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CORPORACION UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACION SUPERIOR
INFO FLASH
Bogotá, septiembre 19 de 2012
Cordial Saludo,
Nos permitimos informar a colaboradores; en el momento de solicitar un anticipo y
dar trámite a la correspondiente legalización, por concepto de actividades,
programas y eventos asignados a la Corporación Unificada Nacional de Educación
Superior CUN, por favor tener presente los siguientes requisitos:
Anticipo
Se define, como el desembolso o transferencia de dineros a un colaborador, para
cubrir un costo o gasto de la Corporación Unificada Nacional de Educación
Superior CUN en cumplimiento de un contrato, actividad y/o proyecto académico o
administrativo, constituyendo un préstamo hasta tanto no se efectué la legalización
correspondiente a la ejecución del gasto o inversión, la exigibilidad legal e
institucional requiere:
1. Anticipos para realizar actividades programas o eventos institucionales.
 Entregar formato anticipo donde detalle la destinación del anticipo,
justificación del bien o servicio, cantidad comprada, valor de IVA, costo total
con IVA, Fondo, centro de Costos, Función y rubro presupuestal.
 Adjuntar al formato de anticipo la carta de autorización de descuento por
Nomina
2. Anticipos para realizar actividades programas o eventos interinstitucionales o
empresariales.
 Presentar cotización del ejecutor o contratista, y solicitud del gestor o
responsable de la actividad o proyecto.
 Entregar formato anticipo donde detalle la destinación del anticipo,
justificación del bien o servicio, cantidad comprada, valor de IVA, costo total
con IVA, Fondo, Centro de Costos servicio, Función y rubro presupuesta
presupuesto
 Adjuntar al formato de anticipo la carta de autorización de descuento por
Nomina
Legalización
Se define, como la relación de los costos, gastos e inversiones debidamente
soportados con sus documentos legales de acuerdo a lo dispuesto en los
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requisitos legales de facturación y políticas institucionales, la exigibilidad legal e
institucional requiere:
 Entregar formato de legalización diligenciado totalmente relacionando los
soportes de las actividades o eventos realizados.
 Anexar los documentos que relacionan el formato de legalización.
 Realizar la entrega en un plazo menor a 5 días hábiles siguientes a la
realización del gasto.
Nota aclaratoria
Anticipo
 Los beneficiarios de cualquier modalidad de anticipo que tengan vinculación
laboral deben firmar la autorización de descuento por nomina, con el
propósito de soportar y dar viabilidad a la diligencia.
 La autorización del anticipo allegara para dar trámite con correspondiente
Visto Bueno y Autorización del director o vicerrector responsable.

Especificar el concepto del anticipo, relacionándolo con actividades de la
Corporación unificada nacional de educación superior CUN.
Legalización
 Al realizar la legalización con los soportes correspondientes (formato de
legalización de anticipo, facturas, tiquetes y cuentas de cobro), en lo posible
darse en un periodo menor a 5 días hábiles, después de culminada la
actividad o evento por el cual se solicitó el anticipo de dinero.
 Los soportes que no cumplieren con los requisitos legales (Facturaciónimpuestos) serán tomados como no validos o en su momento regresados a
la persona responsable.

La fecha debe relacionar el periodo dentro del cual se contrató la actividad.
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Requisitos de las facturas para soportar la legalización de un anticipo.
Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615
consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes
requisitos:
 Estar denominada expresamente como factura de venta.
 Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
 Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o
servicios; (Corporación Unificada Nacional De Educación Superior CUN)
junto con la discriminación del IVA pagado.
 Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración
consecutiva de facturas de venta.
 Fecha de su expedición.
 Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios
prestados.
 Valor total de la operación.
 El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
 Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
 Y resolución de facturación vigente no mayor a 2 años.
Impuestos a cuentas de cobro y facturas que cumplan lo requisitos
Retención en la fuente
 Retención en la fuente con tarifa general de compras 3.5%, valores
superiores a $703.000.
 Retención en la fuente por concepto de servicios generales a personas
naturales la tarifa de 6% por servicios contratados superiores a $104.000.
 Retención en la fuente servicios en general con personas jurídicas 4%, por
servicios contratados superiores a $104.000.
 Retención en la fuente, honorarios de personas jurídicas a la tarifa de 11%,
por contratos superiores a $1
 Retención en la fuente, honorarios personas naturales a la tarifa de 10%,
por contratados superiores a $1
Retención de Industria y comercio ICA
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 Corresponde a la tarifa asignada para cada distrito o municipio, y según la
actividad desarrollada por el contratista.
.
Agradezco su colaboración y respuesta positiva a lo dispuesto anteriormente,
cualquier inquietud será atendida en el departamento de información financiera.
Sin otro particular
Cordialmente,
IVAN MALDONADO
Líder de Información Financiera
Anexos 3 folios
Formato solicitud anticipos
Formato legalización anticipos
Formato carta autorización de descuento
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