IF-P40-PR01 Procedimiento Realización de eventos en el Campus

MACROPROCESO GESTIÓN DE
INFRAESTRUCTURA
PROCESO PRÉSTAMO DE ESPACIOS
CÓDIGO: IF-P40-PR01
VERSIÓN: 1
FECHA: Enero de 2008
PROCEDIMIENTO
REALIZACIÓN DE EVENTOS EN EL CAMPUS
UNIVERSITARIO
REVISADO POR
Secretario General
Secretaria Jurídica
Directora de Servicios Universitarios
Asistente para el Bienestar Universitario
Asistente para la Formación de la Identidad
Javeriana
Jefe Oficina de Promoción Institucional
Jefe Oficina de Administración del Campus
APROBADO POR
Vicerrector del Medio Universitario
Vicerrector Administrativo
Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad
Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter
confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa
de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.
PROCEDIMIENTO
REALIZACIÓN DE EVENTOS EN EL
CAMPUS UNIVERSITARIO
CÓDIGO: IF-P40-PR01
VERSIÓN: 1
FECHA: Enero de 2008
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la solicitud de asignación de áreas comunes o
espacios abiertos para la realización de eventos dentro del Campus Universitario.
2. ALCANCE
Inicia con la presentación de la solicitud por parte de la unidad a la Vicerrectoría del
Medio Universitario hasta la finalización del evento o actividad.
3. DEFINICIONES
•
Área Común: Lugar que estando dentro de los edificios y construcciones
prestan servicio a dos o más unidades (recepción, vestíbulos, corredores, vías
entre otros).
•
Espacio Abierto: Lugar que se encuentra ubicado fuera de los edificios y
construcciones que integran la planta física de la Universidad (plazoletas,
playitas, senderos, vías internas, zonas verdes, entre otros).
•
Evento: Suceso importante y programado, de índole social, académico, pastoral,
artístico, cultural o deportivo.
•
Patrocinio de eventos: Auxilio otorgado en dinero o en especie por parte de
una entidad externa a la Universidad interesada en apoyar el desarrollo de un
determinado evento.
•
Solicitud Externa: Petición presentada formalmente por una persona o entidad
externa a la Pontificia Universidad Javeriana (incluidas las entidades vinculadas)
para el desarrollo de un evento dentro del Campus Universitario de carácter
académico (promoción de conferencias, cursos, libros, actividades artísticas),
cultural (promoción y realización de conciertos, presentaciones), social y cívico
(celebraciones, fiestas, jornadas cívicas), comercial (promoción de productos y
servicios,) y de medios de comunicación (realización de programas de radio y
televisión, toma de fotografías, filmaciones y realizaciones de encuestas).
•
Solicitud Interna: Petición presentada formalmente por un miembro de la
Comunidad Educativa Javeriana a nombre propio o de la unidad en la cual se
encuentra adscrito para el desarrollo de un evento de índole académico,
administrativo o del Medio Universitario.
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REALIZACIÓN DE EVENTOS EN EL
CAMPUS UNIVERSITARIO
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4. CONDICIONES GENERALES
FUNDAMENTOS LEGALES
•
Para todos los casos relacionados con patrocinios de eventos organizados por los
diferentes miembros de la comunidad Universitaria, se aplicará lo establecido por
el Decreto 3466 de 1982 y la Circular única de la Superintendencia de Industria
y Comercio sobre protección a los derechos del consumidor, protección a la libre
competencia y prevención a prácticas desleales en la competencia1
•
La Pontificia Universidad Javeriana se exonera expresamente de la
responsabilidad por el incumplimiento de los patrocinadores a las disposiciones
legales y administrativas sobre publicidad y competencia.
GENERALIDADES
•
Toda actividad en espacios abiertos o áreas comunes que se realicen dentro del
Campus de la Universidad debe ser autorizada únicamente por el Vicerrector del
Medio Universitario.
•
Para la solicitud de alquiler de espacios deportivos remítase al procedimiento
“Concesión de espacios del Centro Javeriano de Formación Deportiva” IF-P30PR03.
•
Es responsabilidad del Vicerrector del Medio Universitario velar por el
cumplimiento de las políticas del Consejo Directivo Universitario y las directrices
del Rector de la Universidad y de los Consejos sobre el uso y aprovechamiento
de patrocinios para los diferentes eventos que se realicen dentro o fuera del
Campus Universitario y en los cuales se encuentre comprometido el nombre de
la Universidad.
•
El Vicerrector del Medio Universitario, con la orientación y asesoría del comité de
uso del Campus podrá presentar a quienes se encuentran debidamente
registrados como proveedores de la Universidad la agenda de eventos
programada para cada semestre.
•
Toda solicitud interna que se presente deberá contar con el Vo.Bo. del respectivo
Decano de la Facultad o Directores de unidad.
1
La información relacionada con el Decreto 3466 de 1982 y la Circular de la Superintendencia de Industria y
Comercio puede consultarse en las direcciones http://www.sic.gov.co/Normatividad/Decretos/Decreto%20346682.php y http://www.sic.gov.co/Normatividad/Circulares/Circular%20externa%2020-2002.php
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CAMPUS UNIVERSITARIO
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COMITÉ DE USO DEL CAMPUS
•
El Comité de uso del Campus se encuentra integrado por el Vicerrector del Medio
Universitario, quien lo preside, el Secretario General de la Universidad, el
Asistente para el Bienestar Universitario y el Asistente para la formación de la
Identidad Javeriana de la Vicerrectoría del Medio Universitario, la Directora de
Servicios Universitarios, el Director de la Oficina de Admisiones y Registro
Académico y la Jefe de la Oficina de Administración del Campus de la
Vicerrectoría Administrativa.
•
Es responsabilidad del
Medio Universitario en
con el fin de orientar y
reunirá periódicamente
•
El Vicerrector del Medio Universitario se encuentra facultado para convocar a las
sesiones que considere pertinentes aquellos invitados que, por sus
conocimientos en temas específicos, puedan ilustrar asuntos particulares que
este analizando el Comité de uso del Campus.
Comité de uso del Campus asesorar al Vicerrector del
el estudio de las solicitudes sobre el uso de patrocinios
coordinar la utilización de estos recursos. Este comité se
para darle trámite a las solicitudes pendientes.
PATROCINIOS
•
Los patrocinios obtenidos en dinero deben ser entregados en cheque girado a
nombre de la Pontificia Universidad Javeriana.
•
El Director de Servicios Universitarios es el responsable de determinar el destino
del apoyo recibido en especie como patrocinio.
•
La Pontificia Universidad Javeriana, permite que las unidades consigan recursos
adicionales a través de patrocinios para la realización de sus eventos o
actividades.
•
Los patrocinios podrán ser entregados por la entidad patrocinadora a titulo
gratuito, es decir sin solicitar ninguna contraprestación a cambio. De igual forma
la entidad podrá entregar patrocinios pidiendo como única retribución el
desarrollo de actividades de promoción de su entidad, de sus productos o de sus
servicios en la Universidad (instalación de stands, ubicación de materiales
publicitarios, entrega de muestras, entre otros).
•
En ningún caso se permitirán patrocinios, publicidad, mensajes o acciones
contrarias a la filosofía de la Universidad, su Proyecto Educativo, los valores
ciudadanos y religiosos, las buenas costumbres y el respeto a la competencia.
•
Las unidades que obtengan un patrocinio para el desarrollo de sus eventos o
actividades deben efectuar el debido registro y control en el uso de estos
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CAMPUS UNIVERSITARIO
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patrocinios en concordancia con los procedimientos establecidos para tal fin por
la Dirección General Financiera.
•
En primera instancia se debe efectuar la búsqueda de patrocinios entre quienes
se encuentran debidamente registrados como proveedores de la Universidad.
IMAGEN INSTITUCIONAL
•
La imagen institucional adoptada para la difusión de los diferentes eventos o
actividades deberá cumplir con las normas del Reglamento de Emblemas,
Símbolos y Distinciones, así como las orientaciones de la Secretaría General de
la Universidad.
PLAZOS
•
Toda solicitud interna o externa para la utilización del campus deberá efectuarse
mínimo con treinta (30) días de antelación a la fecha de realización del evento y
deberá tenerse presente el calendario de la Universidad y las agendas de
actividades sociales, culturales, deportivas y pastorales previamente definidas,
con el fin de evitar posibles conflictos con la programación institucional.
•
Cuando se trate de actividades que se realicen al aire libre y supongan un sonido
fuerte, sólo se podrán desarrollar de 12:00 m. a 2:00 p.m. en lugares
previamente autorizados, de acuerdo con las normas de emisión de ruido y
previa aprobación de los Decanos o Directores cuyas unidades se vean afectadas
por el ruido.
•
Cuando se trate de solicitudes para efectuar actividades en la plazoleta de la
Facultad de Ciencias, en la media torta de la Facultad de Arquitectura y Diseño,
en la plazoleta del edificio Gabriel Giraldo, S.J. o en la plaza de banderas del
Centro Javeriano de Formación Deportiva, deberán contar con la aprobación del
Director del Centro de Gestión Cultural o del Centro Javeriano de Formación
Deportiva según corresponda.
VALORES
•
Cuando el espacio sea solicitado por un ente externo el Comité de Uso del
Campus será el responsable de determinar si se cobrará por la concesión del
espacio y efectuará las consultas respectivas ante la Dirección General
Financiara.
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REALIZACIÓN DE EVENTOS EN EL
CAMPUS UNIVERSITARIO
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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.1
REALIZACIÓN DE EVENTOS EN EL CAMPUS UNIVERSITARIO
No.
RESPONSABLES
DESCRIPCIÓN
UNIDAD
CARGO
Solicitante
Responsable
Diligencia el formato Web “Solicitud para el
uso del Campus Universitario”.
1
En el caso de ser solicitado por un ente
externo este debe contar previamente con el
visto
bueno
del
Decano
o
Director
correspondiente.
2
Recibe la solicitud y acusa de recibido al
solicitante vía correo electrónico.
Vicerrectoría
del Medio
Universitario
Secretaria
3
Programa la reunión del Comité de uso del
Campus para la evaluación de las solicitudes
recibidas.
Vicerrectoría
del Medio
Universitario
Asistente para el
Bienestar
Universitario
4
Evalúa la información enviada por la unidad
y emite su concepto al respecto.
Comité de uso
del Campus
Integrantes del
Comité
Vicerrectoría
del Medio
Universitario
Secretaria
•
Si la solicitud es rechazada.
Informa vía correo electrónico al
solicitante exponiendo las razones por
las cuales no se otorga la aprobación.
5
En
este
momento
procedimiento.
•
finaliza
el
Si la solicitud es aprobada.
Informa vía correo electrónico que la
solicitud fue aprobada.
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PROCEDIMIENTO
REALIZACIÓN DE EVENTOS EN EL
CAMPUS UNIVERSITARIO
No.
•
FECHA: Enero de 2008
UNIDAD
CARGO
Vicerrectoría
del Medio
Universitario
Secretaria
Solicitante
Responsable
Si la solicitud presentada se encuentra
sujeta
al
cumplimiento
de
las
condiciones determinadas por el
Comité de uso del Campus.
Informa al solicitante las condiciones
que
deben
cumplirse
para
la
prestación del espacio.
6
VERSIÓN: 1
RESPONSABLES
DESCRIPCIÓN
•
CÓDIGO: IF-P40-PR01
Si la solicitud presentada es aprobada
en su totalidad.
Remítase a la actividad número 8.
•
7
Si el solicitante no acepta las
condiciones determinadas por el
Comité de uso del Campus para el
préstamo del espacio.
En
este
momento
procedimiento.
•
finaliza
el
Si el solicitante acepta las condiciones
determinadas por el Comité de uso del
Campus para el préstamo del espacio.
8
Elabora la carta de aprobación de acuerdo
con la solicitud presentada y el concepto
emitido por el Comité de uso del Campus.
Vicerrectoría
del Medio
Universitario
Secretaria
9
Revisa y firma la carta de aprobación.
Vicerrectoría
del Medio
Universitario
Vicerrector del
Medio
Universitario
10
Recoge la carta de aprobación
Vicerrectoría del Medio Universitario.
Solicitante
Responsable
11
Envía copia electrónica de la comunicación a
[email protected] y al Director de
Servicios Universitarios.
Vicerrectoría
del Medio
Universitario
Secretaria
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos
en
la
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REALIZACIÓN DE EVENTOS EN EL
CAMPUS UNIVERSITARIO
No.
12
FECHA: Enero de 2008
UNIDAD
CARGO
Solicitante
Responsable
Si el evento no cuenta con patrocinio.
Remítase a la actividad número 17.
•
VERSIÓN: 1
RESPONSABLES
DESCRIPCIÓN
•
CÓDIGO: IF-P40-PR01
Si el evento cuenta con patrocinio.
Inicia los trámites del patrocinio.
•
Si el patrocinio
especie.
es
entregado
en
Entrega la donación en especie al
Director de Servicios Universitarios.
Remítase a la actividad número 17.
•
13
Si el patrocinio
cheque.
es
entregado
Gira el cheque a nombre de
Pontificia Universidad Javeriana.
Cuando
el
patrocinador
requiera
certificado por el apoyo entregado.
en
Patrocinador
la
un
Ver
procedimiento
“Solicitud
y
seguimiento de donantes” PL-P23PR01.
14
Recibe el cheque y solicita a la Oficina de
Tesorería el número de la cuenta en que
debe consignarlo.
Unidad
Solicitante
Responsable
15
Consigna el cheque en la cuenta señalada y
entrega el comprobante de consignación
junto
con
el
formato
diligenciado
Comprobante de caja a la Oficina de
Tesorería.
Unidad
Solicitante
Responsable
16
Efectúa el ingreso del dinero en el sistema,
genera el respectivo comprobante y lo envía
a la Oficina de Contabilidad.
Oficina de
Tesorería
Cajero
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REALIZACIÓN DE EVENTOS EN EL
CAMPUS UNIVERSITARIO
No.
DESCRIPCIÓN
17
Coordina
junto
con
la
Oficina
de
Administración del Campus la adecuación del
espacio de acuerdo con sus necesidades y la
disponibilidad de la Universidad.
CÓDIGO: IF-P40-PR01
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RESPONSABLES
UNIDAD
CARGO
Solicitante
Responsable
Solicitante
Responsable
Una vez finalizado el evento.
18
Informa a la Asistencia para el Bienestar
Universitario la finalización del evento y los
resultados del mismo vía correo electrónico.
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CAMPUS UNIVERSITARIO
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6. DIAGRAMA DE FLUJO
A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el
procedimiento
“Realización de eventos en el Campus Universitario”. Las
convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes:
SÍMBOLO
NOMBRE
Terminal
DESCRIPCIÓN
Indica el inicio y fin del procedimiento.
Conector de
rutina
Permite dar continuidad a las actividades, evitando la intersección de líneas.
Representa una conexión entre actividades del procedimiento de la misma página
o entre páginas.
Conector de
página
Representa el enlace entre la última actividad de una página y la primera de la
siguiente.
Operación
Describe en forma general cada una de las actividades que se desarrollan dentro
del procedimiento.
Decisión o
alternativa
Indica un punto dentro del procedimiento en dónde surgen posibles caminos
alternativos.
Documento
Representa cualquier tipo de documento asociado al procedimiento.
Procedimiento
predefinido
Archivo
Rutina de
Sistemas de
Información
Referencia un procedimiento establecido a nivel institucional o al interior de la
Facultad/Dependencia.
Representa el archivo de documentos asociados al procedimiento.
Representa actividades ejecutadas a través de los diferentes Sistemas de
Información.
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REALIZACIÓN DE EVENTOS EN EL
CAMPUS UNIVERSITARIO
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REALIZACIÓN DE EVENTOS EN EL CAMPUS UNIVERSITARIO
En el caso de ser
solicitado por un ente
externo este debe contar
previamente con el visto
bueno del Decano o
Director correspondiente.
INICIO
Diligenciar el formato Web “Solicitud para el
uso del Campus Universitario”
Recibir la solicitud y acusar de recibido al
solicitante vía correo electrónico.
Programar la reunión del Comité de uso del
Campus para la evaluación de las solicitudes
recibidas.
Evaluar la información enviada por la unidad y
emitir su concepto al respecto.
La solicitud es aprobada?
No
Si
Informar vía correo electrónico al solicitante
exponiendo las razones por las cuales no se
otorga la aprobación.
1
Informar vía correo electrónico que la
solicitud fue aprobada.
La solicitud se encuentra
sujeta a condiciones?
No
2
Si
A
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REALIZACIÓN DE EVENTOS EN EL
CAMPUS UNIVERSITARIO
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REALIZACIÓN DE EVENTOS EN EL CAMPUS UNIVERSITARIO
A
Informar al solicitante las condiciones que
deben cumplirse para la prestación del
espacio.
El solicitante acepta las
condiciones?
No
1
No
3
SI
2
Elaborar la carta de aprobación de acuerdo
con la solicitud presentada y el concepto
emitido por el Comité de uso del Campus .
Revisar y firmar la carta de aprobación.
Recoger la carta de aprobación en la
Vicerrectoría del Medio Universitario.
Enviar copia electrónica de la comunicación a
[email protected] y al Director de
Servicios Universitarios.
Cuando el patrocinador requiera un
certificado por el apoyo entregado
.
Ver procedimiento “Solicitud y
seguimiento de donantes” PLP23-PR01.
El evento cuenta con
patrocinio?
SI
B
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PROCEDIMIENTO
REALIZACIÓN DE EVENTOS EN EL
CAMPUS UNIVERSITARIO
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FECHA: Enero de 2008
REALIZACIÓN DE EVENTOS EN EL CAMPUS UNIVERSITARIO
B
El patrocinio es entregado en
cheque?
Si
Girar el cheque a nombre de la Pontificia
Universidad Javeriana.
No
Entregar la donación en especie al Director de
Servicios Universitarios.
Recibe el cheque y solicita a la Oficina de
Tesorería el número de la cuenta en que debe
consignarlo.
Consignar el cheque en la cuenta señalada y
entregar el comprobante de consignación
junto con el formato diligenciado
Comprobante de caja FI-P03-F05 a la Oficina
de Tesorería.
Efectuar el ingreso del dinero en el sistema,
genera el respectivo comprobante y lo envía a
la Oficina de Contabilidad.
3
Coordinar junto con la Oficina de
Administración del Campus la adecuación del
espacio de acuerdo con sus necesidades y la
disponibilidad de la Universidad.
Una vez finalizado
el evento
Informar a la Asistencia para el Bienestar
Universitario la finalización del evento y los
resultados del mismo vía correo electrónico.
1
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos
FIN
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