Groupware - Universidad Autónoma de Madrid

Introducción al
trabajo en grupo
Curso de máster: Sistemas Colaborativos
Departamento de Ingeniería Informática
EPS, Universidad Autónoma de Madrid
http://www.ii.uam.es/~rcobos/teaching/esp/groupware/
Introducción al trabajo en grupo
1
Sumario
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z
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z
z
CSCW y Groupware
Clasificaciones de los servicios/sistemas para el trabajo en
grupo
Descripción de algunos servicios para el trabajo en grupo
Aspectos sociales que influyen en el trabajo en grupo
Algunas dificultades en el desarrollo de groupware
Introducción al trabajo en grupo
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Sumario
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z
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CSCW y Groupware
Clasificaciones de los servicios/sistemas para el trabajo en
grupo
Descripción de algunos servicios para el trabajo en grupo
Aspectos sociales que influyen en el trabajo en grupo
Algunas dificultades en el desarrollo de groupware
Introducción al trabajo en grupo
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CSCW
z
z
CSCW: Computer Supported Cooperative Work
Término difícil de definir:
z
z
z
z
Originalmente definido por Irene Greif y Paul Cashman en 1984 como “una
vía para describir cómo la tecnología de los computadores puede
ayudar a los usuarios a trabajar conjuntamente en grupos” [Bannon
et.al., 1989]
Conjunto de tecnologías encaminadas a representar procesos complejos
relacionados con actividades que requieren colaboración
Estudio de herramientas y técnicas de groupware, así como su impacto
psicológico, social y organizativo
"CSCW a generic term which combines the understanding of the way
people work in groups with the enabling technologies of computer
networking, and associated hardware, software, services and techniques”
[Wilson 1991]
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Groupware
z
Otras definiciones:
z
z
z
Acuñado por primera vez por Peter y Trudy Johnson-Lenz en
1978 de la siguiente manera: “Intentional group processes and
procedures to achieve specific purposes plus software tools
designed to support and facilitate the group's work" [JohnsonLenz, et.al., 1981]
Sistemas computarizados que ayudan a grupos de gente que se
comprometen en una tarea o meta común y que proporcionan
una interfaz de ambiente compartido [Ellis et.al., 1993]
Colaboración mediante ordenador que incrementa la
productividad o funcionalidad de los procesos entre las personas
[Coleman, 1995]
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Sumario
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CSCW y Groupware
Clasificaciones de los servicios/sistemas para el trabajo
en grupo
Descripción de algunos servicios para el trabajo en grupo
Aspectos sociales que influyen en el trabajo en grupo
Algunas dificultades en el desarrollo de groupware
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Taxonomía temporal/espacial
de groupware
SINCRONO
(mismo tiempo)
LOCAL
(mismo lugar)
REMOTO
(en lugares
distintos)
ASÍNCRONO
(distinto tiempo)
REUNIONES CARA A CARA
Pantalla compartida para
explicaciones
Utilidades con respuesta de la
audiencia
Entornos de conversación y
tormentas de ideas (posible
aplicación: toma de decisiones)
REUNIONES REMOTAS
Pizarra electrónica
Charla (chat)
Aplicaciones compartidas
Vídeo/tele conferencia
[Johansen, 1988] [Ortega et.al,
ADMINISTRACIÓN /
MANEJO DE DATOS
Raramente utilizado (ej:
trabajo en turnos (en el
mismo ordenador)
MECANISMOS DE
COORDINACIÓN
Transferencia de ficheros
Correo electrónico
Grupos de noticias (news)
Foros de debate (posible
aplicación: toma de
decisiones)
Flujo de trabajo (workflow)
2001].
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Mapa 3x3 de las opciones
groupware
MISMO TIEMPO
DISTINTO TIEMPO
PREDECIBLE
DISTINTO TIEMPO
IMPREDECIBLE
Reuniones cara
a cara
Trabajo por turnos
Habitaciones de
equipo
DISTINTOS
LUGARES
PREDECIBLES
Vídeo/tele
conferencia
Correo electrónico
Escritura colaborativa
DISTINTOS
LUGARES
IMPREDECIBL
ES
Seminarios
interactivos
Grupos de noticias
Flujo de trabajo
MISMO LUGAR
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[Grudin, 1994a]
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Taxonomía de groupware según el grado
de estructuración de la información
BAJA
ESTRUCTURAC.
DE LA
INFORMACIÓN
MEDIA
ALTA
Correo electrónico
transferencia de ficheros
Pizarra electrónica; charla
Aplicaciones compartidas
COMUNICACIÓN
COLABORACIÓN
Discusión electrónica; flujos de trabajo
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COORDINACIÓN
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Groupware restrictivo y
groupware permisivo
z
z
z
Los sistemas restrictivos dirigen el trabajo del
usuario a través de una serie de pasos de obligado
cumplimento, ej: workflow
Los sistemas permisivos dan al usuario libertad a la
hora de actuar en dicho medio, ej: conferencia
Sistemas con ambos aspectos, ej: pizarra compartida
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Sumario
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CSCW y Groupware
Clasificaciones de los servicios/sistemas para el trabajo en
grupo
Descripción de algunos servicios para el trabajo en
grupo
Aspectos sociales que influyen en el trabajo en grupo
Algunas dificultades en el desarrollo de groupware
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Correo electrónico
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Se adapta a la forma de trabajar de la mayoría de las personas
Las notas permiten que la respuesta se realice cuando el
receptor decida
Disminuye el número de entrevistas personales
Admite “brevedad”
Elimina problemas de “distancia” entre interlocutores
Es posible determinar la prioridad del mensaje
Incorporación de filtros
Mecanismos de “búsqueda”
Válido como documentación en muchos casos
Listas de interesados
Cada vez mayor “alcance” (teléfonos móviles, webmail, etc.)
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Workflow
z
z
Representación de procesos (tareas compuestas que
llevan a cabo un equipo de personas)
Emulación de los procesos en base a información
suministrada por las personas que los llevan a cabo
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Workflow (características)
z
Facilita la realización de actividades de Gestión y
Administración:
z
z
z
z
Automatización de la asignación de trabajo a los usuarios
Automatización del flujo de información entre los usuarios
Automatización del control de plazos y prioridades de actividades
pendientes
Automatización de las actividades en sí
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Conferencias
Electronic Electronic meetings, multieditores o editores
cooperativos, etc.
z Dos posibilidades:
z
Tiempo real:
z
z
z
z
Chats
Videoconferencia
Actualizaciones inmediatas (gestión de colisiones)
En diferido:
z
Grupos de noticias (Newsgroups)
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Planificación
z
Scheduling and Calendaring
z
Aplicaciones con vocación de Groupware.
z
En un entorno integrado debe ser posible:
z
la planificación electrónica de reuniones
z
el acceso a las agendas de los miembros de un grupo (para establecer
o anular actividades
z
el establecimiento de listas de tareas que puede compartir un equipo
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Sumario
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CSCW y Groupware
Clasificaciones de los servicios/sistemas para el trabajo en
grupo
Descripción de algunos servicios para el trabajo en grupo
Aspectos sociales que influyen en el trabajo en grupo
Algunas dificultades en el desarrollo de groupware
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Aspectos sociales que influyen en
el trabajo en grupo
z
z
z
Físicos como sociales
Motivación en la participación de la actividad conjunta
Tipo de actividad conjunta
z
z
En la actividad de toma de decisiones los participantes suelen
estar bastante motivados a colaborar [Inaba et.al., 1997]
Proximidad entre los miembros del grupo:
z
z
z
Proximidad intelectual
Intereses, preferencias, …
Proximidad física: beneficia la comunicación y minimiza los
problemas de interacción [Kraut et.al., 1990]
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Sumario
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z
z
z
CSCW y Groupware
Clasificaciones de los servicios/sistemas para el trabajo en
grupo
Descripción de algunos servicios para el trabajo en grupo
Aspectos sociales que influyen en el trabajo en grupo
Algunas dificultades en el desarrollo de groupware
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Algunas dificultades en el
desarrollo de groupware
z
Sistemas de archivos distribuidos
z
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Interfaces de usuarios
z
z
z
Aunque mantienen consistencia, normalmente no pueden ser accedidos
simultáneamente por varios usuarios.
No están diseñadas para reflejar las acciones de otros usuarios
(p.e. Cancelación de una opción de menú)
Comunicaciones
z
Necesidad de comunicación punto-a-muchos y mucho-a-muchos
(RPC, TCP/IP, SMTP son punto-a-punto).
z
Especialmente importante en aplicaciones síncronas
Plataformas distribuidas
z
Diseñadas para “enmascarar” las acciones de otros usuarios
(CORBA SOM y ORBIX, DCOM).
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Aspectos de diseño
z
Comunicación
z
z
Colaboración:
z
z
No hay suficiente integración entre las herramientas groupware y
las tradicionales
Son necesarios entornos compartidos que ofrezcan contexto
grupal, siendo éste actualizado de forma no intrusiva
Coordinación:
z
Aunque las herramientas ofrecen acceso compartido a los
recursos del grupo, se ofrecen a los usuarios perspectivas
individuales
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Grupos cerrados vs. abiertos
z
z
z
Que los grupos sean cerrados o abiertos depende de
la razón de existir de los grupos.
Cerrados: sólo los del grupo pueden enviar mensajes
al grupo (procesamiento paralelo generalmente)
Abiertos: también pueden enviar mensajes los
extraños al grupo (grupo de servidores replicados:
los clientes son externos)
Introducción al trabajo en grupo
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Grupos de compañeros vs.
jerárquicos
Indica la estructura interna del grupo.
z Compañeros:
z
z
z
z
z
todos los procesos son iguales
las decisiones son colectivas
ventaja: alta tolerancia al fallo de un proceso
inconveniente: la toma de decisiones es compleja
(más mensajes, más lenta)
Jerárquicos:
z
z
z
z
p.e., un proceso coordinador y un conjunto de trabajadores
todos los msg, se dirigen al coordinador, que los distribuye
inconveniente: pérdida del coordinador
ventaja: eficiencia (ej. Ajedrez)
Introducción al trabajo en grupo
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Pertenencia al grupo
z
z
Cómo dar de alta/baja a un miembro del grupo
Servidor de grupos que gestiona todas las
solicitudes:
z
z
z
Ventaja: directo, eficiente, fácil de implantar
Inconveniente: un único punto de fallo
Gestión distribuida de la pertenencia, con alta y/o
baja mediante mensajes a todos los miembros:
z
z
z
Ventaja: no existe riesgo de parar por caída del coordinador
Problema: ¿qué hacer si un miembro falla y, por tanto sale del
grupo?
Problema sincronización: ¿cómo garantizar que un nuevo miembro
recibe todos los msj desde su entrada? ¿cuándo ha entrado?
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Aspectos relacionados
z
Presencia y consciencia (Awareness)
z
Consistencia
z
Incorporación de nuevos usuarios
Introducción al trabajo en grupo
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Presencia y Consciencia
z
Para poder cooperar, los usuarios tienen que ser
conscientes de la presencia y acciones de otros
usuarios:
z
z
feedback (de sus acciones) y feedthrough (de las de los otros)
Esta necesidad varía en cada aplicación, y es necesario
determinar:
z
z
z
¿Cuánto feedthrough es necesario?
¿Hasta qué punto puede un usuario controlar su propia
“presencia”? ¿cuáles de sus acciones serán visibles y cuándo?
¿Hasta qué punto puede controlar su grado de “consciencia”
sobre las acciones de otros usuarios?
Introducción al trabajo en grupo
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Problemas de “inconsistencia”
z
Aspecto común en otros entornos (bases de
datos), pero que puede ser conveniente tratar de
forma distinta:
z
z
z
Las colisiones pueden ser intencionadas: dos usuarios desean
modificar la misma parte de un documento.
A veces conveniente permitir “colisiones”, p.e. en dibujos sobre
pizarra compartida Æ prevenir colisiones ralentiza el sistema.
Que los usuarios sean “conscientes” de las acciones de otros
usuarios puede evitar colisiones: protocolos de comportamiento social
(p.e. no es “correcto” escribir/dibujar sobre lo que otro está
escribiendo)
Introducción al trabajo en grupo
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Tratamiento de colisiones
z
En muchos casos no se trata de prevenir
colisiones, sino de:
z
z
z
z
Ser capaces de detectar las inconsistencias
Proporcionar soporte en estos casos
Re-establecer la consistencia interactivamente (con los
usuarios involucrados)
En casos en que lo mejor sea prevenir las
colisiones, en lugar de prohibir ciertas
acciones, puede ser más conveniente
posponerlas.
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Nuevos usuarios
z
¿Cómo proporcionarles toda la información
necesaria sin perturbar a los demás?
z
z
Si existe única copia de la aplicación (o archivo) que
se carga en cada puesto, basta con que el nuevo
usuario la ejecute (copie)
En otros casos la solución puede ser compleja:
creación de archivos especiales capaces de
reconstruir la historia hasta el momento, etc.
Introducción al trabajo en grupo
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Referencias
[Bannon et.al., 1989]
Bannon, L. & Schmidt, K. (1989) CSCW: Four Characters in Search of a
Context. In Proc. First European Conf. on CSCW, Gatwick, UK, Sept. 1989.
(Reprinted in J. Bowers & S. Benford (Eds.) Studies in Computer Supported
Cooperative Work: Theory, Practice and Design. pp. 3-16. (Amsterdam:
North-Holland).
[Ellis et.al., 1993]
ELLIS, C., GIBBS, S. y REIN, G. Groupware: Some Issues and
Experiences. En: Readings in Groupware and Computer-Supported
Cooperative Work. BAECKER, R., San Mateo CA: Morgan Kauffmann,
1993: pp. 9-28.
[Inaba et.al., 1997]
INABA, Akiko, OKAMOTO, Toshio. Negotiation Process Model for
Intelligent Discussion Coordinating System on CSCL Environment. En:
Artificial Intelligence in Education. BOULAY, B. Du, MIZOGUCHI, R. (eds).
IOS Press, 1997: pp 175-182.
Introducción al trabajo en grupo
30
Referencias
[Wilson 1991]
Wilson, P. (1991). Computer supported cooperative work : an introduction.
Oxford, England Norwell, MA, Intellect ; Sold and distributed in the U.S.A. and
Canada by Kluwer Academic Publishers.
[Coleman, 1995]
COLEMAN, David, KHANNA, Raman (eds). Groupware: Technology and
Applications. Prentice Hall, Upper Saddle River, NJ, 1995.
[Johnson-Lenz, et.al., 1981]
Johnson-Lenz, Peter and Trudy Johnson-Lenz. 1981. Consider the Groupware:
Design and Group Process Impacts on Communication in the Electronic
Medium. In Hiltz, S. and Kerr, E. (eds.). Studies of Computer-Mediated
Communications Systems: A Synthesis of the Findings, Computerized
Conferencing and Communications Center, New Jersey Institute of Technology,
Newark, New Jersey.
[Kraut et.al., 1990]
KRAUT, Robert E., EGIDO, Carmen, GALEGHER, Jolene. Patterns of Contact
and Communication in Scientific Research Collaboration. En: Intellectual
teamwork: Social and Technological Foundations of Cooperative Work.
GALEGHER, J. KRAUT,Introducción
R.E., EGIDO,
C (eds). Lawrence Erbaum Associates,
31
al trabajo en grupo
Hillsdale, NJ, USA, 1990: pp 149-171.
Referencias
[Johansen, 1988]
JOHANSEN, R. Groupware: Computer Support for Business Teams. New
York: The Free Press, 1988.
[Ortega et.al, 2001]
ORTEGA, Manuel, BRAVO, José. Trabajo Cooperativo con Ordenador. En:
La interacción persona-ordenador (Libro electrónico de la Asociación
Interacción Persona Ordenador, AIPO), Lorés, Jesús (ed), Lleida, 2001.
[Grudin 1994a]
GRUDIN, Jonathan. CSCW: History and Focus. IEEE Computer, 27 (5).
Mayo, 1994: pp. 19-26.
[Grudin 1994b]
Grudin, Jonathan. Groupware and Social Dynamics: Eight Challenges for
Developers. Communications of the ACM, 1 (37). Enero 1994: pp. 92-105.
http://www.ics.uci.edu/~grudin/Papers/CACM94/cacm94.html
Introducción al trabajo en grupo
32
Herramientas
Trabajo en laboratorio
Curso de máster: Sistemas Colaborativos
Departamento de Ingeniería Informática
EPS, Universidad Autónoma de Madrid
http://www.ii.uam.es/~rcobos/teaching/esp/groupware/
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CREACIÓN DE GRUPO DE
TRABAJO
http://groups.google.com/
Crear grupo
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.
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CREACIÓN DE GRUPO DE
TRABAJO
http://groups.google.com/
Administrar grupo (el creador).
Visitar grupo.
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Introducción al trabajo en grupo
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CREACIÓN DE DOCUMENTOS
COLABORATIVAMENTE
http://docs.google.com/
Crear documento.
Compartir documento
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Introducción al trabajo en grupo
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WEBLOG
Crear blog
http://www.blogger.com/
.
Introducción al trabajo en grupo
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WEBLOG
Crear blog
http://www.blogger.com/
.
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WEBLOG
Participar en el blog
http://www.blogger.com/
.
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¿MÁS HERRAMIENTAS?
z
Próximo día trabajo en laboratorio
z Realización de práctica de trabajo colaborativo
z
Práctica hoy (laboratorio 15):
z Acceder y analizar ventajas e inconvenientes de
distintas herramientas.
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