generalidades deducciones

 Generalidades de las deducciones
Uno de los propósitos que se persiguen con el presente estudio, es el que tiene que ver
con la verificación de la naturaleza jurídica de las deducciones; por lo tanto, es
conveniente iniciar su análisis a partir de lo que entendemos como gastos desde el punto
de vista contable.
Desde el punto de vista de vista de la doctrina, tenemos los siguientes conceptos:
“GASTO. PUC 5. Gasto. Agrupa las cuentas que representan los cargos operativos y
financieros en que incurre el ente económico en el desarrollo del giro normal de su
actividad en un ejercicio económico determinado. Mediante el sistema de causación se
registrara con cargo a las cuentas de resultados los gastos causados pendientes de pago
(…).
Al final del ejercicio económico las cuentas de gastos se cancelaran con cargo al grupo
59-ganancias y pérdidas- Los gastos se registraran en moneda nacional, es decir en
pesos, de suerte que las transacciones en moneda extranjera u otra unidad de medida
deben ser reconocidas en moneda funcional utilizando la tasa de conversión aplicable en
la fecha de ocurrencia, de acuerdo con el origen de la operación que los genera.
Los gastos se clasifican en operacionales y no operacionales.
“los gastos son los decrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del
ejercicio contable, en forma de salidas o depreciaciones del valor de los activos, o bien
como el surgimiento de obligaciones, quedan como resultado decrementos en el
patrimonio neto…los esfuerzos hechos por una empresa para obtener ingresos se
describen en términos contables como gastos o, a veces, como costos y gastos”
“Los gastos propiamente dichos son en realidad el costo de realizar las operaciones que
producen ingresos y son, por tanto, deducciones de estos. Todas las erogaciones que
representen el costo de servicios, de beneficios o de artículos utilizados durante el
periodo contable correspondiente deben ser cargadas a las cuentas normales de gastos
de operación. Estas erogaciones incluyen todos los costos normales de conservación del
activo fijo que tengan por objeto mantener las unidades respectivas en buenas
condiciones de trabajo”.
Los costos y los gastos son conceptos que, en la contabilidad, permiten determinar el
monto de la utilidad obtenida durante un ejercicio contable y el cálculo de la misma se
hace mediante un procedimiento que hace parte del estado de resultados, o de p&g
como se le conoce usualmente.
De lo expuesto podemos deducir que los costos y los gastos están íntimamente
relacionados, incluso en ocasiones se confunden. Sin embargo, debemos precisar que en
el manejo contable es bien clara la diferencia entre unos y otros si nos atenemos a la
definición que consagra, para cada concepto, el decreto 2649 de 1993 “por el cual se
reglamenta la contabilidad general y se expiden los principios o normas de contabilidad
generalmente aceptados en Colombia”.
 DIFERENCIAS ENTRE DEDUCCIONES Y COSTOS
En materia fiscal, los costos y deducciones (gastos) deben acatar supuestos esenciales
para que sean procedentes, lo cual hace referencia a los principios de causalidad,
necesidad y proporcionalidad que, aunque hacen parte del proceso contable parecen
tener un menor grado de exigencia frente a las normas impositivas.
Al respecto veamos el significado y alcance de las definiciones sobre deducciones, en un
extracto de una sentencia del consejo de estado:
“(…) las deducciones son todos aquellos gastos autorizados legalmente que se generan
de manera forzosa en la actividad productora de renta y que bajo el cumplimiento de
requisitos determinados, se restan de la renta bruta para obtener la renta liquida, es
decir fiscalmente hablando las deducciones se encuentran expresamente consagradas en
la ley, y están referidas a la actividad productora de renta en general.
Dentro del concepto de COSTOS, por su parte, las erogaciones como ya se ha dicho a lo
largo del proceso, se incorporan a un bien en particular o se efectúan para su
adquisición, por lo cual el mismo está vinculado al tema de la enajenación de activos
movibles y activos fijos, evento en el cual se restan de los ingresos netos tal y como lo
consagra el artículo 26 del estatuto tributario.
Ahora bien, para el reconocimiento fiscal tanto de los costos como delas deducciones se
deben cumplir las mismas condiciones legales (presupuestos esenciales, requisitos de
fondo o formalidades) que se exigen para la aceptación de los costos. Entre los
presupuestos esenciales se encuentran los relacionados con la causalidad y necesidad del
gasto que consagra el artículo 107 del estatuto tributario, los cuales, se reitera son
condiciones para el reconocimiento fiscal, tanto de los costos como de las deducciones,
(…)”
 EXPENSAS NECESARIAS
Las expensas generales corresponden al mismo concepto de gastos que traen las normas
contables.
“ Son obligaciones a cargo del contribuyente por la obtención de bienes y servicios, que
no quedan representados en un activo dentro del patrimonio pero que son importantes
para la buena marcha del negocio, por ser relativas a la administración y financiación
del negocio, a la venta de mercancías y al perfeccionamiento de las técnicas operativas.
Las llamadas expensas generales no están taxativamente señaladas en el estatuto
tributario, ya que dichos gastos deducibles dependen de las diferentes actividades
realizadas por los contribuyentes, por lo cual resultaría poco práctico realizar un listado
de gastos.
En lugar de realizar dicha enumeración, la ley recurre al establecimiento de ciertos
requisitos en el artículo 107 del E.T., fijando las características esenciales de las
expensas generales: “La realización”, “La relación de causalidad”,” la necesidad” y “la
proporcionalidad”
En cuanto tiene que ver con la enumeración, de los gastos podemos acudir a la
clasificación contenida en el Plan Único de Cuentas, concretamente en los grupos 51
“operacionales de administración”, 52 “Operacionales de ventas” y 53”No
operacionales”
Los gastos se distribuyen en las cuentas relativas a gastos de personal, honorarios,
impuestos, arrendamientos, contribuciones y afiliaciones, seguros, servicios, gastos
legales, mantenimiento y reparaciones, adecuación e instalación, gastos de viaje.
Depreciaciones, amortizaciones, diversos, provisiones, financieros, perdida en venta y
retiro de bienes, perdida método de participación y gastos extraordinarios entre otros.
Veamos seguidamente la síntesis de una sentencia relativa al tema que nos ocupa:
“Expensas Necesarias. Su reconocimiento estará estrictamente sujeto a las reglas sobre
necesidad, causalidad y proporcionalidad. No es suficiente la conveniencia del gasto
para su deducibilidad.
Fuente: sentencia de marzo 16 de 2001. Expediente 11607. Consejo de estado. Ponente:
Dr. Juan Ángel Palacio Hincapié. Jurisprudencia y doctrina. Legis S.A No. 353. Mayo de
2001. Pág. 842. Concordante sentencia de septiembre 25 de1998 Expediente No. 1140301. Ponente: Dr. Delio Gómez Leyva.
En resumen, las principales características de las expensas o gastos, son las siguientes:
 Los gastos se diferencian de los costos en cuanto no se incorporan al valor de las
mercancías que se enajenan, debido a que contribuyen a la generación de renta
en sentido general, mientras los costos si se particularizan respecto de cada
producto incrementando su valor.
 Son aceptados dentro del año en que se causan, aunque se paguen
anticipadamente o posteriormente, incluso si no se presenta la venta de los
bienes que eventualmente hayan generado gastos.
 Son presupuestos básicos para aceptar su deducción (de ahí su nombre): La
causalidad, la necesidad y la proporcionalidad:
 REQUISITOS PARA ACEPTAR FISCALMENTE LAS DEDUCCIONES
Como se dijo antes, la ley recurre al establecimiento de unos requisitos generales para
fijar las características esenciales que deben revestir las deducciones para ser aceptadas
fiscalmente a saber: realización, relación de causalidad, necesidad y proporcionalidad.
Además, las normas tributarias contemplan una serie de requisitos formales que pueden
variar de acuerdo al tipo de erogación, actividad o particulares circunstancias.
El artículo 107 del Estatuto Tributario, quizá el más importante en cuanto se refiere a
los requisitos que deben cumplir las deducciones, es del siguiente tenor literal:
“Las expensas necesarias son deducibles. Son deducibles las expensas realizadas durante
el año o periodo gravable en el desarrollo de cualquier actividad productora de renta,
siempre que tengan relación de causalidad con las actividades productoras de renta y
que sean necesarias y proporcionadas de acuerdo con cada actividad.
“La necesidad y proporcionalidad de las expensas debe determinarse con criterio
comercial, teniendo en cuenta las normalmente acostumbradas en cada actividad y las
limitaciones establecidas en los artículos siguientes”
Así las cosas, una vez realizada la deducción, debe acatarse una triada de requisitos
(causalidad, Necesidad y proporcionalidad), los que constituyen presupuestos esenciales
para que sean aceptados los costos y gastos por parte de la administración tributaria a
efecto de que puedan servir como elementos que aminoren la base gravable del
impuesto sobre la renta.