La teoria de viabilidad organizacional: una explicacion alternativa de la realidad organizacional Evolución histórica de la sociedad En el pasado: sociedades agrícolas, basadas en economías locales y negocios de tipo artesanal. Siglos XIX, XX: Cambios dramáticos en las estructuras sociales y la concepción de empresa – facilitados por ciencia y tecnologías emergentes. Progreso generalizado en desarrollo científico y tecnológico (.vs. progreso social …?) Emergencia de nuevas formas de interacción social y empresarial Siglo XXI: sociedad ultra-compleja, fluida, en estado de cambio permanente 2 Estado del Mundo en el 2014 The Global Economy The Environment Global Inequality Resource Depletion 3 Complejidad en el tercer milenio • Comunicaciones globales. • Redes de transporte globales Multinacionales produciendo y vendiendo productos en todas partes • Competencia creciente. • Trillones de dólares en movimientos entre países diariamente • Materia prima se produce en un continente, se procesa en otro y se distribuye en otro… La vida es complicada, cambia rápidamente y es impredecible Todo esta interconectado 4 Necesitamos nuevas formas de pensar! 5 Pensando diferente “Man is a prisoner of his own way of thinking. His machine for thinking - the brain has been programmed to deal with a vanished world. Thus we come to manage an oversimplified model of the world. This mismatch lies at the root of our incompetence.” Stafford Beer 6 Cibernética Organizacional Orígenes Desarrollada por Stafford Beer en los anos 1970’s siendo un ejecutivo del sector industrial britanico y consultor internacional. Era una respuesta a su insatisfaccion con los modelos administrativos tradicionales. Sus teorias demostraron mejoras importantes en productividad. • El MSV es la teoria de viabilidad organizacional (Beer, 1979) 5/13/2014 Modelos y Realidad Usamos modelos de la realidad para tratar de comprender el mundo y decidir que hacer en cada momento Los modelos son aproximaciones. No son correctos o incorrectos: son mas o menos útiles. Mientras el mundo cambia, los viejos modelos dejan de ser útiles y deben ser reemplazados por nuevos modelos. Nuevos modelos: Abren nuevas posibilidades Eliminan viejos temores Solucionan problemas Sirven en el nuevo mundo 8 Nuevo pensamiento para un nuevo mundo Necesitamos superar el pensamiento de lógica lineal A B C D Y comenzar a ver el mundo así • Redes de sistemas que interactúan • Redes de relaciones. • Altamente interconectados • Complejo • Impredecible 9 El Modelo del Sistema Viable Desarrollado como una herramienta para mejorar la efectividad de organizaciones La mayoría de las aplicaciones involucran organizaciones – buscando mejorar desempeño Poderoso, flexible: útil para: micro y macro empresas, publicas y privadas; comunidades, regiones y naciones Ideal para apoyar transformaciónnes organizacionales en condiciones de alta incertidumbre, riesgo y complejidad. A Espinosa, HUBS Teoría de Viabilidad - orígenes S. Beer: observando manejo de complejidad en la relación empresa .vs. entorno • Que CONOCE la organización y como lo OBSERVA determina su forma de interactuar con el entorno • Mientras mas completo y claro sea el MODELO que ella construye de su entorno, mejor puede reaccionar a cambios en el. Sistema Viable Entorno Variedad requerida? The Viable System Model - Inspiración Sistema nervioso central y sistema autonómico coordinan la operación de los organos y musculos inspiración para el MSV Control como ‘autoregulacion’: la habilidad de mantener un equilibro en la co-evolución del organismo vs. su nicho 13/05/2014 VSM J Walker El MSV: Que es un sistema viable? Sobrevive: Se adapta continuamente cambiante. a un mundo Compuesto de: Un conjunto de operaciones, Un meta-sistema El entorno al cual impacta y del cual se sostiene. Recursivo: Contiene y esta contenido dentro de otros sistemas viables Diagnóstico de interacciones entre sistemas viables: Ley de Variedad Requerida (Ashby, 1964). Ingeniería de Variedad Ashby: Ley de Variedad requerida. “solo la variedad puede destruir variedad” Gerencia A Espinosa HUBS 2007 Operacion es Entorno La Ley de Variedad Requerida Organisational Reaction Environmental Disturbance 1. Competitor releases new product 2. Trade union calls industry strike 3. Govt introduces minimum wage 4. New invention cuts costs 5. Competitor ceases to trade 6. Skills shortage develops 7. ….. 8. ... Resulting State of the Organisational Relationship with its Environment Los Tres Elementos La operación / las actividades primarias/ unidades de negocio (O) – responsables de la producción El Meta-sistema, - brinda coherencia y sinergia entre las componentes del sistema viable (sub-sistemas viables. “Sirve’ a las unidades de negocio El Entorno: Aquellas componentes del mundo exterior a la organización, con quienes ella se relaciona en el desempeño de sus tareas. (aquellas que son afectadas o afectan al sistema Estos tres elementos están en continua interacción. 5/13/2014 Introduccion al MSV 16 Los 5 Sistemas Sistema 5 Clausura, políticas, identidad, ultima autoridad Sistema 4 Escaneo del entorno, estrategia, planeación, innovación Sistema 3 Sistema 1 La Operación Visión genérica de todas las operaciones; optimización, sinergia, imposición de política cuando sea necesario. Sistema 2 Resolución de conflicto. Estabilidad. Armonizar acciones y procesos; lenguajes y protocolos comunes. J. Walker, 2011 Sistema 1 Operaciones – Actividades Primarias o Sistema 1: Responsable de actividades primarias o produce productos y servicios basicos o Diferente a actividades de soporte (ofrecen apoyo tecnico, administrativo a las actividades primarias o Sistema 1: Es un sistema viable en si mismo Ejemplos Sistema 1: • los procesos industriales en una fabrica •Equipos de doctores y enfermeras desarrollando servicios medicos especializados en un hospital • los programas educativos en una universidad. Sistema 1 Sistema 2 Anti-oscilatorio • Normas sociales, •Sistemas de logistica •Mecanismos y metodos de manejo de conflictos •Protocolos de manejo de informacion •Reglas y procedimientos •Sistemas de informacion y comunicaciones Ejemplos: • Estándares •Protocolos de hardware y software • Programación de producción en una fabrica • Horario de salones en una universidad A. Espinosa, 2011 Sistema 3 • Sistema 3 asigna recursos S3 (Ej. $$) para que los Sistemas 1 hagan su tarea • Sistema1 •Usa los recursos para hacer su tarea. •Informa al Sistema3 acerca de logros (canal de rendición de cuentas) • Siempre y cuando no exceda los acuerdos de recursos, el Sistema 1 es autónomo para organizar sus tareas Introduccion al MSV Ejs: sistema de presupuesto, rendicion de cuentas, normas corporativas, mecanismos 5/13/2014 de negociacion de recursos 21 Sistema 3* (Walker, 2011) • Mecanismos alternativos para recoger informacion directamente de la fuente, esporadicamente. • Sirve para complementar informacion reunida a traves de canales formales de informacion y comunicaciones. Introduccion al MSV 5/13/2014 22 Sistema 4 Estar permanentemente alerta a cambios en el ambiente que puedan impactar (positivamente o negativamente) la viabilidad organizacional •Investigar sobre tendencias de innovacion en produccion, mercados, tecnologias, esquemas de gestion • Informar decisiones politicas y estrategicas, desde el punto de vista del entorno • Facilitar la implementacion de estrategia • Investigar esquemas para la viabilidad en el largo plazo financiera A Espinosa, 2011 Sistema 5 Es responsible por: -Identidad -Clausura -Politicas -Debe representar la voluntad de todos los miembros de la organizacion -Facilita interaccion balanceada entre Sistema 3 y Sistema 4, para orientar la toma de decisiones de carácter politico y estrategico. -Es la ultima autoridad -Ejemplos: -Junta Directiva, Asamblea de miembros en una Cooperativa; Padre y Madre en la familia. A Espinosa, 2011 El adentro y el ahora vs. El afuera y el manana Sistema 4 : •Escaneando el ambiente •Brindando herramientas para cimentar decisiones politicas y estrategicas Sistemas 1, 2 y 3 •Operaciones internas: manejadas y optimizadas en el contexto del entorno Estos deben estar balanceados: • No ‘ser el mejor constructor de barcos de vapor •No ‘producir los mejores productos innovaodres’ & ‘estar siempre sin inventarios’ J. Walker, 2011 Concepto de Recursion G Hindle, SM Sept 13 Recursividad en Sistemas Viables Un sistema viable esta contenido en y contiene otros sistemas viable A. Espinosa, 2014 Desarrollo socio económicoparadigma vigente Egoísmo, individualidad Crecimiento económico Organizaciones jerárquicas Control, autoritarismo Competitividad Centralización (exclusión) Medición de indicadores económicos y financieros Evadir complejidad (esclavizarse de complejidad no manejada) Desarrollo socio económicoparadigma de complejidad Conciencia social Viabilidad sostenibilidad Mayor autonomía local Auto-regulación, auto-organización Balance entre competitividad y cooperativismo Políticas participativas democráticas (mejor auto-estima) Medición de bienestar Manejo de complejidad Implicaciones para las organizaciones Re-distribucion de responsibilidades: Criterios de manejo de complejidad Democracia y participacion: fomento a la ‘autonomia responsable’, decisiones de abajo a arriba, devolucion de control al nivel operativo Administracion meta-sistemica Control de gestion: basado en unidades de negocio autogestionadas gobernabilidad recursiva Necesidad de mayor equidad y transparencia Estrategias y políticas adaptativas Aprendizaje continuo – cerrando circuitos de retroalimentación. Organización coevolucionando con su nicho transformacion/adaptacion continuos. Reglas del juego claras, explicitas: fundamento de la auto-organizacion efectiva 5/13/2014 29 Manejando complejidad en la practica Ejemplos de aplicaciones A Espinosa, HUBS Chile – Regulacion de la economia social (1970’s) 5/13/2014 31 Colombia –Aplicaciones Múltiples (1994-2001) Sistemas Estratégicos de Información DAPRE (19901992) Re-ingeniería CGR (19941998) Reunirse- SSN (1994-1998) Nuevo Sistema Escolar Colombiano (1999-2000) Sistema de Ambiental (1999-2001) A Espinosa, HUBS Información Colombiano Desarrollo Estrategico Informatico (1990-1994) Presidencia de la Republica Rediseno de la Secretaria de Informacion y Sistemas Modelo del DAPRE vs Estado Colombiano Diseno de Sistemas y Servicios de Informacion para poyo a la formuacion de politicas y toma de decisiones del DAPRE Diseno del sistema de seguimiento a la gestion publica Strategic Information Systems Planning – A Managerial Cybernetic Approach – PhD Thesis (Aston Business School, UK) 5/13/2014 33 Reingenieria de la CGR (19941998) 600 auditores entrenados en auditoria sistemica en 4 anos 60 entidades publicas nacionales auditadas y muchas de ellas con cambios implementados (al menos 25% de casos de éxito con cambios substanciales) Especializacion en sistemas de control de gestion (ESCO) – basado en MSV – aun existe: cientos de graduandos!! Cambios culturales y estructurales en la CGR 5/13/2014 34 ‘Reunirse’ – Un sistema de monitoreo para la RSS (1994-1998) SSN – Red de Solidaridad Social – Programa Presidencial de lucha contra la pobreza – BID_ DAPRE Uniandes – CIDER – Coordinando Red de Universidades (140 investigadores y monitores de Opcion Colombia) monitoreando implementacion e impacto de programas de la RSS El MSV de S Beer – inspiracion en el diseno e implementacion de Reunirse – ‘sistema de alarmas tempranas’ 5/13/2014 35 Diagnostico del Sistema Nacional Ambiental - Colombia (SINA) Diseno organizacional– MSV– Sistema Nacional Ambiental (SINA) Identificando ecoregiones estrategicas Enfoque de planeacion estrategica participativa Rediseno del SIAC A Espinosa, HUBS REDNAL Niveles de Organización Reorganizacion REDNAL 5/13/2014 37 Diagnóstico Modelo de Sistema Viable Reorganizacion REDNAL 5/13/2014 38 REDNAL: Síntesis de Diagnostico VSM La estructura actual no está funcionando de forma suficientemente efectiva y se requieren cambios. Hay problemas serios de gobernabilidad. Las diferentes partes de REDNAL se encuentran aisladas y tienen poco conocimiento de las actividades realizadas en el resto de la red: Se requiere colaboración urgentemente. La amplia variedad en niveles de precio y servicio son un problema para el desarrollo de proyectos nacionales y el reclutamiento de organizaciones nacionales, quienes esperan un paquete coherente para sus miembros. Se necesitan políticas que aclaren las funciones de los niveles operativos/ administrativos de la red. Se necesita algún sistema de reporte, para evaluar el desempeño Existen muchas oportunidades (desde el reclutamiento de un gran número de usuarios nuevos, la cooperación internacional, los programas de “e-goverment”) que la estructura actual no permite explotar de lleno. Reorganizacion REDNAL 5/13/2014 39 Europa Suma – Inglaterra Eco-comunidad– Irlanda Transición Towns – Transición Networks Emergente and Complexity Network SUMA (UK) Cooperativa de productos organicos y naturistas Norte de Inglaterra Rediseno con MSV Desarrollo de nuevos roles y sistemas de medicion Mejoras en la productividad Todavia (20 anos despues) una de las mas exitosas cooperativas en Reino Unido 5/13/2014 41 Ecovillage, Irlanda, (2007-2011) Ecovillage (Irlanda) Auto-organizacion Soporte en aprendizaje/ auto-transformacion Embedeness dentro de la comunidad y de la comunidad con el pueblo/ region 5/13/2014 42 Implicaciones para organizaciones Re-distribución de responsabilidades: Basado en manejo de variedad Auto-organización: devolución de control a niveles operativos Administración metasistémica Gestión por desempeño: unidades auto-reguladas Mayor democracia y equidad Transformación permanente, fluidez,. ‘Reglas generadoras de orden’: Enfoques de cambio: abajo- arriba. En síntesis Los enfoque de sistemas y de complejidad ofrecen formas alternativas de abordar las organizaciones Ofrecen marcos conceptuales, metodologías y herramientas para apoyar procesos de autoorganización, manejo de complejidad y adaptación en organizaciones Constituyen una alternativa necesaria para abordar la revolución del conocimiento, el gran reto de nuestro siglo References Beer, S. (1979). Heart of the Enterprise. John Wiley & Sons, Chichester. Beer, S. (1981). Brain of the Firm, John Wiley and Sons, Chichester. Beer, S. (1985). Diagnosing the System for Organisations. John Wiley & Sons. Chichester Espejo, R., Reyes, A. (2011). Organisational Systems: Managing complexity with the VSM. Springer. Espinosa, A. Walker, J. (2011). A Complexity approach to sustainability: theory and applications. Imperial College Press. Ch 2, 5 Jackson, M.C. (2003). Systems Thinking. Creative Holism for Managers, John Wiley, Chichester. Figures from Beer, 1985 used with permission from Malik & Management, St Gallen, Switzerland