Manual para carga masiva de datos

MANUAL PARA
CARGA MASIVA DE
DATOS
Última modificación: marzo 2015
Guía de instalación
y uso del
Connector de Excel
y Salesforce
INDICE
1.
INTRODUCCIÓN ...................................................................................... 2
Acerca del Connector ................................................................................................................. 2
2.
¿CÓMO LEER ESTA GUÍA? .................................................................... 3
3.
CONTENIDOS .......................................................................................... 4
Pasos para instalación del Connector ...................................................................................... 4
Pasos para iniciar sesión en el Connector ............................................................................... 7
¿Cómo obtener el token de seguridad? .................................................................................... 7
¿Cómo iniciar sesión en el Connector? ..................................................................................... 7
Integración Salesforce - Connector, datos útiles. ................................................................... 9
Subida masiva de datos ........................................................................................................... 10
Para generar la estructura de la Base de datos en Excel ....................................................... 10
Modificación, actualización y eliminación masiva de datos ................................................. 13
Actualización de registros ........................................................................................................ 13
Eliminación de registros ........................................................................................................... 14
4.
ERRORES COMUNES ........................................................................... 19
5.
GLOSARIO ............................................................................................. 22
6.
CONTACTO ............................................................................................ 23
Manual para Carga Masiva de Datos | Última versión: marzo 2015 | Página 1 de 24
1. INTRODUCCIÓN
Acerca del Connector
Connector es un complemento para Excel que se integra a Salesforce (SF) con el objetivo de
trabajar con datos y registros de forma masiva y sencilla desde una hoja de cálculo. Este
complemento no es compatible con el sistema operativo de Apple (IOS).
Este complemento permite importar, exportar, eliminar y actualizar registros masivamente de
cualquier Objeto de SF. Permite trabajar tanto con los objetos que ya vienen por defecto con
SF como con los personalizados.
Generalmente es utilizado al comenzar una implementación de SF ya que se deben subir toda
la información con la que la Organización deseé trabajar. También suele utilizarse en otras
cargas masivas como puede ser luego de un evento (cena anual, etc), para actualizar registros
de cobros, etc.
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2. ¿CÓMO LEER ESTA GUÍA?
En esta Guía se incorporaron algunos íconos que llaman la atención sobre ciertos temas que
resultarán de importancia para comprender el uso de Salesforce y sus aplicaciones.
Este ícono señala información útil a tener en cuenta para optimizar los usos
Este ícono señala los Ejercicios para poner en práctica lo explicado
Este ícono señala indica la inclusión de “Consejos de experto”
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3. CONTENIDOS
Pasos para instalación del Connector
Para instalar el complemento:
1. Descargar la última versión disponible del Office Toolkit de aquí.
2. Abrir el archivo y luego Ejecutar el archivo “SForce Office Toolkit.msi”. (Para
Ejecutarlo se debe hacer doble click sobre el mismo)
3. Descargar el archivo “sforce_connector_ee_1603.zip” de aquí.
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Una vez descargado el archivo de ZIP, extraer el acrivo “sforce_connect.xla” y
guardar en una carpeta donde no se vaya a mover.
NO EJECUTAR ESE ARCHIVO.
4. Abrir el Programa Excel con un archivo nuevo que esté en blanco.
5. Ingresar en el menú Archivo y seleccionar la opción Opciones > Complementos o
Adds-In > Administrar Complementos de Excel y hacer click en el botón IR.
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6. En esta nueva pantalla,
hacer click en el botón
EXAMINAR o BROWSE y
buscar el archivo
“sforce_connect.xla”
que se descargó en el
paso 3.
Una vez añadido,
chequear que la opción
esté tildada y así quedará
instalado el Complemento.
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Pasos para iniciar sesión en el Connector
Al comenzar a trabajar con este complemento en la Base de datos primero hay que iniciar
sesión de modo de generar la conexión entre Salesforce y Excel. Para ello es importante tener
disponibles los siguientes datos:

Nombre de usuario de Salesforce

Contraseña de Salesforce

Token o Testigo de seguridad.
¿Cómo obtener el token de seguridad?
El token o testigo de seguridad es una doble contraseña que genera SF. Es única por
usuario y NO CAMBIA a menos que se cambie la contraseña del usuario de SF.
1. En Salesforce ingresar a Mi configuración > Personal > Restablecer mi testigo de
seguridad.
2. Hacer click en el botón RESTABLECER MI TESTIGO DE SEGURIDAD
3. Llegará un mail con el token de seguridad.
¿Cómo iniciar sesión en el Connector?
1. Entrar al Excel
2. En una Hoja de cálculo vacía hacer click en la solapa Complementos.
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3. Hacer click en el menú Force.com Connector y seleccionar la opción Table Query
Wizard”.
4. Loguearse a Salesforce en la ventana siguiente utilizando el nombre de usuario
de SF y la contraseña+token en la celda del Password
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Integración Salesforce - Connector, datos útiles.
Para cualquier acción que se quiera realizar en el Connector hay que tener en cuenta que SF
lee los Objetos, sus Tipos de registro y sus Registros a través de un ID.
¿Qué es el ID?
Es un código alpha-numérico que genera SF cada vez que crea un registro y que utiliza el
sistema para identificarlos.
¿Dónde se encuentra el ID?
El ID se encuentra en el URL de cada registro, o también se puede descargar desde SF, ya
que es un campo propio del Sistema (Id_Contacto, Id_Candidato, Id_Cuenta, etc).
En el URL generalmente se encuentra el ID a continuación de la barra justo al final de la
dirección de SF tal como lo indica la imagen a continuación. Por regla general, es el código que
se extiende hasta el primer carácter no alpha-numerico.
Otra forma para obtener el ID de los distintos registros de un mismo Objeto es a través de los
Informes. Para ello se debe incluir en el mismo el campo de ID del registro de forma de poder
exportarlo a un Excel y tenerlos disponibles.
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Subida masiva de datos
Los objetos de SF se subirán de uno en uno, el complemento no permite subir masivamente
dos objetos en una misma Planilla.
Si se está realizando la primera carga de datos hacia SF, se debe comenzar por el objeto
CUENTAS ya que los CONTACTOS deben tener una CUENTA asociada para poder subirlos.
En el caso de CANDIDATOS, al no estar relacionados a otro objeto, pueden subirse
directamente.
El complemento Connector reproducirá la estructura de cualquiera de los OBJETOS de SF,
siendo:
-
La Hoja de Excel  El Objeto de SF (Ej: CONTACTOS)
-
Las Filas en Excel  Cada uno de los Registros de ese Objeto (Ej; Juan
Pérez)
-
Las Columnas de Excel  Cada uno de los Campos de SF (Ej; Apellido)
Para generar la estructura de la Base de datos en Excel
1. Entrar al Excel e iniciar sesión en el Connector
2. En la ventana siguiente seguirán una serie de pasos para conformar la matiz o
estructura del Objeto con la que se trabajará. El Paso 1 indica que la estructura
comenzará a generarse en la celda A1. Hacer click en NEXT
3. En el PASO 2 seleccionar con qué OBJETO de SF se trabajará (En este caso
CUENTA). Hacer click en NEXT.
4. En el PASO 2 bis se listan todos los campos que contiene el Objeto elegido.
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Seleccionar todos los campos que se van a utilizar en la carga de datos y luego
hacer click en NEXT.
ES IMPORTANTE RECORDAR CUÁLES SON LOS CAMPOS OBLIGATORIOS
DEL OBJETO PARA NO OMITIRLOS EN LA CRAGA DE DATOS. EN CASO
CONTRARIO, SF NO PERMITIRÁ CARGAR LOS REGISTROS.
5. PASO 3: Este
cuadro se utiliza
para trabajar con
registros que ya
estén en SF y
utilizar filtros. Si se
selecciona un filtro,
hacer click en
Run Query, y
aparecerán los
datos que ya
existen en la base.
Si se quiere trabajar con un informe previamente bajado de Salesforce o con una
base externa, omitir este paso haciendo click en Close.
6. Una vez finalizado el armado de la matriz, cargar los datos en las columnas
correspondientes.
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En ID de la Cuenta/organización escribir New. Esto permitirá que se genere en SF
el ID correspondiente para el nuevo registro que se creará con la carga masiva
7. Para subir los datos masivamente a SF, seleccionar las celdas New de la columna ID
de la Cuenta/organización. Ir al menú Force.com Connector y hacer click en la
opción Insert Selected Rows.
De esta forma se generarán los ID correspondientes a los registros creados como se
ve en la imagen.
.
Una buena práctica es seleccionar un solo
registro, subirlo y con el ID chequear en el SF si
subió todos los campos correctamente
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Modificación, actualización y eliminación masiva de datos
Tanto para la actualización de datos (campos) como para la eliminación (de datos o
registros) se deben seguir los mismos pasos para generar la matriz e ingresar los datos
que se deseen eliminar o modificar.
Como se mencionó anteriormente, el Connector identifica cada registro contenido en SF a
través de su ID, por eso para realizar cualquiera de estas operaciones es fundamental contar
con ese dato. ¿Cómo obtenerlo? Los ID se obtienen de dos formas:
-
a través de la generación de un informe en SF que contenga el campo Id y
exportarlo a un Excel.
-
Exportando la información con el Connector.
Actualización de registros
Algunas consideraciones sobre la actualización de registros:
-
El Connector no funciona en cualquier formato de Excel. Debe respetarse el formato
original.
-
Se actualizarán todos los datos que se encuentran seleccionados. Puede ser solo una
columna o varias.
-
No se modificaran los datos de los campos que no se encuentren en el Excel o
seleccionados.
Una vez generada la matriz y colocados los datos en las columnas correspondientes.
1. Seleccionar todas las celdas que se deseen actualizar
2. Ir al menú Force.com Connector y hacer click en la opción Update Selected Cells.
Se abrirá un cuadro que indicará cuál es la acción que está por realizar el sistema (ver
imagen). Si es correcto, hacer click en ACEPTAR
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ES IMPORTANTE SABER QUE AL MOMENTO DE REALIZAR CUALQUIER TRABAJAO
MASIVO, EL SISTEMA RESPETA LAS REGLAS DE VALIDACIÓN CONFIGURADAS PARA
CADA OBJETO, COMO ASÍ TAMBIÉN SI HUBIESE FILTROS DE APLICACIONES COMO
DUPECATCHER.
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Eliminación de registros
Una vez generada la matriz y colocados los datos en las columnas correspondientes:
1. Seleccionar la celda del Id de los registros que vayan a ser eliminados.
2. Ir al menú Force.com Connector y hacer click en la opción Deleted objects.
Se abrirá un cuadro que indicará cuál es la acción que está por realizar el sistema (ver
imagen). Si es correcto, hacer click en ACEPTAR.
Como se ve en la imagen, se indicará que el registro fue eliminado reemplazando el ID
por “deleted”.
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Carga de Objetos Relacionados
Para subir un objeto que esté relacionado con otros/s (campos con lupita en Salesforce) se
debe utilizar el mismo mecanismo de los puntos anteriores aunque hay que tener
algunas cosas en cuenta.
En primer lugar, las relaciones se podrán
realizar con registros previamente creados
Otras
ya que el modo de relacionarlos es a través
del ID único de cada registro.

relación entre los objetos es de Padre-Hijo.
Es por esto que hay objetos que deberán
cargarse primero como en el caso de las
relaciones CUENTA y CONTACTO, en donde
relaciones
entre objetos:

Luego, es importante recordar que en SF la
posibles


Miembro de campaña: deben
existir CONTACTO y CAMPAÑA,
Asistente a Evento: deben existir
EVENTO y CONTACTO)
Afiliaciones: deben existir CUENTA
y CONTACTO.
Relationship: deben existir los
CONTACTOS
la CUENTA deberá ser cargada primero para
poder establecer esa relación.
A modo de ejemplo, se indica el paso a paso de cómo subir un CONTACTO relacionado a
una CUENTA.
1. Cargar la CUENTA en SF generando la matriz necesario y conservar el ID de la
misma.
2. En una hoja de cálculo diferente, generar la matriz del objeto CONTACTO tal como se
indica en el apartado 3.3 seleccionando los campos del objeto que se deseen ingresar.
No omitir los campos obligatorios.
En este caso, la matriz quedará conformada como indica la imagen.
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EN ESTE CASO EL NOMBRE CAMPO DE LA CUENTA ES Nombre de la organización,
PERO PUEDE TENER OTRO COMO Id. de la cuenta.
3. Completar las celdas con los datos correspondientes. En el caso del Nombre de la
organización o Id. de la cuenta se deberá ingresar el ID de la CUENTA a la que se
quiera relacionar cada contacto.
En la misma matriz se pueden relacionar CONTACTOS a diferentes CUENTAS.
4. Para subir los datos masivamente a SF, seleccionar las celdas New de la columna ID
de Contacto. Ir al menú Force.com Connector y hacer click en la opción Insert
Selected Rows.
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4. ERRORES COMUNES
Los errores más comunes a la hora de cargar los registros en SF mediante el Connector son:
1. Introducir en las celdas de Excel un formato distinto al permitido en los
campos de SF (Ejemplo: Introducir texto, en un campo de Fecha o Numérico).En
estos casos directamente se indicará el error y no permitirá realizar la carga del
registro.
2. No cargar un campo obligatorio en SF u omitir un campo al momento de
generar la estructura.
En caso de que al momento de generar la estructura en Excel se omita agregar un
campo obligatorio o necesario para trabajar la base de datos que el usuario tenga
preparada, lo que se debe hacer es:
a. Crear una hoja nueva en el Excel
b. Repetir el procedimiento de la sección “Para generar la estructura de la
Base de datos en Excel”. Generando la estructura con el o los campos
que quieran agregarse.
c.
Cortar la columna de ese/esos campos y agregarla en la estructura con
la que se esté trabajando.
3. No incluir el campo ID del Tipo de Registro en la estructura de Excel.
Si el OBJETO con el que se está trabajando para realizar una Carga masiva de datos tiene
Configurados distintos Tipos de registro y no se utiliza ese campo en la estructura, los
registros cargados se subirán con el Tipo de registro predeterminado en el Sistema.
Si se quiere discriminar desde la Carga masiva los Tipos de Registro, se debe incluir el
campo ID. de Tipo de registro en la estructura de Excel y completar con el ID correspondiente.
¿Dónde encontrar el ID del Tipo de Registro?
Configuración > Personalizar o Crear (según el objeto que corresponda) ->
Hacer click en el Objeto deseado -> Tipos de Registros -> Hacer click sobre el
Tipo de Registro deseado
- El ID aparecerá en el URL a continuación del id= y hasta que aparezca el
primer carácter no alpha-numérico
Manual para Carga Masiva de Datos | Última versión: marzo 2015 | Página 19 de 24
4. Cargar valores que no existen en una lista de selección.
En muchas ocasiones, al crear las bases para realizar una subida o actualización masiva de
campos, los usuarios completan los campos de lista de selección con valores que no
existen en la base de datos. Para no incurrir en este errores es importante saber que en cada
celda de los campos que se utilizan en el Connector existe un comentario que sirve de guía
para conocer cuáles son los valores existentes para esa lista de selección, o bien indican con
qué tipos de datos debe completarse el campo.
Es importante prestar atención a estos comentarios ya que en algunos casos, existen listas
de selección que el usuario visualiza en español, pero que internamente el sistema las
utiliza en inglés.
Manual para Carga Masiva de Datos | Última versión: marzo 2015 | Página 20 de 24
Otros datos útiles para bajar el margen de errores en la carga de datos:

Campos de Lista de selección múltiple: utilizar “,” entre cada opción, respetando el
modo de escritura e idioma tal como se indicó anteriormente.

Tener en cuenta el máximo de dígitos permitidos (longitud del campo) en SF y
respetarla, de lo contrario no permitirá subirlo.

Campos de Casilla: en el comentario de la celda se indicarán como “boolean”, estos
campos deben completarse con los valores TRUE – para que aparezca tildado- o
FALSE – para que aparezca en blanco.

Campos de correo electrónico: los valores deberán respetar la estructura de una
dirección de correo electrónico: deberá contener un @, ningún espacio en blanco,
ningún tilde ni carácter no reconocido por Internet (tal como ñ, diéresis o tildes)y
finalizar con un “.com, .org, .net, etc.
Manual para Carga Masiva de Datos | Última versión: marzo 2015 | Página 21 de 24
5. GLOSARIO
Campaña: es una forma de agrupar Contactos y Candidatos para generar acciones como
podrá ser utilizada para manejar campañas de diferente tipo, entre ellas, campañas de envío
de e-mails masivos, campañas para aumentar los aportes, para sumar nuevos adherentes, etc.
Candidato: Son pre-contactos y pre-cuentas. Permite tener una base sucia de emails o datos
no confiables para enviar mails masivos o hacer seguimiento telefónico.
Contacto: Las empresas y otras organizaciones están representadas por el objeto Cuentas.
Cuenta: Una cuenta es una organización, compañía o consumidor del que desea realizar un
seguimiento, por ejemplo, un cliente, socio o competidor.
Lista de selección: Lista de selección de opciones disponibles para campos concretos en un
objeto de Salesforce, por ejemplo, el campo Sector para las cuentas. Los usuarios pueden
seleccionar un solo valor de una lista en lugar de introducir una entrada directamente en el
campo. Consulte también Lista de selección principal.
Lista de selección (selección múltiple): Lista de selección de opciones disponibles para
campos concretos en un objeto de Salesforce. Las listas de selección múltiple permiten a los
usuarios seleccionar uno o varios valores. Los usuarios pueden elegir un valor haciendo doble
clic en él o seleccionar valores adicionales de una lista de desplazamiento manteniendo
pulsada la tecla CTRL mientras hacen clic en un valor y utilizando el icono de flecha para
desplazarlos al cuadro seleccionado.
Miembro de la campaña: Cualquier candidato o contacto asociado a una campaña.
Objeto: Un objeto le permite guardar información en su organización de Salesforce. El objeto
es la definición global del tipo de información que está almacenando. Por ejemplo, el objeto de
caso le permite almacenar información sobre las consultas de los clientes. Para cada objeto, su
organización tendrá varios registros que almacenan la información sobre los ejemplos
específicos de ese tipo de datos. Por ejemplo, puede tener un registro de caso para almacenar
la información sobre la consulta de formación de José Pérez y otro registro de caso para
almacenar la información sobre el problema de configuración de María Gómez.
Registro: Una instancia simple de un objeto de Salesforce. Por ejemplo, “Sara Jerez” puede
ser el nombre de un registro de contacto.
Tipo de registro: Un tipo de registro es un campo disponible para ciertos registros que pueden
incluir algunos o todos los valores estándar y personalizados de la lista de selección para ese
registro. Puede asociar tipos de registro con perfiles para que sólo los valores de la lista de
selección estén disponibles para los usuarios con ese perfil.
Valores de lista de selección: Selecciones mostradas en listas desplegables para
determinados campos. Algunos valores están predefinidos mientras que otros valores los
puede cambiar o definir un administrador.
Ver más
Manual para Carga Masiva de Datos | Última versión: marzo 2015 | Página 22 de 24
6. CONTACTO
Todas las consultas sobre esta guía, podrán realizarse en la Comunidad Power of Us de la
Fundación Salesforce. Allí los esperamos en el grupo En español.
Es muy fácil unirse a esta Comunidad. ¡De hecho, ustedes como usuarios de Salesforce ya
son miembros! Sólo tienen que ingresar a powerofus.salesforcefoundation.org con el mismo
nombre de usuario y contraseña de Salesforce.
Aquí podrán obtener más información para saber cómo empezar a formar parte de la
Comunidad.
No contestaremos preguntas por email (a no ser que estemos trabajando actualmente en un
proyecto), ya que pensamos que de esta manera generamos comunidad compartiendo el
conocimiento y todos aprendamos en conjunto. Las experiencias de todos los usuarios son
bienvenidas, los invitamos a contestar dudas y compartir experiencias.
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