GUÍA Nº1 3º SECRETARIADO “Gestión de Datos y Archivos” ISCA

GUÍA Nº1 3º SECRETARIADO “Gestión de Datos y Archivos”
ISCA 2012
Prof.: Mauricio Ortiz
MORTIZ.JIMDO.COM
FICHA DE TRABAJO: INFRAESTRUCTURA, SUS ELEMENTOS Y LAS FUNCIONES
BÁSICAS QUE DESEMPEÑAN EN LA GESTIÓN DE DATOS Y ARCHIVO
ARCHIVO: En general, podemos definir el archivo como una colección ordenada de la documentación de una
o más entidades o individuos que se conserva con fines determinados: políticos, jurídicos, científicos,
económicos, religiosos, etc. Es decir, archivar es poner y guardar documentos en un archivo. En definitiva,
es la memoria escrita de una empresa, por lo tanto, archivar es para la empresa aplicar un sistema que
permita guardar ordenadamente documentos útiles, de un modo claro y eficaz que nos permita localizarlos
cuando se precisen lo más rápidamente posible.
CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN SU ORÍGEN:
 CENTRALIZADOS: Los documentos están concentrados en solo un departamento de la empresa desde
donde se sirven a los distintos departamentos.
 DESCENTRALIZADOS: Cada departamento de a empresa tiene su propio sistema de archivo, que
funciona en forma independiente y sólo después de un período (cuando perdieron casi su vigencia de
gestión) pasan al archivo depósito.
CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN CÓMO SE ALMACENAN:
 SISTEMA HORIZONTAL: Los documentos se almacenan en plano, uno encima de otro en carpetas, cajas
archivadoras, o en cajones. Generalmente, el sistema horizontal, es válido en el caso de tener que
archivar pocos documentos, o cuando tengas que almacenar documentos dispares o doblados, por ejemplo,
mapas o planos
 SISTEMA VERTICAL: Los documentos son almacenados normalmente en carpetas individuales, colgando
de una guía, dentro del cajón, en carpetas separadas. La referencia del archivo irá escrita en la parte
superior de la carpeta. Las mesas de despacho llevan, en muchas ocasiones, un cajón destinado a este
tipo de archivo (KARDEX), en el que tú puedes archivar esos documentos de uso inmediato y frecuente.
 SISTEMA LATERAL: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de una estantería
en una biblioteca. Normalmente los documentos se archivan a su vez en carpetas o archivadores que se
colocan paralelamente. El título del archivo se coloca en el lomo de la carpeta. Utilizando este sistema
se pueden instalar estantería desde el suelo. Este sistema permite almacenar un gran número de
documentos en un espacio relativamente pequeño.
FICHA DE TRABAJO: CONTROL DE EXPEDIENTE: LEGAJO, REFERENCIA, INGRESO Y SALIDA
DE DOCUMENTACIÓN, TRANSFERENCIA Y DESTRUCCIÓN DE DOCTOS.
Existe siempre el riesgo de pérdidas de la documentación prestada; por ello se hace necesario llevar un
control ya que en todo momento la persona responsable del archivo debe saber dónde está la documentación
que se ha confiado o recibido.
DIVISION DEL ARCHIVO SEGÚN SU FRECUENCIA DE UTILIZACIÓN:
 ARCHIVO ACTIVO: Son los archivos en los que se conservan los documentos de consulta frecuente. La
permanencia de estos papeles depende del tipo de documento que se trate.
 ARCHIVO SEMIACTIVO: Este tipo de archivos en los que se conservan los documentos que presentan
una menor vigencia y consulta menos frecuente, y periódicamente habrá que determinar qué documentos
pasarán al archivo inactivo, o también los documentos que haya que destruir porque no se consideren de
alguna utilidad.
 ARCHIVO INACTIVO: En el archivo inactivo se conservan en forma definitiva los documentos que,
aunque han perdido su valor operativo, conservan su valor histórico o documental.
En una oficina, algunos papeles tienen cierta vigencia, otros deben cumplir normas establecidas de
conservación. Por tal razón, debes estar muy atenta cuándo destruir un documento, si no estás segura, lo
mejor es consultarlo con algún superior.
NORMAS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS:
Debes tener cuidado de que los archivos no se congestionen con papeles que no se necesitan. A veces
éstos, permanecen en el archivo ocupando un espacio y lugar innecesario. La operación de seleccionar
papeles inactivos, es decir que no están vigentes, para hacer sitio a los papeles nuevos se llama
TRANSFERENCIA. Cuando realices esta tarea hazlo a través de un proceso sistemático, considerando como
primer paso: Analizar los documentos archivados y agruparlos así:
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PAPELES FUNDAMENTALES: Aquellos necesarios para la existencia del negocio; si son destruidos, son
irremplazables.
PAPELES IMPORTANTES: Son los que facilitan el trabajo cotidiano.
PAPELES UTILES: Son de valor temporal, reemplazables, y se pueden destruir una vez utilizados.
PAPELES NO ESCENCIALES: Pueden ser destruidos una vez que se tome nota de ellos.
LA REFERENCIA Y REFERENCIA CRUZADA:
Cada vez que utilices un medio para archivar tales como: Archivador, carpeta, kardex, etc. En el lomo del
archivador o en el anverso de la carpeta deberá haber una Referencia que indique la identificación de los
documentos que allí se guardan y a que cliente pertenece.
Con respecto a la Referencia Cruzada, ésta se utiliza cuando:
a) El nombre del cliente tiene dos formas de utilizarse.
b) Por cambio de razón social.
c) Cuando la carpeta se ha llenado con información, en ese caso se debe abrir otra.
Observación: Para destruir la documentación se han de tener en cuenta las disposiciones legales
complementarias y estudios que se hayan hecho sobre los mismos. Existen diversos tipos de máquinas para
destruirlos dejándolos reducidos a virutas, de modo que no se puedan reconstruir, evitando así que la
información destruida llegue a la competencia o a personas que no debieran tener acceso a la misma
FICHA DE TRABAJO: SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS CONVENCIONALES
a) ALFABÉTICO: Cuando la clasificación se realiza por el nombre del que lo suscribe o su destinatario
b) GEOGRÁFICO: Cuando se toma lugar geográfico donde transcurre la acción.
c) TEMÁTICO: Cuando el criterio de clasificación corresponde al asunto de que se trate.
d) NUMÉRICO: Si se sigue el número asignado a los documentos.
e) CRONOLÓGICO: Está ordenado por la fecha en que se ha redactado, enviado o recibido el docto.