TEMA 58: Paquetes integrados - Preparadores de Oposiciones para

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TEMA 58:
Paquetes integrados •1
Paquetes integrados: Objetivos y funciones. Modularidad.
Procedimientos para importación/exportación de datos.
Esquema:
6.
7.
Introducción
Tipos, objetivos y funciones de los paquetes integrados
2.1. Aplicaciones ofimáticas
2.2. Aplicaciones corporativas o de uso empresarial
Modularidad
Herramientas comunes para los programas de un paquete
integrado. Microsoft Office
4.1. Comprobación de la ortografía
4.2. Herramientas de edición
4.3. Herramientas de dibujo
4.4. Galería multimedia.
Procedimientos para la importación/exportación de datos
5.1. Vinculación e incrustación de datos y objetos
5.2. Importación y exportación de archivos de documento
5.3. Compartir archivos de documento con Apple y Macintosh
5.4. Publicación Web con Office
5.5. Los formatos PDF y XPS
Conclusiones
Referencias bibliográficas y documentales
1.
INTRODUCCIÓN
1.
2.
REV.: 07/13
Email: [email protected]•Web: http://www.preparadoresdeoposiciones.com
3.
4.
5.
Un paquete de software es una serie de programas que se distribuyen
conjuntamente. Algunas de las razones para ello suelen ser que el
funcionamiento de cada uno complementa o requiere a los demás, que
sus objetivos están relacionados o como estrategia de mercadotecnia.
Muchos sistemas operativos modernos emplean sistemas de control de
paquetes que permiten que el administrador del sistema instale o
desinstale estos, sin que en ningún momento queden programas
instalados que no funcionen por falta de otros incluidos en su paquete.
El sistema de control de paquetes usualmente también se ocupa de
mantener las dependencias entre paquetes: Si algún paquete depende
de otro, el sistema se encarga de instalar este primero.
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También encontramos paquetes de software en la distribución comercial
de programas, ya que se suelen ofertar paquetes de software; bien por
ofrecer un precio menor del que costaría cada programa por separado,
bien porque sólo exista la oferta conjunta.
2.
TIPOS, OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LOS PAQUETES
INTEGRADOS
2.1. Aplicaciones ofimáticas
El paquete de software más utilizado es la suite de aplicaciones de
oficina o suite ofimática, es un paquete integrado de programas
informáticos diseñados para el trabajo de oficina, vendidos o distribuidos
conjuntamente, y cuyas aplicaciones son capaces habitualmente de
interactuar mutuamente en un nivel superior al que permitiría el sistema
operativo y que posee una interfaz de usuario homogénea.
No hay una norma estricta sobre los programas a incluir en una suite
ofimática, pero la mayoría incluyen al menos un procesador de textos y
una hoja de cálculo. De forma añadida, la suite puede contener un
programa de presentaciones, un sistema gestor de base de datos y
herramientas menores de gráficos y comunicaciones.
Las suites ofimáticas también pueden contener: un programa de
organización (agenda), un navegador Web y un cliente de correo
electrónico.
En la actualidad la suite ofimática dominante en el mercado es Microsoft
Office, la cual posee sus propios formatos cerrados de documentos para
cada uno de sus programas. Debido a esto y al pobre soporte de la suite
de Microsoft de otros formatos abiertos, la habilidad de lectura y
escritura de formatos Microsoft Office es esencial para cualquier otra
suite ofimática del mercado.
Las suites ofimáticas más utilizadas actualmente son:
Multiplataforma
•
OpenOffice (Writer, Calc, Impress, Draw, Base). Suite ofimática de
código abierto y gratuita que utiliza el estándar XML.
•
Gnome Office (Abiword, Gnumeric, GNOME-DB). Suite ofimática de
código abierto y gratuita.
•
StarOffice. Suite basada en OpenOffice.
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•
Corel WordPerfect Office (WordPerfect, Quattro Pro, etc.)
•
LotusSmartSuite (Word Pro, Lotus 1-2-3, etc.)
•
Papyrus OFFICE (Papyrus WORD, Papyrus BASE)
Sólo para Windows y Macintosh
•
Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Access etc.)
•
ThinkFree Office
Sólo para Macintosh
•
NeoOffice. Porte de OpenOffice.org para Mac OS X.
•
MarinerPack
•
iWork
•
AppleWorks. Suite para uso doméstico.
Sólo para Windows
•
EasyOffice.
•
Works. Suite para uso doméstico.
2.2. Aplicaciones corporativas o de uso empresarial
La empresa como organización se encuentra dividida en subsistemas,
los departamentos. Cada uno resuelve una actividad relacionada con la
gestión de la empresa y puede tener un nivel de exigencia y complejidad
elevado.
Esta exigencia hace que aparezcan aplicaciones informáticas
destinadas a ayudar a la gestión de un departamento concreto, así como
otras que engloban la totalidad de las funciones de una aplicación
empresarial.
Si nos atenemos a la función que realizan, podemos ver que existen dos
grandes grupos, las que tienen en cuenta todos los aspectos e la gestión
empresarial (suites empresariales), y aplicaciones específicas
especializadas en subsistemas de la empresa (control de compras y
ventas, gestión de recursos humanos, gestión de almacén, aplicaciones
de contabilidad, etc.)
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3.
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MODULARIDAD
Algunos usuarios pueden llegar a pensar que un paquete integrado es
un solo programa. La confusión es comprensible porque se distribuye
con esa apariencia. Aunque los programas están diseñados para
trabajar en conjunto como si fueran una sola pieza, se pueden instalar y
utilizar individualmente.
Contribuye también a esta confusión el que los programas pueden
utilizarse para funciones que no son las suyas propias, así, un
procesador de texto puede realizar cálculos con los datos incluidos en
tablas, o una hoja de cálculo permite realizar diseños de formato con
texto e incluso trabajar con datos como un gestor de bases de datos.
Esto es así porque estos programas han heredado funciones de cuando
los paquetes integrados no estaban comercializados como tal, y los
desarrolladores intentaban que cada programa fuese lo más completo
posible introduciendo funciones que no les eran propias del todo.
¿Cuáles son las funciones primordiales de cada uno de los programas
que constituyen un paquete integrado? Veamos cada uno de ellos.
Procesador de textos.
El procesador de textos podrá utilizarse para crear documentos de texto:
cartas, informes, libros y muchas otras cosas más. Para crear estos
documentos bastará con iniciar el programa y teclear las palabras o
números, aplicando las características de formato elegidas. El resultado
se guarda en un archivo que se suele denominar documento.
Hoja de cálculo
Una hoja de cálculo permite llevar a cabo análisis numéricos. Es decir,
listar datos, realizar cálculos sobre los datos, comparar puntos de datos
y presentar los datos de forma que resalten las relaciones entre los
puntos de datos. Esto se puede guardar en un archivo que se suele
llamar hoja de cálculo o libro de trabajo, dependiendo del programa
usado.
Gestor de bases de datos
Una base de datos es un archivo que contiene datos (estructurados e
interrelacionados) y los objetos que definen y manejan esos datos:
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tablas, consultas, formularios, informes y macros. Además, se pueden
definir estrategias de seguridad y de integridad. Pueden coexistir en un
disco varias bases de datos, en varios ficheros, absolutamente
independientes entre sí (aunque es posible referenciar desde una base
de datos objetos presentes en otras bases de datos, es decir, en otros
ficheros).
Estos gestores de bases de datos están diseñados para ser utilizados
en ordenadores personales tipo PC. Aunque no están considerados
como sistemas “serios”, lo cierto es que permiten realizar casi las
mismas tareas que los tradicionalmente considerados sistemas “serios”,
como puede ser Oracle.
Diseño de presentaciones
Los programas de diseño de presentaciones funcionan de forma muy
similar a los procesadores de texto, con la excepción de que en lugar de
crear páginas de texto permite crear diapositivas llenas de color que
pueden utilizarse para producir transparencias, diapositivas clásicas de
35 milímetros y folletos o incluso mostrar directamente la película en la
pantalla. Para ver las diapositivas en una presentación es necesario
disponer de un ordenador, generalmente portátil, conectado a un
proyector especial. Su utiliza sobre todo para presentaciones de ofertas
de ventas, reuniones y conferencias.
Agenda
La agenda incluye, normalmente, un cliente de correo electrónico y un
administrador de información personal. Permite enviar y recibir correo
electrónico, llevar una lista de tareas pendientes, mantener un
calendario de citas y guardar una lista de nombres, direcciones y
números de teléfono.
Diseño de sitios Web
Debido al auge de Internet, en la actualidad, los paquetes integrados
suelen incluir un programa para diseño y mantenimiento de sitios Web.
Estos programas ayudan a organizar un sitio Web permitiendo agregar
todo tipo de contenido a las páginas Web. No es necesario conocer
ningún lenguaje de programación para agregar características
avanzadas al sitio Web, puede hacerse todo utilizando las funciones de
los menús.
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Navegador de Internet
Los paquetes integrados suelen incluir programas para Internet. El
programa principal es el navegador, un explorador Web que puede ser
utilizado para ver páginas Web en la World Wide Web y para descargar
archivos desde sitios Web o sitios FTP. También pueden incluir otras
herramientas como un lector de noticias y correo, de chat o incluso de
conferencias de audio o video.
Programa de autoedición
Se utilizan para crear documentos que requieran un diseño más
sofisticado que el que se puede realizar con un procesador de texto. Por
ejemplo, diseñar folletos, boletines o libros. Ofrecen herramientas fáciles
de usar y gran cantidad de opciones de edición que permiten colocar el
texto y los gráficos en una página de la mejor forma posible.
4.
HERRAMIENTAS COMUNES PARA LOS PROGRAMAS DE UN
PAQUETE INTEGRADO. MICROSOFT OFFICE
Ya hemos comentado los programas que incorporan los paquetes
integrados, pero estas aplicaciones comparten muchas de las mismas
características, herramientas y capacidades. Todos utilizan el mismo
programa de ayuda, el mismo corrector ortográfico y herramientas de
dibujo y edición.
Esto produce un gran beneficio para el usuario, ya que esto significa que
si se aprende a utilizar en un programa una característica, herramienta o
capacidad común, también se habrá aprendido indirectamente a
utilizarla en otro programa.
A continuación describiremos estos elementos comunes de los paquetes
integrados referidos a Microsoft Office, probablemente la suite de
programas más utilizada en el entorno Windows.
4.1. Comprobación de la ortografía
Todos los programas de Office permiten comprobar fácilmente la
ortografía de los archivos de documento. Sin embargo, curiosamente, el
proceso no funciona exactamente igual en cada programa.
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4.1.a. Revisión ortográfica en Word
Por defecto, Word revisa la ortografía de sus documentos de forma
automática. Si se escribe una palabra que no esté en el diccionario
ortográfico del programa, Word subrayará la posible falta de ortografía
con una línea roja ondulada.
Si se conoce la ortografía correcta de la palabra, podrá pulsarse dos
veces la palabra y escribirse la ortografía correcta. Si no se conoce la
ortografía correcta, se pulsa el botón derecho sobre la palabra para
visualizar un menú contextual.
El menú contextual proporciona varias órdenes útiles para tratar la
palabra mal escrita:
• Cuando sea posible, Word proporcionará en el menú contextual una
lista de palabras alternativas con la ortografía correcta. Podrá
corregirse la falta de ortografía eligiendo la palabra bien escrita.
• Si Word cree que se ha cometido una falta de ortografía en una
palabra pero en realidad no lo es, se pulsa la orden Omitir todas. Esto
le dirá a Word que no identifique a esa palabra como mal escrita en el
documento.
• Si Word cree que se ha cometido una falta de ortografía en una
palabra pero en realidad no lo es y se desea que el programa deje de
considerar esta palabra como mal escrita tanto en este documento
como en otros futuros, se pulsará la orden Agregar. Esto le dice a
Word que incluya la palabra el diccionario personalizado.
• Si se desea que Word corrija automáticamente esa falta de ortografía
ahora y en el futuro, se selecciona Autocorrección y se elige la
ortografía correcta.
• Si Word cree que se ha escrito mal una palabra que está en otro
idioma, se seleccionará Idioma y Definir Idioma para visualizar el
cuadro de diálogo Idioma. Después se selecciona un idioma de la
lista.
Cuando Word identifica un error gramatical coloca una línea verde
ondulada por debajo de la palabra, frase u oración incorrecta. El error
gramatical podrá ser corregido de forma manual mediante la edición del
texto. También se podrá pulsar el botón derecho en el error para
visualizar un menú contextual de órdenes similar a los que se utilizan
para corregir las faltas de ortografía. Si Word conoce la palabra, frase u
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oración correcta la mostrará en el menú contextual para que pueda
seleccionarse.
El programa también ofrece una orden Omitir (que puede emplearse
para decir a Word que debería ignorar lo que cree un error gramatical) y
un orden Gramática (que puede utilizarse para visualizar el cuadro de
diálogo Gramática con sus cuadros y botones adicionales para la
revisión gramatical).
4.1.b. Revisión ortográfica en Excel
La revisión ortográfica de Excel no es automática, pero también es muy
fácil. Para revisar la ortografía de un libro de trabajo o de un rango
seleccionado, se elige la opción Ortografía, del grupo Revisión en la
ficha Revisar.
Si Excel identifica una palabra mal escrita, mostrará un cuadro de
diálogo, en el que, en la parte superior, aparecerá la palabra mal escrita
y se ofrecerá una lista de ortografías alternativas sugeridas. Si no puede
proporcionar ortografías alternativas, podrá utilizarse el cuadro de
diálogo Cambiar por para proporcionar una nueva palabra con la que
reemplazar la que está mal escrita. Si la palabra no fuese incorrecta, se
pulsará Omitir para que Excel no la considere mal escrita.
Si la palabra que Excel cree que es una falta de ortografía en realidad
no lo es y se quiere que no vuelva a considerarse como tal tanto en este
libro como en otros futuros, se pulsará el botón Agregar. En este caso se
añadirá al diccionario personalizado.
Si se desea que Excel corrija automáticamente una falta de ortografía
cada vez que se escriba, se seleccionará la ortografía correcta y se
pulsará el botón Autocorrección para que la palabra sea incluida en las
entradas de autocorrección.
4.1.c. Revisión ortográfica en Access
La revisión ortográfica en Access funciona prácticamente igual que en
Excel. Para revisar la ortografía de la información mostrada en el objeto
abierto de la base de datos, se seleccionará Revisión ortográfica del
grupo Registros en la ficha Inicio.
Si Access encuentra una palabra que no esté en el diccionario, mostrará
un cuadro de diálogo en el que, en la parte superior presentará la
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palabra mal escrita y proporcionará una lista de ortografías alternativas
sugeridas. Las opciones son las mismas que las descritas para Excel.
4.1.d. Revisión ortográfica en PowerPoint
La revisión ortográfica de PowerPoint funciona prácticamente igual que
la de Word. Como Word, PowerPoint comprueba automáticamente la
ortografía de las palabras mientras se escriben. Si identifica una palabra
como mal escrita, la subrayará con una línea roja ondulada.
Para corregir manualmente la falta, bastará con pulsar dos veces la
palabra y escribir la que la reemplace. También podrá utilizarse el botón
derecho del ratón sobre la palabra y después elegir una de las
ortografías sugeridas o de las órdenes del menú contextual que
aparezcan.
En el resto de los programas que forman parte de la suite Office, la
corrección ortográfica funciona de la forma que hemos visto. Cuando se
trata de programas para trabajar preferentemente con texto, como
Publisher u Outlook, la corrección suele ser automática, cuando los
programas no están destinados a texto hay ejecutar la orden desde el la
opción Revisar ortografía.
4.2. Herramientas de edición
En general, se utilizarán las mismas herramientas para editar muchos de
los datos que se introducen y se almacenan en los archivos de
documento de MS Office. Cada uno de los programas de Office ofrece
los botones Cortar, Copiar, Pegar y Copiar formato, que además se
emplearán con frecuencia. Por otro lado, la mayoría de los programas
de Office proporcionan los botones Deshacer y Rehacer, que son
igualmente prácticos. Finalmente, también hay otras dos o tres órdenes
del menú edición que aparecen en todos los programas: Repetir, Buscar
y Reemplazar.
4.2.a. Cortar, copiar, pegar y copiar formato
Las herramientas Cortar, Copiar y Pegar se utilizan para mover y copiar
datos dentro de o entre archivos de documento. Por ejemplo, se podrán
mover o copiar texto seleccionado en un documento de Word, el rango
de una hoja de cálculo, una imagen de una presentación de PowerPoint,
un objeto de una base de datos e incluso los elementos de Outlook.
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Cuando se copia o se corta un selección desde un programa de Office,
ésta se copia en el Portapapeles de Windows, que es un área de
almacenamiento temporal. Cuando después se pega la selección, el
programa de Office la copia desde el Portapapeles. Si se corta o se
copia más de una selección, Windows mostrará una barra de
herramientas en la que aparecerán todas ellas.
La barra de herramientas Portapapeles puede utilizarse para pegar la
adición más reciente o incluso, cualquiera de los otros elementos que
contenga.
Si se quiere controlar la forma en la que un programa de Office pegue
una selección, se utilizará la o Pegado especial del submenú de la
opción Pegar en el grupo Portapapeles. El uso de esta orden permite
especificar cómo Office da formato a los datos que se están pegando.
El botón Copiar formato permite copiar el formato de una serie de datos
a otra. Por ejemplo, si se le dice a Word que ponga en negrita o en
cursiva una parte del texto, podría copiarse el formato de esa parte a
otra parte del texto. De la misma forma, si se le dice a Excel que dé
formato a una serie de números agregando signos de moneda y
posiciones decimales, ese formato de números podría copiarse a alguna
otra serie de números.
4.2.b. Deshacer y Rehacer
Los botones Deshacer y Rehacer tienen un uso muy obvio. Con
Deshacer se anula el efecto de la última operación realizada, con
Rehacer se anula la última función deshecha.
Los botones Deshacer y Rehacer disponibles en Word, Excel y
PowerPoint anulan más de una operación de edición. Para deshacer o
rehacer múltiples operaciones, se pulsa la punta de flecha situada junto
al botón y en la lista que aparece se pulsa la más antigua.
Access no proporciona el botón Rehacer en la barra de herramientas;
sin embargo, sí ofrece un botón Deshacer.
4.2.c. Buscar y Reemplazar
La búsqueda y reemplazamiento de texto son también capacidades de
MS Office ampliamente utilizadas. El comando Buscar se encuentra en
el grupo Edición. Su utilidad consiste en encontrar un determinado texto
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en el documento. Existen opciones para atender o no a que las letras
sean mayúsculas o minúsculas, a que el texto sea una palabra o
conjunto de palabras completas, o bien parte de una o más palabras.
Se pueden tener en cuenta las características de formato de caracteres
y de párrafo del texto buscado, y también caracteres especiales y
símbolos que pueden no aparecer en el teclado. Finalmente, el usuario
puede decidir si la búsqueda se realiza hacia delante o hacia atrás en el
documento, desde el punto donde esté insertado el cursor. Además de
las citadas existen varias opciones más, las cuales aparecen haciendo
clic en el botón Más (Permite buscar texto con un determinado estilo,
fuente, etc.).
El comando Reemplazar está también en el grupo Edición y es análogo
a Buscar, con la diferencia de que permite opcionalmente sustituir el
texto encontrado por un texto alternativo. Este comando permite que el
usuario decida cada vez que encuentra el texto buscado, si quiere
realizar la sustitución. También permite realizar todas las sustituciones
directamente sin pedir confirmación al usuario. Si en el momento de
utilizar este comando hay un texto seleccionado, el comando se aplica
en primer lugar a ese texto, y luego pregunta al usuario si desea seguir
con el resto del documento. Existen opciones para considerar diferentes
o no las letras mayúsculas y minúsculas, así como para considerar sólo
palabras completas o también partes de una palabra.
4.3. Herramientas de dibujo
Los programas de Office comparten una colección de herramientas que
permiten dibujar objetos tales como líneas, flechas, cuadros y círculos
en los archivos de documento. También se puede formatear y editar las
formas y los objetos que se dibujen.
Para dibujar cualquier objeto (Autoforma, línea, flecha, rectángulo, elipse
o cuadro de texto) habrá que utilizar la herramienta que corresponda y
que aparece en la barra de herramientas de Dibujo. En primer lugar se
pulsará el botón correspondiente de la barra de herramientas y a
continuación se arrastra el ratón para dar forma al dibujo.
Mediante el uso del ratón se podrá editar, mover y modificar el tamaño
de los objetos de dibujo fácilmente. Por ejemplo, para copiar un objeto,
se pulsa el objeto para seleccionarlo, después del botón Copiar y
finalmente el botón Pegar. Para mover un objeto bastará con
seleccionarlo y arrastralo. Para modificar el tamaño, se selecciona el
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objeto y se arrastran los elementos de control de selección. Para
eliminar un objeto, se selecciona y se pulsa la tecla Supr.
Para dar formato a un objeto de dibujo, bastará con seleccionar el
elemento al que se le quiera dar formato y pulsar el botón de la barra de
herramientas Dibujo que proporcione el formato que se quiere aplicar.
Algunos botones (como colorde relleno, color de línea, estilo de línea,
estilo de guión y estilo de flecha) muestran cuadros de lista con
opciones de formato. Podrá elegirse una de las opciones de la lista
pulsándola.
4.4. Galería multimedia.
La galería multimedia de Microsoft no es una carpeta en la que se
guarden imágenes, sino un puntero que apunta al lugar al que la
aplicación debe dirigirse para buscarlas. Eso significa que si se cambia
la posición de un archivo de imagen, sonido o vídeo, la galería no podrá
encontrarlo y será preciso modificar la ruta.
La ruta de la imagen aparece en el cuadro Vista previa o propiedades.
Para modificarla, hay que acceder a la imagen en su nueva ubicación y
hacer clic en actualizar.
Para acceder a la galería multimedia, hay que utilizar la opción
Imágenes prediseñadas del grupo Ilustraciones en el menú Insertar.
También es posible acceder a la Galería multimedia online de Microsoft,
si en la opción Buscar en del Panel de tareas Imágenes prediseñadas se
activa la casilla de verificación Colecciones Web.
Se pueden agregar imágenes e incorporarlas a una determinada
colección, cambiar los nombres y los contenidos de las colecciones,
crear colecciones nuevas, etc.
5.
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPORTACIÓN/EXPORTACIÓN
DE DATOS
5.1. Vinculación e incrustación de datos y objetos
Uno de los aspectos más útiles de los paquetes integrados (y la razón
por la que son llamados suites de programas) es que resulta
extremadamente sencillo compartir información entre sus programas
individuales y entre la gente que los utiliza. Por ejemplo, se podrá mover
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fácilmente un rango o un gráfico de una hoja de cálculo a un documento
del procesador de textos o a un programa de presentaciones.
En el caso de Office, la información que se cree en un programa podrá
utilizarse fácilmente en cualquier otro. El proceso que permite hacer esto
se denomina vinculación e incrustación de objetos (conocido por sus
siglas OLE, ObjectLinkingEmbeding).
La vinculación e incrustación de objetos también puede emplearse en
otros programas de Windows aunque no pertenezcan a la suite Office.
Se puede compartir información de dos formas diferentes. Haciendo
simplemente una copia de la información que se quiera compartir y
pegando esa información copiada al otro archivo de documento. Esto se
denomina incrustación. O bien haciendo una copia de la información
que se quiera compartir, pegando esa información en el otro documento
y diciéndole a Windows que debería actualizar la copia siempre y
cuando la información original cambiara. Esto se denomina vinculación.
Tanto en la vinculación como en la incrustación se requieren dos
archivos: un archivo de documento de origen y un archivo de documento
de destino. El programa en el que se crea el archivo de documento de
origen se denomina servidor, mientras que el programa en el que se
crea el archivo de documento de destino se denomina cliente. Si, por
ejemplo, se incrusta una imagen desde una presentación de PowerPoint
hasta un libro de trabajo de Excel, la presentación de PowerPoint será el
archivo de documento de origen, el programa PowerPoint será el
servidor, el libro de trabajo de Excel será el archivo de documento de
destino y el programa Excel será el cliente.
Los datos que se vinculan o incrustan se denominan objeto. Aunque, por
lo general, el objeto no es más que una parte de algún documento,
podrá ser prácticamente cualquier cosa: un archivo, texto de un
procesador de textos, un rango de celdas de una hoja de cálculo, una
imagen dibujada en el ordenador, una fotografía, etc. El único
requerimiento real que existe es que el programa servidor, además del
programa cliente, soporte la vinculación e incrustación de objetos.
Cuando se incrusta, los datos creados en el programa servidor se
convierten en una parte permanente del archivo de documento del
programa cliente. Como ya se ha mencionado al principio del apartado,
aunque los datos originales del archivo de documento del servidor
cambiaran, los datos del archivo de documento del cliente deberían
permanecer exactamente igual a como estaban cuando se incrustaron.
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Sin embargo, cuando se vinculan dos archivos, los datos nunca se
transfieren al archivo de documento de destino, permanecen en el
archivo de origen del programa servidor. En lugar de datos incrustados,
el archivo de documento de destino contiene otras dos cosas: un
marcador que indica que el vínculo al archivo de documento de origen
existe y una dirección que le dice al servidor dónde encontrar los datos
vinculados. Mientas el vínculo se mantenga, cualquier cambio en los
datos que se produzca en el archivo de documento del servidor se
reflejará en el archivo de documento del cliente.
Los vínculos que conectan objetos vinculados a sus archivos de origen
pueden ser automáticos o manuales. El vínculo automático se actualiza
de forma automática siempre que el archivo de documento del servidor
cambie. El vínculo manual tiene que ser actualizado manualmente.
Aunque todos los vínculos son automáticos por defecto, existe la
posibilidad de cambiar un vínculo a estado manual si se tiene una razón
para ello. Por ejemplo, si el objeto vinculado es sensible al tiempo y no
que quiere cambiar hasta un determinado momento, podría cambiarse el
vínculo para poder actualizarlo manualmente en la fecha correcta.
Los programas de MS Office ofrecen dos formas básicas de incrustar y
vincular objetos: mediante el uso de las órdenes Copiar y Pegado
especial y mediante la orden InsertarObjeto.
5.2. Importación y exportación de archivos de documento
En la mayoría de los casos, no habrá ningún problema a la hora de
importar y de exportar archivos de documento entre Word, Excel, y
PowerPoint y programas equivalentes como WordPerfect ó Lotus 1-2-3.
Bastará con utilizar la orden Abrir del Botón de Office para importar
archivos de documento y la orden Guardar como para exportarlos.
En Access la importación de datos de programas equivalentes, como
dBASE, Paradox, o bases de datos ODBC, no debe ofrecer ningún
problema. Bastará con utilizar la orden ImportaróExportar de la ficha
Datos externos, para importar las tablas de la base de datos.
5.3. Compartir archivos de documento con Apple y Macintosh
Los programas que componen MS Office son altamente compatibles con
sus programas equivalentes que componen la suite de programas de
Office para Macintosh. En consecuencia, podrán trasferirse fácilmente
archivos de documento de Office desde PC hasta ordenadores
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Macintosh enviándolos por correo electrónico o intercambiándolos a
través de una red.
También existe la posibilidad de guardar un archivo de documento y
después leerlo en Macintosh. Lo único que habrá que hacer será
asegurarse de especificar un formato de archivo que sea aceptable para
la versión Mac del programa de Office que se esté utilizando. (El formato
de archivo podrá especificarse mediante el uso del cuadro de lista
desplegable Guardar como tipo que aparece en el cuadro de diálogo
Guardar como).
Para pasar archivos de documento de un Macintosh a un PC habrá que
seguir los mismos pasos pero en orden inverso. En otras palabras,
habrá que utilizar Mac para guardar el archivo y después leer el disquete
utilizando un PC.
5.4. Publicación Web con Office
Puede que de las nuevas características de MS Office la más
espectacular sea la facilidad con la que pueden crearse y publicarse los
documentos en una gran variedad de medios, de impresión o
electrónicos, en Internet o en una intranet.
La creación de una página Web es tan simple como crear un documento
en cualquier programa de Office (Word, Excel, PowerPoint, Access e
incluso Outlook) y después guardarlo como página Web.
La páginas Web tienen que estar en formato HTML (Lenguaje de
Marcas de Hipertexto o HipertextMakupLanguage) para que puedan ser
vistas en un explorador Web como Internet Explorer o Netscape
Navigator. En los primeros días de Internet y de la exploración Web, era
necesario conocer el lenguaje HTML para poder crear páginas Web,
pero hoy día los programas de Office pueden convertir fácilmente a
lenguaje HTML cualquier documento que haya sido creado.
5.5. Los formatos PDF y XPS
Microsoft Office incluye la posibilidad de convertir documentos a los
formatos PDF1 o XPS2. También permite enviarlos como archivos
adjuntos a mensajes de correo electrónico.
1
PDF (del inglés Portable DocumentFormat, Formato de Documento Portátil) es un formato de
almacenamiento de documentos, desarrollado por la empresa Adobe Systems. Está especialmente
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Para exportar un documento de Office con el formato PDF o XPS, hay
que seleccionar la opción Guardar como del Botón de Office, y en el
menú desplegable seleccionar Documento PDF ó XPS.
En el cuadro de diálogo que aparece, se puede utilizar el botón
Opciones para personalizar la conversión, eligiendo un número de
páginas e indicando si han de convertirse también las marcas de
revisión en caso de haberlas.
6.
CONCLUSIONES
Los paquetes integrados son un completo conjunto de aplicaciones
ofimáticas y herramientas para la creación, publicación y distribución de
documentos de todo tipo. Las aplicaciones están integradas con el fin de
proporcionar soluciones para el trabajo en grupo y un fácil acceso a
Internet y otros servicios en línea
Integración significa un tránsito eficaz de unas aplicaciones a otras.
También significa poder utilizar las mejores características que brinda
cada programa individual para construir documentos compuestos
(documentos en los que se combinan texto, tablas, gráficos e
ilustraciones) sin tener que preocuparse por temas de compatibilidad
entre diferentes tipos de archivos y características específicas de cada
programa.
Los programas que suelen incluir las suites son fundamentalmente:
• Un procesador de textos.
• Una hoja de cálculo.
• Un gestor de bases de datos.
• Un programa para diseño de presentaciones.
• Una agenda.
También incluye una amplia gama de tipos de letra, miles de muestras
gráficas y diversas utilidades para utilizar y compartir información.
ideado para documentos susceptibles de ser impresos, ya que especifica toda la información
necesaria para la presentación final del documento, determinando todos los detalles de cómo va a
quedar, no requiriéndose procesos anteriores de ajuste ni de maquetación
2
XPS son las siglas de XML PaperSpecifications. Es la alternativa de Microsoft al formato PDF de
Adobe.Se propone como un estándar para el intercambio de información estructurada entre diferentes
plataformas. Se puede usar en bases de datos, editores de texto, hojas de cálculo y casi cualquier
cosa imaginable
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7.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Y DOCUMENTALES
•
“Microsoft Office 2007”. Ed Bott. Ed. Anaya Multimedia. 2007.
•
“Microsoft Office 2007”. Greg Perry. Ed. Anaya Multimedia. 2007.
•
“Microsoft Office 2007, Manual imprescindible”. Manuela Peña
Alonso. Ed. Anaya Multimedia. 2007.
•
“Microsoft Office 2007, Manual avanzado”. José María Delagado.
Ed. Anaya Multimedia. 2007.
•
“OpenOffice3.0”. José
Multimedia. 2006.
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REV.: 07/13
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