Manual de Organización - Universidad Autónoma del Estado de

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y
RELACIONES PÚBLICAS
DGCSyRP-MO
Fecha de Elaboración: 30/01/2013
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
DE LA
DIRECCIÓN GENERAL DE
COMUNICACIÓN SOCIAL Y
RELACIONES PÚBLICAS
Fecha de Actualización: 09/03/2015
Versión: 2
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y
RELACIONES PÚBLICAS
ÍNDICE:
1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................... 3
2. DIRECTORIO .............................................................................................................. 4
3. ANTECEDENTES HISTÓRICOS ................................................................................ 5
4. BASE LEGAL .............................................................................................................. 7
5. ATRIBUCIONES .......................................................................................................... 7
6. ORGANIGRAMA ......................................................................................................... 9
7. ESTRUCTURA FUNCIONAL .................................................................................... 10
2
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y
RELACIONES PÚBLICAS
1. INTRODUCCIÓN:
El presente Manual de Organización de la Dirección General de Comunicación Social y
Relaciones Públicas (DGCSyRP), es un documento de control administrativo que
permitirá, orientar al personal en la ejecución de las labores asignadas así como
delimitar responsabilidades, evitar duplicidades e identificar omisiones, logrando
mediante su adecuada implementación la correspondencia funcional entre puestos y
estructura lo que permitirá dar cumplimiento eficaz y eficiente a los objetivos
previamente establecidos.
El Manual de Organización contiene información relativa a los antecedentes de la
institución, su base legal, misión, visión, atribuciones y organigramas, la estructura
orgánica y funcional que la compone, así como las funciones de los órganos
administrativos.
Dirigido a la comunidad universitaria que desee conocer el funcionamiento
organizacional de esta Dependencia, pero primordialmente al personal de nuevo
ingreso, este Manual de Organización será considerado como un medio de integración
y orientación para facilitar la incorporación a las distintas funciones operacionales que
ejecutará.
Con el propósito de que el objetivo antes citado sea un instrumento operativo, la
Dirección General de Comunicación Social y Relaciones Públicas incluye una serie de
indicaciones de carácter práctico, que orientan y ordenan los trabajos de elaboración
y/o actualización de estos documentos, que se pretende sean el resultado del estudio y
análisis de la estructura funcional vigente, a fin de realizar los cambios adecuados a las
necesidades de la Dirección y la Institución.
3
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y
RELACIONES PÚBLICAS
2. DIRECTORIO:
C. Alfredo Dávalos Moreno
Director General de Comunicación Social y Relaciones Públicas
L.C.C. Ignacio Cárdenas Roldán
Sub Director General de Comunicación Social y Relaciones Públicas
L.A.P. Norma Estrella López Lucio
Responsable del Área de Comunicación Interna y Externa
C. Claudia Aguilar Hernández
Secretaria
4
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y
RELACIONES PÚBLICAS
3. ANTECEDENTES HISTÓRICOS:
La Dirección General de Comunicación Social y Relaciones Públicas, surge de la
necesidad de una renovación administrativa y funcional que derivó en una
reestructuración organizacional general de la Universidad Autónoma del Estado de
Hidalgo, a lo largo de su historia ha sufrido diversas modificaciones pero la más
reciente y que se encuentra enunciada en el Estatuto General de la UAEH, data de
mayo de 2006 quedando integrada por la Dirección de Comunicación Social, Dirección
de Radio Universidad y Dirección de Relaciones Públicas.
Su primer antecedente oficial surge en 1979 con la creación del Departamento de
Prensa y Difusión que satisfacía las necesidades institucionales de información.
El imperioso crecimiento de la universidad, obliga a transformar al Departamento de
Prensa y Difusión en Dirección General de Comunicación Social en 1982,
posteriormente, debido a que las actividades de relaciones públicas están
estrechamente ligadas a las acciones de comunicación social, en el año de 1990 se
fusionan creando la Dirección General de Comunicación Social y Relaciones Públicas.
La Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo continua su desarrollo acelerado y con
la finalidad de satisfacer su necesidad de difusión a través de la DGCSyRP elabora el
proyecto y da forma a la estructuración de una radiodifusora propia que satisfaga el
servicio de informar a la sociedad el acontecer de la Universidad y del mundo
circundante; es así como el 20 de noviembre de año 2000 con el inicio de una nueva
era, sale al aire la primera emisión de Radio Universidad en el cuadrante 99.7 de FM.
Posterior a este suceso importante para difundir de manera eficiente lo que sucede en
la institución, y para dar cumplimiento a las necesidades de la institución, en abril de
5
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y
RELACIONES PÚBLICAS
2002 se fragmenta en Dirección General de Comunicación Social (DGCS) y Dirección
General de Relaciones Públicas (DGRP) para dar paso en el 2006 nuevamente a como
la conocemos en la actualidad en base al sustento legal del Estatuto General de la
UAEH.
6
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y
RELACIONES PÚBLICAS
4. BASE LEGAL:
Ley Orgánica de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo
Capítulo II
Artículo 4º. La Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo
Estatuto General de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo
Título Cuarto
De la organización Administrativas de la Universidad
Capítulo III,
De las Dependencias de Apoyo a la Rectoría
Artículo 86 -Las funciones de apoyo…….
Fracción VI
Artículo 99
Artículo 100
Incisos I, II, VI, VIII
5. ATRIBUCIONES:
° Ley Orgánica de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo
Capitulo II, de su Organización e Integración.
Articulo 4.- La Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo estará constituida por sus
autoridades, personal académico, alumnos, pasantes, personal administrativo, técnico y
de servicio; las divisiones, los institutos y sus áreas académicas, escuelas, centros
culturales, sociales, artísticos y deportivos, de adiestramiento de investigación y demás
dependencias académicas, técnicas y administrativas que juzgue convenientes para
realizar sus fines así mismo, por las escuelas incorporadas y por los centros culturales
que lleguen a incorporarse de conformidad con sus reglamentos
7
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y
RELACIONES PÚBLICAS
° Estatuto General de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo
Título Cuarto
De la organización Administrativa de la Universidad
VI.- Dirección General de Comunicación y Relaciones Públicas
Artículo 99. La Dirección General de Comunicación Social y Relaciones Públicas tiene
como objetivo difundir las actividades de la Universidad, así como diseñar y operar los
lineamientos de relaciones públicas, protocolo y atención a invitados para fortalecer la
imagen de la institución.
Artículo 100. Corresponde a la Dirección General de Comunicación Social y
Relaciones Públicas:
I. Promover una adecuada relación entre la Universidad y la sociedad;
II. Difundir interna y externamente el quehacer universitario;
III. Ser el vocero oficial de la Universidad;
IV. Publicar el órgano informativo oficial;
V. Coordinar los medios de comunicación universitarios y estrechar los vínculos con los
medios de comunicación externos;
VI. Desarrollar un programa de imagen institucional para la difusión de las funciones
sustantivas de la Universidad
VII. Entregar al Rector, durante la primera quincena del mes de febrero, un reporte
escrito de las actividades de su función, y
VIII. Cumplir las demás encomiendas que le confieran la normatividad universitaria el
Rector.
8
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL
Y RELACIONES PÚBLICAS
6. ORGANIGRAMA:
DIRECCIÓN GENERAL DE
COMUNICACIÓN SOCIAL Y
RELACIONES PÚBLICAS
SUB DIRECCIÓN GENERAL
DE COMUNICACIÓN SOCIAL
Y RELACIONES PÚBLICAS
DIRECCIÓN DE
COMUNICACIÓN SOCIAL
9
AREA DE COMUNICACIÓN
INTERNA Y EXTERNA
DIRECCIÓN DE RADIO
UNIVERSIDAD
DIRECCIÓN DE RELACIONES
PÚBLICAS
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y
RELACIONES PÚBLICAS
7. ESTRUCTURA FUNCIONAL:
10
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y
RELACIONES PÚBLICAS
UNIDAD ORGÁNICA:
Dirección de Comunicación Social y
Relaciones Públicas
REPORTA A:
Rectoría
OBJETIVO: Difundir y promover interna y externamente las actividades de la
Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo a través de los diferentes medios de
comunicación, así como diseñar y operar los lineamientos de relaciones públicas,
protocolo y atención a invitados para fortalecer la imagen de la institución.
FUNCIONES: Con fundamento en el Estatuto General vigente, Título Cuarto De la
Organización Administrativa de la Universidad Capítulo III De las Dependencias de
Apoyo a la Rectoría. Art. 86 Fracción VI Art. 88 Sección Sexta De la Dirección
General de Comunicación Social y Relaciones Públicas Art. 99. Art. 100
Fracciones I, II, III, IV, V, VI, VII, VIII.
1. Promover una adecuada relación entre la Universidad y la sociedad;
2. Difundir interna y externamente el quehacer universitario;
3. Ser el vocero oficial de la Universidad;
4. Publicar el órgano informativo oficial;
5. Coordinar los medios de comunicación universitarios y estrechar los
vínculos con los medios de comunicación externos;
6. Desarrollar un programa de imagen institucional para la difusión de las
funciones sustantivas de la Universidad;
7. Entregar al Rector, durante la primera quincena del mes de febrero, un
reporte escrito de las actividades de su función, y
11
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y
RELACIONES PÚBLICAS
8.-Cumplir las demás encomiendas que le confieran la normatividad
universitaria y el rector
12
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y
RELACIONES PÚBLICAS
UNIDAD ORGÁNICA:
REPORTA A:
Subdirección General de Comunicación
Social y Relaciones Públicas
Dirección General de Comunicación
Social y Relaciones Públicas
OBJETIVO: Apoyar a la Dirección General en el proceso de difusión de la imagen
universitaria en medios internos y externos de comunicación
FUNCIONES:
1. Coordinar las actividades inherentes a la producción del Video de Informe
de la Administración Universitaria
2. Compilar la información de las direcciones que dependen de la DGCSyRP
para el Informe de la Administración Universitaria
3. Supervisar la producción de videos institucionales
4. Apoyar en los proyectos especiales que se le encomiendan a la Dirección
General
13
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y
RELACIONES PÚBLICAS
Área de Comunicación Interna y
Externa
UNIDAD ORGÁNICA:
REPORTA A:
Dirección General de Comunicación
Social y Relaciones Públicas
OBJETIVO: Proporcionar estrategias de solución en los procesos de
comunicación internos y externos, mediante sistemas de control, supervisión,
orden y de calidad de la DGCSyRP
FUNCIONES:
1. Generar mecanismos de control interno para la correcta aplicación de las
políticas y lineamientos institucionales.
2. Dar seguimiento a los mecanismos de control elaborados por la DGCSyRP
para consolidar los objetivos institucionales.
3. Elaborar metodologías para el buen funcionamiento de la comunicación
interna que fortalezca la imagen institucional.
4. Apoyar en el enlace con medios de comunicación externos a la DCGSyRP
5. Supervisar el control de inventarios de mobiliario y equipo y de papelería
6. Desarrollar los trabajos del proceso de calidad, de gestión ambiental y
responsabilidad social de la DGCSyRP
7. Realizar el proceso de Equidad de Género
8. Ser enlace operativo del Sistema de Gestión Documental
14