IV Diseño de un sistema de costos estándar en un laboratorio

IV
Informes Especiales
Diseño de un sistema de costos estándar en
un laboratorio farmacéutico que se dedica a la
producción de jarabes para la tos
Ficha Técnica
Autor:C.P.C. Isidro Chambergo Guillermo
Título:Diseño de un sistema de costos estándar en
un laboratorio farmacéutico que se dedica
a la producción de jarabes para la tos
Fuente: Actualidad Empresarial Nº 289 - Segunda
Quincena de Octubre 2013
1. La industria farmacéutica1
En la época actual, las industrias farmacéuticas que se dedican a la producción de
jarabes para la tos, están sujetas a cambios
debido a la globalización de los mercados,
a los tratados de libre comercio, a las eliminaciones arancelarias y la fluctuación
de precios de la materia prima, aspectos
que pueden ser analizados mediante
el diseño e instalación de sistemas que
mejoren el control de sus procesos de
producción.
Los grandes adelantos alcanzados en
diferentes áreas de la humanidad se han
destacado por su evolución, esto ha sido
1 ROSAS LÓPEZ, Guillermo Roderico. Diseño de un sistema de costos
estándar en una empresa farmeceutica que se dedica a la producción
de jarabes para la tos. Universidad de San Carlos de Guatemala, (2008)
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Instituto Pacífico
posible por el respaldo de la medicina,
que no solamente ha permitido extender
las expectativas de vida, sino mejorarla
con calidad.
Es la industria farmacéutica, la actividad
económica que proporciona al hombre
más y mejores medicamentos que le
ofrecen nuevas oportunidades de vida
saludable y productiva.
Los esfuerzos para mejorar la salud
siempre serán punto de partida hacia la
integración de un mundo mejor.
Dentro de los objetivos de este tipo de
industrias está lograr la reducción de los
costos mediante el diseño de un sistema
de costos que le permita lograr un adecuado control, de la materia prima, mano
de obra y gastos de fabricación y para
conocer también el nivel de capacidad
instalada de la industria, costo de cada
producto, márgenes de utilidad, equipo
y personal necesario, y precios de venta.
A principios del siglo XIX, los boticarios,
químicos o los propietarios de herbolarios obtenían partes secas de diversas
plantas, recogidas localmente o en otros
continentes. Estas últimas se compraban
a los especieros, que fundamentalmente
importaban especias pero como negocio
secundario también comerciaban con productos utilizados con fines medicinales,
entre ellos el opio de Persia o la ipecacuana y la corteza de quina de Suramérica
Los boticarios y químicos fabricaban
diversos preparados con estas sustancias,
como extractos, tinturas, mezclas, lociones, pomadas o píldoras. Algunos profesionales confeccionaban mayor cantidad
de preparados de la que necesitaban para
su propio uso y los vendían a granel a
sus colegas.
Algunas medicinas, como las preparadas
a partir de la quina, de la belladona, de la
digital, del cornezuelo del centeno o del
opio eran realmente útiles, pero su actividad presentaba variaciones considerables.
La Industria farmacéutica de nuestros días
es un sector fundamental dedicado a la
fabricación y preparación de productos
químicos medicinales para la prevención
o tratamiento de las enfermedades.
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Área Contabilidad (NIIF) y Costos
La mayor parte de las empresas farmacéuticas tienen carácter internacional
y poseen filiales en muchos países. El
sector tecnológicamente muy avanzado,
da empleo a muchos profesionales universitarios, como biólogos, bioquímicos,
químicos, ingenieros microbiólogos,
farmacéuticos, médicos, físicos y veterinarios, así como contadores públicos y auditores y diplomados en enfermería. Estos
profesionales trabajan en investigación y
desarrollo, producción, control de calidad,
mercadotecnia, representación médica,
relaciones públicas o administración general. Entre las empresas farmacéuticas
más grandes del mundo están la británica
Glaxo y la estadounidense Merck & Co.
Cada una proporciona empleo a unas
50,000 personas en todo el mundo, de
las que unos 7,000 son profesionales
universitarios. Destaca también la alemana Bayer.
3.1.Preparado y mezclado
Este centro productivo se encarga de la
preparación de líquidos; es decir, la mezcla de agua y azúcar, luego se le agrega
uno de los ingredientes activos, después
se disuelve con saborizantes, aparte se
disuelve un poco de alcohol con otro
saborizante y se agrega a la mezcla anterior. Se mezcla por aparte otro poco de
alcohol y se disuelve con los preservantes
y se agrega otro ingrediente activo, se
calienta glicerina y se agrega a la mezcla
anterior. Esta mezcla se deja enfriar y se
agrega al tanque de fabricación a una
olla con agua purificada, se disuelve otro
de los saborizantes y se agrega al tanque
de fabricación, se agrega más agua al
tanque de fabricación hasta llevarlo casi
al volumen final de fabricación; luego se
agrega ácido cítrico al tanque de fabricación hasta ajustar el pH (escala que mide
la concentración del Ion Hidrógeno).
1.1.Definición de jarabe
Es una bebida compuesta de agua azúcar
y sustancias medicinales utilizada como
expectorante. Los jarabes son soluciones
concentradas de sacarosa en agua o
líquidos acuosos. En la elaboración de la
solución de sacarosa, si se emplea solo
agua purificada, la preparación se llama
simplemente jarabe o jarabe simple,
pero si al líquido acuoso se le agregan
sustancias medicinales, se le denomina
jarabe medicinal.
3.2.Llenado
Del tanque de fabricación se conecta con
la llenadora la cual dosifica la cantidad
que se desea en cada frasco, se le coloca
una tapa sin apretar y se aprieta con la
taponadora; luego sale por la transportadora para su empaque
El jarabe saborizante no tiene propiedades medicinales, sino contiene diferentes
sustancias aromáticas o de sabor agradable y sirve de vehículo para la preparación
de recetas.
2. La industria de jarabes
Los jarabes fueron introducidos por los
árabes en la farmacopea del siglo XIII y
consistían en soluciones acuosas concentradas de azúcar con un saborizante o con
ingredientes saborizantes y medicinales y
eran una de las tres categorías principales
de las medicinas compuestas.
3.Descripción del proceso productivo
El proceso de producción comienza cuando se prepara y mezcla la materia prima
necesaria para la producción del jarabe en
el centro de preparado y mezclado, para
luego trasladarla al centro de llenado, de
donde se traslada finalmente al centro
de etiquetado y empaque en donde el
producto queda terminado.
Los centros productivos que intervienen
en la industria de jarabes, la cual es objeto
de investigación, son los siguientes:
• Preparado y mezclado
• Llenado
• Etiquetado y empaque
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3.3.Etiquetado y empaque
En el centro de empaque se le pone una
etiqueta, un vasito dosificador y una cajita
al frasco, luego se empaca la cantidad
deseada en una caja de cartón corrugado
y se traslada al almacén de productos
terminados, finalmente se le codifica con
un número de lote y fecha de vencimiento
a cada caja.
En este centro se utiliza para ponerle
etiquetas a los frascos una engomadora
automática y una engrapadora de pedal
para el cerrado del corrugado
4. Costo estándar
Es el procedimiento costos predeterminados basado en estudios técnicos sobre
la base de la experiencia y experimentos
controlados que comprenden, una selección minuciosa de la materia prima, un
estudio de tiempos y movimientos de las
operaciones, un estudio de ingeniería
industrial sobre la maquinaria y otros
medios de fabricación de los bienes que
elabora la empresa farmacéutica.
La evaluación de estos estándares en
unidades monetarias constituye los costos
estándar atribuibles a cada producto que
se descomponen en sus tres elementos
básicos y referidos también a cada etapa
de fabricación y departamento de manufactura del producto.
La fijación de metas u objetivos de
este sistema irá encaminada al empleo
adecuado de la maquinaria y la mano de
obra directa, a la utilización de energía,
combustible, lubricantes, accesorios,
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herramientas y al empleo de la capacidad
de la planta en sus distintas áreas, al
nivel presupuesto por el volumen de
unidades y productos, a la minimización
de los desperdicios y de la producción
defectuosa dentro de márgenes de
tolerancia predeterminadas
Los estándares de la materia prima y
mano de obra directa serán representativos de los consumos que deberán tenerse
en la manufactura de los productos elaborados por la empresa ajustados a normas
de eficiencia preestablecidas, que serán
tanto más o menos rígidas de acuerdo
con las circunstancias en que se procesan.
La fijación de los estándares para cargos
indirectos requerirá de la predeterminación de los volúmenes de producción para
cada departamento donde se elaboran los
productos expresándose generalmente
en horas fábrica, horas hombre y horas
máquina según sea el grado de menor o
mayor mecanización de la industria y en
función de una capacidad normal.
Las variaciones estándares indican el
grado en que se ha logrado un determinado nivel de estándar establecido por
la gerencia. Las variaciones pueden agruparse por departamento, por costo o por
elemento del costo, como por ejemplo,
precio y cantidad.
5.Clasificación de los costos
estándar
Los costos estándar aplicables al caso
que nos ocupa en este artículo pueden
ser: Costos estándar básico o fijo y costos
estándar circulantes o ideales.
5.1.Costos estándar básicos o fijos
Son aquellos que una vez realizados
los estudios y pruebas necesarias para
determinar el estándar de los elementos
del costo, se fijan y no cambian, es decir,
sus bases permanecen constantes durante
periodos largos. Sirven como índice de
comparación a través del tiempo.
5.2. Costos estándar circulante o ideales
Se refieren a los niveles de costos en que
se incurriría en las condiciones de operación más eficientes, representan metas
por alcanzar en condiciones normales de
la producción, sobre bases de eficiencia
y de la gestión de la calidad los cuales se
comparan con los costos reales a fin de
determinar las variaciones de los elementos del costo.
6. Organización de la planta
Para que el diseño de un sistema de costos estándar pueda funcionar de manera
eficiente, la planta debe estar organizada
de tal manera que las diferentes escalas
jerárquicas se hallen debidamente definidas y divididas en departamentos y
centros productivos
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7. Hoja técnica del costo estándar de producción
químicos y mecánicos o por operaciones
de ensayo.
El archivo de hojas técnicas o planillas
de costos estándar constituye una parte
importante del sistema de costos estándar, en virtud que la industria hace uso
de este documento para formular planes
de precios.
Materia prima, precio: La fijación de estándares de precios para materias primas,
es un aspecto diferente que es basado en
el juicio de los gerentes financieros y respaldados mediante un sistema de control
y previsión presupuestario.
En el siguiente ejemplo se muestra como
está estructurada la Hoja Técnica del Costo Estándar de producción para un litro de
jarabe para la tos, en la misma se indican
las partes que la integran.
Los precios de materias primas están
sujetos a variadas fluctuaciones, aún para
productos estándar y establecer para el
periodo del presupuesto un precio estándar de materias primas que sea superior o
inferior al precio real de mercado.
Laboratorio Perú S.A.C.
Hoja técnica del costo estándar de producción de jarabe para la tos
Departamento de preparado y mezclado
Descripción
Unidad
de medida
I Materia prikilo
ma
Alcohol con
kilo
sorbitol
Azúcar eskilo
pecial refinada
Sabor de
kilo
maple
Bromexina
kilo
Glicerina
kilo
C.P 99 %
pura
Guayanekilo
sina
Mentol
kilo
Sabor de
kilo
vainilla
Ácido cíkilo
trico
Metil parakilo
ben
Propil parakilo
ben
Efedrina
kilo
Clorfeninakilo
mina
Agua desio- Litro
nizada
II M a n o d e
obra
H o r a s d e HMOD
trabajo
III Gastos de
fabricación
Horas mano HMOD
de obra
Costo estándar de
producción
Cantidad
estándar
Costo
estándar
Costo
de un
litro
8. Estándares de la materia prima, mano de obra y costos
indirectos2
Materia prima, cantidad
Para el caso de las materias primas, el
propósito es establecer un costo unitario
estándar para el material, siendo este un
cálculo que comprende una lista completa
de materias primas utilizadas y la cantidad
estándar multiplicada por el precio estándar de cada una de las materias primas.
Los estándares de cantidades de materias
primas son basados en especificaciones
técnicas, verificadas mediante análisis
2 NEUNER, John. Contabilidad de costos.
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Una solución práctica del problema de
fijar estándares de precios para materias
primas, es la de considerar los precios
actuales de las diversas clases de materias
primas, las economías que se pueden
lograr comprando en cantidad y las probables tendencias del mercado por un
periodo de tiempo definido, el cual en
la mayoría de los casos comprenderá el
periodo del presupuesto.
Mano de obra, Horas estándar: En el
establecimiento de los costos estándar de
mano de obra, el problema consiste en
desarrollar, para cada producto manufacturado, una planilla de costos estándar
que señale la cantidad de tiempo estándar
de cada operación multiplicado por la
tarifa estándar a ser pagada.
Mano de obra, tarifa: Para determinar
normas de tasas salariales es necesario
conocer las operaciones que se van a
realizar, la calidad de la mano de obra
que se desea, y la tasa promedio por hora
que se desea pagar.
Costos indirectos de fabricación,
eficiencia: Para el establecimiento de
la cantidad de los gastos de fabricación
estándar, el procedimiento que se sigue
es el siguiente las horas hombre de cada
centro se divide entre la capacidad de
producción estandarizada de cada centro y se obtiene el tiempo necesario de
producción, el que se multiplica por la
producción real de cada centro productivo
y se obtiene la cantidad estándar total de
horas hombre por centro, que se compara con las horas hombre reales de cada
centro productivo.
Costos indirectos de fabricación tasa:
Para la determinación de la tasa de los
costos indirectos de fabricación estándar,
se debe de conocer las horas fábrica de
la planta, las que se establecen sobre la
base de los días de trabajo por el número
de horas diarias luego estas se multiplican
por el número de obreros de cada turno
de donde se obtiene las horas de mano
de obra directa de cada producto. Lo
indicado es una opción pudiendo haber
otras bases de distribución de los costos
indirectos de fabricación.
9. Variaciones estándar
Son las diferencias o desvíos entre el costo
estándar y el real, en unidades y precio. Se
calculan por elemento e informan sobre
aspectos o factores vinculados con cada
uno de ellos.
Elementos
Variación
Fórmula
Materia pri- Precio
ma
Cantidad
(PE – PR) x CR
M a n o d e Tarifa
obra
Eficiencia
(TE – TR) x HR
Eficiencia
(HE – HR) x TE
Costos indiPresupuesto
rectos
Capacidad
(CE – CR) x PE
(HE – HR) x TE
Presupuesto –
Ejecución
(HP – HR) x TE
10. Diseño del sistema de costos
estándar
Para el diseño de un sistema de costos
estándar es necesario realizar los estudios
siguientes: (a) Estudios preliminares,
(b) Planeación del sistema (c) Diseño y
supervisión.
a) Estudios preliminares de la empresa en relación a sus costos
Estos estudios consisten en tener un
conocimiento completo de la estructura
o diseño de la planta productiva y del
medicamento que se producirá, en el presente caso del jarabe para la tos. Dentro
de los estudios preliminares se debe de
considerar lo siguiente:
1. Conocimiento completo del jarabe
a producirse: En la presente investigación se obtuvo un conocimiento
completo de la materia prima necesaria que se utiliza para la producción
del jarabe para la tos, la cual se detalla
con mayor precisión en el desarrollo
del caso práctico.
2. Observar con cuidado el proceso
productivo: En el presente estudio se
observó la secuencia de elaboración
del jarabe para la tos, desde su inicio
hasta la finalización del mismo.
3. Gráfica del proceso de la materia
prima hasta su conversión en producto terminado: Durante la visita a
la planta de producción se verificó que
el proceso que se realiza a la materia
prima, para convertirla en producto
terminado se lleva a cabo en tres
centros productivos.
4. Observar la división departamental
de la fábrica: Se tuvo una permanencia dentro de la planta por un tiempo,
con el propósito de familiarizarse
con todos los aspectos operativos del
proceso productivo del jarabe para la
tos.
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Área Contabilidad (NIIF) y Costos
b) Planeación del sistema de costos estándares
Este aspecto representa el programa de trabajo a desarrollarse
y que se resume en los siguientes puntos:
1. Formulación del plan de cuentas.
2. Formas para la organización y control de almacenes de
materiales y productos terminados.
3. Personal necesario para cubrir el diseño del sistema planeado.
c) Diseño y supervisión del sistema de costos
El diseño del sistema de costos requiere la presencia constante
del personal técnico que ha hecho los estudios mencionados
anteriormente, a fin de ajustar aquellos aspectos que por circunstancias especiales no puedan operarse como fueron diseñadas.
Adicionalmente, es útil estar en contacto con el personal de
la empresa a fin de evitar los malos entendidos que siempre
resultan cuando se trata de cambiar las formas de trabajo establecidas, es decir cambiar las rutinas de trabajo empírico a las
de carácter técnico.
11. Estudio detallado de la gestión de costos de
la empresa
Al diseñar un sistema de costos estándar se iniciará el establecimiento de las operaciones técnicas de la producción, o sea
la determinación de los estándares físicos y posteriormente
proceder a la evaluación de los mismos para que en esa forma
se establezca el costo estándar.
Para el diseño de la fijación de estándares físicos es indispensable
la estandarización (reducción o simplificación de la capacidad
de la planta, al centro productivo que tiene menos capacidad)
y de los métodos y procedimientos de producción, incluyendo
a ellos el control de la materia prima, de mano de obra y de
cargos indirectos de fabricación, de la industria de jarabes, de
la demarcación de rutinas, del movimiento de materias primas
y suministros de producción así como de la producción en pro-
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ceso y artículos terminados, de no contar con la estandarización
(reducción o simplificación) no podrá lograrse el objetivo de fijar
estándares adecuados.
12. Procedimientos para diseñar el sistema de
costos estándar
1. Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas,
visitas, etc.).
2. Datos de la empresa.
3. Informes que se elaborarán.
4. Preparar nomenclatura contable y manual de procedimientos.
5. Diseñar formularios para las operaciones de costos.
6. Preparar la información financiera, teniendo en cuenta el
PCGE y las NIIF.
13.Formatos que son necesario utilizarse en el proceso de control de la producción en la industria
productora de jarabes para la tos
El diseño de los formatos a utilizarse en el ciclo de fabricación
de un artículo comienza, desde la compra de materias primas
y su registro en contabilidad, las fases de transformación a
través de los centros de producción y, su ingreso al almacén de
productos terminados.
A continuación se indican los formatos que se consideran necesarios en el proceso de producción del jarabe para la tos.
1. Orden de compra.
2. Requisición de materiales al almacén.
3. Ingreso al almacén.
4. Control de existencias.
5. Orden de producción.
6. Nota de devolución de materiales al almacén.
7. Nota de envío de producto terminado al almacén.
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