Manual Admon Proyectos... - Instituto Nacional de las Mujeres

Manual para la Administración de Proyectos
Fondo Proequidad
El Instituto Nacional de las Mujeres, con fundamento en la Ley que lo reglamenta, en la
Ley Federal de Fomento a las Actividades Realizadas por Organizaciones de la Sociedad
Civil, y en el marco del Programa Nacional para la Igualdad de Oportunidades y No
Discriminación contra las Mujeres (PROEQUIDAD), ha constituido un programa de
financiamiento denominado “Fondo Proequidad”.
El presente documento tiene como propósito establecer las normas para la operación,
aplicación y comprobación de los recursos económicos provistos por el Fondo
Proequidad; asimismo, explica el procedimiento para la presentación del informe parcial
de actividades y del informe final de resultados, considerando los procesos de trámite
para la radicación de recursos.
Información Básica
Objetivo General
Ofrecer a la/el responsable del proyecto un manual de consulta que le auxilie en:

la comprobación de los recursos económicos asignados por el Fondo
Proequidad,

la sistematización de información y la presentación de los informes parcial de
actividades y final de resultados.

Las sanciones y rescisión del Acuerdo de Colaboración.
Fundamento legal y administrativo de las acciones derivadas de la
instrumentación del Fondo Proequidad

Ley del Instituto Nacional de las Mujeres.

Ley Federal de Fomento a las Actividades Realizadas por las Organizaciones de la
Sociedad Civil.

Ley de Ingresos de la Federación.

Sistema de Gestión de Calidad del INMUJERES ISO 9001:2000.

Programa Operativo Anual de Transparencia y Combate a la Corrupción.
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Fondo Proequidad
Responsabilidades de las/los participantes del proyecto
Organizaciones ganadoras
 Brindar a la persona responsable del proyecto todo el respaldo, soporte e
infraestructura indispensables para el desarrollo del mismo.
 Suscribir el Acuerdo de Colaboración con el Inmujeres.
 Garantizar que los recursos aportados para la ejecución del proyecto se apliquen
de manera exclusiva a los fines del mismo.
 Llevar una contabilidad que permita identificar las operaciones financieras y
contables del proyecto.
 Otorgar las facilidades necesarias a quien, por parte del Inmujeres, realice la(s)
visita(s) de seguimiento, y atender las observaciones que de ella(s) se deriven.
 Mantener al día toda la documentación, técnica, financiera y administrativa
inherente al proyecto.
 Entregar en tiempo y forma los informes parcial y final de resultados.
 Poner a disposición del Inmujeres toda la información y documentación relativa al
proyecto que le sea solicitada.
 Notificar al Inmujeres cualquier cambio en su razón social, dirección, estructura
organizacional, etc., que tenga lugar durante la vigencia del proyecto.
Responsable del Proyecto
 Ejercer adecuada y oportunamente los recursos asignados para el desarrollo del
proyecto.
 Cumplir con el cronograma de actividades y la aplicación del presupuesto
autorizados para el proyecto.
 Conformar y sustentar las adecuaciones técnicas de ejecución que sean
necesarias para el desempeño correcto del presupuesto.
 Integrar en el expediente del proyecto la información técnica y financiera que se
genere durante el desarrollo del mismo.
 Responder oportunamente a las solicitudes de información técnica del proyecto
que le requiera el Inmujeres.
 Elaborar y enviar, en tiempo y forma, los informes parcial de actividades y final de
resultados, los cuales deberán señalar de manera detallada los gastos efectuados.
 Notificar al Inmujeres el número de cuenta, sucursal y plaza, a fin de realizar los
depósitos correspondientes a la segunda y tercera ministración.
 Asistir al Taller de Fortalecimiento Institucional organizado por el Inmujeres.
Mecánica Operativa
Formalización de los Apoyos
La formalización del financiamiento implica la firma del Acuerdo de Colaboración, el cual
tiene por objeto establecer las bases legales y los compromisos y obligaciones a las que
se sujetarán las partes involucradas para el ejercicio de los apoyos económicos que
otorgue el Inmujeres a través del Fondo Proequidad.
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Fondo Proequidad
Entrega del recurso financiero
La entrega de los recursos económicos para el financiamiento de los proyectos ganadores
está contemplada en tres ministraciones:
Inicial.- La entrega del recurso económico correspondiente a la primera ministración se
realiza en el evento protocolario, en el cual se procede a la firma del Acuerdo de
Colaboración.
El o la representante legal deberá presentarse en las instalaciones que fije el Inmujeres,
con la documentación original que fue solicitada en la convocatoria correspondiente.
Asimismo, hará entrega del comprobante fiscal debidamente requisitado (Véase Anexo 1).
En casos especiales, el Inmujeres enviará a las organizaciones el Acuerdo de
Colaboración para su firma, el cual deberá ser devuelto al Instituto debidamente firmado,
a fin de proceder a realizar el depósito correspondiente en la cuenta bancaria que señale
la organización.
Subsecuentes.- Para realizar el pago correspondiente a las ministraciones posteriores
(mitad del periodo y final), el Inmujeres deberá tener en su poder los informes parcial de
actividades y final de resultados, respectivamente. La(s) persona(s) responsable(s) que
designe el Inmujeres para las visita(s) de seguimiento deberán emitir un reporte sobre la
visita, informando sobre los avances del proyecto, el uso de los recursos y el compromiso
de la organización para la realización del proyecto. En caso de que la persona
responsable de la visita detecte anomalías en el desarrollo del proyecto y el uso de los
recursos, lo deberá informar a la/el titular de la Dirección General de Promoción y Enlace,
a fin de que se tomen las medidas procedentes, informando en todo momento a la
organización.
Para proceder a la entrega del recurso, la persona designada como representante legal o
responsable del proyecto deberá enviar al Inmujeres el recibo correspondiente
debidamente requisitado.
Calendario para la entrega de recursos
Ministración
Primera Ministración (45% del monto
solicitado)
Segunda Ministración (45% del monto
solicitado)
Tercera Ministración (10% del monto
solicitado)
Fecha de entrega de recursos
financieros
A la firma del Acuerdo de Colaboración
Julio de 2006 (A mitad del periodo de
ejecución del proyecto)
Octubre 2006 (A final del periodo de
ejecución del proyecto)
El Inmujeres solicitará con oportunidad a las organizaciones tanto los informes
correspondientes como los recibos fiscales, para que una vez que sean aprobados se
realicen los trámites que corresponda para la radicación de los recursos.
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Informes Parcial de Actividades y Final de Resultados
El/la responsable del proyecto entregará oportunamente y debidamente llenados los
formatos de Informe Parcial de Actividades e Informe Final de Resultados (Véanse Anexos
2 y 3).
La persona responsable del proyecto es la encargada de llenar dichos formatos, los
cuales deberán ir acompañados de la documentación comprobatoria correspondiente,
tanto de los avances del proyecto como de la documentación financiera que dé cuenta del
uso de los recursos.
Corresponde al personal del Inmujeres realizar visitas de seguimiento a la mitad del
periodo o cuando sea necesario por la naturaleza del proyecto, a fin de verificar los
avances del mismo.
Si la organización, a través del/la responsable del proyecto, no entrega el informe parcial
de actividades en tiempo y forma, las subsecuentes ministraciones al proyecto
podrán ser suspendidas, dando el curso legal que corresponda.
A la conclusión del periodo de financiamiento, las organizaciones deberán reportar las
metas alcanzadas, los productos obtenidos, así como dar cuenta de la radicación del
financiamiento. Para llevar a cabo lo anterior, las organizaciones dispondrán del formato
de Informe Final de Resultados. Si la organización no entrega en tiempo y forma el
informe final de resultados se podrá suspender la entrega de la tercera ministración, y
la organización deberá regresar el monto completo de las ministraciones entregadas, más
el costo financiero que corresponda.
Calendario para entrega de Informes
Tipo de Documento
Informe Parcial de Actividades
Fecha de entrega al Inmujeres
16 de junio de 2006
Informe Final de Resultados
18 de octubre 2006
El Inmujeres solicitará con anticipación a las organizaciones la entrega del informe final de
resultados, a fin de que el área de finanzas realice los trámites administrativos ante la
Secretaria de Hacienda y Crédito Público para que radique el recurso correspondiente a la
última ministración, y estar en posibilidades de entregar el recurso en el mes de octubre.
Aquellas organizaciones que al 18 de octubre no hayan concluido su proyecto, deberán
enviar un informe al calce en el mes de noviembre, contemplando sólo las actividades
realizadas del 18 al 30 de octubre, y la comprobación de gastos de dicho periodo.
Visitas de seguimiento
Las organizaciones ganadoras están obligadas a brindar las facilidades necesarias para
que se lleven a cabo las visitas de seguimiento. Estas habrán de efectuarse durante el
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primer semestre de desarrollo del proyecto. A cada proyecto, el Inmujeres asignará una
persona responsable de darle seguimiento y emitir los reportes correspondientes.
La/el funcionario responsable de la visita de seguimiento podrá realizar las revisiones que
considere convenientes para verificar el avance técnico del proyecto y el uso del apoyo
económico, así como la observancia de las normas y procedimientos descritos en el
presente manual, la Convocatoria, Bases Reguladoras y del Acuerdo de Colaboración.
El personal del Inmujeres determinará si la organización está cumpliendo o cumplió con
los objetivos planteados en el proyecto presentado, el logro de resultados y de productos,
así como con el reconocimiento que debe dársele al Inmujeres como fuente de
financiamiento, plasmando el logo de la institución en las publicaciones, trabajos,
resultados, productos y difusión.
El Inmujeres dispondrá los mecanismos necesarios para realizar un seguimiento
constante a los proyectos, a fin de que las actividades se cumplan en tiempo y forma, por
lo que en el caso de identificarse retrasos o anomalías en el desarrollo del proyecto se le
notificará de manera inmediata a la organización, en caso de que no se subsanen las
observaciones formuladas, el Inmujeres podrá suspender la entrega de las ministraciones
que estén pendientes y solicitará el reintegro del recurso que se haya entregado.
Cambio de responsable del proyecto y/o del representante legal
La organización podrá realizar cambios en la designación de la persona responsable del
proyecto, estos deberán notificarse por escrito al Inmujeres, argumentando los motivos
que dieron origen a dicho cambio.
En aquellos casos en los que la organización realice cambios en sus documentos
constitutivos, así como en la designación del representante legal, estos deberán
notificarse al Inmujeres e ir acompañados de la documentación notarial que lo acredite.
Transferencia de Recursos
El uso de los recursos deberá realizarse tal y como fue presentado en el proyecto. En
casos extraordinarios, en los que sea necesario realizar adecuaciones al uso de los
recursos entre partidas de un mismo concepto de gasto, deberá solicitarse previamente la
autorización por escrito del Inmujeres, anexando la justificación correspondiente.
Vigencia
Los proyectos ganadores del Fondo Proequidad tendrán vigencia del 13 marzo al 30 de
octubre de 2006.
Con base en lo anterior, no se podrán solicitar ni autorizar prórrogas para la realización de
proyectos.
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Fondo Proequidad
Suspensión, Cancelación y Sanciones
Suspensión de ministraciones. En caso de que se presenten algunos de los supuestos
siguientes, el Inmujeres podrá suspender los apoyos económicos asignados al proyecto:

Falta de cumplimiento por parte de la persona responsable del proyecto, en la
presentación del informe parcial e informe final de resultados.

Detección de anomalías en el uso de los recursos ejercidos.

Incumplimiento de cualquiera de las disposiciones establecidas
Convocatoria, las Bases Reguladoras y el Acuerdo de Colaboración.

Detección de falsedad de información.

Para este rubro aplica lo estipulado en los artículos 30 y 31 de la Ley Federal de
Fomento a las Actividades Realizadas por Organizaciones de la Sociedad Civil.
en
la
En caso de que los apoyos otorgados no sean utilizados, o sean utilizados con propósitos
distintos a la ejecución del proyecto, el Inmujeres solicitará que los recursos sean
reintegrados en un plazo máximo de tres días hábiles, contados a partir de la fecha en
que sean requeridos. Dicho reintegro deberá contener las actualizaciones y recargos que
se generen desde el momento en que se entregó la primera ministración hasta la fecha en
que se efectúe el pago, de conformidad con la tasa que fije la Ley de Ingresos de la
Federación.
Guía de apoyo para el ejercicio y justificación de gastos
El ejercicio y justificación de los recursos para cubrir los gastos del proyecto son
responsabilidad de la organización ganadora. Con respecto a lo anterior, los gastos
correspondientes a todas y cada una de las partidas que se especifican en el presente
documento, bajo los rubros de gasto de operación y gastos de inversión, se efectuarán de
acuerdo con la normatividad y las políticas administrativas de las organizaciones donde
se desarrollan los proyectos, quedando a su cargo el control y seguimiento del ejercicio, y
bajo su custodia la documentación que sustente la correcta erogación de los recursos. La
organización deberá contar con una contabilidad exclusiva para el proyecto.
Ejercicio y Justificación del Gasto de Operación
Los recursos asignados bajo el concepto de gasto de operación serán ejercidos conforme
a lo estipulado en el cronograma de actividades presentado por la organización ganadora
en el “Formato de Presentación de Proyectos”.
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Fondo Proequidad
A continuación se presenta un listado enunciativo de los diferentes conceptos:1
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Capacitación
Materiales
Materiales de difusión
Publicaciones
Recursos humanos
Gastos administrativos
Trabajo de Campo
Ejercicio y Justificación del Gasto de Inversión
Los recursos asignados bajo el concepto de gastos de inversión serán destinados a la
compra de los equipos, herramientas y, en general, activos fijos requeridos para el
desarrollo de los proyectos.
La clasificación de este gasto se efectuará de acuerdo con las políticas contables de la
organización. Las facturas que amparen la propiedad de los bienes adquiridos deberán
ser expedidas a favor de la organización.
En el caso de los proyectos financiados por el Fondo Proequidad, los gastos de inversión
se refieren a:
Adquisición de equipo especializado y equipo de cómputo. Deberá justificarse
ampliamente la necesidad de cada uno de los requerimientos.
Adecuación física de inmuebles utilizados en el desarrollo del proyecto.
No se financiarán gastos para la construcción y/o adquisición de inmuebles y la
compra de vehículos.
Los proyectos correspondientes a categoría la A no podrán realizar gastos de inversión.
Los proyectos correspondientes a categoría la B no podrán destinar más del 35% del
presupuesto asignado para gastos de inversión.
Las organizaciones ganadoras deberán contar con recibos y facturas que den cuenta de
sus gastos, las cuales serán solicitadas por el Inmujeres para la verificación de gastos
derivados del proyecto y la radicación de recursos financieros.
1
Véase Glosario de Términos “Gastos de operación”.
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Fondo Proequidad
Glosario de Términos
Acuerdo de
Colaboración
Es el documento suscrito entre el Instituto Nacional de las
Mujeres y las organizaciones ganadoras, con el que se
formaliza la asignación del financiamiento y se establecen
los compromisos a cumplir.
Financiamiento
Recursos otorgados por el Inmujeres a través del Fondo
Proequidad para el desarrollo de un proyecto.
Fondo Proequidad
Programa para impulsar proyectos que, desde una
perspectiva de género, promuevan el mejoramiento de las
condiciones de la población femenina en los ámbitos
sociales, políticos, económicos y culturales.
Formato de
Presentación de
Proyectos
Es el formato contenido en las Bases Reguladoras para la
presentación de proyectos.
Gastos de operación
Son los recursos financieros que se destinan al pago de
servicios y/o productos necesarios para el desarrollo del
proyecto.
Conceptos
Capacitación:
Actividades
de
generación
de
capacidades relacionadas con los temas y problemas
establecidos en las bases de la Convocatoria, en
beneficio de los grupos de mujeres objeto del proyecto
o de las(os) integrantes de la propia organización.
Materiales: Materiales de oficina para el desarrollo del
proyecto.
Materiales de difusión: Relativas a la promoción del
proyecto (carteles, folletos, dípticos, trípticos, etc.).
Publicaciones: Relativas a la sistematización del
proyecto (libros, manuales, modelos, informes, etc.).
Recursos Humanos: Contratación de personal
adicional para apoyo específico al proyecto. No podrán
destinarse recursos para contratación o nómina del
personal de la organización, tales como contratación
de contador(a) o servicios secretariales.
Gastos Administrativos: Pago temporal de servicios
administrativos específicos requeridos para el
proyecto, en ningún caso se deberán contemplar
cuentas corrientes de la organización, tales como pago
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Fondo Proequidad
de renta, luz, servicio telefónico, nómina, etc.
Trabajo de campo: Actividades realizadas en el/los
lugar(es) en donde se desarrolla el proyecto. Incluye
pago de transporte y viáticos (hospedaje y
alimentación).
Gasto de inversión
Son los recursos financieros que se destinan a la
adquisición, actualización, renovación y/o reforzamiento de
infraestructura y equipo necesario para el desarrollo del
proyecto.
Inmujeres
Instituto Nacional de las Mujeres.
ISO
Sistema de Gestión de Calidad
PROEQUIDAD
Programa Nacional para la Igualdad de Oportunidades y No
Discriminación Contra las Mujeres.
Proyecto
Propuesta presentada por las organizaciones de la sociedad
civil, aprobada por el Comité Dictaminador para recibir el
financiamiento.
Representante Legal
Persona física con facultades para contraer compromisos a
nombre de la organización sujeta de apoyo, así como de
firmar el Acuerdo de Colaboración.
Responsable del
proyecto
Persona física responsable de la ejecución del proyecto, del
cumplimiento de sus objetivos y metas, de la generación de
los productos a entregar y de la elaboración de los informes
parcial y final.
Vigencia del proyecto
Plazo estipulado en el Acuerdo de Colaboración en el cual
deberá ejecutarse el proyecto.
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Fondo Proequidad
ANEXO 1
DATOS PARA EL LLENADO DEL RECIBO FISCAL DE LA ORGANIZACIÓN
NOMBRE:
INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES
DOMICILIO:
ALFONSO ESPARZA OTEO No. 119
COL. GUADALUPE INN, C.P. 01020
DELEG. ALVARO OBREGON, MEXICO, D.F.
R.F.C.
INM0101121P2
CANTIDAD EN NÚMERO Y LETRA
CONCEPTO: “PRIMERA, SEGUNDA O TERCERA REMESA (según sea el caso)
PARA LA REALIZACIÓN DEL PROYECTO (NOMBRE DEL PROYECTO)”
NOTA: EL COMPROBANTE DEBERÁ CUMPLIR CON LOS REQUISITOS FISCALES
ESTABLECIDOS EN LOS ARTÍCULOS 29 Y 29A DEL CÓDIGO FISCAL DE LA
FEDERACIÓN:







Impreso en establecimientos autorizados por la SHCP.
Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y
registro federal de contribuyentes de quien los expida.
Contener impreso el número de folio.
Cédula de identificación fiscal reproducida en 2.75 cm. por 5 cm. Con una
resolución de 133 líneas/1200dpi.
En la cédula no podrá efectuarse anotación alguna que impida su lectura.
Leyenda “La reproducción no autorizada de este comprobante constituye un
delito en los términos de las disposiciones fiscales” con letra de 3 puntos.
El registro federal de contribuyentes, nombre, domicilio y, en su caso, teléfono del
impresor, así como la fecha de publicación de su autorización en el DOF con letra
no menor de tres puntos.
La vigencia para la utilización de los comprobantes deberá señalarse en forma
expresa.
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