GUÍA DE USUARIO - Nicaragua Compra

REPÚBLICA DE NICARAGUA
MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PÚBLICO
DIRECCIÓN GENERAL DE CONTRATACIONES DEL
ESTADO
Sistema de Contrataciones
Administrativas Electrónicas
(SISCAE)
GUÍA DE USUARIO
PUBLICACIÓN ORDEN DE COMPRA
Actualizado a: Agosto 2013
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TABLA DE CONTENIDO
ORDEN DE COMPRA .......................................... 3
1. Creación de Orden de Compra ......................... 3
2. Modificación de Orden de Compra ..................... 8
3. Modificación antes de Publicar la Orden de Compra ... 9
4. Modificación de Orden de Compra Publicada .......... 11
5. Publicación de Orden de Compra ..................... 17
6. Publicación de Modificación de Orden de Compra ..... 19
7. Finalización de Orden de Compra .................... 21
8. Eliminación de Orden de Compra ..................... 24
Guía de Usuario – Publicación Orden de Compra
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ORDEN DE COMPRA
Los usuarios con rol de Analista podrán administrar las órdenes de compra para un
procedimiento que ha sido adjudicado.
Creación de Orden de Compra
Los usuarios con rol de Analista podrán ingresar las órdenes de compra para un
procedimiento que ha sido adjudicado o que se encuentra en ejecución. Encontrará en
el SISCAE la acción Administrar OC.
Para que se habilite la acción Administrar OC se tienen que cumplir las siguientes
condiciones:
a- La Administración de órdenes de compra sólo podrá realizarla un
usuario de área de adquisición.
b- El procedimiento debe estar en estado Adjudicado o Ejecución.
c- La Orden de Compra no debe estar en estado Finalizada.
1- El
usuario deberá
ingresar
al
sistema, hacer clic en el
menú
ADMINISTRACIÓN/PROCESOS DE COMPRAS Y CONTRATACIONES / MODIFICAR
PROCESOS para buscar el procedimiento (ver sección 2.2.3 para mayor
información sobre búsquedas)
Si el procedimiento tiene publicada al menos una Orden de compra se encontrará
en Estado de Ejecución.
2- Una vez encontrado el procedimiento se podrá visualizar
ADMINISTRAR OC, el usuario deberá hacer clic en dicha acción.
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la
acción
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3- Al hacer clic en la acción Administrar OC nos presenta una pantalla con un
listado de las Órdenes de Compra registradas y sus acciones disponibles.
4- El usuario hace clic en la Acción Crear Nueva Orden de Compra y el sistema
presenta una pantalla con un listado de los Proveedores Adjudicados, la Acción
Crear y el botón Volver
Si es la primera Orden de Compra que se registrará para el Procedimiento, el
sistema irá directamente a esta pantalla.
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5- Al hacer clic en crear el sistema presenta una pantalla para ingresar los datos de
la Orden de Compra y los botones Volver y Continuar. Al usuario completar los
datos necesarios debe hacer clic en el botón Continuar.
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6- El sistema presenta una pantalla para ingresar los documentos soporte de la
Orden de Compra, los cuales pueden ser: la Orden de Compra o Contrato. Una
vez adjuntado el documento el usuario debe hacer clic en el botón Guardar en
ese momento el documento se adjuntará al listado de documentos asociados.
7- Una vez adjuntados los documentos necesarios, el usuario hace clic en el botón
Continuar y el sistema presenta una pantalla de confirmación de datos
ingresados, si todo está correcto el usuario hace clic en el botón Confirmar.
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8- El sistema indica al usuario que se ha completado el ingreso de la Orden de
Compra exitosamente.
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1. Modificación de Orden de Compra
La MODIFICACIÓN DE ORDEN DE COMPRA consiste en modificar los datos o documentos
ingresados de acuerdo a lo descrito en la sección 2.4.1.
Si la Orden de Compra ya está publicada la MODIFICACIÓN DE ORDEN DE COMPRA
permite modificar los datos o documentos ingresados, realizar una ampliación,
rescindirla o resolverla. Dicha modificación deberá ser publicada nuevamente para
que los cambios se vean reflejados en el portal.
Si la Orden de Compra no se ha publicado, las modificaciones quedarán
incorporadas y serán visibles en el portal una vez efectuada la publicación.
1- Ingrese a ADMINISTRACIÓN/ PROCESOS DE COMPRAS Y CONTRATACIONES / TODOS LOS
PROCESOS y busque el Procedimiento al que le modificará la Orden de Compra.
(Sección 2.2.3)
2- El usuario debe hacer clic en ADMINISTRAR OC del procedimiento en cuestión.
3- El sistema muestra datos del procedimiento, una lista de las Órdenes de Compra
registradas, las acciones disponibles para cada una de ellas y el botón VOLVER.
4- Para modificar la Orden de Compra el usuario hará clic en la acción MODIFICAR.
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2. Modificación antes de Publicar la Orden de Compra
5- El sistema muestra una pantalla con los datos ingresados en la Orden de
Compra así como los documentos, si éstos ya se hubiesen adjuntado,
permitiendo editar cualquiera de ellos.
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6- Una vez que ha modificado los datos necesarios hacer clic en el botón Continuar
y el sistema presenta una pantalla con la lista de documentos ingresados
permitiendo borrarlos o agregar más. Una vez terminado este paso, el usuario
hará clic en el botón Continuar
7- El sistema presenta una pantalla de confirmación de datos modificados y el
usuario hará clic en el botón Confirmar
8- El sistema presenta una pantalla informativa con los pasos a seguir luego de
esta acción realizada.
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3. Modificación de Orden de Compra Publicada
5- El sistema muestra una pantalla donde el usuario escogerá el Tipo de
Modificación que se realizará y hace clic en el botón Continuar.
Los tipos de modificación disponibles según Ley de Contrataciones
Administrativas del Sector Publico Ley No. 737 son: Ampliación, Modificación,
Rescisión, Resolución.
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6- Si el usuario escoge Ampliación el sistema presentará una pantalla con los
datos ingresados en la Orden de Compra así como los documentos adjuntos si
ya se hubiesen adjuntado, permitiendo modificar el monto, la fecha de entrega,
la moneda, el aviso de finalización, el correo adicional, la cantidad de días
previos a la finalización para el aviso y las observaciones.
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Si el usuario escoge Modificación el sistema presentará una pantalla con los
datos ingresados en la Orden de Compra así como los documentos adjuntos si
ya se hubiesen adjuntado, permitiendo modificar el aviso de Finalización, el
correo adicional, la cantidad de días previos a la finalización para el aviso y las
Observaciones.
Si el usuario escoge Rescisión el sistema presentará una pantalla con los datos
de la Orden de Compra y una pantalla para ingresar la fecha de rescisión, el
motivo y observaciones adicionales.
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Si el usuario escoge Resolución el sistema presentará una pantalla con los
datos de la Orden de Compra y una pantalla para ingresar la fecha de
resolución y observaciones adicionales.
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7- El usuario completará los datos según el tipo de modificación elegida y hará clic
en el botón Continuar, el sistema presentará una pantalla con una lista de los
documentos anexados a esa Orden de Compra y la posibilidad de agregar más.
Una vez finalizado el anexo de datos el usuario hace clic en el botón Continuar
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8- El sistema presenta una pantalla de confirmación de datos modificados y el
usuario hará clic en el botón Confirmar
9- El sistema presenta una pantalla informativa y las acciones disponibles.
Los tipos de modificación “Rescisión” y “Resolución” FINALIZAN directamente la Orden
de Compra.
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4. Publicación de Orden de Compra
Las Áreas de Adquisición deberán publicar en el portal las órdenes de compra
realizadas producto de las adjudicaciones en los procedimientos.
El procedimiento debe estar en estado ADJUDICADO O EJECUCIÓN y al menos un
documento adjunto en la Orden de Compra.
1- Se realiza la búsqueda del procedimiento en cuestión con la acción BÚSQUEDA
DE PROCEDIMIENTO (Sección 2.2.3)
2- El sistema visualiza la lista de procedimiento y las acciones permitidas:
a.
b.
c.
d.
Número de procedimiento.
Institución.
Objeto.
Acciones disponibles
Seleccionar la acción ADMINISTRAR OC y el sistema presenta una pantalla con un
listado de las Órdenes de Compra disponibles y sus acciones disponibles, el usuario
deberá hacer clic en la acción PUBLICAR.
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3- El sistema visualiza datos de la Orden de Compra, si todo está correcto el
usuario hace clic en el botón Confirmar.
4- El sistema presenta una pantalla de confirmación indicando que la Orden de
Compra ha sido Publicada exitosamente y el procedimiento cambia a estado
EJECUCION
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5. Publicación de Modificación de Orden de Compra
Las Unidades de Adquisición deberán publicar en el portal las modificaciones realizadas
a las órdenes de compra publicadas.
1- Se realiza la búsqueda del procedimiento en cuestión con la acción BÚSQUEDA
DE PROCEDIMIENTO (Sección 2.2.3)
2- El sistema visualiza la lista de procedimiento y las acciones permitidas:
Seleccionar la acción ADMINISTRAR OC y el sistema presenta una pantalla con un
listado de las Órdenes de Compra disponibles y sus acciones disponibles, el usuario
deberá hacer clic en la acción PUBLICAR MODIFICACIONES.
3- El sistema visualiza los datos originales de la Orden de Compra y los datos
modificados, si todo está correcto el usuario hace clic en el botón Confirmar.
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4- El sistema presenta una pantalla de confirmación indicando que la Orden de
Compra ha sido Publicada exitosamente.
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6. Finalización de Orden de Compra
El usuario Analista deberá completar la información de la orden de compra con la
acción FINALIZAR. Una vez completada esta acción, no quedarán más acciones
disponibles para la orden de compra1.
Para poder finalizar una orden de compra es necesario que haya sido publicada.
1- Se realiza la búsqueda del procedimiento en cuestión con la acción BÚSQUEDA
DE PROCEDIMIENTO (Sección 2.2.3)
2- El sistema visualiza la lista de procedimiento y las acciones permitidas:
a.
b.
c.
d.
Número de procedimiento.
Institución.
Objeto.
Acciones disponibles
Seleccionar la acción ADMINISTRAR OC y el sistema presenta una pantalla con un
listado de las Órdenes de Compra disponibles y sus acciones disponibles, el usuario
deberá hacer clic en la acción FINALIZAR.
1
Otras alternativas de finalización son la rescisión y la resolución. Ver secciones 2.4.2.2
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3- Seleccionar la acción FINALIZAR y el sistema presenta una pantalla con un los
datos de la orden de compra y campos para completar:
-
Fecha de Finalización
-
Observaciones de Finalización
-
Grado de satisfacción con proveedor2
Para continuar se deberá hacer clic en el botón Continuar.
2
Es un dato opcional, en caso de ser completado la información queda restringida a acceso exclusivo de la
unidad de adquisiciones que carga la información.
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El sistema presenta una pantalla con los datos de la orden de compra y los datos
añadidos relativos a la finalización.
El sistema presenta un mensaje de confirmación de finalización exitosa. Esta acción no
requiere ninguna intervención posterior. Luego de esta acción no se podrán hacer
nuevas modificaciones.
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7. Eliminación de Orden de Compra
El usuario Analista tendrá la opción de eliminar la orden de compra ingresada y no
publicada3, no quedará registro alguno de la misma en el sistema.
4- Se realiza la búsqueda del procedimiento en cuestión con la acción BÚSQUEDA
DE PROCEDIMIENTO (Sección 2.2.3)
5- El sistema visualiza la lista de procedimiento y las acciones permitidas:
e.
f.
g.
h.
Número de procedimiento.
Institución.
Objeto.
Acciones disponibles
Seleccionar la acción ADMINISTRAR OC y el sistema presenta una pantalla con un
listado de las Órdenes de Compra disponibles y sus acciones disponibles, el usuario
deberá hacer clic en la acción ELIMINAR.
3
La orden de compra no debe haber sido publicada para poder borrarse.
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4- Seleccionar la acción ELIMINAR y el sistema presenta una pantalla con los datos de
la orden de compra. Para continuar se deberá hacer clic en el botón Confirmar.
El sistema presenta un mensaje de confirmación de eliminación exitosa, lo que indica
que la orden de compra ha sido eliminada por completo. Esta acción no requiere
ninguna intervención posterior.
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