análisis digital de recursos corporativos

ANÁLISIS DIGITAL DE RECURSOS CORPORATIVOS
Índice
1.
Introducción
2.
Cláusulas específicas para la supervisión del cumplimiento de la política de
confidencialidad
3.
Configuración de sistemas: Advertencias y recordatorios permanentes
4.
Formación continua
5.
Periodicidad y orden
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1.- Introducción
Puesto que es frecuente encontrar personal que hace uso indistinto de los recursos
corporativos, ya sea para fines privados, personales o profesionales, es necesario
desarrollar una política de protección, que contemple la posibilidad de emplear métodos
de investigación, monitorización y seguimiento.
Ya que el carácter de la información privada impide, en muchas de las ocasiones, la
realización de esas investigaciones, cuando no media orden judicial, es preciso
garantizar, mediante una implementación normativa acorde con la legislación, la
posibilidad de controlar la totalidad de los recursos de una empresa.
La optimización del empleo de los recursos para la mejora de la eficiencia, así como la
gestión para la reducción de pérdidas por fugas de información confidencial, requiere un
seguimiento pormenorizado que hoy día es posible mediante el uso de tecnologías de
monitorización de vehículos y sistemas de comunicaciones (incluyendo los dispositivos y
terminales).
Para que sea posible la realización de tareas de monitorización y seguimiento de
actividades de los empleados de una empresa, es preciso que estos sean regularmente
informados sobre las políticas de protección de recursos corporativos, así como
reconocer sus responsabilidades penales y disciplinarias, además de comprometerse a
hacer uso de los recursos que la empresa pone a su disposición de acuerdo a las normas
establecidas.
En los siguientes apartados se encuentran unas recomendaciones que facilitan, desde un
punto de vista legal, el análisis de los datos contenidos en los recursos corporativos de
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una empresa, destinado a establecer la legitimidad de su uso.
2.- Cláusulas específicas para la supervisión del cumplimiento de la política de
confidencialidad
La empresa deberá incluir en el contrato de todos sus empleados, una cláusula en la que
se especifique la política de uso de los recursos de la empresa, así como la política de
revisión y auditoría de los sistemas de comunicaciones e información, con la única
finalidad de asegurar el cumplimiento de la política de confidencialidad. Será redactada
de manera que a la firma del contrato el empleado:
a) Consienta la monitorización permanente o aleatoria de todos los recursos
corporativos que utilice, independientemente de cómo (formato y medio) se realice la
transferencia de información
b) Renuncie a utilizar los recursos corporativos con fines personales, de forma
que nunca gestionará información de carácter privado ni personal a través de la
infraestructura corporativa, aunque fuera con dispositivos particulares.
3.- Configuración de sistemas: Advertencias y recordatorios permanentes
La empresa deberá configurar sus recursos de manera que aparezcan advertencias sobre
el obligado cumplimiento de las políticas de confidencialidad, incluyendo siempre
recordatorios
de
la
política
de
monitorización
permanente.
Dichas
advertencias/recordatorios deberán ser aceptadas por el usuario cada vez que se
autentique en los sistemas, no siendo posible el uso de los recursos sin aceptarlas.
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4.- Formación continua
Así mismo, la empresa debe realizar unas jornadas de formación periódicas, en las que
se hará hincapié en los procedimientos de auditoría destinada a la supervisión de la
correcta aplicación de la política de confidencialidad.
5.- Periodicidad y orden
En caso de no realizarse una monitorización continua, deberá establecerse un orden en
la monitorización de los dispositivos corporativos, con el fin de evitar conductas no
éticas, además de especificar la frecuencia con la que se procederá a la realización de
análisis o auditorías de los recursos corporativos.
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