ADQUISICIÓN DE RECURSOS COMPUTACIONALES Los pasos a

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JUAN PABLO OVIEDO ROA
Ingeniero de Sistemas
Especialista en Docencia Universitaria
ADQUISICIÓN DE RECURSOS COMPUTACIONALES
Los pasos a seguir para una buena adquisición de recursos computacionales, es primero saber
exactamente lo que está fallando con nuestro equipo actual, que es lo que debemos cambiar, ya sea el
hardware o software, que capacidad de memoria necesita, la capacidad de impresión, que cantidad de
terminales se requiere y si son para captura o para consulta de datos. Otro factor importante es el costo
y los diferentes proveedores que existen y la capacitación que imparten al personal, también el tipo de
mantenimiento que brindan al equipo y que tanto tiempo tardan en atender las fallas reportadas; ya que
nos decidimos por un proveedor se tiene que acondicionar el lugar, dar la capacitación, los cursos y
hacer la conversión de los programas.
EL PROCESO DE INNOVACIÓN TECNOLÓGICA DE RECURSOS COMPUTACIONALES
El costo total de los departamentos de Informática en las empresas está constituido por varios renglones.
Una gran parte de este costo se encamina a la adquisición o desarrollo de programas de aplicación que
resuelven problemas funcionales a los usuarios. Otra parte importante del costo se relacione con la
operación de los sistemas computacionales.
Otro renglón importante de costos está relacionado directamente con los recursos de hardware y equipo
que deben adquirirse para desarrollar y operar los Sistemas de Información. Esta última decisión es una
de las más costosas e importantes a la que se enfrenta el administrador y está relacionada con la
tecnología de información de naturaleza diversa.
Las decisiones relacionadas con la adquisición de recursos computacionales deberán hacerse
considerando factores tecnológicos, técnicos y financieros. No obstante lo anterior, no existen
procedimientos completos que guíen a los administradores de la informática durante todo el proceso de
cambio de equipo, el cual se inicia con la determinación de los requerimientos de cómputo, hasta la
administración de la conversión de programas y la transición y traslado de datos al nuevo sistema
computacional. Con mucha frecuencia el no conocer la forma de obtener los recursos de hardware,
software y servicios de información puede resultar en diferimiento indefinido del uso, o peor, en la
inadecuada selección y compra de los sistemas incorrectos.
Normalmente el director o gerente de informática de las organizaciones, apoyándose en los
departamentos de soporte técnico, operaciones y/o desarrollo de sistemas de aplicaciones quien
coordina el proceso de cambio de equipo computacional. Además se requiere que le usuario de las
diferentes áreas que integran la empresa se involucre durante el proceso de cambio de equipo.
Es importante conocer los síntomas que se observan en las organizaciones y que constituyen un
detonante para el proceso de cambio de equipo, a fin de que el administrador de los recursos de
hardware se prepare para el manejo del proyecto. Estas causas pueden incluir las siguientes:
Problemas de servicio con el proveedor actual. Esto se refiere a que la empresa no está obteniendo el
servicio que esperaba, por ejemplo: la empresa necesita que se le dé mantenimiento al equipo actual
y el proveedor no cumple con la fecha indicada para ello y por eso desea cambiar de proveedor y de
equipo.
El equipo computacional actual es obsoleto. La empresa no se ha actualizado en lo que se refiere a
compra de equipo computacional.
Saturación y falta de capacidad del equipo computacional. El equipo ya no es suficiente para hacer
frente a las necesidades de tecnología de información.
Necesidad de incorporar nuevos sistemas de aplicación. El medio ambiente lleva consigo la
necesidad de que la empresa utilice nuevos sistemas que requieran capacidades de equipo diferentes
a las actuales y por ello es necesario adquirir nuevo equipo.
El haber tomado una decisión equivocada durante el proceso de selección del equipo actual. Si las
decisiones referentes a la adquisición de equipo computacional no han sido las adecuadas a las
necesidades de la organización, será necesario adquirir nuevo equipo.
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Cuando se tienen requerimientos de competitividad que no pueden ser alcanzados con la tecnología
actual. En estos casos, para estar a la par con la competencia es necesario que la empresa adquiera
nuevo equipo.
DETEMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS
La primera fase consta en determinar los requerimientos de nuevo equipo que será adquirido.
Los especialistas en planeación de las capacidades en equipos de cómputo invierten una gran cantidad
de tiempo y esfuerzo en crear a detalle modelos computacionales altamente complejos, para determinar
la configuración que se aproxime mejor a las cargas de trabajo futuras de la organización.
Actividades previas a la determinación de requerimientos:
Conocimiento de la organización
El primer paso previo es tener un conocimiento profundo de la organización que recibirá el servicio del
equipo que será adquirido,. Por ejemplo, si el equipo va a ser adquirido por una empresa que se dedica a
la manufactura de bienes de consumo, el responsable del proyecto deberá conocer las áreas de venta,
administración, mercadotecnia, producción, finanzas y recursos humanos.
El conocimiento de la organización implica, por otra parte, conocer el plan general o estratégico del
negocio. Este plan en la mayoría de las empresas es elaborado por los departamentos de finanzas y
administración, o bien, por el área de planeación estratégica.
Plan de desarrollo de aplicaciones
El siguiente paso previo es contar con un plan de desarrollo de aplicaciones a corto plazo. La idea en
este punto consiste en conocer las aplicaciones que serán desarrolladas durante el horizonte de
planeación del proyecto. El horizonte del, proyecto se define como el lapso de tiempo futuro que se
considera en un análisis.
Filosofía de operación o tipo de solución requerida
El plan deberá incluir aspectos tecnológicos requeridos para el desarrollo de las nuevas aplicaciones,
tales como bases de datos, códigos de barras, sistemas batch o en línea, ya que estas especificaciones
pueden modificar de manera sensible los requerimientos y restricciones a considerar en el nuevo equipo.
Modelo propuesto para estimar los requerimientos de equipo
Los recursos que deben estimarse durante esta fase del proceso incluyen los siguientes,
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Capacidad de cómputo expresada
Capacidad de almacenamiento en memoria principal expresada Capacidad de almacenamiento
secundario expresada
Capacidad total de impresión requerida expresada
Cantidad de terminales requeridas para la captura o consulta de información, tales como terminales
inteligentes, concentradores, ruteadores, etcétera.
Requerimientos obligatorios
Se definen como requerimientos obligatorios al conjunto de características deben estar, de forma
obligada y necesaria, Ejemplos de éstos podrán ser los siguientes,
El costo total del equipo o el presupuesto máximo autorizado
El tiempo máximo de entrega del equipo requerido
Compatibilidad con el lenguaje computacion1 actual
El apoyo del proveedor durante la conversión de las aplicaciones
Requerimientos opcionales
Los requerimientos opcionales constituyen el conjunto de características que serán de gran ayuda y
utilidad si se encuentran presentes en el equipo, no implica que la propuesta del proveedor será
descartada.
La existencia de usuarios con configuraciones similares a la que se está proponiendo y que se
encuentren localidades geográficas cercanas para tener un soporte mutuo
Disponibilidad de algún sistema de aplicación o paquete ya desarrollado para asegurar una
implantación rápida y exitosa.
Alto grado de satisfacción de los usuarios actuales.
La definición adecuada de restricciones en el proceso de cambio de equipo facilitará el trabajo durante la
evaluación técnica y financiera de las propuestas, ya que solamente se analizarán aquellas propuestas o
soluciones que hayan cumplido con todos los requerimientos obligatorios.
Requerimientos futuros de las aplicaciones actuales (RFA)
El cálculo no considera situaciones que pueden presentarse durante el horizonte de planeación, como
las siguientes, lo cual puede traer como consecuencia desviaciones en el cálculo:
Crecimiento del negocio por arriba o por debajo del porcentaje estimado
Fusiones o compra de nuevos negocios
Rediseño o cambios importantes en las aplicaciones actuales.
Requerimientos futuros de las nuevas aplicaciones (RFN)
La manera de llevar a cabo lo anterior es conocer las aplicaciones que van a ser desarrolladas durante el
horizonte de planeación, tal como se sugiere en el plan de desarrollo de aplicaciones. Para cada una de
las aplicaciones habrá que elaborar un prediseño estimando los volúmenes requeridos de cada uno de
los recursos. El valor o valores que se obtengan de este análisis, deberán sumarse a los valores
obtenidos en la sección anterior, de tal forma que podamos estimar el valor total de los requerimientos
del nuevo equipo para cada uno de los recursos.
EVALUACIÓN TÉCNICA DE LAS PROPUESTAS
La evaluación técnica de las propuestas es el proceso mediante el cual el administrador del proyecto de
cambio de equipo define y evalúa las características y los factores técnicos de los equipos a considerar,
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el resultado de esta evaluación técnica, sumado al resultado de la evaluación económica y financiera,
constituyen la plataforma de decisión del equipo y de la solución a adquirir.
Elaboración del RFP (Request For Proposal)
La evaluación técnica de los equipos se facilita con la correcta elaboración de las propuestas por parte
de los proveedores de soluciones.
Una vez que se ha determinado la estimación de los requerimientos para el equipo nuevo que se va a
adquirir, es necesario elaborar una solicitud o requisición de propuesta. La requisición de propuesta
(RFP) es un documento que define los requerimientos de la organización para el equipo o la red,
requerida por la organización.
El RFP, tiene varias funciones, entre las cuales se incluyen.
Sirve como una propuesta del sistema que invita a los proveedores a participar en el concurso
Establece los primeros puntos de evaluación y negociación entre los proveedores de soluciones
computacionales y la organización
Obliga al administrador del proyecto de cambio de equipo a formalizar el proceso de determinación de
los requerimientos de equipo
Constituye un documento que describe claramente las prioridades técnicas del sistema.
La estructura del R. F. P puede variar dependiendo de la naturaleza del proyecto de cambio de equipo
que se desarrollará. No obstante lo anterior, se recomienda incluir, entre otros los siguientes puntos:
Datos generales del responsable del proyecto
Fecha límite para recibir la propuesta por parte del proveedor de equipo computacional que desea
concursar
Bases y lineamientos generales que serán utilizados para hacer la comparación entre los diferentes
equipos
Breve descripción de la situación actual de la compañía y de la función de informática dentro de la
empresa
Requerimientos del sistema computacional
Requerimientos de equipo actual vs. el equipo propuesto
Requerimientos obligatorios y opcionales
Información más detallada de las pruebas de benchmark o pruebas de rendimiento que serán
efectuadas a las soluciones propuestas que estarán concursando
Y en términos generales deberá incluirse toda la información relevante descrita en la sección de
determinación de los requerimientos
Formato de la propuesta que recibirá a los proveedores concursantes
Es importante definir estándares de la propuesta que se ha de recibir de los diferentes proveedores de
soluciones, con el fin de facilitar la evaluación técnica y financiera de estas propuestas y, por ende, de la
decisión final.
El formato de la propuesta podrá variar de una empresa a otra o dependiendo del problema específico
que deba ser resuelto utilizando la tecnología de la información. No obstante lo anterior, se incluye una
lista de parámetros que pueden ser incluidos en las propuestas que entregan los proveedores:
Sistema o solución configurada. Este punto normalmente es presentado con un adecuado nivel de
detalle por la mayoría de los proveedores. Es importante cerciorarse que incluya la descripción técnica
detallada de la solución propuesta y las capacidades de crecimiento del sistema. Esta información debe
incluir manuales técnicos de hardware configurado, así como diagramas esquemáticos de la
configuración propuesta.
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Requerimientos de instalación. Los requerimientos de instalación de los equipos pueden cambiar una
decisión determinada, ya que afecta el costo total de la solución. Esta información debe incluir
requerimientos de:
Espacio físico que ocupa el equipo
Instalaciones eléctricas y equipos de reguladores de voltaje
Temperatura ambiental y equipos de refrigeración
Requerimientos especiales tales como piso falso, equipo de control de humedad, por ejemplo, y
en general todos los requerimientos de instalación de equipo.
Soporte de proveedor. Soporte del proveedor es tan importante como el producto dentro del cuadro
global. Desafortunadamente con frecuencia esto no se considera hasta después de que el equipo ha
sido adquirido. La información que se requiere por parte del proveedor en este renglón incluye:
Soporte para el entrenamiento del personal en el nuevo equipo y calendario de cursos,
incluyendo su costo.
Personal de soporte para hardware, software y en general, para el mantenimiento del equipo
computacional.
Inventario de equipos de respaldo compatibles con el equipo configurado en la propuesta.
Apoyo y experiencia en la conversión de las aplicaciones y de los programas de aplicación que
han de ser convertidos al nuevo equipo computacional.
Información de costos. En este punto se incluye toda la información económica y financiera,
comprende precios, plazos de pago y opciones de compra disponibles por parte del proveedor, y en
general, todos los datos requeridos para desarrollar la evaluación económica del proyecto de inversión.
Condiciones del contrato. Las condiciones del contrato por lo general se especifican en formatos fijos
que el proveedor anexa en la mayoría de las propuestas. Este formato es elaborado por el departamento
legal de la compañía.
Nivel o grado de cumplimiento de los requerimientos obligatorios y opcionales del cliente que
tiene la solución presentada por el proveedor. Es importante insistir a los proveedores que esta
información deberá incluirse en la propuesta entregada en forma expresa y por separado.
Abrir el concurso de proveedores
Una vez que se elaboró el RFP es necesario abrir formalmente el concurso de los proveedores que
deciden concursar o competir por el contrato.
Durante esta fase del proceso es importante elaborar un documento que contiene todas las
especificaciones descritas antes y entregarlo formalmente a cada uno de los proveedores.
Descartar propuestas
Se debe recordar que si la invitación a los proveedores fu exhaustiva, es de esperarse que la cantidad de
propuestas recibidas también sea elevada. El análisis y evaluación de todas puede resultar tardado y
costoso.
Factores que deben evaluarse
La evaluación técnica de las propuestas debe realizarse exclusivamente sobre las soluciones que
cumplen al cien por ciento los requerimientos obligatorios y que cumplen mejor los requerimientos
opcionales.
Factores de hardware. Son las características relacionadas con los componentes físicos de la
computadora y sus indicadores más representativos, tienen que ver con las capacidades y velocidades
de los diferentes componentes. Estos componentes incluyen procesador, memoria RAM, discos,
terminales, impresora, etc.
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Factores de software. Software interno o software de sistemas, el cual se compone de programas de
control, incluyendo el sistema operativo, software de comunicaciones y administrador de bases de datos,
además se consideran paquetes especiales, tales como simuladores, análisis financieros programación
lineal, control de proyectos, análisis estadísticos y paquetes que se enfocan a resolver problemas
funcionales a los usuarios, tales como contabilidad, cuentas por pagar, facturación, entre otros.
Finalmente, es importante destacar que en la mayoría de los casos el tiempo de vida útil del software de
aplicación es superior al tiempo de vida útil de las plataformas de hardware.
Factores de proveedor. El tercer grupo de factores que se deben tomar en cuenta, durante la
evaluación técnica de la propuesta se refiere al proveedor.
Un aspecto importante que debe considerar es la tendencia a que mientras más tiempo permanezca un
cliente con un mismo proveedor, el servicio y soporte del proveedor se decrementa.
Todo lo anterior, justifica la necesidad de analizar los posibles factores a considerar en relación al
servicio y al proveedor.
1. Generalidades del proveedor. Las generalidades el proveedor es toda aquella información
relacionada con la imagen que tiene el proveedor en el mercado local, regional y mundial,
considerando aspectos técnicos, mercadológicos y financieros, de tal manera que aseguren la
permanencia y continuidad del proveedor. Los factores a evaluar incluyen:
Representación mundial y regional del proveedor
Tiempo de entrega del equipo ofertado y futuras ampliaciones
Profesionalismo y preparación de los vendedores
Situación económica y financiera del proveedor
Calidad de la documentación y manuales disponibles
2. Apoyo en la capacitación. Brinda en la capacitación al personal técnico y usuarios en el uso de los
recursos de hardware y software propuestos. Estos factores incluyen:
Capacitación al personal de las áreas de investigación y soporte técnico
Capacitación del área de análisis y programación
Capacitación a operadores
Capacitación a usuarios
Es importante resaltar que los costos de capacitación pueden variar de manera significativa de un
proveedor a otro, inclusive existen proveedores que no tienen disponibles los cursos dentro de la
localidad en la que será instalado el equipo, situación que modifica la estructura integral de costos de
las diferentes alternativas de equipo computacional.
3. Mantenimiento de hardware y software. El mantenimiento es otro de los factores cruciales a tomar
en cuenta durante la evaluación técnica de las propuestas, consiste básicamente en la capacidad de
un proveedor para proporcionar un soporte y servicio adecuado, para asegurar el funcionamiento
continuo e ininterrumpido del sistema computacional. Algunos de los aspectos a considerar son los
siguientes:
Calidad y cantidad de personal capacitado de tiempo completo disponible en hardware y software
Tiempo promedio que tarda el proveedor en atender las fallas reportadas Tiempo o porcentaje de
sistema funcionando
Tiempo promedio que el sistema permanece caído durante cada falla
Existencia de una bodega cercana con partes y repuestos para responder con mayor oportunidad
a fallas
Existencia de horario extendido, siete días a la semana y 24 horas diarias para atender fallas.
4. Equipos de respaldo. Los equipos de respaldo disponibles por parte el proveedor y otros usuarios
constituyen un aspecto a considerar durante la evaluación de los proveedores. Pueden soportar la
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operación de la empresa del cliente durante fallas prolongadas. Algunos de estos factores pueden
incluir:
Cantidad de equipos de respaldo existentes
Facilidad de trasladar procesos a los equipos de respaldo
Grado de satisfacción de estos usuarios en relación con el proveedor
5. Apoyo en la conversión de aplicaciones. Se refiere al apoyo que el proveedor puede proporcionar
al cliente durante el proceso de conversión y traslado de las aplicaciones y programas al nuevo
equipo. Este factor dependerá de la cantidad de programas que se convertirán a la nueva plataforma
de hardware, como consecuencia del cambio de equipo. Algunos conceptos a tomar en cuenta son
los siguientes:
La experiencia que tiene el proveedor en el apoyo a otros clientes en conversiones similares a las
requeridas
Facilidad de iniciar la conversión de aplicaciones antes de la llegada de equipo, a fin de reducir el
tiempo y costo de la operación paralela de ambo equipos
Métodos de evaluación técnica de las propuestas
Método de mezcla de instrucciones. Para comparar velocidades de procesador de varios equipos se
puede escoger un conjunto de instrucciones representativas y más utilizadas por los programas de
usuario, la técnica consiste en sacar un promedio ponderado del tiempo de ejecución de ellas.
Las desventajas del método incluyen las siguientes:
Solamente se mide la velocidad del procesador, no se toma en cuenta espacio en disco, memoria
RAM o alguna otra característica que puede influir posteriormente
La frecuencia en el uso de las instrucciones en los programas puede variar
Las instrucciones A, B, y C, pueden no hacer exactamente lo mismo en lo diferentes equipos
Método de Kernel. Es un problema simple y representativo de las aplicaciones típicas a computarizar en
el nuevo equipo y se mide el tiempo de ejecución de esta aplicación en cada uno de los equipos que se
comparan.
Las ventajas de este método son:
Es más completo, se utilizan más instrucciones
Se toma un problema real y representativo del usuario
Las desventajas del método son:
El Kernel escogido puede no ser representativo del resto de las aplicaciones del usuario
Es necesario generar una inversión del kernel para que corra en cada equipo que se desea
comparar. Esto puede resultar tardado y costoso.
Método de simulación. Consiste en hacer uno o varios programas utilizando técnicas y lenguajes de
simulación con el fin de imitar el funcionamiento de un sistema computacional. Se definen parámetros
como tiempo de ejecución capacidad de memoria principal, acceso a dispositivos de entrada/salida
demanda de usuarios en terminales, entre otros, y se generan diferentes escenarios y corridas para cada
uno de los equipos.
La gran ventaja de esta técnica es que se pueden evaluar un gran número de escenarios diferentes en
poco tiempo. Sin embargo, existen pocas referencias recientes respecto al uso de este método, por las
desventajas que presenta, entre las cuales se pueden mencionar:
El costo y tiempo de desarrollar o adquirir el modelo de simulación
Los tiempos de ejecución, y los resultados no son reales
Los resultados dependen en gran medida de los algoritmos de simulación que se usen
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Método de Benchrnark. Este método ha sido empleado para comparar el rendimiento de un programa
de aplicación en diferentes plataformas de hardware o bien, comparar diferentes programas de
aplicación que pueden correr en una misma plataforma de hardware. Se trata de escoger un conjunto de
programas representativos del usuario. Otra de sus ventajas es que utilizan tiempo y datos reales del
usuario para apoyar la decisión técnica del equipo.
La desventaja principal del método es el esfuerzo en tiempo y recursos económicos que conlleva la
conversión de una aplicación del usuario a las diferentes plataformas de hardware propuestas por los
proveedores.
Métodos de factores ponderados. Este método se utiliza en la práctica, consiste en asignar un peso a
cada uno de los factores de hardware, software, calificar a cada equipo propuesto de acuerdo a la
medida en que cumple con el factor considerado. El equipo o la propuesta que obtiene el mayor puntaje
se considera el ganador.
EVALUACIÓN FINANCIERA DE LAS PROPUESTAS
La evaluación financiera de las propuestas es el proceso mediante el cual el administrador del proyecto
de cambio de equipo define y evalúa las características y los factores económicos de los equipos que
debe considerar la empresa. El resultado de esta evaluación, sumando el resultado de la evaluación
técnica, constituyen la plataforma de decisión del equipo y de la solución que se adquirirá.
Alterativas de adquisición y financiamiento.
a) Renta. La renta es el proceso por el cual el usuario toma en cuenta el equipo del proveedor por un
período definido como obligatorio. Al terminar este periodo suelen tenerse tres alternativas:
Cancelar el contrato y regresar el equipo al proveedor.
Renovar el periodo de renta, en cuyo caso es posible negociar con el proveedor de equipo un
descuento sustancial en la nueva renta. El monto del descuento dependerá de la duración del periodo
anterior de renta y del nuevo que se negocia.
Ejercer la opción de compra del equipo.
La renta de computadoras tiene algunas ventajas con respecto a otras alternativas de adquisición de
equipo. Algunas de estas ventajas de presentan a continuación:
No implica un desembolso inicial de dinero
El proveedor del equipo computacional es responsable de mantenerlo funcionando en buen estado
No es una opción obligatoria para el usuario en el largo plazo, la opción de renta puede ser ventajosa
en aquellos casos en los que no se tenga una completa seguridad del equipo o solución requerida
Evita la obsolescencia y es más fácil hacer un cambio de equipo posterior
La renta de computadoras presenta algunas desventajas:
La renta usualmente es más costosa si el equipo seleccionado se empleara por un largo periodo
Las rentas están sujetas a incremento por parte del proveedor
b) Compra. Una segunda opción es la compra del equipo computacional.
Las ventajas que presenta la adquisición de equipo son:
Es el método más barato cuando el equipo se requiere por periodos largos de tiempo
No existen incrementos en los pagos y las devaluaciones de la moneda no afectan los flujos del
negocio
Se tiene un valor de recuperación del equipo al final del periodo
Algunas desventajas de utilizar el método de compra incluyen:
Es más fácil llegar a tener un equipo obsoleto
Si la solución adquirida no es la adecuada resulta el método más caro
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Implica un desembolso fuerte de dinero con el problema del financiamiento
Se tiene incertidumbre en el valor de reventa del equipo
Requiere tener una visión a largo plazo del negocio
c) Arrendamiento financiero. Es una alternativa viable para la adquisición de equipo computacional en
la mayoría de los países. Presenta algunas de las ventajas del esquema de renta, pero en el fondo se
trata de una compra. En la mayoría de los casos la operación se realiza a través de un tercero que es la
arrendadora, la cual paga el equipo al proveedor y retiene la propiedad del equipo hasta que el usuario le
liquide cada uno de los pagos. Es usual que el usuario pague al proveedor mensualmente el
mantenimiento del equipo.
Evaluación económica de las propuestas
Es el proceso mediante el cual se evalúan económicamente cada una de las alternativas que presentan
los proveedores.
Los flujos positivos que pueden considerarse dentro de la evaluación del proyecto incluyen, entre otros:
Beneficios económicos que se derivan del proyecto
Valor de rescate del equipo al final del horizonte de planeación del proyecto
Beneficio en los impuestos
Los flujos negativos que pueden considerarse dentro de la evaluación del proyecto incluyen, entre otros:
Pagos de renta
Gasto de conversión de las aplicaciones actuales
Mantenimiento de equipo
Seguros y fianzas
Gastos de capacitación
Acondicionamiento local
Criterios de decisión y negociación final
Es un proceso que requiere de mucho cuidado y depende del esquema o línea de pensamiento del
responsable del proyecto. Existen tomadores de decisiones que están dispuestos a asumir riesgos. La
decisión debe ser la consecuencia de un equilibrio entre la evaluación técnica y la evaluación financiera
puesta sobre la balanza.
Se requiere que el administrador o responsable del proyecto recomiende en forma concreta alguna de
las alternativas consideradas, sin embargo, dada la trascendencia del proyecto es posible involucrar a la
Dirección General o aún al consejo de Administración de la empresa durante la decisión final. Se
culminan las negociaciones con el proveedor y la firma del contrato, la cual se recomienda que sea
revisado por el área legal de la empresa.
ACTIVIDADES POSTERIORES A LA FIRMA DE CONTRATO
A la firma del contrato aseguran la implementación correcta del proyecto de innovación tecnológica. El
administrador y responsable del proyecto desarrolla estas actividades de una manera empírica. Basado
en su experiencia personal. La importancia de conocer y planear adecuadamente estas actividades se
basa en el hecho de que en algunas soluciones computacionales el costo de las actividades posteriores
a la instalación del equipo puede ser significativo. Las actividades que deben desarrollarse después de la
negociación y firma del contrato incluyen:
Acondicionamiento del local
Capacitación y cursos
Conversión de programas
Traslado de la información al nuevo equipo
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Acondicionamiento del local
Es el conjunto de actividades relacionadas con el lugar físico que ocupará el equipo.
Las actividades que deben realizarse como parte de la planeación de la infraestructura de la sala de
cómputo incluyen:
Planeación del espacio físico.
Colocación de piso falso en caso necesario.
Instalación eléctrica.
Reguladores de corriente eléctrica.
Equipos de aire acondicionado.
Accesorios adicionales tales como equipo para filtración de polvo ambiental, extinguidores, detectores
y control de humedad, fuentes ininterrumpidas de corriente, controles de accesos y seguridad,
dispositivos de detección de agua, equipos telefónicos y de intercomunicación.
Capacitación y cursos
Es una de las actividades más importantes que deben llevarse a cabo antes de la llegada del nuevo
equipo computacional. Esta capacitación debe incluir a los siguientes puestos de la organización:
Al personal del área de soporte técnico o de los programadores de sistema
A los analistas y programadores de aplicaciones, quienes tendrán a su cargo la conversión de
aplicaciones al nuevo equipo.
Al personal del área de operaciones
A los usuarios quienes recibirán capacitación en la utilización de paquetes enfocados a usuarios final
y operación básica del equipo
Conversión de programa
El proceso mediante el cual las aplicaciones que corren en un equipo computacional son convertidas
para que puedan correr en otro equipo. El proceso de cambio de equipo computacional trae consigo, la
problemática de convertir los programas para que puedan ejecutarse en el nuevo equipo.
El primer paso consiste en determinar el nivel de conversión que se realizará a fin de estimar el nivel de
esfuerzo requerido:
El primero y más sencillo nivel de conversión se llamará nivel A, en este caso los programas objeto de
una plataforma funcionan correctamente en la nueva solución, por lo que solo se requiere transcribir
los procedimientos y copiar los archivos de un equipo a otro. Lo anterior se logra cuando un equipo
computacional emula a otro.
El segundo nivel, implica la recopilación de los programas en nuevo equipo, para lo cual debe existir
una fuerte compatibilidad en los lenguajes de ambos equipos. No implica el cambio de lenguaje de
programación al hacer la conversión.
El nivel C de conversión implica un cambio de lenguaje al hacer la conversión de aplicaciones, lo cual
puede hacerse de manera manual, o bien, utilizar convertidores que traducen el código fuente a los
estándares del nuevo equipo.
El último nivel de conversión o nivel D, implica un rediseño y programación de las aplicaciones, lo cual
implica tirar a la basura los programas que se encuentran en funcionamiento.
Es muy recomendable realizar las siguientes actividades previas al proceso de conversión de los
programas:
Hacer un inventario de todos los programas fuentes a convertir y estar seguro que todos los
programas localizados corresponden en su versión a los programas objeto que se encuentran
corriendo
Revisar que toda la documentación de las aplicaciones esté disponible para efectos de que los
programadores que participan en la conversión puedan utilizarla.
Diseño del procedimiento y estándares de conversión para controlar y dar seguimiento al proceso de
conversión
Elaborar el plan de conversión, el cual debe incluir cuando menos la secuencia de programas a
convertir, personas asignadas y fechas de liberación simultánea de sistemas que requieran datos
entre sí.