código de conducta

CÓDIGO DE CONDUCTA
“Desempeño con integridad”
1 de mayo de 2010
Copyright: SAUDI BASIC INDUSTRIES CORPORATION 2010. Reservados todos los derechos
Mensaje del director ejecutivo acerca de la integridad
¡Desempeño con integridad! Estos son los cimientos sobre los que se asienta SABIC y sobre
los que seguimos cresciendo para cubrir los objetivos de SABIC 2020. Debemos mantenernos
a la altura de los más elevados principios éticos cada día, en cada transacción y en cada lugar
en el que llevemos a cabo nuestras actividades comerciales . . . sin compromiso. Tenemos que
crear una cultura en la que los empleados estén seguros y cómodos, sabiendo que se tratarán
todas los cuestiones relacionadas con el cumplimiento de las normas y que no habrá
consecuencias negativas para aquellos que den a conocer algún problema. El Código sentará
unos cimientos uniformes para seguir creciendo en el marco de nuestros valores de 1 SABIC.
El Código:
• Inspirará gracias al conocimiento común y bien definido de los límites éticos en
que operamos que este Código les otorga.
• Hará que nuestro variado personal se comprometa de forma que entre todos
mantengamos un entorno de trabajo de respeto y cordialidad.
• Generar un marco sostenible para el cumplimiento y el mantenimiento de la
integridad que subyazga a la innovación en productos, procesos y soluciones en
un mundo con un alto grado de regulación normativa.
• Conseguir crecer haciendo que nuestros empleados, clientes y socios
empresariales estén seguros de que siempre llevaremos a cabo nuestras
actividades empresariales sin comprometer nuestra integridad.
Las consecuencias de no adoptar una cultura de arraigado cumplimiento pueden ser graves y
penosas. No hay más que abrir el periódico para encontrar noticias sobre empresas
sumergidas en procesos de implosión, ejecutivos que van a la cárcel y empleados que pierden
sus puestos de trabajo a causa de actividades de cártel ilegales, sobornos a autoridades
oficiales o escándalos relacionados con las cuentas financieras. Cada uno de nosotros es
responsable de mantener una cultura de cumplimiento en la que este tipo de actividades no
puedan echar raíces.
Para garantizar que nos mantenemos en esta cultura, le pido tres cosas a cada empleado:
(1) Que lea y comprenda nuestro Código de conducta;
(2) Que cumpla el Código de conducta (tanto en la letra como en el espíritu) en todo
lo que haga. Debe liderar con el ejemplo y no comprometer su integridad por
nada ni por nadie; y
(3) Que informe acerca de cualquier preocupación sobre cumplimiento, utilizando
para ello cualquiera de los numerosos canales que tiene a su disposición. Usted es
los ojos y los oídos de esta empresa en cuestiones de cumplimiento. Queda
estrictamente prohibido tomar represalias de cualquier tipo contra aquellas
personas que planteen o ayuden a resolver un problema de integridad.
Gracias por su compromiso de crear y mantener una cultura de integridad única en SABIC.
Mohammed Al Mady
Vicepresidente u director ejecutivo,
Saudi Basic Industries Corporation
2
Índice
MENSAJE DEL DIRECTOR EJECUTIVO ACERCA DE LA INTEGRIDAD
i
NUESTRO COMPROMISO
4
NUESTRO ENTORNO GLOBAL
5
Leyes de competencia (antimonopolio)
6
Controles de comercio exterior
10
Gestión de riesgos de productos
12
Relaciones comerciales con terceros
14
Trabajando con las administraciones públicas
16
NUESTRO LUGAR DE TRABAJO
18
Medio ambiente, salud y seguridad
19
Prácticas laborales justas
22
Conflictos de interés
24
Protección de datos / confidencialidad
26
PROTECCIÓN DE NUESTROS ACTIVOS
28
Propiedad intelectual
29
Contraloría
31
Blanqueo de capitales
33
Uso de información privilegiada y manipulación de información
sobre acciones
35
NOTIFICACIÓN DE PREOCUPACIONES SOBRE CUMPLIMIENTO
Notificación de preocupaciones sobre cumplimiento
37
38
3
Nuestro compromiso
1. Leer y comprender nuestro Código de conducta:
• Nuestro Código de conducta rige para todos los empleados, consejeros,
directivos y terceros que representen a Saudi Basic Industries Corporation y
todas las sociedades absorbidas por esta (“SABIC” o la “Empresa”).
• Conseguir una sólida comprensión de las políticas de nuestro Código de
conducta.
• Conocer los detalles de las políticas del Código relevantes para su puesto de
trabajo, así como también las políticas locales y procedimientos que respaldan
dichas políticas.
• Completar el curso de formación sobre cumplimiento que le será asignado
oportunamente.
2. Cumplir el Código de conducta (tanto en la letra como en el espíritu) en todo lo que
haga:
• Liderar con el ejemplo: crear y mantener una cultura de cumplimiento y
liderar personalmente los esfuerzos encaminados a fomentar el
cumplimiento.
• Tener en cuenta el grado de cumplimiento a la hora de contratar, evaluar y
gratificar a los empleados.
• Crear una infraestructura de prevención, detección y respuesta a los
problemas de cumplimiento.
• Identificar los riesgos para el cumplimiento en la actividad, así como crear
procesos para prevenir y gestionar dichos riesgos.
• Participar en revisiones de cumplimiento periódicas.
• Plantear y tratar con prontitud los problemas de cumplimiento que surjan.
• Consultar con los asesores jurídicos de la Empresa cuando se le pida
colaborar en cualquier notificación a las autoridades y organismos
reguladores encargados de aplicar la ley
3. Informar con prontitud acerca de cualquier preocupación sobre cumplimiento:
• Hacer oír su voz: cuanto más rápidamente se aborde un problema, mejor será para
todos.
• Conocer los numerosos canales disponibles para informar acerca de las
preocupaciones sobre el cumplimiento.
• Colaborar en las investigaciones sobre las preocupaciones o violaciones de
cumplimiento.
• No tomar ninguna represalia contra las personas que hayan informado acerca de
un problema.
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NUESTRO
ENTORNO GLOBAL
Leyes de competencia (antimonopolio)
Nuestra política
Las leyes de competencia, también conocidas como leyes antimonopolio, afectan a todos
los aspectos de los negocios en los mercados globales y regionales actuales. Dichas leyes
son complejas, de alcance global y pueden tener consecuencias diferentes según la
situación de que se trate. Nuestra política es la del cumplimiento de las leyes de
competencia en todos los aspectos de nuestra actividad, para disponer de la información
necesaria para evitar proactivamente cualquier violación de las leyes de competencia, así
como para buscar y seguir las directrices de los asesores legales de la Empresa con el
objetivo de garantizar su cumplimiento.
Hay que recordar que el incumplimiento de las leyes de competencia pueden perjudicar
gravemente nuestros intereses comerciales así como nuestra reputación. Puede exponer
a la Empresa a multas de gran cuantía impuestas por las autoridades pertinentes, así
como también a demandas de nuestros clientes y proveedores. También puede provocar
que se exija a empleados responsabilidad personal por sí mismos, incluidas posibles
sanciones penales.
Nuestras responsabilidades
A continuación se describen varios de los requisitos fundamentales que establecen las leyes
de competencia. Todas las personas que lleven a cabo actividades empresariales para
SABIC tendrán la responsabilidad de conocer a fondo en qué se aplican las leyes de
competencia a sus actividades, y de buscar el consejo de los asesores legales de la Empresa
cuando sea necesario.
Todos los empleados deberán:
COMPRENDER la aplicación de las leyes de competencia a nuestras actividades diarias. Por
ejemplo, las leyes de competencia:
• Prohíben acuerdos o alianzas entre competidores que perjudiquen a la
competencia. Todos los planes de negocio y tomas de decisiones deben
realizarse de forma independiente, centrándose en las necesidades de nuestra
empresa y sin que se produzca ninguna comunicación o alianza con nuestros
competidores. Debe tenerse especial cuidado en aquellas actividades en las que
los competidores estén presentes, como pueden ser las ferias industriales, las
asociaciones de comerciantes y los organismos de implantación de estándares.
No se deberá tratar ni compartir ninguno de estos temas (y la información
asociada) con la competencia:
• Precios;
• Licitaciones;
• Zonas de ventas, asignación de clientes o líneas de productos;
• Términos y condiciones de venta;
• Capacidad/salida de producción o volumen de ventas;
• Costes, beneficios o márgenes de beneficios;
• Cuota de mercado;
• Ofertas de productos o servicios; y
• Métodos de distribución.
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Antes de emprender actividades con grupos industriales para las que sea necesario agrupar
los datos industriales, consultar con los asesores legales de la Empresa a fin de cumplir las
leyes de competencia pertinentes.
• Regulan el comportamiento de las empresas de por sí mismas o para con los
clientes. Las leyes de competencia se pueden violar mediante una actuación
unilateral o mediante acuerdos con los clientes. Por ejemplo:
• Las empresas con una posición dominante en un determinado segmento del
mercado o producto no deben aprovecharse de dicha posición para aumentar sus
ventas de otros productos.
• En ciertos países, como es el caso de Estados Unidos, las leyes de competencia
suelen exigir que, a aquellos clientes que compitan entre sí, se les apliquen los
mismos precios y condiciones de venta cuando adquieran un mismo producto más o
menos en un mismo momento.
• Puede haber límites sobre nuestra capacidad para imponer ciertas restricciones
al uso o la reventa de nuestros productos por parte de los clientes, o para influir
en el precio y las condiciones de reventa de nuestros productos..
• Controlan las fusiones, adquisiciones y asociaciones de capitales. Las leyes de
competencia también exigen que muchas de las propuestas de uniones
empresariales y asociaciones de capitales (joint venture) sean revisadas por las
agencias gubernamentales antes de que se hagan efectivas, con el fin de garantizar
que no restringe significativamente la competencia. Dichas revisiones se centran
frecuentemente en documentos internos para determinar los objetivos de las
empresas involucradas. Nuestros planes de negocio, análisis de mercado y
propuestas de desarrollo empresarial deberán reflejar siempre que nuestro deseo de
crecer se basa en atender a nuevos segmentos del mercado y en encontrar nuevas
formas de servir a nuestros clientes, no en buscar una reducción de la competencia.
Las actividades y comunicaciones de ‘joint venture’ deben limitarse a alcanzar los
objetivos aprobados de la operación.
OBTENER el cumplimiento de las leyes de competencia en todos nuestros procedimientos de
negocio. Todos los procesos en los que estén involucrados los clientes, proveedores o
competidores deberán diseñarse de forma que cumplan con las leyes de competencia.
Debemos cumplir las directrices de SABIC relativas al incremento de los precios, a los
contactos con los competidores, a la obtención y el manejo de información competitiva, así
como a la participación en asociaciones de comerciantes y profesionales. En el diseño de
cualquier nueva iniciativa comercial, debemos involucrar al equipo de asesores legales de la
Empresa desde las primeras etapas del mismo.
INFORMAR a un asesor legal de la Empresa acerca de cualquier incumplimiento aparente de
las leyes de competencia, ya sea por parte de un empleado o contratista, o de un empleado
de la competencia. Si un competidor se acerca a usted para proponerle un acuerdo ilícito,
decline activamente su participación, rompiendo todas las comunicaciones en caso necesario
e informando con prontitud a su asesor legal de la Empresa acerca de dicho acercamiento.
CONSULTAR con los asesores legales de la Empresa siempre que tenga una pregunta o
preocupación, o cuando dude acerca de la aplicación de las leyes de competencia a sus
actividades.. Mantenerse al día a través de las oportunidades de formación en línea y
presencial en este área.
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A qué debe prestar atención
CUALQUIER ACERCAMIENTO DE UN COMPETIDOR que busque llegar a un acuerdo o
entendimiento acerca de los precios, condiciones de venta, licitaciones, clientes
comunes o acerca de cuándo, dónde o cómo vendemos nuestros productos o
competimos con los demás.
CUALQUIER COMUNICACIÓN CON UN COMPETIDOR relativa a los temas anteriores, o que
busquen obtener o compartir información acerca de temas relacionados con la competencia,
como pueden ser nuestros métodos de distribución, capacidad/salida de fabricación, fuentes
o costes de entradas o planes de desarrollo de productos.
CONTACTOS O ACTIVIDADES IMPROPIAS ENTRE COMPETIDORES que participen en
organizaciones comerciales o profesionales o en organismos de implantación de
estándares.
CUALQUIER PETICIÓN POR PARTE DE UN CLIENTE O PROVEEDOR para llegar a un acuerdo
exclusivo que pudiera tener efectos adversos sobre sus o sobre nuestros competidores.
INTENTOS DE APROVECHAR LA FORTALEZA de un segmento de mercado o producto para
aumentar la cuota de mercado en otro, como puede ser la petición a un cliente de que adquiera
un producto con el fin de tener acceso a un segundo producto.
CUALQUIER REQUISITO QUE EXIJA UN CLIENTE PARA ADQUIRIR UN PRODUCTO con el
fin de recibir una licencia de tecnología.
DESCUENTOS SELECTIVOS QUE HAGAN QUE LOS PRECIOS FIJADOS SEAN DISTINTOS
para clientes que compitan unos con otros, especialmente cuando SABIC tenga una posición
sólida en el mercado.
DESCUENTOS DESTINADOS A PROMOVER LA FIDELIDAD, con los que el cliente consiga
un descuento mayor si adquiere más productos o productos de otro tipo durante un
periodo de tiempo considerable.
UNA RESTRICCIÓN EN LAS OPCIONES DE LOS CLIENTES para la reventa de productos de
SABIC.
DOCUMENTOS REDACTADOS DESPREOCUPADAMENTE que ofrezcan una impresión
errónea de nuestra actual situación competitiva o de nuestros planes de futuro.
Preguntas y respuestas
P: Acabo de notificar a uno de nuestros grandes clientes que vamos a comercializar un
nuevo e importante producto. El cliente desea que acuerde no vender el nuevo material a
sus competidores durante los primeros cinco años tras la comercialización. Dice que se
compromete a comprar toda nuestra producción, para que nosotros no salgamos perdiendo.
¿Puedo aceptar esta exclusividad?
R: No. Por lo general, no podemos acordar con un cliente que privaremos a sus competidores
de un nuevo producto. Bajo ciertas circunstancias (por ejemplo, cuando un cliente haya
ayudado materialmente en el desarrollo de un nuevo producto), al cliente se le puede
conceder un breve periodo de exclusividad. Consulte con los asesores legales de la Empresa
para determinar cuándo y durante cuánto tiempo puede concederse dicha exclusividad.
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P: Formo parte de un comité que ayuda a fijar los estándares físicos de los materiales de
automoción. Un productor de caucho está intentando que un material se apruebe para uso en
paneles de instrumentos en lugar de los termoplásticos. El material de caucho satisface todos
los requisitos funcionales de la aplicación. Un miembro del comité que trabaja con otro
fabricante de plásticos quiere añadir un requisito no funcional a la norma, sabiendo que el
material de caucho no podrá cumplirlo. Esto haría que el material de caucho se mantuviera
fuera del mercado. ¿Puedo aceptarlo?
R: No. Los grupos industriales y los organismos de implantación de estándares no pueden
imponer estándares no funcionales simplemente para restringir la entrada en competencia
de nuevos productos.
P: Un cliente acaba de mandarme por correo electrónico la última oferta de nuestro
competidor, incluyendo el precio que está ofreciendo el competidor para ocho grados de
resinas diferentes que compiten directamente con nuestros productos. La portada decía
“¿Puedes mejorarlo?”. Yo creo que sí, pero estoy preocupado porque he recibido información
ilícita acerca de mi competidor. ¿Qué debo hacer?
R: Relájese. En la mayoría de los casos, es perfectamente aceptable que un cliente le envíe
información acerca de la competencia. En este caso, el cliente está compartiendo con usted la
información para impulsar la competencia, no para restringirla. Solicite a los asesores legales
de la Empresa información acerca de cómo documentar y gestionar el correo electrónico del
cliente; no obstante, no debería existir ningún problema con el uso de dicha información para
preparar una oferta competitiva.
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Controles de comercio exterior
Nuestra política
Las leyes de control del comercio exterior (ITC por sus siglas en inglés), que existen en la
mayoría de los países en los que llevamos a cabo nuestra actividad, regulan la transmisión de
bienes, servicios y tecnología más allá de las fronteras nacionales. Dichas leyes incluyen normas de
importación, embargos que impiden el comercio con determinados países, remedios
comerciales tales como antidumping y derechos compensatorios para contrarrestar prácticas
comerciales injustas y restricciones a las exportaciones en productos controlados por motivos
de seguridad nacional (p. ej., para uso militar). Las leyes ITC se aplican a numerosos aspectos de
las operaciones de SABIC, y no solo al envío de productos. El intercambio de información y de
datos, independientemente del método empleado (teléfono, conferencias electrónicas, correo
electrónico, etc.), pueden someterse a controles de comercio exterior. El incumplimiento de
las leyes ITC puede tener graves consecuencias financieras y de reputación para SABIC.
Nuestras responsabilidades
SEGUIR NUESTROS PROCEDIMIENTOS DE ITC, designados para garantizar la conformidad
con las disposiciones de todos los países en los que operamos.
COMPRENDER LOS REQUISITOS DE FORMACIÓN Y CUMPLIMIENTO de los que es
usted responsable en su trabajo. Entre ellos se incluyen:
• Garantizar que SABIC (o su agente) proporciona información precisa y
completa sobre exportación e importación a las autoridades
gubernamentales pertinentes.
• Garantizar que SABIC facilita datos completos y precisos a las autoridades oficiales en
caso de antidumping o de derecho compensatorio dentro del plazo exigido.
• Antes de realizar la exportación, comprobar las clasificaciones de exportación del
producto/tecnología para determinar si se requiere alguna autorización especial.
• Revisar y descartar las restricciones de importación y exportación aplicables, así
como los requisitos de licencia de tecnología, antes de presentar las solicitudes
de patente.
• Trabajar con los proveedores con el fin de disponer de los controles y
licencias de exportación necesarios para que SABIC pueda acceder a
productos y tecnologías de exportación controlada.
• Comprender y cumplir las leyes de exportación que puedan impedirle que
comparta determinadas tecnologías con personas extranjeras, que pueden ser
tanto trabajadores de SABIC en su propio país como en el extranjero. Es posible
que sean aplicables las leyes de exportación de otro país a la compartición de
tecnología, incluso en caso de que usted se encuentre en un país que no prohíba
este tipo de exportación.
• Investigar si las transacciones (incluidos todos los clientes y proveedores)
presentan restricciones para determinados países o personas bajo sanción y usos
finales prohibidos.
• Comprender y cumplir las restricciones que puedan regir sobre aplicaciones para
uso militar o relativo a municiones, incluidos datos técnicos asociados a dichas
aplicaciones.
• Comprender y seguir estrictamente todas las condiciones de INCO
(International Contract, Contrato internacional), que suelen controlar la
responsabilidad sobre la conformidad de importación y exportación.
• Cumplir todos los requisitos de mantenimiento de registros aplicables.
CONSULTE A LOS ASESORES LEGALES DE LA EMPRESA si recibe alguna petición
para seguir una práctica comercial restrictiva o un boicot; es posible que esto esté
prohibido o penado conforme a las leyes nacionales e internacionales aplicables, o que
esté sujeto a determinados requisitos de notificación a instituciones gubernamentales.
1
0
A qué debe prestar atención
En caso de encontrarse ante uno de los siguientes tipos de problemas, póngase en contacto de
inmediato con los asesores legales de la Empresa para que le ayuden a valorar los hechos.
CUALQUIER HECHO O “SEÑAL DE ALERTA” que sugiera que un cliente o proveedor está
intentando evadir las leyes ITC, incluidas respuestas evasivas, reticentes o insatisfactorias a
preguntas relativas al uso final, al usuario final, a las fechas de entrega o a las ubicaciones de
entrega.
IMPLICACIÓN O CONEXIÓN de determinadas partes o actividades con el desarrollo de
armas biológicas, químicas o nucleares, así como de misiles balísticos.
TRANSACCIONES QUE INCLUYAN A UN PAÍS SOMETIDO A EMBARGO, a un ciudadano o a
representante de un país sometido a embargo o un individuo o entidad sujeto a una sanción
gubernamental. Dada la organización global de SABIC, puede haber conflictos entre las leyes
de los países en los que operamos. Pida a los asesores legales de la Empresa que le
aconsejen.
DISCREPANCIAS EN FACTURAS DE MERCANCÍAS IMPORTADAS en las que el precio
mostrado no refleje el valor total, la descripción de las mercancías no sea completa o el país
de origen no esté correctamente identificado.
PROCEDIMIENTOS DE IMPORTACIÓN INADECUADOS, por ejemplo, una clasificación de las
tarifas de importación que no describa de forma precisa las mercancías importadas o la entrada
de mercancías dentro de un programa aduanero preferencial (GSP, NAFTA, etc.) sin
procedimientos que lo sustenten y garanticen su conformidad con los requisitos del programa.
Preguntas y respuestas
P: Un cliente norteamericano desea que desarrollemos un material que satisfaga los requisitos
específicos de una aplicación militar relacionada con la defensa. El cliente proporciona toda la
información de la aplicación, que está clasificada como “sujeta a las leyes de control de
exportación”. ¿Puede usted pasar dicha información a una empresa de desarrollo de
productos ubicada en India para que puedan iniciar los trabajos de desarrollo del material?
R: No. El desarrollo de materiales para aplicaciones relacionadas con la defensa está sujeto a
estrictas leyes de control de exportaciones. Antes de que se pueda emprender ningún trabajo,
primero tendrá que revisar los hechos concretos con los asesores legales de la Empresa.
Además, pueden ser necesarias disposiciones especiales para llevar a cabo la recepción o
transmisión de datos del cliente que estén sujetos al control de exportaciones. NO transmita
la información a nadie ni la guarde en un servidor de libre acceso sin antes consultarlo con los
asesores legales de la Empresa.
P: Recibe usted una carta de crédito de un cliente de otro país que necesita un certificado
para evitar que aquellos de nuestros productos que no se fabrican en determinados países, o
cuyo envase de transporte está prohibido, puedan acceder por determinados puertos. ¿Es
correcto proporcionarle el certificado?
R: No. Las “leyes anti-boicot” que prohíben la conformidad con dichas peticiones de boicot se
aplican a muchas de nuestras operaciones. Tendrá que informar de inmediato acerca de esta
petición a los asesores legales de la Empresa y recibir instrucciones acerca de lo que debe
hacer.
P: Trabaja usted como técnico en Japón, y utiliza datos técnicos que están sometidos a control
de exportaciones en este país y para cuya exportación a China es necesaria una licencia. Le
gustaría saber lo que sobre estos datos puede decirle una colega que es ciudadana japonesa y
que está viajando por China. ¿Necesita una licencia para llamarle por teléfono o enviarle un
correo electrónico y preguntarle sobre los datos?
R: Sí. La difusión de datos sometidos a control de exportaciones por teléfono o correo
electrónico a una ciudadana japonesa mientras está en China se consideraría una exportación
y por tanto necesita una licencia.
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Gestión de riesgos de productos
Nuestra política
La Empresa se compromete a proporcionar productos de alta calidad que satisfagan las
necesidades y expectativas de nuestros clientes. Cualquier riesgo real o potencial asociado a
nuestros productos, incluso si surge únicamente tras su incorporación a las aplicaciones de
nuestros clientes, pueden llegar a dañar nuestra reputación, a decepcionar a nuestros
clientes y pueden conllevar una responsabilidad para la Empresa. Como empleados
responsables, tenemos la obligación de reconocer, reducir e informar acerca de los riesgos
asociados a nuestros productos y a su uso por parte de los clientes.
Nuestras responsabilidades
COMPRENDER NUESTRO PAPEL: somos expertos en nuestros productos, pero no en las
aplicaciones de nuestros clientes ni en los entornos de uso final. Facilitamos información a
nuestros clientes para ayudarles a seleccionar los materiales y a elegir los diseños, no
tomamos por ellos decisiones sobre la idoneidad de las resinas.
APRENDER A IDENTIFICAR Y EVALUAR LOS FACTORES DE RIESGO DE LOS
PRODUCTOS Y APLICACIONES para que pueda usted adquirir una mayor confianza en el
rendimiento de nuestro producto para la aplicación específica.
UTILIZAR NUESTROS ACUERDOS DE VENTAS HABITUALES, ASÍ COMO NUESTROS
TÉRMINOS Y CONDICIONES DE VENTA Y EXENCIONES DE RESPONSABILIDAD
HABITUALES en todas las ventas de conformidad con las instrucciones de contratación
locales pertinentes y no modificarlos o aceptar términos y condiciones alternativos sin la
aprobación previa de los asesores legales de la Empresa.
GARANTIZAR que la información de producto que usted suministra o pone a disposición
de los clientes u otros, incluyendo la información en línea, es información actualizada,
precisa y completa. Notificar con prontitud toda imprecisión a los gerentes de las unidades
de negocio responsables de la gestión de los productos pertinentes.
APRENDER A INFORMAR sobre nuestros productos (tanto oralmente como por escrito) de
forma clara, completa y precisa. Atenerse a los hechos, evitando las especulaciones y las
opiniones.
DEFINIR CLARAMENTE las responsabilidades asociadas a los productos al celebrar
acuerdos de comercialización o concesión con otras empresas.
CONSULTAR CON LOS ASESORES LEGALES DE LA EMPRESA SI OBSERVA UNA “SEÑAL
DE ALERTA” SOBRE UN PRODUCTO (por ejemplo, problemas relacionados con las
posibles lesiones personales, litigios o retirada de productos) o si tiene alguna
preocupación o pregunta acerca del riesgo de un producto.
A qué debe prestar atención
POTENCIALES CONFLICTOS O IMPRECISIONES sobre datos técnicos internos u otra
información de producto.
LITIGIOS o potenciales litigios (incluso si no somos una parte implicada) que afecten a
nuestros productos o a las aplicaciones de nuestros clientes.
CLIENTES QUE NOS PIDEN QUE SELECCIONEMOS EL DISEÑO, material, tallador
de herramientas, moldeador, etc. para su aplicación.
1
2
PETICIONES DE CLIENTES PARA “ASOCIARNOS” con ellos en el desarrollo de su producto o
para obtener “garantías” o garantías mejoradas sobre el rendimiento del producto u otras de
que nuestro producto “funcionará” o “se ajustará” a sus aplicaciones, o que nuestro producto
o el producto que ellos fabriquen con el nuestro cumpla ciertas normas o normativas.
CLIENTES INEXPERTOS con escaso o ningún conocimiento técnico en el desarrollo de
nuevos productos o que no dispongan de una estrategia coherente para realizar un
adecuado diseño, pruebas de uso final, procesamiento y conformidad legal.
PETICIONES DE CLIENTES para que interpretemos sus datos de pruebas, desarrollemos
protocolos de uso final o realicemos análisis generales de fallo de sus productos.
USO DE NUESTROS PRODUCTOS en aplicaciones que podrían causar un daño importante si
fallaran o en aplicaciones que plantearían inquietudes sobre derechos humanos (por ejemplo,
minas terrestres).
COMUNICACIONES DE CLIENTES que sugieran que somos responsables en cierta manera de
los problemas que experimentan sus productos.
Preguntas y respuestas
P: Su cliente le cuenta que se ha puesto en contacto con SABIC porque le han dicho que
somos “los mejores de la industria” y porque “confía” en nuestra experiencia en plásticos.
En consecuencia, el cliente desea que usted decida qué resina “sería la más adecuada” para
su nueva aplicación. El cliente comenta que comprará grandes volúmenes de la resina que
usted elija. ¿Debe usted elegir la resina para su cliente?
R: No. No seleccionamos resinas para nuestros clientes. Nuestra responsabilidad es
ayudar al cliente a comprender las características de desempeño de nuestros
materiales. Es el cliente el que debe decidir qué resina se adecuará mejor a sus
necesidades.
P: Su cliente ha solicitado una hoja de datos con las características de rendimiento físico de
uno de nuestros productos de acero plano para su uso en automóviles. Antes de enviarle la
Hoja de datos, usted observa que el valor de la resistencia a la tracción de esta clase de no es
correcto. No está usted muy preocupado por dicha imprecisión, ya que cree que la resistencia
a la tracción no es una consideración importante para la aplicación del cliente. ¿Debe enviar la
Hoja de datos al cliente sin corregir dicha imprecisión?
R. No. Nunca debemos enviar información a un cliente si sabemos (o tenemos motivos para
pensarlo) que es imprecisa, independientemente de si creemos que es relevante o no para la
aplicación del cliente. Debe trabajar usted con el gerente de la unidad de negocio
responsable para asegurarse de que la información de la Hoja de datos es exacta y, entonces,
podrá enviarla al cliente.
P: Su cliente, una pequeña empresa de reciente creación, está desarrollando una aplicación
de soporte de alta demanda en la que las lesiones personales son una consecuencia
probable del fallo de la pieza. Debido a las restricciones de tiempo para el desarrollo del
producto y a la escasa liquidez, el cliente está poco dispuesto a realizar las adecuadas
pruebas de uso final que determinarían la idoneidad del material. A pesar de que el cliente
asegura que es su producto y, por tanto, su problema si el producto falla, usted sigue
preocupado. ¿Debemos vender el material a este tipo de aplicación?
R. Probablemente no. Este cliente parece tener poca experiencia técnica y es probable que
sea incapaz de gestionar una costosa retirada o sustitución de producto. Existen
preocupaciones legítimas acerca del rendimiento de esta aplicación y el cliente no está
dispuesto a realizar las pruebas necesarias para aliviar estas preocupaciones. En esta
situación, los riesgos de vender el material a este cliente tendrán probablemente mayor peso
que las probables devoluciones. Deberá informar de ello a su gerente, que le ayudará a decidir
las futuras actuaciones.
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Relaciones comerciales con terceros
Nuestra política
Nuestras relaciones comerciales con terceros, ya sean clientes, proveedores, distribuidores
o agentes comerciales, deben basarse en prácticas legales, éticas y justas. Nunca debemos
ofrece nada de valor para obtener una ventaja indebida en la venta de nuestros productos
o servicios, en transacciones comerciales o en representación de nuestros intereses. En
nuestras relaciones con los proveedores, debemos hacer negocios únicamente con
aquellos proveedores que acaten las leyes aplicables, incluyendo las leyes de empleo y las
leyes de medio ambiente, salud y seguridad. La integridad de nuestras relaciones con
terceros es fundamental para crear y preservar la reputación de SABIC y de nuestra gente.
De otro modo, las relaciones poco éticas con terceros podrían dañar gravemente nuestra
reputación.
Nuestras responsabilidades
ACATAR LAS LEYES APLICABLES Y NUESTRAS POLÍTICAS y exigir a todos los proveedores
o terceros que trabajen con SABIC que cumplan con las leyes aplicables, así como con
nuestras políticas. Consulte a los asesores legales de la empresa cómo se deben redactar
todos los contratos con proveedores y terceros.
SEGUIR UNA POLÍTICA DE “OJOS BIEN ABIERTOS” y garantizar que se siguen los
adecuados procedimientos de diligencia debida cuando se seleccione a los proveedores u
otros terceros (por ejemplo, distribuidores y representantes de ventas) para que nos
representen.
ASEGURARSE DE QUE HEMOS COMPLETADO UNA ADECUADA EVALUACIÓN
ENCAMINADA A “CONOCER A SU CLIENTE” antes de realizar transacciones comerciales
con un nuevo cliente.
NO DAR, OFRECER NI AUTORIZAR, directa o indirectamente, nada de valor (dinero,
bienes o servicios) a un tercero para obtener una ventaja indebida.
NUNCA DAR “FACILIDADES DE PAGO” (condiciones de pago para obtener actuaciones
administrativas rutinarias de las que usted sea el encargado) sin obtener la aprobación de su
gerente y de un asesor legal de la Empresa.
NO OFRECER NI ACEPTAR UNA CORTESÍA COMERCIAL como un obsequio, contribución o
agasajo bajo circunstancias que puedan generar, incluso, una apariencia de falta de
honestidad. Si las circunstancias y las leyes aplicables le permiten ofrecer o aceptar un
obsequio o agasajo, asegúrese de que resulta razonable y limitado, así como de que cumple
con los requisitos legales aplicables y con los requisitos a nivel regional de SABIC en lo
relativo a los obsequios empresariales.
SIEMPRE QUE SEA POSIBLE, RECURRIR A LICITACIONES para dar a los proveedores
la oportunidad de participar de nuestro volumen de compras, incluidas empresas
pequeñas y en posición de desventaja. En determinadas circunstancias, habrá
normativas oficiales que regirán el proceso de licitación.
1
4
A qué debe prestar atención
CUALQUIER INFORMACIÓN acerca de un cliente, proveedor, distribuidor o agente
comercial que indique la posibilidad del uso de prácticas comerciales inapropiadas, o de la
existencia de relaciones familiares o de otro tipo que pudieran influir inadecuadamente en
la toma de decisiones.
CUALQUIER SOLICITUD DE PAGAR UNA COMISIÓN antes de realizar un negocio.
CUALQUIER SOLICITUD DE DOCUMENTAR UNA TRANSACCIÓN con un tercero de forma
tal que no refleje de forma precisa las circunstancias económicas de la transacción o que no
tenga una justificación comercial legítima.
SELECCIÓN DE PROVEEDORES que no esté basada en licitaciones en los casos en que una
licitación constituya la forma apropiada de selección.
POSIBLES CONFLICTOS DE INTERÉS EN LA SELECCIÓN DE TERCEROS u orientación de
un negocio hacia un tercero que pertenezca o esté gestionada por un amigo cercano o un
familiar.
CONDICIONES INSEGURAS, INDIFERENCIA APARENTE HACIA LAS NORMAS
MEDIOAMBIENTALES O CONTRATACIÓN DE MENORES en las instalaciones de un
proveedor u otro tercero.
Preguntas y respuestas
P: Trabaja en Estados Unidos, donde se ha invitado a un gran cliente a visitar una de
nuestras oficinas con el fin de asistir a un reunión con dicho cliente y ha preguntado si le
puede usted comprar algunas entradas para un gran acontecimiento deportivo que va a
tener lugar mientras se encuentra en la ciudad. ¿Podemos financiar todos los gastos del
viaje?
R: Aunque puede aceptar la financiación del la reunión con el cliente, no debe aceptar la
compra de entradas para un acontecimiento deportivo, a menos que lo haya consultado
previamente con su gerente y haya recibido la necesaria autorización.
P: Un nuevo proveedor de bajo coste ofrece una buena calidad y una entrega fiable a unos
precios muy competitivos. Usted está preocupado acerca de las condiciones de trabajo de
sus trabajadores. ¿Adjudicará el negocio a este proveedor?
R: Nuestra reputación nos exige realizar negocios únicamente con aquellos proveedores que
traten responsablemente a sus trabajadores y que se preocupen por su entorno local. En vista
de lo que le inquieta, tendrá que consultar a su gerente y a los asesores legales de la Empresa
para determinar cuáles son los pasos apropiados para saber si el proveedor reúne las
condiciones necesarias.
P: Trabaja en los Países Bajos. Su proveedor le da un regalo por valor de 500 euros
cuando usted visita su planta en Alemania por primera vez. ¿Puede aceptarlo?
R. Si bien en nuestras operaciones en Europa está permitido por lo general aceptar regalos
con valor nominal, se observa claramente que el valor de este regalo no es nominal y por
tanto se deberá rechazar de forma cortés, salvo en el caso de que el rechazo contravenga las
costumbres del país, en cuyo caso deberá comunicar que ha aceptado el regalo a su gerente.
Consulte a los asesores legales de la Empresa cuál es el valor “nominal” propio del país que a
usted le concierne.
15
Trabajando con las administraciones públicas
Nuestra política
En el transcurso de nuestro trabajo, nos relacionamos frecuentemente con agencias
gubernamentales y empleados públicos. Al hacerlo, debemos seguir los más altos
estándares éticos y debemos cumplir con todas las leyes y disposiciones aplicables,
incluyendo las leyes y disposiciones especiales relacionadas con la venta o adquisición de
productos y servicios.
La violación de una ley o disposición relativa a las interacciones con los gobiernos puede
someter tanto a la Empresa como a un empleado individual a penas criminales (incluyendo
multas y penas de cárcel) o a sanciones civiles (indemnizaciones, multas o inhabilitación
para futuros negocios).
Nuestras responsabilidades
MANTENER LOS MÁXIMOS ESTÁNDARES DE HONESTIDAD E INTEGRIDAD y cumplir
todas las leyes y disposiciones aplicables, incluyendo las leyes que controlan la venta de
productos y servicios a una entidad gubernamental.
FAMILIARIZARSE Y COMPRENDER las normas y disposiciones aplicables antes de
involucrarse en discusiones comerciales con ningún empleado público o agencia
gubernamental.
GARANTIZAR LA PRECISIÓN Y LA COMPLETITUD de todas las comunicaciones con, y
presentaciones a, los empleados públicos y agencias gubernamentales.
RESPETAR LAS LEYES Y NORMATIVAS APLICABLES SOBRE CONFLICTOS DE INTERESES
en lo relativo a la contratación o captación, o la obtención de servicios de, antiguos
funcionarios.
EXIGIR A TODAS LAS PERSONAS O FIRMAS QUE REPRESENTAN A SABIC en los negocios
relacionados con el gobierno (como son los consultores, agentes, representantes de ventas,
distribuidores o contratistas independientes) que realicen dicha tarea de forma que sea
consistente con nuestra política.
A qué debe prestar atención
OBSEQUIOS, AUNQUE SEAN DE VALOR NOMINAL. No ofrezca ningún obsequio o
agasajo a los funcionarios de ninguna administración (local, provincial, regional o nacional),
a menos que haya determinado con los asesores legales de la Empresa que está permitido
hacerlo bajo las leyes aplicables.
SUSTITUCIONES NO AUTORIZADAS. No se desvíe de los requisitos de contratación del
gobierno ni realice sustituciones de contratos no autorizadas sin disponer de la aprobación
por escrito del funcionario correspondiente.
NORMAS CONFLICTIVAS. En algunos casos, puede existir un conflicto entre las leyes y
disposiciones aplicables de dos o más gobiernos. Cuando se enfrente a este tipo de
conflicto, es importante que consulte con un asesor legal de la Empresa para saber cómo
resolver adecuadamente dicha situación.
1
6
Preguntas y respuestas
P: Dado que las ventas de mi unidad de negocio a agencias gubernamentales siempre se
hacen por medio de intermediarios (p. ej., distribuidores o subcontratistas), ¿tenemos que
seguir cumpliendo esta política?
R. Sí. Aunque nuestra posición de vendedor “indirecto” puede reducir nuestra exposición a
algunos de los riesgos incluidos en esta política, la mayoría de los requisitos descritos
anteriormente siguen siendo aplicables, como es el caso de la necesidad de honestidad e
integridad en todas las operaciones, o de la precisión e integridad de todas las
presentaciones.
P: Si una orden de pedido de una agencia gubernamental hace referencia a ciertas
obligaciones de aprovisionamiento por parte del vendedor, ¿podemos omitirlas, dado que
nosotros no hemos discutido ni acordado nada expresamente con ellos?
R: No. Muchas disposiciones gubernamentales se consideran automáticamente aceptadas y
acordadas si no se rechazan específicamente. Siempre que esté involucrado en una
operación de venta a una agencia gubernamental, debe trabajar en ello con un asesor legal
de la Empresa.
17
NUESTRO LUGAR
DE TRABAJO
Medio ambiente, salud y seguridad
Nuestra política
Las leyes exigen que se protejan el medio ambiente y la salud y la seguridad de los
empleados y las personas presentes en los edificios de la Empresa. Sin embargo, en SABIC
consideramos que debemos hacer aún más como parte de nuestro compromiso con el medio
ambiente, con nuestros empleados, con las personas presentes en nuestros edificios y
nuestras comunidades. A través del liderazgo de gestión y del compromiso de los
empleados, debemos trabajar todos juntos para realizar nuestras operaciones de una forma
segura, minimizando el impacto adverso sobre el medio ambiente y contribuyendo a evitar
las lesiones y los accidentes. Nos comprometemos a ser líderes mundiales en el desempeño
de nuestra labor de forma tal que preservemos el medio ambiente y la salud y la seguridad
de las personas.
Además, en estos tiempos en que las amenazas terroristas son cada vez más frecuentes,
debemos proteger la seguridad de nuestra gente, de nuestros lugares de trabajo y de
nuestros sistemas de información. Para ello, contamos con un riguroso y completo programa
de seguridad y gestión de crisis diseñado para evitar que los actos terroristas o delictivos
perjudiquen a nuestros empleados, a las personas en nuestros edificios, instalaciones e
infraestructuras informáticas. Y no sólo eso, sino que todos cuantos trabajamos en la empresa
sabemos que somos responsables de mantenerlo y apoyarlo.
Nuestras responsabilidades
CUMPLIR TODAS LAS LEYES Y DISPOSICIONES SOBRE MEDIO AMBIENTE, SALUD Y
SEGURIDAD (en adelante “EHS&S” por sus siglas en inglés), así como con las políticas de
EHS&S de SABIC.
CREAR Y MANTENER UN ENTORNO DE TRABAJO SEGURO y prevenir las
lesiones, enfermedades y actos de violencia en el lugar de trabajo.
DISEÑAR Y HACER FUNCIONAR nuestras instalaciones de fabricación de forma que
dispongamos de programas eficaces de seguridad de procesos y reduzcamos las
posibilidades de que se produzcan accidentes.
EVALUAR LOS RIESGOS DE EHS&S antes de iniciar una nueva actividad, empresa o
proyecto, antes de comprar o vender un nuevo producto o antes de adquirir un nuevo
negocio.
EJERCER UNA TUTELA RESPONSABLE DE PRODUCTOS en el diseño y producción
de nuestros productos y servicios.
ELIMINAR LOS RIESGOS DE EHS&S de nuestras instalaciones, productos, servicios y
actividades. Emplear prácticas adecuadas para la prevención de la contaminación y para
la conservación, recuperación y reciclado de materiales, agua y energía.
CONTINUAR MEJORANDO nuestros sistemas de EHS&S, su desempeño y la formación del
personal; proveer recursos adecuados y establecer y medir el rendimiento con respecto a
nuestras metas y objetivos de EHS&S como parte integral de nuestra estrategia operativa.
PONER EN PRÁCTICA PLANES RIGUROSOS que aborden la seguridad de los empleados,
las personas presentes en nuestros edificios, instalaciones, información, activos de IT y
continuidad de actividades.
EVITAR EL ACCESO a nuestras instalaciones de personal no autorizado y proteger
nuestros activos de IT de los robos y la apropiación indebida.
ALERTAR CON PRONTITUD a su gerente o contacto de EHS&S acerca de condiciones
ilícitas o inseguras, así como de fallos de seguridad.
19
A qué debe prestar atención
ACTIVIDADES Y CONDICIONES INSEGURAS, como son:
• no usar el equipo de protección personal (zapatos, gafas de seguridad,
protección para los oídos, guantes, monitores, etc.).
• no seguir los procedimientos operativos de seguridad de procesos
homologados.
• productos químicos no etiquetados o no homologados.
• cables expuestos o colocados de forma insegura.
• conducir de forma peligrosa o no usar cinturones de seguridad.
• trabajar en altura sin protección frente a caídas.
• trabajar con equipos eléctricos o alimentados a motor sin los correspondientes
procedimientos de seguridad (por ejemplo, “bloqueo y rotulado”).
• trabajar en condiciones inseguras o con conocidos fallos de seguridad en las
instalaciones de un cliente.
• exposición potencial a enfermedades infecciosas graves.
• inhabilitar los controles de seguridad o las protecciones del equipo y la
maquinaria.
• llevar a cabo tareas repetitivas sin seguir prácticas de ergonomía
recomendables.
INCUMPLIMIENTO de las disposiciones y procedimientos de EHS&S.
RECLAMACIONES RELATIVAS A EHS&S por parte de empleados, clientes o vecinos.
AUSENCIA DE NOTIFICACIÓN de accidentes o peligros medioambientales, de salud o
seguridad.
FALTA DE RESPUESTA puntual a las preocupaciones sobre los posibles problemas de
seguridad de los productos.
INCUMPLIMIENTO DE LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS en lo relativo a la gestión,
envío, transporte, importación/exportación y eliminación de materiales y productos
químicos peligrosos.
RIESGOS Y RESPONSABILIDADES asociados a las nuevas adquisiciones o empresas, así
como a los nuevos productos, procesos o servicios.
PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD INADECUADOS, prácticas o actividades sospechosas
que puedan representar una amenaza de seguridad para una instalación, para los
empleados, para nuestra información patentada o para nuestros activos de IT.
Preguntas y respuestas
P: ¿Nuestra política EHS&S se aplica únicamente a la fabricación?
R: No. La política EHS&S se aplica a todos nuestros productos, servicios y actividades,
incluyendo nuestras oficinas, nuestro trabajo en las instalaciones del cliente y nuestras
transacciones. Allí donde nuestros empleados estén trabajando, esperamos de ellos que
trabajen de forma segura y de conformidad con todas las leyes aplicables.
20
P: ¿Qué pasa con los países en donde no existen leyes sobre medio ambiente, salud y
seguridad, o allí donde su aplicación es escasa? ¿Qué debemos hacer?
R: La mayoría de los países disponen de leyes EHS&S y la Empresa tiene el compromiso del
total cumplimiento de dichas leyes, incluso en aquellos países en donde la aplicación de la ley
sea escasa. En algunos casos, las leyes imponen obligaciones generales sin muchas
especificaciones. En esos casos, tenemos que basarnos en nuestro buen criterio profesional
para determinar el nivel y tipo de protección necesarios para cumplir la ley y preservar la
seguridad de nuestros empleados. Para ayudarle en esto, tenemos herramientas muy
completas para la gestión de las cuestiones de EHS&S. Si no sabe si existe ninguna ley o
política o procedimiento de SABIC que cubra un riesgo que usted ha identificado, consulte
con su especialista en EHS&S, especialista en cumplimiento o con un asesor legal de la
Empresa para conocer las pautas a seguir.
P: En ocasiones, veo a empleados que manejan equipos de manera diferente a lo exigido en
Procedimientos de funcionamiento estándar (a los que a veces se denomina “SOP” por sus
siglas en inglés) de mi planta, y ellos me dicen que todo está bien, que el equipo también se
puede utilizar con seguridad de esa forma. ¿Es esto correcto?
R: No. Los procedimientos operativos estándar y otras prácticas en la fábrica han sido
diseñados para garantizar un funcionamiento seguro y para cumplir con los requisitos legales.
Si un empleado cree que existe una manera más adecuada de realizar un procedimiento, debe
tomar parte en un adecuado proceso de gestión de cambio. Hasta entonces, el empleado
deberá seguir los procedimientos operativos estándar y usted deberá informar al
departamento de gestión de EHS&S sobre cualquier incumplimiento.
21
Prácticas laborales justas
Nuestra política
Uno de los pilares de nuestra fortaleza competitiva es nuestra variada mano de obra
procedente de todo el mundo, que incluye a personas de muy diferente bagaje cultural. La
Empresa se compromete a crear y promover una cultura de respeto y unas prácticas
laborales justas que prohíban toda forma de discriminación ilegal. Buscaremos personal,
contrataremos, sancionaremos, despediremos, compensaremos, promocionaremos y
ofreceremos otras condiciones de empleo conformes con las leyes aplicables y de forma que
se respete la diversidad de nuestros empleados. También cumpliremos las afirmaciones de
no discriminación a nivel regional de SABIC que aborden los requisitos locales o las normas
de las culturas locales, siempre y cuando dichas normas se adhieran a la ley aplicable.
Independientemente de los antecedentes o características personales, debemos confiar
unos en otros y realizar nuestras tareas de forma que tanto nosotros como SABIC
podamos alcanzar todo nuestro potencial. Para conseguir este fin, se deberá tratar a
todos los empleados con respeto y dignidad en todas las interacciones. Esperamos que
todos los empleados conozcan y abracen las diferencias culturales existentes entre
nosotros.
Respetaremos las leyes sobre mano de obra y empleo aplicables allá donde operemos. Esto
incluye la observación, donde sea aplicable, de aquellas leyes relacionadas con la libertad de
asociación, la privacidad, el reconocimiento del derecho a iniciar una negociación colectiva,
la prohibición del trabajo infantil, forzoso u obligatorio, y de aquellas leyes relacionadas con
la eliminación de cualquier discriminación laboral injusta.
Nuestras responsabilidades
UTILIZAR LOS MÉRITOS, LAS CUALIFICACIONES Y OTROS CRITERIOS
PROFESIONALES (p. ej, la educación, la experiencia y la competencia) como base para la
toma de decisiones sobre empleo que afecten a empleados y solicitantes de forma
coherente con nuestra política.
OBSERVAR ESTRICTAMENTE TODAS LAS LEYES LABORABLES Y DE EMPLEO
APLICABLES, incluidas las relacionadas con la libertad de asociación, la privacidad, el
derecho de los empleados a iniciar una negociación colectiva, el trabajo infantil, forzoso u
obligatorio y la no discriminación.
CREAR UN ENTORNO DE TRABAJO SIN ACOSO DE NINGÚN TIPO, como puede ser el
acoso a una persona por sus antecedentes o características personales. Dicho acoso puede
adoptar numerosas formas, entre las que se incluyen conductas verbales o físicas no gratas
(p. ej., uso de estereotipos inapropiados, comentarios racistas, chistes ofensivos o conducta
verbal o física de naturaleza sexual) que tenga el fin o el efecto de interferir de forma
injustificada en el desempeño de su labor de una persona o de generar un entorno de
trabajo hostil u ofensivo.
RESPETAR LOS DERECHOS DE PRIVACIDAD DE LOS EMPLEADOS mediante el uso,
mantenimiento y transferencia de sus datos personales conforme a las directrices de la
Empresa y a las leyes locales aplicables. No obstante, al tiempo que buscamos mantener la
privacidad de los empleados, nos reservamos el derecho a controlar el uso de las
propiedades y recursos de la Empresa (por ejemplo, ordenadores, correos electrónicos,
teléfonos, información patentada, etc.), conforme a las leyes aplicables.
OBSERVAR TODAS LAS LEYES APLICABLES SOBRE CONTRATACIÓN U
OPORTUNIDADES DE PROMOCIÓN PROFESIONAL en lo relativo a búsqueda de personal,
la contratación y el empleo de ciudadanos locales u otros grupos.
22
A qué debe prestar atención
FACILITAR O NEGAR AYUDA EN RELACIÓN CON EL TRABAJO, cooperación o información a
los compañeros basándose en sus antecedentes o características personales.
PRÁCTICAS DE CONTRATACIÓN, COMPENSACIÓN, PROMOCIÓN Y DESPIDO
incoherentes con nuestra política.
COMPORTAMIENTO HOSTIL O HUMILLANTE (p. ej., contar chistes que ofendan o
ridiculicen a una raza o grupo étnico específico).
APROXIMACIONES SEXUALES NO DESEADAS hacia un compañero.
DIVULGACIÓN O PUBLICACIÓN (incluida, por ejemplo, la transmisión a través del correo
electrónico) de material inapropiado (por ejemplo, material con contenido sexual, literatura
que incite al odio, materiales que incluyan un uso inapropiado de los estereotipos étnicos o
religiosos, etc.).
DIVULGACIÓN DE DATOS LABORALES a una persona (perteneciente o no a la Empresa) sin
una necesidad comercial legítima, autoridad legal o consentimiento del empleado al que
pertenecen los datos de recibir dichos datos.
Preguntas y respuestas
P: ¿Qué formas concretas de discriminación están prohibidas por ley?
R: Las formas concretas de discriminación prohibidas por ley varían según el país. SABIC se
compromete a respetar todas las leyes aplicables sobre no discriminación en el empleo y ha
dictado afirmaciones de no discriminación a nivel regional donde ha sido pertinente. Si tiene
alguna pregunta acerca de los requisitos legales aplicables, consulte a los asesores legales de
la Empresa.
P: Hemos oído muchas cosas acerca de la “diversidad de mano de obra”. ¿Cómo se
relaciona este concepto con las prácticas laborales justas?
R: Tener un entorno en el que se pongan en marcha prácticas laborales justas nos ayuda a
competir y a atraer a mano de obra de alta calidad y cada vez con mayor diversidad y más
países diferentes. Las iniciativas de diversidad complementan nuestras obligaciones de
empleo justo y van destinadas a obtener un mayor reconocimiento del valor y una mayor
competitividad de una mano de obra que incluye personas de culturas muy diferentes.
P: ¿Qué pasa si hay un conflicto entre los requisitos legales locales o las costumbres
locales y nuestra política?
R: La Empresa debe respetar los requisitos legales locales de los sitios en los que lleve a cabo
sus actividades comerciales. Es más, como operamos en varios países con distintas culturas,
también abordaremos con la debida deferencia las normas culturales locales, siempre y
cuando no entren en conflicto con nuestras obligaciones legales. Si tiene alguna pregunta
acerca de si una práctica local concreta es aceptable, tendrá que consultarla a los asesores
legales de la Empresa.
23
Conflictos de interés
Nuestra política
En su tiempo libre, los empleados pueden realizar actividades financieras, comerciales o de
otro tipo, siempre que sean legítimas. Se trata de sus asuntos personales. Sin embargo,
dichas actividades deben ser lícitas y deben realizarse de manera que no entren en conflicto
con las responsabilidades de trabajo de los empleados para con la Empresa. Los empleados
no deben usar nombre ni los recursos de SABIC para sus asuntos personales, no deben usar su
posición en la Empresa para obtener un beneficio personal, no deben dar una ventaja
injustificada a un familiar o amigo ni deben hacer nada que dañe el buen nombre o la
reputación de SABIC. La simple creencia de que existe un conflicto de interés puede tener un
efecto negativo en la Empresa y debe ser evitada.
Nuestras responsabilidades
EVITAR ACCIONES O RELACIONES QUE PUEDAN SER CONFLICTIVAS o parecer
conflictivas con sus responsabilidades de trabajo o con los intereses de la Empresa; debe
tomar las decisiones adecuadas en todas sus transacciones y cumplir con todas las leyes
aplicables y con nuestras políticas de SABIC. Los contratos de empleo locales o las políticas
de empresa locales podrán prohibir o restringir el empleo o la propiedad de una participación
financiera fuera de la Empresa, o puede que le exijan seguir determinados procedimientos. Si
no está seguro de si existe un conflicto, o si hay procedimientos que deba seguir, discútalo
con su gerente, con Recursos Humanos o con los asesores legales de la Empresa.
NO USAR EL NOMBRE NI LOS RECURSOS DE LA EMPRESA (como son la propiedad
intelectual, los ordenadores, equipos y oficinas) ni su tiempo de trabajo para obtener
ganancias financieras o, excepto en lo que permitan específicamente las normativas
laborales locales, para sus asuntos personales.
NO APROVECHARSE PERSONALMENTE DE NINGUNA OPORTUNIDAD DE NEGOCIO
que pertenezca a la Empresa o de la que haya tenido conocimiento durante el transcurso
de su trabajo como empleado de la Empresa.
ANTES DE ACEPTAR NINGÚN PUESTO COMO FUNCIONARIO, DIRECTOR U OTRO CARGO
DIRECTIVO EN OTRA EMPRESA, ENTIDAD SIN ÁNIMO DE LUCRO U OTRA
ORGANIZACIÓN:
• Tener en cuenta el potencial impacto que dicha actividad pueda tener en la
Empresa, incluyendo la cantidad de tiempo que requerirá y cualquier potencial
conflicto de interés que pueda surgir.
• Comprender y considerar sus responsabilidades en este puesto de trabajo, tal
como se describen en las leyes y disposiciones aplicables.
• Obtener la aprobación de su gerente, si dicha organización tiene (o espera tener)
una relación comercial con SABIC, o si cabe esperar que usted utilizará su puesto
como empleado de la Empresa para el beneficio de dicha organización.
SEÑALAR A SU GERENTE sus actividades externas, incluyendo las inversiones financieras, el
empleo y demás relaciones, si éstas pueden suponer un conflicto de interés o si puede
parecer que existe dicho conflicto. Realice estas revelaciones cuando se plantee la situación y
obtenga cualquier aprobación necesaria antes de que exista el conflicto real.
EN CASO DE DESCUBRIR un conflicto de intereses, posible o real, que le incumba a usted o a
otro empleado de SABIC, o que pueda afectar a la Empresa, hágalo saber por medio de uno
de los numerosos recursos que tiene a su disposición: su gerente, los asesores legales de la
Empresa, Recursos Humanos o una línea de ayuda sobre cumplimiento de la Empresa.
24
A qué debe prestar atención
MANTENER UN INTERÉS FINANCIERO POR UNA EMPRESA mientras se está en una posición
que afecta a la relación comercial de SABIC con dicha empresa.
TENER UN TRABAJO A TIEMPO PARCIAL U OTRA OCUPACIÓN en la que esté tentado a
sacar tiempo de sus horas de trabajo o a usar los activos o recursos de la Empresa para
realizar dichas actividades.
PERTENECER AL EQUIPO DIRECTIVO DE OTRA EMPRESA, UNIVERSIDAD O
INSTITUCIÓN BENÉFICA en donde se vayan a tomar decisiones que podrían afectar a
SABIC.
ACEPTAR OBSEQUIOS O FAVORES ESPECIALES, como descuentos o servicios gratuitos de
terceros mientras tiene usted un puesto de trabajo desde el que puede influir en la relación
comercial de SABIC con esta otra parte.
SOLICITAR A LOS PROVEEDORES, CLIENTES Y DEMÁS CONTACTOS COMERCIALES
ajenos a la Empresa que realicen donaciones a una causa benéfica en la que está usted
involucrado personalmente antes de obtener la aprobación de su gerente.
DERIVAR UN NEGOCIO HACIA UN PROVEEDOR O CLIENTE que pertenezca o esté
gestionado por un cónyuge, familiar, amigo personal cercano o socio comercial.
CONTRATAR, SUPERVISAR O TOMAR DECISIONES RELACIONADAS CON
RECURSOS HUMANOS acerca de un cónyuge, familiar o amigo personal cercano.
Preguntas y respuestas
P: Trabajo en las tareas operativas de las instalaciones de una de nuestras grandes fábricas.
He oído que un contratista eléctrico de la planta cuyo trabajo superviso quiere ofrecerme un
trabajo a tiempo parcial durante los fines de semana. ¿Supondría esto algún problema?
R: Sí. Debe usted evitar la apariencia de un conflicto de interés. Si se encuentra usted en esta
situación, debe informar a su gerente acerca de la oferta. Su gerente deberá determinar si
puede usted aceptar la oferta, ya que esto le obligaría a usted a renunciar a cualquier
responsabilidad de supervisión relacionada con dicho contratista en nuestra fábrica.
P: Mi esposa acaba de convertirse en la Responsable de una oficina de una pequeña empresa
que proporciona servicios de mantenimiento a nuestra fábrica de fertilizantes en la que yo
trabajo como jefe de mantenimiento. Anteriormente, en ocasiones he escrito cartas de
autorización a una sola fuente para la aprobación del uso de este proveedor de servicios
cuando tenemos una necesidad empresarial urgente. Ahora que mi esposa tiene este trabajo,
¿tengo que comunicárselo a mi gerente?
R: Sí. Existe un claro conflicto de intereses. Debe informar a su gerente y a los asesores
legales de la Empresa acerca del tipo de relación tiene su esposa con el proveedor de
servicios, y debe usted abstenerse de involucrarse en las decisiones relacionadas con dicho
proveedor.
P: Me han pedido que forme parte del equipo directivo de una institución benéfica local
que ayuda a niños con problemas de aprendizaje. Sé que me van a pedir que recaude
fondos entre los empleados de la Empresa para apoyar a dicha organización benéfica.
¿Supone esto algún problema?
R: Nosotros animamos a los empleados a participar y apoyar a las organizaciones sin ánimo
de lucro durante su tiempo libre. Sin embargo, es importante que esto no se haga de manera
que parezca que se está representando a la Empresa. Las peticiones de fondos o donaciones
deben ser revisadas caso por caso por su gerente o los asesores legales de la Empresa por si
existieran posibles conflictos de interés.
25
Protección de datos/ confidencialidad
Nuestra política
Cada vez es mayor el número de países que regulan la recopilación, uso y divulgación de
“datos personales” (por ejemplo, nombre, información de contacto personal y profesional,
registros financieros y números de identificación personal como el DNI. o el nº de la
Seguridad Social). Algunos países regulan incluso la información que concierne a las
sociedades. SABIC tiene el compromiso de gestionar los datos personales de forma
responsable con el fin de ganarse y conservar la confianza de nuestros empleados y socios
comerciales. Nuestros empleados deben asegurarse de que los datos personales estén
protegidos frente a la recopilación, uso y divulgación no autorizados o ilegales.
Nuestras responsabilidades
CONOCER Y CUMPLIR LAS LEYES Y NORMATIVAS SOBRE PRIVACIDAD DE DATOS
que rigen los datos personales en el país en el que se recopilan, procesan y utilizan los
datos, así como también en las directrices aplicables de SABIC.
RECOPILAR, PROCESAR Y USAR LOS DATOS PERSONALES únicamente para fines
comerciales legítimos. Antes de establecer o actualizar ningún sistema o proceso de
recopilación, uso, divulgación o transmisión de datos personales, debemos asegurarnos de
que será conforme con todos los requisitos aplicables al uso de datos personales. Si no está
seguro, pida a los asesores legales de la Empresa que le aconsejen.
USAR DATOS “ANÓNIMOS” Y “AGREGADOS” siempre que sea posible. Los datos
anónimos y/o agregados deben usarse cuando el riesgo de transferencia de datos
personales sea elevado, cuando la necesidad de usar los datos personales sea baja y
cuando usted pueda agregar los datos o hacerlos anónimos de una forma sencilla.
LIMITAR EL ACCESO A LOS DATOS PERSONALES a aquellas personas que los necesiten
para un fin comercial legítimo.
EVITAR EL ACCESO NO AUTORIZADO durante el procesamiento de los datos personales y
evitar la pérdida o destrucción accidentales de los datos personales.
NOTIFICAR A SU GERENTE, ASESOR LEGAL DE LA EMPRESA O ESPECIALISTA EN
SEGURIDAD si ha tenido conocimiento de que se han utilizado datos personales de forma
contraria a esta política o de que se ha comprometido la seguridad de cualquier sistema que
contenga datos personales.
A qué debe prestar atención
RECOPILACIÓN INNECESARIA DE DATOS PERSONALES, especialmente datos personales
sensibles como son la información sobre salud, los números de identificación nacional y
datos financieros personales.
CONTROLES DE SEGURIDAD INADECUADOS para datos personales, tales como correos
electrónicos u otra forma de distribución de datos personales que no se haga por la
“necesidad de saber”, de forma que queden hojas impresas con datos personales en
espacios de trabajo abiertos o se guarden datos personales en un servidor al que puedan
acceder personas sin necesidad de acceder a los datos, o en un ordenador portátil o unidad
portátil sin protección.
ALMACENAR DATOS PERSONALES durante un periodo de tiempo superior al necesario
para un fin comercial legítimo.
26
COMPARTIR DATOS PERSONALES con terceros no legitimados, como proveedores o
clientes, sin tener en cuenta si la Empresa tiene derecho legal a hacerlo y si los terceros
disponen de las adecuadas garantías de seguridad y restricciones sobre el uso de
información.
USAR DATOS PERSONALES para un fin diferente al que motivó su recopilación original sin
tener en cuenta si la Empresa tiene derecho a hacerlo.
TRANSFERENCIAS ENTRE PAÍSES de datos personales, incluso dentro del grupo SABIC, sin
tener en cuenta los requisitos legales aplicables.
Preguntas y respuestas
P: Usted asiste a una feria en Alemania, y una posible clienta le da su tarjeta de visita con su
nombre y sus datos de contacto profesionales. ¿Debe introducir esta información en la base
de datos general de la Empresa a la que pueden acceder otros empleados?
R: No. En muchos países, incluyendo la mayoría de los países de Europa, este tipo de datos
personales están regulados por una ley de “protección de datos personales” que puede
prohibirle usar o compartir dicha información si la persona a la que pertenecen dichos datos
no ha otorgado su consentimiento expreso. Debe consultar a su gerente o a los asesores
legales de la Empresa para obtener directrices sobre cómo y dónde
puede almacenar dicha información.
P: Su gerente le pide que le proporcione una lista a nivel mundial de todos los clientes que
hayan comprado una determinada sustancia química básica en los últimos 24 meses para
que pueda evaluar la tendencia de compras por regiones. Cuando recopile estos datos,
¿debe incluir el nombre y la información de contacto de los agentes de compras?
R: Depende. Algunos países prohíben la transferencia entre países de datos personales a
menos que se cumplan ciertas condiciones. Puesto que los datos personales no son necesarios
para la evaluación que desea realizar su gerente, la “mejor práctica” sería no incluirlos.
P: La Empresa acaba de comercializar una nueva línea de resinas. ¿Puedo enviar un correo
electrónico común a todos los potenciales clientes para presentarles la nueva resina?
R: Posiblemente no. Algunos países prohíben los correos electrónicos de publicidad sin el
expreso consentimiento del destinatario, incluso en el caso de que esto no forme parte de
una campaña publicitaria de mayor alcance. Muchos países incluyen requisitos adicionales
relacionados con la correcta identificación del remitente y con ofrecer al destinatario la
oportunidad de “optar” por no recibir materiales publicitarios adicionales. Debe ponerse en
contacto con los asesores legales de la Empresa para discutir acerca de la mejor manera de
“hacer llegar el mensaje” de forma coherente con las leyes de privacidad aplicables.
27
PROTECCIÓN
DE NUESTROS
ACTIVOS
Propiedad intelectual
Nuestra política
Nuestra propiedad intelectual es uno de los activos más valiosos de SABIC. La Empresa se
compromete a establecer, proteger, mantener y defender nuestros derechos sobre toda la
propiedad intelectual comercialmente significativa, así como a usar dichos derechos de forma
legalmente responsable. También debemos respetar los derechos válidos de propiedad
intelectual de otras personas. Nuestros nuevos productos, servicios, procesos y software
deben revisarse de forma oportuna y diligente para comprobar que no vulneren los derechos
válidos de propiedad intelectual de otras personas. Nuestros empleados deben consultar con
un asesor legal de la Empresa antes de hacer cualquier uso de los derechos de propiedad
intelectual de terceras partes.
Nuestras responsabilidades
IDENTIFICAR Y PROTEGER NUESTRA PROPIEDAD INTELECTUAL. Mantener la
confidencialidad de nuestros secretos comerciales y demás información patentada, y trabajar
con los asesores legales de la Empresa para así garantizar una protección legal adecuada de
las invenciones, el material susceptible de ser protegido por derechos de autor, las marcas
comerciales y demás propiedad intelectual comercialmente significativa. Trabajar con los
asesores legales de la Empresa para proteger y administrar debidamente todos los acuerdos
relativos a la propiedad intelectual.
COMPRENDER NUESTRAS RESPONSABILIDADES PARA CON LA EMPRESA
RELACIONADAS CON LAS NUEVAS INVENCIONES e ideas que usted pueda desarrollar
mientras sea un empleado de la Empresa. Consulte con los asesores legales de la Empresa
si tiene alguna pregunta acerca de estas responsabilidades.
CONSULTAR CON LOS ASESORES LEGALES DE LA EMPRESA antes de divulgar ninguna
información patentada a personas ajenas a la Empresa o permitir que terceros utilicen la
propiedad intelectual de la Empresa.
RESPETAR LOS DERECHOS LEGALES VÁLIDOS DE OTRAS PERSONAS en cuanto a
patentes, derechos de autor, marcas comerciales, secretos comerciales y demás propiedad
intelectual. Consultar con un asesor legal de la Empresa acerca de las licencias y
aprobaciones necesarias para utilizar dicha propiedad intelectual.
NO INTENTAR SOLICITAR o descubrir mediante medios inapropiados los secretos
comerciales o demás propiedad intelectual de terceros. Si tiene conocimiento de dichos
secretos comerciales o información patentada, ya sea a través de su anterior empleo o
bajo una obligación de confidencialidad, debe usted informar a un asesor legal de la
Empresa y no debe usar dicha información ni debe divulgarla a nadie, excepto que así lo
apruebe un asesor legal.
CONSULTAR CON LOS ASESORES LEGALES DE LA EMPRESA si tiene alguna
pregunta relativa al uso correcto de marcas registradas y nombres comerciales.
A qué debe prestar atención
ACEPTAR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL perteneciente a un tercero, sin consultar
primero con un asesor legal de la Empresa.
DEBATIR NUESTRA INFORMACIÓN CONFIDENCIAL con terceros sin el beneficio de un
acuerdo de confidencialidad firmado.
USAR OTRA EMPRESA para desarrollar nuevos productos sin disponer de un acuerdo por
escrito que cubra los derechos de propiedad y demás derechos sobre la propiedad intelectual
desarrollada.
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FIRMAR UN ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD proporcionado por un tercero sin que un
asesor legal de la Empresa lo haya revisado previamente.
PRESENTAR O DIVULGAR PÚBLICAMENTE INFORMACIÓN acerca de un nuevo producto o
servicio antes de que se hayan presentado las solicitudes de patente o de que se haya
tomado la decisión de no presentar dichas solicitudes.
PRESENTAR UN NUEVO PRODUCTO o servicio, o un nuevo nombre de producto o
servicio, antes de comprobar que no se están vulnerando los derechos de patente o
marca comercial.
AMENAZAR A ALGUIEN QUE HA VIOLADO NUESTRA PROPIEDAD INTELECTUAL sin
antes consultar con los asesores legales de la Empresa.
RECIBIR UNA RECLAMACIÓN DE UN TERCERO en la que se alegue que hemos vulnerado
sus derechos de propiedad intelectual. En caso de que esto ocurra, informe de inmediato a
los asesores legales de la Empresa.
CONTRATAR A UN NUEVO EMPLEADO que haya trabajado previamente para un
competidor sin determinar si es necesario tomar precauciones para prevenir que dicha
persona divulgue o use accidentalmente la información confidencial de su anterior empresa.
Al contratar a un empleado que haya trabajado previamente para un competidor, consultar
con los asesores legales de la Empresa.
Preguntas y respuestas
P: Tengo una idea para una invención, y no sé si es patentable. ¿Qué puedo hacer?
R: Contar su idea a un asesor legal de la Empresa, incluso si no está seguro de que su idea
pueda patentarse. Revelar con prontitud todas las invenciones a los asesores legales de la
Empresa para que puedan evaluarlas es esencial, ya que, si se considera apropiado, las
solicitudes de patente podrán presentarse a tiempo para establecer y preservar nuestros
derechos sobre la invención.
P: Tiene usted una reunión en las instalaciones de un cliente y se le ha pedido que firme un
acuerdo de confidencialidad antes de poder acceder a las instalaciones. ¿Puede usted
firmarlo?
R: No. Debe hacer que el acuerdo sea revisado y aprobado por un asesor legal de la Empresa
antes de firmarlo. Con frecuencia, los acuerdos de confidencialidad incluyen provisiones que
nos obligan a comprometernos o a renunciar a determinados derechos de propiedad
intelectual de la Empresa que resultan inaceptables.
P: ¿Qué precauciones debemos tomar cuando enviamos información patentada por
correo electrónico tanto a nuestros empleados como a terceros?
R: La información patentada sólo debe estar disponible para nuestros empleados, y
únicamente hasta donde resulte estrictamente necesario. La revelación de dicha información
al resto del personal podría generar pérdidas competitivas, responsabilidades o daños a
nuestra reputación. Antes de enviar información patentada a un tercero, consulte con un
asesor legal de la Empresa para determinar si es necesario firmar un acuerdo de
confidencialidad y por qué medio debe enviarse la información.
Además, pueden producirse problemas de exportación si la información va a abandonar el
país o si se pretende compartir con naciones extranjeras. Pida a los asesores legales de la
Empresa que le aconsejen.
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Contraloría
Nuestra política
Unos procesos de contraloría sólidos son esenciales para permitir que nuestro equipo de
gestión tome decisiones bien informadas relativas a las operaciones de nuestro negocio, así
como para garantizar la integridad en las divulgaciones a las agencias gubernamentales y al
público en general. La contraloría incluye tres elementos fundamentales: (1) una correcta
clasificación de las transacciones comerciales y de los balances; (2) unos rigurosos procesos
internos que garanticen la salvaguarda de los activos y el registro preciso y consistente de la
información; y (3) unos informes imparciales y oportunos de todas las transacciones y de la
información financiera.
Nuestras responsabilidades
CUMPLIR LA TOTALIDAD DE LOS PRINCIPIOS, NORMAS Y NORMATIVAS APLICABLES DE
CONTABILIDAD INTERNA Y EXTERNA que afecten a la elaboración de informes contables y
financieros.
ASEGURARSE de que la información financiera y no financiera y la métrica operativa se
notifican de forma precisa y puntual.
CREAR REGISTROS Y CUENTAS COMPLETOS, VERACES Y OPORTUNOS que reflejen
todas las transacciones comerciales, desembolsos y gastos.
PROTEGER LOS ACTIVOS DE LA EMPRESA (físicos, financieros y de propiedad intelectual) frente al acceso y uso no
autorizados o frente a la pérdida.
CUMPLIR LAS DELEGACIONES DE ATRIBUCIONES DE LA EMPRESA con respecto a
la aprobación y ejecución de las transacciones y documentos.
PROPORCIONAR, pronósticos y evaluaciones puntuales e imparciales.
COOPERAR plenamente tanto con los auditores internos como con los independientes.
COMPRENDER Y CUMPLIR los procedimientos de documentos internos de la gestión.
SALVAGUARDAR LOS DOCUMENTOS que puedan ser relevantes para litigios, auditorías o
investigaciones pendientes o razonablemente previsibles, siguiendo las directrices de los
asesores legales de la Empresa.
A qué debe prestar atención
RESULTADOS FINANCIEROS QUE CAREZCAN DE TRANSPARENCIA o que no
parezcan reflejar el rendimiento real del negocio.
REGISTROS DISTORSIONADOS, como informes de gastos de viajes exagerados, hojas de
servicio imprecisas o facturas falsas.
TRATOS EMPRESARIALES estructurados de forma que no tengan sentido económico.
AUSENCIA DE PROCESOS Y CONTROLES que protejan los activos del riesgo de pérdida.
INTENTOS DE ELUDIR los controles internos de autorización.
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PERMITIR A UN PROVEEDOR EXTERNO que inicie un trabajo antes de que se haya emitido
un pedido de compra autorizado.
USO DE TRATAMIENTOS CONTABLES ALTERNATIVOS sin una justificación
específica.
AUSENCIA DE RUTINAS Y CONTROLES DOCUMENTADOS especialmente en lugares
remotos.
DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS (incluidos correos electrónicos) sin averiguar antes si
los documentos están sujetos a determinadas obligaciones legales de conservación.
Preguntas y respuestas
P: La oferta ganadora en la licitación de un proyecto de mantenimiento en mi zona es de
100.000 SR. Mi colega está autorizado a aprobar desembolsos de hasta 75.000 SR. Me ha
pedido que haga dos pedidos de compra para servicios relacionados con el mismo proyecto,
uno por una cantidad de 60.000 SR y el otro por 40.000 SR. ¿Es esto correcto?
R: No. La delegación de atribuciones es un sistema de control interno importante. Su
colega puede estar intentando eludir el proceso de aprobación. Dado que no existe
justificación clara para esta petición, deberá informar de ella a su gerente.
P: Un importante proveedor de materias primas ha solicitado recientemente un aumento de
precios. Para garantizar la continuidad del suministro, hemos aceptado el aumento de
precios. Si el proveedor acepta proporcionarnos una carta en la que el coste adicional se
defina como un “gasto de reserva” para futuros suministros, ¿puede la empresa capitalizar
adecuadamente dicho aumento en lugar de tratarlo como un gasto?
R: No. Una incorrecta clasificación contable intencionada (por ejemplo, coste vs. capital) es
inaceptable. Todas las transacciones financieras se deberán concertar de conformidad con las
normas empresariales internas y las normas externas aplicables a su negocio (p. ej., GAAP,
IFRS, SOCPA, etc.). El uso de un tratamiento contable alternativo debe ser aprobado por
Finanzas y debe ser documentado.
P: Las ventas han bajado durante este trimestre y la empresa tiene dificultades para cumplir
cifras de ventas. Ha convencido usted a un gran cliente para que adquiera un volumen
adicional de un producto por adelantado a sus necesidades de producción a cambio de una
reducción sustancial del precio, de condiciones de pago ampliadas y de nuestro compromiso
de guardar el material en inventario hasta que pueda utilizarlo. ¿Debería cerrar este trato
para que nuestras cifras de ventas sean mayores?
R: No. Las normas de reconocimiento de ingresos son muy estrictas. Desde un punto de vista
de la contabilidad, las condiciones relacionadas con el volumen adicional pueden hacer
imposible su registro como ventas en el trimestre actual. Debe consultar con el controlador
del negocio afectado antes de realizar ningún acuerdo de este tipo.
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Blanqueo de capitales
Nuestra política
Las personas involucradas en actividades delictivas (terrorismo, narcotráfico, sobornos y
fraude financiero) pueden intentar “blanquear” los réditos de sus delitos para ocultarlos o para
que parezcan legítimos. Este llamado “blanqueo de capitales” es un problema creciente en
nuestra economía global, por lo que son ya más de 100 los países que disponen de leyes que
consideran la aceptación o procesamiento de los réditos de las actividades delictivas como un
acto criminal. Una preocupación relacionada es el hecho de que fondos legítimos puedan
usarse para financiar actividades terroristas, en lo que a veces se denomina blanqueo de
capitales “inverso”.
La Empresa se compromete a cumplir íntegramente todas las leyes antiterroristas y antiblanqueo de capitales. Realizaremos negocios únicamente con clientes de confianza que
realicen actividades comerciales legítimas, con fondos provenientes de fuentes legítimas.
Cada una de nuestras unidades de negocio deberá poner en marcha procedimientos de
diligencia debida encaminados a “Conocer a su cliente” basados en el riesgo existente y
deberá dar los pasos que considere apropiados para prevenir y detectar las formas de pago
inaceptables y sospechosas. La no detección de relaciones y transacciones que pongan a la
Empresa en riesgo de ser asociados al blanqueo o al uso inapropiado de capitales puede dañar
gravemente nuestra reputación y dejarnos expuestos a la apertura de procesos judiciales.
Nuestras responsabilidades
CUMPLIR TODAS LAS LEYES Y DISPOSICIONES APLICABLES QUE PROHÍBEN EL
BLANQUEO DE CAPITALES y la financiación o apoyo al terrorismo, y que exigen la
notificación de transacciones sospechosas o en efectivo. Comprender cómo se aplican
dichas leyes a nuestra unidad de negocio o nuestro puesto.
PONER EN MARCHA Y SEGUIR PROCEDIMIENTOS ADECUADOS ENCAMINADOS A
“CONOCER A SU CLIENTE”. Realizar revisiones eficaces de posibles clientes, agentes y
socios comerciales para asegurarse de que están involucrados en actividades comerciales
legítimas y de que sus fondos provienen de fuentes legítimas.
CUMPLIR LAS NORMAS de su empresa relativas a las formas de pago aceptables. Conocer
los tipos de pago que han sido asociados al blanqueo de capitales (por ejemplo, la emisión
de múltiples giros postales o cheques de viaje, cheques a favor de un cliente por parte de un
tercero desconocido, pagos en efectivo).
SI ENCUENTRA ALGUNA SEÑAL DE ALERTA de actividad sospechosa, plantee con
prontitud su preocupación a un asesor legal de la Empresa y no continúe con la
transacción hasta que sus dudas hayan sido resueltas. Asegúrese de documentar
perfectamente la resolución de cada sospecha.
A qué debe prestar atención
UN CLIENTE, DISTRIBUIDOR, AGENTE u otro socio comercial que sea reticente a
proporcionar información completa, que proporcione información insuficiente, falsa o
sospechosa, o que esté ansioso por eludir la necesidad de notificación o de mantener los
registros.
UN CLIENTE que sea reticente a permitir una visita a su base de operaciones.
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PAGOS QUE UTILICEN INSTRUMENTOS MONETARIOS que no parezcan tener un vínculo
identificable con el cliente, o que hayan sido identificados como mecanismos de blanqueo
de capitales.
PEDIDOS, COMPRAS O PAGOS que sean inusuales en tipo o cantidad, que sean
inconsistentes con la marca o con el negocio del cliente o que no reflejen un fin
comercial real.
TRANSFERENCIAS DE FONDOS INUSUALES hacia o desde países que no estén
relacionados con la transacción o que no resulten lógicos para el cliente.
TRANSACCIONES QUE INCLUYAN LUGARES DE CONOCIDA ACTIVIDAD
TERRORISTA, narcotráfico o actividades de blanqueo de capitales.
TRANSACCIONES QUE INCLUYAN BANCOS PANTALLA EXTRANJEROS O EN
PARAÍSOS FISCALES, remitentes sin licencia en envíos de dinero o intermediarios
financieros ajenos a los bancos.
ESTRUCTURACIÓN DE TRANSACCIONES para evitar la necesidad de notificación (por
ejemplo, múltiples transacciones por cantidades inferiores a los límites notificables).
PETICIONES DE TRANSFERENCIA DE CAPITALES o de recuperación de depósitos a
beneficio de un tercero o en una cuenta desconocida o no reconocible.
Preguntas y respuestas
P: En una feria de medios ha conocido usted a un nuevo cliente que le dice que está
poniendo en marcha un nuevo negocio de duplicado de CD/DVD. Una semana más tarde, el
cliente realiza un pedido de resina OQ que es mucho mayor de lo que cabría esperar de una
empresa de reciente creación. Antes de rellenar el pedido, usted solicita una visita a las
nuevas instalaciones del cliente y este se niega. ¿Debe rellenar el pedido de todas formas?
R: No. Tiene usted motivos para sospechar de este cliente, dado su pedido inusualmente
grande y su negación a permitirle que visite sus instalaciones. Siguiendo los procedimientos
estándares encaminados a “Conocer a su cliente”, no debería usted vender el producto a
este cliente hasta que haya recibido las adecuadas garantías de que se trata de un negocio
de duplicado legítimo.
P: Un cliente ruso con sede en Moscú ha realizado un pedido de una cantidad
inusualmente grande de metanol. El cliente solicita un envío directo a Holanda (en donde
no tiene instalaciones de fabricación) y, puesto que el pedido supera las condiciones de
crédito del cliente, él se ofrece a pagar por adelantado y en efectivo en forma de giro
postal. ¿Debe usted aceptar este pedido?
R: No. Esta transacción presenta diversas “señales de alerta” (el pedido inusualmente
grande, el envío directo y el pago por giro postal), y todas ellas sugieren la posibilidad del
blanqueo de capitales. Debe declinar el pedido y notificárselo inmediatamente a los equipos
financiero y legal.
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Uso de información privilegiada y manipulación de información sobre acciones
Nuestra política
La Empresa está comprometida con los principios de acceso justo y abierto a los mercados
para acciones que operan en las bolsas de todo el mundo, ya que en dichos mercados todas
las personas tienen las mismas oportunidades de éxito. El uso de información privilegiada y la
manipulación de información sobre acciones (el uso de información que no es pública acerca
de una empresa para efectuar una transacción de valores con dicha empresa) socavan estos
principios y están prohibidas por las políticas de SABIC y por las leyes de numerosos países.
Nuestras responsabilidades
NO COMPRAR O VENDER acciones u otros valores de ninguna empresa si posee
información privilegiada sobre dicha empresa.
NO RECOMENDAR NI SUGERIR A NADIE QUE COMPRE, VENDA O MANTENGA acciones
u otros valores de ninguna empresa si posee información privilegiada sobre dicha empresa.
CONSULTAR CON LOS ASESORES LEGALES DE LA EMPRESA antes de entregar una
participación si tiene alguna pregunta sobre su propiedad, o antes de desvelar información
acerca de una empresa publica si no está seguro de que dicha información se le pueda
desvelar al destinatario previsto.
A qué debe prestar atención
NO IDENTIFICAR LA INFORMACIÓN PRIVILEGIADA. La información es “información
privilegiada” si no es pública y si, probablemente, un inversor sensato la consideraría
importante a la hora de tomar decisiones de inversión.
SUPONER DE FORMA ERRÓNEA que, dado que SABIC no es una empresa pública fuera del
Reino de Arabia Saudí, las prohibiciones sobre el uso de información privilegiada no son
aplicables a nuestros empleados cuando llevan a cabo operaciones (incluido el RAS) que
tengan prohibiciones sobre operaciones con información privilegiada. Dichas prohibiciones
rigen sobre los valores de todas las empresas públicas, no solamente la empresa para la que
usted trabaja. En los lugares en que estén prohibidas las operaciones con información
privilegiada, se prohíben las operaciones con información privilegiada acerca de cualquier
empresa pública, incluida SABIC y las empresas públicas que sean nuestros clientes,
proveedores y otros socios de negocio.
DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN PRIVILEGIADA A UN TERCERO para permitir que dicha
persona compre, venta o mantenga acciones u otros valores de una empresa basándose en
dicha información.
35
Preguntas y respuestas
P: Durante las negociaciones con una gran empresa pública de suministro, se me informó
confidencialmente acerca de una inminente y gran adquisición que el proveedor piensa
llevar a cabo. Estaría muy interesado en invertir en dicho proveedor, dado el tamaño y la
naturaleza de la adquisición prevista. ¿Es esto correcto?
R: No. Si la posible adquisición no ha sido anunciada públicamente, se trata de información
privilegiada que no puede usted utilizar. Si ejecuta una transacción sobre las acciones de
dicho proveedor basándose en los datos que le han proporcionado, tanto usted como el
empleado del proveedor que le ha proporcionado la información podrían ser acusados de
utilizar información privilegiada.
P: Recientemente, estaba asistiendo a una feria y estaba teniendo una conversación
amigable con una empleada de una empresa pública que es cliente nuestro. Ella me contó
que van a comercializar un nuevo producto que es “alto secreto” y que va a revolucionar
totalmente el mercado. A mi padre le gusta invertir en el mercado de valores y estoy
seguro de que esta información le parecería muy interesante. ¿Puedo contárselo?
R: No. Si revela esta información a su padre y compra acciones del cliente basándose en la
información que usted le dio, a usted, a su padre y a la empleada del cliente que le dio la
información se les podría acusar de usar información para la compra de acciones.
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NOTIFICACIÓN DE
PREOCUPACIONES
SOBRE
CUMPLIMIENTO
Notificación de preocupaciones sobre cumplimiento
Nuestra política
La base de una robusta cultura de cumplimiento es el uso de un mecanismo eficaz que
permita que los empleados puedan contar y plantear sus preocupaciones reales o potenciales
sobre cumplimiento en un entorno libre de represalias, para que dichas preocupaciones
puedan resolverse de forma rápida y eficaz. TODOS somos responsables de plantear con
prontitud las preocupaciones o violaciones de cumplimiento. El incumplimiento de dicha
responsabilidad puede tener importantes consecuencias adversas para SABIC y sus
empleados y para las comunidades en las que vivimos. Queda estrictamente prohibido tomar
represalias de cualquier tipo contra aquellas personas que planteen o ayuden a resolver un
problema de integridad.
Nuestras responsabilidades
HACER OÍR SU VOZ: Usted es los “ojos y oídos” de SABIC en cuestiones de cumplimiento.
Plantear con prontitud cualquier violación real o potencial de cumplimiento a través de los
canales de información que tiene a su disposición. Cuanto más rápidamente se notifique y
aborde un problema, mejor será para todos. Si no está satisfecho con la manera de afrontar
su preocupación, notifíqueselo a su gerente o a un asesor legal de la Empresa.
CONOCER LOS DIVERSOS CANALES que tiene a su disposición para plantear problemas de
cumplimiento, entre los que se incluyen su gerente, el personal de Recursos humanos, el
personal del departamento legal o la línea de ayuda sobre cumplimiento:
Líneas de ayuda sobre cumplimiento a nivel regional de SABIC:
RAS y Oriente Medio: +800 30 22220
Las Américas: +1 800 643 1614
Europa: +31 164 29 2256
Asia: +81 285 80 2535
Aunque es usted libre de plantear una preocupación de forma anónima, si decide hacerlo
identificándose, podremos ponernos en contacto con usted para informarle.
COLABORE EN LAS INVESTIGACIONES SOBRE PREOCUPACIONES Y VIOLACIONES DE
LA POLÍTICA DE LA EMPRESA. Su identidad (en caso de que la revele) y la información que
nos proporcione será compartida únicamente hasta donde resulte estrictamente necesario
con aquellas personas que sean responsables de resolver dicha preocupación.
NO TOMAR NINGUNA REPRESALIA contra las personas que hayan informado acerca de
una preocupación de cumplimiento.
Preguntas y respuestas
P: ¿Qué constituye una preocupación de cumplimiento?
R: A continuación se enumeran algunos ejemplos de problemas de cumplimiento:
• Una violación de nuestras políticas o las leyes aplicables.
• Una solicitud por parte de otros para violar nuestras políticas o las leyes aplicables.
• No plantear con prontitud una violación conocida de nuestras políticas o de las
leyes aplicables.
• Falta de colaboración en investigaciones de posibles violaciones de la política de la
Empresa.
• Represalias contra otro empleado por informar acerca de una preocupación de
cumplimiento.
• Falta de liderazgo o diligencia para garantizar el cumplimiento de nuestras
políticas.
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P: ¿Qué sucede cuando se plantea una preocupación de cumplimiento?
R: Los problemas de cumplimiento se investigan en profundidad. Dependiendo de la
naturaleza y magnitud de la preocupación, el proceso de investigación puede incluir: i) la
asignación de un equipo de investigación cuyos miembros tendrán la adecuada experiencia y
objetividad; (ii) realización de una investigación, que incluirá entrevistas y revisión de los
documentos pertinentes; (iii) recomendación de acciones correctivas a los correspondientes
gerentes para su puesta en práctica, y (iv) suministro de información a la persona que ha
planteado su preocupación.
P: ¿Y si no estoy seguro de que mi preocupación sea una preocupación de
cumplimiento?
R: Tiene que notificarla de todas formas. El equipo de cumplimiento notifica todas las
preocupaciones notificadas. Es preferible investigar todas las preocupaciones que
arriesgarse a que un problema de incumplimiento no se notifique. La notificación de una
preocupación permitirá a la Empresa efectuar una evaluación oportuna acerca de si hay
una violación de cumplimiento. Si el problema no es una preocupación de cumplimiento,
podremos clarificar la política o facilitar información a otros para que se pueda resolver y
abordar el problema según sea necesario.
“Desempeño con
integridad”
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Saudi Basic Industries Corporation
P.O. Box 5101
Riyadh 11422
Saudi Arabia
T +966 (0) 1 225 8000
F +966 (0) 1 225 9000
E [email protected]
www.sabic.com