Manual de Procedimientos del Archivo Central

UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN HUMACAO
DECANATO DE ADMINISTRACIÓN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
OPERACIONALES PARA EL RECIBO,
CONTROL Y SOLICITUD DE DOCUMENTOS
EN EL ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO CENTRAL DIGITALIZADO
FEBRERO DE 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES PARA EL RECIBO,
CONTROL Y SOLICITUD DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO
CENTRAL
INTRODUCCIÓN
Este manual está regido por la Ley # 5, aprobada el 8 de diciembre de 1955, del Estado
Libre Asociado de Puerto Rico, el Reglamento # 23 del Departamento de Hacienda,
el Reglamento # 4284 de la Administración de Servicios Generales y la Certificación #
40 del 1998-99 de la Junta de Síndicos de la Universidad de Puerto Rico,
que
establece el Reglamento para la Administración, Conservación y Eliminación de
Documentos de la Universidad de Puerto Rico.
I.
RECIBO DE DOCUMENTOS
1.
Las oficinas o departamentos, solicitarán por escrito una orientación al
Administrador de Documentos, sobre cuales son los documentos de su área
que se deben guardar y el tiempo que exige la ley.
2.
Las oficinas o departamentos, clasificarán los documentos que se van a
trasladar al Archivo Central.
3.
Las oficinas o departamentos, colocarán los documentos en cajas, e
identificarán todos los documentos que van en ellas, esta
identificación la colocarán en el exterior de las cajas. ( Los materiales
para trasladar los documentos, los proveerá la oficina que solicita el
traslado, como cajas, archivos, etc. )
4.
La oficina de Archivo Central, incluirá en el inventario de documentos
inactivos, los que recibió de la oficina o departamento.
Y le proveerá una copia de los documentos recibidos a la oficina o
departamento que los entregó.
5.
Este inventario se considerará como un recibo de entrega de los documentos
recibidos.
2
II.
CONTROL DE DOCUMENTOS
III.
1.
El Administrador de documentos o la persona encargada del almacén,
mantendrá un inventario actualizado de todas las oficinas o departamentos que
guardan documentos en el almacén.
2.
Anualmente notificará a las oficinas o departamentos los documentos que
cumplen con el tiempo de retención según la ley.
3.
Las oficinas o departamentos certificarán por escrito los documentos
que se podrán destruir.
4.
El administrador de documentos enviará el formulario (ASÍ- 378)
Lista de Disposición de Documentos a la Administración de Servicios
Generales, con todos los requisitos de la ley y lo certificará con su firma.
5.
Hasta que se reciban estas listas de disposición autorizadas por la
Administración de Servicios Generales, no se podrán destruir estos
documentos.
SOLICITUD DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL
1.
Todo empleado o persona que solicite ver un documento en el área de
archivo, tiene que tener una autorización del director de la oficina o
departamento que origina el documento.
2.
La oficina de archivo central localizará el documento solicitado.
3.
El empleado o persona autorizada firmará una tarjeta en la cual se describe el
tipo de documento solicitado.
4.
Si se solicita una copia del documento, la solicitud debe estar
autorizada por el director de la oficina por escrito.
5.
un
Si un empleado ajeno a la oficina que se origina un documento, solicita
documento prestado, éste debe presentar una autorización por escrito del
director de la oficina que origina el mismo, este préstamo no debe de ser
más de 15 días laborables.
6.
Si la oficina que origina un documento, solicita un préstamo, la persona deberá
firmar una tarjeta en la cual se describa el tipo de documento y la fecha en que
lo devolverá.
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IV.
CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO DE DOCUMENTOS
1.
La Universidad de Puerto Rico en Humacao
a.
Proveerá una estructura apropiada para la conservación de
documentos la cual tenga control de acceso, debe incluir:
i.
Sistema de Aire Acondicionado.
ii.
Equipo para archivar los documentos, como:
S
S
S
S
iii.
Proveerá todos los materiales necesarios para el
manejo y control de los documentos, como:
S
S
S
S
S
b.
2.
3.
Archivos
Anaqueles
Cajas
Computadora
Máscaras
Guantes
Paños
Gafas
Detergentes Anti-Hongos
Proveerá los servicios de limpieza rutinaria y especial para
prevenir el crecimiento de hongos, por lo menos dos veces al
año.
La Oficina de Archivo Central:
a.
Orientará a la Administración del UPR-HUMACAO, sobre las
condiciones, en que se deben conservar los documentos
esenciales.
b.
Velará por que se mantenga el control de acceso a los
documentos.
Distribución de los Almacenes para la conservación y disposición de
los documentos:
4
a.
Almacén I.
i.
Se guardarán todos los documentos que su retención
sea más de diez ( 10 ) años, o permanentes.
ii.
b.
Almacén II.
i.
c.
v.
Se guardarán también todos los documentos que la
UPR-HUMACAO, entienda pertinente guardarlos para
referencias o por el valor histórico.
Se guardarán todos los documentos que su retención
sea menos de diez ( 10 ) años.
Vagón
i.
Una vez se reciban las listas de disposición aprobadas
por el Programa de Servicios Generales, se pasarán al
vagón para ser triturados.
ii.
Los residuos triturados se almacenarán en el vagón,
hasta que el Programa de Reciclaje los recoja.
Creación de Documentos
1.
La creación de documentos es responsabilidad de cada oficina de la
Institución.
_________________
Preparado por: Sr. Larry Soto Alberty
Asistente de Administración IV
Revisado por:
________________
Sra. Angélica Torres
Ayudante del Decanato de Administración
____________________
Sra. María Castro Castro
Administradora de Documentos
Aprobado por:
____________________
Dra. Hilda Colón Plumey
Rectora de la UPR-H
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Fecha: 03 de marzo de 2008
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