CAPITULO 3

CAPÍTULO III
DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
3.1.Introducción
Para CORPORACIÓN MAGMA ECUADOR, dentro del desarrollo de un sistema
administrativo-financiero es de vital importancia establecer y detallar los
procedimientos administrativos más importantes, pues éstos serán necesarios para el
manejo adecuado tanto del personal como de las demás actividades que tiene que ver
con la naturaleza del negocio.
De esta manera, en el presente capítulo se tiene una descripción de políticas y
procedimientos que MAGMA ECUADOR deberá tomar en cuenta para ejecutar cada
una de las funciones administrativas de la empresa.
3.2.Procedimientos para la selección de personal
Objetivos:
Definir y documentar los procedimientos que sustentan la operación del área
administrativa en cuanto a la selección del personal a fin de establecer el
control y funcionamiento eficiente y transparente.
Proporcionar una herramienta que facilite el proceso de inducción y
capacitación del personal de nuevo ingreso.
Incorporar a los sistemas y procedimientos administrativos, la utilización de
herramientas que ayuden a agilizar el flujo de información y facilitar la toma
de decisiones.
3.2.1. Análisis y descripción
El procedimiento de selección de personal contiene varias políticas y subprocedimientos que serán detallados para cada uno de estos, así como se muestra a
continuación:
Título del Procedimiento:
Requisición de Personal
Dirección:
Recursos Humanos
Objetivo:
Describir los pasos para la requisición de personal
Alcance:
Se aplica en esta Dirección
3.2.2. Políticas de Requisición de Personal
En todo formulario de requisición de personal debe constar el nombre y la
firma del responsable del área solicitante, caso contrario el Departamento
Administrativo no receptará la petición realizada.
Toda requisición de personal se deberá presentar al Departamento
Administrativo, el mismo que tendrá un plazo de tres días para realizar el
análisis respectivo sobre la creación de una nueva plaza e informar su
respuesta.
Si la requisición de personal tiene como objetivo cubrir un puesto vacante por
renuncia o despido, el Departamento Administrativo tendrá 15 días para
reclutar el nuevo personal.
Es importante que el formulario contenga las respectivas autorizaciones
(creación nuevo puesto: aprobación del Departamento Administrativo, y
reemplazo de alguna posición: aprobación del Gerente de Área).
3.2.2.1.Procedimiento de Requisición de Personal
ÁREA/CARGO
PASOS
Gerente de Área:
1. Llenar el Formulario de Requerimiento de
Personal, en el cual se incluyen datos y
competencias que debe reunir el aspirante, para
identificar el perfil idóneo para el cargo, y contar
con elementos de análisis para la justificación de
la contratación.
Departamento
Administrativo
2. A partir de la fecha de recepción, este
Departamento contará con 3 días laborables para
la evaluación de dicho requerimiento.
3. Comunicar al departamento solicitante la decisión
del caso.
4. Una vez aprobada la solicitud, el Departamento
Administrativo contará con 15 días laborables
para reclutar al personal idóneo para que ocupe el
nuevo cargo.
Documentos: Formulario de Requerimiento de Personal (Anexo 1)
Flujograma 1: Requisición de Personal
Inicio
Gerente de Área
Llenar el Formulario
requerimiento nuevo
Personal
Departamento
Administrativo
Comunicación al
departamento solicitante
de la vacante
NO
15 Días
SI
Reclutar nuevo
personal
FIN
Elaborado por: Autora
Título del Procedimiento: Reclutamiento de Personal
Dirección:
Recursos Humanos
Objetivo:
Describir los pasos para el reclutamiento de personal
Alcance:
Se aplica en esta Dirección
3.2.3. Políticas de Reclutamiento de Personal
El reclutamiento de personal se realizará interna y externamente, con un lapso
máximo de 15 días después de la fecha de recepción de requerimiento de
personal.
Los aspirantes deberán ser analizados de acuerdo al perfil de competencias
necesarias para el cargo vacante.
Todo aspirante deberá pasar por un proceso de evaluación previo a su
selección, y por ningún concepto se admitirá evadir uno de los puntos
establecidos.
Se realizará reclutamiento interno, de acuerdo al plan de carrera y promoción
interna de CORPORACIÓN MAGMA ECUADOR, únicamente cuando el
empleado tenga al menos un año de prestación de servicios a la empresa, y su
perfil se adapte a lo solicitado por el responsable de área.
Las hojas de vida serán receptadas en las oficinas de la empresa.
Todas las solicitudes de empleo receptadas por la organización serán
evaluadas. Aquellas que no fueron enviadas hacia el proceso de selección
pasarán a formar parte de la base de datos de MAGMA ECUADOR para una
posible selección en el futuro.
Para poder publicar un anuncio de oportunidad de empleo, el Departamento
Administrativo deberá haber agotado la búsqueda interna, y pondrá a
consideración el número y tamaño de las publicaciones de empleo, quedando
éstos a decisión final del área de Recursos Humanos.
Las vacantes deberán difundirse por el tiempo que sea necesario, a través de
anuncios que se publicarán en medios impresos, electrónicos, bolsas de
trabajo y cualquier otro que así convenga, y permanecerá hasta que las
vacantes sean cubiertas.
Se justificará un anuncio impreso pagado en algún medio de comunicación
siempre y cuando el puesto vacante sea superior o igual a 10 plazas.
Todo anuncio o publicación de empleo, deberá especificar la descripción del
puesto, los requisitos que se deben cumplir para dicha vacante, los teléfonos y
la dirección a donde acudir. Así mismo, la publicación deberá hacerse una
vez que se cumplan las búsquedas internas, de acuerdo a lo señalado en una
política anterior
Toda persona que acuda a solicitar trabajo en la CORPORACIÓN MAGMA
ECUADOR, deberá dirigirse al Departamento Administrativo y llenar
únicamente la solicitud interna para ser considerado dentro de la bolsa de
trabajo de la empresa.
La asistente de Recursos Humanos, deberá entrevistar a toda persona que
haya llenado la solicitud, siempre y cuando exista una vacante para un puesto
en específico. La entrevista tiene por objetivo obtener información adicional
que sirva para definir si el solicitante tiene el perfil de la vacante solicitada.
El Departamento Administrativo, deberá mantener actualizada la bolsa de
trabajo, realizando una actualización cada 6 meses.
Toda dependencia que necesite reclutar a personal adicional al que tiene
autorizado en su presupuesto, deberá dirigirse la asistente de Recursos
Humanos, haciendo la petición con oficio, misma que contenga la
información necesaria y suficiente referente a la plaza vacante (cargo, perfil,
responsabilidades, salario, prestaciones e impacto presupuestal).
El Departamento Administrativo será quien fije la duración de cada
reclutamiento, y ésta variará dependiendo del tipo de vacante a ocupar y del
número de solicitudes recibidas para el puesto convocado.
3.2.3.1.Procedimiento de Reclutamiento de Personal
ÁREA/CARGO
PASOS
Departamento
Administrativo
1. Colocar anuncios en la Web y por medio de la prensa
solicitando personal, con las especificaciones necesarias
para el cargo.
Asistente/Secretaria
2. Entrega solicitud de empleo al aspirante al ingresar a las
oficinas
Aspirante
3. Llena la solicitud de empleo y entrega a la asistente
quien le atendió.
Asistente/Secretaria
4. Recibe personalmente al aspirante con Solicitud de
Empleo y demás documentos solicitados en el anuncio y
entrega al analista del área que requiere de personal
Analista
5. Recibe documento del aspirante con Solicitud de
Empleo y demás documentos, revisa y determina el tipo
de prueba que aplicará (Idoneidad y de Trabajo), fecha y
hora de la evaluación e informa a la asistente de
Recursos Humanos.
6. Aplica pruebas a aspirantes, clasifica, corrige, digita y
emite un informe de evaluación y entrega a la asistente
de Recursos Humanos.
Asistente de Recursos
Humanos
Gerente General
Analista
7. Recibe y revisa expedientes de aspirantes e informe de
evaluación y lo entrega al Gerente General.
8. Recibe informe, analiza y entrega al analista
9. Recibe expedientes de aspirantes e informes de
evaluación; y registra en Control de Elegibles y No
Elegibles y archiva expedientes por orden alfabético.
Documentos: Solicitud de Empleo (Anexo 2), Pruebas de Idoneidad y Trabajo
Flujograma 2: Reclutamiento de Personal
Inicio
Colocación e
anuncios licita
e
al
Área de
Recepción y
Secretaria
Entrega Solicitud de
Empleo
Solicitud de
Empleo
Recibe docuementacion
y Solicitud de Empleo
Analista
Especializado
Archiva Resultados y Selección
Aplica Pruebas a los
Aspirantes
Informe y Resultados
de las pruebas
NO
Aptos
Aspirante al
Cargo llena
solicitud
SI
Asistente de Recursos
Humanos revisa y
entrega al Gerente
Administrativo
Gerente General
Analiza Informe
SI
Aprobación
NO
Fin
Elaborado por: Autora
Título del Procedimiento:
Selección de Personal
Dirección:
Recursos Humanos
Objetivo:
Describir los pasos para la selección de personal
Alcance:
Se aplica en esta Dirección
3.2.4. Políticas de Selección del Personal
La selección del personal para la empresa CORPORACIÓN MAGMA
ECUADOR considerará como aspectos importantes de los aspirantes, su
potencial, habilidades, destrezas, y su capacidad de adaptación.
Todas las pruebas realizadas a los candidatos deberán enfocarse en identificar
las competencias más importantes con las que cada uno de ellos cuenta, las
mismas que se compararán con el perfil idóneo para el cargo.
MAGMA ECUADOR no admitirá por ninguna razón, algún indicio de
racismo o discriminación a ninguna persona. Todos los aspirantes al cargo
vacante, deberán gozar de las mismas posibilidades y facilidades para rendir
cada una de las pruebas realizadas.
3.2.4.1.Procedimiento de Selección de Personal
ÁREA/CARGO
PASOS
Analista
1. Revisa los expedientes registrados en el control de
elegibles y escoge al mejor aspirante.
Analista
2. Llamar al aspirante escogido y concretar una entrevista
con fecha y hora.
Analista
3. Realizar las preguntas, teniendo en cuenta que se trata de
una entrevista
que deberá enfocarse en identificar
comportamientos del pasado de la persona, que sean
exitosos y que sirvan de predictores del desempeño actual
para el cargo vacante.
Analista y Gerente
4. Finalizada la entrevista se analizará con el Gerente
General y el Asistente de Recursos Humanos en Lima-
Administrativo
Perú y se decide la contratación del nuevo empleado.
Gerente General
5. Informa al nuevo empleado sobre los documentos
requeridos para el cumplimiento de sus nuevas funciones
(Documentos para la contratación) así como la fecha de
ingreso a la empresa.
Nuevo Empleado
6. Tiene como plazo máximo ocho días laborables contados a
partir de su fecha de ingreso a la empresa para entregar al
Departamento Administrativo la documentación solicitada
para la apertura de su expediente y elaboración del
contrato de trabajo.
Flujograma 3: Selección de Personal
Inicio
Área de
Recursos
Humanos
Analista
Especializado
Llaman al
Aspirante para
una entrevista
Revisión de los
Aspirantes
Elegidos
Aspirante
Seleccionado
Selección
Gerente General
SI
NO
NO
Aprobación
SI
Entrevista
Firma del
Contrato
Entrega de
Documentación
Fin
Elaborado por: Autora
Título del Procedimiento: Admisión y Contratación
Dirección:
Administración y Recursos Humanos
Objetivo:
Describir las políticas para la admisión y contratación de
personal
Alcance:
Se aplica en esta Dirección
3.2.5. Políticas de Admisión y Contratación
Todo empleado que desee optar por un puesto de trabajo en MAGMA
ECUADOR deberá someterse a entrevistas y demás pruebas de capacidad y
verificaciones de referencia que efectúe la Corporación.
Todo contrato laboral celebrado entre CORPORACIÓN MAGMA
ECUADOR y un nuevo empleado deberá contener una cláusula que estipule
un tiempo de prueba de 90 días, período durante el cual, la relación laboral
puede finalizar por pedido de cualquiera de las 2 partes, esto se regirá a lo
establecido en el Título I, Capítulo I, Parágrafo 1º, Art. 15 del Código de
Trabajo.
Todo empleado contará con un archivo personal con documentos que deberán
ser entregados en el Departamento de Recursos Humanos en el transcurso de
los 3 primeros días de labores de la persona contratada, estos deberán ser:
Hoja de vida
Copia de cédula de identidad
Copia de certificado de votación
Copia de libreta militar de ser el caso
Record Policial
Dos fotos tamaño carné
Carné afiliación al IESS (si anteriormente fue afiliado)
Certificado de estudios y/o título académico
Certificados de trabajos anteriores.
Por su parte en el Departamento de Recursos Humanos se deberá elaborar el
archivo del personal con todos los documentos entregados y adicionará lo
siguiente:
Solicitud de empleo, con información relacionada con fecha y lugar
de nacimiento, estado civil, número de cargas familiares, dirección,
teléfono, cargo, fecha de ingreso, remuneración inicial.
Aviso de entrada el que deberá ser tramitado durante los 15 primeros
días de integración del empleado a la empresa.
Copia del contrato de trabajo, el mismo que será firmado en un
original y tres copias, una de ellas se adjuntará al archivo del personal
de cada empleado.
El archivo del personal contará con toda la información de trayectoria
del empleado tales como registros de memorandos, multas, permisos,
atrasos, vacaciones, y evaluaciones de desempeño, etc.
Título del Procedimiento:
Inducción del nuevo Personal
Dirección:
Recursos Humanos
Objetivo:
Describir los pasos para la inducción de personal
Alcance:
Se aplica en esta Dirección
3.2.6. Políticas de Inducción al nuevo Personal
Se deberá informar a todo el equipo de trabajo de CORPORACIÓN
MAGMA ECUADOR, el ingreso de un nuevo miembro, el área en el que
trabajará y sus funciones.
La inducción al nuevo personal se deberá realizar el primer día de iniciadas
las labores en la empresa, por parte de su jefe inmediato.
La inducción será de cinco días laborables, tiempo durante el cual el
responsable del área deberá evaluarlo constantemente.
La asistente de Recursos Humanos deberá asegurarse que el personal recién
contratado conozca la estructura, atribuciones, política y objetivos de
CORPORACIÓN MAGMA ECUADOR, así como las funciones y
responsabilidades dentro de su puesto de trabajo.
3.2.6.1.Procedimiento de Inducción del Nuevo Personal
ÁREA/CARGO
PASOS
Recursos Humanos
1. Dar la bienvenida al empleado de nuevo ingreso en su
primer día de labores e iniciará el proceso de inducción.
Departamento
2. Proporcionar al nuevo empleado capacitación sobre:
Estructura orgánica y cultura organizacional.
Condiciones generales de trabajo, prestaciones,
sistemas de pago, horario de trabajo.
Administrativo
Recursos Humanos
3. Presentar al nuevo empleado con su futuro jefe, quien es el
responsable de seguir con la inducción, en la cual lo ubica
en su espacio físico de trabajo y explica las funciones
específicas del área, enfatizando en las actividades que
debe realizar.
Jefe Inmediato del
4. Facilitar el acceso al material documental necesario como
manuales, procedimientos, instructivos que amplíen la
información proporcionada, así como todo lo referente a
las funciones y responsabilidades que le competen al
puesto.
nuevo empleado
Jefe Inmediato
5. Aplicar las evaluaciones necesarias para valorar los
conocimientos adquiridos por el nuevo empleado, y
además registra la inducción impartida en el formulario
―registro de capacitación‖.
6. Entregar los resultados de las evaluaciones a Recursos
Humanos para su integración al expediente personal.
Flujograma 4: Inducción del nuevo personal
Inicio
Nuevo Empleado
Área de Recursos
Humanos
Departamento
Administrativo
Capacitación
Estructura Orgánica
Cultura Institucional
Condiciones Generales de Trabajo
Prestaciones
Sistema de Pago
Horario de Trabajo
Jefe Inmediato
Ubicación
Espacio Físico de Trabajo
Funciones especificas del área
Actividades que va a realizar
Funciones y responsabilidades que le
competen
Bienvenida a la
Empresa
Fin
Evalúa los
Conocimientos
del Empleador
Elaborado por: Autora
3.3.Procedimientos de compra
Propósito
Consiste en proporcionar los mecanismos mediante los cuales la CORPORACIÓN
MAGMA ECUADOR, bajo su propia responsabilidad, gestionará la adquisición de
los productos farmacéuticos que va a comercializar dentro del país.
Objetivos
Propiciar el ordenamiento de la gestión de abastecimiento de productos.
Orientar adecuadamente los esfuerzos de gestión de adquisición de los
productos farmacéuticos de manera que ésta responda a las necesidades
reales.
Formular y difundir una guía práctica de procedimientos a seguir para la
adquisición de los productos.
Alcance
Este procedimiento aplica tanto al área comercial de la sierra como al área comercial
de la costa que mantiene MAGMA ECUADOR.
3.3.1. Análisis de las posibles fuentes de abastecimiento
La única fuente de abastecimiento de medicinas para la CORPORACIÓN MAGMA
ECUADOR, al ser una filial de la Corporación Infarmasa y Laboratorios Medifarma,
es precisamente Infarmasa que se encuentra ubicada en Lima-Perú, todos los
requerimientos de medicamentos que comercializa MAGMA ECUADOR, serán
solicitados a Lima-Perú, por lo tanto el abastecimiento de productos farmacéuticos
en Ecuador se realiza a través del proceso de importación que se describe a
continuación:
ÁREA/CARGO
PASOS
Área de
Adquisiciones
1. De Acuerdo con los datos del Fore Cast que se mantiene
para Ecuador, se realiza la solicitud de compra a Infarmasa
en Perú, a través de correo electrónico, indicando
claramente la razón de la compra y los siguientes datos:
Nombre de los productos, marcas, cantidades, tiempo en
que se necesita, y requerimientos técnicos específicos.
Coordinador de
Compras y
Logística en Perú
2. Evalúa la información y verifica que toda la información
sea correcta y envía la proforma.
3. Si la Información de adquisición no es correcta el
coordinador regresa los comentarios a adquisiciones,
informando de las desviaciones en la información, para que
sean corregidas.
Área Administrativa 4. Revisa la proforma y junto con gerencia general se aprueba
y Gerencia General
o desaprueba la adquisición de los productos.
5. Enviar la aprobación al Coordinador de compras y logística
en Perú
Coordinador de
Compras y
Logística en Perú
6. Gestionar eficientemente la obtención de licencias y
permisos previos para realizar el embarque de los productos
Puerto de Embarque
7. Una vez realizado el embarque, obtener borrador de los
documentos de despacho para registrar lo embarcado
realmente y poder dar seguimiento o inicio al trámite de
despacho.
Coordinador de
Compras y
Logística en Perú
8. Revisar los documentos a enviar y solicitar las
correcciones necesarias en caso de que exista algún tipo de
error que pudiere demorar el despacho.
Coordinador de
Compras y
Logística en Perú
9. Confirmar las fechas de salida y arribo de la carga con el
agente de carga internacional, ya sea aéreo o marítimo,
tanto como detectar cualquier anomalía que pudiere darse
en el embarque.
10. Supervisión de la obtención de la póliza de seguro con la
aseguradora.
Área Administrativa 11. Lograr que se cumplan los tiempos de facturación por
montos correctos para todos los casos.
Financiera
Adquisiciones
12. Dar seguimiento y solución al trámite de despacho con el
agente afianzado, de modo que cualquier situación pueda
ser superada a favor de cumplir los tiempos eficientes de
desaduanización y reduciendo o eliminando gastos y
multas innecesarias
13. Bajo gestión previa, revisar las declaraciones DAU y
DAV que emita el despachador y siendo ―firma
autorizada‖ dar paso al proceso de ingreso al SICE del
trámite.
Área
AdministrativaFinanciera
14. Coordinar y solicitar ordenadamente los valores de
anticipos al Departamento Financiero para los pagos de las
obligaciones a cumplir para lograr el despacho.
15. Registrar todo valor de pago, anticipo o garantía suscitado,
manteniendo independencia de cuentas, es decir, cada
valor será gestionado para un trámite en específico y este
será el valor que deberá considerarse al final para la
liquidación de la importación, evitando cruces o
confusiones financieras entre importaciones.
Adquisiciones
16. Lograda la nacionalización de la mercadería, coordinar y
supervisar el ingreso OK de la misma a bodegas Quifatex
en la ciudad que fuere necesario.
Adquisiciones
17. Para casos en los que la mercadería recién importada
fuere destinada para algún fin en particular, poner al tanto
a la persona en cuestión y/o gestionar la disponibilidad del
embarque para su inmediata facturación.
Adquisiciones
18. Obtener, verificar y liquidar internamente la importación.
Enviando este reporte a la Gerencia General y al
Departamento Financiero para dar por ―terminado‖ el
proceso, y Financiero pueda cancelar o exigir las
diferencias de valor.
Documentos: Solicitud de Compra (Anexo 3) y Documentos de Importación
Flujograma 5: Procedimiento de Compra
INICIO
Área de
Adquisición
Punto de
Embarque
de
Revisa
información
Área
Administrativa y
Gerencia General
Si
Aprobación
No
FIN
Elaborado por: Autora
Confirmación de
productos
Área Financiera
Departamento de
Adquisición
Cumplimiento y
seguimiento del proceso
de Adquisición
3.3.2. Proveedores Potenciales
Los proveedores de los medicamentos genéricos y de marca que CORPORACIÓN
MAGMA ECUADOR comercializa son:
CORPORACIÓN INFARMASA ubicada en Lima-Perú
MEDIFARMA S.A. ubicada en Lima-Perú
MAGMA ECUADOR tiene total dependencia de Infarmasa como proveedor de
todos los productos que comercializa, es de esta manera que su imagen corporativa y
la calidad de sus productos se encuentra respaldada por dicha empresa.
3.3.3. Creación de políticas de compra
Para CORPORACIÓN MAGMA EXUADOR, deberá ser imprescindible establecer
varias políticas de compra que le permitan tener un manejo adecuado de este
procedimiento dentro de la empresa, es así que se detallan las siguientes políticas:
El área de adquisiciones no podrá procesar una compra o importación alguna
si los datos para realizar la misma no se encuentran claramente detallados,
entre los datos requeridos son: área solicitante, nombre del producto, marca,
cantidad, especificaciones técnicas, entre otras.
Todo tipo de adquisición o importación se llevará a cabo solo si está
autorizada. Sin hacer excepción alguna.
La empresa deberá mantener un registro de control general de las
importaciones, tomando en cuenta el cumplimiento del Fore Cast para
Ecuador desde Perú, además este registro permitirá obtener datos estadísticos
que sean de apoyo en momentos de proyección de importaciones siguientes.
Si se trata de una importación planificada, esta deberá coincidir con el plan de
Fore Cast y su contenido solo variará en condiciones especiales por algún
requerimiento puntual que se haya autorizado previamente.
Si se trata de una importación urgente, ésta será vía aérea y se realizarán
básicamente por despachos urgentes a instituciones. Toda coordinación de
importación urgente, se coordinará intentando al máximo evitar el despacho
aéreo, por su alto costo a la empresa.
Es decir, se buscará que los
requerimientos a instituciones sean considerados en el embarque marítimo
más cercano dentro del margen de lo aceptado para la institución.
Al tratarse de una importación planificada o urgente, todo despacho será
previamente coordinado bajo la supervisión de la Gerencia General,
registrado e informado al personal del agente afianzado.
Llevar un cronograma de planificación de cuando se realizarán los despachos
basándose en el Fore Cast e información adicional desde Perú.
Será necesario asesorar y apoyar a la alta gerencia en la toma de decisiones
que respecten al proceso de importación, buscando siempre las opciones más
competitivas que favorezcan y agiliten los trámites.
Mantener informada a la gerencia de todos los problemas o avances que
pudieren presentarse durante el proceso de desaduanización de los productos
importados.
3.4.Procedimiento de Compras y Pagos por Adquisición de Suministros,
Servicios, Recursos y Materiales de Trabajo
Es necesario considerar que para el adecuado funcionamiento de CORPORACIÓN
MAGMA, además de los productos que comercializa, ésta debe adquirir suministros,
servicios, recursos y materiales de trabajo para ejecutar sus actividades de
distribución y comercialización de los productos farmacéuticos dentro del país.
Título del Procedimiento: Adquisición de suministros, servicios, recursos y
materiales de trabajo
Dirección:
Objetivo:
Adquisiciones
Describir los pasos para la adquisición de suministros,
servicios, recursos y materiales de trabajo
Alcance:
ÁREA/CARGO
Se aplica en esta Dirección
PASOS
Solicitante
1. Cuando en cualquier área de la empresa se necesita algún
material o suministro debe diligenciar el formulario de
SOLICITUD DE MATERIALES o de SERVICIOS,
solicitud que debe ser aprobada y firmada por el superior
del área o departamento.
Solicitante
2. Esta solicitud de materiales se envía al Encargado de
Adquisiciones quien verificará si hay existencias del
material o suministro solicitado y la enviará al área
ADMINISTRATIVA, para su estudio
Área
3. Estudia la solicitud y agilita su aprobación si es el caso, si
no se encuentra aceptable, se informa inmediatamente,
por escrito, al solicitante la negación de la solicitud o se le
solicitan las explicaciones o datos adicionales necesarios
para estudiar nuevamente la requisición.
Administrativa
4. Si es aprobada se envía al Encargado de Adquisiciones
Adquisiciones
5. Envía las requisiciones de materiales y suministros a los
proveedores para solicitar cotización
Adquisiciones
6. Analiza por lo menos 3 cotizaciones dadas por los
proveedores
y
prepara
una
PLANILLA
DE
COMPARACION DE PRECIOS, en donde se comparan
las distintas propuestas y se recomienda la mas adecuada
Adquisiciones
7. Envía la documentación pertinente al área administrativa
para su consideración y aprobación si cae dentro de sus
atribuciones, y esta la pasa a la Gerencia General si se
requiere.
8. Una vez aprobada la compra, se pasa toda la
documentación al Encargado de Adquisiciones para la
elaboración de la ORDEN DE COMPRA.
Área
Administrativa
Adquisiciones
9. Prepara la Orden de Compra, pre-numerada, con original
y tres copias, en donde se identifica claramente:
Proveedor - identificación clara, dirección, teléfonos,
representante, las cantidades y precios de los productos o
servicios que MAGMA desea adquirir; el valor total de la
orden de compra, lugar y las fechas de pago; Ítem
presupuestario que debe ser cargado con el valor de la
compra.
Adquisiciones
10. Hace llegar el original oportunamente al proveedor, la
primera copia la envía a Contabilidad y la segunda copia
la archiva en Compras y Suministros para luego comparar
las facturas y las mercancías entregadas con la orden
respectiva y la tercera copia para el proveedor, que debe
acompañar con su factura.
Adquisiciones
11. Para el recibo de suministros en la empresa se
confrontará la calidad y cantidad de los productos y los
documentos de quien entrega, con los documentos,
requerimientos y orden de compra, de acuerdo con los
documentos existentes en su archivo.
Proveedor
12. Envía una remisión, detallando los productos que
entrega junto con la factura y el Encargado de
Adquisiciones la sella y firma indicando el recibo de las
mercancías.
Adquisiciones
13. Debe acompañar la copia de la Nota de Recibo de
Suministros, y la remisión del proveedor al legajo de la
compra y procede a la entrega o despacho de la mercancía
al área solicitante
Adquisiciones
14. Una vez hecha la entrega y firmada la NOTA DE
ENTREGA DE MERCANCIAS, o la NOTA DE
REMISION DE SUMINISTROS, estos documentos se
adicionan al legajo de la compra y se envían a
contabilidad junto con la factura para su cancelación,
conservando Adquisiciones una copia de las notas de
entrega.
Contabilidad
15. Aprobación de la factura, ésta debe constar de todos los
requisitos exigidos por el SRI
16. Ingreso de factura al sistema MICRO SISTEM
17. Generar la partida de pago
18. Emisión de la retención
19. Emisión del comprobante de egreso
20. Emisión del cheque
Área
Administrativa
Contabilidad
21. Aprobación y firma del cheque
22. Firma de comprobantes
Contabilidad
23. Entrega de cheques a los proveedores los días viernes de
14h00 a 17h00.
Documentos: Solicitud de Materiales y Suministros (Anexo 3), Orden de Compra
(Anexo 4), Nota de Entrega de Mercancías, Nota de Remisión de Suministros
(Anexo 6)
Flujograma 6: Adquisición de Suministros, Materiales, Servicios
INICIO
Llenar la solicitud
Área Administrativa
Análisis de
Adquisición
No
Aprobación
Si
Orden de
Compra
Analiza la solicitud
Si
Aprobación
Adquisiciones
No
Preparación de
orden de Compra
Proveedor
Departamento de
Contabilidad
Cheque enviado
por el Área
Administrativa
Firma de
comprobantes
Entrega de
cheque
FIN
Elaborado por: Autora
Cotizaciones a proveedores
Comparación de ofertas
Envía las mejores ofertas
3.5.Procedimiento de Ventas
El procedimiento de ventas que realiza CORPORACIÓN MAGMA ECUADOR
debe estar correctamente estructurado, de manera que cada una de las personas que
intervienen en el desarrollo del proceso tenga conocimiento de las funciones y
responsabilidades que deben cumplir.
3.5.1. Análisis de Ventas
Objetivo
Describir los sistemas y procedimientos existentes en MAGMA ECUADOR
destinados a conseguir:
La conveniente valoración de las características de los
productos
farmacéuticos antes de su utilización comercial.
Un adecuado desarrollo de las actividades comerciales y los servicios
relacionados con productos farmacéuticos, de acuerdo, en cada caso, con las
características relevantes de la actividad o servicio, del producto y del cliente.
El análisis del procedimiento de Ventas se realizará en base al siguiente esquema:
Título del Procedimiento:
Ventas
Dirección
:
Área de Comercialización
Objetivo
:
Describir los pasos para las ventas de productos
Alcance
:
Se aplica en esta Dirección
ÁREA/CARGO
PASOS
Jefe Nacional de Ventas
1. Asigna a cada Representante de Ventas su cartera
de clientes, dentro de las regiones Costa y Sierra
del país.
Representante de
Ventas
2. Visita las diversas farmacias de la cartera de
clientes asignada.
3. A través de folletos promocionales da a conocer
los productos que ofrece.
Clientes
4. Generan pedidos de medicamentos al representante
de ventas.
Representante de
Ventas
5. Recepta el pedido con las especificaciones de
productos a ser vendidos.
6. Establece las condiciones de pago y se realiza el
contrato.
7. Realiza la solicitud de pedido de productos a
CORPORACIÓN MAGMA
Área de
Comercialización
8. Recepta el pedido y elige el distribuidor mediante
el cual se atenderá al cliente.
9. El pedido es enviado al distribuidor ya sea
Quifatex o Helmuth Farma.
Departamento de
Crédito del distribuidor
10. Si es un cliente nuevo se analizará su solicitud de
compra, en el caso de existir el cliente en la base
de datos se procede a generar la factura.
Distribuidor
11. Emite la factura correspondiente
realizado por el cliente.
al pedido
Distribuidor
12. Se entrega las facturas a bodegas para despacho.
13. Este pedido es entregado en 72 horas a partir de la
emisión de la factura a los clientes.
Documentos: Solicitud de Pedido (Anexo 5)
Flujograma 7: Procedimiento de Ventas
INICIO
Jefe Nacional de
Ventas
Representante de
ventas
Cartera de
Clientes
ventas
Visita cada
Farmacia
condiciones de
pago
envió
Área de
Comercialización
Distribuidor
Los clientes hacen
pedidos de
Mercadería
Emite factura
correspondiente
Bodega
Entrega
pedido
FIN
Elaborado por: Autora
3.6.Procedimientos de Bancos
La cuenta de Bancos, representa la existencia de los medios monetarios que posee
MAGMA ECUADOR y que se encuentran depositados en sus cuentas bancarias.
En esta cuenta se reflejan las entradas de los medios monetarios en el banco por
concepto de los depósitos efectuados por la entidad, excepto la que financia el
proceso inversionista.
Así mismo, se reflejan los egresos por los pagos efectuados a los proveedores, así
como las extracciones para pago de nóminas, aportes, multas, liquidación de fondos.
La cuenta Bancos, es una de las cuentas más importantes que se maneja dentro del
sistema contable de CORPORACIÓN MAGMA ECUADOR, por tanto es necesario
conocer el procedimiento de su manejo.
Título del Procedimiento: Bancos
Dirección:
Área Administrativa
Objetivo:
Describir los pasos para realizar el registro de la cuenta
bancos
Alcance:
ÁREA/CARGO
Asistente Contable
Se aplica en el área administrativa - contable
PASOS
1. Verificar que los cheques en Tránsito aparezcan en el
estado de cuenta enviado por banco.
2. Verificar que los depósitos consten en el estado de
cuenta enviado por banco.
3. Comprobar que se hayan asentado todos los errores
del mes en el estado de cuenta bancario, ya sean por
diferencias, mal ubicación, omisión o partidas que no
corresponden a la empresa.
4. Ejecutar la conciliación de saldos en el sistema
contable.
5. Cuadre de mayores y disponibilidad de saldos
6. Enviar de conciliación al contador
Contador
7. Aprobación de la conciliación.
Flujograma 8: Manejo de Bancos
INICIO
Asistente
Contable
Controla el
movimiento de la
cuenta en el banco
Compara todos
los asientos
Verificación de los
saldos en el sistema
contable
Contador
Asistente
Contable
Conciliación
No
Aprobación
Si
Contador
FIN
Elaborado por: Autora
3.6.1. Diseño de políticas para el manejo de Bancos
El departamento administrativo/contable, debe encargarse de la recepción del
estado de cuenta enviado por el grupo financiero en donde tiene habilitada la
cuenta la empresa.
Revisar cada una de las transacciones realizadas, tanto en depósitos, como en
retiros o transferencias electrónicas.
A través del sistema contable que maneja la empresa, realizar las
conciliaciones bancarias.
Verificar que todos y cada uno de los cheques emitidos, consten en el estado
de cuenta, con el fin de que se puedan justificar todos los movimientos
realizados.
3.7.Procedimientos de Cuentas por Cobrar
Las cuentas por cobrar, representan derechos exigibles originados por ventas,
servicios prestados y otorgamiento de préstamo, son créditos o pago de clientes y
otros deudores, que continuamente se convierten o pueden convertirse en bienes o
valores más líquidos como efectivo, y que por lo tanto pueden ser cobradas 12.
Estas constituyen una función dentro de los ingresos que se encarga de llevar el
control de los clientes y deudores para reportarlas al departamento de crédito y
cobranza.
Las cuentas por cobrar son el total do todo el crédito extendido por CORPORACIÓN
MAGMA ECUADOR a sus clientes.
12
CHAVEZ, Beatriz, Universidad Nacional Autónoma de México, Administración del capital de
trabajo, ―administración de cuentas por cobrar.
Título del Procedimiento: Cuentas por Cobrar
Dirección:
Objetivo:
Área Administrativa
Describir los pasos para la recuperación de cartera a través
de las cuentas por cobrar.
Alcance:
ÁREA/CARGO
Asistente Contable
Se aplica en el área administrativa - contable
PASOS
1. Solicitud de reporte de ventas a los distribuidores
Quifatex, Helmuth hasta el primer día hábil de
cada mes.
2. Generar las facturas con un plazo de 60 días.
Asistente de Crédito
y Cobranzas
3. Aprobación de facturas por Quifatex y Helmuth.
4. La emisión de la transferencia bancaria según el
plazo de crédito es notificada por los
distribuidores.
5. Confirmación de la transferencia y el monto
cobrado.
6. Cancelación de las facturas en el módulo de
clientes.
Documentos: Reporte de Ventas, Facturas (Anexo 8)
Flujograma 9: Manejo de Cuentas por Cobrar
INICIO
Asistente
Contable
Reporte de
ventas a los
distribuidores
Aprobación de
facturas
Confirmación de
transferencias
bancarias cobradas
Cancelación
de Factura
FIN
Elaborado por: Autora
3.7.1. Creación de Políticas de Cobro
Vigilar el comportamiento de los vencimientos de la cobranza y la
antigüedad de las cuentas por cobrar.
Dar seguimiento a los programas de ventas durante todo el ciclo comercial.
Promover planes para agilizar la cobranza de la cartera de clientes.
Promover la difusión de las políticas de crédito y cobranza de las
operaciones comerciales.
Atender las quejas y sugerencias de los clientes en relación a sus pagos,
intereses, ampliaciones de crédito, etc.
Verificar físicamente junto con la persona responsable de las cuentas por
cobrar los documentos que respalden dicha cuenta.
Comprobar físicamente la existencia de títulos, cheques, letras y documentos
por cobrar.
Verificar que el monto de la cantidad que debe ser cobrada, sea igual a la
cancelada por el cliente
Verificar que los datos de los deudores sean correctos.
Comprobar la validez de los documentos.
Verificar qué cuentas por cobrar han sido canceladas oportunamente, con
atrasos, o si no han sido pagadas o protestadas.
Examinar las facturas de clientes, así como otros documentos justificativos
de las cuentas por cobrar.
Se deberá recuperar el pago de los créditos que no han sido liquidados,
estableciendo un control de la cartera pendiente de cobro y que por diversas
causas no se ha efectuado la recuperación oportuna de los créditos
otorgados, llevando a cabo las acciones administrativas pertinentes.
Se considera cartera vencida todos aquellos créditos que no se hayan cubierto
dentro del siguiente mes a partir de que reciba el producto.
3.8.Procedimientos de Cuentas por Pagar
Las cuentas por pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales
(Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o
contratación de inversiones en proceso que realiza MAGMA ECUADOR.
Si son pagaderas a menos de doce meses se registran como cuentas por pagar a corto
plazo y si su vencimiento es a más de doce meses, en cuentas por pagar a largo
plazo13.
Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de éstos por cada
documento de origen (fecha, número del documento e importe) y por cada pago
efectuado. También deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o
indemnizaciones.
En este caso, las cuentas por pagar son las cuentas que se generan por la adquisición
de los productos que comercializa CORPORACIÓN MAGMA ECUADOR y que los
adquieres a sus proveedores Infarmasa y Medifarma en Lima-Perú, por lo tanto es
importante describir el manejo de este procedimiento como se muestra a
continuación:
Título del Procedimiento:
Cuentas por Pagar
Dirección:
Área Administrativa
Objetivo:
Describir los pasos para la cancelación de las cuentas
pendientes hacia los proveedores.
Alcance:
ÁREA/CARGO
Se aplica en el área administrativa – contable.
PASOS
Asistente Contable
1. Generar la partida en base a los estados de cuenta con
un crédito de 60 días.
Gerente General
2. Aprobación del monto a pagar.
Asistente Contable
3. Emisión de documentos para realizar la transferencia
bancaria al exterior.
4. Envío de documentos al Banco Internacional.
5. Envío de notificación de pago.
13
CHAVEZ, Beatriz, Universidad Nacional Autónoma de México, Administración del capital de
trabajo, ―administración de cuentas por cobrar.
6. Confirmación en el banco.
7. Verificación de transacción recibida con el
departamento de contabilidad de los proveedores.
Documentos: documentos bancarios de transferencia de fondos (Anexo 13)
Flujograma 10: Manejo de Cuentas por Pagar
INICIO
Asistente
Contable
Genera Crédito
de 60 días
Gerente
General
NO
Aprobación
SI
Asistente
Contable
Emisión de
documentos para la
transferencia
bancaria al exterior
Envió de
documentos Banco
Internacional
Confirmación
del Banco
Verificación de
transacción
FIN
Elaborado por: Autora
3.8.1. Creación de Políticas de Pago
Establecer fechas de pago a proveedores, y verificar que son hechas el mismo
día de cada mes.
Mantener los saldos de cada uno de los proveedores, con los correspondientes
vencimientos.
Registrar los abonos realizados, con detalle de día, hora, información de
persona que recibió del pago.
Verificar constantemente el saldo disponible en la institución bancaria, para
evitar sobregiros o incumplimientos con los pagos que se deben realizar.
Guardar un registro de todos y cada uno de los movimientos bancarios
realizados, mediante transferencia a otros grupos financieros para el pago de
obligaciones.
Realizar una llamada de confirmación de la recepción del dinero o de la
transferencia bancaria, con el proveedor con el que se mantenía la cuenta por
pagar.
3.9.Procedimientos de control de inventarios
Objetivo
Establecer un instrumento administrativo que permita agilizar el proceso de registro
y control de los inventarios de productos en las bodegas de MAGMA ECUADOR a
través de la distribución adecuada de tareas y responsabilidades entre las áreas que
participan en este proceso; además de mantener el registro y
documentación
oportuna y suficiente de los movimientos que se realicen durante el proceso.
3.9.1. Análisis y descripción
A continuación se realizará la descripción del procedimiento que se realiza para el
registro y control del inventario que se maneja en MAGMA ECUADOR, cabe
recalcar que el inventario físico se lo realiza cada tres meses y mes a mes a través de
distribuidores.
Título del Procedimiento:
Control de Inventarios
Dirección:
Área Administrativa y Adquisiciones
Objetivo:
Describir los pasos para el control de inventarios.
Alcance:
Se aplica en el área administrativa - contable
ÁREA/CARGO
Asistente
Administrativa
PASOS
1. Reporte de ventas mensuales emitidas por los
distribuidores
2. Se registra los productos vendidos en el sistema
informático.
3.
Asistente Contable
Se realiza un cuadre de registro de ventas de los
distribuidores, con los registros de productos del
sistema manejado en la empresa.
4. En caso de que los registros no cuadren, se emite
facturas a los distribuidores, si es que hay faltante.
5. Si los registros de inventario presentan excedentes o
sobrantes, se emite notas de crédito a los
distribuidores.
6. El inventario físico lo controla y verifica la empresa
cada tres meses.
Documentos: Reporte de ventas, facturas (Anexo 8), notas de crédito (Anexo 7)
Flujograma 11: Control de Inventarios
INICIO
Asistente
Administrativa
Reporte de ventas
mensuales
Producto vendido
en el sistema
informático
Asistente
Contable
Comprobación
Inventario
FIN
Elaborado por: Autora
36