01-09-05
0 días
22
100%
Justificación
(cumplimiento)
Asistieron 13 de
18 funcionarios
Se cumplió en el
plazo
Se cumplió en el
plazo.
Propuesta de mejora
Descripción
Justificación
Asistieron 34 de
45 funcionarios
Asistieron 8 de 11
funcionarios
Se realizaron
todas las
gestiones
tendientes a
facilitar la
implementación
Asistieron todas
las jefaturas de
departamento y
división
·54 funcionarios
de 92 están
utilizando nuevo
proceso
Confeccionar
tres horarios
distintos de
reunión y que
cada
funcionario se
inscriba en
aquel que más
le acomode.
Alto número de
involucrados y
distancia entre
pisos, dificulta
encuentros y
división por
piso no fue
adecuada.
No.
No.
No.
No.
Mediana
participación e
involucramiento
en nuevo
proceso.
Realizar nueva
actividad
involucramiento
a funcionarios
Se detectaron
problemas que no
ponen en riesgo la
implementación.
No.
Se realizaron
Problemas
las
detectado fueron
modificaciones
resuelto en su
detectadas
totalidad.
durante el
análisis
No.
No.
3. Proyecto Aplicación electrónica de facturas y pagos
nº
Actividades
23
Preparar las
bases para la
aplicación de
recepción de
facturas
electrónicas
24
Incluir en las
bases
Generales y/o
especiales
25
Instruir a los
funcionarios
26
Tramitar ante
quien
corresponda de
las
autorizaciones
Hitos
planificado
Inicio
Término
real
Fecha Diferencia
en días
(término)
Análisis de brechas
Cumplimiento
Justificación (Tiempo)
Determinar
número de
proveedores que
utilizan factura
electrónica
Se cumplió dentro del plazo
estimado
Coordinar con
proveedores registradosprocedimiento de
entrega de
facturas
electrónicas.
Al igual que dentro del
sistema del PMG
Contrataciones y Compras
Públicas se procedió a
seguir insistiendo pero por
ley no se puede obligar a
emitir este documento en
forma electrónica. Por lo
anterior, se suspende la
implementación de. dicho
proyecto.
Modificar
documento de
base para
licitaciones.
Generar
instructivo, del
nuevo
procedimiento,
destinado a los
funcionarios
involucrados.
Reunión
explicativa del
nuevo proceso.
Decepcionar
facturas
electrónicas
Enviar total de
facturas para
visación y pago.
02-05-05
10-05-05
10-05-05
16-05-05
20-04-05
30-04-05
15-04-05
20-04-05
23
Propuesta de mejora
Descripción Justificación
Justificación (cumplimiento)
Se detecto el alto costo que
implica emitir facturas
electrónicas por parte de los
proveedores, que en su gran
mayoría para el servicio son
pequeñas o microempresas
4. Proyecto Recursos Humanos
29
30
31
32
33
Confección de
las bases
Reunión del equipo
de trabajo para
formulación de las
bases, las cuales
contendrán los
requerimientos
básicos necesarios
para la compra de
los módulos
restantes del
sistema methasys
Llamar a
licitación
Se realiza el envió
de los
requerimientos la
empresa methasys
Evaluación de
propuestas
Análisis de las
propuestas
enviadas por
methasys según el
listado de
requerimientos
enviados
anteriormente
Adjudicación
confección del acta
Instalación de
los sistemas de
soporte
Carga del sistema
operativo con
Windows 2000
Server, en el
servidor
Configuración y
operatividad
Carga de software
remuneraciones
methasys
carga de software
calculo horario
methasys
carga de software
gestión personal
methasys
07-03-05
11-03-05
14-03-05
Se reunieron todos
los actores
involucrados
3 días
Se cumplió
100% en el plazo
14-03-05
20-03-05
20-03-05
0 días
Se cumplió
100% en el plazo
21-03-05
04-04-05
04-03-05
0 días
Se cumplió
100% en el plazo
04-04-05
04-04-05
04-04-05
0 días
27-04-05
0 días
09-05-05
18-04-05
09-05-05
09-05-05
Se cumplió
100% en el plazo
0 días
Se cumplió
100% en el plazo
Se cumplió
100% en el plazo
0 días
100%
10-05-05
10-05-05
Se cumplió
en el plazo
Se entregó
documentación de
requerimiento
según exigencias
de la empresa
No
No
No
No
No
No
No
No
No
No
No
No
Propuesta es
aceptada por el
equipo de trabajo
responsable de
actividad.
Se confeccionó
acta según lo
planificado.
Se instala software
exitosamente
Se configura
exitosamente.
Se instala software
exitosamente
No
No
100%
No
No
100%
No
No
0 días
0 días
24
nº
34
Actividades
Instalación
software
remuneracione
s
35
Instalación
software
cálculo horario
36
Instalación
software
personal
37
38
Capacitación y
puesta en
marcha
Capacitación
remuneracione
s.
Hitos
Carga de software
remuneraciones
methasys
carga de software
calculo horario
methasys
carga de software
gestión personal
methasys
carga de software
gestión personal
módulo cálculo
horario methasys
carga de software
gestión personal
módulo personal
methasys
Encargado de
informática de la
institución domine
el software de
methasys.
Capacitar en módulo
control horario
Capacitar primera
parte del modulo de
remuneraciones al
funcionarios Juan
Francisco
Pedernera.
Capacitar segunda
parte del módulo de
remuneraciones al
funcionarios Juan
Francisco
Pedernera.
planificado
Inicio
Término
Fecha
09-05-05
real
Diferencia en
días (término)
Análisis de brechas
Cumplimiento
0 días
100%
09-05-05
16-05-05
10-05-05
10-05-05
13-05-05
16-05-05
16-05-05
06-06-05
No
No
100%
No
No
100%
No
No
0 días
0 días
0 días
0 días
06-06-05
0 días
Se cumplió
100% en el plazo
Se configura
exitosamente.
No
No
Se cumplió
100% en el plazo
Se configura
exitosamente.
No
No
100%
No
No
100%
No
No
No
No
No
No
Se cumplió
en el plazo
06-06-05
Se cumplió
en el plazo
0 días
100%
27-06-05
27-06-05
Se cumplió
en el plazo
Justificación
(cumplimiento)
Se instala
software
exitosamente
0 días
20-05-05
10-06-05
Justificación
(Tiempo)
Propuesta de mejora
Descripción
Justificación
Se realiza
capacitación sin
inconvenientes.
Se capacita a los
usuarios
operativos
satisfactoriamente
.
0 días
100%
25
nº
39
40
Actividades
Capacitación
Calculo de
Horas
Realizar la
Carga de
antecedentes
de los
funcionarios
Hitos
Capacitar primera
parte del módulo
reloj control al
funcionarios a
funcionario
encargado
institucional de este
sistema
Capacitar segunda
parte del módulo
reloj control al
funcionarios a
funcionario
encargado
institucional de este
sistema
Carga de los
antecedentes de
los funcionarios,
esta tarea la realiza
la Sra. Carmen
Donoso y Sra.
Claudia Hidalgo
planificado
Inicio
Término
29-06-05
27-06-05
15-07-05
25-07-05
41
real
Diferencia en
días (término)
01-08-05
01-08-05
Análisis de brechas
Cumplimiento
0 días
18-07-05
Justificación
(Tiempo)
Justificación
(cumplimiento)
Se cumplió
en el plazo
Se capacita a los
usuarios
operativos
satisfactoriamente
.
10-08-05
No
No
100%
No
No
No
Se solicita
presencia de
methasys con
el fin de
solucionar
problema.
No
100%
No
No
100%
No
No
0 días
0 días
19-09-05
30-08-05
19-09-05
Se realiza carga
completa,
además sirve de
capacitación.
0 días
Se cumplió
95% en el plazo
01-08-05
Propuesta de mejora
Descripción
Justificación
100%
Se cumplió
100% en el plazo
Implementar
módulo de
remuneraciones en
paralelo con el
sistema antiguo
Implementar
módulo de control
Periodo de
horario en paralelo
marcha Blanca
con el sistema
antiguo
Implementar
módulo Gestión de
antecedentes
personales en
paralelo con
sistema antiguo
Fecha
Se cumplió
en el plazo
0 días
Implementación
satisfactoria.
Se requiere
software con
100% de
interfaz
grafica.
Implementación
exitosa.
0 días
26
nº
42
43
Actividades
Hitos
Diagnosticar del
resultado en el
calculo de las
Evaluar proceso remuneraciones
del mes
y hacer
septiembre
correcciones
Corregir errores
en el cálculo de
remuneraciones
Puesta en
marcha del
sistema de
en marcha
gestión personal
sistema gestión en paralelo con el
personal
sistema anterior
el cual consiste
en formularios en
pape
planificado
Inicio
Término
Fecha
20-09-05
19-09-05
26-09-05
Análisis de brechas
Cumplimiento
Justificación
(Tiempo)
0 días
Se cumplió en
100% el plazo
26-09-05
26-09-05
26-09-05
real
Diferencia en
días (término)
26-09-05
0 días
Justificación
(cumplimiento)
Propuesta de mejora
Descripción
Justificación
Se detecta y
registra diferencia
en bonos de
modernización.
No
No
Se cumplió en
100% el plazo
Se corrige
exitosamente.
No
No
Se cumplió en
100% el plazo
Implementación
exitosa.
No
No
0 días
27
5. Proyecto Implementación de un Sistema de información y control administrativo de proyectos
nº
Actividad
Hitos
Planificación
Fecha
Inicio
Reunión
con el equipo
Confección de las
técnico para la elaboración
bases
46
de las bases
Llamada
licitación
a Envío de
methasys
las
bases
a
07-03-05
14-03-05
Término
14-03-05
21-03-05
10-03-05
20-03-05
47
Evaluación
propuestas
de Evaluación de la propuesta
enviada por methasys
07-03-05
28-03-05
24-03-05
48
Adjudicación
Reunión
con el equipo
técnico del gore.
28-03-05
31-03-05
31-03-05
49
50
51
Instalación de los
Upgrade software methasys
nuevos sistemas
11-04-05
Carga automática
de
registros Poblamiento base de datos
históricos
25-04-05
Pedir autorización
para
trabajar
52 factura electrónica
Gestionar en el
banco estado pago
automático
a
53 proveedores
Elaborar oficio solicitud a
SII, para trabajar con
factura electrónica
03-05-05
Elaborar oficio solicitud a
BancoEstado, para efectuar
pago a proveedores.
05-05-05
25-04-05
02-05-05
04-05-05
06-05-05
24-04-05
02-05-05
03-04-05
05-05-05
28
Análisis de brechas
real
Diferencia en
días
Justificación
Justificación
(término)
Cumplimiento
(Tiempo)
(cumplimiento)
Se reunieron
0 días
todos los actores
100%
involucrados
Se entregó
documentación de
0 días
Se cumple requerimiento
dentro del según exigencias
100%
plazo.
de la empresa
Propuesta es
aceptada por el
0 días
equipo de trabajo
responsable de
100%
actividad.
Propuesta es
aceptada por el
0 días
Se cumple
equipo de trabajo
dentro del
responsable de
100% plazo.
actividad.
Se cumple
Se carga totalidad
0 días
dentro del
de módulos
100% plazo.
solicitados.
Se carga totalidad
Se cumple
de los datos
0 días
dentro del
asociados a
100% plazo.
inversiones.
Se cumple
Se confecciona
0 días
dentro del
documento según
100% plazo.
lo planificado.
0 días
Se cumple
dentro del
100% plazo.
Se confecciona
documento según
lo planificado.
Propuesta de mejora
Descripción
Justificación
No
No
No
No
No
No
No
No
No
No
No
No
No
No
No
No
nº
Actividad
Hitos
Planificación
Fecha
Inicio
Capacitación a los Reunión
con
todo
funcionarios
departamento finanzas
el
03-05-05
Término
24-05-05
23-05-05
54
55
56
Realizar carga de
Carga de los
antecedentes con
antecedentes
nuevo sistema
nuevos
Periodo de marcha
Marcha blanca
blanca
Evaluar proceso y Reunión
hacer correcciones methasys
inversiones
24-05-05
03-06-05
y
21-06-05
03-06-05
21-06-05
23-06-05
02-03-05
21-06-05
22-06-05
57
Puesta en marcha Término de la marcha
sistema gestión de blanca de sistema de
58 proyectos
información
23-06-05
25-06-05
25-06-05
29
Análisis de brechas
real
Diferencia en
días
Justificación
Justificación
(término)
Cumplimiento
(Tiempo)
(cumplimiento)
Asisten todos los
funcionarios
0 días
Se cumple
involucrados la
dentro del
utilización de
100% plazo.
software.
Se realiza carga
Se cumple
completa, además
0 días
dentro del
sirve de
100% plazo.
capacitación.
Se cumple
Período de
0 días
dentro del
pruebas sin
100% plazo.
contratiempos
Se realiza
Se cumple
mantención
0 días
dentro del
perfectiva
100% plazo.
satisfactoriamente.
Se cumple
Sistema
0 días
dentro del
funcionando
100% plazo.
exitosamente
Propuesta de mejora
Descripción
Justificación
No
No
No
No
No
No
No
No
No
No
6. Proyecto Creación de Módulos Dinámicos al actual Sitio WEB
nº
62
63
Actividad
Diagnósticar y
gestionar
creación de
equipo
desarrollador
Generar módulos
licitaciones
Hitos
Reunión de trabajo de
integrantese oficiales e
interesados en formar
parete de equipo.
planificado
Inicio
Término
Fecha
04-03-05
01-03-05
0 días
100%
20-03-05
Conformación de equipo
definitivo.
18-03-05
Reunión Jefes de División,
Departamento y
funcionarios de Personal.
23-03-05
Confeccionar propuesta
Análisis de brechas
real
Diferencia en
días
Justificación
Justificación
(término)
Cumplimiento
(Tiempo)
(cumplimiento)
Se cumplió
en el plazo.
0 días
100%
0 días
100%
20-03-05
15-04-05
07-04-05
Se cumplió
en el plazo.
0 días
100%
Implementación
15-04-05
0 días
100%
Diseño de módulos
20-03-05
0 días
100%
64
Generar módulo
proyectos
Prueba de módulos
diseñados
18-03-05
02-05-05
25-04-05
0 días
Se cumplió
en el plazo.
100%
Correcciones
06-05-05
4 días
100%
30
Se reunieron
todos los
interesados.
Se conformó
equipo según
planificación.
Asistieron las
jefaturas y
funcionarios
involucrados.
Se confecciona
propuesta
según lo
planificado.
Se implementa
módulo según
lo planificado.
Se entrega
módulo según
requerimientos.
Se realiza
pruebas a
módulo y se
registran
deficiencias uqe
no ponen en
riezgo
implementación.
Se realiza
correcciones a
fallas
detectadas.
Propuesta de mejora
Descripción
Justificación
No.
No
No.
No
No.
No
nº
Actividad
Hitos
Consolidar equipo Conformación del equipo
editor
definitivo
planificado
Inicio
Término
06-06-05
13-06-05
Fecha
08-06-05
65
Entrega de contenidos y
objetivos de los módulos.
Capacitación en
los módulos
66
Período de entrenamiento
en la aplicación práctica
de los conocimientos
adquiridos.
06-05-05
02-05-05
23-05-05
19-05-05
Implementación de los
módulos dinámicos.
67
Marcha blanca
26-05-05
23-05-06
06-06-05
Generar informe de fallas
o errores detectados.
Ajustes
correctivos
06-06-05
Corregir errores o fallas en
los módulos
06-06-05
16-06-05
10-06-05
Implementación de los
módulos dinámicos.
16-06-06
20-06-05
17-06-05
68
69
Puesta en
marcha definitiva
31
Análisis de brechas
Propuesta de mejora
real
Diferencia en
Descripción
Justificación
días
Justificación
Justificación
(término)
Cumplimiento
(Tiempo)
(cumplimiento)
Se conforma
equipo definitivo
0 días
Se cumplió según lo
100% en el plazo. planificado.
No.
No
Se recepcionan
0 días
contenidos y
100%
objetivos.
Se cumplió
No.
No
en el plazo. Se capacita a
0 días
todos los
involucrados.
100%
Se implementan
0 días
módulos según
100%
lo planificado.
Se cumplió
No.
No
Se genera
en el plazo.
documento con
0 días
registro de
100%
errores.
Se realizan
acciones
correctivas,
0 días
dejando 100%
Se cumplió operativo los
100% en el plazo. módulos
No.
No
Se implementan
0 días
Se cumplió módulos según
100% en el plazo. lo planificado.
No.
No
6. Proyecto Reemplazo Firma Electrónica simple modelo 2 por modelo 1
nº
3
4
5
Actividad
Capacitar a los
encargados de
las U.T.
Crear el sistema
de claves.
Confeccionar
mandato tipo
Hitos
Capacitación de
encargados U.T.
Provincias de: Valparaíso;
San Antonio.
Capacitación de
encargados U.T.
Provincias de: Quillota y
Petorca
Capacitación de
encargados U.T.
Provincias de: San Felipe
y Los Andes
Creación de username y
password a cada U.T. de
las siguientes provinicas:
Valparaíso; San Antonio.
Creación de username y
password a cada U.T. de
las siguientes provinicas:
Quillota y Petorca
Creación de username y
password a cada U.T. de
las siguientes provinicas:
San Felipe y Los Andes
Borrador Convenio tipo
Revisión y corrección
mandato tipo
planificado
Inicio
Término
Fecha
Análisis de brechas
real
Diferencia en
días
Justificación
Justificación
(término)
Cumplimiento
(Tiempo)
(cumplimiento)
24-10-05
24-10-05
18-10-05
02-11-05
28-10-05
21-10-05
0 días
100%
26-01-00
0 días
100%
28-10-05
0 días
100%
18-10-05
0 días
19-10-05
0 días
21-10-05
0 días
30-11-05
10 días
20-12-05
30 días
20-11-05
100%
100%
Mandato tipo final
0 días
32
Propuesta de mejora
Descripción
Justificación
Se cumplió
en el plazo
Asistió la
totalidad de UT
y las restantes
fueron
contactadas
telefónicamente.
No.
No.
Se cumplió
en el plazo
Se creó
username y
password a
cada U.T.
No.
No.
Se cumple
en el plazo
Se hizo borrador
Se hicieron
correcciones
No.
No.
Recarga de
trabajo de
encargado
jurídico
No se ha
entregado
nº
Actividad
Hitos
planificado
Inicio
Término
Capacitar a todos los
funcionarios del piso 4º.
6
7
8
9
Concienciar
funcionarios
Realizar un
segundo taller
Capacitar a todos los
funcionarios del piso 7º.
Capacitar a todos los
funcionarios del piso 18º.
Taller con cada U.T. (que
no sean municipios) de las
siguientes provinicas:
Valparaíso; San Antonio.
Aplicar los
mecanismos que Reunión bilaterales con
faciliten puesta en U.T.
práctica
Evaluación de los
Reunión con responsables
mecanismos
de bilaterales con U:T.
10-11-05
26-10-05
15-11-05
Puesta en
marcha nuevo
procedimiento
Correcciones
10-11-05
0 días
12-10-05
0 días
14-10-05
0 días
18/10/2005
07/11/2005
100%
Se cumplió
en el plazo
0 días
Se cumple
100%
en el plazo
08/11/200
5
0 días
Se cumple
100%
en el plazo
12-12-05
0 días
100%
03-11-05
09-12-05
Control y análisis
Análisis de brechas
real
Diferencia en
días
Justificación
Justificación
(término)
Cumplimiento
(Tiempo)
(cumplimiento)
Se capacitó a la
totalidad de los
funcionarios
Propuesta de mejora
Descripción
Justificación
No.
No.
No.
No.
No.
No.
No.
No.
No.
No.
04-11-05
03/11/200
5
09/11/200
5
Implementación del
proceso
10
Fecha
Se cumplió
en el plazo
23-12-05
19-12-05
23-12-05
33
0 días
0 días
100%
100%
Se realiza todas
las gestiones
tendientes a
facilitar
implementación
Se reunió con
todas las partes
involucradas
La totalidad de
las U.T. están
en condiciones
de utilizar nuevo
proceso de
correspondencia
.
Se detectan y
se registran
problemas.
Problemas
detectados se
resuelven en su
totalidad.
IV PROPUESTA DE MEJORAS
Se hace imprescindible mejorar muchos aspectos para la aplicación de proyectos de
incorporar tecnologías de información y comunicación al interior del servicio,
especialmente en la parte directiva, puesto que se hicieron mucho de los proyectos, por
parte de los funcionarios encargados, pero con una falta de compromiso por parte de
los directivos.
Por otro lado la aplicabilidad de los proyectos debe romper la inercia de seguir haciendo
las cosas como se hacían antes, por ejemplo aún llegan solicitudes de permisos
administrativos en papel, existiendo las modalidades impuestas por el proyecto aplicado
de firma electrónica modelo 1. Llegan Bases Administrativas, para su visación, por un
estafeta del municipio, y la jefatura autoriza dichos permisos y decepciona los
documentos.
Para medir y evaluar los resultados de la aplicación de los proyectos ejecutados, es
necesario identificar indicadores de gestión que permitan cuantificar las acciones que se
realizan fuera de los procedimientos fijados, en la ejecución de los proyectos.
Estos indicadores deberán ser medidos a contar del año 2006 y fijarse metas que
conlleven al logro de los objetivos planteados originalmente.
Que da como tarea pendiente fijarse estos indicadores dentro de la siguiente etapa del
sistema Gobierno Electrónico para evaluar el impacto de cada uno de los proyectos
aplicados y ejecutados,
34
V. PROGRAMA DE DIFUSIÓN
Gobierno Electrónico
Proyecto
Firma
electrónica
simple modelo 2
Planificación
Inicio
Término
05/05/05
12/05/05
Firma
electrónica
simple modelo 1
27/06/05
01/07/05
Aplicación
electrónica de
facturas y pagos
21/04/05/ 29/04/05
Recursos
Humanos
26/09/05/ 30/09/05
Sistema de
información y
control
administrativo
de proyectos
Creación de
módulos
dinámicos.
27/06/05
20/06/05
Dirigido a
Medio
Funcionarios de - Canales regulares,
inversiones y
en este caso oficio.
Unidades
- Correo electrónico.
Técnicas
municipales y no
municipales
- Canales regulares,
en este caso
Todos los
memorandum
Funcionarios del
- Publicación en diario
GORE
mural
Valparaíso.
- Correo electrónico
institucional
- Canales regulares,
- Funcionarios
en este caso
del Dpto. de
memorandum
Adm. y
- Publicación en diario
Finanzas.
mural
- Proveedores
- Correo electrónico
del GORE
institucional
- Cartas certificadas
- Canales regulares,
en este caso
Todos los
memorandum
Funcionarios del
- Publicación en diario
GORE
mural
Valparaíso.
- Correo electrónico
institucional
Recursos
asociados
- Secretaria
- Estafeta
- Artículos de
secretaría
- Secretaria
Infraestructur
a de red
computacion
al.
Secretaria
Infraestructur
a de red
computacion
al
- Secretaria
Infraestructur
a de red
computacion
al
01/07/05
30/06/05
- Funcionarios
miembros del
equipo de
actualización
módulos.
35
Canales regulares, en
este caso
memorando.
- Publicación en diario
mural
- Correo electrónico
institucional
- Secretaria
Infraestructur
a de red
computacion
al