SELECTION OF STAFF - Diocese of Oakland

SELECCIÓN DEL PERSONAL
Cancillería
Cuando haya un nuevo puesto vacante, el BAC debe recibir una aprobación escrita para
procedes con el procedimiento de contratación. Se deberá anunciar dentro del sistema
diocesano antes del reclutamiento al exterior. El Director de División/Departamento, con
el apoyo del Director de Recursos Humanos, es responsable de la selección de los nuevos
empleados. El ofrecimiento de empleo será hecho por escrito por el Director de Departamento y el Director de Recursos Humanos, estableciendo la posición, salario y fecha de
comienzo del empleo. No se reconocerán ningunos otros términos ni condiciones de empleo excepto los contenidos en el ofrecimiento de empleo y en el manual de los Principios de Acción para el Personal de la Diócesis de Oakland (Apéndice D: D-4 y/o D-5.)
Aplicación: Apéndice D: D-15.
Parroquias
Cuando haya un nuevo puesto vacante, el Departamento de Recursos Humanos deberá
ser informado y la posición se anunciará del modo apropiado, para el reclutamiento tanto
interno como externo. El anuncio de la descripción de funciones debe incluir la clasificaión salarial. El Pastor/Administrador/Director de Vida Parroquial (y los apropiados
Administrador, Jefe de Departamento, etc.) es responsable de la selección de los nuevos
empleados. El Director de Recursos Humanos de la Diócesis está disponible para las consultas y el apoyo. El ofrecimiento de empleo será hecho por escrito por el Pastor/Administrador, estableciendo la posición, salario y fecha de comienzo del empleo. No
se reconocerán ningunos otros términos ni condiciones de empleo excepto los contenidos
en el ofrecimiento de empleo y en el manual de los Principios de Acción para el Personal
de la Diócesis de Cancillería/Parroquias
(Apéndice D: D-4 y/o D-5).
No se debe emplear a ninguna persona menor de 16 años de edad, y un empleado debe
tener al menos 16 años de edad para la Compensación para el Trabajador (Workers
Compensation). Las personas de 16-18 años de edad deben tener un permiso de trabajo
válido y el empleador debe pagar la Compensación para el Trabajador (Workers Compensation) por el empleado.
Información acerca de las nuevas contrataciones
Antes de comenzar el empleo, cada empleo deberá presentar la documentación y firmar:
• Formulario de Información del Empleado (Apéndice D: D-1);
• Formulario de Retención de Impuesto a los Ingresos W-4 (W-4 Income Tax Withholding form) (Apéndice D: D-2);
• I-9, requerido por el Acta de Control y Reforma de la Inmigración (Apéndice D:
D-3);
• Otros formularios requeridos por la ley estatal y federal.
Œ
Deben tomarse las huellas dactilares de todos los nuevos empleados
Œ
Firme un formulario de Notificación de Abuso de Menores
Verificación de Antecedentes Criminales de California (California Criminal Background Check)
Todos los empleados diocesanos [Parroquia y Cancillería] deberán cumplir los requisitos
de la Diócesis de Oakland en lo referente a la verificación de antecedentes criminales antes de ser empleados. Esto incluye la toma de huellas digitales a través del método Livescan, aprobado por el Departamento de Justicia de California. Si un empleado es cambiado de un sitio a otro, el Nuevo empleador deberá llamar a los Recursos Humanos para
verificar si las huellas dactilares del empleado están en el archivo y pedir que se envíe un
certificado al sitio Nuevo. No se necesita tomar nuevamente las huellas dactilares del
empleado si ya existe la información en el archivo.
Se espera que todos los empleados potenciales realicen la Verificación de Antecedentes
Criminales [toma de huellas digitales] antes de ser contratados. El Director de Departamento o empleador parroquial contactará al Departamento de Recursos Humanos
[510-267-8363] para solicitar los formularios y la información necesarios y para informar
al Departamento el nombre del empleado potencial. El Departamento de Recursos
Humanos informará al sitio de contratación acerca del permiso para comenzar a trabajar.
El costo del proceso de toma de huellas digitales [cargos por toma de huellas, Permiso del
Departamento de Justicia y el FBI] corre a cuenta del sitio del empleo. El Departamento
de Recursos Humanos enviará una factura al sitio de contratación por los cargos del
DOJ/FBI en el momento de la notificación del permiso. La notificación deberá ser colocada en el archivo de personal del empleado. El costo de la inspección Livescan y los
costos asociados es normalmente menos de $75.00
Visto que los registros de las personas que hayan pasado por el Livescan son conservados
por el Departamento de Recursos Humanos, y que la Oficina recibe las Notificaciones de
Arrestos Posteriores, no será necesario que los empleados de Cancillería/Parroquias pasen nuevamente por este proceso cuando deben trasladarse de la Cancillería diocesana o
sitio parroquial a otra Cancillería diocesana o sitio parroquial. La ley obliga a cada escuela a tomar las huellas digitales a sus empleados, sin tener en cuenta en qué parte de la
diócesis hayan trabajado antes.
Los empleados que posean una Credencial de Enseñanza de California válida ya cumplen
los requisitos para la Verificación de Antecedentes Criminales y sólo deberán presentar
una copia de esa credencial y entregarla al Departamento de Recursos Humanos para su
archivo. No se requiere ninguna otra toma de huellas digitales.
EMPLEO DE FAMILIARES
Los familiares de los actuales empleados de la Diócesis no son elegibles para el empleo
en posiciones dentro del mismo departamento u oficina, o donde puedan surgir problemas
de supervisión, seguridad, moral o conflictos de interés.
Todos los asuntos entre la Diócesis y las personas o negocios relacionados con empleados diocesanos deben realizarse de modo apropiado y profesional. Se deberá usar de
ofertas competitivas y de una comparación de precios, todo de modo apropiado.
PERIODO DE PRUEBA
Para beneficio tanto de la Diócesis como del nuevo empleado, habrá un periodo de tiempo para establecer si el empleado es apropiado para continuar el empleo. Durante el periodo probatorio, que dura 180 días a partir de la fecha de contratación, la Diócesis de
Oakland o el empleado pueden terminar el empleo con o sin causa, sin necesidad de notificación por adelantado. El periodo de prueba puede ser extendido por 90 días adicionales
por el Párroco/Administrador/Director de Vida Parroquial o por el Director de División/Departamento. Esta notificación debe hacerse por escrito, e incluirá las razones por
las cuales se extiende el periodo de prueba. La oficina de Recursos Humanos
(510-267-8359/63) debe ser informada antes de informar al empleado.
La transferencia al estado regular será determinada por el Párroco/Administrador/Director de Vida Parroquial o por el Director de División/Departamento, y se entregará una notificación al empleado por escrito. Una vez que
se pase al estado regular, el despido laboral debe ser con causa.
Si un empleado pasa de un sitio de trabajo a otro dentro de la Diócesis, se requerirá de un
nuevo periodo de prueba.
Los empleados a prueba no tienen recurso al Proceso Diocesano para la Resolución de
Disputas (Diocesan Dispute Resolution Process).
Probación disciplinaria
Ocasionalmente la Diócesis se ve en la situación de una conducta inaceptable o de una
calidad de trabajo de bajo nivel. Si el desempeño regular de un empleado cae debajo de
un nivel aceptable o si un empleado se involucra en una conducta contraria a los principios de acción y al interés del departamento, o de la Diócesis, el empleado será colocado
en un periodo de prueba por un periodo de uno a seis meses, como lo determinen el Párroco/Administrador o el Director de División/Departamento. Este aviso de período de
prueba debe hacerse por escrito y debe informarse en primer lugar a Recursos Humanos
(510-267-8359/63). Al final del periodo disciplinario, el empleado deberá haber mostrado una resolución satisfactoria del problema que condujo a que fuese puesto a prueba;
de lo contrario estará sujeto al despido. Sin embargo, a diferencia del periodo de prueba
para los nuevos empleados, durante la probación disciplinaria el empleado tiene recurso
al Proceso Diocesano para la Resolución de Disputas. (Ver apéndice C)
Debe observarse que un empleado puede ser despedido sin ser puesto previamente en
probación disciplinaria. (Ver páginas 56-57, circunstancias para el despido inmediato).
CATEGORÍAS DE ESTADO DEL EMPLEO
Los empleados a prueba son aquellos que son nuevos en la Diócesis o aquellos empleados actuales que son transferidos de un sitio a otro, dentro de la Diócesis. La relación de
empleo de todos los empleados a prueba es una relación “a voluntad” – la Diócesis de
Oakland o el empleado a probación pueden finalizar el empleo en cualquier momento sin
causa alguna ni notificación por adelantado. Para todos los nuevos empleados, este periodo de prueba dura 180 días y puede ser extendido por otros 90 días por el Párroco/Administrador/Director de Vida Parroquial o el Director de División/Departamento.
Los empleados a prueba que sean elegibles (aquellos que estén trabajando 20 horas por
semana o menos) comienzan a acumular algunos beneficios desde el primer día de empleo.
Los empleados regulares a tiempo completo son aquellos empleados que han completado
exitosamente el periodo de prueba y cuya semana de trabajo asignada regularmente
consta de 37.5 a 40 horas, dependiendo del sitio. Los empleados regulares a tiempo completo son elegibles para recibir todos los beneficios diocesanos, con excepción de lo indicado en otra parte de este manual o lo mandado por la ley o el contrato (ver Apéndice
A).
Los empleados regulares a medio tiempo con beneficios son aquellos empleados que han
completado exitosamente el periodo de prueba y cuya semana de trabajo consta de menos
de 37.5 ó 40 horas, dependiendo del sitio. Si un empleado trabaja regularmente 20 horas
o más por semana en cualquier sitio, o combinación de sitios, ese empleado es elegible
para recibir los beneficios de salud, cobertura de incapacidad a largo/corto plazo y participación en los planes de jubilación de la Diócesis. Si un empleado trabaja más de 20
horas por semana en una combinación de sitios, los costos de sus beneficios son compartidos entre esos sitios. Todos los otros beneficios deben ser provistos de manera prorrateada, permitiendo las excepciones indicadas más adelante en este manual o lo mandado
por la ley o el contrato. Los empleados a tiempo parcial reciben paga por los días feriados
sólo si el día feriado cae en un día en el cual trabajan normalmente.
Los empleados regulares a medio tiempo sin beneficios son aquellos empleados que han
completado exitosamente el periodo de prueba y cuya semana de trabajo consta de menos
de 20 horas. Esos empleados no son elegibles para recibir cobertura de salud ni beneficios de jubilación, ni reciben pago por días en que se ausenten por enfermedad, ni vacaciones pagas, ni días feriados pagos, ni días personales, excepto cuando el día feriado
caiga en un día en el cual trabajen normalmente.
Los empleados temporarios a tiempo completo o parcial son aquellas personas contratadas temporalmente, por un tiempo limitado. Los empleados temporarios no son elegibles
para recibir los beneficios diocesanos, con excepción de lo requerido por la ley. El empleo temporario no debe superar un año (365 días) los papeles legales adecuados (I-9,
huellas dactilares, formularios de emergencia) deben ser completados para todos los empleados temporarios. Al final del primer año, el empleo debe ser despedido o se le debe
ofrecer un empleo regular.
La señoría se adquiere a través de la duración del servicio en la Diócesis. Los primeros
cinco (5) años de empleo en otra Diócesis o institución católica son cuenta para la señoría.
Estado de exento y no exento
Se clasifica a cada empleado como exento o no exento de acuerdo a las leyes federales y
estatales acerca de la proporción salario/hora.
Empleados exentos: Los empleados exentos reciben un pago basado en el salario y detentan posiciones ejecutivas, de supervisión o de administración que requieren de un
ejercicio regular de la discreción y un juicio independiente. Para ser exento, un empleado
debe pasar los dos exámenes siguientes:
(1) Un examen de “salario”. El empleado debe recibir un salario equivalente al
doble del salario mínimo para el empleo a tiempo completo. El empleo a
tiempo completo se define en el Código del Trabajo, Sección 515(c) como
de 40 horas por semana, por 52 semanas. En 2007 el salario mínimo es
de $31,200 por año independientemente del tiempo trabajado.
(2) Un examen de “responsabilidades”. El empleado debe pasar la mayor parte
del tiempo ejecutando tareas que sean primariamente de orden intelectual,
administrativo o creativo, y que requieran el ejercicio de un juicio independiente y discreción. Los maestros certificados, los contadores certificados y otros profesionales se consideran como exentos, así como los administradores que pasen más de la mitad de su tiempo supervisando al
menos otros 2 empleados o tengan responsabilidades de personal de alto
nivel. Los empleados exentos no son elegibles para el pago de horas extra.
Empleados no-exentos: Todos los otros empleados son no exentos y tienen derecho a recibir pago por horas extras que superen las horas asignadas de ordinario para el día o la
semana. Los empleados no-exentos incluyen los que están en trabajos de oficina y en servicio de apoyo. Se pagarán horas extras a razón de 1.5 veces el salario regular por hora
del empleado, por las horas trabajadas después de las 8 horas en un día de trabajo, o de
las 40 horas en una semana de trabajo. La “semana de trabajo” comienza el lunes. Se pagarán horas extras a razón de 2 veces del salario regular por las horas trabajadas después
de las 12 horas en un día de trabajo. El pago por horas extras se incluye en el cheque de
pago del empleado en el periodo de pago en el cual se ganó. Si es ganado después del
cierre de plazo de la notificación para ese periodo de pago, será incluido en el cheque de
pago siguiente. Un empleado que trabaje en un día feriado legal debe recibir un día libre
en lugar del día feriado legal, dentro del mismo periodo de pago, o deberá ser pagado a
una razón de tiempo doble. Los empleados no exentos deben recibir una aprobación previa de su supervisor para poder hacer horas extras.
Se informará a los empleados acerca de su estado de exentos o no-exentos en el momento
de la contratación. Los cambios en las tareas o funciones del trabajo pueden redundar en
un cambio en el estado. Los empleados deben dirigir sus preguntas acerca de su estado al
Director de División/Departamento o al Párroco/Administrador/Director de Vida Parroquial o al Departamento Diocesano de Recursos Humanos.
ARCHIVOS DEL PERSONAL
Las leyes estatales y federales requieren que los empleadores mantengan archivos del
personal que sean actualizados y exactos. Se establece un legajo para cada empleado en
el momento de la contratación y éste se guarda en el archivo del Departamento de Recursos Humanos para los empleados de la Cancillería, y en un lugar designado y asegurado de modo adecuado por el Párroco/Administrador en los sitios parroquiales.
De modo ordinario, se mantendrán los siguientes en los archivos personales: Formularios
de solicitud completados, currículos, referencias, formularios de reporte, cartas de recomendación, declaraciones de ajustes de salarios, formularios de información de emergencia, evaluaciones de desempeño, encomios, y declaraciones de acción disciplinaria (se
encuentran muestras de estos formularios en el Apéndice D). Los artículos discrecionales
no serán colocados en los archivos de personal sin el conocimiento del empleado. Las
respuestas escritas de los empleados a las evaluaciones del desempeño, los encomios que
hayan solicitado, o las declaraciones de acción disciplinaria del personal serán incluidas
en sus archivos de personal.
La Diócesis y sus instituciones mantienen la confidencialidad de los archivos de personal
de los empleados.
El acceso a los archivos de personal de los empleados está limitado a los Directores de
División/Departamento y al personal del Departamentos de Recursos Humanos de la
Cancillería, y al Párroco/Administrador/Director de Vida Parroquial y al Supervisor inmediato en los sitios parroquiales. Los empleados pueden revisar los materiales en sus
archivos dentro de un tiempo razonable después de un pedido escrito al Director de Recursos Humanos en la Cancillería, o el Párroco/Administrador/Director de Vida Parroquial en el sitio parroquial. La revisión puede ser monitoreada por un miembro del Departamento de Recursos Humanos en la Cancillería, o por el Párroco/Administrador, o
quien éste asigne, en los sitios parroquiales. Se alienta a los empleados que no estén de
acuerdo con los materiales contenidos en sus legajos de personal a proveer una declaración escrita que refleje sus puntos de vista acerca de la situación, la cual será colocada en
el archivo.
Archivos Parroquiales de Personal
Cada empleado de la parroquia debe tener un legajo de personal. Este legajo es guardado
por el Párroco/Administrador o por el miembro del personal parroquial que sea responsable del personal. Los archivos de personal deben ser revisados al menos una vez por año
para asegurar que la información adecuada sea actualizada y apropiada.
Los archivos deben incluir lo siguiente:
•Nombre completo del empleado • Formulario de emergencia [actualizado todos los años]
•Posición que detenta • Registro anual de vacaciones y acumulación de ausencias por enfermedad
•Inscripción/Currículo en el archivo • Formularios de inscripción en el seguro/jubilación*
•Copias de los diplomas [según lo apropiado] • Verificación de registros de antecedentes
criminales**
•Descripción de funciones • Formulario de reporte de abuso de menores**
•Carta de contrato firmada • Formulario I-9 en archivo y actualizado a medida que se necesite
•Evaluaciones de desempeño (hechas anualmente después de la evaluación probatoria a
los 6 meses)
Œ
Póliza de Esperanzas Firmada para un Ambiente Seguro
Œ
Certificado de Formación para un Ambiente Seguro firmado
Œ
Licencia de conducir profesional y Comprobante de seguro si se conduce para este
sitio y se espera un reembolso del millaje
* = para los que hayan trabajado 20 horas por semana o más
** = para los que trabajen con menores [menos de 18 años de edad] o que sean reporteros
con mandato
El Departamentos de Recursos Humanos, en su capacidad de servidores, visitará las parroquias de modo aleatorio y rotativo, o cuando sea nombrado un nuevo Párroco/Administrador para revisar los archivos, con el Párroco/Administrador o el miembro
del personal parroquial responsable del personal. Se informará a las parroquias antes de
las visitas, normalmente con un aviso al menos un mes antes de la visita.
DECLARACIONES PÚBLICAS
Sólo las personas que tengan la autorización directa del Canciller pueden hablar en nombre de la Diócesis. Sólo los miembros del personal parroquial que tengan la autorización
directa del Párroco/Administrador pueden hablar en nombre de la Parroquia.
Todos los empleados de la Diócesis deben darse cuenta del peligro que significa el confundir los puntos de vista personales con la posición oficial de la Diócesis. Por lo tanto,
un miembro del personal que habla acerca de asuntos comunitarios o políticos debe
hacerlo como un individuo.
PRINCIPIOS DE ACCIÓN ACERCA DEL FUMAR
La Diócesis está comprometida con una filosofía de la buena salud y con un sano ambiente de trabajo. De acuerdo con esta filosofía, el fumar está prohibido en todos los edificios de la Cancillería.
Se alienta encarecidamente a que se prohíba el fumar en las oficinas parroquiales. De
acuerdo a las regulaciones locales, los empleados tienen derecho a designar sus áreas de
trabajo como “áreas de no fumar” y, en caso de cualquier disputa, prevalecerán los derechos de los no fumadores.
PRINCIPCIOS DE ACCIÓN ACERCA DEL ACOSO ILEGAL
Es un principio de acción de la Diócesis de Oakland el fomentar un ambiente de trabajo
en el que cada empleado sea tratado con dignidad y respeto. El acoso ilegal, en cualquier
forma o grado, es destructivo de ese ambiente de trabajo, y no será tolerado. Tampoco
será tolerada la conducta inapropiada y antiprofesional que sea incongruente con ese
principio de acción.
La conducta de acoso puede manifestarse de distintas formas, e incluye, pero no está limitada, a las denigraciones, bromas, declaraciones, gestos, imágenes o caricaturas acerca
del sexo, raza, color, origen nacional, religión, edad, invalidez física, incapacidad mental,
condición médica, ascendencia, estado civil, orientación sexual, estado de licencia por
cuidado familiar, o estado de veterano.
La conducta de acoso sexual, en particular, incluye todas estas acciones prohibidas así
como toda otra conducta inadecuada, como la solicitación de favores sexuales, la conversación que contenga comentarios sexuales y propuestas sexuales inadecuadas. Se considera acoso sexual cuando:
• la sujeción a tal conducta se hace de modo implícito o explícito como término o
condición para el empleo del individuo;
• la sujeción a o el rechazo de tal conducta por un individuo se usa como factor en
decisiones que afectan a tal individuo;
• tal conducta tiene la finalidad o el efecto o interfiere de modo irracional con el
desempeño laboral de un individuo o crea un ambiente de empleo que es intimidante,
hostil o ofensivo.
El acoso basado en una característica protegida, y la represalia por oponerse a o participar
en las investigaciones de acoso, son ilegales. Cualquier empleado que esté involucrado en
una conducta de acoso o de represalia contra otro empleado será sujeto a una acción disciplinaria que podría incluir el despido. La represalia es una acción con el fin de intimidar,
tomar represalia contra, acosar o desfavorecer cualquier persona porque tal persona se ha
opuesto al acoso, ha reportado o se ha quejado de un acoso, o ha testimoniado, asistido o
participado en cualquier investigación, proceso, o juicio, bajo estos principios de acción o
de otro modo, con referencia a un acoso.
Todos los empleados tienen la responsabilidad de conducirse a sí mismos de un modo
que promueva un ambiente profesional y agradable. Cada Director de División/Departamento y Párroco/Administrador/Director de Vida Parroquial tiene la obligación de mantener su lugar de trabajo libre de acoso ilegal. La obligación de reportar los
incidentes de acoso se extiende a los actos de cualquier persona que realice operaciones
dentro de las instalaciones (por ej., vendedores, voluntarios y visitantes).
Procedimientos para reportar inquietudes
Cualquier empleado que crea haber sido sujeto de un acoso ilegal, o que tenga conocimiento de esta clase de conducta, debe reportar sus inquietudes inmediatamente al Director de División/Departamento o al Párroco/Administrador/Director de Vida Parroquial y
al Director de Recursos Humanos en la Cancillería. Si la inquietud tiene que ver con el
Director de División/Departamento o el Párroco/Administrador/Director de Vida Parroquial, el empleado debe reportar su inquietud directamente al Director de Recursos
Humanos en la Cancillería.
El Director de Recursos Humanos investigará la queja de acoso y recomendará la acción
apropiada al Consejo Administrativo del Obispo para que se resuelva la queja. Esta acción podría incluir el despido de la persona que se encuentre involucrada en una conducta
inapropiada que tenga que ver con estos principios de acción. Cualquier empleado que no
esté satisfecho con la resolución del asunto puede recurrir al Coordinator del Proceso de
Resolución de Disputas (Director de Recursos Humanos).
Además de notificar a la Diócesis acerca de las quejas sobre acoso o represalia, los empleados afectados también pueden dirigir sus quejas a la Comisión para la Igualdad de
Oportunidades de Empleo (US Equal Employment Opportunity Commission [EEOC]),
que tiene la autoridad de conducir las investigaciones de los hechos. Se puede contactar a
la oficina de la EEOC más cercana, consultando los listados del gobierno federal en la
guía telefónica local.
Todos los empleados recibirán el formulario DFEH 185 [Ver Apéndice D: D-16] en el
momento de ser contratados.
DIÓCESIS DE
OAKLAND
Proyecto “Ambiente Seguro para los Niños”
Póliza de Esperanzas y Lineamientos
PARA EL MINISTERIO DE LOS MENORES EN LA DIÓCESIS DE
OAKLAND
1 DE JUNIO DE 2004
Preámbulo
Como líderes de la Iglesia fundada por Cristo, los sacerdotes, diáconos
y ministros laicos de nuestras parroquias e instituciones deben tratar
siempre de sostener los valores y la conducta de un cristiano. Además
de seguir el Evangelio y sus mandamientos, estas personas querrán
actuar siempre del modo adecuado a la luz de la sociedad contemporánea y sus necesidades. Esta póliza no pretende dar respuestas a
todas las cuestiones éticas confrontadas por los líderes de la Iglesia. Lo
que pretende es establecer un conjunto de lineamientos y marcos generales para el ministerio con los menores. Puede obtenerse una mejor
guía y consejo del Canciller de la Diócesis de Oakland si es necesario.
Muchos elementos mencionados en este documento son aplicables al
ministerio con los adultos, pero en esta Póliza hacemos referencia explícitamente al contacto que consideramos como ideal con las personas
de menos de 18 años de edad.
La siguiente Póliza se aplica a todas las personas empleadas o voluntarias en cualquiera de las parroquias o instituciones de la Diócesis de
Oakland. Para que quede en claro quiénes son las personas que deben
conocer el contenido de este documento; éste se dirige, aunque sin limitarse, a: los sacerdotes, religiosos (hombres y mujeres), diáconos,
coordinadores pastorales, administradores de las escuelas o programas,
maestros, catequistas, ministros juveniles, personal de apoyo, personal
de custodia, entrenadores, voluntarios de los programas escolares,
seminaristas, seminaristas en pasantías y estudiantes laicos de teología.
Esta Póliza ha sido desarrollada para ayudar a crear un ambiento seguro, adecuado y cristiano para los menores y para sus relaciones con
los adultos que desempeñan un ministerio en la Iglesia.
Historia
Esta Póliza fue escrita y publicada en 2004. Ha sido desarrollada en
cooperación con el Consejo Presbiteral de la Diócesis de Oakland, con
la asistencia de los otros documentos de protocolo de otras diócesis.
Debe considerarse como un documento de trabajo que será revisado en
la medida de lo necesario, bajo la dirección del obispo de Oakland.
La responsabilidad de la adhesión a esta póliza está en manos de las
personas mismas que estén implicadas en el ministerio o en los servicios de la Iglesia. Anunciamos, sin embargo, que si esta póliza es ignorada por estas personas, esta ignorancia será considerada por la
organización empleadora o que designó a la persona (por ej., la parroquia, la congregación religiosa, el obispo diocesano). Los remedios
pueden ser diversos: desde la consejería hasta el despido del ministerio.
La conducta pública y privada de los ministros y empleados puede
inspirar y motivar a la gente o escandalizar y destruir la fe. Ellos deben
ser concientes de las responsabilidades que acompañan a sus ministerios. También deben saber que la bondad y las gracias de Dios los
sostienen en sus ministerios.
Lineamientos respecto al Ministerio con los menores
1. En todo contacto con los menores debe tenerse en cuenta que los
menores, ya sea que estos estén en una situación social o ministerial, son individuos restrictos, es decir, no independientes. En donde
sea que estén o hagan lo que sea esto debe ser con el conocimiento y
consentimiento explícito de sus padres o custodios. Están sujetos a
las leyes civiles específicas del Estado de California, las cuales
pueden prohibir ciertas actividades. No son adultos y no pueden
tomar decisiones irrestrictas.
2. Los adultos deben evitar las situaciones que los ponen en una posición de estar solos con un menor en la rectoría, la residencia parroquial, la escuela, o en un ambiente cerrado, con excepción del
confesionario.
3. Durante las reuniones y/o en las situaciones de consejería con un
menor, salvo durante la Reconciliación sacramental, se sugiere la
presencia o proximidad de otro adulto. Sin embargo, en estas situaciones en donde la presencia de otro adulto no es habitual o
práctica (por ej., las lecciones de piano, las reuniones disciplinarias
con un administrador, etc.) debe informarse a otro adulto que la
reunión se llevará a cabo; el lugar de encuentro debe ser accesible y
visible, con la puerta en donde se lleva a cabo la reunión entreabierta, a menos que haya una ventana transparente en la puerta.
4. Se permite la presencia de un menor sin compañía sólo en la sección
profesional de la rectoría o residencia parroquial, nunca en el local
habitable.
5. Los menores de 16 años o más pueden trabajar en la rectoría, residencia parroquial, escuela o instalación parroquial si hay al menos
dos adultos presentes (de más de 21 años de edad). Los menores de
16 no pueden ser contratados para trabajar en ninguna función de
la parroquia, escuela o diócesis.
6. Cuando haya un grupo de menores que participen de juegos organizados o actividades deportivas deben haber al menos dos adultos
presentes, uno de los cuales debe ser del mismo sexo que los participantes.
7. Los adultos deben evitar ser el único adulto presente en un baño,
ducha o vestuario cuando haya menores que usen estas instalaciones.
8. Los viajes de los grupos de jóvenes de cualquier tipo deben tener al
menos dos adultos acompañantes, de los cuales al menos uno debe
ser del mismo sexo que los jóvenes. Los grupos más grandes deben
tener al menos un acompañante adulto cada 10 menores.
9. Durante los viajes juveniles los adultos así como los menores no
podrán beber sustancias alcohólicas ni otras sustancias controladas; cualquier persona que esté bajo el efecto de estas sustancias no
podrá participar en el evento.
10. Un adulto solo no puede hacer un viaje nocturno con uno o varios
menores.
11. Durante los viajes de los grupos juveniles, el clero o lo líderes
laicos no permanecerán solos durante la noche en la misma habitación de motel u hotel que uno o varios menores.
12. La puerta de la sacristía permanecerá siempre destrabada cuando
hayan menores presentes en la sacristía.
13. No deberán hacerse comentarios de naturaleza sexual a ningún
menor, salvo para responder a preguntas hechas dentro de una
clase o de otro modo legítimo por el menor.
14. Los temas o vocabularios profanos, las palabras groseras o el
humor vulgar que no se usarían de modo confortable en la presencia
de los padres/custodios u otros adultos no deberán usarse nunca
en presencia de un menor/de menores.
15. Los adultos no podrán servir ni suministrar alcohol, cigarrillos,
material de lectura inadecuado ni sustancias controladas. No deberán servirse ni beberse bebidas alcohólicas en las actividades
sociales de las parroquias o escuelas que estén destinadas principalmente a los menores.
16. Los recursos audiovisuales, de música e impresos usados en los
programas deben ser previamente controlados para asegurar que
sean adecuados para los participantes. No es apropiado el usar películas de categoría “R” o de categoría superior a ésta. También debe
inspeccionarse si las letras de las canciones son adecuadas.
17. Debe tenerse mucho cuidado con el contacto físico con los menores en todo momento; éste (excepto de un apretón de manos)
puede realizarse sólo en público. Debe tenerse discreción y respeto
al tocar otras personas en cualquier modo que sea.
18. Debe tenerse un poco de adaptación al aplicar estos lineamientos
cuando el menor sea un pariente, sin embargo deben mantenerse
siempre las apariencias en público.
19. Debe informarse inmediatamente a la parroquia, autoridades
diocesanas o civiles de las violaciones manifiestas contra estas
normas.
Lineamientos con respecto a la consejería pastoral de los menores
A. Puede darse consejería a los menores sólo en la sección profesional
de la rectoría o residencia parroquial, nunca en el local habitable.
B. El sacramento de la Reconciliación debe ser celebrado en un
lugar designado para este fin: capilla de la reconciliación o confesionario. Sólo en casos de inconveniencia o imposibilidad extremas podrá aceptarse una excepción a esta norma.
C. Si es posible, las oficinas o salas de clases usadas para la con-
sejería pastoral de un menor deben tener una ventana en la
puerta; o debe dejarse la puerta entreabierta durante la sesión de
consejería.
D. Si es posible debe haber otro adulto cerca durante las sesiones de
consejería.
E. A menos que el tema impida su presencia o su conocimiento, los
padres o custodios de los menores deben saber de la sesión de
consejería.
F. Si se espera que la consejería durará por más de una sesión,
deberá evaluarse la situación con los padres o custodios.
G. El adulto es responsable de reconocer cualquier atracción personal o física hacia o proveniente de un menor. En esta situación
el menor debe ser referido inmediatamente a otro adulto o profesional licenciado cualificados.
ÉTICA EN EL MINISTERIO
Es principio de acción de la Diócesis de Oakland el que, cualquier persona en posición de
liderazgo (y/o posición de poder percibido) es responsable por el mantenimiento de la
integridad de todas las relaciones ministeriales y profesionales.
Cada vez que los empleados o voluntarios de la iglesia usen la influencia de sus roles para involucrarse en una actividad sexual con los parroquianos, clientes, empleados o voluntarios, se involucran a sí mismos en actos irresponsables e inmorales, aprovechándose
de personas vulnerables.
El contacto sexual entre empleados/voluntarios de la iglesia y los que están bajo su cuidado es una violación de la relación ministerial y por lo tanto nunca está permitida.
De modo similar, el uso de la influencia personal para un provecho financiero es una
violación ética de la relación del ministerio.
INQUIETUDES ACERCA DEL LUGAR DE TRABAJO
Si un empleado tiene inquietudes acerca de las condiciones del lugar de trabajo, las cuales podrían reflejar un desprestigio de la Diócesis o la Parroquia, debe reportar a la brevedad estas condiciones al Párroco/Administrador/Director de Vida Parroquial o al Director de Recursos Humanos para la Diócesis. Un reporte hecho a la brevedad es esencial
para que esos problemas puedan ser solucionados rápidamente, antes que se aumenten. El
Director de Recursos Humanos consultará al Vicario General o al Canciller si fuera necesario.
DESCRIPCION DE FUNCIONES
Se desarrollan descripciones de las funciones para cada trabajo en la organización. Las
descripciones de funciones compendian el propósito básico de cada trabajo, las relaciones
de reporte organizacional, las obligaciones y responsabilidades, y las calificaciones. Es
imposible que las descripciones de funciones cubran cada tarea o responsabilidad asignada; por tanto no limitan el derecho del Supervisor a asignar tareas adicionales si éstas
fuesen necesarias.
Las descripciones de funciones son revisadas para ver su exactitud cada vez que ocurran
cambios significantes en las obligaciones del trabajo, y cuando se realicen las evaluaciones anuales de desempeño de los empleados. Se alienta a los empleados a revisar y sugerir cambios en las descripciones de sus trabajos. La organización se reserva el derecho a
transferir las tareas de una posición a otra, así como a transferir a los empleados a otras
posiciones que satisfagan las necesidades de la organización.
Cancillería
En la Cancillería, los Directores de Departamento, con previa consulta a los Directores de
División, determinan qué tareas son asignadas a cada posición específica.
Parroquias
En las Parroquias, el Párroco/Administrador/Director de Vida Parroquial, consultando al
Supervisor, determinarán qué tareas son asignadas a cada posición específica.
Cada empleado deberá recibir una copia de la descripción de funciones, la cual incluirá la
clasificación diocesana aprobada. Una copia firmada por el empleado deberá ser colocada
en el legajo del empleado.
Hay plantillas de Descripción de las Funciones en el Apéndice E
HORARIO DE TRABAJO
Cancillería
Las Oficinas Diocesanas están abiertas 37.5 horas por semana de trabajo, de 8:30 a.m. a
5:00 p.m. lunes a viernes. El personal no exento trabaja normalmente durante los horarios
de oficina normales. Pueden hacerse excepciones a esta norma y una adaptación a un
horario flexible para el personal no exento, a discreción del Director de División o Departamento del empleado,con previa consulta al Director de Recursos Humanos, y después de haber seguido unos procedimientos legales muy específicos.
El personal no exento observará la hora de almuerzo programada de 12:00 del mediodía a
1:00 p.m., siempre que esto sea posible. Esta hora de almuerzo será sin trabajo. Dependiendo de las necesidades del departamento, y con la aprobación indicada en el párrafo
anterior, los empleados no exentos pueden acortar su día de trabajo reduciendo su período
de almuerzo, pero no menos de 30 minutos. La diócesis respeta el derecho de cada empleado no exento a un período de descanso de 15 minutos a media mañana y en la mitad
de la tarde. Los empleados no exentos que deben ausentarse del trabajo debido a obligaciones personales pueden recuperar el tiempo de trabajo sin incurrir en horas extras, observando las circunstancias siguientes: Primero, el tiempo debe recuperarse durante la
misma semana de trabajo en la que se faltó al trabajo. Segundo, el empleado debe entregar voluntariamente un pedido escrito y firmado solicitando recuperar el tiempo de trabajo. (Ver Apéndice D, D-6.)
Los empleados exentos reciben un salario y no un sueldo basado en las horas trabajadas.
En general, los trabajos exentos están diseñados para 37.5 horas de trabajo por semana, a
menudo con un horario flexible. A veces, los empleados exentos pueden necesitar trabajar más de 37.5 horas para satisfacer las demandas de sus trabajos.
Los pedidos para aumentar o disminuir las horas de trabajo regulares semanales de un
empleado deben ser aprobados por el Consejo Administrativo del Obispo. Las necesidades del Departamento y la Diócesis prevalecerán en la consideración de pedidos de flexibilización de horarios, o para aumentar o disminuir las horas de trabajo.
Parroquias
Las parroquias establecen las horas de trabajo apropiadas para las necesidades de sus sitios.
El personal no exento trabaja normalmente durante los horarios de oficina normales.
Pueden hacerse excepciones a esta norma y adaptaciones para un horario flexible para el
personal no exento, a discreción del Pastor/Administrador/Director de Vida Parroquial
del empleado, con previa consulta al Director de Recursos Humanos y después de haber
seguido unos procedimientos legales muy específicos.
El personal no exento de tiempo completo debe observar una pausa sin trabajo para el
almuerzo de no menos de 30 minutos, programado de acuerdo a las necesidades de la Parroquia, con aprobación del Párroco/Administrador/Director de Vida Parroquial. Es res-
ponsabilidad del Párroco/Administrador/Director de Vida Parroquial el asegurar que se
observe esta pausa. Dependiendo de las necesidades de la Parroquia, y con la aprobación
indicada en el párrafo anterior, los empleados no exentos pueden acortar su día de trabajo
reduciendo su periodo de almuerzo, pero no menos de 30 minutos que son libres de trabajo. Los empleados que trabajan 6 horas o menos pueden renunciar al periodo para la
comida con mutuo consentimiento del empleado y el empleador. La diócesis respeta el
derecho de cada empleado no exento a un período de descanso de 15 minutos a media
mañana y en la mitad de la tarde y se espera que los empleados se tomen estos descansos.
Los empleados no exentos que deben ausentarse del trabajo debido a obligaciones personales pueden recuperar el tiempo de trabajo sin incurrir en horas extras, observando las
circunstancias siguientes: Primero, el tiempo debe recuperarse durante la misma semana
de trabajo en la que se faltó al trabajo. Segundo, el empleado debe entregar voluntariamente un pedido escrito y firmado solicitando recuperar el tiempo de trabajo. (Ver Apéndice D, D-6.)
Los empleados exentos reciben un salario y no un sueldo basado en horas. En general, los
trabajos exentos están diseñados para 37.5 y 40 horas de trabajo por semana, a menudo
con un horario flexible. A veces, los empleados exentos pueden necesitar trabajar más de
37.5 y 40 horas para satisfacer las demandas de sus trabajos. Un empleado exento debe
ganar un salario annual equivalente a no menos del doble del salario mínimo estatal para
el trabajo a tiempo completo que es de $31.200 por año para el 2007 y de $33.280 por
año después del 2008, independientemente de la cantidad de tiempo trabajado. El empleo
a tiempo completo se define en el Código del Trabajo, Sección 515(c) como de 40 horas
por semana, o un año de 52 semanas. (En enero de 2007, el salario mínimo estatal es de
$7.50 por hora y aumentará a $8.00 por hora en enero de 2008).
Los pedidos para aumentar o disminuir las horas de trabajo regulares semanales de un
empleado deben ser aprobados por el Párroco/Administrador. Las necesidades de la Parroquia prevalecerán en la consideración de pedidos de flexibilización de horarios o para
aumentar o disminuir las horas de trabajo.
Todos los sitios de trabajo deben anunciar anualmente los Avisos de Empleo de California
y los Federales. Estos pueden obtenerse contactando a la Cámara de Comercio de California al 1-800-331-8877 y solicitando el Juego de Pósteres del Empleador. Estos juegos pueden ser comprados en español e inglés.
INTERRUPCIÓN DE LAS OPERACIONES
El Consejo Administrativo del Obispo en la Cancillería, y el Párroco/Administrador/Director de Vida Parroquial en los sitios parroquiales, decidirán cuándo
la Diócesis o la Parroquia deberán cerrar a causa de tiempo inclemente, desastres naturales u otras condiciones.
Cuando continúen las operaciones normales y los empleados no puedan trasladarse a trabajar, no recibirán salario por el tiempo no trabajado. Normalmente, cuando las operaciones sean interrumpidas o las oficinas no se abran, los empleados serán pagados por ese
tiempo perdido. Sin embargo, la Diócesis se reserva el derecho a colocar a los empleados
en permisos de ausencia sin goce de sueldo, como las circunstancias y condiciones lo garanticen.
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
La Diócesis cree tanto en la responsabilidad como en la afirmación que suceden en el
contexto de la evaluación del desempeño. Esta sirve a las necesidades de la Diócesis de
evaluar su misión y efectividad, y es una ayuda en el desarrollo de la contribución de un
individuo.
El primer periodo probatorio de evaluación formal será realizado aproximadamente a los
180 días de la contratación. Después, una vez por año, el supervisor realizará una evaluación del desempeño escrita (Ver Apéndice D: D-8 8.0-8.4 Formularios modelo de la
planificación y conversación de revisión) de cada empleado, en base a la descripción de
funciones de la posición. La participación activa de cada empleado en el proceso de evaluación es crítica para el éxito y propósito de la revisión. Los logros, afirmaciones, recomendaciones, nuevas necesidades del trabajo, fines y planes de acción son ingredientes
propios de la evaluación del desempeño.
La evaluación del desempeño será discutida con el empleado y formará parte del legajo
del personal. El empleado deberá firmar la evaluación. El fin de la firma es verificar que
se ha recibido y revisado la evaluación, y no implica necesariamente que se esté de
acuerdo. Cada empleado tiene la oportunidad de responder por escrito a las evaluaciones,
y su respuesta formará parte de la evaluación y del legajo del personal.
ALGUNOS LINEAMIENTOS PARA USAR EN LA PREPARACIÓN DE LAS
EVALUACIONES
Paso 1: Revise la descripción de las funciones y actualícela si es necesario
Œ
Para ser completa, la descripción de las funciones debe incluir las áreas claves de los resultados y las relaciones laborales significativas.
Œ
¿La descripción de las funciones refleja de modo adecuado la realidad de la
posición actual?
Paso 2: Mida el desempeño
Œ
Debe enfocarse en la medición del desempeño del rendimiento a la luz de la
descripción de las funciones y las áreas clave de resultados.
Œ
¿Cuales objetivos alcanzó y cuáles no?
Œ
¿Cuál ha sido el logro más significativo?
Œ
¿Qué área necesita de una mayor atención?
Paso 3: Desarrollar objetivos y estrategias para el trabajo en el futuro
La consideración de los objetivos puede incluir:
Œ
Calidad del trabajo
Œ
Cantidad de trabajo
Œ
Principios de acción y procedimientos siguientes
Œ
Uso del tiempo
Œ
Desarrollo profesional
Œ
Calidad de la relación con los compañeros y con las personas supervisadas
Œ
Iniciativa
Œ
Juicio/Ingenio/Creatividad/Flexibilidad/Comunicación/Capacidad de
Resolución de Conflictos
Paso 4: Plan de Apoyo del Supervisor
Especifique en qué manera el supervisor apoyará los objetivos y estrategias
El plan de apoyo puede incluir:
Œ
Estilo de administración y punto de vista del supervisor
Œ
Desarrollo de técnicas
Œ
Apreciación/Acceso/Reconocimiento/Comunicación/Temas de Claridad
Pregunta clave: ¿Qué recursos y qué asistencia necesita el empleado para hacer que sus
objetivos se hagan realidad?
LESIONES EN EL TRABAJO
Cualquier empleado lesionado en un sitio de trabajo o durante el ejercicio de una tarea
relacionada con el trabajo debe reportar la lesión al Director de División/Departamento o
al Párroco/Administrador/Director de Vida Parroquial, quienes luego reportarán esta a la
Oficina Diocesana de Seguros y Beneficios. Normalmente, estas lesiones están cubiertas
por el Seguro de Compensación de los Trabajadores (Workers’ Compensation Insurance).
Un empleado lesionado en un sitio de trabajo o durante el ejercicio de una tarea relacionada con el trabajo puede designar a un médico personal para ser tratado, en caso de que
sea una lesión cubierta por la compensación del trabajador, y si ha completado previamente el Formulario de Tratamiento de Compensación del Trabajador (Ver Apéndice D:
D-18).
Si un empleado observa que existen condiciones potencialmente peligrosas, debe reportarlo al Director de División/Departamento o al Párroco/Administrador/Director de Vida
Parroquial. En la Cancillería, debe enviarse un reporte escrito acerca de esas condiciones
al Departamento de Instalaciones, Planificación y Servicios.
PRINCIPIOS DE ACCIÓN ACERCA DE LA COMPENSACIÓN – CANCILLERÍA
La comunidad que es Iglesia tiene la responsabilidad de administrar de manera justa los
recursos confiados a su cuidado. La Diócesis espera que su sistema de compensación
asigne los recursos financieros de manera justa y equitativa, y que ayude a la misión y el
ministerio de la Cancillería de la Diócesis.
PRINCIPIOS DE ACCIÓN ACERCA DE LOS PAGOS
La diócesis hace todos los esfuerzos para proveer unos salarios y beneficios justos, de
acuerdo con la enseñanza de la Iglesia, la ley civil y la buena práctica de los recursos
humanos. Para alcanzar este cometido, es principio de acción de la Diócesis, dentro del
marco de su condición financiera tomada en conjunto, el pagar unos salarios que sean
equitativos a nivel interno, y comparables con los salarios pagados para las posiciones
similares en los mercados laborales adecuados.
Dentro de la equidad interna del programa de pagos y de la equivalencia del mercado laboral, se determinan comparando ciertos trabajos diocesanos con los trabajos correspondientes de otros empleados similares. Este proceso crea y mantiene unas escalas de pago
comparables a los de los mercados laborales externos similares, y coloca las posiciones
dentro del sistema de escalas de pago.
Las comparaciones de datos para las posiciones exentas y no exentas se hacen usando los
datos de las encuestas de salarios para las asociaciones sin fin de lucro en el Área de la
Bahía de San Francisco. Para las posiciones exentas, se realizan comparaciones adicionales con los datos de las encuestas similares relacionadas con la iglesia.
Ascensos de rango
Todos los empleados deben haber llegado al menos al 50% del rango a los 7 años de empleo en el mismo nivel de posición.
SISTEMA DE EVALUACIÓN DE POSICIONES
El sistema de evaluación de posiciones asigna las posiciones a su escala de pago apropiado a través de un proceso que determina su valor relativo en la organización, basándose en los datos comparables del mercado laboral, y en su nivel de responsabilidad en
relación con los otros trabajos en su departamento o familia de trabajos. Este análisis comienza con el desarrollo de la descripción de las funciones del trabajo.
Descripciones de las funciones del trabajo
Las descripciones de funciones son documentos usados para bosquejar las obligaciones y responsabilidades de cada posición. Los principios de acción diocesanos
requieren que se desarrolle una descripción de funciones para cada posición en la
organización. Las descripciones de funciones resumen la función básica de cada
posición, las responsabilidades principales, calificaciones, relaciones de reportes
organizacionales y otras informaciones. Es imposible que las descripciones de las
funciones cubran cada tarea o responsabilidad asignada; por tanto no limitan el
derecho del supervisor a asignar tareas adicionales si éstas fuesen necesarias.
Se revisará la exactitud de las descripciones de funciones y serán aprobadas por el
Director de Recursos Humanos cuando la posición sea ocupada, y siempre que
ocurran cambios significantes en cuanto a las obligaciones de la posición. Se
alienta a los empleados a revisar y, cuando sea apropiado, a sugerir cambios en las
descripciones de las funciones; esto puede hacerse anualmente, durante el proceso
de revisión del desempeño. Sin embargo, los supervisores, previa consulta al Director de Departamento/División, determinan qué tareas son asignadas a cada posición específica. La diócesis se reserva el derecho a transferir las tareas de una
posición a otra, así como a transferir a los empleados a otras posiciones, para preservar la efectividad de la organización.
El Proceso de evaluación de posiciones
Se ha establecido un Comité de compensaciones para evaluar las posiciones a medida que
éstas sean creadas o cambien de modo significativo. El Comité hace las recomendaciones
al Consejo Administrativo del Obispo para su aprobación. Todas las posiciones son evaluadas usando el mismo sistema y los mismos métodos, para asegurar un resultado coherente.
El Comité de compensación está compuesto por el Director de Recursos Humanos, el
Director de Finanzas y un tercer miembro designado por el Consejo Administrativo del
Obispo.
El Proceso anual de revisión de la evaluación de posiciones
Los empleados o supervisores pueden solicitar una revisión en el grado de pago de la posición de un empleado. Estos pedidos exigen una descripción de funciones actualizada y
un breve análisis firmado por el empleado, el supervisor/Director de Departamento y el
Director de División. Los pedidos para la revisión del grado de pago deben ser recibidos
por el Director de Recursos Humanos hasta el 1º de septiembre de cada año para ser incluidos en el proceso anual de revisión de la evaluación de posiciones.
El Comité de compensaciones revisará todos los pedidos conjuntamente y recomendará el
grado de pago apropiado para cada pedido. El Comité enviará sus recomendaciones al
Consejo Administrativo del Obispo para su aprobación. La decisión acerca de cada pedido de revisión será luego comunicada al director de división, al supervisor y al empleado
al 1 de octubre, y será incorporada en el presupuesto diocesano.
Las preguntas e inquietudes acerca de la decisión deben ser dirigidas al Director de División hasta el 15 de octubre del mismo año para su seguimiento. Como resultado de tal
seguimiento, la decisión del Consejo Administrativo del Obispo puede ser
• comprendida de mejor modo y aceptada por los afectados, o
• revisada y posiblemente cambiada por el Comité de compensación y el
Consejo administrativo del Obispo, debido al conocimiento de información adicional, o
• referida al proceso de revisión de evaluación de posiciones para una nueva revisión en el próximo ciclo, antes de dar una decisión final.
PRINCIPIOS DE ACCIÓN ACERCA DE LA COMPENSACIÓN – PARROQUIAS
Los Principios de acción acerca de la compensación han sido aprobados por el Obispo,
como se lo recomendara de modo unánime el Consejo Presbiteral. Esta es la escala mínima.
Las cifras actuales de salarios son actualizadas cada año en el mes de octubre después de
la aprobación del Consejo Presbiteral y el Obispo. (Ver Apéndice E)
PÓLIZA SOBRE LA PAGA
La Diócesis hace todo lo posible para pagar salarios y beneficios justos de acuerdo con el
magisterio de la Iglesia, la ley civil y la buena práctica de los recursos humanos. Para
lograr este compromiso, la Diócesis tiene como principio, dentro del marco de su condición financiera general, el pagar sueldos y salarios que sean internamente equitativos y
comparables a los salarios pagados para las posiciones similares en los mercados laborales adecuados.
Dentro de la equidad interna del programa de pagos y la equivalencia del mercado se determinan comparando algunos trabajos diocesano con los trabajos correspondientes de
otros empleadores similares. Este proceso crea y mantiene los rangos de pago a un nivel
comparable al de los mercados laborales externos similares y a las posiciones similares
dentro del sistema de rangos de pago.
Las comparaciones de datos para las posiciones exentas y no exentas se hace utilizando
los datos de los sueldos y salarios disponibles para las organizaciones sin fines de lucro
del Área de la Bahía de San Francisco. Para las posiciones exentas las comparaciones
adicionales se hacen con los datos de sondeos similares en la Iglesia.
Las cifras de los salarios reales se actualizan cada año en octubre después de la aprobación del Consejo Presbiteral y el Obispo. (Ver Apéndice E)
Ascensos
Todos los empleados deben alcanzar al menos el 50% del rango a los 7 años de empleo
en el mismo nivel de posición.
PLANILLAS DE HORARIOS Y REGISTROS DE TIEMPO LIBRE CON GOCE
DE SUELDO
Cada empleado no exento, por ley de California, debe registrar de manera exacta las
horas regulares y extras trabajadas, y las vacaciones, ausencias por enfermedad y tiempo
personal. Cada empleado exento será responsable de mantener un registro exacto de sus
vacaciones, ausencias por enfermedad y tiempo personal. La planilla de horarios (Ver
Apéndice D: D-9) y el registro de tiempo libre con goce de sueldo (Ver Apéndice D:
D-10) debe ser aprobado por el Director de División/Departamento y entregado al Departamento de Recursos Humanos de la Cancillería y al Párroco/Administrador/Director
de Vida Parroquial, y/o a la persona responsable de la planilla de salarios en las parroquias cada mes.
Las planillas horarias deben guardarse durante 3 años. El empleado debe informar por
escrito al supervisor cuando necesite ausentarse. Este pedido deberá ser firmado por el
supervisor.
HORAS EXTRAS PARA LOS EMPLEADOS NO EXENTOS
A veces los empleados diocesanos deben trabajar más de las horas establecidas normalmente. Cuando esto sea necesario, los empleados no exentos deben tener una aprobación
previa de sus superiores para trabajar las horas adicionales.
Sólo los empleados clasificados como no exentos de las cláusulas sobre las horas extras
de las leyes estatales y federales sobre salarios y pago por hora tienen derecho a recibir
pago por horas extras. Si hay alguna duda acerca de la clasificación de un empleado como exento o no exento de los requisitos de horas extras, el empleado o el Supervisor deben contactar al Departamento de Recursos Humanos pidiendo una clarificación.
La Comisión de Trabajo del Estado de California tiene leyes estrictas acerca del pago, la
regulación y la compensación de las horas extras. Un empleado no puede renunciar al
derecho a recibir compensación paga por horas extras. La sección siguiente es esencialmente una reafirmación de lo que la ley requiere.
Las horas extras autorizadas son compensadas a un porcentaje regular para las horas extras trabajadas que sean inferiores a 8 horas en un día y a 40 horas en una semana de trabajo. Un empleado no exento recibirá una paga equivalente a 1.5 veces la paga regular
por cualquier hora extra después de las 8 horas en un día y de las 40 horas en un semana,
a menos que la ley requiera una compensación mayor.
La Diócesis de Oakland no provee tiempo de compensación a cambio del pago de horas
extras.
Empleados exentos
Los empleados exentos no tienen derecho a pago por horas extras o tiempo libre de compensación. En caso de que un empleado trabaje una gran cantidad de tiempo que sea superior a la semana de trabajo normal (por ejemplo, un empleado parroquial que hace
muchas horas extras durante la Navidad) el párroco puede conceder una ausencia para
compensar por el exceso de tiempo trabajado.
REEMBOLSO DE GASTOS
Millaje
Los viajes de trabajo usando un vehículo personal que no sean el traslado normal al y
desde el lugar de trabajo, serán rembolsados usando el índice de millaje del IRS en vigencia. El millaje debe ser registrado en un formulario estándar (disponible en la Oficina
de Contaduría) (Apéndice D: D-11) aprobado por el Director de División/Departamento
en la Cancillería y el Párroco/Administrador/Director de Vida Parroquial en las Parroquias, y entregado para reembolso mensualmente juntamente con un formulario de pedido de cheque.
• Las millas a y desde el lugar de trabajo (commute miles) son las millas entre su
hogar y el(los) lugar(es) primario(s) de trabajo. Estas millas no están sujetas a
reembolso.
• El reembolso de millas se provee para viajes de trabajo a y desde la Cancillería o
su "OFICINA" (ya sea que esté en una parroquia, escuela u otra instalación diocesana) a su destino relacionado con su ministerio o trabajo. Las millas de reembolso no pueden incluir las millas de viajes a y desde el lugar de trabajo (commute
miles). Las millas reembolsables, pueden, sin embargo, cubrir el costo de viajes a
y desde su hogar a o desde una destinación relacionada con su ministerio o trabajo.
Esto es sólo cuando la distancia desde su hogar hasta la tal cita es más corta que
lo que viaja desde su "OFICINA" hasta la ubicación en la cual se realiza el trabajo
diocesano. En caso de que la distancia desde su hogar hasta el destino relacionado
con su ministerio o trabajo supere la distancia desde su "OFICINA" hasta tal lugar,
sólo puede reclamarse por la menor distancia. Así, los viajes de fin de semana a o
desde un destino relacionado con su ministerio o trabajo son reembolsables,
cuando el viaje desde el propio hogar, cuando la distancia viajada sea menor que
el millaje entre la propia "OFICINA" y la ubicación de la función.
Los empleados pueden reclamar un reembolso por todo el millaje por los viajes de fin de
semana relacionados con el trabajo, entre su hogar y el lugar de la cita.
El reembolso de millaje requiere las copias de la licencia de conducir actual del Estado de
California y de la prueba del seguro en el archivo de la Oficina Diocesana de Seguros y
Beneficios para los empleados de la Cancillería, y de la Oficina de la Parroquia para el
personal parroquial.
Otros gastos
Se requiere la aprobación previa del supervisor pero los empleados pueden ser reembolsados por los gastos aprobados de viaje y de comunicaciones. (Ver las secciones siguientes). Además, los empleados pueden ser reembolsados por otros gastos incurridos durante
el transcurso de su trabajo. Los reembolsos de estos gastos se mantendrán dentro de los
límites de los presupuestos departamentales aprobados de la Parroquia o Cancillería.
Aprobación requerida
Los pedidos de reembolso de gastos serán pagados solamente con la aprobación firmada
del supervisor del empleado (el Director de División/Departamento en la Cancillería, o el
Párroco/Administrador/Director de Vida Parroquial en las Parroquias).
VIAJES FUERA DEL ÁREA – CANCILLERÍA
La Diócesis alienta la formación permanente de los empleados, así como su participación
y liderazgo en las asociaciones profesionales y redes ministeriales, lo cual requiere a veces viajar fuera de la Diócesis.
Al considerar los beneficios de tales viajes, los empleados y sus Supervisores también
deben considerar los costos involucrados en el desembolso financiero directo, y en el
tiempo fuera de las responsabilidades ordinarias del trabajo. De acuerdo a esto, los Directores de Departamento y División de la Cancillería asegurarán la adhesión a los estatutos siguientes:
• Antes que los empleados acepten las posiciones de liderazgo organizacional que requieran de viajes, consultarán a su supervisor, manifestando los beneficios así como
los costos de la participación; deberá obtenerse la aprobación específica del Director
de Departamento y de División.
• Antes de arreglar cualquier viaje de trabajo, los empleados deben completar un
formulario de pedido de viaje fuera del área (disponible en el Departamento de Finanzas de la Cancillería) (Ver Apéndice D: D-12) y recibir la autorización escrita de
sus supervisores.
• Al regresar de un viaje por motivos profesionales, los empleados darán un breve informe por escrito acerca de las actividades y/o beneficios del viaje.
• Los gastos de los viajes fuera del área se conservarán dentro de los presupuestos
departamentales aprobados.
Arreglos para viajes
El personal de Cancillería debe arreglar sus viajes por sí mismo. Las reservaciones deben
hacerse lo más pronto posible para poder ahorrar más dinero.
Transporte aéreo
Los empleados deben viajar en clase económica u en otra clase de bajo precio. Cualquier
cambio a una categoría más alta debe ser pagado por el empleado. La Diócesis cubrirá el
costo de cualquier cancelación de vuelo o sobrecargo por cambios incurridos por razones
válidas relacionadas con el trabajo. Sin embargo, el supervisor debe aprobar esos cambios
en los arreglos de los vuelos.
Si un empleado extiende su itinerario por razones personales, será responsable del pago
del costo adicional. Esto será determinado sustrayendo del costo total del itinerario la
mejor tarifa de ida y vuelta al lugar de destino.
La diócesis reembolsará al empleado por el millaje hacia y desde el aeropuerto, y por el
estacionamiento en el aeropuerto durante el tiempo del viaje, o por los gastos de taxi o
bus entre el domicilio del empleado o la oficina y el aeropuerto. El empleado debe elegir
la alternativa más económica.
Alojamiento
Los empleados que viajen en negocios organizacionales deben elegir un alojamiento moderado. Al asistir a convenciones o reuniones, será apropiado permanecer en el hotel
“oficial” de la reunión. Se aceptan tanto las habitaciones individuales como compartidas.
Los costos adicionales por alojamiento de más alta categoría serán sufragados por el viajero.
Cuando los miembros de la familia o los amigos acompañen al empleado en un viaje por
motivos profesionales, los cargos que superen el costo del alojamiento individual serán
sufragados por el empleado.
Comidas
La asignación diaria promedio aprobada para las comidas es de $40. En circunstancias
excepcionales los supervisores podrán aprobar una asignación diaria promedio superior
para las comidas.
Transporte en tierra
Con la aprobación de su supervisor, un empleado que viaje por asuntos diocesanos podrá
alquilar un vehículo cuando no exista otro medio de transporte más económico, o cuando
tal alquiler facilite el cumplimiento de ese asunto diocesano. Debe elegirse las alternativas de alquiler de más bajo costo. Visto que la diócesis tiene seguro automotor, debe renunciarse a los seguros adicionales.
Los cargos por el uso de taxis, buses y otros medios de transporte son reembolsables.
Teléfono
La Diócesis reembolsará las llamadas telefónicas relacionadas con el trabajo así como
una breve llamada a casa todos los días durante el tiempo en que se esté de viaje fuera del
área. En lo posible, las llamadas deben ser cargadas en una tarjeta de crédito telefónico y
no a través del hotel, para reducir los gastos.
Gastos no reembolsables
Los gastos que no tengan relación con la actividad profesional no son reembolsables.
Algunos ejemplos de gastos no reembolsables son: el costo de películas u otros entretenimientos, recibos de bares, material de lectura, gastos de comidas de invitados personales, y pérdidas debidas a robos o extravíos.
Reporte de gastos para reembolso
Se requieren los reportes exactos y completos de los gastos de viaje, junto con los recibos
detallados, para todos los gastos de viajes reembolsables. No son suficientes para el re-
embolso los informes de las tarjetas de crédito en vez de los recibos originales. Los reportes de gastos requieren de la aprobación firmada del supervisor.
Adelantos de dinero para los viajes
Si bien se prefiere el reembolso, los empleados pueden solicitar un adelanto de dinero
para el viaje, si es necesario. Los empleados que hayan recibido adelantos de dinero deben presentar un reporte detallado de gastos junto con los recibos una vez terminado el
viaje. El reporte debe tener la aprobación firmada del supervisor del empleado. Los fondos que no se hayan usado deben ser devueltos a la Diócesis en ese momento.
COMUNICACIONES
Teléfonos celulares / Asistentes personales digitales o Dispositivos inalámbricos de mensajería
La Diócesis no compra ni reembolsa a los empleados por la compra de teléfonos celulares.
Sin embargo, según su discreción, los Directores de División en la Cancillería y los Párrocos/Administradores/Directores de Vida Diocesana pueden autorizar el pago del servicio mensual del teléfono celular/ asistentes personales digitales o dispositivos inalámbricos de mensajería y los cargos por tiempo en el aire para aquellos empleados cuyos trabajos requieran estar accesibles en todo momento, que pasan gran parte de su tiempo en
citas fuera de la oficina, o que participan frecuentemente de reuniones en horarios vespertinos. Este pago se mantendrá dentro de los límites de los presupuestos departamentales aprobados de la Parroquia o Cancillería.
Los empleados cuyos trabajos no requiera del uso de un teléfono celular/ asistentes personales digitales o dispositivos inalámbricos de mensajería, pero que poseen teléfonos
celulares y los usen a veces para hacer llamadas relacionadas con el trabajo, pueden presentar copias de sus facturas de teléfono celular personales para ser reembolsados por las
llamadas de trabajo. En este caso, se espera que el uso profesional sea en cantidad muy
limitada y el reembolso sea cargado al presupuesto aprobado para los gastos telefónicos.
También, en este caso, la Diócesis sólo reembolsará los gastos de tiempo en el aire para
las llamadas de trabajo.
Uso principal de teléfonos celulares /asistentes personales digitales o los dispositivos
inalámbricos de mensajería deben ser usados para llamadas de trabajo en el lugar de trabajo, excepto en el caso de una emergencia personal.
Cancillería
Los empleados cuyo uso profesional de los teléfonos celulares/ asistentes personales digitales o los dispositivos inalámbricos de mensajería haya sido aprobado deberán inscribirse en la cuenta grupal de la Diócesis. El personal de contaduría asistirá al empleado a
elegir el plan de servicio más apropiado y económico. La contaduría proveerá a los usuarios del teléfono celular/ asistentes personales digitales o los dispositivos inalámbricos de
mensajería y/o sus Directores de Departamentos copias de las facturas mensuales detalladas para la autorización de pago, y para la identificación de llamadas personales, las
cuales deberán ser rembolsadas dentro de los 10 días laborables.
Pagers/ Asistentes personales digitales con capacidad de mensajería
Dentro del proceso de presupuesto y a su discreción, el Párroco/Administrador/Director
de Vida Parroquial y los Directores de División/Departamento de la Cancillería pueden
aprobar el pago de cargos por el uso profesional de los pagers.
Teléfonos en los hogares : El uso profesional del teléfono personal en la casa del empleado puede ser reembolsado por llamada individual.
Pólizas sobre el uso de las computadoras y el Internet
La diócesis de Oakland suministra diversos recursos electrónicos de
comunicación y tecnología a sus empleados para ayudarles a cumplir sus funciones
laborales. Puede que algunos empleados usen a veces sus propios recursos electrónicos
de comunicación y tecnología para su trabajo para la Diócesis. Los empleados que usan
los recursos electrónicos de comunicación y tecnología de la diócesis y los que usan sus
propios recursos electrónicos de comunicación y tecnología para su trabajo para la
Diócesis deben hacerlo de acuerdo con los términos y las condiciones de esta póliza. El
incumplimiento de las pólizas diocesanas sobre el uso de los recursos electrónicos de
comunicación y tecnología puede ser causa de medidas disciplinarias, hasta e incluyendo
el despido laboral.
Definición de recursos electrónicos de comunicación y tecnología.
Los
recursos electrónicos de comunicación y tecnología son todos los recursos electrónicos y los
medios de comunicación electrónicos incluyendo pero sin limitarse a: las computadoras y el
hardware relativo y los dispositivos periféricos, las aplicaciones de software para
computadoras y los archivos y datos asociados con éstas, la Internet, el correo electrónico,
los teléfonos, la mensajería por voz, los ADPs, los teléfonos celulares y los buscapersonas.
Propiedad y uso autorizado. Todos los recursos electrónicos de comunicación y
tecnología suministrados a los empleados por la Diócesis son propiedad de la Diócesis de
Oakland o son licenciados ésta. La diócesis concede el acceso a sus dispositivos
electrónicos de comunicación y tecnología a su discreción, dando acceso generalmente
cuando estos recursos ayudarán a un empleado a realizar su trabajo.
Como regla general, los empleados pueden usar los recursos electrónicos de
comunicación y tecnología sólo para su trabajo para la Diócesis. Los empleados pueden
usar de modo circunstancial los recursos dispositivos electrónicos de comunicación y
tecnología de la Diócesis (comunicaciones personales breves y ocasionales, y uso breve
de la Internet con fines personales durante el horario de las comidas y otros descansos)
para su uso personal si esto no impide el desempeño de sus funciones laborales y si esto
no implica la violación de ninguna otra póliza diocesana.
Al final de su empleo los empleados deben devolver a la Diócesis todos los
recursos electrónicos de comunicación y tecnología que le fueron suministrados por la
Diócesis y que no hayan sido devueltos anteriormente.
Usos inapropiados. Los empleados no pueden usar los recursos electrónicos de
comunicación y tecnología de la diócesis de manera no congruente con la ley, las pólizas
diocesanas y el interés de la Diócesis. En ningún caso un empleado podrá usar los
recursos electrónicos de comunicación y tecnología de la diócesis para transmitir, recibir o
almacenar información que viole las pólizas diocesanas tales como están contenidas en el
Manual del Personal Empleado.
Acceso de la Corporación a los recursos electrónicos de comunicación y
tecnología; no hay derecho a la privacidad. Todos los datos, información y mensajes
enviados, recibidos o almacenados en los recursos electrónicos de comunicación y
tecnología de la Diócesis de Oakland son propiedad de la Diócesis, independientemente del
contenido. De este modo, la Diócesis se reserva el derecho a acceder a todos los datos, la
información y los mensajes enviados, recibidos o almacenados en sus recursos electrónicos
de comunicación y tecnología en cualquier momento y por cualquier motivo, con o sin
aviso a los empleados.Algunos de los recursos electrónicos de comunicación y tecnología
de la Diócesis tienen acceso sólo después de haber ingresado una contraseña. El fin de las
contraseñas es evitar el acceso no autorizado a la información. Sin embargo, las
contraseñas no conceden a ningún empleado el derecho a la privacidad. Como resultado
de ello, si bien los empleados pueden guardar sus contraseñas para acceder a los recursos
electrónicos de comunicación y tecnología, los empleados no pueden esperar que la
información mantenida en estos recursos, incluyendo el correo electrónico y la mensajería
por voz, sea privada. Los empleados no tienen derecho a la privacidad sobre los datos o a
la información enviados, recibidos o almacenados en los recursos electrónicos de
comunicación y tecnología diocesanos, incluyendo la información o los mensajes que
sean personales. Los empleados no deben compartir sus contraseñas ni acceder a los
sistemas de sus compañeros de trabajo sin autorización expresa.
La Internet. La Diócesis da a ciertos empleados el acceso a Internet. Como regla
general los empleados pueden usar la Internet sólo con los fines de su trabajo diocesano;
los empleados pueden usar de modo circunstancial la Internet con fines personales
durante los horarios de comidas u otros descansos si esto no implica la violación de
ninguna otra póliza diocesana.
Los empleados no pueden acceder a, descargar ni distribuir material o información
que viole cualquier póliza diocesana. La Diócesis puede a su discreción usar un filtro u
otro sistema para limitar el acceso a materiales o sitios Web inapropiados.
Uso del software. Está prohibido a los empleados instalar o borrar software en las
computadores de la Diócesis sin el permiso previo del Departamento de MIS (Management Information Systems). Los empleados no tienen permiso para hacer copias del
software propiedad de la Diócesis ni para dar el software de la Diócesis a otras personas.
El software que es propiedad de la diócesis puede ser usado sólo para el trabajo de la
diócesis si éste ha sido entregado por el Director de MIS y si la licencia y el comprobante
de compra son guardados en la estación de trabajo del empleado, previa entrega de un
copia al Director de MIS.
Información confidencial. La diócesis de Oakland tiene mucho cuidado sobre la
protección de la información confidencial. Cualquier información confidencial transmitida
por los recursos electrónicos de comunicación y tecnología debe llevar adjunta la
inscripción de confidencialidad:
"Este mensaje contiene información confidencial y está destinado sólo a la
persona nombrada. Si usted no es el destinatario nombrado usted no puede
difundir, distribuir ni copiar este mensaje de correo electrónico. Informe
inmediatamente al remitente por correo electrónico si usted ha recibido este
correo electrónico por error, y borre este correo electrónico de su sistema. Si
usted no es el destinatario previsto, se le informa que revelar, copiar,
distribuir o realizar cualquier acción basándose sobre el contenido de esta
información está terminantemente prohibido”.
Seguridad. La Diócesis de Oakland ha instalado una variedad de programas y
dispositivos para asegurar la seguridad de sus recursos electrónicos de comunicación y
tecnología. Los empleados no deben sabotear, alterar, desactivar ni remover ningún
dispositivo ni ningún software de seguridad de los recursos electrónicos de comunicación y
tecnología diocesanos.
Uso de los recursos electrónicos de comunicación y tecnología que son
propiedad de los empleados. La Diócesis reconoce que los empleados puedan poseer
algunos recursos electrónicos de comunicación y tecnología y que puedan hacer uso de ellos
ocasionalmente en el ejercicio de sus funciones laborales. Los empleados que usan sus
propios recursos electrónicos de comunicación y tecnología durante su trabajo para la
Diócesis deben hacerlo de un modo coherente con las pólizas diocesana.
Todos los datos, información y mensajes enviado, recibidos, creados o almacenados por un
empleado durante su trabajo para la diócesis y que sean cargados en cualquier ordenador que
sea propiedad del empleado deben ser borrados de la computadora del empleado al final de
su empleo en la Diócesis de Oakland.
SISTEMAS DE MENSAJES DE VOZ, CORREO ELECTRÓNICO E INTERNET
DE LAS OFICINAS
Acceso a las comunicaciones de voz y de computadora
Aunque los sistemas diocesanos de mensajes de voz y computadora (correo electrónico)
se proveen con propósito profesional, la Diócesis reconoce que los empleados pueden
incidentalmente usar esos sistemas para mensajes personales. Los mensajes personales
serán tratados del mismo modo que los mensajes profesionales, y podrán ser accedidos
por la administración diocesana por diversos motivos. Cualquier cosa enviada, recibida o
compartida en cualquier mensajería de voz o sistema de computadora puede ser leída,
escuchada o copiada.
Control de contraseñas
Un registro de todas las contraseñas (mensajes de voz y computadora) usadas por todos
los empleados diocesanos es mantenido por el Departamento MIS (Manager of Information Systems – Administrador de Sistemas de Información), o por un individuo designado
en la parroquia. Cada empleado está obligado a reveler su contraseña al MIS al recibir
acceso inicial a estos sistemas y cada vez que realice un cambio de contraseña. Esto permitirá a la administración acceder a los sistemas diocesanos cuando sea necesario – por
ejemplo, en casos de emergencia, cuando los empleados no estén disponibles para acceder por sí mismos a los sistemas. A menos que tengan autorización, los empleados no
tienen permiso para usar ninguna contraseña excepto la personal para acceder a ninguna
parte de los sistemas diocesanos de mensajes de voz o computadora.
Uso de sistemas electrónicos
El sistema diocesano de mensajes de voz, puede ser usado sólo de una manera responsable. Los siguientes principios de acción se aplican a todo uso de este sistemas:
• Ese sistema no pueden ser usado para enviar o recibir ninguna comunicación
o material que pueda ser entendido razonablemente como ofensivo, inquietante, discriminatorio o acosador.
• Este sistema no puede ser usado para enviar o recibir ninguna comunicación o
material que desacredite o ridiculice un individuo o una entidad.