7 guia unidad 3 (digitalizacion)

3.4 DIGITALIZACIÓN DE IMÁGENES.
Actualmente hablar de tecnología en los archivos, es hablar de computadoras.
Sin embargo hay que saber diferenciar las aplicaciones de esta herramienta en
nuestra labor archivística. Básicamente podemos identificar tres formas de
utilidad:
1.- El apoyo a labores administrativas, desde la impresión de oficios y
memorándums, hasta la elaboración de gráficas y estadísticas que reflejan la
actividad y “producción” dentro del archivo. (“producción” la ponemos entre
comillas por que recordemos que nosotros, los archivistas, no somos área de
producción sino de servicios).
2.- En la automatización de instrumentos de descripción, como catálogos e
inventarios, en los cuales requerimos fundamentalmente de bases de datos
que nos ayuden a localizar en pocos segundos los registros que nos indiquen
la ubicación y descripción de determinado expediente o documento.
3.- En el manejo automatizado de imágenes, es decir, en el manejo
automatizado de documentos. Aquí es donde hablamos de DIGITALIZACIÓN y
donde podemos hablar de Reprografía.
CONCEPTO.Pero ¿Qué es la digitalización?. Si contamos con el equipo de cómputo
adecuado que nos permita lograr una copia exacta y fiel de un documento, y
que esta se pueda visualizar en un monitor de computadora, entonces
podemos decir que digitalizamos un documento.
Podemos decir que digitalizar es:
La acción y efecto de convertir una medida analógica de una magnitud en
un valor numérico.
Dicho de otro modo
Es la reproducción exacta de un documento en una memoria electrónica
mediante un equipo (scanner) y software especial.
112
OBJETIVO. Éste dependerá de la aplicación que le demos en nuestro archivo,
lo cual veremos en el punto 3.4.4
3.4.1 ANTECEDENTES HISTÓRICOS.
En este punto vamos a tratar de ser breves, ya que los antecedentes de la
digitalización, son los de la informática, y estos seguramente los viste en tus
materias sobre computación.
Recordando un poco, en 1642 en Francia, Blas Pascal crea una máquina
sumadora (que también resta) para ayudar a su padre, quién era recaudador
de impuestos. 54 años más tarde, Gottfried Wilhelm Von Leibniz, basándose en
pascal, construye en equipo con las funciones de sumar, restar, multiplicar y
dividir con números de varios dígitos.
Para 1805 Joseph Marie Jacquard (Francia) elabora un dispositivo que
almacena patrones de tejido en tarjetas perforadas, las cuales eras leídas por
la máquina textil.
En 1822 el matemático Charles Babbarge construye la máquina de diferencias
y más tarde diseña la máquina analítica, la cual tenía incorporada una entrada
de microfilmación a base de tarjetas perforadas.
Herman Hollerit creo (en 1896) la Tabutating Machine Company (hoy la
International Business Machines Corporatión: IBM) para facilitar el
procesamiento de los datos del Censo de 1896 en Estados Unidos, por medio
de Tarjetas perforadas).
A mediados de 1940, John Newmann propuso que las computadoras se
construyeran a base de Sistemas numéricos binarios.
A partir de esta época se pueden distinguir las famosas generaciones de
computadoras:
1a Generación (1944-1955).- Las computadoras se basaban en tubos de vacío
(bulbos).
2a Generación (1955-1964).- Con el uso de transistores, se reduce el volumen
y aumenta la capacidad y velocidad de proceso.
3a Generación (1964-1974) IBM inicia la tercera generación al introducir las
computadoras a base de circuitos miniaturizados.
4a Generación (1974) Aparecen los microprocesadores (chips) y las
computadoras personales mas poderosas y veloces que sus antecesoras.
A partir de los 80’s y 90’s con las nuevas tecnologías podemos decir que hay
nuevas generaciones, cuyas características son: mayor velocidad en cuanto a
procesamiento de datos y disminución en volumen, así como una aplicación
113
cada vez más amplia. Así, hoy día podemos hablar de CD ROM, tarjetas de
audio y vídeo de alta resolución, tarjetas de internet, discos duros de ocho
Gbts. y cuyos elementos fundamentales son circuitos de Micro chips integrados
y sistemas de multiproceso y multigrabación. Además podemos hablar también
de los scanner, periférico sin el cual, sería imposible la digitalización. Esta ha
tenido un gran impacto a partir de los noventas y cada vez se ven mas
alternativas de Software para manejo automatizado de imágenes en el
mercado.
Ejercicio 3.11
Revisa tu guía de introducción a la
computación e investiga en una enciclopedia otros antecedentes
de la informática.
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______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
____________________________________
3.4.2 EQUIPO NECESARIO PARA LA DIGITALIZACIÓN DE IMÁGENES.
NOTA: Para este tema, es conveniente que repases ligeramente los
primeros temas que estudiaste en la asignatura "Introducción a la
Computación".
Para que sea posible el funcionamiento de una computadora, se requiere de
diversos elementos. Entre ellos identificamos los siguientes:
HARDWARE
SOFTWARE
- Elemento que procesa los datos, e
interconexiona al resto.
- Memoria donde se almacene la
información.
- Dispositivo que permita ingresar
información.
- Dispositivo que permita recuperar
información.
- Instrucciones que indiquen las
operaciones a realizar
114
Estos elementos los podemos esquematizar de la siguiente forma:
Memoria interna de almacenamiento
(salida)
Chip de c.p.u.
o
microprocesador
R:A:M:
(lectura-escritura)
R.O.M.
(solo lectura)
Software
(programas)
Dispositivos de entrada
Teclado
Mouse
Scanner
Dispositivos de salida
Monitor
Impresora
Memoria externa de almacenamiento / entrada
Unidad de disco
flexible
Unidad de disco
duro
CD-ROM
Cinta Magnética
115
C.P.U. (Unidad Central de Proceso).- Puede ser uno o varios chips que realizan
cálculos aritméticos y lógicos que temporizan y controlan las operaciones de
los demás elementos del sistema.
DISPOSITIVOS DE ALMACENAMIENTO.Estos pueden ser internos y externos.
•
Internos .- Los datos se pueden almacenar en los chips de silicio de la RAM
(Memoria de acceso aleatorio).
También esta la memoria ROM (Memoria solo de lectura), las configuraciones
en este tipo de chip, forman los comandos, los datos o los programas que el
ordenador necesita para funcionar correctamente.
En esta memoria no se pueden modificar los datos: es como un libro impreso
en el que no se puede cambiar los datos.
•
Externos.- Son los disquetes y discos duros. Estos últimos no pueden
extraerse de los receptáculos de la Unidad de disco. También están los
CD-ROM y los de partes ópticos.
DISPOSITIVOS DE SALIDA.- Nos permiten ver el resultado de los cálculos o
de las manipulaciones de datos de la computadora. El mas común es el
monitor. También podemos considerar al Módem, y a las impresoras.
PROGRAMAS: (Software). Es una secuencia de instrucciones y se indican al
Hardware que operaciones debe realizar.
DISPOSITIVOS DE ENTRADA.- Son los que no permiten ingresar datos, y
ejecutar ordenes al C.P.U.: El teclado, el ratón, el escáner.
La conjunción de estos elementos nos permite "DIGITALIZAR", que como
habíamos dicho ya,
Significa convertir cualquier señal de entrada continua (analógica), como
una imagen, en una serie de valores numéricos.
Los dispositivos digitalizadores (scanner), hacen posible convertir la
información contenida en papel, a un soporte legible por computadora,
conservando todas sus características de información y forma.
Sin embargo las características que debe poseer el equipo para poder
funcionar, tiene que cubrir ciertos requisitos.
116
Lectura:
Ejercicio 3.12
Realiza. la lectura # 13 en el tema "Recursos
necesarios para las aplicaciones informáticas".
Realiza los siguientes ejercicios:
1.- Mientras leas, ve anotando que características debe poseer el equipo para
que funcione la digitalización de imágenes en un archivo.
• C.P.U.
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_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
______
• PANTALLA
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
• TECLADO
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
117
• RATON
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
______
• IMPRESORA
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
______
• MODEM
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
______
• JUKE BOX
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_____
• SERVIDOR
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
______
118
2.- Ahora elabora un cuadro sinóptico con los tipos de soportes ópticos.
En cuanto al software necesario, es prudente senalar que en la actualidad
existen en el mercado diversos programas para el manejo automatizado de
imágenes. Ejemplo de estos es IMAGING, el cual
Comprende la digitalización, indexado, almacenamiento, distribución,
reimpresión y administración de diversos formatos y tipos tanto
electrónicos como fisicos.
Es solo un ejemplo. En general estos programas permiten:
1. La digitalización y almacenamiento de imágenes.
2. La recuperación de estos por medio de bases de datos y su consulta por
uno .o varios usuarios.
3. La posibilidad de impresión en papel, y/o transferencia a soportes ópticos.
119
3.4.3 PROCEDIMIENTO PARA DIGITALIZAR
La implementación de un sistema basado en la digitalización de documentos
debe ser algo que se analize previamente, para evitar gastos innecesarios, o
en su caso, justificarlos.
Tratando de ser esquemáticos, habrá que considerar los siguientes puntos
cuando se quiera digitalizar el acervo documental:
1.- Elaborar un diagnóstico del archivo, para determinar su problemática y la
viabilidad de la digitalización.
2.- Definir el o los grupos documentales a digitalizar y sus características, tanto
físicas como de uso.
3.- En base a lo anterior elegir el equipo y el programa.
4.- Preparación física de la documentación a digitalizar: Clasificación, desglose
del expediente, eliminación de clips y grapas.
5.- Digitalización y OCR.- Aquí el procedimiento físico del escaneo depende de
las características del equipo.
6.- Indexado de la información digitalizada.
7.- Consulta de la información por uno o varios usuarios.
8.- Reproducción en: CD's o discos ópticos o impresión en papel.
Ya en la unidad última veremos cuando es posible aplicar esta tecnologia en
nuestros archivos.
Lectura:
Ejercicio 3.13
Realiza. las lecturas # 13 y #14 .
Después de las lecturas realiza los
siguientes ejercicios:
1.- De la primera lectura elabora una síntesis de "La Metodologia de
automatizacion de imágenes fijas".
2.- De la segunda lectura explica el proceso de la digitalización del archivo que
menciona.
120
3.4.4 APLICACIÓN Y UTILIDAD DE LA DIGITALIZACION EN LOS
ARCHIVOS.
Antes de diseñar el cómo podemos aplicar la digitalización en los archivos, es
menester primero el definir en qué la utilizaremos dentro de toda la gama de
actividades y funciones archivísticas.
Recordando un poco el tema 1.2 y repasando aquellos que resultan análogos
al presente, encontramos las siguientes posibilidades:
Consulta a través de copias
Servicio
Copias proporcionadas a usuarios
Preservación
Conservación únicamente en copias.
Desde el punto de vista archivístico éstas serían las aplicaciones de la
digitalización. Por otro lado los proveedores de los diferentes programas para
manejo automatizado de imágenes plantean, a través de su aplicación los
siguientes beneficios:
•
•
•
•
Facilidad de acceso a la información.
Acceso simultáneo a determinado documento por más de un usuario.
Optimización del espacio de almacenamiento.
Seguridad de acceso a la información, al tener cada usuario una clave para
consultar la información de su competencia.
• Copia en papel únicamente bajo demanda.
De acuerdo a estos BENEFICIOS podemos distinguir que lo nuevo que nos
ofrece esta tecnología reprográfica es la:
Facilidad y velocidad de acceso a la información.
Esto nos sugiere un mejor aprovechamiento de su uso en archivos
administrativos, donde la prioridad e importancia de la información es
fundamental para la acertada toma de desiciones y para la adecuada gestión
de las diferentes funciones de instituciones y empresas.
121
Por lo anterior podemos señalar que la digitalización nos va a servir para:
Proporcionar un servicio de información seguro y eficiente.
En cuanto a sus ventajas sobre conservación, aún existen dudas entre diversos
archivístas. Por un lado la duración de los soportes ópticos aun no está bien
definida. Esta oscila entre 25 y 50 años (según... Robert Mottice, taller
internacional de Microfilm, la Habana Cuba 1998). Por otra parte, el avance de
la tecnología es tan rápido que en cuestión de unos cuantos años, lo que hoy
es vanguardia, mañana es obsoleto, tanto en software como en Hardware.
Por lo anterior, independientemente de su aplicación en cualquiera de las fases
del ciclo vital del documento, es importante tener en cuenta que no debemos
eliminar los originales, hasta que exista la certeza de que se tiene un respaldo
seguro de esa información, o de que ésta ha perdido sus valores primarios y
que carece de los secundarios.
Lectura:
Lee de la página 91 a la 94 de la Lectura # 13
y la lectura # 15.
De acuerdo a la 1a. Lectura podemos concluir que aplicar la digitalización en
los archivos debe considerar:
1.- No se digitaliza un archivo en su conjunto, sino únicamente la(s) serie(s)
mas consultadas.
2.- Se debe contar con la infraestructura suficiente tanto en equipo, programas
y personal experto, en archivos e informática.
3.- Analizar las características de los documentos a digitalizar, para adaptar el
equipo a estos.
4.- Que la velocidad de recuperación no sobrepase los 10 segundos, y que el
software permita la manipulación controlada de la imagen (zoom, eliminación
de colores e inscripciones indeseables) sin afectar su información, a fin de
facilitar su consulta.
5.- Considerar el costo que representa, y observar que dicho gasto se compone
con los beneficios que proporcione su aplicación.
122
MARCO LEGAL
Exceptuando los estados financieros, cualquier otro documento microfilmado
carece de validez legal.
El proceso de digitalización o grabación en discos ópticos de los estados
financieros, para efectos del artículo 30°, párrafo cuarto del Código fiscal de la
Federación y los Diarios Oficiales de fechas 29 de junio de 1993, (Art. 53 A), 28
de marzo de 1994, (Art. 57°), 31 de marzo de 1995, (Art. 68°) 9 de febrero de
1996, (art. 68°), y 9 de febrero de 1998, las personas que dictaminen sus
estados de cuenta por C.P., autorizado en los términos del Art. 52 del citado
Código.
ACTIVIDAD 3.4
Con base en las lecturas que realizaste en este tema de la digitalización
contesta brevemente los siguientes cuestionamientos:
1.- ¿Cual es la aplicación de esta tecnología en los archivos?
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
2.- ¿Cómo y en que se aplica la digitalización en un archivo de trámite y
en uno histórico?
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
Envía a tu asesor tus actividades
123
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