UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de Contaduría y Administración Propuesta de reestructuración del departamento de recursos humanos en el Beneficio “Cafés Tomari” TESINA para obtener el Título de: Licenciado en Administración Presenta: Mayra Aurora Hernández Gutiérrez Asesor: M.A. Isaías Sangabriel Rivera Cuerpo académico Análisis del cambio en las pequeñas y medianas organizaciones Xalapa-Enríquez, Veracruz Marzo 2010 DEDICATORIAS Y/O AGRADECIMIENTOS A DIOS Por darme la vida y colocarme en una familia en la que lo tengo todo, por culminarme de bendiciones, y por permitirme conocer este mundo tan hermoso. ¡GRACIAS! A MIS PADRES HAYDEE Y GUILLERMO GUILLERMO A MIS HERMANOS ING. GUSTAVO Y ARACELY ARACELY Gracias por darme la oportunidad de estudiar, por el inmenso apoyo y el ejemplo del trabajo, por enseñarme que todo esfuerzo tiene su recompensa. Y por la herencia más grande que me pudieron haber dado mi carrera. Gustavo por servirme de ejemplo y por apoyarme incondicionalmente, por tu ayuda y dedicación. Chely por echarme porras en esta última etapa de mis estudios. A DANIEL Gracias chaparrito por apoyarme y darme ánimos, por esas palabras de aliento que me daban fuerzas para no darme por vencida en los momentos en que sentía que no podía lograrlo, gracias por estar a mi lado. A MI ASESOR ISAIAS SANGABRIEL Por dedicarme parte de su tiempo para la elaboración de este trabajo, por su apoyo y por los consejos que hicieron que este trabajo se culminara, la segunda fue la vencida. I A CAFÉS TOMARI Gracias por abrirme las puertas y haberme brindado un espacio, el cual hizo sentirme parte de su equipo, más que realizar este trabajo, también me llevo una gran amistad de todas las personas que me extendieron la mano y colaboraron en la culminación de este trabajo, esperando que el mismo sea considerado en algún momento para su mejor desarrollo. A MIS SINODALES Por tomarse el tiempo de revisar este trabajo y hacerme las correcciones pertinentes. A todos mil gracias!!! II ÍNDICE RESUMEN .............................................................................................................. 1 INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 2 CAPÍTULO 1. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS 1.1 Interacción entre personas y empresa .......................................................... 7 1.2 Historia de la administración de recursos humanos ...................................... 9 1.3 Concepto de administración de recursos humanos..................................... 10 1.4 El carácter situacional de la administración de recursos humanos ............. 11 1.5 Objetivos de la administración de recursos humanos ................................. 12 1.6 Políticas de recursos humanos.................................................................... 14 1.7 Importancia del departamento de recursos humanos.................................. 15 1.8 Funciones del departamento de recursos humanos.................................... 16 1.8.1 Planeación de recursos humanos......................................................... 17 1.8.2 Reclutamiento ....................................................................................... 18 1.8.3 Selección .............................................................................................. 19 1.8.4 Contratación.......................................................................................... 24 1.8.5 Inducción............................................................................................... 25 1.8.6 Capacitación y desarrollo de personal .................................................. 27 1.8.7 Evaluación del desempeño ................................................................... 31 1.8.8 Sueldos y salarios................................................................................. 33 1.8.9 Seguridad e higiene .............................................................................. 34 1.8.10 Auditoría de recursos humanos ............................................................ 36 1.9 Dificultades básicas de la administración de recursos humanos................. 38 III CAPÍTULO 2. LA EMPRESA 2.1 Antecedentes del Beneficio Cafés Tomari S.A de C.V. ................................... 42 2.1.1 Localización ............................................................................................... 44 2.1.2 Generalidades ........................................................................................... 45 2.2 Visión y misión del Beneficio Cafés Tomari S.A. de C.V. ................................ 49 2.3 Objetivos del Beneficio Cafés Tomari S.A. de C.V.......................................... 49 2.4 Estructura organizacional ................................................................................ 50 2.5 Diagrama de flujo de procesos........................................................................ 51 2.6 Situación actual del Beneficio Cafés Tomari S.A. de C.V. en el departamento de recursos humanos............................................................................................ 52 2.6.1 Planeación de recursos humanos......................................................... 53 2.6.2 Reclutamiento ....................................................................................... 55 2.6.3 Selección .............................................................................................. 57 2.6.4 Contratación.......................................................................................... 59 2.6.5 Inducción............................................................................................... 61 2.6.6 Capacitación y desarrollo de personal .................................................. 62 2.6.7 Evaluación del desempeño ................................................................... 63 2.6.8 Sueldos y salarios................................................................................. 64 2.6.9 Seguridad e higiene .............................................................................. 65 2.6.10 Auditoría de recursos humanos ............................................................ 67 CAPÍTULO 3. PROPUESTA DE REESTRUCTURACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS EN EL BENEFICIO CAFÉS TOMARI 3.1 Políticas de recursos humanos en el Beneficio Cafés Tomari........................ 72 3.2 Valores en el Beneficio Cafés Tomari. ........................................................... 74 IV 3.3 Perfil del Gerente de Recursos Humanos ....................................................... 76 3.4 Propuesta en las funciones del departamento de recursos humanos ............. 80 3.4.1 Dotación .................................................................................................... 80 3.4.2 Mantenimiento........................................................................................... 84 3.4.3 Control ...................................................................................................... 87 3.5 Organigrama propuesto................................................................................... 90 CONCLUSIONES ................................................................................................. 91 FUENTES DE INFORMACIÓN ............................................................................. 95 ANEXOS ............................................................................................................... 97 ÍNDICE DE FIGURAS ......................................................................................... 100 ÍNDICE DE TABLAS........................................................................................... 101 V RESUMEN Con la finalidad de mostrarle a la empresa Cafés Tomari la importancia de contar con el departamento de recursos humanos, se presenta este trabajo el cual se enfoco básicamente en proponer la reestructuración de este departamento, así como exponerle las funciones, el objetivo y las actividades que se deben de desempeñar dentro de este. En el primer capítulo se hablará de la administración de recursos humanos, su historia, objetivos, políticas, su concepto, así como su importancia y las funciones que compone el departamento de recursos humanos. En el capítulo dos se presentará una breve introducción de Cafés Tomari, así como la situación actual de la empresa dentro del departamento. Para finalizar, se presenta la propuesta al Beneficio Cafés Tomari, la reestructuración del departamento, los valores institucionales, las políticas del mismo y los objetivos y actividades de las funciones de recursos humanos. 1 INTRODUCCIÓN El factor humano dentro de las PYMES no se ha sabido utilizar adecuadamente, se ha descuidado mucho su capacitación y motivación, su liderazgo no es muy sobresaliente, teniendo reflejados estos incidentes en su productividad, no se muestran mejoras en sus desempeños y mucho menos gratificaciones que satisfagan sus esfuerzos. En la actualidad el capital humano es considerado como el activo más importante de una organización, no importando si se refiere a una pequeña, mediana o grande empresa, imposible negarnos a esta afirmación si toda institución interactúa con personas el recurso más cambiante y en ocasiones el más difícil de entender. Para todo recurso existe un departamento que se dedica y encarga exclusivamente a administrar de manera eficiente los bienes y recursos de la empresa. La administración de recursos humanos es la encargada de planear, organizar, desarrollar y coordinar, así como lograr que las personas logren sus objetivos relacionados con el trabajo ya sea de una manera directa o indirectamente, así como también busca un desarrollo y una calidad de vida mejor para ellas, nos referimos al departamento de recursos humanos. Sin embargo, contamos con toda esta información y podemos darnos cuenta de que hoy en día siguen existiendo empresas que no cuentan con una estructura bien definida, la falta del departamento que se encarga de delegar funciones al personal, la irresponsabilidad, la falta de interés y el exceso de trabajo causa una inestabilidad en el rendimiento laboral dentro de la empresa. 3 La importancia de la administración de recursos humanos, ha ido aumentando, debido a que las empresas requieren cada vez más de personal altamente calificado y motivado para adaptarse a los constantes cambios del entorno. Una organización que busca el éxito continuo debe de adaptarse a cualquier situación que se le presente, debe de ver no solo por la propia organización sino también por el capital humano. La administración de recursos humanos experimenta un sinfín de experiencias incluyendo cambios e innovaciones, y más ahora que nos enfrentamos a los drásticos cambios de la globalización, la fuerte competencia y competitividad. Como nos dice Chiavenato las personas hoy en día ya no son el problema en las organizaciones, si no la solución de sus problemas. El presente trabajo tiene como finalidad proponer la reestructuración del departamento de recursos humanos en el Beneficio Cafés Tomari S.A de C.V., pues aun que está definido al igual que los demás departamentos, este no cumple con las funciones que se supone debería realizar, lo tienen pero solo le dan el valor para que la persona que se encuentra al frente se encargue de realizar la nómina y contrate a personal cuando así lo requiera la empresa. Un error de las PYMES es querer copiar la estructura de las grandes empresas, y un ejemplo claro la empresa que vamos a estudiar. El trabajo estará integrado por tres capítulos, el primero abarcará todo lo relacionado con la administración de recursos humanos, se hablará de la evolución de la administración de recursos humanos, su concepto, el carácter situacional, objetivos de la administración de recursos humanos, las políticas de recursos humanos, la importancia del departamento, así como también las funciones que debe de realizar el departamento. 4 Dentro del segundo capítulo se describirá la situación actual de la empresa en el departamento de recursos humanos, se mencionaran los antecedentes de la empresa, su misión, visión, objetivos, estructura organizacional y para concluir ese capítulo se presentará el diagnóstico realizado del departamento de recursos humanos. Y por último en el capítulo tercero se presentará la propuesta de la reestructuración del departamento de recursos humanos, se hace mención de los valores que podría considerar, así como una serie de políticas que al igual que los valores podría tomar en cuenta para llevar a cabo una buena ejecución de sus funciones. Este apartado es el más importante, en este se delimita el objetivo de las funciones y las actividades que se podría realizar para un buen desempeño del departamento de recursos humanos. En la medida en que las organizaciones se mueven en este entorno competitivo, la administración de recursos humanos se hace más importante, pues será la máxima responsable del éxito de la organización, su capacidad de adecuarse al entorno cambiante y de vincular a las personas que son la clave para el desarrollo de las mismas. La administración efectiva de los recursos humanos constituye hoy en día la prioridad fundamental para lograr el nivel de competitividad que se requiere en la empresa. 5 CAPÍTULO 1 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Recursos humanos es la disciplina que estudia la relación que existe entre las personas y las organizaciones, las causas y consecuencias de los cambios en ese ámbito y la relación con la sociedad. Para iniciar este trabajo se estudiará la interacción que presentan las personas y la empresa, así como las características que este debe poseer, posteriormente se dará una breve reseña de cómo es que ha ido evolucionando la administración de recursos humanos, abordaremos su concepto, carácter situacional, objetivos, políticas, así como la importancia del departamento de recursos humanos sus funciones y las dificultades, expectativas y perspectivas del departamento. 1.1 Interacción entre personas y empresas Las personas pasan gran parte de su tiempo en su lugar de trabajo, la mayoría de estas laboran dentro de una organización, las organizaciones necesitan de las personas para realizar sus actividades y operaciones, de la misma manera que necesitan de los demás recursos, financieros, materiales y tecnológicos. De ahí se desprende la justificación de por qué recursos humanos, para describir a las personas que trabajan en las organizaciones. Es decir, es una asistencia mutua que ambas partes necesitan para poder alcanzar sus objetivos, ya que tanto el concepto de organización, como el de persona engloban los mismos términos que caracterizan tanto a una como a otra. A continuación se cita el concepto de organización: 7 “Una organización es un sistema de actividades conscientemente coordinadas de dos o más personas”. (Chiavenato, 2007, p.6) Como podemos darnos cuenta el concepto de organización señala a las personas, lo que nos indica que; las personas constituyen una pieza fundamental para que la organización logre sus objetivos y alcance el éxito. El problema de la administración de recursos humanos, es tratar a las personas como tales, dotadas de características inigualables, de personalidad y valores personales o como recursos, con habilidades, conocimientos, capacidades únicas. El problema de este estudio es que en la actualidad las habilidades le están ganando terreno a la personalidad que distingue a las personas. En cuanto más crece una organización, más necesita de personas que pueda cubrir las actividades, pero, más que cumplir con las actividades, las organizaciones constituyen un medio para que las personas logren sus objetivos personales, se realicen como verdaderos seres, capaces de demostrar que pueden llevar a la cima del éxito a la organización. El recurso humano cuenta con ciertas características que les son propias, estas se presentan a continuación. Arias, (1984) encontró las siguientes: a) No pueden ser propiedad de la organización. b) Las actividades de las personas en las organizaciones son, como se apuntó, voluntarias. c) Las experiencias, los conocimientos, las habilidades, etc., son intangibles; se manifiestan solamente a través del comportamiento de las personas en las organizaciones. d) El total de recursos humanos de un país o de una organización en un momento dado puede ser incrementado. e) Los recursos humanos son escasos. (p.24-26) 8 Podemos decir que el estudio de las personas constituye el elemento básico para estudiar a las organizaciones y especialmente a la administración de recursos humanos. Si las organizaciones son diferentes entre sí, lo mismo sucede con las personas. 1.2 Historia de la administración de recursos humanos La administración de recursos humanos como otras ciencias, tiene sus propios orígenes, así como otras disciplinas, que los impulsaron a que fuera como actualmente se conocen. Se dice que la administración de recursos humanos surgió debido al crecimiento y necesidades de cumplir con las tareas organizacionales. Sus orígenes se remontan varios siglos atrás como consecuencia del fuerte impacto de la Revolución Industrial como una actividad mediadora entre las organizaciones y las personas, para aminorar el conflicto entre los objetivos organizacionales y los objetivos individuales de las personas, hasta entonces considerados como incompatibles o irreconciliables, ya que era como si las organizaciones y las personas tuvieran diferencias que por ningún motivo se podían solucionar, necesitaban de un mediador al que denominaron relaciones industriales cuyo objeto era articular capital y trabajo, independientemente pero en conflicto. Conforme fue transcurriendo el tiempo el término de relaciones industriales fue sustituido por uno más completo, administración de personal, ya no se trataba de medir los desacuerdos, sino principalmente, de administrar personas de acuerdo con la legislación laboral vigente y administrar los conflictos que surgían continuamente. Poco tiempo pasó para que la administración de personal, se volviera inusable y volviera a adoptar un nuevo nombre, mientras que los problemas dentro de las organizaciones seguían creciendo. 9 Taylor y Fayol hicieron aportaciones que ayudaron a sentar las bases de la administración, a través de la coordinación y dirección y, por tanto, del mejor empleo de los recursos humanos que intervienen en el trabajo. Los conocimientos de Taylor ayudaron a que se estimulara en definitiva la idea de un área dedicada específicamente a la administración de recursos humanos. Gracias a las recomendaciones del padre de la administración y de muchos otros que tuvieron las agallas para ponerle un alto a la injusticia que se estaba cometiendo en las organizaciones; de un tiempo a la fecha ya no se administran recursos humanos, ni tampoco administran a las personas, si no, se administra con las personas. Pues representan un elemento pasivo e independiente, dotados de inteligencia, aptitudes, actitudes, iniciativa, decisión, habilidades. “Dentro de este contexto es importante considerar estos puntos: a) Las personas son diferentes entre sí. b) Las personas son los elementos vivos y los impulsores de la organización. c) Las personas son socios de la organización”. (Chiavenato, 2007, p. 2) Las personas no son recursos que la organización consume y utiliza, al contrario, las personas constituyen un poderoso activo que impulsa la creatividad organizacional, es decir, las personas fueron y son consideradas como los recursos fundamentales para el éxito organizacional. 1.3 Concepto de administración de recursos humanos La dirección de recursos humanos es una función especializada compuesta por normas, procedimientos y reglas que aplicadas al recurso humano, nos permite alcanzar objetivos, metas deseadas, encargándose de planear, organizar, dirigir y controlar los planes, procedimientos, retener la cantidad y calidad de recursos humanos que la organización necesita para su eficiente funcionamiento. 10 Por ello de acuerdo a la importancia de la administración de recursos humanos, a continuación de presentan varios autores que nos dan su propia definición. “Se refiere a las políticas y prácticas que se requieren para llevar a cabo los aspectos relativos a las personas o al personal del puesto administrativo que ocupa usted.” (Dessler, 2001, p.2) “Proceso administrativo aplicado al acrecentamiento y conservación del esfuerzo, las experiencias, la salud, los conocimientos, las habilidades, etc., de los miembros de la organización, en beneficio del individuo, de la propia organización y del país en general.” (Arias, 1984, p.27) No existe una definición exacta que nos diga que es la administración de recursos humanos, cada autor dependiendo su postura, nos muestra los elementos que cree más importantes y acertados, a continuación se presenta una definición propia: La administración de recursos humanos es aquella que tiene que ver con las habilidades, destrezas, conocimientos y capacidades de las personas que laboran dentro de la organización, con el fin de lograr sus objetivos personales y organizacionales. 1.4 El carácter situacional de la administración de recursos humanos Se dice que la administración de recursos humanos, depende de las situaciones de la organización, se rige por todos los elementos que giran a su alrededor como son: el ambiente, la tecnología, políticas, filosofía administrativa, entre otras, pero sobre todo de la calidad y cantidad de recursos humanos disponibles, es por tal razón que se le denomina situacional. 11 Otro de los elementos que influyen en el carácter situacional de la administración de recursos humanos es el nivel jerárquico que ocupen dentro de la estructura organizacional. Puede que se presente de una forma en la que el departamento se subordina directamente de la dirección de recursos humanos, en este caso, esta puede ejercer autoridad sobre el departamento de recursos humanos. En algunas otras organizaciones los departamentos no reciben indicaciones de la dirección de recursos humanos, simplemente cumplen el papel de fungir como consultoría y orientar a los departamentos. Y por último existen casos en los que el departamento se sitúa a la par de los demás niveles jerárquicos de la dirección, en el nivel resolutivo. Un esquema de recursos humanos que lleva al éxito a una organización en el siglo XXI, puede que no funcione en la misma organización en la misma época a una empresa de su mismo ramo, mucho menos en una época más reciente. Las organizaciones deben adaptarse y considerar los cambios que van surgiendo dentro de su ambiente y encontrarles solución alguna, que las ayude a alcanzar tanto los objetivos organizacionales como los objetivos individuales de las personas. De acuerdo a Chiavenato (2007), el carácter situacional de la administración de recursos humanos no se forma por habilidades rígidas e inmutables, sino por técnicas altamente flexibles y adaptables, sujetas a un proceso dinámico. 1.5 Objetivos de la administración de recursos humanos Los objetivos constituyen los estados ideales a los que se pretende llegar y hacia los cuales se encaminan todos los esfuerzos de la organización, sin embargo debemos tener presente que los objetivos de la administración de recursos humanos no solo reflejan los propósitos, sino también los retos que surgen de la organización. 12 Werther y Davis (2000), dice que estos objetivos pueden clasificarse en cuatro áreas fundamentales: Objetivos corporativos. Es necesario reconocer el hecho fundamental de que la administración de recursos humanos tiene como objetivo básico contribuir al éxito de la empresa o corporación. La administración de los recursos humanos no es un fin en sí mismo, es solo una manera de apoyar la labor de los dirigentes de la organización. Objetivos funcionales. Mantener la contribución del departamento de recursos humanos a un nivel apropiado a las necesidades de la organización es una prioridad absoluta. Cuando la administración de personal no se adecúa a las necesidades de la organización se desperdician recursos de todo tipo. Objetivos sociales. El departamento de recursos humanos debe responder ética y socialmente a los desafíos que presenta la sociedad en general y reducir al máximo las tensiones o demandas negativas que la sociedad pueda ejercer sobre la organización. Cuando las organizaciones no utilizan sus recursos para el beneficio de la sociedad dentro de un marco ético, pueden verse afectadas por restricciones. Objetivos personales. El departamento de recursos humanos necesita tener presente que cada uno de los integrantes de la organización aspira a lograr ciertas metas personales legítimas. En la medida en que el logro de estas metas contribuye al objetivo común de alcanzar las metas de la organización, el departamento de recursos humanos reconoce que una de sus funciones es apoyar las aspiraciones de quienes componen la empresa. (p. 10) 13 Para que la fuerza de trabajo se pueda mantener, retener y motivar es necesario cubrir las necesidades de los individuos de lo contrario se presentarán deficiencias y bajos niveles de desempeño y satisfacción por parte de los mismos. Es por eso que el propósito de la administración de recursos humanos es mejorar las contribuciones productivas del personal a la organización, de manera que sean responsables desde un punto de vista estratégico, ético y social. 1.6 Políticas de Recursos Humanos Las políticas son las líneas generales de conducta que deben establecerse con el fin de alcanzar sus objetivos; estas permiten al personal directivo de una organización tomar decisiones en cualquier momento ante determinada situación; compensando así la imposibilidad en que se halla la dirección para tratar con cada empleado. Es decir, constituyen una orientación administrativa para evitar que las personas realicen actividades erróneas y pongan en riesgo el éxito de sus funciones. De este modo representan guías para la acción, sirven para dar respuesta a las situaciones o problemas que se presentan con cierta frecuencia y se evita que los subordinados acudan con sus superiores para la aclaración de cierto problema. Por lo tanto las políticas de recursos humanos se enfocan en manifestar como es que tienen que tratar a sus trabajadores para que estos trabajen de manera eficaz y logren tanto los objetivos organizacionales como los individuales. Cabe mencionar que estas varían de una organización a otra, cada una las establece de acuerdo a su filosofía y necesidades. Según Chiavenato (2007), una política de recursos humanos debe comprender, qué objetivos tiene la organización en proporción de los siguientes aspectos: 14 1. Políticas de integración de recurso humanos 2. Políticas de organización de recursos humanos 3. Políticas de retención/ de los recursos humanos 4. Políticas de desarrollo de recursos humanos 5. Políticas de auditoría de recursos humanos Mientras los objetivos nos señalan lo que se debe hacer, las políticas explican cómo se debe hacer. 1.7 Importancia del departamento de recursos humanos Dentro de toda organización es muy importante contar con todos los departamentos para el mejor funcionamiento de la misma, sin embargo el primordial es el de recursos humanos, ya que busca compenetrar en el proceso productivo de la empresa. La verdadera importancia de los recursos humanos de toda la empresa se encuentra en su habilidad para responder favorablemente y con voluntad a los objetivos del desempeño y las oportunidades, y en estos esfuerzos obtener satisfacción, tanto por cumplir con el trabajo como por encontrarse en el ambiente del mismo. Esto requiere de gente adecuada, con la combinación correcta de conocimientos y habilidades, que se encuentre en el lugar y en el momento preciso para desempeñar el trabajo necesario. El departamento de recursos humanos de una empresa busca que las estrategias y políticas que usa cada departamento sean las más adecuadas, y en todo caso funge como asesoría y consultaría de cada departamento, esto hace que se una de la manera más eficiente los recursos humanos. 15 Las organizaciones poseen un elemento común: todas están integradas por personas. Las personas llevan a cabo los avances, los logros y los errores de sus organizaciones. Por eso no es exagerado afirmar que constituyen el recurso más preciado. Si alguien dispusiera de cuantiosos capitales, equipos modernos e instalaciones impecables pero careciera de un conjunto de personas, o éstas se consideraran mal dirigidas, con escasas compensaciones, con mínima motivación para desempañar sus funciones, el éxito sería imposible. Sin recursos humanos, las organizaciones serían un desorden pues entraría gente no calificada, habría grandes desacuerdos entre trabajadores pues sus diferencias ideológicas son demasiado grandes, imaginemos la carambola de problemas que se nos vendrían encima, inconformidades tanto en el puesto como en la retribución económica, problemas al momento de su renuncia o despido, no habría quien les ofreciera cursos de motivación y capacitación, falta de asesoría, control inestable laboral, etc., son demasiados los problemas a los que se enfrenta, cuando no existe un departamento en la organización, es como si no existiera un doctor en un hospital. 1.8 Funciones del Departamento de Recursos Humanos Todo departamento cumple con ciertas funciones dentro de la organización dependiendo de su tamaño y complejidad. El objetivo de las funciones consiste en desarrollar y administrar políticas, formar trabajadores capaces, creando oportunidades de progreso, logrando satisfacción en el trabajo, teniendo siempre presente el cumplimiento de sus objetivos que reanudará el beneficio de los trabajadores y la organización. Dentro de las principales funciones del departamento de recursos humanos, se encuentran las siguientes: 16 1.8.1 Planeación de recursos humanos La planeación es la primera etapa del proceso administrativo, es una herramienta poderosa de la que se puede servir una PYME para llevar adelante a su dependencia, el significado mayor en la planeación de recursos humanos representa el fundamento para establecer un programa efectivo de administración de recursos humanos y para coordinar las funciones que se desarrollan dentro del mismo. Se puede decir que la planeación tiene siempre presente el cambio en cuanto a los integrantes de la fuerza de trabajo en una organización y corresponde a esta dar seguimiento a las entradas y salidas de personas, así como su estancia en la misma. “La planeación de recursos humanos, es el proceso de anticiparse y prever el movimiento de las personas hacia adentro, dentro de y hacia afuera de la organización”. (Sherman & Bohlander, 1992, p.92) Su propósito es utilizar estos recursos con tanta efectividad como sea posible, contar con el número requerido de personas con la capacidad para ocupar los puestos cuando y donde haya vacantes. Continuamente los cambios afectan a las organizaciones, esto hace que los jefes de recursos humanos lleven a cabo una buena planeación. En todo momento debe de existir una buena planeación, ya que podrían darse casos en los que no se le de importancia, por ejemplo si algún empleado va a ser despedido o este va a buscar nuevos aires, el que esté al frente del departamento de recursos humanos ya tiene que tener previsto quien ocupará la vacante, no puede esperar a que el empleado se retire y dejar inactivo el puesto, en este caso no se reflejaría una buena planeación. 17 Según Werther y Davis (2000), algunas de las ventajas de la planeación de los recursos humanos contienen: Sobresaliente utilización del personal de la empresa. Reconoce que los esfuerzos del departamento de personal y los objetivos globales de la organización se establezcan sobre bases oportunas. Lograr considerables riquezas en la contratación de personal. Enriquecer y mejorar la actual base de datos de información del personal, lo que admite apoyar a distintas áreas de la empresa. Contribuir a la coordinación de varios programas, como la obtención de mejores niveles de productividad gracias a las aportaciones de personal mucho mejor capacitado y motivado. Una buena planeación de recursos humanos nos ayuda a detectar las necesidades tanto de la organización como del propio personal. Así como a hacer planes para cubrir las necesidades de la organización. 1.8.2 Reclutamiento El reclutamiento es la segunda función del departamento de recursos humanos no en todos los casos una buena planeación de recursos humanos conlleva a realizar un buen reclutamiento de personal. Varios autores nos exponen sus definiciones de reclutamiento, a continuación se presentan algunas: “Es el proceso para tratar de localizar y exhortar a los solicitantes potenciales a que soliciten las vacantes existentes o que habrá”. (Sherman, 1992, p.100) “Proceso de identificar e interesar a candidatos capacitados para llenar las vacantes de la organización”. (Werther, et al. 2000, p.150) 18 De acuerdo a las definiciones anteriores podemos deducir que el reclutamiento es un proceso, el cual se encarga de atraer a los candidatos para ocupar alguna vacante que se encuentre disponible dentro de la organización. Por lo tanto, podemos decir que; esta función de reclutamiento es la encargada de proporcionar candidatos para el buen funcionamiento de la organización. El reclutamiento representa un sistema que procura atraer candidatos de las fuentes de reclutamiento identificadas y localizadas en el mercado de recursos humanos. El proceso de reclutamiento comienza con la emisión de requisición de empleo, el departamento que hace la requisición es el que toma la decisión de reclutar candidatos. El departamento encargado de reclutar es el que fija mediante que medios se darán a conocer la vacante, para tener al mejor candidato. 1.8.3 Selección Una vez que se recluto una cantidad idónea de solicitantes, se da inicio al proceso de selección. El proceso de selección consiste en una serie de pasos que se emplean para decidir que solicitante debe ser contratado. Dicho proceso se inicia desde el momento en que una persona solicita un empleo y termina cuando esta es contratada. La selección de personal tiene presente elementos que son esenciales para la efectividad de dicho proceso. Los cuales se reducen en lo siguiente; el primero es, la información que se brinda en el análisis de puestos nos proporciona la descripción de las tareas, especificaciones y los niveles de desempeño que se requieren en el puesto, el segundo es, la planeación de recursos humanos nos conduce a llevar un control en cuanto a las vacantes existentes dentro de la organización y así mismo llevar un seguimiento lógico en el proceso de selección, y por último los candidatos que son ideales para ocupar el puesto y de los cuales se puede elegir. 19 La selección “es el proceso de determinar cuáles son los solicitantes más adecuados a las necesidades del trabajo o los trabajos para los cuales están siendo considerados” (Hernández, Sverdlik, Varela, Chruden, Sherman, 1984, p. 28). Existen dos variables que deben ser consideradas variable x y variable y, como se muestra en la figura 1.1 x Especificaciones de puestos y En comparación con Características del candidato X Aquellos que ofrece el candidato Aquellos que requiere el puesto Análisis y descripción de puesto para determinar los requisitos que el puesto exige a su ocupante X Técnicas de selección para identificar los requisitos personales para ocupar el puesto deseado Figura 1.1 Selección de personal como comparación Fuente: Chiavenato, (2007), pág. 170 El encargado de seleccionar al posible candidato no debe de dejarse llevar solo por la presentación, si no que tiene que tener bien presente cuales son las necesidades del puesto que se está ofertando. “Las organizaciones utilizan varios medios para obtener información acerca de los solicitantes, independientemente del método utilizado, es esencial que se adapte a los lineamientos, incluyendo privacía y confidencialidad, así como requisitos legales” (Sherman, 1994, p.122), a continuación se enlistan los pasos del proceso de selección, véase figura 1.2 20 Decisión de contratar Paso 8 Descripción realista del puesto Paso 7 Entrevista con el supervisor Examen médico Verificación de datos y referencias Entrevistas de selección Pruebas de idoneidad Recepción preliminar de solicitudes Paso 6 Paso 5 Paso 4 Paso 3 Paso 2 Paso 1 Figura 1.2 Pasos del proceso de selección Fuente: Werther y Davis, (2000), pág. 185 De acuerdo a Werther y Davis (2000) el proceso de selección se plantea en la figura anterior, a continuación se dará una breve reseña de cada uno de los pasos que lo integran: Paso 1. Recepción preliminar Este paso se efectúa de dos formas, la primera es, la organización elige a sus empleados y la segunda, los empleados deciden de entre varias empresas cual es la mejor opción. Los candidatos pueden hacerse una idea de la empresa desde el primer momento, algunos pueden sentirse desalentados si no se les atiende como ellos tenían imaginado. Sin embargo existen ocasiones en las que trabajadores llegan a la empresa de manera espontánea, en estas ocasiones es aconsejable conceder una entrevista preliminar al interesado, y recibir su documentación para algún otro momento. Paso 2. Pruebas de idoneidad Las pruebas de idoneidad son instrumentos para evaluar la compatibilidad entre los aspirantes y los requerimientos del puesto. 21 Paso 3. Entrevista de selección En las entrevistas se muestran tanto aspectos positivos como negativos, en cuanto a los negativos se refiere a la confiabilidad y validez. Para que los resultados sean confiables. Paso 4. Verificación de datos y referencias Debemos de saber que antecedentes tienen nuestros solicitantes, debemos de cerciorarnos de que la información que nos están proporcionando es confiable, es conveniente que el que vaya a contratar al futuro trabajador revise muy bien las referencias, en dado caso que el candidato sea de nacionalidad extranjera, es necesario verificar con especial cuidado los documentos que nos presente. Ya que no sabemos qué intenciones son las que tiene. Paso 5. Examen médico Es necesario que el proceso de selección incluya un examen médico, ya que debemos de conocer en qué condiciones se encuentra el candidato que va a convivir con el resto de los empleados de la empresa, pues no podemos darnos el lujo de exponer a los integrantes de la organización. Paso 6. Entrevista con el supervisor En la mayoría de las organizaciones el supervisor inmediato o el encargado de seleccionar al personal es el que tiene la última palabra y decide quién es el que se quedará a ocupar el puesto. Esta persona es la que puede juzgar las habilidades y conocimientos del candidato. Paso 7. Descripción realista del puesto Cuando el solicitante tiene expectativas equivocadas respecto al puesto que va a ocupar es conveniente cambiarle ese panorama, lo más conveniente es llevar a cabo una sesión en el que este se familiarice con su área de trabajo, los instrumentos que va a utilizar. Todo esto para evitar posibles reacciones de “a mí no me dijeron que iba a hacer esto”. 22 Paso 8. Decisión de contratar La decisión de contratar señala el final del proceso de selección, concierne la responsabilidad al supervisor o al encargado del departamento, dar la última palabra y agradecer a los demás candidatos su tiempo, además de que los papeles de estos candidatos quedarán archivados por si en alguna otra ocasión se presenta alguna otra vacante, estos archivos constituirán un banco de recursos humanos potenciales. Al momento de seleccionar al candidato adecuado debemos de entender la diferencia entre confiabilidad y validez. La selección como ya mencionamos es un proceso complejo que supone la coincidencia de habilidades, aptitudes, interese y personalidad de los solicitantes con las especificaciones del puesto. Para determinar lo que un solicitante puede hacer y lo que hará, es esencial obtener información que sea comprobadamente suficiente, confiable y válida. Existen medios que nos demuestran la confiabilidad de lo que nos está diciendo el candidato a ocupar el puesto, como la entrevista, las pruebas y otros medios de selección, estos instrumentos son de carácter permanente. Se puede confiar en esta prueba si dos o más procedimientos dieron resultados similares o consistentes. En cuanto a la validez, se refiere a aquello que una prueba u otro instrumento de selección mide y cuán bien lo mide. En la siguiente figura se muestran los elementos que integran el proceso de selección, en primer término están las entradas que son los candidatos reclutados, posteriormente se enlistan las técnicas de selección y por último la salida que representa los candidatos seleccionados, listos para ocupar el puesto. Todo esto se representa en la figura 1.3. 23 PROCESO ENTRADA SALIDA Aplicación de las técnicas de selección Candidatos captados por el reclutamiento Entrevistas Exámenes de conocimientos Exámenes psicométricos Exámenes de personalidad Dramatización Técnicas de simulación Candidatos seleccionados enviados a los gerentes Figura 1.3 Proceso de selección Fuente: Chiavenato, (2007), pág. 178 La selección representa un proceso amplio pero efectivo, pues conforme va avanzando se va delimitando las decisión de contratar al mejor candidato. 1.8.4 Contratación Una vez seleccionado el candidato indicado para ocupar la vacante disponible, prosigue la contratación de la persona, esto es; formalizar con apego a la Ley, la futura relación de trabajo para pactar cuales serán los derechos y obligaciones tanto del trabajador como de la organización. La contratación individual, no debemos tomarla como una necesidad legal, sino como una necesidad meramente administrativa, ya que en esta se establecen cláusulas legales y administrativas como la duración del contrato, este puede ser por tiempo determinado e indeterminado, eventual o temporal. 24 Posteriormente prosigue el procedimiento de alta en la nómina, SUA e IDSE, las altas deben realizarse tan pronto empiece el trabajador a laborar en la organización, ya que esto nos evita algunos percances como son recargos o multas ante el IMSS, o peor algún que el trabajador sufra un accidente. Una vez ingresado debemos de armar el expediente que contenga documentos que formen parte del historial del trabajador, como son: Solicitud de empleo Acta de nacimiento Copia de identificación oficial Comprobante de domicilio Curriculum Vitae Cartas de recomendación Antecedentes no penales Comprobante de las entrevistas, pruebas, exámenes médicos. La función de requisitar todos estos documentos son un medio de control de personal, esto avala al departamento de recursos humanos de que todo lo que se realizo fue conforme a lo planeado. 1.8.5 Inducción Esta función consiste en ofrecer al candidato una orientación general sobre las funciones que desempeñará, una breve reseña de la organización, misión, visión, políticas, estructura organizacional, etc. La orientación debe de estimular al nuevo empleado para que pueda integrase sin ninguna dificultad al grupo de trabajo de la organización. 25 Tanto para los recién ingresados como para los que son ascendidos de puesto es necesario ofrecer una orientación general respecto a sus nuevas responsabilidades. Los cursos de inducción varían, dependiendo de la organización, pues en algunos casos estos cursos duran desde unas cuantas horas incluso hasta semanas. Mientras más se ayude a los nuevos empleados a sentirse bienvenidos, más probable será que se identifiquen con la organización y se vuelvan elementos valiosos de la misma. Por lo regular el departamento de recursos humanos es el encargado de planear y coordinar las actividades de inducción, y dar información sobre las condiciones del empleo. Antes de la llegada de este, el supervisor o encargado de realizar esta función debe de; informar al grupo de trabajo la llegada de un nuevo elemento a la organización. En esta etapa también es conveniente ofrecer un recorrido al nuevo empleado para que se empiece a familiarizar con las instalaciones y con los encargados de cada área o departamento. 26 A continuación se presenta resumido el proceso de inducción, figura 1.4. Inducción a la organización *Cursos *Capacitación *Conferencias *Etc. Incorporación adecuada Adaptación al nuevo ambiente de trabajo Inducción al puesto y a la organización *Lograr identidad institucional *Influir su actividad *Lograr estabilidad *Presentación del empleado en su área *Descripción del puesto a desempeñar *Mostrar las instalaciones Figura 1.4 Proceso de inducción Fuente: Recuperado http://www.joseacontreras.net/ServProfCarrUAEM/page12.htm 1.8.6 Capacitación y desarrollo La mayoría de los empleados llegan con una gran proporción de conocimientos, habilidades, aptitudes y capacidades necesaria para desempeñar el puesto, sin embargo habrá algunos que necesiten una capacitación extensa para contribuir a la organización. No obstante todos necesitan cierto tipo de capacitación, a fin de tener un desempeño eficaz, o bien para ajustarse a las nuevas necesidades del empleo. 27 Capacitación puede definirse como: “Una actividad planeada y basada en necesidades reales de una empresa u organización y orientada hacia un cambio en los conocimientos, habilidades y actitudes del colaborador” (Siliceo, 2002, p. 25). Por medio de los programas de capacitación se lleva a cabo la calidad de los procesos de productividad de la empresa, aumentan el conocimiento y la destreza de un empleado para el desarrollo de determinado cargo o trabajo, recordemos que la capacitación es un proceso a corto plazo, por medio del cual se adquieren habilidades, conocimientos y nuevas formas de trabajar. El contenido de la capacitación puede incluir cuatro formas de cambio de la conducta, a saber; las cuales se ilustran en la figura 1.5: 28 Aumento del conocimiento de las personas: 1 Información sobre la organización, sus clientes, sus productos y servicios, políticas, directrices, reglas y reglamentos. Transmisión de información Mejora de las habilidades y destrezas: 2 Habilitar a las personas para la realización y la operación de las tareas, el manejo de equipo, maquinaria y herramientas. Desarrollo de habilidades Contenido de la capacitación Desarrollo o modificación de las conductas: 3 Cambiar actitudes negativas por actitudes favorables, adquirir conciencia de las relaciones y mejorar la sensibilidad hacia las personas. Desarrollo de aptitudes Elevación del nivel de abstracción: Desarrollo de conceptos 4 Desarrollar ideas y conceptos para ayudar a las personas a pensar en términos globales y estratégicos. Figura 1.5 Los tipos de cambio de la conducta por medio de la capacitación Fuente: Chiavenato, (2007), pág. 387 Siliceo, (2002) nos menciona que, son ocho los propósitos fundamentales que debe perseguir la capacitación, los cuales se mencionan a continuación: 1. Crear, difundir, reforzar, mantener y actualizar la cultura y valores de la organización. 2. Clarificar, apoyar y consolidar los cambios organizacionales. 3. Elevar la calidad del desempeño. 4. Resolver problemas 29 5. Habilitar para una promoción. 6. Inducción y orientación del nuevo personal de la empresa. 7. Actualizar conocimientos y habilidades 8. Preparación integral para la jubilación. (p. 29) Muchos expertos distinguen entre capacitación, que tiende a considerarse de manera más estrecha y orientarse hacia cuestiones de desempeño de corto plazo, y desarrollo, se orienta a la expansión de las habilidades de una persona en función de las responsabilidades futuras. Por lo general, la tendencia es hacer la combinación y emplear el término como “capacitación y desarrollo”, para reconocer la combinación de actividades que utiliza la organización a fin de elevar la base de habilidades de sus empleados. No necesariamente se tiene que impartir capacitación a los nuevos trabajadores, sino también a los empleados que ya están dentro de la organización puesto que, esto hará que estén preparados ante cualquier cambio que se presente y puedan enfrentarlo. Ya que la razón fundamental de capacitar a los nuevos empleados es darles los conocimientos, aptitudes y habilidades que requieren para lograr un desempeño satisfactorio, como ya antes se menciono. Desgraciadamente en algunas empresas mexicanas no se tiene la seriedad y consistencia de capacitar al personal y mucho menos de observar su desarrollo dentro de la misma, lo consideran como una pérdida de tiempo y dinero, o lo que resulta más vergonzoso lo hacen por simple imitación carente de todo compromiso. 30 1.8.7 Evaluación del desempeño La evaluación del desempeño es una actividad esencial dentro de la administración de recursos humanos. Su objetivo consiste en proporcionar una descripción del desempeño del empleado durante un determinado tiempo o del potencial de su desempeño a futuro, básicamente es evaluar quién realiza (o no) un buen trabajo. “Un sistema de evaluación del desempeño bien fundamentado ayuda a evaluar los procedimientos de reclutamiento, selección y orientación, funciones antes mencionadas”. (Werther y Davis, 2000, p.295) Algunos elementos clave de un sistema de evaluación del desempeño son los que se muestran en la figura 1.6 Desempeño individual Evaluación del desempeño Retroalimentación del empleado Normas estándares de desempeño individual o grupal Normas relacionadas con el desempeño Decisiones en el departamento de personal Registros del empleado Figura 1.6 Elementos clave en los sistemas de evaluación del desempeño Fuente: Werther y Davis, (2000), pág. 297 31 El departamento de recursos humanos debe de estar muy al tanto de las acciones de los empleados y de los logros que ha alcanzado, en algunos empleados son muy notorios sus avances, en algunos no tanto, es por eso que se tienen que aplicar algunas medidas de desempeño para saber en que es lo que están fallando y así retroalimentar las fallas en las que están incurriendo. Según Werther y Davis (2000), algunas de las ventajas de la evaluación del desempeño son las siguientes: Ventaja de la evaluación del desempeño: Mejora el desempeño Políticas de compensación Decisiones de ubicación Necesidades de capacidad y desarrollo Planeación y desarrollo de la carrera profesional Imprecisión de la información Errores en el diseño de puesto Desafíos externos Un eficiente sistema de evaluación puede también identificar problemas en el sistema de información de recursos humanos, las personas que no tienen buen desempeño pueden poner en evidencia deficiencias de selección, orientación y capacitación y poner en tela de juicio las funciones del departamento de recursos humanos. Existen medidas y parámetros para conocer el nivel de desempeño de los empleados, las medidas son sistemas de calificación de cada labor, en cambio los parámetros constituyen los estándares que permiten tomar decisiones más objetivas, estos deben guardar una relación estrecha con los resultados que se desean obtener de cada puesto. 32 1.8.8 Sueldos y Salarios El departamento de recursos humanos debe de llevar a cabo cada una de sus funciones de manera muy eficiente, para que el personal se sienta realmente valorado y tomado en cuenta. Si se administra de manera adecuada la compensación de los empleados puede funcionar como una herramienta efectiva para mejorar el desempeño, así como en la motivación y satisfacción, pues los empleados deben de ser recompensados por su labor dentro de la organización, y el departamento de recursos humanos debe de garantizar la satisfacción de estos, lo que a su vez ayudara a la organización a obtener, mantener y retener una eficiente fuerza productiva. Es importante saber diferenciar entre sueldo y salario, pues en ocasiones empleamos el término para referirnos a lo mismo, enseguida se menciona la diferencia entre uno y otro. Salario “Es la retribución que debe pagar el patrón al trabajador por su trabajo”. (Art. 82, Ley Federal del Trabajo). De acuerdo a Arias (1984) el salario está integrado por los pagos hechos en efectivo, por una cuota diaria, gratificaciones, percepciones, habitación, prima, comisiones, prestaciones en especie y cualquiera otro importe o prestación que se entregue al trabajador por su labor. En cambio el término sueldo se ha utilizado para referirse a la retribución que recibe el empleado de confianza y su distinción corresponde únicamente a la periodicidad de pago, que es generalmente quincenal. Todas las organizaciones cuentan con un complejo sistema de premios y sanciones que tienen por objetivo que sus miembros observen los 33 comportamientos esperados; es decir, premian los comportamientos que consideran correctos y sancionan los incorrectos. El salario es el principal recurso que motiva a los empleados a realizar su trabajo de la mejor manera, y con el entusiasmo que siempre lo hace, sin embargo el dinero no es la única recompensa que los empleados esperan obtener, pues el dinero solo satisface necesidades básicas y el individuo necesita que sea recocido por su labor y desempeño. En ocasiones la administración de sueldos y salarios se ve influido por retos como la organización de sindicatos, la productividad de los trabajadores, las políticas de compensaciones de la empresa, entre otras. Pero para que estos incidentes no entorpezcan las actividades del departamento esta debe de ser más inteligente y saber cómo reaccionar ante estos sucesos. 1.8.9 Seguridad e higiene Los empleados no solo requieren una realización personal, y una buena retribución económica, sino también seguridad dentro de su ambiente laboral. Desde el punto de vista de la administración de recursos humanos, la seguridad y salud de los empleados constituye una de las principales bases para la preservación de la fuerza laboral. Higiene y seguridad en el trabajo constituyen dos actividades relacionadas, orientadas a garantizar condiciones personales y materiales de trabajo capaces de mantener cierto nivel de salud de los empleados. La higiene laboral se refiere a “un conjunto de normas y procedimientos que busca proteger la integridad física y mental del trabajador, al resguardarlo de los riesgos de salud inherentes a las tareas del puesto y al ambiente físico donde las realiza”. (Chiavenato, 2007, p.332) 34 Según Chiavenato (2007) dentro de los principales objetivos de la higiene laboral se encuentran los siguientes: Eliminar las causas de las enfermedades profesionales. Minimiza los efectos perjudiciales ocasionados por el trabajo en personas enfermas o que tienen discapacidades físicas. Prevenir que se empeoren los males y las lesiones. Mantiene la salud de los trabajadores y aumentar su productividad por medio del control del ambiente laboral. La seguridad laboral “es el conjunto de conocimientos técnicos y su aplicación para la reducción, control y eliminación de accidentes en el trabajo, por medio de sus causas” (Arias, 1984, p.362) La seguridad laboral opera en tres áreas principales de actividad, a saber: 1. Prevención de accidentes 2. Prevención de robos 3. Prevención de incendios Los trabajadores no pueden exponerse a malas condiciones de trabajo, deben de exigir instalaciones que no pongan en riesgo su vida, señalamientos que indiquen las rutas de evacuación, materiales y herramientas adecuadas para realizar su trabajo de manera segura. La seguridad busca minimizar los accidentes de trabajo, aunque tenemos que tener en cuenta que los accidente no solo se dan en las áreas de producción o en las áreas donde se realizan las actividades más pesadas, también se pueden presentar en las áreas de oficinas o en los lugares que menos nos imaginemos. 35 1.8.10 Auditoría de recursos humanos La auditoría es la última función del departamento de recursos humanos, no por eso menos importante. Esta consiste en revisar y evaluar la labor de la organización. La auditoría de recursos humanos se puede describir como el análisis de las políticas y prácticas del personal y la evaluación de su funcionamiento, ya sea para corregir algunas fallas o para mejorarlas, puede mejorar la imagen del departamento de personal y revelar las contribuciones que efectúa a la organización. Muchas de las actividades de recursos humanos planeadas y organizadas con anterioridad muestran, durante su ejecución y control, algunas distorsiones que deben de ser corregidas para evitar problemas. La rapidez con que eso se haga dependerá de la revisión y auditoría permanentes, que puedan suministrar retroalimentación para mejorar los aspectos positivos y eliminar o corregir los negativos. La auditoría tiene como función no solo señalar todas las cosas negativas que se estén presentando, sino presentar proposiciones y soluciones a estos problemas. En algunas organizaciones solo llevan a cabo una auditoría de recursos humanos cuando se presentan problemas, pero un problema o alguna situación de este tipo puede darse en cualquier momento, es por eso que toda organización por muy pequeñas que sean deben de realizar alguna auditoría para corroborar las fallas en las que está incurriendo, o para verificar que lo que esta realizando el departamento de recursos humanos es lo que debe de hacerse. Existen muchas maneras de verificar sistemáticamente las prácticas de recursos humanos en las organizaciones. Algunos por ahorrase el presupuesto optan por 36 realizar ellos mismos las auditorias, formando pequeños grupos de trabajo, coordinados por el jefe de recursos humanos, en otros casos las organizaciones prefieren contratar a auditores externos que conozcan las experiencias de otras empresas. O en otros casos forman grupos y contratan a algún auditor externo para que los asesore. Figura 1.7 Especialista Consultor externo Equipo interno Agentes de la auditoría Figura 1.7 Agentes de la auditoria Fuente: Elaboración propia en base a la información de la auditoría de recursos humanos Algunos de los instrumentos a los que incurren los auditores para obtener información, son: entrevistas, encuestas de opinión, los registros internos, las fuentes externas, entre otras. Y el resultado de recabar esta información es ofrecer una retroalimentación y datos esenciales a la organización, al gerente de recursos humanos y al gerente de personal. Teniendo esta información en sus manos, el gerente de personal puede diseñar planes e iniciativas para cerciorarse de que el área de recursos humanos está efectuando contribuciones positivas a la organización y que pueden ser mejores con el apoyo de todos. Werther y Davis (2000), nos mencionan algunos de los beneficios de la auditoría de la administración de los recursos humanos de la empresa: Identifica las contribuciones del departamento de personal a la empresa. Mejora la imagen profesional del departamento de recursos humanos. 37 Estimula el profesionalismo entre los integrantes del departamento de recursos humanos. Esclarece las funciones y responsabilidades del departamento de recursos humanos. Identifica problemas de importancia crítica. Alienta la uniformidad de políticas y procedimientos. Garantiza el cumplimiento de diversas disposiciones legales. Requiere una verificación a fondo del sistema de información de recursos humanos. (p. 499) 1.9 Dificultades básicas de la administración de recursos humanos Los cambios que diariamente surgen en el mundo influyen evidentemente en el diario accionar de la organización. Hoy en día que importante y que vital es mantener una buena relación laboral con los trabajadores. Con estos cambios cada uno de los elementos de la organización debe moldearse para ajustarse perfectamente. Cada factor productivo debe trabajar de manera eficaz en el logro de los objetivos que estos cambios conllevan; es en esta etapa en donde se lleva el proceso del recurso humano como, capital humano, es a este factor a quien debe considerarse de real importancia para elevar sus capacidades y aumentar sus niveles de competencia, al punto que pueda valerse por si mismo y entregarle lo mejor a su trabajo. La tarea que comienza a realizarse en los últimos tiempos ya no esta basada en elementos como la tecnología e información si no, la clave de un estudio acertado se encuentra en las personas que en ella participan. 38 Uno de los retos a los que se afronta la mayoría de las personas es enfrentarse a lo desconocido; en una empresa se nota cuando se implanta un nuevo sistema de trabajo, las personas se rehúsan a aprenderlo o ellos mismos se ponen barreras para no poder asimilarlo y lo que hoy en día se necesita es deshacerse de ese temor y adentrarse a la aventura, entender la realidad, enfrentar el futuro, entender a la organización y nuestra misión en ella. Una herramienta para enfrentar este desafío es mediante la administración por competencias, puesto que ayuda a profundizar en el desarrollo e involucramiento del capital humano. La gestión por competencias ofrece un desarrollo personal capaz de enriquecer la personalidad de cada trabajador. La administración de recursos humanos presenta algunos desafíos como cualquier otro departamento así como, también presenta algunas expectativas para enfrentar estos problemas: Chiavenato, (2007) nos menciona algunas de las dificultades básicas de la administración de recursos humanos: La administración de recursos humanos trabaja en ambientes y condiciones que ella no determina y sobre los cuales posee un grado de poder o de control muy pequeños. Uno de los aspectos más críticos de la administración de recursos humanos estriba en las dificultades para saber si hace o no un buen trabajo. La administración de recursos humanos se preocupa principalmente de la eficiencia y la eficacia. La administración de recursos humanos trata con esos recursos vivos, extraordinariamente complejos, diversos y variables que son las personas. (p.124) 39 Las expectativas de la administración de recursos humanos giran en torno al capital humano, las organizaciones buscan personas eficientes, para desarrollar en tiempo y forma sus tareas, buscan personas con altos niveles de competencia, es por eso que la administración de recursos humanos debe de mantener al día a su personal para que este se vuelva competente y pueda reaccionar ante cualquier cambio que se presente. 40 CAPÍTULO 2 LA EMPRESA 2.1 Antecedentes de Cafés Tomari S.A. de C.V. CAFÉS TOMARI S.A de C.V. es una empresa que cuenta con la experiencia de 22 años en la actividad lo cual les permite conocer de manera amplia la industria del café, su giro es compra, venta, maquila y exportación de café. Es una Sociedad Anónima legalmente constituida el 15 de Noviembre de 1986, inscrita bajo el número 50, a fojas 359-366 del libro 3ro, tomo 53 de la sección comercio, en el Registro público de la Propiedad de fecha 9 de Marzo de 1987, cuenta con un apoderado legal que es el Señor Tomás Castillo Moctezuma, el cual acredita su nombramiento con Poder Notarial registrado con el número de escritura 16395, de fecha 13 de Diciembre de 1998, con RFC: CTO-861115-4D7. El capital con el que trabaja la empresa se integra tal como se muestra en la tabla 2.1. % SOCIO ADDI CASTILLO CEBALLOS 35% TULIA MOCTEZUMA VAZQUEZ 35% ADDI CASTILLO MOCTEZUMA 5% PASCUAL CASTILLO MOCTEZUMA 5% MARIA DEL CARMEN CASTILLO MOCTEZUMA 5% TULIA CASTILLO MOCTEZUMA 5% MARIA DEL ROCIO CASTILLO MOCTEZUMA 5% TOMAS CASTILLO MOCTEZUMA 5% TOTAL 100% Tabla 2.1 Integración del capital de trabajo 42 La empresa se caracteriza por tener una administración de tipo familiar en la cual participan de una manera activa el Sr. Addi Castillo Ceballos y Tomas Castillo Moctezuma, ambas personas con una amplia experiencia en la actividad, se encargan de los procesos de planeación en todos los aspectos. La empresa se encuentra integrada por la familia Castillo Moctezuma, y forma parte del GRUPO CASMO (Castillo Moctezuma), el cual adicionalmente cuenta con las siguientes empresas: Comercializadora de Café Tomari S.A. de C.V.; dedicada a la comercialización de una presentación de café molido tostado denominado Café Carmelita. Ganadería Addtul S.P.R. de R.L. empresa dedicada a la engorda estabulada de ganado bovino y a la producción de alimento para ganado. Corrales Addtul, cría de ganado bovino. Grupo Transportista de Alto Lucero, presta servicios de fletes a centros comerciales de la región y a las empresas del grupo. Castillo y Asociados, presta servicios de administración a las empresas del grupo. Carnicerías SAM´S 43 2.1.1 Localización La casa matriz de operaciones, beneficio y acopio de Cafés Tomari se encuentra en la ciudad de Xalapa, ubicado en Camino a la Reyna Km. 2.5 Col. Las Animas, sin dejar de ser importantes el resto de los beneficios y bodegas de café que se encuentran distribuidos de la siguiente manera en los Estados de Veracruz, Chiapas y Oaxaca, tal como se muestra en la figura 2.1 Figura 2.1 Distribución de bodegas y beneficios Fuente: Proyecto de inversión financiera rural Cafés Tomari, pág. 4 A nivel internacional, el café de altura se mide de acuerdo con las variedades que tienen mayores valores en ese mercado. Por lo general, estas plantaciones se elevan a unos 3 mil pies sobre el nivel del mar. Sus suelos tienen características volcánicas, una cantidad determinada de lluvia al año, al igual que cierta humedad, lo que hace que estos granos tengan características especiales en cuanto al aroma, el sabor, la acidez y cuerpo, las zonas donde se realiza el acopio 44 por parte de Cafés Tomari están catalogadas como zonas productoras de café de altura. 2.1.2 Generalidades Cafés Tomari se dedica a la compra, venta, maquila y exportación de café en verde y procesado, ambos de origen nacional que tiene como destino final el consumo interno y la exportación. Se provee de materia prima en los estados de Veracruz, Chiapas y Oaxaca, donde cuenta con beneficios y bodegas para almacenamiento. La empresa pertenece al Consejo Mexicano del Café ahora denominado como Consejo de Fomento, Promoción y Defensa del Café Mexicano, A. C., que se encuentra integrado al Sistema-Producto Café, con el objetivo de renovar y unificar el impulso al sector cafetalero mexicano y reorientarlo hacia un desarrollo social y económico auténtico y duradero. Pertenece también a la Asociación Mexicana de la Cadena Productiva del Café, AC la cual es una asociación civil legalmente constituida conforme a las leyes mexicanas que de acuerdo con sus estatutos tiene como objeto social el agrupar a todos los sectores que intervengan en los procesos agrícolas, agroindustriales e industriales del café, desde las labores de campo hasta la venta al público consumidor en el mercado interno y de exportación, además de coadyuvar con el Sistema Producto Café en términos de lo dispuesto por la Ley de Desarrollo Rural Sustentable y su Reglamento. Figura 2.2 AMECAFE Fuente: Proyecto de inversión financiera rural Cafés Tomari, pág. 5 45 Cafés Tomari se encuentra inscrito en el directorio de Exportadores registrados en el Sistema Informático de la Cafeticultura Nacional (SICNB). En su versión más reciente publicado en Marzo de 2008 especifica que estableció un convenio con AMECAFE para el ciclo cafetalero 2007-2008, en el cual se autoriza la captura de información y elaboración de la documentación de operaciones de exportación de café mexicano desde el territorio nacional por medio de la tramitación de Certificados de Origen y además establece convenio con la misma como comercializador. Nuestra empresa también se encuentra en el Registro Nacional de Instituciones y Empresas Científicas y Tecnológicas, cabe hacer mención que en el estado de Veracruz, solo 32 empresas están inscritas en el RENIECyT, este registro constituye el padrón nacional de instituciones y empresas vinculadas a la investigación científica, el desarrollo tecnológico, la innovación y la formación de recursos humanos de alto nivel en el país. El Registro es de carácter auto declarativo, esto es, que las instituciones y empresas son las que aportan su información, que a su vez forma parte del Sistema Integrado de Información sobre Investigación Científica y Tecnológica (SIICYT) con el cual se conoce el estado de la ciencia y la tecnología a nivel nacional para efecto de toma de decisiones, tanto de inversión como del desarrollo del país. El RENIECYT es la Llave de acceso para el impulso a las actividades científicas y tecnológicas del país; esto es, las personas, instituciones y empresas inscritas en él, son las únicas que tienen derecho a recibir los beneficios o estímulos que el Estado otorga para el fomento y el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. Figura 2.3 CONACYT Fuente: Proyecto de inversión financiera rural Cafés Tomari, pág. 6 46 También es parte desde 2002 del Directorio de Exportadores Agrícolas del Estado de Veracruz, que se obtiene a partir de los certificados Fitosanitarios Internacionales, realizado por la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación, delegación Veracruz, para la expedición de este certificado fitosanitario se parte de que nuestro país es integrante de la Convención Internacional de Protección Fitosanitaria de la Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación (FAO), por lo tanto se cuenta con una autoridad fitosanitaria oficial que expide el Certificado Fitosanitario Internacional correspondiente, lo que hace constar que el embarque de exportación fue inspeccionado y se encuentra libre de plagas agrícolas, lo cual da seguridad al importador sin atentar en contra de la soberanía de cada país, ya que puede verificar en puntos de ingreso que el producto agrícola se ajustan a su reglamentación fitosanitaria. El Certificado Fitosanitario Internacional, se expide por personal de la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación, una vez que se ha inspeccionado, muestreado y analizado el producto en el lugar de empaque o producción, con la finalidad de verificar el estado fitosanitario de origen y constatar que cumplen con los requisitos que establece el país importador. La empresa cuenta con la habilitación de sus bodegas por parte de la almacenadora ALSUR con quien ya ha operado en temporadas anteriores, de esta forma sus ventas las realiza principalmente por medio del mercado de futuros, la cual consiste en contratar los volúmenes de sacos esperados a comercializar mediante contratos globales con la cartera de clientes establecidos, fijando las fechas de entrega de manera diferida, evaluando la capacidad de producción y compra, se pacta a entregarse durante varios meses posteriores de manera parcial los volúmenes contratados globales, de acuerdo a las entregas previamente pactadas mínimo con 2 meses de anterioridad. 47 En cuanto a clientes nacionales Cafés tomari es el principal proveedor de Nestlé en México y el único para Cafés del Pacifico en el norte del país, ambas empresas son reconocidas a nivel nacional por la calidad de los productos que presentan al público, parte de nuestros clientes se dedican al tostado de café y lo distribuyen a estados Unidos, Europa y Asia, todos han sido clientes constantes de la empresa y cada año aumentan la demandad de café ya que el consumo de café a nivel mundial también está en aumento. 48 2.2 Visión y misión del Beneficio Cafés Tomari S.A de C.V. VISIÓN Ser la empresa líder en el sector cafetalero, logrando el mayor crecimiento en calidad, volumen y rentabilidad con el fin de ser competitiva ante las principales compañías que participan en este mercado. MISIÓN Brindar a nuestros clientes nacionales y extranjeros café de alta calidad así como satisfacer la demanda que día con día se nos presenta. 2.3 Objetivos del Beneficio Cafés Tomari S.A de C.V. Generales Impulsar un programa de modernización administrativa dirigida a construir una organización más funcional, acorde con los nuevos procesos de generación, operación y transmisión de flujos de información. Integrar las metas propuestas, la orientación estratégica en coordinación con la producción. Específicos Tener una eficiente estructura administrativa Mejorar las relaciones laborales Tener sentido de pertenencia al grupo Implementar el trabajo en equipo Ser la empresa líder en el sector cafetalero. 49 2.4 Estructura organizacional Dirección general Proyectos Asistencia de dirección Gerencia administrativa Análisis de procesos Jefatura de contabilidad Egresos Ingresos Fiscal Sistemas e informática Jefatura de comercio Tesorería Compras Inventario Jefatura de RRHH Ventas Nómina Servicios generales Figura 2.4 Estructura organizacional Fuente: Proporcionado por el gerente administrativo de Cafés Tomari, CP. José Luis Castillo López 50 2.5 Diagrama de flujo de procesos El proceso del café no es tan sencillo como algunos piensan, es un arduo trabajo que día con día se realiza para poder alcanzar las ventas establecidas y poder abastecer a nuestros compradores, véase figura 2.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO PROVEEDORES CEREZA Báscula Sifón Despulpe Tanque De Fermentación Lavado Oreado Secado 20-24 Hrs. PERGAMINO 3 Min. 45 Min. 2 Hrs. 20-24 Hrs. 3 Hrs. 3 Hrs. Báscula Parrilla Monteadora Catadoras Clasificadoras Oliver Silos Estibas PERGAMINO 3 de 800 C/u 2 de 280 c/u Electrónicas Silos Estibas ORO PRIMA LAVADO 3 Hrs. 3 Min. 1.30 Hrs. 6 Hrs. 400 Sacos 4 hrs. Figura 2.5 Diagrama de flujo de procesos Fuente: Proyecto de inversión financiera rural Cafés Tomari pág. 21 51 2.6 Situación actual del Beneficio Cafés Tomari S.A de C.V. en el departamento de recursos humanos Conforme ha transcurrido el tiempo Cafés Tomari ha logrado unos de sus objetivos, ha logrado crecer y crear nuevas empresas como son: Comercializadora de Café Tomari S.A. de C.V., Ganadería Addtul S.P.R. de R.L., Corrales Addtul., Grupo Transportista de Alto Lucero, Castillo y Asociados y Carnicerías SAM´S; aun que este logro no es solamente de una persona, si no, de un grupo de colaboradores que día con día entregan lo mejor de sí para lograr sus objetivos, alcanzar sus metas y dar buenos resultados a la organización. Es muy notable que el capital humano es uno de los recursos que ha ayudado a Cafés Tomari a crecer y a seguir adelante, por esta y muchas más razones la empresa debería considerar realizar una reestructuración en su departamento de recursos humanos, pues como se mostro anteriormente en el organigrama, la jefatura de recursos humanos se encuentra delimitada a mencionar nómina y servicios generales. Las PYMES coinciden en cometer un mismo error, copiar la estructura de las grandes empresas y querer aplicar todas funciones siguiendo un esquema que para su tamaño es algo casi imposible. Cafés Tomari como otras PYMES emplean el término recursos humanos para realizar simplemente nómina, sin abrir su panorama a las demás funciones que le corresponden a este departamento. Diagnóstico del departamento de recursos humanos en la empresa A continuación se realizará un diagnóstico para conocer la situación actual de la empresa en el departamento de recursos humanos. Para obtener la información, y realizar el diagnóstico, se utilizaron herramientas como fueron la observación, aplicación de cuestionarios, así como una serie de entrevistas no formales con el gerente administrativo, jefes de área, así como también con la actual encargada de realizar las funciones del departamento de recursos humanos, la aplicación del 52 cuestionario fue de gran apoyo para no dejar fuera ninguna de las funciones del departamento de recursos humanos. (Ver anexo I). Cabe mencionar que estas pláticas se tuvieron mientras realizaba mi servicio social, así como de un tiempo a la fecha, pues con el fin de realizar un buen diagnóstico pedí en la empresa que me permitiera asistir un tiempo para estudiarla y así poder tener bases fijas de lo que a continuación se mencionará. En el momento en que realizaba las actividades que eran asignadas, se podían detectar fallas que en algún momento fueron comentadas por los empleados del área administrativa, así como también por algunos proveedores, visitantes, inclusive por algunos de los accionistas de la empresa. Esperando que el diagnóstico represente una excelente oportunidad para que el Beneficio Cafés Tomari corrobore las funciones que el departamento debe de desarrollar y cuáles son las que hoy en día está cumpliendo, se quite la venda de los ojos y se ponga las pilas demostrándole a su recurso humano lo importante que es para la empresa. 2.6.1 Planeación de recursos humanos PLANEACIÓN DE RECURSOS HUMANOS ACTIVIDADES OBSERVACIONES La empresa debería tener en cuenta, que personas podrían desarrollar las actividades de otros puestos. Pues en ocasiones se presentan casos en los que algún trabajador, se ausenta ya sea por enfermedad o algún otro motivo y no pueden asistir a trabajar esto trae consigo exceso de trabajo en algunos de los puestos. Por ejemplo se dio un caso en el que incapacitaron 53 a un trabajador, y tardaron aproximadamente 2 semanas en incorporar a un nuevo elemento para desarrollar las funciones que el incapacitado llevaba a cabo, esto trajo consigo, exceso de trabajo en el Dar seguimiento a las entradas y salidas de personal, así como su estancia en la misma jefe de la persona ausente. La empresa debería llevar a cabo una rotación de puestos para que los trabajadores tengan al menos una noción de las actividades que realiza la persona que está a su lado, esto no quiere decir usurpar el lugar de la otra persona. La persona responsable de desarrollar las funciones del departamento debería de tener previsto cuando algún trabajador tiene la intensión de retirarse, para así prever que persona podría entrará en su lugar, es decir debe de contar con el número requerido de personas con la capacidad para ocupar los puestos cuando y donde haya vacantes. Podemos decir que no existe una buena planeación todo es sobre la marcha. Tabla 2.2 Planeación de recursos humanos 54 2.6.2 Reclutamiento RECLUTAMIENTO ACTIVIDADES OBSERVACIONES La organización cuenta con buscadores de empleo como son: www.empleo.gob.mx. www.computrabajo.com.mx. www.zonajob.com.mx. Fomento al empleo Secretaria de trabajo. A continuación se presentarán los pasos que la empresa sigue para utilizar una de estas ligas: Se ingresa al portal www.empleo.gob.mx. Reclutamiento externo Se selecciona la pestaña: Ofrezco empleo Posteriormente se teclea el usuario y la clave y se le da enviar (el usuario y la clave se otorgan a la empresa cuando es registrada la empresa). Inmediatamente se despliega una página en la que se deben llenar los apartados que a continuación se señalan: Datos de la vacante de empleo Requisitos para ocupar la vacante Datos de contacto de la vacante Finalmente se le da enviar y espera para obtener respuestas de posibles candidatos. Utilizan medios como son anuncios en el periódico. Reclutamiento interno La empresa también busca entre los integrantes de la organización, sin embargo en ocasiones no 55 publica la convocatoria de la vacante, solo se escuchan comentarios de las posibles necesidades de contratar personal, esto hace que el personal no se dé por enterado y deje pasar la oportunidad. Una de las técnicas que utiliza para atraer Debe de considerar a los solicitantes anteriores candidatos son archivos de candidatos que se hayan presentado con anterioridad o que anteriormente haya trabajado en la misma, aun que no lo consideran mucho en la empresa. Tabla 2.3 Reclutamiento 56 2.6.3 Selección SELECCIÓN ACTIVIDADES OBSERVACIONES Para llevar a cabo la selección del posible aspirante, no se requiere de mucho tiempo, pues la mayoría de veces no pasa de un día para tener el puesto en marcha, pues no es grande la cantidad de aspirantes a ocupar la vacante. Por lo regular el momento de seleccionar no representa una tarea complicada ya que el proceso de selección solo se efectúa entre unos 3 candidatos, lo cual hace más fácil elegir al candidato más apto para ocupar la vacante. Proceso de Se aplican una serie de cuestionarios, para saber más de la persona, y saber cómo es que esta se selección describe, eso nos hablará un poco más de esta y nos dará más referencias en cuanto a las capacidades y valoración que la persona tiene de sí misma, sin embargo estos cuestionarios no se aplican a todos los aspirantes, solo lo realizan con unos cuantos, no creo justo que haya discriminación y no se aplique a todos. Es casi nula la opción de que el candidato presente un examen médico y que la empresa se lo exija, todo se queda en simples palabras. El jefe directo del posible candidato es quién tiene la última palabra y decide que candidato ocupará el puesto, ya que le señala las funciones que realizará así como que programas manejará en su estancia. 57 En algunos casos no se requiere aplicar esta función pues la empresa no recluta a suficientes candidatos. Tabla 2.4 Selección 58 2.6.4 Contratación CONTRATACIÓN ACTIVIDADES OBSERVACIONES Los expedientes anteriores a la fecha no cuentan con el contrato de trabajo del trabajador, lo que puede traer consigo ciertas diferencias al momento de alguna aclaración que se quiera hacer, por ejemplo: cuando se fija el SDI, el trabajador puede estar con la idea de que se le pagará cierta cantidad, mientras que la organización tiene registrado otro dato. Los expedientes se encuentran incompletos no Integración del expediente cuentan con: Solicitud de empleo, contrato de trabajo, copia de identificación oficial, comprobante de domicilio, reglamento interno de trabajo. A la fecha se utilizará un nuevo programa de nómina llamado SICCO, este requiere que se agreguen a la base de datos todos los datos de los trabajadores, como: fecha de nacimiento, CURP, domicilio, nombre de los padres, fecha de ingreso, clínica en la que esta inscrita, TEL., etc. Y lo que impide concluir el llenado de esta base de datos es que no se cuenta con la documentación necesaria para poder extraer dicha información, esto es un poco molesto ya que impide seguir avanzando, pues no todos los trabajadores se encuentran en la empresa, y si se le pide la información a los encargados de los 59 demás beneficios, no la hacen llegar, no le ponen mucha importancia. En cuanto a la afiliación del trabajador al IMSS, la Preafiliación al SS empresa se encarga de sacar la solicitud para la asignación del número de seguridad social, en caso de que el trabajador vaya a ser asegurado por vez primera. Continuamente le llegan a la empresa citatorios del IMSS, ya que en algunos casos los trabajadores no son dados de alta ante esta dependencia, lo cual ocasiona: recargos o multas que la organización Alta ante el IMSS debe de pagar, pudiéndose evitar si al momento de contratarlo fuera dado de alta en tiempo y forma o dentro del plazo de 5 días que otorga el IMSS. Tabla 2.5 Contratación 60 2.6.5 Inducción INDUCCIÓN ACTIVIDADES OBSERVACIONES Una vez contando con el nuevo empleado, el Presentar al nuevo empleado con sus compañeros así como mostrarle las instalaciones. encargado de recursos humanos, presenta al trabajador con sus compañeros, le señala su lugar de trabajo, así como con su jefe directo. Le muestran las instalaciones de la oficina a muy grandes rasgos. Es nulo el hecho de que se le den a conocer al Mencionarle misión, visión, estructura organizacional nuevo trabajador cual es la misión, visión, estructura organizacional, valores, etc., de la empresa, solo se contrata y a trabajar. Si el nuevo integrante no tiene conocimiento o no domina alguno de los programas que utilizará y se presenta la oportunidad de que el que abandonará la empresa aún se encuentra en ella es el que fungirá como asesor del nuevo empleado, le explica que es lo que tiene que hacer primero, quién es la persona que le firmará los documentos, a quién se los tiene que entregar después y con quien tiene que finalizar el proceso de la documentación, Explicar al nuevo (dependiendo del puesto que este ocupe). En caso empleado sus de que, el que se va a abandonar la empresa aun funciones. siga en ella, en caso contrario el encargado de recursos humanos no ofrece inducción alguna en cuanto a las funciones que realizará. El trabajador tiene que ver cómo le hace y punto. Tabla 2.6 Inducción 61 2.6.6 Capacitación y desarrollo de personal CAPACITACIÓN Y DESARROLLO ACTIVIDADES OBSERVACIONES Son pocas las veces en las que la organización capacita a su personal y se preocupa por que este adquiera nuevos conocimientos, habilidades, aptitudes y capacidades. En ocasiones se brinda capacitación solo a ciertas personas que manejan determinados programas y estos requieren ser actualizados, en su mayoría son las personas que se encuentran en un puesto Ofrecer capacitación superior. a todos los empleados Aun que se ve el avance en algunos trabajadores no se les ofrece ningún curso de capacitación que los motive a esforzarse más, para desarrollar mucho mejor su trabajo. La empresa debería considerar la posibilidad de capacitar a todo su personal, pues no debe de verlo como una pérdida de tiempo y dinero al contrario es una inversión en su capital más valioso. Todo trabajador no importando el puesto que desempeñe dentro de la organización debe de recibir capacitación para desempeñar de manera eficiente su trabajo. Tabla 2.7 Capacitación y desarrollo 62 2.6.7 Evaluación del desempeño EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ACTIVIDADES OBSERVACIONES No existe posibilidad alguna de que se citen este tipo de evaluaciones dentro de la organización. El departamento o encargado de desarrollar las Aplicar uno de los métodos para evaluar el funciones de recursos humanos debe de estar muy al tanto de las acciones de los empleados y de los logros que ha alcanzado, pues en algunos desempeño de los trabajadores son muy notorios los avances, en trabajadores. algunos no tanto, es por eso que se tienen que aplicar alguna, no todas, las medidas de desempeño para saber en qué es lo que están fallando y así retroalimentar las fallas en las que está incurriendo. Tabla 2.8 Evaluación del desempeño 63 2.6.8 Sueldos y salarios SUELDOS Y SALARIOS ACTIVIDADES OBSERVACIONES En cuanto a los sueldos se refiere, se trata de gratificar a cada elemento de la empresa con una cantidad considerable. Para establecer los sueldos se basan en un tabulador de sueldos, el cual se encuentra en la Ley Federal del Trabajo, se verifica el rango del puesto y Gratificar a cada empleado de manera equitativa la zona, y en base a eso se establece el sueldo del trabajador. Hay casos en los que se le pagaba más a una por su trabajo persona que no realizaba sus funciones, todo se lo realizado cargaba a sus auxiliares, esto traía consigo inconformidades ya que se le estaba pagando más a una persona que no hacia su trabajo y la que lo realizaba tenía un sueldo menor. Estas inconformidades eran notorias ya que los auxiliares se quedan horas extras. La empresa tiene que estar bien al pendiente de las personas, pues no por que se tenga un puesto alto, se debe abusar de las personas que lo apoyan y cargarle la mayoría del trabajo. Tabla 2.9 Sueldos y salarios 64 2.6.9 Seguridad e higiene SEGURIDAD E HIGIENE ACTIVIDADES OBSERVACIONES Es una de las funciones, se podría decir, que se cumplen en su totalidad, ya que al dedicarse a la producción de café, manejan máquinas que son de alto riesgo. La organización se preocupa por establecer todo tipo de señalamientos que indiquen a los trabajadores cuales son las medidas que deben de No arriesgar a los trabajadores tomar, al presentarse algún accidente laboral. Cuentan con indicadores como son: Rutas de evacuación, no utilizar joyas en el área de embalaje, indica las zonas en las que solo puede pasar personal autorizado. Con lo que respecta a las medidas de seguridad, la organización cuenta con una gran cantidad de extinguidores, a continuación se mencionan las áreas en las que están ubicados: beneficio húmedo, beneficio seco, bodega, comedor, tostador, taller, vigilancia y oficinas. Con lo que respecta al área de comedor, las Medidas de higiene y seguridad cocineras utilizan cofia y cubre bocas al momento de preparar los alimentos. Así como también en el área de beneficio los trabajadores utilizan cubre bocas pues, de la pajilla se desprende polvo que es un poco molesto estarlo inhalando. En la caseta de vigilancia toda persona que tenga 65 acceso a las instalaciones de la organización debe Control de las personas que ingresan a la organización de portar identificación oficial, la cual será canjeada por un gafete el cual lo identificará como visitante. Las personas que tengan acceso a las instalaciones deben de ser anotadas en una libreta, registrando nombre de la persona, asunto a tratar, hora de entrada y salida, así como a que institución pertenecen. No cuentan con un reglamento interno que les señale cuales son las funciones que el encargado de vigilancia debe de cumplir, las que pone en práctica son por simples lineamientos que le son Reglamento interno de seguridad señalados por los dueños de la organización o por que se detectan ciertas anomalías dentro de la misma, sin embargo no tienen un documento en que se encuentren plasmadas estas medidas. Las encargadas de preparar los alimentos emplean algunas medidas de higiene por simple intuición, ya que estas medidas son señaladas al igual por los dueños. Esta es una de las funciones que se podría decir que está cubierta, sin embargo para que estas medidas sean utilizadas y llevadas a cabo por el personal, es necesario fomentar en ellos, la cultura se seguridad, pues se les dan los cubre bocas y no los utilizan, o sea que los tienen de lujo. Tabla 2.10 Seguridad e higiene 66 Esta función, puede decirse que es una de las más importantes de tomar en cuenta, y como podemos notar es una de las que más se cumple dentro de la empresa, ya que está comprometida con sus clientes en ofrecer un producto de primera calidad, por lo cual debe de cumplir con un alto grado de higiene, así como de salvaguardar la seguridad de los trabajadores. 2.6.10 Auditoria de recursos humanos AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS ACTIVIDADES OBSERVACIONES La empresa no contrata a nadie para que realice las auditorias pertinentes. Solamente en ocasiones se llevan a cabo revisiones ante el seguro debido a las notificaciones que este Evaluar la labor de la organización le hace llegar a la organización. Estas revisiones las realiza la encargada de recursos humanos. No existe una retroalimentación para mejorar los aspectos positivos y eliminar o corregir los negativos. La empresa debería de optar por realizar auditorias en determinados periodos, no realizarlas cuando ya tengan el problema enfrente, ya que los problemas pueden presentarse en cualquier momento. Tabla 2.11 Auditoría de recursos humanos 67 Al realizar el diagnóstico se pudieron corroboran, las insuficiencias con que se desarrollan las funciones del departamento de recursos humanos dentro de Cafés Tomari. No podemos decir que la empresa no realiza ninguna de las funciones, sin embargo, las pocas que desarrolla, no las lleva a cabo como debería de ser, es decir, no las realiza en su totalidad, y como podría desarrollarlas si no las tienen bien delimitadas, todas las funciones se encuentran dentro del apartado de servicios generales. Si la empresa Cafés Tomari tiene como uno de sus objetivos seguir creciendo, debería de reestructurar su departamento de recursos humanos y especificar bien las actividades que este debe de cumplir, esto le ayudará a tener bien definidas sus bases y al momento de ir creciendo, poder sustentar bien los niveles venideros: por ejemplo, que pasaría si de los cuatro cimientos que se tiene que construir para un edificio, solo a uno le proporcionan la cantidad de material que estaba planeada, y los tres restantes por ahorrarse tiempo y dinero le ponen menos material del que estaba establecido. Esta falta por parte de los encargados de construir el edificio ocasionará que con el paso del tiempo los diferentes niveles de la construcción se vean afectados, y no solo ocasionará grietas o asentamientos en los niveles, sino que puede ocasionar que el edificio se venga abajo. Lo mismo sucede con una empresa, si los departamentos que la conforman no tienen bien definidas las funciones o están mal estructurados, traerá consigo consecuencias que afectan en primer lugar a los trabajadores, pues los empleados se basan en las funciones que tienen que realizar, y si los departamentos les mencionan actividades que no están establecidas como sabrán si es correcto lo que están haciendo o no. Cuando me encontraba realizando el diagnóstico tuve la oportunidad de platicar con un empleado que recién había ingresado a la empresa, me comento que cuando le dijeron que podía quedarse con el trabajo, pregunto, que quien sería la persona que 68 lo capacitaría y la actual encargada de realizar las funciones de recursos humanos le dijo que ella era la responsable de llevar a cabo esas funciones, tal respuesta no le agrado mucho al nuevo trabajador, pues me hacía una comparación con su anterior trabajo, en el cual las funciones referentes a ese departamento eran excelentes, y toparse con este caso no lo alentaba mucho. Con este caso y muchos otros que se han presentado dentro de Cafés Tomari, no cabe duda de que sea necesaria la reestructuración del departamento de Recursos Humanos, para especificar las actividades que debe de trabajar. Como podemos notar dentro de la estructura organizacional se encuentra establecido tal departamento, no obstante puedo decir que esta determinado, pero sin darle el peso que este en realidad debería de tener, simplemente lo tienen por tenerlo, tienen la falta idea de que recursos humanos equivale a nóminas, simplemente eso. Esperando que la propuesta sea tomada en cuenta por la empresa, después de haber realizado el diagnóstico y ver como se encuentra la empresa en su departamento de recursos humanos, y anteriormente haber justificado el por qué de su reestructuración, ahora prosigue plantear la propuesta que se le da a Cafés Tomari. Al proponer la reestructuración del departamento de recursos humanos, implica un cambio en cuanto a la estructura del mismo, aun que cabe mencionar que esta reestructuración más bien podría llamarse creación del departamento pues desde que se realizo el organigrama este departamento fue el que más dejaron al aire, no sentaron y definieron bien sus actividades, llevándolo solo a realizar nóminas. Sin embargo no podemos emplear el término creación, pues no podemos crear algo que ya existe. El fin de esta propuesta es abrir el horizonte a la empresa y darle un mayor énfasis a este departamento, mostrándole lo que debe de realizar ese departamento. Pues 69 prácticamente podemos decir que la empresa “tiene el departamento pero no lo tiene”. 70 CAPÍTULO 3 PROPUESTA DE REESTRUCTURACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS EN EL BENEFICIO CAFÉS TOMARI Hoy en día toda agrupación, aun siendo una PYME, requiere tener bien definida su estructura organizacional, así como las funciones que encabeza cada uno de sus departamentos. La propuesta que se está presentando es con el fin de que el Beneficio Cafés Tomari mejore y le de la importancia necesaria así como el valor pertinente al departamento de recursos humanos, pues como se presento en el diagnóstico antes realizado la empresa no cumple en su totalidad las funciones que corresponden a este departamento, uno de los factores puede ser que no tenga una idea clara del objetivo de cada una de sus funciones así como las actividades que deben de realizarse. Puede ser que la empresa no considere muy importante, tener bien definidas las actividades que debe de desempeñar este departamento, pero al ritmo que está creciendo, puede resultar un poco más complicado el querer establecer todas estas funciones, aparte de que le sería un poco más difícil, esto resultaría un poco contradictorio, querer establecer las funciones que realiza todo departamento de recursos humanos a esas alturas. No quiere decir que sea mala idea porque nunca es tarde para establecer algo, pero que mejor que establezca todo esto en este momento. 3.1 Políticas de Recursos Humanos en el Beneficio Cafés Tomari Las políticas representarán una orientación administrativa, son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, ya que auxilian al logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias. 72 A continuación se presentan algunas políticas que podrían ser de gran apoyo para la empresa, las cuales surgieron del diagnóstico realizado en el capítulo 2. Algunas de las políticas propuestas para la empresa Cafés Tomari son: Tener a la vista los objetivos, misión y visión de la empresa, así como también sus políticas y valores, ya que son los elementos que la caracterizan; establecer un apartado en el que se acepten sugerencias y críticas que los empleados crean convenientes para lograr una superación dentro de la misma, esto dará voz y voto a los trabajadores, lo cual los hará sentir participes dentro de su ambiente laboral. Cuando se presente alguna vacante, puede resultar conveniente ascender a alguna persona que aspire a ese puesto, para así aprovechar el capital que se encuentra dentro de la empresa. Antes de reclutar fuentes externas puede optarse por aceptar o valorar las recomendaciones que alguno de los trabajadores haga a la persona encargada de recursos humanos. Para efectuar una mejor selección del candidato adecuando para ocupar la vacante, es de vital importancia llevar a cabo el proceso de selección en su totalidad, todo esto con el fin de eliminar toda subjetividad en las decisiones. En base a los resultados obtenidos de cada trabajador y en relación con los objetivos de su puesto y departamento es como se considerarán los premios y recompensas para cada uno de ellos. Identificar aquellas áreas en las que los trabajadores puedan aspirar a un ascenso, esto ayudará en determinado momento, cuando se presente alguna ausencia por parte de otro trabajador a reubicar al aspirante. 73 Una forma de tener activa y con una actitud positiva al trabajador es mediante estímulos y reconocimientos. Cuando se presente la terminación laboral de un trabajador, puede practicarse una entrevista final, en la que, exprese el punto de vista que tiene esta persona de la empresa, estas opiniones ayudarían a retroalimentar las faltas en las que este incurriendo y a que tengamos un panorama más amplio del manejo que se está teniendo dentro de la misma. 3.2 Valores en el Beneficio Cafés Tomari Los valores de una empresa son los pilares más importantes de cualquier organización. Con ellos en realidad se define a sí misma, los valores de una organización son los valores de sus miembros, y especialmente de sus dirigentes. A continuación se enlistan algunos valores que ayudará a la misma a sentirse identificada, tanto la empresa como los empleados, tienen presentes algunos de los que a continuación se señalarán; pues como personas nos los inculcan y los cuales te identifican dentro de tu ambiente laboral. Cabe mencionar que esta lista no surgió de la nada, se consideraron estos debido a que fue un largo tiempo el que conviví e interactúe con los jefes de área, trabajadores y la persona encargada de desarrollar las funciones del área de recursos humanos y al intercambiar comentarios me fui dando cuenta de que estos valores eran los que más tomaban en cuenta para describir su situación y la situación por la que esta pasando la empresa al no contar con un departamento bien definida de recursos humanos. Además de considerarlos por mi amplio sentido crítico como fututo administrador. 74 Integridad: Actuar con dignidad, honestidad, honradez y nitidez, de manera congruente, sin engaños, ni falsedades en la realización de sus funciones. Responsabilidad: Cumplir con oportunidad, eficiencia y eficacia las tareas inherentes a sus funciones, mismas que serán atendidas con conocimiento. Lealtad: Ajustar su actuación al compromiso personal con los objetivos de la empresa, de tal modo que se refleje y fortalezca el conjunto de logros de Cafés Tomari. Respeto: Consideración y tolerancia a las diferencias de las personas. Solidaridad: Cooperar activamente con los compañeros de otras áreas, promoviendo el trabajo en equipo. Trabajo en equipo: Complementarse y potencializarse hacia la iniciativa, los conocimientos y recursos individuales, para hacerlo mejor. Competitividad: Ofrecer productos y servicios de calidad, con eficiencia, eficacia. Confianza: Gracias a que se tiene confianza en ellos mismos, y en los resultados de su trabajo, se puede ejercer el liderazgo en sus áreas de comunicación. Cooperación: La forma en que un equipo juega en conjunto determina su éxito. Puedes contar con el mejor grupo de individuos en el mundo, pero si no juegan juntos nunca lograrán alcanzar sus metas. Comunicación: La comunicación es un arte, no solo significa oír y hablar con las personas, sino escucharlas y entenderlas. 75 Honestidad: Al realizar el trabajo se manifiesta con la transparencia en la información, la confianza depositada en las personas y el compromiso con el logro. Puntualidad: Este valor es uno de los que más caracteriza a una persona, la puntualidad habla bien de alguien responsable. Calidad: No representa un accidente, es producto de nuestro trabajo, esfuerzo y dedicación. 3.3 Perfil del Gerente de Recursos Humanos El administrador de recursos humanos, desarrolla una labor que implica múltiples actividades ajenas a cualquier acción de alguna otra área o departamento. Esta persona actúa mediante la interacción de un entorno cambiante, cuyo fin es buscar alcanzar los objetivos organizaciones, corporativos, personales y funcionales. La mayoría de las veces las personas que se encuentran al frente de este departamento no son las indicadas para llevar a cabo las funciones se supone debería de desempeñar además de que desconocen la verdadera gestión que se debe de llevar en este cargo. Es entonces cuando nos preguntamos ¿cómo debe ser el gerente de recursos humanos hoy en día?, ¿qué cualidades debe de tener?, ¿qué habilidades debe de desarrollar para lograr un desempeño eficiente? En este sentido se presenta a continuación el perfil que debe de cubrir el jefe de recursos humanos de una empresa para cumplir su misión en un mundo cada vez más competitivo y exigente. 76 DATOS GENERALES DEL PUESTO Gerencia: Recursos humanos Nombre del puesto: Jefe del departamento de recursos humanos Clave del puesto: Cafés Tomari Recursos Humanos 01 (CTRH01) Ubicación del puesto: Beneficio Cafés Tomari Reporta a: Gerente DESCRIPCIÓN GENERAL Función general Responsabilidad ante la planeación, organización, liderazgo y control de los recursos. Funciones específicas Planeación: Engloba la definición de metas, establecimiento de estrategias y el desarrollo de planes para coordinar actividades. Organización: Establece que tareas han de realizarse, quién las efectuará, quien reporta a quien y donde se tomarán las decisiones. Liderazgo: Incluye la motivación de los colaboradores, dar solución a los conflictos que se presenten. Control: Debe de verificar que todas las tareas que estén planeadas se desarrollen en tiempo y forma para tener un registro de que estas se están realizando y así poder equilibrar lo que se está realizando y lo que no. 77 COMPETENCIAS Conocimientos Administración general, administración de recursos humanos, movimientos e incidencias de personal, procesamiento de datos, elaboración de manuales, elaboración de nóminas, realización de finiquitos, conocimientos de derecho laboral capacidad de análisis psicológico, relaciones públicas, manejo de paquetería (office), Habilidades Mantener buenas relaciones sociales no solo con los empleados sino también con el resto de la organización. Manejar los aspectos laborales de la empresa. Facilidad de expresión oral y escrita. Manejo de grupos de trabajo. Buen negociador. Administrar sus tiempos de trabajo. Actitudes Emprendedor. Mostrar entusiasmo al momento de realizar sus actividades. No limitar su trabajo a un escritorio. Responsabilidad Ser profesionista Especificaciones del puesto Educación: Requiere grado universitario a nivel licenciatura en Administración de Empresa, Relaciones Industriales, Gestión y dirección. Experiencia: Requiere una experiencia de 1 año, pues a lo largo de la carrera interactúan y se relacionan con personas, lo cual debe de considerarse. Responsabilidad: Autoriza salidas de fondos y toda la documentación utilizada en recursos humanos. 78 Habilidades humanas: requiere de capacidad para trabajar con otras personas, para motivarlas, tanto individualmente como en grupo. Relaciones del puesto: requiere la habilidad para las relaciones interpersonales que le permitan desempeñar sus labores satisfactoriamente, estableciendo contactos internos y externos a la organización. MODIFICACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS EN LA EMPRESA CAFÉS TOMARI Jefatura de RRHH Dotación Mantenimiento Control Figura 3.1 Modificación del departamento de recursos humanos en la empresa Cafés Tomari Fuente: Elaboración propia de acuerdo a la propuesta planteada 79 3.4 Propuesta en las funciones del departamento de recursos humanos Como se pudo observar en la reestructuración de la jefatura de recursos humanos, se hace la recomendación de que sea una persona la que se encuentre al frente de cada una de las subdivisiones de la jefatura, una dentro de dotación, otra al tanto de mantenimiento y una más para el control del departamento de recursos humanos, esto con la finalidad de no cargar de trabajo a la persona que se encuentra actualmente, pues es preciso mencionar que Cafés Tomari al ser la empresa con mayor tiempo de creación en comparación de Comercializadora de Café Tomari S.A. de C.V., Ganadería Addtul S.P.R. de R.L., Corrales Addtul., Grupo Transportista de Alto Lucero, Castillo y Asociados y Carnicerías SAM´S, es la encargada de ver los procesos, movimientos y adecuaciones de cada una de estas empresas y del personal de cada una de estas empresas. Cada una de las funciones que engloba el departamento de recursos humanos, requieren tiempo y la persona apta para desarrollarlas de la manera más eficiente, para así obtener resultados reales que nos muestren el logro de los objetivos de la empresa. A continuación se describen los tres encabezados derivados de la jefatura de recursos humanos, así como las funciones que podría desarrollar; dentro de las funciones se presenta el objetivo de dicha función así como las actividades que debe de desempeñar esta función. 3.4.1 Dotación El término dotación de personal empleará las funciones de planeación, reclutamiento y selección, contratación e inducción de personal, no puede limitarse a la búsqueda de candidatos para llenar una vacante, dotar de personal a una organización significa, buscar, seleccionar y orientar a personas que cuenten con los conocimientos, actitudes y comportamientos que satisfagan las necesidades de la 80 organización. La persona que se encuentre al frente de desempeñar estas funciones deberá tener una experiencia en el área de recursos humanos, deberá ser una persona íntegra, con una visión en la que emplee la realización de los objetivos organizacionales como los objetivos personales, una de sus cualidades es tener una energía que proyecte hacia los demás y los induzca a dar lo mejor de sí, en su entorno laboral. Planeación de recursos humanos El objetivo de esta primera función es anticiparse y prever el movimiento de los trabajadores (fuerza laboral) hacia adentro, su estancia en la misma y hacia afuera de la empresa. Dentro de las principales actividades de esta función se encuentran: Planeación de programas efectivos de administración de recursos humanos cada determinado tiempo, para verificar las actividades que fueron realizadas, en estos apartados se verificaran los tiempos planteados con los reales. Organización, coordinación y efectuación los programas, actividades y/o eventos que se citen en la empresa. Anticiparse a cualquier renuncia o cambio que se pueda presentar por algún trabajador o por algún cambio acordado por la alta gerencia. Estudiar la estancia que podría tener un trabajador desde el momento que entra a la organización, hasta el momento de su separación de la empresa. Hacer ajustes internos por los empleados promovidos o despedidos en el departamento respectivo. Conocer todas las proyecciones de suministros de candidatos internos. Prever la demanda de mano de obra, o cuántos trabajadores necesitará la empresa en el futuro. 81 Prever la oferta de mano de obra, o la disponibilidad de trabajadores con las capacidades requeridas para satisfacer la demanda de mano de obra de la empresa. Diseñar un futuro deseado e identificar las formas para lograrlo. Reclutamiento y Selección El objetivo de esta función es atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la empresa que cumplan con el perfil requerido. Las actividades de las que está encargada esta función son las siguientes: Captar los talentos humanos y conservarlos dentro de la organización. Al presentarse alguna vacante extender la convocatoria tanto en la empresa como al personal externo. (reclutamiento interno y externo). Puede optarse por buscar a empleados de la misma organización, logrando ascensos o transferencias con el personal que cumpla con el perfil requerido. Cuando algún candidato no es apto para cubrir la vacante es justo que el encargado de seleccionar hable claro y no le dé falsas esperanzas al candidato de que podría ingresar a la empresa. Contratación El fin primordial de esta función es formalizar con apego a la Ley la futura relación de trabajo que se dará entre el nuevo integrante y el gerente o director de la organización. Las actividades a realizar por esta función son las siguientes: Tener establecido de manera detallada los derechos y obligaciones tanto del trabajador como del patrón. 82 Tener bien especificados los datos de la empresa como son: (razón social, domicilio, nombre del patrón) así como los del trabajador (nombre completo, domicilio). Fijar la duración del contrato de trabajo. (tiempo determinado o indeterminado). Establecer la jornada de trabajo. Determinar días de descanso y vacaciones. Hacer que el contrato sea firmado por ambas partes (trabajador y patrón). Para cerrar bien la contratación de un trabajador, se deberá armar bien su expediente para archivarlo y anexarlo a los demás expedientes, dicho expediente deberá contener documentos como son: (copia de acta de nacimiento, número de seguridad social, copia de identificación oficial, curriculum vitae, solicitud de empleo, referencias, comprobante de domicilio, entre otros). Inducción El objetivo de esta función es brindar al trabajador una efectiva orientación general sobre las funciones que desempeñará, los fines o razón social de la empresa y organización y la estructura de esta. Las actividades que se encuentran dentro de la inducción del personal son: Ayudar a los nuevos empleados de la institución, a conocerse y auxiliarlos para tener un comienzo productivo. Presentar al nuevo trabajador con su equipo de trabajo (compañeros, jefe). Ofrecer algún manual de bienvenida, en el que se señale al trabajador misión, visión, valores, políticas, objetivos de la empresa. 83 Mencionar cuales son los antecedentes de la empresa. Que el jefe explique en forma detallada en qué consistirá el trabajo. 3.4.2 Mantenimiento El mantenimiento del personal engloba las funciones de capacitación y desarrollo del personal, evaluación del desempeño, sueldos y salarios y seguridad e higiene. La labor de mantenimiento está relacionada muy estrechamente con la prevención, además de considerar reuniones periódicas con equipos de trabajo, centradas en la solución de dificultades técnicas surgidas en las diferentes actividades de las funciones aquí incluidas. La persona que se encuentre al frente de estas funciones deberá estar actualizada en los cursos de capacitaciones con temas relevantes que interesen a los trabajadores, así como las evaluaciones que existen para calificar el desempeño, las medidas que deben de existir para no exponer al trabajador a accidentes que pongan en riesgo su vida. Capacitación y desarrollo de personal El objetivo de esta función es proporcionar a la empresa recursos humanos altamente calificados en términos de conocimientos, habilidades y actitudes de los trabajadores para un alto y mejor desempeño. Dentro de esta función se encuentran las actividades siguientes: Desarrollar el sentido de responsabilidad hacia la empresa a través de una mayor competitividad y conocimientos apropiados. Identificar las necesidades de los trabajadores (esto se puede detectar mediante la evaluación o aplicación de un análisis). Establecer los objetivos de la capacitación, los resultados que se desean obtener de dicho programa, debe de saber identificar qué aspecto es que 84 desea implementar satisfacción laboral, motivación, maximización de productividad o desarrollar habilidades, aptitudes o conocimientos de los trabajadores. Definir las técnicas de capacitación más adecuadas para cumplir los objetivos de la capacitación. Hacer que los trabajadores se interesen en las capacitaciones, así como aquellas que les servirán en un futuro para tener un mejor desempeño dentro de su ambiente laboral. Las capacitaciones deberían aplicarse no solo a los trabajadores de nuevo ingreso sino también a los trabajadores con experiencia. Evaluación del desempeño Es en esta función es en donde se nota si las funciones anteriores han sido llevadas a cabo de manera eficiente y efectiva, pues llegamos al punto en que evaluamos el desempeño de los trabajadores, en esta función se corrobora la contratación, inducción, la capacitación y el desarrollo que ha ofrecido la empresa al trabajador. Tiene como objetivo evaluar y retroalimentar el desempeño y logros que ha alcanzado el trabajador. Dentro de otras actividades se encuentran las siguientes: Identificar qué métodos de evaluación del desempeño es el que mejor se adecua a la empresa. Anticipar a los trabajadores de que se les evaluara. Al programar las evaluaciones, notificarles en que periodos se llevarán a cabo. Antes de iniciar las evaluaciones, ofrecer al trabajador un panorama amplio del objetivo de cada evaluación. Entrenar al trabajador. 85 Mejorar las relacione humanas entre los trabajadores y los subordinados. Estimular a los trabajadores a tener una mayor productividad. Retroalimentar al trabajador. Dar oportunidades de crecimiento y condiciones de efectiva participación a todos los miembros de la organización, teniendo en cuenta los objetivos organizacionales e individuales. Sueldos y salarios El llevar a cabo esta función es un tanto complicado debido a que tiene que ver con las retribuciones y la satisfacción del trabajador al aliviar sus necesidades. Por tal motivo su fin se reduce a retribuir al trabajador de una manera considerable. Dentro de las acciones que se deben de efectuar en esta función se encuentran: Establecer los sueldos más acordes a la realidad, no basarse al 100% en el tabulador de sueldos establecido en la ley, lo puede utilizar para poder guiarse y tener una noción de la cantidad que le corresponde a cada persona, dependiendo el puesto y la zona en que se encuentre. Conocer las prestaciones que por ley le corresponden al trabajador. Especificar qué tipo de prestaciones ofrece la empresa. Tener en cuenta las prestaciones complementarias (prestaciones de seguro, prestaciones de retiro). Determinar los puntos en los que se efectuarán los pagos a los empleados (el salario deberá pagarse puntual y documentalmente en la fecha y lugar convenido, sin que el periodo de tiempo a que se refiere exceda a un mes). El pago del trabajo suplementario o de horas extras y el del recargo por trabajo nocturno debe efectuarse con el salario ordinario del periodo en que se ha causado, o más tardar con el salario del periodo siguiente. 86 Remunerar a cada trabajador de acuerdo con el cargo que ocupa. Facilitar el proceso de la nómina. Como se puede observar llevar a cabo esta función no es una tarea fácil, pues está de por medio la satisfacción de los trabajadores. Pero teniendo bien definidas y estructuradas las actividades y políticas de esta función, la tarea se torna un poco más fácil. Seguridad e higiene El objetivo de esta función es salvaguardar el bienestar de sus empleados, esto es prevenir accidentes o enfermedades dentro de su ambiente laboral, así como también salvaguardar los recursos materiales e instalaciones de la empresa. Las principales actividades que debe de desarrollar esta función son: Mantener un nivel de desempeño de seguridad promedio. Lograr la reducción de accidentes de los trabajadores. No exponer al trabajador a actividades en las que arriesguen su salud integral. Contar con todas las medidas de seguridad establecidas en el reglamento interno de trabajo. Cumplir con todas las medidas de higiene que se establecer en cada uno de los departamentos. 3.4.3 Control En el último apartado se encuentra la etapa por así decirlo de control, en el que se localiza la auditoría de recursos humanos, el referirnos al control se concibe como la verificación de los resultados en el seguimiento de los objetivos planteados, en este apartado se permite corregir las desviaciones en las que se está incurriendo. En este 87 apartado se busca asegurar que las actividades y funciones dentro del departamento de recursos humanos marchen de acuerdo con lo previsto. Auditoría de recursos humanos Los principales objetivos que conlleva esta función se reducen a un fin en general el cual consiste en analizar la eficiencia de los sistemas, la verificación de cumplimientos y la revisión de la eficacia en este caso de los recursos humanos. Esta función al contarse como la última de las funciones del departamento de recursos humanos, es en la que sin duda se evalúa la acción y empleo de las funciones anteriores. Pues el resultado que arrojará esta función será el arduo trabajo del capital humano reclutado, capacitado, evaluado, e inducido a realizar las actividades que dentro de su puesto le corresponde desempeñar. Para ser un poco más detallado a continuación se presentan las actividades de la auditoría: Evaluar las actividades de recursos humanos en la empresa. Verificar el grado de consecución de los objetivos planteados y el aprovechamiento de los recursos propios. Detectar las posibles anomalías que se presenten en las anteriores funciones. Proporcionar información muy importante a la dirección y permitir identificar situaciones problemáticas y emprender medidas correctivas. La información permite establecer comparaciones entre la situación real y los objetivos de la empresa. Como se pudo observar son varias las funciones las que le corresponden al departamento de recursos humanos desempeñar, por lo que la propuesta que se efectuó fue eliminar el término nómina y servicios generales y emplear dotación, mantenimiento y control del personal, cada una señala las funciones que a ella se adecuan y muestran su objetivo así como las respectivas actividades que le 88 corresponden a cada una, esperando así, que la empresa considere ponerle más atención a esta área, pues aun que la tienen definida dentro de su estructura organizacional, es como si no existiera ya que no realizan las funciones como deberían de ser, todas estas deben de desempeñarse para lograr un eficiente y efectivo desarrollo y crecimiento de los trabajadores dentro de la organización. La jefatura de recursos humanos se dividió en 3 partes, una se encargara de la dotación del personal, otra de mantenimiento y una última la que se encarga de controlar, como se menciono en el perfil. En primera instancia se propone contratar a otras 2 personas para realizar un buen trabajo dentro del departamento de recursos humanos, es la propuesta que se da a la empresa, sin embargo es decisión de la misma si opta por contratar a otras dos personas o solo integrara la empresa a un auxiliar, aparte de la persona que se encuentra actualmente desarrollando las funciones del departamento. Logrando una buena planeación se pueden efectuar cada una de las funciones, las cuales pueden ser desarrolladas por los encargados si se organizan y establecen bien sus tiempos en ellas, será muy gratificante para los empleados ver estos cambios dentro del departamento de recursos humanos y saber que son considerados para alcanzar los objetivos de la empresa y que se preocupan por su desempeño, al empresa notará los cambios en los trabajadores desde el primer momento en que ponga en pie estas funciones de la manera correcta. Para no sentir el cambio tan drástico de contratar a otras 2 personas o 1 dependiendo de la decisión que tome la empresa, puede aprovechar el convenio que acaba de firmar el año pasado con la Universidad Veracruzana, así los alumnos pueden realizar su servicio social apoyando a la empresa en esta área que es unas de las que más apoyo necesita. 89 3.5 Organigrama propuesto Dirección general Proyectos Asistencia de dirección Gerencia administrativa Análisis de procesos Sistemas e informática Jefatura de contabilidad Egresos Ingresos Fiscal Jefatura de RRHH Jefatura de comercio Tesorería Compras Dotación Inventario Ventas Mantenimiento Control Figura 3.2 Organigrama propuesto Fuente: Elaboración propia de acuerdo a la propuesta planteada Es decisión de la empresa si contrata a una o dos persona más para el buen desarrollo de las funciones del departamento. Aun que la propuesta que se hace es que al menos consideren a un elemento más para el buen desempeño de estas funciones. 90 CONCLUSIONES La administración de recursos humanos constituye un factor clave para el logro de los objetivos estratégicos de la organización, busca compenetrar en el proceso productivo, consiguiendo que este se vuelta un poco más eficaz como resultado de una buena planeación, selección y contratación. La relevancia de contar con una estructura bien definida y unas áreas bien delimitadas cada día va en aumento debido a que las empresas necesitan personal más calificado para poderse adaptar a los cambios y para ser una empresa meramente competitiva. Se sigue notado que hoy en día algunas de las empresas siguen descuidado estas actividades no le han dado la importancia necesaria a su capital humano, a pesar de que estamos invadidos de la frase: “el recurso humano es el principal activo de una organización”, ¿qué es lo que siguen pensando estas empresas? Las PYMES son en su mayoría las empresas que no tienen bien definida su estructura y no emplean las funciones como debe de ser, un ejemplo, la empresa antes expuesta “Cafés Tomari”. Las PYMES al iniciarse como tal, no creen conveniente o no se ven en la necesidad de poner en pie estas actividades, creen que como tratan con poco personal, una sola persona encargada de este departamento puede cubrir en su totalidad todas las funciones que este emplea, sin embargo deben de pensar a futuro deben de considerar que el día de mañana pueden convertirse en una empresa que quizá ya no trate con 10 empleados si no con 100 o más. El departamento de recursos humanos debe buscar la mejora continua, debe de actualizar sus métodos y procedimientos a fin de contar con la persona adecuada para el puesto adecuado, deben preocuparse por contratar al mejor candidato que se presente, considerar y tomar en cuenta el perfil que esta persona debe de 92 cubrir, debe de estar muy al tanto de la seguridad del trabajador, y atender las necesidades que se está presentando en la organización en torno al capital humano. Con el trabajo realizado se espera que el Beneficio Cafés Tomari se de cuenta de la importancia que tiene en una organización contar con el departamento de recursos humanos y opte por darle su lugar y buena definición dentro del organigrama, que la reestructuración le quiten la falsa idea de que recursos humanos se refiere a nómina y contratación, que brinde a sus trabajadores un trato único, que haga que los empleados no quieran buscar nuevas oportunidades y que día con día entreguen lo mejor de sí, tanto en sus responsabilidades como en las nuevas labores que les sean encomendadas. Además de que pueda notar sus errores y trabajar en ellos, pues de los errores se va aprendiendo y nos ayudan a que no volvamos a caer en lo mismo. Una cosa muy importante que deben de considerar las empresas es compartir su éxito con las personas que hacen posible esos logros y metas, nada les cuesta a las organizaciones tener a la vanguardia a su personal, pues las personas sabrán recompensar esas atenciones y obligaciones que la empresa tiene con ellos. Yo como trabajador si la empresa se preocupa por capacitarme, evaluar mi desempeño, esta pendiente de las medidas de seguridad, se alarma porque todas las medidas de higiene se cumplan, en fin, que siempre me tengan en primer plano para que este satisfecho y realice a gusto mi trabajo, de ninguna manera abandonaría a una organización así, en cambio si nos enfrentamos a un caso contrario, a la primera oportunidad que se presente busco alguna empresa a que en realizar se note que le interesa mi bienestar. No debemos olvidar que cuando algún trabajador no se siente muy a gusto dentro de su entorno laboral esto trae como consecuencia una baja productividad, lo cual afecta tanto a la organización como al propio trabajador, pues se empiezan a notar las faltas de interés por parte del trabajador, como las replicas por parte de los jefes directos. 93 Por que llegar e estos extremos, pudiendo tener un departamento para cada actividad dentro de la empresa, en verdad es muy difícil hacerles ver a las organizaciones que deben de definir bien su estructura para poder alcanzar sus objetivos y lograr sus metas o es tanta su necedad que no creen conveniente tener bien delimitadas sus áreas. La administración de recursos humanos busca compenetrar en los objetivos organizacionales e individuales y que mejor que los alcance a través del departamento encargado especialmente a eso, el departamento de recursos humanos. Tengamos siempre presente que: “los recursos materiales hacen las cosas posibles, pero las personas las convierten en realidades” (Keith Davis, 2000) 94 FUENTES DE INFORMACIÓN Arias, G. F. (1984). Administración de recursos humanos. (13ª ed.). México DF: Trillas. Bohlander, G., Snell, S. & Sherman, A. (2001). Administración de recursos humanos. (12ª ed.). México DF: Thomson. Chiavenato, I. (2002). Gestión del talento humano. (3ª ed.). México DF: Mc Graw Hill. Chiavenato, I. (2007). Administración de recursos humanos: el capital humano de las organizaciones. (8ª ed.). México DF: Mc Graw Hill Dessler, G. (2001). Administración de personal. (8ª ed.). Naucalpan de Juárez, México: Prentice Hall González, M. & Olivares, S. (2005). Administración de recursos humanos: diversidadcaos. México: CECSA Hernández, S., Sverdlik, M., Chruden, J. H. & Sherman, W. A. (1986). Administración de personal, organización, contratación y remuneración del trabajo. México, DF: Grupo editorial iberoamericana Lanhan, E. (1997). Valuación de puntos: bases objetivas para fijar escalas de salarios. (26ª ed.). México: CECSA Lechuga, S. E. (1998). Estrategias para la optimización de los recursos humanos. (3ª ed.). México, DF: Ediciones Fiscales ISEF. 95 Mathis, R. L. & Jackson, J. H. (2003). Fundamentos de administración de recursos humanos: perspectivas esenciales. (2ª ed.). México, DF: Thomson Mondy, R. W. & Noe, M. R. (1997). Administración de recursos humanos. (6ª ed.). México: Prentice Hall Siliceo, A. (1994). Capacitación y desarrollo de personal. (3ª ed.). México, DF: Limusa Sikula, F. (1991). Administración de recursos humanos en empresas. (5ª ed.). México, DF: LIMUSA Wendell, L. F. (1983). Administración de personal: desarrollo de recursos humanos. México DF: Limusa. Werther, W. B, Jr. Keith D. (2000). Administración de personal y recursos humanos. (5ª ed.). México, DF: Mc Graw Hill 96 ANEXO I ENTREVISTA PARA REALIZAR EL DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA CAFÉS TOMARI EN EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Con el fin de identificar las fallas e ineficiencias en las funciones desempeñadas por el departamento de recursos humanos, se aplico esta entrevista. 1. ¿Cómo se entero del trabajo? Periódico____ Familiar____ Internet ___ Amigo____ 2. ¿De los siguientes pasos cuales fueron los que considera usted fueron tomados en cuenta al momento de su contratación? ( ) Entrego su solicitud de empleo ( ) Contrastar el perfil del puesto con el fin del candidato ( ) Revisaron los aspectos positivos y negativos ( ) Verificaron los datos y referencias que presento ( ) Se realizo un examen médico ( ) Tuvo alguna entrevista con su supuesto jefe directo ( ) Le explicaron cuales fueron las funciones que realizaría 3. ¿Firmo su contrato de trabajo al momento de ingresar a la empresa? Si____ No____ ¿Por qué?_________________________ 4. ¿Qué documentación le solicitaron al momento de contratarlo? __________________________________________________________________ 5. ¿Le brindaron alguna inducción cuando ingreso a la empresa? Si____ No____ ¿Por qué? 6. ¿Lo capacitaron cuando ingreso a la empresa? Si____ No____ ¿Por qué?_________________________ 98 7. ¿Le han brindado algún curso de capacitación? Si____ No____ ¿Cuál?____________________________ 8. ¿Qué incentivos le brinda la empresa para motivarlo? Reconocimiento____ Recompensa____ Otros____ 9. ¿La empresa se preocupa por evaluar su desempeño en determinado periodo? Si____ No____ 10. ¿La retribución económica que recibe es la que se estableció cuando ingreso al trabajo? Si____ No____ 11. ¿Qué medidas de seguridad e higiene identifica en la empresa? Extintores____ Rutas de evacuación____ 12. Le hacen revisiones periódicas para confrontar las actividades que realiza? Si____ No____ 99 ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1.1 Selección de personal como comparación........................................... 20 Figura 1.2 Pasos del proceso de selección ........................................................... 21 Figura 1.3 Proceso de selección ........................................................................... 24 Figura 1.4 Proceso de inducción ........................................................................... 27 Figura 1.5 Los tipos de cambio de la conducta por medio de la capacitación....... 29 Figura 1.6 Elementos clave en los sistemas de evaluación del desempeño ......... 31 Figura 1.7 Agentes de la auditoría ........................................................................ 37 Figura 2.1 Distribución de bodegas y beneficios ................................................... 44 Figura 2.2 AMECAFE ............................................................................................ 45 Figura 2.3 CONACYT............................................................................................ 46 Figura 2.4 Estructura organizacional..................................................................... 50 Figura 2.5 Diagrama de flujo de procesos............................................................. 51 Figura 3.1 Modificación del departamento de recursos humanos en la empresa Cafés Tomari ................................................................................................................... 79 Figura 3.2 Organigrama propuesto ...................................................................... 90 100 ÍNDICE DE TABLAS Tabla 2.1 Integración del capital de trabajo........................................................... 42 Tabla 2.2 Planeación de recursos humanos ......................................................... 54 Tabla 2.3 Reclutamiento ....................................................................................... 56 Tabla 2.4 Selección............................................................................................... 58 Tabla 2.5 Contratación .......................................................................................... 60 Tabla 2.6 Inducción ............................................................................................... 61 Tabla 2.7 Capacitación y desarrollo ...................................................................... 62 Tabla 2.8 Evaluación del desempeño ................................................................... 63 Tabla 2.9 Sueldos y salarios ................................................................................. 64 Tabla 2.10 Seguridad e higiene............................................................................. 66 Tabla 2.11 Auditoría de recursos humanos........................................................... 67 101