Actividades del proyecto y determinación del paso crítico

Recinto Universitario de Mayagüez
Ingeniería Agrícola y Biosistemas
INAG 4996 Proyectos en Ingeniería Agrícola
Preparado por: Fernando Pérez Muñoz
Septiembre 2007
Introducción
Anteriormente hablamos de la necesidad de establecer los objetivos claramente. Estos
deben redactarse de forma tal que reflejen una acción a realizar, que tengan un alcance
definido y una forma de medir si se cumplen o no. Vimos, además, como hay objetivos
primarios o principales objetivos secundario. Establecimos que los objetivos secundarios
son aquellas porciones manejables en las que rompemos el objetivo primario y que la
compleción de los objetivos secundarios nos lleva a alcanzar el objetivo primario.
Ahora bien, una vez establecido todo esto, ¿cuál debe ser el próximo paso en la
realización de un proyecto? La contestación a esta pregunta radica en lo mismo que
acabamos de discutir. Como dijimos, los objetivos secundarios son las porciones
manejables en las que rompemos la tarea completa, en otras palabras, son actividades
claramente definidas, con su alcance y su métrica. Siendo esto así, el próximo paso en la
realización del proyecto es organizar las actividades en orden prioritario o secuencial de
forma tal que podamos completarlas efectivamente y en el menor tiempo posible.
Orden prioritario significa que hay tareas que necesitan mayor atención por alguna razón
en particular. Algunas causas de prioridad incluyen las siguientes.
 Cumplir con fechas límites del banco, agencias gubernamentales, sociales,
culturales o internas, por ejemplo, someter propuestas para procesos de subastas,
pago de pólizas del Fondo del Seguro del Estado, inscripción de Planes Médicos,
Navidad, Acción de Gracias, cierre de año fiscal, etcétera.
 Disponibilidad de recursos humanos, tecnológicos o financieros, por ejemplo,
apoyo técnico luego de la adquisición de un equipo, necesidad de asesoramiento
legal, financiero o técnico, disponibilidad de cursos o adiestramientos, etcétera.
Orden secuencial, por otro lado, se refiere al hecho de que hay tareas o actividades que
tienen que realizarse en cierto orden para que tengan sentido. Por ejemplo, si vamos a
bañarnos, el orden secuencial es mojarnos, enjabonarnos, enjuagarnos y secarnos. Debe
resultar claro que realizar estas tareas en otro orden secuencial no tendría mucho sentido.
Este aspecto del orden secuencial contrasta con tareas que pueden ser realizadas a la par
debido a que no dependen unas de otras. A modo de ejemplo, asumamos que cierta
familia se prepara para celebrar la fiesta de Acción de Gracias y acuerdan colaborar en
las tareas y solo sentarse a la mesa una vez que la comida esté preparada y todos se hayan
bañado. El orden secuencial establecería que una de las tareas debe realizarse antes que
la otra. Esto es, primero se preparan los alimentos y luego el aseo, o viceversa. No
obstante, estas tareas no dependen realmente una de la otra. Por tanto, es posible que
mientras unos preparan alimento, otros se vayan aseando. De esta forma es posible
realizar ambas tareas de forma paralela en vez de realizarlas de forma secuencial.
Estimando el Tiempo Necesario
En nuestro diario vivir, constantemente enfrentamos situaciones en las que tenemos que
establecer orden en las tareas a realizar. La realización efectiva de esta acción nos va a
permitir cumplir con los compromisos y responsabilidades adquiridas. Esto se conoce
como manejo efectivo del tiempo y es la base de talleres en “Maximización del Tiempo”,
“Manejo de Múltiples Prioridades” y otros. Dominar esta habilidad nos permite alcanzar
éxito en el campo laboral a la vez que mantenemos un balance con la vida social y
familiar.
El secreto de dominar esta destreza radica en nuestra capacidad de asignar el tiempo
razonable a la tarea y saber delegar para moverse a otra cosa. Al hacer esto, perseguimos
reducir el tiempo de ocio o de espera.
Por ejemplo, una madre necesita recoger sus dos hijos adolescentes en la escuela a las
3PM, según la siguiente figura. A las 3:15PM, el menor tiene práctica de saxofón y el
mayor tiene trabajo a las 3:30PM. Además, necesita ir al correo a depositar
correspondencia antes de las 3:30PM.
10 mins
Escuela
Correo
Clases de
saxofón
12 mins
2 mins
Trabajo
De acuerdo a la información provista, la madre podría cumplir con todas las tareas
realizándolas de forma secuencial, siempre y cuando no hayan imprevistos en la
carretera, etcétera. Si todo sale bien, debería estar a las 3:24PM en el correo depositando
la correspondencia. No obstante, ni el tiempo, ni los recursos se utilizan al máximo.
Esta joven, sin embargo es muy astuta y entiende que sus dos hijos pueden ser recursos a
su disposición. Además, percibe que lo importante no es que ella vaya al correo, sino que
la correspondencia llegue. Decide entonces delegar para poder realizar tareas de forma
paralela. Esta decisión la lleva a desviarse un poco para dejar su hijo mayor en el correo,
y que este camine hasta su empleo, mientras ella lleva al hijo menor según la siguiente
figura.
Escuela
Clases de
saxofón
6 mins
6 mins
Correo
4 mins
Trabajo
De esta forma, lo astuta madre consigue cumplir con los todos sus compromisos a las
3:12PM, ahorrándose 12 minutos.
Programados y Gráficos
La decisión de la madre astuta en el pasado ejemplo puede parecer trivial o simple. No
obstante, cuando hablamos de proyectos de mayor envergadura, como la construcción de
un túnel o edificio multi-pisos, el establecimiento de un negocio agrícola o la
organización de una boda o festival comunitario, la cantidad y alcance de las actividades
puede resultar abrumadora para ser manejado por una sola persona efectivamente.
Para ayudarnos, podemos anotar las actividades, cada un con respectivas listas de cotejo,
Marcar en el calendario las fechas importantes para asegurarnos que no olvidamos, pegar
notitas “post-it” en el lugar de trabajo para recordarnos de las tareas que debemos
resolver ese día, y muchos otros trucos. Algunos mas sofisticados, o quizá organizados,
pueden usar programados de computadora para preparar sus listas, anotaciones y agenda
de trabajo.
Para algunas empresas, el organizar e implementar proyectos es “el pan de cada día”.
Para ellos, existen herramientas tecnológicas que les permiten llevar registro de las
actividades que se deben realizar y el progreso de cada una. De esta forma es posible
estructurar las tareas y coordinar los esfuerzos, aún cuando los participantes estén a
millas de distancia.
El programado MSProject® de la Compañía Microsoft, es uno de estas herramientas
comúnmente utilizadas en la industria. Este programado permite listar las tareas y
asignarle recursos (humanos y otros), fechas de comienzo y compleción, mantener
registro del progreso de las tareas y preparar informes. El programado permite además
determinar el paso crítico con relativa facilidad.
Paso Crítico
El paso crítico de un proyecto se refiere a la secuencia de actividades que determina el
tiempo mínimo en el que el proyecto puede ser completado. Es decir, sabemos que las
actividades se pueden realizar en secuencia o en paralelo. Sabemos que cada actividad
tiene un tiempo estimado que debemos dedicar para completar dicha tarea. Ahora bien,
cuando hay actividades en secuencia, estos tiempos se van sumando. Al sumar los
tiempos de las actividades en la secuencia, vamos a obtener el tiempo mínimo en el que
podemos terminar el proyecto. Entonces, el paso crítico se refiere a las actividades que
determinan ese tiempo mínimo necesario para terminar el proyecto.
A modo de ejemplo, veamos la siguiente figura.
A
3 días
B
7 días
O
1 días
F
15 días
E
1 días
C
5 días
D
5 días
G
5 días
H
30 días
J
1 días
I
2 días
El proyecto comienza con la actividad O y termina con la actividad J. Para llegar de un
extremo al otro, hay que pasar por unas actividades, cada cual con su respectivo tiempo
estimado. Lo primero que debemos notar es que existen tres actividades donde todo
converge: O, E y J. Estas actividades de un día (o de cero días según sea el caso) se
conocen como puntos de cotejo o “milestones”. Su función es definir los momentos en
tiempo del proyecto donde se hará una revisión completa del progreso del proyecto para
poder hacer ajustes de ser necesario.
En base a los puntos de cotejo, el proyecto de la figura parece tener dos partes: de O a E,
y de E a J. Enfoquémonos primero en la segunda parte (E a J). Para llegar desde E hasta
J, vemos que existen tres posibles pasos. Nótese que esto no significa que podemos
tomar uno u otro. Los tres caminos son parte del proyecto y debemos realizarlos, pero
son actividades que pueden realizarse en paralelo. Es decir, la actividad I y la actividad H
pueden ocurrir de forma paralela ya que una es independiente de la otra.
En términos de las actividades F y G, la figura presenta que G no puede comenzar hasta
que termine F, por tanto, ocurren de forma secuencial. No obstante, estas tareas no
dependen de I o H, por tanto la secuencia FG es paralela a las actividades I y H.
Al mirar los tiempo de cada camino, vemos que el camino que toma mas tiempo es el de
la actividad H con 30 días. Esto tiene varias implicaciones.
1. Puesto que el camino de la actividad H es el de mayor duración, se establece que
el paso crítico entre E y J es H. Esto se expresa como E-H-J.
2. Dado que E-H-J es el paso crítico, la duración mínima de la segunda parte del
proyecto (E-H-J) es de 32 días.
3. Puesto que H es la de mayor duración con 30 días, la actividad I, que dura dos
días, puede ser dilatada hasta el día 28 sin que se afecte el proyecto. De la misma
forma, la secuencia FG puede comenzar hasta diez días después que la actividad
H sin que se afecte el tiempo mínimo para llegar de E a J.
4. De ser necesario que el tiempo entre E y J fuese menor que el paso crítico,
debemos enfocar mas recursos en la adelantar la tarea H para que tome menos del
tiempo estimado. Nótese, sin embargo, que si la compleción de la actividad H se
adelanta a menos de 20 días, y nada mas cambia, H ya no estaría en el paso
crítico. En vez, el paso crítico sería E-F-G-J con 22 días.
Mirando ahora la primera parte del proyecto (O a E), vemos que ambos caminos tienen la
misma duración, por ende, cualquiera de ellos puede ser el paso crítico. En un caso como
este es importante mirar ambos caminos cuidadosamente para asegurarse que se
mantienen dentro del tiempo estimado y no retrasan el comienzo de tareas futuras.
Combinando todo, existen dos posibilidades para el paso crítico del proyecto (O-A-B-EH-J, O-C-D-E-H-J). Cualquiera de estas tiene una duración de 43 días.
Asignación:
1. Para el objetivo secundario que usted atiende dentro del proyecto que estamos
trabajando de los caballos de paso fino…
a. Prepare una lista de actividades a realizar. Puede extenderse del semestre
si lo entiende necesario.
b. Asigne un tiempo estimado a cada actividad
c. Prepare un gráfico que represente las actividades con los tiempo
estimados.
2. Busque información de los que es un “Gantt Chart”. Explique por qué es
relevante al tema discutido en este documento. Incluya un ejemplo de cómo se
ven. (Puede ser copiado del Internet).
3. Determine el paso crítico, y su duración, para en proyecto de la siguiente figura.
A
3 días
B
7 días
F
15 días
E
1 días
O
1 días
C
5 días
G
5 días
H
30 días
D
5 días
J
1 días
S
3 días
I
2 días
U
3 días
L
3 días
M
2 días
N
3 días
R
3 días
K
13 días
P
5 días
Q
6 días
T
4 días