procedimiento facturacion y compra venta interna

Facturación y Compra Venta Interna
Facultad de Ciencias
Administración
PROCEDIMIENTO FACTURACION
Y COMPRA VENTA INTERNA
Revisión: 5
Página 1 de 5
Facturación y Compra Venta Interna
Facultad de Ciencias
Administración
1.
Página 2 de 5
PROPOSITO
1.1
2.
Revisión: 5
Dictar las actividades relacionadas con el proceso de Facturación
ALCANCE
2.1
El presente Procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.4
(Compras) de la Norma ISO 9001:2008.
2.2
3.
El procedimiento se aplica al área de Administración
PROCEDIMIENTOS Y/O DOCUMENTOS RELACIONADOS
Nombre del Procedimiento
Control de Documentos
Control de Registro
4.
DEFINICIONES
4.1
4.2
CVI: Compra venta interna
AUGE: Administración Universitaria y Gestión Económica
5.
RESPONSABILIDADES
5.1
La responsabilidad por el cumplimiento del procedimiento recae sobre la Dirección
Económica, Jefe de Contabilidad y Analista de Facturación
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1
El Jefe de Contabilidad, recibe el Formulario de Solicitud de Facturación y C.V.I.
proveniente desde los departamentos y académicos que la solicitan, revisándolos
y efectuando V°B° a través de su firma
6.2
Una vez recepcionada Formulario de Solicitud de Facturación o CVI. por el Jefe de
Contabilidad este confecciona la Factura electrónica correspondiente y lo envía al
Analista Contable de Facturación, para confección de Factura o CVI
6.3
El o los Analista(s) Contable(s) de Facturación confecciona Factura o CVI, asigna
número de solicitud según correlativo correspondiente e incorpora número de
Facturación y Compra Venta Interna
Facultad de Ciencias
Administración
Revisión: 5
Página 3 de 5
factura o de CVI al Formulario de Solicitud de Facturación o CVI.
6.4
El Analista Contable de Facturación, precede a confeccionar e ingresar la Factura
en el sistema AUGE para su contabilización, generando Comprobante de
Contabilidad.
6.5
El Analista Contable de Facturación una vez confeccionada la Factura o Compra
Venta Interna se envía a los clientes.
6.6
El Analista Contable de Facturación llegada la fecha de vencimiento de la Factura
confeccionada, debe realizar el proceso de cobranza, llamando a las empresas
para el retiro de los Cheques.
6.7
Una vez retirados los Cheques de pago, el Analista Contable de Facturación hará
entrega a Tesorería para que sea realizada la cancelación de la Factura.
6.8
Una vez Cancelada la Factura el Analista Contable de Facturación, imprime la
Copia de Factura Cedible cancelada al cliente.
6.9
El Analista Contable de Facturación, es el encargado de archivar correlativamente
todas las Facturas, Notas de Crédito y C.V.I.
6.10
En el caso que se solicite, ya sea verbal o por e-mail una Factura para su revisión,
por algún Departamento, el Analista Contable de Facturación es el encargado de
entregar Fotocopia de Factura solicitada al Departamento o al Jefe de
Contabilidad.
6.11
En el caso de que sea solicitada, verbal o vía e-mail, una Nota de Crédito, el Jefe
de Contabilidad recibirá la solicitud para luego, ser entregada al Analista de
Facturación junto con el original de la Factura de la cual se está solicitando Nota
de Crédito.
6.12
El Analista Contable de Facturación confeccionara la Nota de Crédito y la
Ingresará al Sistema AUGE para su contabilización.
6.13
El analista Contable de facturación una vez que confección la CVI, deberá solicitar
las Firmas de autorización del Jefe de Contabilidad y de la Directora Económica.
6.14
Una vez firmada la CVI por el Jefe de Contabilidad y la Dirección Económica, se
procederá a su contabilización por parte del Analista de Facturación en el sistema
AUGE.
6.15
Al momento de realizar la cobranza por el Analista Contable de Facturación, se
retiraran los Documentos de Pago y serán entregados a Tesorería para su
cancelación y archivo
Facturación y Compra Venta Interna
Facultad de Ciencias
Administración
Página 4 de 5
7.
REFERENCIAS
7.1
Ley N° 830 Código Tributario
Decreto Ley N° 825 sobre impuestos a las ventas y servicios.
Instructivo N° 38/2008 sobre procedimiento de incobrables.
8.
REGISTROS
Nombre
Responsable
Formulario
de Solicitud
Facturación o C. V. I.
Factura Afecta
Factura Exenta
Factura Exenta Arancel
C. V. I.
Comprobante de Contabilidad
Notas de Crédito
9.
Almacenamiento
CVI-Facturas
Exentasde Analista Contable de
Facturas Afectas y Notas de
Facturación
Crédito.
Analista Contable de
Facturas Afectas
Facturación
Analista Contable de
Facturas Exenta
Facturación
Analista Contable de
Factura Exenta Arancel
Facturación
Analista Contable de
C. V. I.
Facturación
Analista Contable de Facturas
Afecta,
Factura
Facturación
Exenta o C. V. I.
Analista Contable de
Facturas Notas de Crédito
Facturación
LISTA DE PÁGINAS ACTUALIZADAS
Revisión
0
1
1
1
2
3
4
Revisión: 5
Fecha
Modificación
Actualización
Página
Ítem
28/09/2009
28/10/2010
28/10/2010
28/10/2010
06/12/2011
19/11/2012
09/10/2013
2
3
4
3
3
4
6.3
6.5
8
6.11
6.4-6.5
7.1
Síntesis
modificación
Se
incluye
referencia
instructivo 38 y
código tributario
Facturación y Compra Venta Interna
Facultad de Ciencias
Administración
Revisión: 5
Página 5 de 5
4
09/10/2013
4
8
5
08/10/2015
2
3
4
6.1, 6.2, 6.3
6.8
8
Se incluye registro
factura
exenta
arancel
Se especifica la
redacción de los
ítems
indicados
porque ahora estos
documentos
se
generan
electrónicamente
(Facturas,
Notas
de Crédito, entre
otros)