IT02. Calendario de Transferencias

Archivo General
SECRETARÍA GENERAL
FICHA : INSTRUCCIÓN DE CARÁCTER TÉCNICO PARA EL CALENDARIO DE LAS
TRANSFERENCIAS
A. CONSIDERACIONES GENERALES
I. OBJETO
Esta instrucción técnica tiene como objetivo el dar a conocer el
procedimiento a seguir para elaborar el Calendario de
Transferencias de la documentación desde los archivos de gestión,
al Archivo General de la Universidad de Málaga.
Esta instrucción técnica será de obligado cumplimiento para todos
los centros, departamentos, unidades, y servicios que realizan
transferencias al Archivo General.
II. ALCANCE
El formulario se hará llegar a las distintas unidades anualmente.
Una vez recibido, la oficina remitente tiene un mes para
cumplimentarlo con la previsión de transferencias para ese año y
reenviarlo al Archivo General.
El Archivo entenderá que NO cumplimentar y remitir el formulario
para el calendario en el plazo dado, significa que ese año NO
realizará ninguna transferencia.
No se aceptara ninguna transferencia que no aparezca reflejada en
el Calendario.
No se aceptara ninguna transferencia sin previo aviso.
III.
RESPONSABILIDAD
DEL PROCESO
La responsabilidad de la realización del Calendario de Transferencia
recae en el responsable del Archivo General
B. HERRAMIENTA Y MÉTODO
El Archivo hará llegar a cada unidad el Formulario para elaborar el
Calendario de Transferencia.
El Archivo recordará a las oficinas el plazo de vencimiento para la
comunicación de su previsión de transferencias.
Datos a cumplimentar por el Archivo de Gestión:
V. RELLENAR EL
FORMULARIO
En él los responsables de cada servicio indicarán:
- La Oficina, Unidad etc., a la que pertenecen, y sus datos de
contacto (extensión, y correo electrónico).
- El volumen de documentación previsto a transferir, es decir, el
número de cajas, libros, o cualquier otro tipo de soporte.
- Dos fechas alternativas en las que estén dispuestos a realizar la
transferencia.
Esas dos quincenas las pondrá el Archivo en conocimiento de
Pabellón de Gobierno Adjunto. Campus El Ejido.
29071 MÁLAGA.
Telf.: 952 13 10 07 – 10 28 Fax: 952 13 10 07 E-mail: [email protected]
Archivo General
SECRETARÍA GENERAL
Mensajería con quién se llegará a un acuerdo para decidir la fecha
más propicia a los tres servicios: Oficina que remite, Mensajería y
Archivo.
- El tipo de acceso a la documentación, si es de acceso libre,
restringido a la oficina que lo transfiere, o cualquier otra limitación.
- Su estado de conservación, si es bueno, malo, o regular.
- Y si lleva algún tipo de documentación anexa, ya sea impresa, o
electrónica.
En el espacio para observaciones y comentarios se podrá incluir
cualquier otro aspecto que resulte relevante para la
documentación, la oficina remitente, las fechas, etc.
Datos a cumplimentar por el Archivo de General:
Aparecerá la fecha que se ha decidido hacer la transferencia.
Anexo:
CALENDARIO DE TRANSFERENCIAS
Una vez acordado el Calendario de Transferencias, el Archivo
General lo remitirá a las unidades solicitantes de transferencia.
VI. ANTES DE LA
TRANSFERENCIA
El Archivo se pondrá en contacto con antelación a las fechas
acordadas, con la oficina remitente y con Mensajería para recordar
la inminente fecha de transferencia, ver si existe algún problema, y
si fuera así, proponer una fecha alternativa.
En el correo que se enviará a las distintas oficinas se adjuntarán los
siguientes ficheros de interés para la preparación de las
Transferencias
VII. ANEXOS
IT01.INSTRUCCIÓN DE CARÁCTER TÉCNICO PARA LA
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
(NO se aceptará ninguna transferencia que no se ciña a la IT01)
Pabellón de Gobierno Adjunto. Campus El Ejido.
29071 MÁLAGA.
Telf.: 952 13 10 07 – 10 28 Fax: 952 13 10 07 E-mail: [email protected]