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Resumen Ejecutivo del Informe Definitivo Nº 2-15-14
Examen de la cuenta (ingresos, gastos y bienes) del Instituto Autónomo para el Poder Comunal
del Estado Táchira – INAPCET, Ejercicio Fiscal 2012
DIRECCIÓN DE CONTROL DE LA ADMINISTRACIÓN DESCENTRALIZADA
RESUMEN EJECUTIVO DEL INFORME DEFINITIVO Nº 2-15-14
EXAMEN DE LA CUENTA (INGRESOS, GASTOS Y BIENES), DEL INSTITUTO
AUTÓNOMO PARA EL PODER COMUNAL DEL ESTADO TÁCHIRA – INAPCET,
EJERCICIO FISCAL 2012
Características Generales del Ente Evaluado.
El Instituto Autónomo para el Poder Comunal del Estado Táchira (INAPCET) fue creado
mediante Ley, aprobada por el Consejo Legislativo del Estado Táchira y publicada en Gaceta
Oficial del Estado Táchira de fecha 06 de noviembre de 2008, Nº Extraordinario 2156, con
reforma parcial publicada en Gaceta Oficial del Estado Táchira de fecha 12 de abril del 2013,
Nº Extraordinario 4099; es un ente con personalidad jurídica y patrimonio propio, de carácter
técnico político, constituido con personal altamente calificado para cumplir funciones
específicas como: Promoción, consolidación, educación, orientación, apoyo técnico,
acompañamiento, financiamiento, desarrollo, adiestramiento y capacitación en la formulación
de proyectos de las distintas organizaciones comunitarias del Estado Táchira. Misión: “El
Instituto Autónomo para el Poder Comunal del Estado Táchira (INAPCET), es un ente del
Ejecutivo Estadal que promueve la participación y organización comunitaria a través de la
formulación, ejecución y seguimiento de planes, programas y proyectos, para el desarrollo de
sus potencialidades y con el fin de mejorar su calidad de vida.”, Visión: “La visión del
Instituto Autónomo para el Poder Comunal del estado Táchira (INAPCET), es ser la
institución líder en la promoción y apoyo a la organización comunitaria.”
Alcance y Objetivos de la Actuación.
La presente actuación fiscal se orientó hacia la evaluación selectiva de la cuenta (ingresos,
gastos y bienes), verificación del cumplimiento de los objetivos y metas, aspectos
constitucionales, legales y sub-legales, así como la sinceridad y exactitud de las operaciones
relativas a las mismas, correspondientes al ejercicio fiscal 2012.
“Hacia la transparencia de la Gestión Pública”
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Examen de la cuenta (ingresos, gastos y bienes) del Instituto Autónomo para el Poder Comunal
del Estado Táchira – INAPCET, Ejercicio Fiscal 2012
Como objetivo general se estableció: Evaluar los aspectos administrativos, presupuestarios,
financieros y legales de las operaciones relativas a las cuentas de Ingresos, Gastos y Bienes
Públicos; así como la evaluación de la gestión del INAPCET, para el ejercicio fiscal 2012.
Como objetivos específicos se establecieron: Verificar el cumplimiento de las disposiciones
legales, sublegales y reglamentarias aplicables; Comprobar la veracidad y exactitud de las
operaciones en la administración, manejo y registro contable de los ingresos percibidos;
Comprobar la veracidad, sinceridad y exactitud de las operaciones presupuestarias en relación
a la cuenta de gastos; Verificar el proceso de adquisición, registros contables, formación de
inventarios, manejo, custodia y rendición de cuentas de los bienes públicos; Determinar el
cumplimiento de los objetivos y metas previstos en el Plan Operativo Anual; Verificar que la
información presentada en la Memoria y Cuenta se corresponda con la cuenta rendida por el
Ente Auditado; Calificar las cuentas objeto de análisis y declarar o no su fenecimiento y
Verificar que las contrataciones que haya efectuado el organismo o ente a auditar,
relacionadas con auditores, consultores y profesionales independientes en materia de control,
las personas naturales o jurídicas que las representan, se encontraban inscritas en el Registro
que al efecto lleva la Contraloría General de la República.
Observaciones Relevantes.
1. El funcionario encargado de la recepción, custodia y manejo de los bienes muebles e
inmuebles del Instituto, durante el ejercicio fiscal 2012; no presentó caución. Vulnerando la
Ley de la Administración Financiera del Sector Público del Estado Táchira, Artículo 107 “Los
funcionarios encargados de la administración y liquidación de ingresos estadales o de la
recepción, custodia y manejo de fondos o bienes públicos, prestarán caución antes de entraren
ejercicio de sus funciones,(…)”. Situación motivada a la falta de mecanismos de control
interno, que regulen la obligación por parte del Instituto, de exigir la prestación de caución a
los funcionarios designados a tal efecto; trayendo como consecuencia, que el INAPCET no
contó con las garantías necesarias que permitan proteger el patrimonio público, (Hallazgo que
es reiterativo en el Informe Definitivo N° 2-05-13 de fecha 30-05-2013).
2. En los procedimientos de selección de contratistas Nros.: INAPCET CA-01-2012 e INAPCET
CC-03-2012; la Comisión de Contrataciones aprobó como participantes calificados a las
empresas asistentes; sin embargo, en ambos procedimientos las Garantías de Mantenimiento
de la Oferta, fueron presentadas mediante cheques y no a través de fianza o caución.
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Contrario a lo indicado en el Pliego de Condiciones “(Omissis) Como garantía de
Mantenimiento de la oferta debe presentar Fianza o Caución que deberá mantenerse vigente
hasta la suscripción del contrato, con el fin de garantizar el sostenimiento de la oferta
beneficiada con la adjudicación. El INAPCET establece como monto de GARANTIA DE
MANTENIMIENTO DE LA OFERTA una fianza o caución por el dos por ciento (2%) de la
Oferta a presentar”. Producto de debilidades de control, por parte de la Comisión de
Contrataciones, al no realizar la revisión efectiva de la información suministrada por las
empresas, con sujeción a los criterios establecidos en el Pliego de Condiciones. Circunstancia
que afectó la confiabilidad y sinceridad del procedimiento de selección.
3. El Instituto celebró contratos a través de órdenes de compra o servicio para adquirir bienes y
servicios, sin aplicar el procedimiento de selección de contratistas, bajo la modalidad de
Consulta de Precios. Contrario a lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas, artículo
73. Situación motivada a que las máximas autoridades, no han realizado la adecuación de los
mecanismos de control internos establecidos, de conformidad con lo establecido en la Ley de
Contrataciones Públicas y su Reglamento. Lo que trae como consecuencia, contratar con
empresas que no posean la capacidad legal, financiera y/o técnica, acordes a las condiciones
derivadas de la contratación. (Hallazgo que es reiterativo en el Informe Definitivo N° 2-05-13
de fecha 30-05-2013).
4. En los procedimientos de selección de contratistas llevados a cabo por la Unidad de
Compras durante el ejercicio fiscal 2012, para la adquisición de bienes y prestación de
servicios, por consulta de precios; no se realizaron: actividades previas a la
contratación, acta de inicio del procedimiento, recepción y análisis de las ofertas,
informe de recomendación y notificación a los beneficiarios de la adjudicación.
Contraviniendo el Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas, Artículos 7, 107 y
126. Esto se debe a que las máximas autoridades no han realizado la adecuación de los
mecanismos de control interno establecidos, que requieran a la Unidad de Compras,
realizar la adquisición de bienes y prestación de servicios, con sujeción a lo establecido
en el marco legal; trayendo como consecuencia que no se garantice la contratación de
bienes o servicios con empresas cuya oferta sea la más conveniente a los intereses del
Instituto.
5. El Instituto no incorporó al presupuesto de gastos, los ingresos por concepto de Otros
Ingresos Financieros, por Bs. 29.563,49. Contrario a lo indicado en la Ley de la
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Administración Financiera del Sector Público del Estado Táchira, artículo 13 y 16. Debido a
la falta de mecanismos de control interno, que aseguren la incorporación en el presupuesto de
gastos, los ingresos recaudados; lo que trae como consecuencia, que no se disponga
presupuestariamente de dichos recursos financieros.
6.
El Instituto, no realizó el registro de la ejecución financiera del presupuesto de ingresos, por
Bs. 97.295.840,04. Contraviniendo la Ley de la Administración Financiera del Sector Público
del Estado Táchira, Artículo 31 “Los presupuestos de los entes descentralizados
funcionalmente sin fines empresariales comprenderán sus ingresos, gastos y financiamientos.
Los presupuestos de ingresos incluirán todos aquellos que se han de recaudar durante el
ejercicio. (Omissis)”. Motivado a que las máximas autoridades, no han creado los
mecanismos de control interno que regulen el registro presupuestario de los ingresos;
trayendo como consecuencia, que la Dirección de Administración, no cuente con la
información oportuna sobre los recursos financieros por recaudar.
7. El Instituto realizó erogación según orden de pago N° 00000635de fecha 13-09-2012, por Bs.
16.277,68, por concepto de mantenimiento de impresoras de la institución; sin que se
evidencie la orden de servicio respectiva. Vulnerando el Reglamento Nº 1 de la Ley de la
Administración Financiera del Sector Público del estado Táchira, Artículo 2 “Se considera
ordenado un gasto cuando por acto de autoridad competente se disponen o formalizan
obligaciones, previo cumplimiento de las Leyes, Normas y Procedimientos aplicables. (…)
(Omissis)”. Motivado a debilidades por parte de la Unidad de Compras, en la aplicación de
los mecanismos de control interno establecidos; trayendo como consecuencia, que no se
garantice el cumplimiento de las obligaciones contraídas por las partes.
8. El instituto procedió a pagar adquisiciones de bienes y prestación de servicios, sin verificar el
cumplimiento de los mismos, mediante control perceptivo. Contraviniendo la Ley de
Contrataciones Públicas, artículo 116. Lo antes señalado, se debe a la ausencia de
mecanismos de control interno, en lo relativo a regular la solicitud ante la Unidad de
Auditoría Interna, a los efectos de realizar de manera conjunta los controles perceptivos de los
bienes y/o servicios adquiridos. Lo que trae como consecuencia, que el Instituto no logró
constatar si dichas adquisiciones, fueron entregadas conforme a las características requeridas.
9. El Instituto realizó pagos por concepto de viáticos, los cuales no presentan la relación de
gastos que soporten dichas erogaciones. Incumpliendo la Ley de la Administración Financiera
del Sector Público del Estado Táchira, Artículo 53 “Ningún pago puede ser ordenado sino
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para pagar obligaciones válidamente contraídas y causadas, salvo los avances o anticipos que
se autoricen conforme a disposiciones legales o reglamentarias. (Omissis)”. Motivado a la
falta de supervisión, seguimiento y control sobre la normativa interna establecida. Lo que trae
como consecuencia, el riesgo de que dichas erogaciones sean utilizadas para fines distintos a
los previstos. (Hallazgo que es reiterativo en el Informe Definitivo N° 2-05-13 de fecha 3005-2013).
10. El Instituto no cumplió las metas M.3, M.4 y M.5 previstas en el Plan Operativo Anual 2012
Contrario a la Ley de la Administración Financiera del Sector Público del Estado Táchira,
artículo 18 “Las autoridades correspondientes, encargadas de las metas y objetivos
presupuestarios, responderán del cumplimiento de los mismos y la utilización eficiente de los
recursos asignados”. Lo que obedece a debilidades de control interno, por parte de la Gerencia
de Proyectos Comunales, al no efectuar oportunamente la reprogramación de las metas
previstas. Lo que trajo como consecuencia, que el Instituto alcanzara solo el 92% de la meta
M.3, el 48% de la meta M.4 y el 60% de la meta M.5.
Conclusiones.
Sobre la base de los resultados obtenidos, se concluye: En cuanto al cumplimiento de las
disposiciones legales, sub-legales y reglamentarias aplicables; el funcionario encargado del
manejo de los bienes no prestó caución; la Comisión de Contrataciones en los procedimientos
de selección de contratistas calificó empresas, cuyas Garantías de Mantenimiento de la Oferta,
fueron presentadas mediante cheques y no a través de fianza o caución; no se aplicó el
procedimiento de selección de contratistas, bajo la modalidad de consulta de precios en los
contratos celebrados para adquirir bienes y servicios; la Unidad de Compras no realizó las
actividades previas a la contratación en los procedimientos de selección de contratistas. En
relación a la veracidad y exactitud de las operaciones en la administración, manejo y registro
contable de los ingresos percibidos; el Instituto, no incorporó lo recaudado por concepto de
Otros Ingresos Financieros percibidos, por Bs. 29.563,49 al presupuesto de gastos; asimismo,
no realizó el registro de la ejecución financiera del presupuesto de ingresos por la cantidad de
Bs. 97.295.840,04. Con respecto a la veracidad, sinceridad y exactitud de las operaciones
presupuestarias en relación a la cuenta de gastos; el Instituto, realizó pagos sin orden de
servicio que soporte la formalización del compromiso; además, adquirió bienes y servicios,
sin efectuar el control perceptivo; pagos por concepto de viáticos, sin relación de gastos que
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lo soporten. Con respecto al cumplimiento de los objetivos y metas previstos en el Plan
Operativo Anual; se determinó que el INAPCET para el Programa 02 “Proyectos para el
Desarrollo Comunal”; alcanzó solo el 92% de la meta M.3, el 48% de la meta M.4 y el 60%
de la meta M.5. Con respecto a la calificar las cuentas objeto de análisis y declarar o no su
fenecimiento; las mismas se rechazan, de conformidad con los artículos 56 y 57 de la Ley de
la Contraloría del Estado Táchira, debido a las observaciones encontradas en la actuación
fiscal. En tal sentido, no se otorga el fenecimiento.
Recomendaciones.
1. Implementar por parte de las máximas autoridades mecanismos de control interno, que
regulen la obligación de exigir la prestación de caución al funcionario responsable de la
custodia y manejo de los bienes muebles e inmuebles del Instituto, antes de entrar en el
ejercicio de sus funciones; a los fines de que el INAPCET cuente con las garantías
necesarias en salvaguarda del patrimonio público.
2. Implementar mecanismos de control interno por parte de la Comisión de Contrataciones,
que permitan en los procedimientos de selección de contratista por concurso abierto y
concurso cerrado:
o Regular la elaboración de los pliegos de condiciones, considerando cada uno de los
requisitos exigidos en el marco legal vigente que regula la materia; a fin de proporcionar a
los interesados en participar, información clara y precisa, así como las reglas básicas,
requisitos o especificaciones que van a regular la modalidad de selección.
3. Las máximas autoridades deben adecuar los mecanismos de control interno establecidos,
que garantice a la Unidad de Compras, efectuar los procedimientos de adquisición de
bienes y/o prestación de servicios de hasta cinco mil unidades tributarias (5.000 U.T.), de
conformidad con lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento; a
fin de asegurar que la selección de empresas contratistas bajo la modalidad de Consulta de
Precios, se realice de acuerdo a la capacidad legal, financiera y/o técnica y acordes a las
condiciones derivadas de la contratación.
4. Implantar por parte de la máxima autoridad, mecanismos de control interno que aseguren
la incorporación en el presupuesto de gastos, los ingresos recaudados durante el año de la
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cuenta por concepto de intereses generados en cuentas bancarias; a fin de disponer
presupuestariamente de dichos recursos financieros al cumplimiento de metas y objetivos,
en beneficio de la gestión del Instituto.
5. Las máximas autoridades del Instituto deben crear los mecanismos de control interno que
regulen el registro presupuestario de los ingresos en sus etapas de devengado, liquidado ó
recaudado, de conformidad con la normativa legal que rige la materia; a objeto de que la
Dirección de Administración, cuente con información oportuna sobre los recursos
financieros por recaudar durante el año, en observancia de los principios presupuestarios y
de contabilidad del sector público.
6. La Unidad de Compras - Dirección Administrativa, debe garantizar la aplicación de las
normas de control interno establecidas en el Manual vigente de dicha Dirección, en lo
relativo a la ordenación de los compromisos a través de la elaboración de órdenes de
compra, servicios y/o contratos, de acuerdo al marco legal vigente; a fin de garantizar el
cumplimiento de las obligaciones contraídas por las partes, así como, el suministro
oportuno de los bienes requeridos por el Instituto.
7. Implementar mecanismos de control interno, en la Unidad de Compras, en lo relativo a
regular la solicitud ante la Unidad de Auditoría Interna, a los efectos de realizar de manera
conjunta los controles perceptivos de los bienes y/o servicios adquiridos, y en la
suscripción del Acta correspondiente; con la finalidad de constatar si dichas adquisiciones,
fueron entregadas conforme a las características requeridas.
8. Reforzar los mecanismos de supervisión, seguimiento y control que garanticen la
aplicación de la normativa interna establecida para la elaboración de la relación de gastos
de viaje, antes de la ordenación de pagos por concepto viáticos; a objeto de asegurar que
las erogaciones sean utilizadas para los fines previstos, en observancia de los principios de
legalidad y transparencia necesarias en el fortalecimiento del sistema de control interno
administrativo del INAPCET.
9. Implementar mecanismos de control interno, en la Gerencia de Proyectos Comunales, en
lo relativo a la elaboración y presentación oportuna de la reprogramación de las metas
previstas en el Plan Operativo Anual; a los fines de garantizar el cumplimiento de los
principios de eficiencia, eficacia, transparencia y responsabilidad que deben prevalecer en
los resultados de la gestión del INAPCET.
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