2.8 abono de pago a contratistas

EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S. A. E.S.P.
TÉRMINOS DE REFERENCIA
INVITACIÓN PÚBLICA No. 10092707
OBJETO
SUMINISTRO DE PAPEL PREIMPRESO Y EL SERVICIO DE
IMPRESIÓN DIGITAL Y TERMINADO DE FACTURAS (DOBLADAS,
GRAPADAS O ENSOBRADAS) Y ENTREGA AL COURRIER O A QUIEN
SEÑALE ETB
BOGOTA,D.C., MAYO DE 2008
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CAPITULO 1
PRECISIÓN A LAS CONDICIONES GENERALES
1.
OBJETO
LA EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A. E.S.P. en adelante ETB,
está interesada en recibir ofertas para contratar el suministro de papel preimpreso y el
servicio de impresión digital y terminado de facturas (dobladas, grapadas o ensobradas) y
entrega al courrier o a quien señale ETB, de conformidad con las condiciones previstas en el
presente documento, en el Manual de Contratación de ETB y en las Condiciones Generales
de Contratación de ETB vigentes, los cuales deben ser consultados en la página web de ETB
www.etb.com.co .
Esta invitación no constituye oferta mercantil.
2.
INVALIDEZ DE INFORMACIONES PREVIAS A ESTA INVITACIÓN
La información contenida en este documento sustituye totalmente aquella que pudiere
haberse suministrado con anterioridad a esta invitación.
3. VALOR Y ENTREGA DE TÉRMINOS DE REFERENCIA
Los términos de referencia, tendrán un valor de OCHO MILLONES TRESCIENTOS DIEZ
MIL PESOS ($8.310.000.oo) M/CTE.
Los términos de referencia serán entregados a partir del diecinueve (19) de mayo de 2008, en
la Gerencia de Suministros y Adquisiciones, ubicada en la Carrera 8 No. 20-00, oficina 1004,
previa consignación de su valor en la cuenta No. 22006272030-5 del Banco Popular, fecha a
partir de la cual podrán ser consultados en la página Web de ETB.
4.
ACLARACIONES O MODIFICACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
Podrá solicitarse información aclaratoria relacionada con el contenido de este documento.
Para ello se deberá enviar solicitud por escrito a la Gerencia de Suministros y Adquisiciones
dentro de los 4 días hábiles siguientes a la fecha citada en el numeral anterior, con copia a la
oficina de Control Producción Pre- Post Facturación de la Vicepresidencia Financiera, fax
3421460.
ETB dará respuesta a las solicitudes de aclaración, por escrito, dentro de los 2 días hábiles
siguientes al vencimiento del plazo previsto en el párrafo anterior.
Las aclaraciones serán publicadas en la página Web de ETB.
5.
PAGO DE TÉRMINOS E INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES
Será requisito para presentar oferta, haber pagado el valor de los términos de referencia. El
no pago será causal de no recibo de la oferta.
1
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Así mismo, será requisito para celebrar el contrato, la inscripción en la base de datos de
proveedores de ETB. Los requisitos de inscripción pueden consultarse en la página Web de
ETB.
6.
LUGAR, FECHA Y FORMA DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS
Las ofertas se recibirán en la Gerencia de Suministros y Adquisiciones de ETB, el día cinco
(5) de junio de 2008 hasta las 14:00 horas en los términos del artículo 829 del Código de
Comercio.
La oferta deberá presentarse por escrito en tres (3) paquetes sellados y rotulados, que
contengan en forma separada la información jurídica, económica y técnica, cada uno de ellos
en original y una (1) copia de un mismo tenor, numeradas en forma continua con un índice
que contenga una relación de todos los capítulos, formatos y anexos que la conforman,
señalando el número de página donde se localizan.
Las observaciones o sugerencias que efectúe el oferente en relación con aspectos jurídicos,
financieros o técnicos, deberán consignarse en el acápite de la oferta que desarrolle cada
capítulo. De localizarse en sitio diferente dentro de la oferta, no serán consideradas.
El oferente deberá pronunciarse por escrito sobre la existencia o no existencia de
relaciones comerciales o de parentesco con los empleados de ETB.
7.
GARANTÍA DE SERIEDAD
Para garantizar la seriedad de la oferta, es necesario constituir a favor de la Empresa de
Telecomunicaciones de Bogotá S.A. E.S.P., una póliza expedida por una entidad bancaria o
compañía de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en favor de
particulares, por el 10% del valor total de oferta, excluido el IVA.
La garantía debe estar vigente por un periodo de 2 meses a partir de la fecha indicada para la
presentación de ofertas. Cuando los plazos establecidos en el presente documento sean
prorrogados, el oferente se obliga a ampliar la vigencia de la póliza hasta la fecha a la cual se
desplaza la firma del contrato.
8.
SOLICITUD DE ACLARACIONES Y ESTUDIO DE LAS OFERTAS
Durante el período de estudio de las ofertas, ETB podrá solicitar al oferente las aclaraciones y
explicaciones que estime necesarias sin que haya lugar a que éste pueda adicionar o
modificar las condiciones de su oferta. Las solicitudes de ETB y las respuestas del oferente
deberán constar por escrito.
El oferente deberá dar respuesta a estas solicitudes dentro los 2 días hábiles siguientes al
recibo de la comunicación en tal sentido.
ETB realizará el estudio de las ofertas dentro de los 5 días hábiles siguientes a su recibo.
2
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9.
NEGOCIACIÓN
ETB podrá adelantar una etapa de negociación dentro de los 5 días hábiles siguientes al
vencimiento de la etapa anterior, con el propósito de obtener ventajas económicas o
competitivas, plazo dentro del cual se estudiarán las contraofertas, si a éstas hay lugar.
10. ADJUDICACIÓN
ETB podrá abstenerse de adjudicar, o efectuar adjudicación total o parcial a uno o a varios
oferentes.
Parcialmente podrá adjudicarse la producción total, máximo a tres oferentes.
Si hay adjudicación parcial a varios oferentes, se adjudicará máximo el 80% y mínimo el 10%
a un solo oferente.
Podrá adjudicarse el 100% de la producción a un solo oferente.
Si opta por la adjudicación, ésta se efectuará dentro de los 2 días hábiles siguientes al
vencimiento de la etapa anterior, si a esta hubo lugar, o de la de estudio de ofertas.
La decisión sobre la adjudicación se comunicará al adjudicatario y a los no favorecidos dentro
de los 2 días hábiles siguientes al recibo de la misma en la Gerencia de Suministros y
Adquisiciones, salvo el caso que se haya efectuado en audiencia pública.
Esta información será publicada en la página Web de ETB.
11. ELABORACIÓN Y SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO
El contrato deberá suscribirse dentro de los 6 días hábiles siguientes al recibo de la
comunicación de adjudicación en el equipo jurídico, plazo que se distribuirá así: (i) Para su
elaboración, y firma por parte del apoderado de ETB, 4 días hábiles. (ii) Para su suscripción
por parte del contratista, 2 días hábiles siguientes al recibo de la comunicación que le curse el
Grupo de Compras.
12. PRORROGAS
Los plazos establecidos en el presente capítulo podrán ser prorrogados antes de su
vencimiento por el tiempo que ETB considere conveniente. Para el cómputo de los mismos, el
sábado se considera día no hábil.
14. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
El plazo de ejecución del contrato será de 2 años a partir del acta de inicio, previa aprobación
de la garantía.
PLAZO PARA LA ENTREGA DE LA IMPRESION: La ejecución de esta labor será mínimo
de 7.000 facturas por máquina cada 4.5 horas incluido alistamiento o el equivalente a
3
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impresiones. ETB requiere recibir totalmente terminadas el total de las facturas de mercado
masivo y corporativo, así:
15.

Mercado Masivo: 1ra etapa en 48 horas (2 días calendario)

Mercado Masivo: 2da Etapa en 48 Horas (2 días calendario)

Mercado Corporativo (Cuentas de Gobierno, Especiales y Facturación Directa) de 36
Horas (1,5 días calendario).

El plazo para entrega de desprendibles de nomina de empleados será de 12 horas.
TERMINACIÓN DEL CONTRATO
Se dará por terminado el contrato por las siguientes causas: (i) legales; (ii) por mutuo acuerdo
entre las partes; (iii) Unilateralmente por ETB en cualquier momento, dando aviso escrito al
Contratista con una antelación no inferior a 30 días, sin que por esto haya lugar a
indemnización alguna. En caso de terminación del contrato, ETB pagará únicamente al
CONTRATISTA las sumas correspondientes a los servicios efectivamente ejecutados.
16. GARANTÍAS
El CONTRATISTA deberá constituir en favor de ETB garantías expedidas por banco o
compañía de seguros legalmente autorizados para funcionar en Colombia, en favor de
particulares, para amparar los siguientes riesgos: a) CUMPLIMIENTO: Por un valor
asegurado de veinte por ciento (20%) del precio del contrato, la cual permanecerá vigente
desde la suscripción del mismo hasta su liquidación. b) SALARIOS, PRESTACIONES
SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES: Por un valor asegurado de cinco por ciento
(5%) del precio del contrato, vigente durante el término de ejecución del mismo y tres (3)
años más. c) RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL: Por un valor asegurado
del 15% del precio del contrato antes de IVA, vigente durante su ejecución, sin perjuicio de
las acciones que pueda iniciar ETB contra el Contratista por los daños que no se hallen
cubiertos por este amparo y las que instauren los terceros contra ella.
El CONTRATISTA deberá amparar los riesgos mencionados dentro de los tres (3) días
hábiles siguientes a la entrega del contrato firmado.
17. MULTAS
En el evento de mora en el cumplimiento de cualesquiera de las obligaciones, podrá
imponerse al contratista multas equivalentes al 0.5% del precio del contrato por cada día de
atraso o proporcional por fracción, sin perjuicio de la aplicación de la cláusula penal
compensatoria. El valor total de las multas no excederá del 20% del precio del contrato.
18. CLÁUSULA PENAL COMPENSATORIA
En caso de incumplimiento total o parcial de cualesquiera de las obligaciones del contratista,
se podrá aplicar a su cargo una cláusula penal compensatoria cuyo monto será del veinte por
ciento (20%) del precio del contrato si el incumplimiento es total y proporcional, si es parcial.
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En el evento en que por causas imputables al contratista los organismos de control u otras
entidades impongan multas a ETB, ésta compensará el valor de las mismas hasta
concurrencia de los valores que se adeuden al CONTRATISTA por cualquier concepto. El
CONTRATISTA renuncia expresamente a todo requerimiento para efectos de constitución en
mora. De no ser posible la compensación total o parcial, el contratista se obliga a consignar el
valor o saldo no compensado de la multa en la cuenta que ETB le indique, dentro del plazo
que se señale en la cuenta de cobro que se le curse.
19.
LIQUIDACION DEL CONTRATO
El contrato se liquidará dentro de los 3 meses siguientes a partir de su terminación.
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CAPITULO II
2.
CONDICIONES FINANCIERAS
En atención a que el contrato se va a ejecutar mediante una cuantía estimada, las siguientes
serán las precisiones a las condiciones financieras generales aplicables a la contratación
para la prestación del servicio de impresión de las facturas que ETB expide a sus clientes,
suscriptores y usuarios del servicio de telecomunicaciones, que comprende el suministro de
papel preimpreso e impresión digital, terminado (dobladas, grapadas o ensobradas) y su
entrega al courrier o donde ETB señale y la impresión de los desprendibles de nomina de
pensionados de ETB de conformidad con las especificaciones técnicas contenidas en el
presente documento.
2.1
PRECIOS
ETB solicita que los servicios que hacen parte de la presente contratación sean cotizados
bajo el sistema de precios fijos netos, de conformidad con las especificaciones técnicas
contenidas en el presente documento. El precio inicialmente cotizado por concepto de los
servicios permanecerá fijo durante el primer año de ejecución del contrato; para el segundo
año, el precio de dichos servicios serán reajustados tomando para tal fin el Índice de Precios
al Consumidor para la República de Colombia del año inmediatamente anterior, certificado
por el DANE (Departamento Nacional de Estadística).
Serán por cuenta de EL CONTRATISTA y se considerarán incluidos como parte del precio
todos los impuestos, derechos, tasas y contribuciones de cualquier orden, vigentes a la fecha
de suscripción del contrato. Si durante su ejecución los impuestos aumentan o se crean
nuevos, serán asumidos por quien corresponda de acuerdo con la Ley; si disminuyen o se
suprimen se pagará sobre lo efectivamente causado.
De todo pago o abono en cuenta que se efectué, ETB hará las retenciones de ley a que haya
lugar.
2.2
VALOR DE LA OFERTA
Para la presentación de la propuesta el oferente deberá diligenciar en su totalidad el siguiente
anexo financiero:
Anexo Financiero - Cuadro Resumen de Precios de la Oferta (Cantidades Estimadas).
2.3
CUBRIMIENTO DE LA OFERTA
El valor de la oferta deberá incluir todos los servicios requeridos para cumplir a cabalidad con
el objeto y alcance de la presente invitación.
Cualquier elemento, unidad, módulo o material que se requiera para el cumplimiento del
objeto contractual y que no haya sido incluido en la propuesta deberá ser suministrado en su
totalidad por EL CONTRATISTA sin costo adicional alguno para ETB, respecto del precio
estipulado.
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Todos los costos, gastos, honorarios y demás egresos que sean necesarios para el
cumplimiento de las obligaciones por parte del contratista, deberán quedar incluidos en su
oferta económica, previo análisis que efectúe el oferente por su cuenta y riesgo, de manera
que aquellos costos, gastos, honorarios y demás egresos no previstos en la oferta, no serán
asumidos por ETB, ni cargados a ésta de forma alguna.
2.4
IMPUESTOS Y FACTURACIÓN
2.4.1 Impuesto a las Ventas
El proveedor debe discriminar con exactitud el precio correspondiente a los servicios objeto
de la oferta y el valor del impuesto sobre las ventas que afecte la misma, indicando la base
sobre la cual se liquida de acuerdo con las normas vigentes en la fecha de presentación de la
oferta. En el evento en que el oferente no discrimine el IVA y se cause dicho impuesto, ETB
lo considerará incluido en el valor de los servicios relacionados en la oferta.
En la cláusula de precio del contrato se deberán discriminar los conceptos que lo conforman y
el IVA, si éste se causa.
2.4.2 Retención en la Fuente a Título de Impuesto Sobre la Renta IVA
El porcentaje de retención a título de impuesto sobre la renta e IVA se determinará de
conformidad con la normatividad vigente, habiéndose establecido previamente si el proveedor
es declarante o no del impuesto sobre la renta, si es gran Contribuyente o Autorretenedor y
el régimen del Impuesto sobre las ventas al cual pertenece (común o simplificado) o si vende
o presta servicios excluidos del IVA.
2.4.3 Retención en la fuente a título de impuesto de industria y comercio
El proveedor deberá informar el régimen del impuesto de industria y comercio al cual
pertenece (común o simplificado), la actividad económica y la tarifa del impuesto de industria
y comercio en Bogotá D.C o en las ciudades del país que le corresponda. En caso de no
informarla, le será asignada la tarifa de retención más alta, la cual se aplicará al momento
que se efectúe el correspondiente pago o abono en cuenta.
2.4.4 Impuesto de Timbre
El proveedor deberá pagar el cien por ciento (100%) del impuesto de timbre que genere la
contratación que se adelante (salvo que el facultado para contratar autorice algún porcentaje
distinto); por ser de cuantía indeterminada, el impuesto de timbre será descontado por ETB
de cada pago o abono en cuenta que se efectúe.
2.5
REQUISITOS EN LA FACTURACIÓN
El proveedor estará obligado a informar al momento de la facturación el régimen de Impuesto
sobre las Ventas al cual pertenece (común o simplificado) o si los servicios que presta se
encuentran excluidos de IVA y si es declarante o no del Impuesto sobre la Renta, si es Gran
contribuyente o Autorretenedor de Renta y las disposiciones que lo autorizan. Si el objeto del
contrato comprende la adquisición de bienes y servicios, para mayor claridad en la liquidación
de los impuestos el proveedor deberá facturar por separado los bienes y servicios (factura
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para bienes y factura para servicios), sin que se afecten por este requisito los períodos de
pago establecidos en la forma de pago.
2.6
MONEDA DE COTIZACIÓN
Los servicios objeto de la presente contratación deberán cotizarse en pesos colombianos.
Los valores presentados, se cotizarán en números enteros, es decir sin incluir decimales.
ETB se reserva el derecho de ajustar al peso por exceso o por defecto.
2.7
FORMA DE PAGO
El cien por ciento (100%) del precio de los servicios requeridos se pagarán mediante cortes
mensuales sobre las cantidades de servicios efectivamente prestados, a los cuarenta y cinco
(45) días calendario siguientes a la radicación, en el Equipo de Cuentas por Pagar de ETB,
de la factura correspondiente acompañada del Acta de recibo mensual de los respectivos
servicios a entera satisfacción, la cual debe estar suscrita por el supervisor del contrato y el
contratista.
NOTA: Para efectos de la firma de las actas, el contratista deberá acreditar el pago de la
nómina y de las obligaciones en materia de seguridad social (ARP, EPS y AFP) y aportes
parafiscales (ICBF, SENA, Cajas de Compensación), respecto del personal utilizado para
ejecutar el contrato.
2.8
ABONO DE PAGO A CONTRATISTAS
Para los pagos en pesos colombianos, el Contratista deberá establecer el número de cuenta,
modalidad de ésta (ahorro o corriente), y entidad financiera a la que deben abonarse los
pagos. Asimismo, en el evento de cambio de la cuenta, el Contratista deberá informar de
inmediato y por escrito a la Coordinación de Pagaduría de ETB dicho cambio, anexando el
Certificado de Existencia y Representación legal (de expedición no superior a 30 días), Nit y
fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.
2.9
INTERESES DE MORA
ETB reconocerá al contratista, intereses de mora sobre las sumas no canceladas
oportunamente por causas no imputables a él, desde la fecha de la mora y hasta el día en
que dicho monto sea cancelado en su totalidad, así:
Para pagos en pesos colombianos: a la tasa máxima bancaria permitida por la
Superintendencia Financiera de Colombia en la fecha contractualmente prevista para efectuar
el pago.
Los intereses se cancelarán a los cuarenta y cinco (45) días calendario siguiente a la
radicación, en el Equipo de Cuentas por Pagar de ETB, de la solicitud respectiva, previa
suscripción, por parte del supervisor del contrato del documento donde conste la obligación.
8
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2.10
REINTEGRO DE DINEROS POR PARTE DE LOS CONTRATISTAS CUANDO SE
IDENTIFIQUEN MAYORES VALORES ENTREGADOS POR CUALQUIER
CONCEPTO.
Cuando se identifiquen mayores valores entregados por cualquier concepto, estos deberán
ser desagregados y reintegrados a ETB indexados, para lo cual se seguirá el siguiente
procedimiento:





Se determinará la fecha en que se efectuó el respectivo pago.
Se determinará el mayor monto pagado en pesos colombianos.
Se determinará la fecha de devolución por parte del contratista.
Se indexará el monto en pesos entre la fecha en que se efectúo el respectivo pago y la
fecha de devolución, utilizando los índices de precios al consumidor en el ámbito
nacional, para la República de Colombia certificados por el DANE para dicho período. En
caso de no contar con la inflación correspondiente al período a actualizar se tomará el
promedio mensual o diario corrido del año, según sea el caso se hará el cálculo con base
en ésta. Para el caso de enero, por no tener información que permita establecer el
promedio, se tomará la del mismo período del año inmediatamente anterior.
Para este cálculo se incluye el valor del IVA correspondiente. En el evento en que el
contratista no efectúe el reintegro en la fecha fijada para el efecto, ETB aplicará intereses
de mora liquidados a la tasa máxima de interés de mora certificada por la
Superintendencia Bancaria, vigente entre la fecha fijada para la devolución de los dineros
y la fecha real de pago.
2.11
RESPUESTA PUNTO A PUNTO
El oferente deberá responder punto a punto lo solicitado en cada numeral del presente
capítulo. En el evento de no hacerlo se entenderá que lo acepta en su totalidad.
2.12
SISTEMA DE EVALUACIÓN FINANCIERA DE LAS OFERTAS
El estudio financiero de las ofertas incluye la evaluación de las condiciones financieras
solicitadas por ETB en comparación con las propuestas por el oferente y la ponderación
económica de las ofertas.
2.12.1 PONDERACION ECONOMICA DE OFERTAS
ETB efectuará la ponderación económica de las ofertas siguiendo la metodología descrita a
continuación:
Las ofertas que cumplan financieramente serán analizadas para determinar si en los cálculos
se han cometido errores en las operaciones aritméticas, en cuyo caso y para efectos de
ponderación y selección, ETB realizará las correcciones necesarias.
ETB podrá hacer correcciones aritméticas a los valores consignados por el oferente en el
anexo financiero solicitado, en los siguientes casos:

Cuando al verificar el valor consignado en la columna valor total, éste difiera del valor
resultante de multiplicar las cantidades del ítem por el precio unitario total respectivo.
9
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
Cuando al verificar sumas y multiplicaciones totales y parciales del mencionado anexo se
encuentren errores aritméticos.
 En caso de discrepancias entre los valores presentados en el anexo de precios, ETB
podrá hacer las correcciones necesarias y tomará para ello el valor que resulte de la
aplicación de los precios unitarios, del anexo correspondiente de la oferta.
Adicionalmente, en el evento en que exista discrepancia entre la información contenida
en la oferta escrita y la presentada en medio magnético, prevalecerá la información
presentada en forma escrita.
La ponderación económica se hará, sobre una base de 600 puntos, se llevará a cabo
mediante la aplicación del siguiente procedimiento:

Se identificará la oferta cuyo valor estimado (después de correcciones aritméticas) sea la
de menor valor y a ésta se le asignará el máximo puntaje económico. El puntaje de las
demás ofertas, se calculará mediante la aplicación de la siguiente formula:
Ci =
Cmax * Pmin
---------------------Pi
Donde:
Ci:
Puntaje obtenido por la oferta i.
Cmax: Máximo puntaje económico: (600) puntos.
Pmin: Oferta de menor valor estimado (incluidas las correcciones aritméticas) dentro del
rango de ofertas.
Pi:
Valor de la oferta i (incluidas las correcciones aritméticas).
NOTA: Las cantidades especificadas en el anexo financiero, son estimadas y solo se
utilizarán para efectos de ponderación económica de las ofertas. Por lo tanto en ejecución
del contrato estas podrán aumentar o disminuir en función de los requerimientos de ETB.
10
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CAPITULO 3
ESPECIFICACIONES Y CONDICIONES TECNICAS
ETB solamente considerará las ofertas de aquellos proponentes que hayan obtenido certificado
de calidad ISO en Colombia para el proceso de impresión digital, para tal efecto el oferente
deberá adjuntar a su oferta copia del correspondiente certificado, el cual deberá estar vigente a
su presentación.
ETB exige la aceptación expresa de cada uno de los ítems para poder considerar las ofertas.
3.1
PROCESO DE IMPRESIÓN, ACABADO Y PLAZO DE ENTREGA
3.1.1. Entrada de Datos al Proceso de Impresión: Para este servicio ETB por intermedio de
las personas que designe para tal fin y de acuerdo con el cronograma de Facturación hará
entrega a los contratistas de impresión, quienes se obligan a guardar la confidencialidad de la
información allí contenida, un archivo de impresión de Facturación (Archivos postcript o
similar) del periodo respectivo y en el orden previamente acordado entre ETB y el courrier,
que será transferido en línea. Se requiere que el proveedor cuente con un canal dedicado que
soporte la transmisión de datos en un tiempo no superior a tres horas del producto asignado.
3.1.2. Procesamiento de Datos: El proceso de impresión por parte del oferente, deberá
garantizar el manejo e impresión en los formatos establecidos de las facturas preimpresas, de la
siguiente forma:

Facturación para clientes Mercado Masivo: Facturas de 1r, 2°, 3° y 4° Mes de cobro,
en original, que incluye en estricto orden hoja inicial, anexo informativo de ETB y
anexos informativos de detalle de terceros (operadores), en papel bond mínimo de 75
Gramos/m2 y máximo de 90 Gramos/m2., (según muestra adjunta).

Facturación para clientes Mercado Corporativo: Facturas de 1r, 2°, 3°, 4° y 5° Mes
de cobro, para clientes Especiales y del sector Gobierno y Facturación Directa, en
original que incluye en estricto orden hoja inicial, anexo informativo de ETB y anexos
detalle por teléfono de terceros (operadores) y la hoja de resumen de totales por
teléfono, en papel bond mínimo de 75 Gramos/m2 y máximo de 90 Gramos/m2, según
muestras adjuntas.
3.1.3. Resultado del proceso de Impresión: Como resultado del proceso de impresión, el
contratista deberá entregar como producto final del servicio, las facturas debidamente
impresas, intercaladas y terminadas (dobladas, grapadas o ensobradas), en el orden que se
envían en el archivo magnético, para impresión entregado por ETB y debidamente
relacionadas, dentro de canastillas plásticas suministradas por el distribuidor, para tal fin, en
las instalaciones del mismo o en el lugar que indique ETB en las diferentes ciudades donde se
impriman. Ocasionalmente y por solicitud de ETB dentro del proceso de alistamiento se deben
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insertar volantes publicitarios y/o comunicaciones ya sea en forma general o por segmentos
según marcas que se pongan a las facturas
3.1.4. Plazo para la entrega: El plazo que el oferente tiene para la ejecución de esta labor será
mínimo de: 7.000 facturas por maquina cada 4.5 horas con alistamiento o el equivalente a
impresiones. ETB requiere recibir totalmente terminadas el total de las facturas de mercado
masivo y corporativo, así:



Mercado Masivo: 1ra etapa en 48 horas (2 días calendario)
Mercado Masivo: 2da Etapa en 48 Horas (2 días calendario)
Mercado Corporativo (Cuentas de Gobierno, Especiales y Facturación Directa) de 36
Horas (1,5 días calendario).

El plazo para la entrega de los desprendibles de nómina es de 12 horas
El oferente deberá cumplir el cronograma de entrega diaria del producto de acuerdo con el
cuadro de distribución (anexo No. 1), incurrirá en sanciones por el atraso en entregas parciales
y/o totales
ETB calculará los tiempos de entrega a partir de la hora de finalización de la transmisión de los
archivos. Se descontaran las horas empleadas por ETB para la aprobación de la factura y/o
errores atribuibles a la calidad de la factura y no a la calidad de la impresión.
3.1.5. Estadística de Facturas e Impresiones de ETB: Se espera una propuesta de los oferentes,
que señale y garantice, en los términos y plazos expuestos en este capitulo, el volumen de
producción terminada que pueden entregar del total de facturas e impresiones que ETB
necesita mensualmente de acuerdo con el cronograma de facturación. A continuación cuadro
de volúmenes:
ETB
Información Técnica para la Impresión de la facturación de ETB, Abril de 2008.
PROCESO DE IMPRESIÓN POR MES
Facturación Directa FDs Ciclo 37
DESCRIPCION
Factura Original
Anexo ETB/007
Anexos Operadores ( Hoja blanca )
Total Hojas
Cantidad de
Hojas
Formato
Preimpreso
28,000 Bond 75 Grs a 4 X 4 Tintas
50,000 Bond 75 Grs a 4 X 4 Tintas
36,000 Bond 75 Grs Blanco
114,000
Facturación Gobierno y Especiales Ciclo 19 y 18
DESCRIPCION
Cantidad de
Hojas
Factura Original
Anexo ETB/007
Anexos Operadores ( Hoja blanca )
Total Hojas
Formato
Preimpreso
14,000 Bond 75 Grs a 4 X 4 Tintas
42,000 Bond 75 Grs a 4 X 4 Tintas
76,000 Bond 75 Grs Blanco
132,000
12
Impresión
Variable
Tinta Negra doble Cara
Tinta Negra doble Cara
Tinta Negra doble Cara
Total Impresiones
Impresión
Variable
Tinta Negra doble Cara
Tinta Negra doble Cara
Tinta Negra doble Cara
Total Impresiones
Total
Impresiones
56,000
100,000
72,000
228,000
Total
Impresiones
28,000
84,000
152,000
264,000
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1ra Etapa
DESCRIPCION
Cantidad de
Hojas
Formato
Preimpreso
Impresión
Variable
Total
Impresiones
Factura Original
Anexo ETB/007
Anexo 007 Tele Asociados
Anexos Operadores ( Hoja blanca )
Total Hojas
900,000
571,500
900
765,000
2,237,400
Bond 75 Grs a 4 X 4 Tintas
Bond 75 Grs a 4 X 4 Tintas
Bond 75 Grs a 4 X 4 Tintas
Bond 75 Grs Blanco
Tinta Negra doble Cara
Tinta Negra doble Cara
Tinta Negra doble Cara
Tinta Negra doble Cara
Total Impresiones
1,800,000
1,143,000
1,800
1,530,000
4,474,800
2da Etapa
Factura Original
Anexo ETB/007
Anexo 007 Tele Asociados
Anexos Operadores (Hoja blanca)
Desprendible de Nómina
Total Hojas
890,000
493,500
10,100
639,000
3,500
2,036,100
Bond 75 Grs a 4 X 4 Tintas
Bond 75 Grs a 4 X 4 Tintas
Bond 75 Grs a 4 X 4 Tintas
Bond 75 Grs Blanco
Bond 75 Grs Blanco
Tinta Negra doble Cara
Tinta Negra doble Cara
Tinta Negra doble Cara
Tinta Negra doble Cara
Tinta Negra doble Cara
Total Impresiones
1,780,000
987,000
20,200
1,278,000
7,000
4,072,200
Total Mes Hojas al mes
4,519,500
Total Impresiones al mes
9,039,000
Total Facturas Mes
1,832,000
( Dobladas, Grapadas o Ensobradas)
Nota: El Anexo Operadores puede ser en hoja blanca o en papel preimpreso.
PROCESO DE TERMINADO POR MES
Proceso de Doblado
Proceso de Terminado
Proceso de Doblado
Proceso de
Terminado
1ra Etapa
1ra Etapa
2da Etapa
2da Etapa
DESCRIPCION
Factura Original
Anexo ETB/007
Anexo 007 Tele Asociados
Anexos Operadores Hoja blanca
Desprendible de Nómina
Total Hojas
Total Facturas clientes Mercado
Masivo para grapado
Total Facturas para ensobrado de 1
a 50 Hojas - Corporativos y
Gobierno.
Facturas para Termosellado más de
50 Hojas - Corporativos y Gobierno.
900,000
571,500
900
765,000
0
2,237,400
890,000
493,500
10,100
639,000
3,500
2,036,100
900,000
890,000
0
42,000
0
0
0
350
0
0
FECHAS ESTIMADAS DE ENTREGAS POR MES
1ra Etapa
DESCRIPCION
ETB deja archivos en ruta
establecida - canal dedicado
2da Etapa
Cantidad de
Facturas
Cuando
Cuando
1er Día Calendario del
proceso de impresión
1er Día Calendario del
proceso de impresión
Facturas Impresas y terminadas para distribución
Al Finalizar el 1er Día
Calendario del
1ra entrega del Impresor al Courrier.
proceso de impresión
Al Finalizar el 2do Día
Calendario del
2da entrega del Impresor al Courrier. proceso de impresión
Total Facturas por Etapa
Al Finalizar el 1er Día
Calendario del proceso
de impresión
Al Finalizar el 2do Día
Calendario del proceso
de impresión
450.000
450.000
900,000
13
Cantidad de
Facturas
445.000
445.000
890,000
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NOTA: Se proyecta un aumento de 2.000.000 de hojas adicionales en el año 2009 en virtud de
lo dispuesto en la resolución No. 1732 de 2007 modificada por la resolución No. 1764 de
2008, emitidas por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, en lo pertinente a
detallar las llamadas locales (facturación detallada). En el siguiente cuadro se pueden observar
las cantidades de impresiones estimadas para el año 2.009.
CANTIDADES ESTIMADAS DE IMPRESIONES AÑO 2.009
ETB
Información Técnica para la Impresión de la facturación de ETB.
PROCESO DE IMPRESIÓN POR MES
Facturación Directa FDs Ciclo 37
DESCRIPCION
Cantidad de
Formato
Impresión
Total
Hojas
Preimpreso
Variable
Impresiones
Factura Original
28,000 Bond 75 Grs a 4 X 4 Tintas Tinta Negra doble Cara
56,000
Anexo ETB/007
57,000 Bond 75 Grs a 4 X 4 Tintas Tinta Negra doble Cara
114,000
Anexos Operadores ( Hoja blanca )
Total Hojas
36,000 Bond 75 Grs Blanco
121,000
Tinta Negra doble Cara
Total Impresiones
72,000
242,000
Facturación Gobierno y Especiales Ciclo 19 y 18
DESCRIPCION
Cantidad de
Formato
Impresión
Total
Hojas
Preimpreso
Variable
Impresiones
Factura Original
14,000 Bond 75 Grs a 4 X 4 Tintas Tinta Negra doble Cara
28,000
Anexo ETB/007
100,000 Bond 75 Grs a 4 X 4 Tintas Tinta Negra doble Cara
200,000
Anexos Operadores ( Hoja blanca )
Total Hojas
76,000 Bond 75 Grs Blanco
190,000
Tinta Negra doble Cara
152,000
Total Impresiones
380,000
1ra Etapa
DESCRIPCION
Cantidad de
Formato
Impresión
Total
Hojas
Preimpreso
Variable
Impresiones
Factura Original
900,000 Bond 75 Grs a 4 X 4 Tintas Tinta Negra doble Cara
1,800,000
Anexo ETB/007
1,100,000 Bond 75 Grs a 4 X 4 Tintas Tinta Negra doble Cara
2,200,000
Anexo 007 Tele Asociados
Anexos Operadores ( Hoja blanca )
Total Hojas
900 Bond 75 Grs a 4 X 4 Tintas Tinta Negra doble Cara
765,000 Bond 75 Grs Blanco
2,765,900
1,800
Tinta Negra doble Cara
1,530,000
Total Impresiones
5,531,800
2da Etapa
Factura Original
890,000 Bond 75 Grs a 4 X 4 Tintas Tinta Negra doble Cara
1,780,000
Anexo ETB/007
900,000 Bond 75 Grs a 4 X 4 Tintas Tinta Negra doble Cara
1,800,000
Anexo 007 Tele Asociados
Anexos Operadores (Hoja blanca)
Desprendible de Nómina
10,100 Bond 75 Grs a 4 X 4 Tintas Tinta Negra doble Cara
639,000 Bond 75 Grs Blanco
Tinta Negra doble Cara
3,500 Bond 75 Grs Blanco
Tinta Negra doble Cara
20,200
1,278,000
7,000
Total Hojas
2,442,600
Total Impresiones
4,885,200
Total Mes Hojas al mes
5,519,500
Total Impresiones al mes
11,039,000
Total Facturas Mes
1,832,000
14
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Durante el desarrollo del contrato estas condiciones pueden variar dependiendo de los cambios
que se llegaren a presentar en los procesos internos de facturación de ETB, por lo tanto el
contratista deberá implementar los cambios requeridos; en todo caso el contratista deberá
garantizar la impresión y terminado diario (24 horas) de la cantidad de facturas asignadas y/o
su equivalente en impresiones. ETB no garantiza al oferente los volúmenes estimados para el
año 2009. ETB se reserva el derecho a reorganizar la asignación de la producción para el año
2009 en virtud de la capacidad instalada y certificada con el fin de garantizar la entrega y
recibo de las facturas ,por parte de nuestros clientes, en los términos señalados por la ley y
acorde con el cronograma de facturación establecido para el período.
Se aceptarán sólo las propuestas que presenten cantidades de impresión superiores a 149.000
facturas por día y/o su equivalente aproximado en impresiones 307.000.
El contratista deberá ofertar la totalidad de los grupos en el orden estipulado en el anexo 1,
cuadro de distribución.
3.2. CONDICIONES ESPECIALES DEL PROCESO
Con el fin de aclarar el proceso de impresión y terminado de las facturas de ETB, a
continuación se especifican las condiciones especiales del mismo:
3.2.1. Las facturas impresas de clientes Mercado Masivo, deberán ser intercaladas, dobladas y
grapadas o ensobradas en su totalidad, junto con sus correspondientes anexos y en el orden y
forma establecida para su entrega al courrier o en el lugar que indique ETB. El contratista
debe garantizar la entrega del producto en el orden y cantidades acordadas para no generar
inconsistencias o demora en el proceso de distribución.
3.2.2. En el evento que se requiera las facturas para el cobro jurídico de clientes mercado
masivo, deberán ser impresas, intercaladas, dobladas y grapadas o ensobradas en forma
separada para su entrega al courrier o en el lugar que indique ETB.
3.2.3. El contratista debe ejercer estricto control sobre los espaciados y averías de plegado,
reponer inmediatamente los detectados y no afectar el consecutivo. En caso fortuito debe
garantizar su entrega con remisión diferente a la del proceso que esta en curso.
3.2.4. Las facturas de clientes Mercado Corporativo (Cuentas Especiales, de Gobierno, y
Facturación Directa), deberán ser impresas, intercaladas, ensobradas (1 a 50 hojas) o
empacadas en termosellado (más de 50 hojas) junto con sus anexos y entregadas al courrier en
el lugar que indique ETB. Es necesario aclarar que la ensobrada de estas facturas se refiere al
empaque en sobre físico (según muestra) suministrado por el contratista para tal fin.
3.2.5. Imprimir aproximadamente 4.000 desprendibles de pago de la nómina de pensionados de
ETB a dos caras en tinta negra en papel bond de 75 Gramos, doblados y ensobrados.
15
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3.2.6. El contratista debe soportar la auditoria total a los consecutivos de las Facturas de
Facturación Directa, Gobierno, Especiales, y Facturación Nacional, con base en el reporte de
los consecutivos entregado por ETB y aceptado por el distribuidor en la distribución de las
facturas.
3.2.7. En la entrega de producto al proveedor de distribución, el contratista deberá evidenciar,
en por lo menos una canasta por archivo, las cantidades impresas, alistadas y entregadas, al
courrier, con base en el reporte de consecutivos entregados por ETB y aceptados
obligatoriamente, tanto por el impresor como por el proveedor de la distribución en el
momento de la entrega, como control de calidad en el proceso
3.2.8. El contratista deberá responder inmediatamente a requerimientos de ETB o del courrier
en el evento que surjan faltantes de impresión.
3.2.9. También serán condiciones especiales del proceso, las que acuerden las partes durante la
ejecución del contrato en relación con el proceso de intercalado de nuevos anexos o insertos
publicitarios y los respectivos convenios de prestación del servicio.
3.2.10. Los cambios en el diseño y/o tamaño se avisaran al contratista con una antelación de
dos (2) meses. El papel suministrado debe cumplir con lo solicitado por ETB y deberá observar
exactitud en los cortes y microperforados para evitar atascos en los equipos de reconocimiento
óptico de caracteres y en las máquinas lectoras de código de barras.
3.2.11. El impresor deberá tener control del inventario de papelería preimpresa, papel bond y
sobres requeridos, para los diferentes procesos de impresión y alistamiento, y reportar
mensualmente los informes solicitados para evidenciar su existencia y uso.
3.2.12. El calendario de facturación esta sujeto a los cambios que se llegaren a presentar en los
procesos internos de facturación de ETB, por lo cual el contratista deberá implementar los
cambios requeridos y supeditarse a los mismos.
3.3. EQUIPOS NECESARIOS PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
3.3.1. Equipos Principales: El oferente debe poseer los equipos de impresión digital,
intercalado automático y doblado, que se requieren para la cantidad de impresiones propuestas
y asignadas, los cuales deben estar instalados y ubicados en un solo lugar para el proceso de
impresión y acabado de la facturación. ETB tiene como objetivo descentralizar la impresión a
nivel nacional, ver anexo No. 2, el oferente deberá especificar la capacidad tecnológica
instalada que tiene para el proceso de impresión y terminado en otras ciudades. Esta capacidad
determinará la asignación de la impresión de la etapa de gobierno, especiales, facturación
directa y facturación nacional.
3.3.2. Equipos de Respaldo: El oferente debe demostrar que posee instalados y en
funcionamiento otros equipos de impresión, intercalado y doblado de respaldo, de condiciones
iguales o similares a los ofrecidos como equipos principales y equivalentes al 30% de la
capacidad mínima exigida. Estos equipos deben estar en las ciudades donde se presten los
16
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servicios de impresión y deben tener la capacidad disponible para que en caso de falla de los
equipos principales, el contratista garantice a ETB que puede elaborar las facturas. Si el
oferente no posee, en el momento de la visita técnica, la cantidad de maquinas o la tecnología
requerida de respaldo en virtud de la propuesta de impresión, podrá suplir con la experiencia
comprobada en la impresión de facturación de servicios públicos, la certificación de
cumplimiento holgado de la producción con las maquinas principales instaladas y un
documento público comprometiéndose a tener instaladas las maquinas de Back Up o respaldo a
partir del segundo mes de habérsele asignado el contrato
3.3.3. Convenios de Respaldo: ETB aceptará para casos fortuitos o de fuerza mayor como
plan de contingencia, convenios o contratos suscritos y vigentes a la fecha de la firma del
contrato, ya sea con empresas que presten el servicio de impresión o con las empresas
fabricantes de los equipos ofrecidos, tanto principales como de soporte. El oferente deberá
anexar copia de los mismos.
3.3.4 Certificación de Capacidad: El oferente deberá certificar la capacidad de los equipos
principales y de respaldo requeridos, para el proceso de impresión, intercalado y doblado que
de cumplimiento a cada uno de los puntos expuestos en el presente capitulo.
El oferente debe certificar que con las maquinas que posee se compromete a cumplir con las
cantidades y con los tiempos esperados de impresión.
Se espera una propuesta técnica de los oferentes que señale y garantice con cuantas maquinas
instaladas esta en condiciones de imprimir las facturas e impresiones requeridas. Se aceptarán
las propuestas que presenten cantidades de impresión superiores a 149.000 facturas por día y/o
su equivalente aproximado en impresiones 307.000.
3.4. REQUISITOS TÉCNICOS MINIMOS DE LOS EQUIPOS
El oferente deberá cumplir o superar las condiciones técnicas que se detallan a continuación,
3.4.1. EQUIPOS DE IMPRESIÓN DIGITAL
3.4.1.1. Los equipos deben permitir la impresión de todos los elementos de la factura tales
como logos, líneas, sombreados, datos variables, textos fijos, gráficos, firmas digitales, código
de barras, líneas de OCR, utilizando los dos lados de la hoja.
3.4.1.2 Los equipos deben permitir la impresión de las facturas a partir de los archivos
producidos por ETB en el sistema formateador que use la empresa, según el diseño establecido
y entregado por ETB.
ETB esta en transición de cambiar el sistema formateador de facturas, actualmente entrega un
solo archivo (datos e imagen embebida) con estructura postscript. El nuevo formateador
entregará un archivo postscript. Este archivo no viene con las imágenes embebidas sino por
separado, especificando la ruta completa de la ubicación de las imágenes para que sean
tomadas en la impresión.
17
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3.4.1.3 Los equipos deben tener capacidad para trabajar con papel mínimo de 75 Gramos/m2 y
manejo de microperforado para uno o varios desprendibles, dicho microperforado debe ser
preciso para evitar problemas en el doblado de las facturas y evitar posteriores fallas en el
proceso de reconocimiento de la banda de OCR o del código de barras.
3.4.1.4 Los equipos deben permitir impresión a una resolución mínima de 300x300 puntos por
pulgada cuadrada y trabajar todas las impresiones como originales.
3.4.1.5. El proveedor seleccionado deberá suministrar una impresora de bajo volumen con el
fin de imprimir las facturas de prueba (Incluido el código de barras y los formatos azul y
rosado) que mensualmente se realizan en las instalaciones de ETB.
3.4.2. EQUIPOS DE TERMINADO
Estas máquinas deberán cumplir como mínimo con los siguientes requisitos técnicos:
3.4.2.1. Capacidad de realizar el doblado (para las facturas de mercado masivo) y empaque en
termosellado (para facturas de mercado corporativo) ver punto 3.1.1.3. del presente
documento, en forma automática y de acuerdo con el orden descrito en el punto anterior.
3.4.2.2. Los equipos de intercalado automático, así como los de doblado o plegado deben tener
una capacidad mínima de trabajo para intercalar y doblar como mínimo Cuatrocientas
Cincuenta Mil (450.000) facturas con sus anexos por día de veinticuatro (24) horas o su
equivalente en impresiones estimadas diariamente.
3.4.2.3. El grapado o ensobrado de todas las facturas de ETB, debe garantizar la
confidencialidad de la información, para lo cual el contratista deberá presentarlo de acuerdo
con las muestras suministradas con este documento.
3.4.2.4. Es deseable que en caso de requerirse equipos de intercalado para agrupar las facturas
y sus correspondientes anexos producidos por los equipos de impresión, el intercalado debe
realizarse en forma automática y consecutiva por número de Cuenta, en el siguiente orden:




Factura Inicial (Azul de 1 mes o Rosada, de 2, 3 ó 4 Meses, según corresponda),
Anexo de detalle de los servicios de ETB Local y Larga Distancia.
Anexos hojas de detalle de servicios de Operadores (Larga Distancia, Celulares, Internet y
Otros).
Cartas o anexos Informativos de interes particular o general.
3.5. PAPEL PREIMPRESO, TROQUELADOS E INSUMOS.
El contratista tendrá la obligación de suministrar todos los materiales requeridos para la
impresión de las facturas, es decir, tendrá a su cargo el suministro del papel preimpreso, según
las muestras suministradas, las tintas, tonners, reveladores, fijadores, insumos, repuestos de los
equipos y todo el material que se requiera para la normal producción de la factura y sus
correspondientes anexos y la según necesidad expresa por el supervisor del contrato suplir la
18
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necesidad de papelería en los diferentes Centros de Servicio para la expedición de duplicados y
recibos de abonos, el papel preimpreso con referencia anexos verdes utilizados en las
Regionales ETB, sobres y papel bond carta/oficio requeridos para el ensobrado de facturación
de datos y hosting etc..
El papel preimpreso será mínimo de 75 Gramos/m2 y máximo de 90 Gramos/m2, según
muestras suministradas, pero su diseño y tamaño podrán variar según las necesidades de ETB.
El contratista deberá garantizar y demostrar que el material usado en el proceso de impresión y
post-impresión de la facturación es de la más alta calidad y cumple con los requisitos mínimos
exigidos por ETB.
3.6
ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA.
El oferente deberá suministrar el organigrama necesario para la ejecución del contrato. Así
mismo el personal administrativo del contratista (Supervisor o Jefe de Producción) vinculado
al proceso de impresión y alistamiento de facturas de ETB deberá tener disponibilidad de
horarios adicionales en días sábados, domingos y festivos, de forma que en caso de necesidad o
retardo de ETB, ésta pueda cumplir con el servicio, al igual que poseer los medios de
comunicación inmediata.
El contratista debe garantizar a ETB que el personal designado para la operación cuenta con las
capacidades y conocimientos necesarios para manejar adecuadamente y solucionar los
problemas de los equipos, también deberán ser personas de entera confianza del contratista,
dado que deben responder por la confiabilidad y manejo de la información entregada. Este
personal deberá contar con un supervisor o coordinador, quien será el canal de comunicación
directo con el personal de ETB.
3.7
PERSONAL, EQUIPOS E INFRAESTRUCTURA OFRECIDOS
El oferente deberá suministrar información de personal, equipos e infraestructura que posee y
que son ofrecidos, los cuales deben estar dedicados en forma exclusiva para la ejecución del
contrato, y deben estar disponibles a la firma del mismo de la siguiente manera:
3.7.1. Personal: Cantidad de personas, Cargos, vinculo laboral, (vinculación directa,
contratista o temporal), Directivo, Administrativo, Supervisión u Operación.
3.7.2. Equipo de Impresión principales: Cantidad, descripción, capacidad de catálogo
máxima de impresión por día de 24 horas expresada en hojas, marca, modelo, indicar si es
propio o en arriendo (vigencia del contrato), los cuales estarán dedicados exclusivamente para
la ejecución del contrato. Adjuntar copia de los catálogos.
3.7.3. Equipo de Impresión de respaldo: Cantidad, descripción, capacidad de catálogo
máxima de impresión por día de 24 horas expresada en hojas, marca, modelo, indicar si es
propio o en arriendo (vigencia del contrato). Adjuntar copia de los catálogos.
19
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3.7.4. Equipo de Acabado (intercalado, doblado y empaque en termosellado): Cantidad,
descripción, capacidad diaria expresada en hojas, marca, modelo, indicar si es propio o en
arriendo (vigencia del contrato) indicar si es principal o de respaldo. Adjuntar copia de los
catálogos.
3.7.5. Equipo de Computo y Comunicaciones: Cantidad, Descripción, Marca, Capacidad,
indicar si es propio o en arriendo.
3.7.6. Software: Cantidad, Descripción
3.7.7. Instalaciones: Descripción, área en mts2, dirección en donde se ejecutará el contrato.
3.8. VISITA TECNICA
ETB efectuará una visita técnica a las instalaciones de los oferentes para verificar los términos
técnicos propuestos a la presente oferta. Esta visita es de programación obligatoria por parte de
los oferentes seleccionados y hará parte de la calificación técnica de este proceso.
3.9
EXPERIENCIA TECNICA
El oferente deberá acreditar una experiencia y capacidad operativa en la ejecución de contratos
similares de impresión digital de facturas de servicios públicos o móviles al objeto de esta
Contratación, durante los últimos 24 meses, indicando las empresas nacionales (públicas o
privadas) y extranjeras con las que ha contratado y tiempo de duración, para lo cual debe
adjuntar a la propuesta las certificaciones respectivas de los contratos con mayor número de
hojas impresas promedio por mes en el Anexo No 3 “Certificación de Experiencia”,
suministrado para tal fin, uno por cada proveedor , indicando la calificación del servicio.
3.10 PRUEBAS DE ACEPTACIÓN
El oferente junto con la propuesta deberá anexar una prueba de impresión de cada una de las
distintas facturas incluyendo del 1r mes (Formato Azul), 2°, 3°, 4° y 5° mes (Formato Rosado),
con el fin de verificar que cumpla con las características exigidas, tanto de contenido, forma,
orden, como de calidad del papel, gramaje, formatos preimpresos, intercalado, terminado
(doblado y grapado, ensobrado y termosellado).
Para lo anterior ETB entregará, junto a los términos de referencia, una muestra de los formatos
de las facturas a utilizar y un CD con las imágenes de las mismas, así mismo un archivo con la
información variable a imprimir.
En caso de adjudicarse este contrato y con el fin de garantizar el total cumplimiento de los
requisitos establecidos en la presente invitación, el contratista deberá realizar las pruebas
requeridas previa iniciación del contrato, se establecerá mínimo un tiempo de cinco (5) días
calendario para la ejecución y perfeccionamiento de las pruebas antes de la puesta en marcha
de éste. El oferente debe garantizar que las facturas que vaya a imprimir a nivel nacional por
proceso de descentralización, tengan el correcto montaje de datos e imágenes correspondientes.
20
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3.11
MARCAS Y PATENTES
ETB no se hace responsable por el empleo del contratista de patentes, marcas y sistemas de
trabajo para la ejecución de los servicios motivo del contrato. En caso de reclamación por uso
indebido o violación de patentes, marcas y sistemas de trabajo, el contratista asumirá
totalmente la responsabilidad.
3.12
PROCESO PARA LA IMPRESION DE LAS FACTURAS
Se solicita al oferente enviar una descripción del proceso que emplearía para la impresión de la
facturación mediante un diagrama de flujo, así mismo adjuntar un cronograma de actividades
para el proceso de impresión, intercalado automático y terminado (doblado, grapado o
ensobrado) que se ajuste a los tiempos exigidos para las entregas parciales o totales del mes y
en las fechas establecidas (Ver punto 3.1.4).
3.12.1 PROCESO DE CALIDAD EN EL PROCESO LAS FACTURAS
El oferente debe presentar un esquema de control de calidad para cada uno de los pasos del
proceso desde la recepción de información a ETB hasta la entrega al proveedor de distribución.
3.13 REPORTES SOPORTES PARA EL PAGO DEL SERVICIO
ETB entregara al proveedor del servicio de impresión junto con los archivos transmitidos, que
contienen las facturas de los suscriptores o usuarios, una orden de impresión, la cual contiene
las cifras de control a nivel de totales y de grupo de los abonados. El proveedor entregara a
ETB, el control pormenorizado, el reporte diario de producción, y el informe mensual
consolidado, como soporte de la cantidad de facturas impresas, intercaladas y terminadas
(dobladas, grapadas y/o ensobradas, insertos), estos documentos son exigidos para la
validación de cifras y autorización de radicación de las facturas de cobro de servicios que
deberán estar ajustadas al peso, previa elaboración del acta de recibo a satisfacción de las
condiciones pactadas en la operación del contrato, por parte del supervisor del contrato
designado por parte de ETB.
3.14 ANALISIS Y EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS
ETB S.A. ESP efectuará la evaluación de las ofertas siguiendo la metodología descrita a
continuación:
3.14.1. En primera instancia, se verificará el cumplimiento y aceptación de los numerales de
las condiciones de carácter técnico contenidos en el capitulo III del presente documento, los
cuales se evaluaran como CUMPLE o NO CUMPLE. Cabe destacar que todos los
requerimientos establecidos en los capítulos son de estricto cumplimiento a excepción del
numeral 3.4.2.4. De no cumplirse una sola de las condiciones exigidas, la oferta no será tenida
en cuenta.
21
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3.14.2. Las ofertas que cumplan con lo anteriormente exigido por ETB, en los aspectos
jurídicos, técnicos y financieros, serán calificadas sobre una base de 1000 puntos así:
PUNTAJE TECNICO:
PUNTAJE ECONÓMICO:
PUNTAJE TOTAL
400 PUNTOS
600 PUNTOS
1.000 PUNTOS
PUNTAJE TÉCNICO
El puntaje técnico total se divide en cuatro categorías así:
 Capacidad de impresión instalada en equipos principales = 100 puntos. (Ver puntos
3.1.4., 3.3.1., 3.3.4. y 3.4)
 Capacidad de impresión instalada en equipos de respaldo = 100 puntos. (Ver punto
3.1.4., 3.3.2. 3.3.4 y 3.4)
 Experiencia certificada y controles de auditoria= 100 puntos. (Ver punto 3.2. , 3.9. y
3.12)
 Plazos de entrega = 100 Puntos (Ver puntos 3.1.4.)
Para un Puntaje técnico total de = 400 puntos
Puntaje para capacidad de impresión instalada en equipos principales = 100 puntos
Se le asignará el máximo puntaje Pmax, a la oferta cuya capacidad en equipos de impresión
instalados y ofrecidos como principales para la ejecución del contrato, incluidos en el numeral
3.3.1., 3.3.4 del presente documento y consistentes con los plazos de entrega establecidos en el
numeral 3.4., sea la mayor, en cantidad de hojas impresas en un día de 24 horas.
El puntaje técnico para las demás ofertas dentro de esta categoría, se asignará aplicando la
siguiente fórmula:
Pt: (Pmax*Ct)/Cmax, donde:
Pt
= Puntaje técnico
Pmax = Puntaje técnico máximo para esta categoría: = 100 puntos
Ct
= Cantidad total de hojas impresas por día de 24 horas ofrecidas, para esta categoría en
la oferta t.
Cmax = Cantidad máxima total de hojas impresas por día de 24 horas, para esta categoría
dentro del rango de ofertas.
Puntaje para capacidad de impresión instalada en equipos de respaldo = 100 puntos.
Se le asignará el máximo puntaje Pmax, a la oferta cuya capacidad en equipos de impresión
instalados y ofrecidos como equipos de respaldo para la ejecución del contrato, incluidos en el
numeral 3.3.2 y 3.3.4 del presente documento, sea la mayor en cantidad de hojas impresas en
un día de 24 horas.
El puntaje técnico para las demás ofertas dentro de esta categoría, se asignará aplicando la
siguiente fórmula:
22
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Pt: (Pmax*Ct)/Cmax, donde:
Pt
= Puntaje técnico
Pmax = Puntaje técnico máximo para esta categoría: = 100 puntos
Ct
= Cantidad total de hojas impresas por día de 24 horas para esta categoría en la oferta t.
Cmax = Cantidad máxima total de hojas impresas por día de 24 horas para esta categoría
dentro del rango de ofertas.
Puntaje para la experiencia certificada y controles de auditoria = 100 puntos.
La experiencia técnica se califica únicamente con las certificaciones que correspondan a los
últimos 24 meses y que el oferente haya incluido en su propuesta. La cantidad total de hojas
impresas promedio al mes será calificada de acuerdo con los siguientes rangos:
Menos de 3.000.000
Entre
3.000.001 y 5.000.000
Entre
5.000.001 y 7.000.000
Entre
7.000.001 y 10.000.000
Entre 10.000.001 y 12.000.000
Más de 12.000.001
0 Puntos
10 Puntos
20 Puntos
30 Puntos
40 Puntos
50 puntos
Los controles de auditoria deben están soportados en indicadores medibles y/o reportes
susceptibles de hacerles seguimiento en la operación
Indicadores de Control y/o reportes de control
Entre 1 a 5
20 puntos
Entre 6 a 10
30 puntos
Entre 10 a 15
40 puntos
Mas de 15
50 puntos
Puntaje por los Plazos de Entrega = 100 puntos
ETB otorgará el máximo puntaje al oferente que presente plazos inferiores de entrega a los
relacionados en el numeral 3.1.4, proporcionales a las propuestas de volumen de producción
ofrecidas.
El segundo oferente con la segunda mejor propuesta 50 puntos y el tercer oferente 20 puntos.



Mercado Masivo: 1ra etapa en 48 horas (2 días calendario)
Mercado Masivo: 2da Etapa en 48 Horas (2 días calendario)
Mercado Corporativo (Cuentas de Gobierno, Especiales y Facturación Directa) de 36
Horas (1,5 días calendario).

El plazo para la entrega de los desprendibles de nómina es de 12 horas
23
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3.15. ADJUDICACION
3.15.1. ETB podrá abstenerse de adjudicar, o efectuar adjudicación total o parcial a uno o a
varios oferentes.
3.15.2. Parcialmente podrá adjudicarse la producción total, máximo a tres oferentes.
3.15.3. Si hay adjudicación parcial a varios oferentes, se adjudicará máximo el 80% y mínimo
el 10% a un solo oferente.
3.15.4. Podrá adjudicarse el 100% de la producción a un solo oferente.
3.15.5. En caso de empate se resolverá a favor del oferente que tenga mayor puntaje en
“Capacidad de impresión instalada en equipos principales”
ANEXO 1
CUADRO DE DISTRIBUCION
PRIMERA ETAPA
GRUPO
0
2920
4444
4500
2400
2000
3000
3200
3300
8000
8200
8100
7000
5000
9200
9000
4000
4300
4200
ARCHIVO
Cantidad Archivos
OTROS
PUEBLOS
APARTADOS AEREOS
COS1 REZAGOS
RESTREPO 1
RESTREPO 2
AMERICAS 1
AMERICAS 2
AMERICAS 3
AV SEXTA 1
AV SEXTA 2
AV SEXTA 3
ALAMOS
AV BOYACA
AV QUITO 1
AV QUITO 2
CLL 134 - 1
CLL 134 - 2
CLL 134 - 3
TOTAL
24
1
2
1
2
11
14
13
7
3
10
4
4
7
4
8
8
12
16
3
Cantidad Facturas
3.002
10.025
297
12.246
72.690
95.450
87.134
47.337
19.400
69.151
23.111
21.006
47.469
26.339
52.100
54.502
80.329
111.066
43.262
130
875.916
http://www.etb.com.co
GRUPO
0
2902
2010
4500
2400
2000
3000
3200
3300
8000
8200
8100
6000
7000
5000
9200
9000
4000
4300
4200
ARCHIVO
OTROS
PUEBLOS
APARTADOS AEREOS
COS1 REZAGOS
RESTREPO 1
RESTREPO 2
AMERICAS 1
AMERICAS 2
AMERICAS 3
AV SEXTA 1
AV SEXTA 2
AV SEXTA 3
INDUSTRIAL
ALAMOS
AV BOYACA
AV QUITO 1
AV QUITO 2
CLL 134 - 1
CLL 134 - 2
CLL 134 - 3
SEGUNDA ETAPA
Cantidad Archivos
TOTAL
1
3
1
3
15
11
6
11
5
3
2
5
22
8
8
9
10
5
5
3
Cantidad Facturas
4.635
14.762
157
14.860
100.917
75.547
39.526
74.685
28.265
19.465
11.736
34.847
149.446
49.265
52.493
61.792
63.203
32.330
31.845
20.155
136
879.931
ANEXO No. 2
CIUDADES DONDE ETB TIENE CLIENTES Y REQUIERE DESCENTRALIZAR LA
IMPRESIÓN
CIUDAD
MEDELLÍN
PEREIRA
MANIZALES
MONTERÍA
ARMENIA
ITAGUI
BELLO
ENVIGADO
DOSQUEBRADAS
MARSELLA
SABANETA
SINCELEJO
RIOHACHA
LA ESTRELLA
RIONEGRO
VILLAMARÍA
CALDAS
COPACABANA
APARTADÓ
CHINCHINÁ
EL SANTUARIO
CANTIDAD DE CLIENTES
1,725
1,257
655
214
193
181
122
112
68
50
42
13
12
10
10
8
6
3
2
2
2
25
CIUDAD DONDE SE IMPRIME
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
http://www.etb.com.co
CIUDAD
LA CEJA
QUIMBAYA
RISARALDA
ABEJORRAL
AMALFI
ARANZAZU
BUENOS AIRES
CAJAMARCA
CALARCA
CAUCASIA
CHIGORODÓ
GIRARDOTA
GUARNE
JERICÓ
LA VIRGINIA
NUNCHÍA
PUERTO NARE
SAN JERÓNIMO
SANTA ANA
SANTA ROSA DE CABAL
SANTAFÉ DE ANTIOQUIA
SANTIAGO DE TOLÚ
TURBO
ZARAGOZA
Subtotal
CIUDAD
CALI
PALMIRA
POPAYÁN
CARTAGO
YUMBO
PASTO
TULUÁ
SANTANDER DE QUILICHAO
BUENAVENTURA
CALOTO
FLORENCIA
JAMUNDÍ
GUADALAJARA DE BUGA
INÍRIDA
LETICIA
MOCOA
CANDELARIA
IPIALES
MIRITI – PARANÁ
MISTRATÓ
MONTEBELLO
ROLDANILLO
SEVILLA
TUMACO
EL CHARCO
Subtotal
CANTIDAD DE CLIENTES
2
2
2
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
4,714
CANTIDAD DE CLIENTES
2,759
1,058
554
316
64
17
7
5
4
4
3
3
2
2
2
2
1
1
1
1
1
1
1
1
1
CIUDAD DONDE SE IMPRIME
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
MEDELLIN
CIUDAD DONDE SE IMPRIME
CALI
CALI
CALI
CALI
CALI
CALI
CALI
CALI
CALI
CALI
CALI
CALI
CALI
CALI
CALI
CALI
CALI
CALI
CALI
CALI
CALI
CALI
CALI
CALI
CALI
4,811 CALI
26
http://www.etb.com.co
CIUDAD
BUCARAMANGA
CÚCUTA
OCAÑA
FLORIDABLANCA
BARRANCABERMEJA
ARAUCA
YOPAL
GIRÓN
GÓMEZ PLATA
PAMPLONA
PIEDECUESTA
SAN ALBERTO
SAN GIL
VILLA DEL ROSARIO
Subtotal
CIUDAD
VILLAVICENCIO
NEIVA
IBAGUÉ
TUNJA
DUITAMA
TENJO
SOGAMOSO
SOACHA
GIRARDOT
ESPINAL
SUBACHOQUE
CHÍA
COTA
FUSAGASUGÁ
EL ROSAL
FUNZA
CAJICÁ
MOSQUERA
ZIPAQUIRÁ
MADRID
SIBATÉ
TOCANCIPÁ
SOPÓ
TOCAIMA
QUIBDÓ
ACACÍAS
APULO
LA CALERA
MELGAR
CHIQUINQUIRÁ
FACATATIVÁ
GRANADA
PUERTO BOYACA
RESTREPO
RICAURTE
CANTIDAD DE CLIENTES
798
743
206
124
66
10
8
3
1
1
1
1
1
1
CIUDAD DONDE SE IMPRIME
BUCARAMANGA
BUCARAMANGA
BUCARAMANGA
BUCARAMANGA
BUCARAMANGA
BUCARAMANGA
BUCARAMANGA
BUCARAMANGA
BUCARAMANGA
BUCARAMANGA
BUCARAMANGA
BUCARAMANGA
BUCARAMANGA
BUCARAMANGA
1,964 BUCARAMANGA
CANTIDAD DE CLIENTES
845
831
648
610
276
231
216
152
126
115
112
64
63
57
53
53
24
21
11
10
7
7
6
4
3
2
2
2
2
1
1
1
1
1
1
27
CIUDAD DONDE SE IMPRIME
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
http://www.etb.com.co
CIUDAD
VILLETA
BOGOTA
CUBARÁ
Subtotal
BARRANQUILLA
CARTAGENA
SANTA MARTA
VALLEDUPAR
SOLEDAD
BARANOA
CANTIDAD DE CLIENTES
1
20,380
1
24,941
2,374
1,564
1,260
196
128
29
BARRANQUILLA
BARRANQUILLA
BARRANQUILLA
BARRANQUILLA
BARRANQUILLA
8
6
2
1
1
1
BARRANQUILLA
BARRANQUILLA
BARRANQUILLA
BARRANQUILLA
BARRANQUILLA
BARRANQUILLA
CERETÉ
MAICAO
MALAMBO
ARACATACA
CHINÚ
SAN ANDRÉS
Subtotal
CIUDAD DONDE SE IMPRIME
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BOGOTA
BARRANQUILLA
5,570 BARRANQUILLA
28
http://www.etb.com.co
ANEXO No 3
C E R T I F I C A C I O N DE
E X P E R I E N C I A
1. DATOS BÁSICOS DEL CONTRATANTE
Nombre:
NIT
Dirección
Ciudad:
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
_________
Departamento: ________________
2. DATOS BÁSICOS DEL CONTRATISTA
Nombre:
Nit:
Dirección:
Ciudad:
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
________________Departamento: ________________
3. DATOS BÁSICOS DEL CONTRATO
No del contrato:
Fecha de Inicio:
Fecha de finalización:
__________________
__________________
__________________
Objeto del contrato:
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Valor del contrato incluidas las adiciones:
IMPRESOS
$___________________
(Incluir la cantidad mensual promedio de hojas impresas, indicando la impresión del código de
barras para lectora óptica.
Constancia de recibido a satisfacción Vigencia _____________________________________
Calidad del servicio (Indicar con una (X)
MUY BUENA
BUENA
REGULAR
(
(
(
)
)
)
Nombre de la persona que certifica: _______________________________________________
Cargo: ________________________________________________________________________
Dirección:______________________________________________________________________
Ciudad: ____________________. Departamento: ____________________________________
La presente certificación se expide a solicitud del interesado, en la ciudad de______________a los ____días del mes de
________________ del año ________.
Observaciones:
FIRMA:_____________________
29