TALAIA OpenPPM

TALAIA OpenPPM:
La herramienta pensada por y para Project Managers
Herramienta open source para la gestión de proyectos y programas
Talaia se posiciona en el mercado de los productos PPM (Project Portfolio Management, ó Gestión de Carteras
de Proyectos).
PMI® (Project Management Institute) distingue entre proyectos, programas de proyectos y carteras de
proyectos. Según PMI®: Un proyecto es una asignación temporal para crear un producto, servicio o resultado
único. Un programa es un grupo de proyectos relacionados, cuya gestión coordinada aporta más beneficios y
control que si se gestionaran individualmente. Pueden incluir trabajos fuera del alcance de los proyectos
singulares (e.g. operaciones). Una cartera (o portfolio) es una colección de proyectos, programas, otras carteras
u otros trabajos, que se agrupan para facilitar la gestión efectiva de dichos trabajos con el fin de lograr los
objetivos estratégicos del negocio. Los componentes de la cartera no tienen por qué ser interdependientes o
estar directamente relacionados. En cada caso, los objetivos de gestión son bien diferentes: En los proyectos se
persigue que se haga bien lo que se tiene que hacer (sin desviaciones de plazos, costes, alcance). A la hora de
gestionar programas y carteras, se trata de elegir bien qué hay que hacer y qué no hay que hacer (en términos
de estrategia, rentabilidad, valor agregado y nuevas capacidades).
Talaia se basa en la primera herramienta de código abierto que permite gestionar proyectos individuales y
programas de proyectos, siendo consistente con los estándares desarrollados por PMI®.
Talaia es el nombre comercial de los servicios profesionales de SM2 alrededor del producto open source
OpenPPM, disponible en: http://openppm.sourceforge.net. La primera versión de OpenPPM se desarrolló en el
contexto de un proyecto de inversión financiado por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio de España.
Plan Avanza2 2009. Nº exp. TSI-020513-2009-72.
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UNA HERRAMIENTA PPM OPEN SOURCE
Talaia se basa en un producto FOSS (Free Open
Source Software). Si lo implanta en sus propias
instalaciones tendrá disponible el código fuente y
no pagará en concepto de licencia de software.
nivel al BM (Business Manager).
Por último, el usuario PMO (Project Management
Office) tiene todos los permisos sobre los proyectos de
una determinada PO (Performing Organization).
Talaia tampoco requiere software base licenciado,
puede desplegarse sobre la mayoría de sistemas
operativos, servidores web y bases de datos.
Talaia es un producto multi-empresa. Esto significa que
una misma instancia del producto sirve para gestionar
la información de distintas empresas, que mantienen su
información de manera privada. El rol Administrator
sólo tiene acceso a una determinada empresa. Cada
empresa tiene varias POs. Una PO sólo puede
pertenecer a una empresa. Un proyecto sólo puede
ejecutarse en una PO.
CASOS DE
PRINCIPALES
USO
Y
ROLES
Talaia sirve para que el PM (Project Manager)
gestione cada uno de sus proyectos de una forma
efectiva. Esto significa que todos los hechos
relevantes en la gestión de cada proyecto pueden
quedar registrados en Talaia, por ejemplo:
» Las imputaciones de horas y gastos de los
miembros del equipo, con sus ciclos de
aprobación o rechazo.
» La información del pool de recursos humanos,
para que el PM pueda planificar, asignar, liberar y
evaluar a los miembros del equipo. El perfil RM
(Resource Manager) tiene un control unificado de
su grupo de recursos.
» La justificación de la necesidad del proyecto,
generando el documento Project Charter.
» La planificación y control de costes,
cronograma, alcance y riesgos.
» La gestión unificada de cambios, registro de
incidentes y supuestos.
» La planificación y control de KPIs.
Según PMI®, la gestión de un proyecto comienza
desde antes de su aprobación, cuando aún no se
ha decidido si se va a ejecutar. En esta fase
inicial, los proyectos gestionados con Talaia se
denominan inversiones. El rol IM (Investment
Manager) se encarga de registrar y actualizar los
datos
de
la
oportunidad,
presupuesto,
probabilidad de éxito, duración, fechas de
comienzo, etc. Si el proyecto se aprueba, el rol
PM formaliza su inicio con el Project Charter.
Talaia permite que el rol PgM (Program Manager)
acceda a la información agregada de un
determinado grupo de proyectos e inversiones.
Talaia permite que un Program Manager tome
decisiones informadas tomando en consideración
conjuntos de proyectos e inversiones, en atención
a criterios de valor, coste, riesgo y plazos.
Talaia presenta información ejecutiva de alto
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¿QUÉ NO ES TALAIA?
Talaia no pretende fiscalizar y controlar al Project
Manager. Bien al contrario, el espíritu del diseño se
basa en asumir que el Project Manager actúa de una
forma profesional, acatando el código ético de PMI®
con sus valores de responsabilidad, respeto, equidad y
honestidad. Siendo honesto y responsable, se asume
que el Project Manager reflejará siempre información
fidedigna y oportuna. En este sentido, Talaia permite la
planificación gradual (es decir, modificar la información
de planificación a medida que avanza el proyecto). Por
ejemplo, cambios del tipo modificar el presupuesto o el
plazo, están permitidos. Los roles PgM, PMO ó BM,
podrán encontrar la explicación en la documentación
sobre la solicitud de cambio aprobada.
Talaia no se ha diseñado siguiendo los principios de los
productos tipo workflow. La filosofía de diseño es
permitir el trabajo ágil y efectivo del Project Manager y
del resto de los roles (Employee, Investment Manager,
Resource Manager, PMO, Program Manager y
Business Manager). Talaia presenta la información de
gestión necesaria de una forma intuitiva y accesible.
Los flujos se han reducido a los circuitos de aprobación
del proyecto, aprobación de asignaciones/liberaciones
de recursos, aprobaciones de incurridos y acuerdo de
KPIs.
Talaia no es una herramienta de gestión documental,
aunque sí puede registrarse la ruta del directorio del
proyecto. En ciertas pantallas, Talaia permite exportar
la información a PDF y a Microsoft Excel®.
Talaia tampoco pretende sustituir a herramientas de
planificación tipo Microsoft Project®. Sí permite
importar un fichero MS Project® para cargar la
información inicial de cronograma, coste y alcance, o
bien para actualizar los incurridos si el seguimiento se
realiza con MS Project®.
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Talaia es:
» Una herramienta Free
Open Source Software
» Pensada por y para
Project Managers
» Consistente con la guía
PMBOK® (Project
Management Body Of
Knowledge) estándar
ANSI / PMI 99-001-2008
» Para agilizar el trabajo
del Project Manager y el
resto de roles
involucrados (Employee,
Investment Manager,
Resource Manager, PMO,
Program Manager y
Business Manager)
» Para gestionar
inversiones, proyectos y
grupos de proyectos
relacionados (programas)
» Centro integrador de
toda la información
relevante de los proyectos
Talaia no es:
» Una herramienta para
fiscalizar el trabajo de los
Project Managers
» Una herramienta que
obligue a seguir workflows
obligatorios, que retrasen
las decisiones del PM
» Un gestor documental
» Una herramienta de
planificación tipo Microsoft
Project®
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LA GESTIÓN DE PROYECTOS:
DISCIPLINA INABARCABLE?
¿UNA
Nunca se acaba de aprender a dirigir proyectos, pero las áreas de
conocimiento están limitadas (sólo hay 9). Cada proyecto es distinto,
pero hay un conjunto de 42 procesos que aplican a todos, y un
conjunto técnicas, herramientas, documentos, muy recomendables.
Usted no tiene por qué inventarse documentos para declarar el
comienzo de un proyecto, fórmulas para medir la desviación en coste y
plazo, etc. Como mínimo, ya existe un “lenguaje común” para dirigir
proyectos (en cualquier parte del mundo).
Cada día son más las organizaciones que utilizan el formato "proyecto"
para generar nuevos productos y servicios, activar las acciones del plan
estratégico, expandir nuevas actividades, implantar cambios
tecnológicos, etc. La pieza fundamental en este engranaje es, sin duda,
el Director de Proyectos, figura que toma cada vez más
responsabilidad y autoridad, siendo sus conocimientos y capacidad de
liderazgo factores clave en la conclusión exitosa de cada proyecto.
La otra buena noticia es que la carrera profesional del Director de
Proyectos ya está inventada. Si su empresa se dedica a realizar
proyectos para sus clientes, usted puede inventar un código ético, unos
escalones profesionales, un plan de formación-reciclaje-actualización,
unos grupos de trabajo para activar planes de mejora, y puede también
inventar procesos específicos para gestionar los riesgos, las
contrataciones, los costes, etc. O bien hace usted todo esto, o bien
puede dejar que PMI se ocupe.
En 1984, PMI® (Project Management Institute) creó la titulación PMP®
(Project Management Professional), Profesional de la Dirección de
Proyectos. Las empresas que quieren asegurar el éxito en sus
proyectos críticos, asignan PMPs para que los dirijan.
Poner un PMP al mando de un proyecto ¿garantiza el éxito? La
respuesta es no. Igual que hay fontaneros buenos y malos, ingenieros
buenos y malos, médicos buenos y malos, también puede haber
profesionales de la dirección de proyectos buenos y malos. Aun así,
esta titulación está siendo cada día más reconocida y valorada como
estrategia para aumentar las probabilidades de éxito de cualquier
tipo de proyecto: Si hay dos candidatos para dirigir un proyecto
complejo, y uno es PMP, la decisión suele favorecer al PMP.
¿QUÉ NECESITA UN PROJECT MANAGER?
Un proyecto es algo que nunca se ha hecho antes igual, se realiza con
un equipo de personas que trabajan juntas por primera vez, y tiene
unas restricciones fuertes de alcance, plazo y coste. Además, en un
proyecto hay mucho en juego. Hay mucho interesado, gente afectada
que gana o pierde con el proyecto. Hay muchas posibilidades de que
un proyecto sea un éxito, pero también hay muchas posibilidades de
que sea un rotundo fracaso, que llegue a impactar la imagen de la
empresa, o incluso llegue a afectar al valor de la acción. Seguramente
no hay disciplina más orientada a resultados que la gestión de
proyectos. Puede sonar injusto, pero si un proyecto acaba bien nadie
pregunta cómo se gestionó, o quién componía el equipo. Pero en el
caso contrario, cuando acaba mal, el Project Manager generalmente
carga con todas las culpas y todo el mundo habla de los riesgos
evidentes que no gestionó, los procesos obligatorios que no aplicó, las
herramientas corporativas que no utilizó, su falta de "soft skills", etc. Si
su organización le ha puesto al mando de un proyecto es porque
esperan mucho de usted. Asumen que ya tiene los buenos
fundamentos aprendidos y muchas experiencias a lo largo de su
carrera. ¿Qué necesita usted para que el proyecto sea un éxito?
Fundamentalmente necesita un buen equipo. Un Director de Proyectos
no hace el trabajo, es el equipo asignado al proyecto quien lo hace. El
Director de Proyectos depende totalmente del desempeño de su
equipo. Un equipo cuyos miembros no se entienden, o no trabajan bien
juntos, nunca entregará un proyecto con éxito. Por el contrario, un
equipo cohesionado posee una sinergia que hace que el todo sea más
que la suma de las partes.
En los proyectos de hoy en día, las causas de fracaso rara vez hay que
buscarlas en las razones de tipo técnico. El conocimiento técnico es
fácil de encontrar en los miembros del equipo. Las razones de fracaso
más frecuentes son tres: 1) deficiente gestión de los riesgos; 2)
deficiente gestión de los costes; y 3) deficiente gestión de los
interesados (cliente, equipo, subcontratistas). Sin embargo, la gran
mayoría de Directores de Proyecto proceden del ámbito del dominio
técnico: Como son buenos técnicamente, se presupone que pueden
liderar equipos y proyectos. Pero el conocimiento técnico no es
suficiente para dirigir proyectos, porque un buen Director de Proyectos
no hace el trabajo, coordina a los miembros del equipo para que lo
hagan ellos (se parece a un director de orquesta). Es el primer
responsable del proyecto, pero tiene cierto nivel de autoridad para
tomar decisiones con autonomía. Un buen Director de Proyectos ha de
quitarse “la gorra del técnico”, y ha de ponerse “la gorra del gestor”.
Pero ponerse “la gorra de gestor” de proyectos no es fácil. Piense en el
mejor Director de Proyectos que conozca. Sí, ese que termina siempre
sus proyectos en plazo y por debajo del presupuesto, por el que se
pelean los jefes, para el que todos quieren trabajar, el que sabe
anticiparse a los problemas (rara vez pulsa el botón de “crisis”), a quien
los clientes adoran. ¿Dónde cree que lo aprendió todo? Como toda
disciplina compleja, la gestión de proyectos se aprende practicando.
Es este un aprendizaje continuo, cada nuevo proyecto es un desafío, y
las verdaderas lecciones son los errores cometidos.
Desafortunadamente, muchos buenos Project Managers, con buena
experiencia y fundamentos de gestión de proyectos, y con buenos
profesionales en sus equipos, se encuentran con el problema de que
no hay herramientas donde usar esos conocimientos. Es como sacarse
el carné de conducir y luego darse cuenta de que sólo se puede ir a
pie. A veces, peor aún, la organización ejecutante le obliga a ir en
autobús, imponiéndole ciertas herramientas contrarias a la buena
gestión y que sobrecargan extraordinariamente al Project Manager. Un
Project Manager necesita gestionar un proyecto, no una herramienta.
Especialmente, necesita gestionar las expectativas de todos los
interesados, con una comunicación eficaz y eficiente, suministrando la
información en el formato adecuado, en el momento justo, con el
impacto apropiado y únicamente la información necesaria.
¿HAY AYUDAS?
La buena noticia es que hay ayudas. El cuerpo de conocimientos
básico que aplica a todos los proyectos está muy bien estructurado en
la guía PMBOK® (guía de los fundamentos para la dirección de
proyectos, estándar ANSI que va por su 4ª edición, pronto será
estándar ISO).
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MISIÓN / VISIÓN DE TALAIA
En un escenario más maduro, el proveedor también utiliza Talaia para
gestionar su proyecto manteniendo su zona de privacidad (e.g. en un
contrato fixed price, el cliente no necesita saber que María no ha cargado
horas un determinado viernes, este nivel de información pertenece al
proveedor). Talaia puede conectar automáticamente la información
relevante relacionada (e.g. una factura en P2 es un gasto real en P1, el %
completado de P2 puede corresponderse con un % de actividad en P1, los
riesgos, problemas, supuestos, pueden transmitirse selectivamente, etc.). Si
esta comunicación se parametriza y se automatiza con Talaia, ya no hay
gap entre lo que comunica el proveedor y la realidad.
Actualmente, los proyectos rara vez se ejecutan en el ámbito de una
sola organización. Cada día es más frecuente que se establezca una
cadena de proyectos relacionados entre clientes y proveedores. Talaia
permite trazar estas relaciones entre proyectos.
Un cliente puede exigir que el contratista utilice su sistema de gestión
de proyectos (si no supone un coste añadido). Con Talaia, la ventaja
es que al ser open source, el contratista tiene el aliciente de formarse
durante el proyecto, para después implantar la herramienta en sus
instalaciones, lo que le permitirá cualificar mejor para ese cliente en el
futuro, y a la vez recuperará la privacidad en la gestión de sus recursos.
Talaia hace muy fácil la migración de los datos, gracias al concepto de
Performing Organization. También facilita que un cliente tenga total
visibilidad sobre los recursos que subcontrata en proyecto cerrado,
porque son un caso especial de empleados (estos recursos pertenecen
a una Performing Organization, que es el Contratista).
Performing Organization
Team Members
P1
Team Members
PM
P2
PM
P2
Cuando un cliente tiene un proyecto (P1) y decide subcontratar una
parte a un proveedor, este tendrá otro proyecto (P2).
Algunos beneficios adicionales cuando se difunde Talaia en las
organizaciones, son los siguientes:
Performing Organization
» La guía PMBOK®, estándar de facto en gestión de proyectos en todo el
Team Members
P1
Seller ( = Perf. Org.)
mundo, se usa efectivamente y acaba siendo un "lenguaje común".
Seller
PM
PM
P3
» Trazabilidad en proyectos multi-laterales: Cuando colaboran varias partes
de una organización o cuando hay una relación cliente vendedor, cada
parte puede monitorizar su proyecto teniendo en cuenta las interrelaciones
con el resto.
P2
Team
Members
» Trazabilidad ascendente: El Project Manager publica su información, la
misma que se agrega a nivel programa.
Un escenario en el que el proveedor utiliza la instancia del cliente no es
ideal porque la información reportada puede no ser fidedigna. A lo
mejor P2 está en alto riego, pero este hecho sólo se conoce
internamente en la organización del proveedor, mientras que la
información que se comunica al cliente es "todo verde".
» Control cuantitativo: Talaia propone el estándar EVM (ANSI 748) para
medir las desviaciones actuales y las proyecciones futuras.
» Información Histórica: La base de datos de riesgos, con información de
anteriores proyectos, puede reutilizarse (un problema de ayer es un riesgo
de hoy).
Sin embargo, en este escenario, Talaia ya aporta importantes
beneficios, entre los que se encuentran los siguientes:
» Plantillas: Las plantillas de WBS y de cronogramas pueden reutilizarse
para planificar nuevos proyectos parecidos.
» Curva de aprendizaje mínima para personal certificado PMP®, o
para quien conozca la guía de los fundamentos en gestión de
proyectos PMBOK®. Quien no conozca este estándar, puede
aprenderlo trabajando, mientras utiliza la herramienta.
La aspiración de Talaia es difundirse de esta manera, entre clientes y
proveedores que van apreciando su valor por su uso. Podemos resumir la
misión de Talaia con la siguiente frase:
» Control cuantitativo de los proyectos de los proveedores. Se pueden
utilizar KPIs y medir el progreso y desempeño del proveedor sobre
criterios y objetivos preacordados.
Ser al Project Management lo que Alfresco
llegó a ser al Content Management
»
Niveles de gestión separados para Project Managers y Program
Managers. En la organización ejecutante ya pueden agruparse
conjuntos de proyectos relacionados (programas) y asignar
responsables a la gestión agregada (Program Managers). Project y
Program Managers dedican su esfuerzo exclusivamente a su ámbito
de gestión, sin redundancias. El Program Manager puede controlar a
los Project Managers que le reportan. El Business Manager puede
controlar a los Program Managers y a los Project Managers.
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ALGUNAS FUNCIONALIDADES
» Seguimiento cuantitativo
» Gestión del Alcance del Proyecto
Con Talaia, puede realizarse un control cuantitativo del proyecto,
utilizando indicadores preacordados entre el Program Manager y el
Project Manager.
» Gestión del Cronograma del Proyecto
» Seguimiento cualitativo
» Gestión de Costes: Rentabilidad
En la planificación, el Project Manager planifica las reuniones de
seguimiento. El estado del proyecto en cada fecha puede resumirse
indicando la situación general, en riesgo, en cronograma y en costes. Si
bien puede obtenerse información más detallada en otras partes sobre
el seguimiento de riesgos, cronograma y costes, esta información
ejecutiva sirve para que tomen decisiones informadas los perfiles
Program Manager, Business Manager y PMO.
» Histograma de Recursos
Todo proyecto debería tener una cuenta de resultados. El Project
Manager debe conocer exactamente cuál es el precio bruto de venta al
cliente (Total Contract Value, TCV), las partidas de gastos, la
producción neta, los costes directos y el margen directo. Al cierre del
proyecto, no debe constatar solamente la desviación sobre el
presupuesto a la finalización (Budget At Completion, BAC) sino verificar
la rentabilidad final obtenida. En el ejemplo, se observa que el proyecto
se vendió por 548.000 €, con gastos por 15.000 € de una licencia
software, honorarios externos por 10.000 € y 30.000 € en gastos por
desplazamientos. La producción neta (precio de venta menos gastos)
ascendía a 493.000 €. A partir de las horas planificadas a la tarifa de
coste de cada recurso, se planificaron unos costes directos por valor de
389.000 €. El margen directo resultante quedó en 104.000 €, es decir,
una rentabilidad del 19%. A la finalización, se observa que hubo menos
producción neta debido a más gastos en desplazamientos (50.000
frente a 30.000 €). Esto, unido a un sobrecoste de honorarios (400.000
frente a de 389.000 €), explica la rentabilidad final obtenida del 13%.
Este gráfico muestra la carga de los recursos (planificada o real) desde
el mes de julio al mes de diciembre, distinguiendo por perfil. En el
ejemplo, se observa en octubre hay un pico de carga de 21,8 FTEs,
con 12 perfiles GCM3, 7 perfiles GCM4, 2,5 perfiles GCM5, y un perfil
GCM6 al 30%.
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» Gestión de Costes: Gestión del Valor Ganado
A la hora de planificar los costes, Talaia permite obtener la gráfica de la línea base de rendimiento de costes, con la periodificación acumulada del presupuesto, que
al plazo a la finalización (Schedule At Completion, SAC) debe ser igual al presupuesto a la finalización (Budget At Completion, BAC). Mientras se realiza el control
de costes, Talaia permite obtener la gráfica típica de EVM, distinguiendo Planned Value, Earned Value y Actual Cost. También se puede obtener la gráfica del plan
de financiación (gráfica en escalón, según se planificó la emisión de facturas) y compararla con la facturación real. Con la tripla PV, AC, EV en cada reunión de
seguimiento, aplicando las fórmulas del estándar EVM, también pueden construirse estas otras gráficas de desviación y proyección.
» Gestión de Programas
• Program Value Chart
• Program Schedule Chart
Low Risk
101.001
101.002
30
Medium Risk
High Risk
65
101.003
101.004
11
110
80
2009
101. Program
Project Manager 1
101.002. Project 2
Project Manager 1
101.003. Project 3
Project Manager 1
101.004. Project 4
101.005
20
40
60
80
100
Program Manager
101.001. Project 1
101.005. Project 5
0
12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 01
…
Aceptación: 29.1.09
Project Manager n
120
Earned Value
SERVICIOS TALAIA
Talaia es el nombre comercial de los servicios profesionales de SM2 alrededor del producto open source OpenPPM, disponible en:
http://openppm.sourceforge.net. Un resumen de los cinco tipos de servicios se muestra en la siguiente tabla:
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