Sector_ Industria Title_ Sistema de Gestión de Congresos

Caso de éxito
Sector_ Industria
Title_ Sistema de Gestión de Congresos
Multinacional farmacéutica líder del sector con presencia en España y más de 45 años de historia en el negocio del desarrollo,
producción y comercialización de medAicamentos
“Este proyecto proporciona a los
visitadores médicos una potente
herramienta para gestionar la invitación
de médicos a congresos y llevar un
riguroso control económico de costes”.
aprobación.
Reto
Revisar los procesos de gestión de
congresos e implantar un sistema
informático que agilizara el proceso
y mejorase la calidad / fiabilidad
de la información, dotándolo de
funcionalidades de gestión económica
presupuestaria avanzada auditable.
•
Inscripción y reservas.
Tramitación de la afiliación
del médico a un evento,
elaboración de ofertas del
viaje, aceptación y entrega
de la documentación al
médico.
•
Desviaciones de costes.
Proceso de aceptación
de las desviaciones
económicas posteriores al
congreso e imputación de
costes reales en finanzas
del ERP.
•
Integración de la solución
con el sistema de gestión de
viajes de un implant externo
y con el ERP del backoffice
para el reconocimiento
del gasto y validación de
facturas.
Solución
everis ha implementado el módulo
de congresos de Siebel CRM 7.7
para la red de visitadores, gerentes
y departamento de marketing y
ventas en su actividad de invitación
de profesionales médicos a eventos
científico-profesionales.
Las principales funcionalidades
implantadas son:
•
•
Gestión de distintas
tipologías de eventos tales
como simposios, congresos
e invitaciones puntuales,
tanto a nivel nacional como
internacional, con límite
presupuestario específico
por congreso y perfil de
usuario.
Alta de un congreso,
aprobación presupuestaria
y validación de compliance
SOX.
•
Workflows para trabajo
distribuido
•
Aprobación presupuestaria
en función del tipo de
congreso, número de
asistentes e importe
asignado a cada congreso
con distintos roles y
responsabilidades en la
Beneficios
•
Descentralizar y agilizar la
gestión de inscripciones
mediante un workflow de
aprobación basado en
parámetros temporales, la
gestión del presupuesto
y del volumen de
participantes.
•
Reducir el número de tareas
realizadas manualmente
que no se reflejan en los
sistemas e incrementar la
calidad de la información
disponible.
•
Monitorizar y analizar la
actividad de congresos
a nivel operativo y a
nivel económico, con
herramientas informáticas
Caso de éxito
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integradas.
•
Reducir el tiempo entre la adquisición de
compromisos económicos y su reflejo en el sistema
de backoffice financiero.
•
Minimizar las desviaciones presupuestarias,
gestionando los gastos planificados, los estimados
y los incurridos reales, mediante sistemas con
información actualizada on-line
everis es una compañía multinacional que colabora con las principales empresas de todos los sectores de actividad desarrollando
alianzas a largo plazo para ayudarles a alcanzar sus retos de negocio mediante el conocimiento, el talento y las tecnologías
de la información.