Para la creacion de los sitios web, las instituciones crean un grupo

Lic. Orlando Oliva Iglesias. Administración Remota del Sitio WEB de Casa de
las Américas.
Resumen
En el presente trabajo se realiza una breve valoración sobre el trabajo en los sitios web,
junto con nuestra experiencia en estas tareas. Se propone una aplicación desarrollada para
la administración del sitio web de Casa de las América, desde donde se puede, sin
necesidad de conocer las herramientas tradicionales para el desarrollo de paginas web,
cambiar el contenido del sitio, lo que dinamiza esta actividad a la par que posibilita, junto
con la actualización de las paginas que lo conforman, la actualización de bases de datos
existentes en la institución, las cuales pueden ponerse al servicios de los usuarios que nos
visitan.
Introducción.
La creación y mantenimiento de sitios web es una agotadora tarea que generalmente
descansa sobre una persona o un reducido grupo. Un sitio web institucional o
empresarial, formado por múltiples secciones que han de actualizarse periódicamente y
de forma coherente, para que el sitio no pierda unidad estilística en su lenguaje e imagen
y llegue al usuario, no debe, por su magnitud, complejidad y respuestas de tiempo,
realizarse con las técnicas habituales que utilizan determinado webmaster para elaborar
sitios personales o de pequeño formato, donde cada página se crea y se edita con un
grupo de herramientas y luego las partes componentes se integran con un editor de
páginas html.
En instituciones o proyectos de mediano o gran tamaño, la creación de las páginas web o
del sitio es asumido por un grupo de trabajo que, como mínimo, debe estar compuesto
por un diseñador, un programador y un editor. Cada una de estas personas tiene dentro
del grupo una función especifica. Pero esta estructura, a medida que la cantidad de
información en las páginas aumenta, se ve desbordada en sus funciones, lo que puede
provocar molestas desactualizaciones.
En el presente trabajo se analizan algunos aspectos de la administración de los sitios
web, junto con nuestra experiencia en esta tarea, proponiéndose un sistema de
administración para el sitio web de la institución que permita humanizar el trabajo
dinamizando el mismo, a la par que posibilite, junto con la actualización de las páginas
que lo conforman, la actualización de bases de datos de datos existentes en la institución,
las cuales pueden ponerse al servicios de los usuarios que nos visitan.
La información
El dinamismo de una página o sitio web es indispensable para la supervivencia de
misma, pero esta agilidad no significa que deban producirse cambios sustanciales en
diseño de la página (estructura, colores, diseño grafico), sino que debe centrarse
atención sobre los cambios en el contenido de la información que se muestra o sobre
actualidad e importancia de los servicios que se brindan.
la
el
la
la
En una encuesta realizada por el sitio barrapunto.com sobre el diseño de las páginas
web, el 51% de los encuestados afirmó preferir los sitios con pocas imágenes, y sólo un
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4% reclamó por sitios bien historiados, con abundantes imágenes y animaciones.
No son los constantes cambios de diseño, las imágenes animadas o el diseño grafico
novedoso o espectacular, los que hacen volver al usuario a nuestras páginas; es la
información que en ella se encuentra, su dinamismo, la efectividad de su gestión y el
procesamiento y la capacidad del sitio de estar siempre actualizado o de brindar servicios
exclusivos o de interés. Todo esto debe combinarse con diseño ágil y funcional que no
demore en ser bajado por el usuario.
La información que deseamos poner en nuestras páginas, en la mayoría de las
ocasiones, no se encuentra en un solo lugar, sino diseminada por la institución, y en gran
medida es generada por la actividad diaria de los distintos departamentos y secciones,
por lo que recoger esta información, procesarla y presentarla con coherencia para
aparecer en el sitio, es de suma importancia y se convierte, de hecho, en la actividad
diaria más importante del grupo que labora creando y actualizando el sitio web.
Un camino para recoger y procesar esta información seria la creación de un grupo de
información dedicado a esta tarea, que actuara como un subgrupo del sistema de
información de la empresa. En este caso, la creación de la página web de la institución
resultaría una tarea centralizada por este grupo, que deberá crecer en la medida en que
se genere más información.
Otro camino posible sería descentralizar la actualización del sitio, asignándole a cada
dirección, departamento o sección que genere información, la actualización de la misma
en las páginas correspondientes. Esto no significa que el sitio de una institución deba
responder a la estructura organizativa de la institución, sino que el sitio debe ser
actualizado por los responsables de cada temática, de la manera más transparente
posible para el departamento o sección, y como parte de la dinámica diaria de su trabajo.
Sin embargo esta actividad descentralizada entraña el problema de la falta de coherencia
de la información que se brinda, por tanto, debe existir en todo momento un órgano rector
encargado de esta tarea. De este modo la existencia del primer grupo mencionado vuelve
a ser importante, pero esta vez como rector y administrador del sitio, no como
“monopolizadores”. Al no tener que gestionar toda la información, tendría más tiempo
para velar por su organización y proponer los cambios que se consideren necesarios para
el buen funcionamiento del mismo.
Para que este trabajo descentralizado no atente contra la coherencia del sitio, el grupo
rector o administrador debe brindarle a las áreas temáticas las plantillas necesarias para
ofrecer la información a mostrar, con lo que se gana tiempo y se mantiene la estructura
del sitio web. Es importante tener en cuenta que la tarea de actualizar las distintas
secciones debe ser ágil, fácil, descentralizada, no dependiente de un lugar físico y ocupar
el menor tiempo posible, a la vez que debe permitir ser monitoreada, por los
administradores del sitio, los cuales deben saber en todo momento quién o quiénes
realizaron determinados cambios. Estos cambios efectuados por los responsables
temáticos deben visualizarse inmediatamente en el sitio, con lo que se logra su
actualización de forma automática.
Con el objetivo de alcanzar lo antes planteado, se recurre cada vez más a programas de
administración remota de los sitios, los cuales, a partir de plantillas predefinidas, permiten
la creación y actualización de sitios web de forma rápida, descentralizada y dinámica, al
poder establecer los permisos de los diferentes usuarios del sistema a las distintas áreas
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temáticas definidas en el sitio.
Las páginas web que mejor ilustran todo lo antes dicho son las de los periódicos en línea,
en los que sobre una plantilla determinada dividida por secciones, los periodistas de cada
sección pegan su información, sin que esto implique que cada uno de ellos tenga que
editar la página cada vez que “pone” una información. Una vez que la información
periodística de cada sección se encuentra en las bases de datos, el grupo editorial
(también de forma fácil) determina el orden en que aparece la noticia, el momento (día,
hora, etc.) en que debe aparecer y desaparecer de la página y otros datos que pueden
variar en dependencia del diseño del periódico en línea.
Los programas
En los últimos dos años se han desarrollado un grupo de programas de administración
conocidos como WebLog (bitácoras de la WEB), que surgieron como una necesidad de
los programadores de la red para el propósito de humanizar su trabajo. Uno de los
primeros WebLog que se conoce es el llamado slash, que fue desarrollado por Rob
Malda (alias CmdrTaco), quien usó todo un conjunto de herramientas libres, disponibles
desde hacía un tiempo en el mundo Linux: el servidor web Apache, el lenguaje Perl y la
base de datos MySQL. A partir de ese momento comenzaron a proliferar este tipo de
aplicaciones.
Uno de los programas de administración remota que más rápido se difundió es el PHPNUKE, programa de distribución libre, bajo la licencia GNU/GPL, que corre sobre
servidores Linux, utiliza como gestor de base de datos MySQL, y se integra al servidor de
páginas web Apache. Nuke estaba diseñado para proveer una funcionalidad similar a la
de slash, con una publicación dinámica de artículos, comentarios jerárquicos de los
visitantes, archivo histórico, encuestas, etc. Nuke estaba basado sólo en Perl,
almacenando artículos y comentarios en simples archivos de texto. Sus requerimientos
eran evidentemente mucho más modestos que los de slash, para cumplir con un objetivo
similar. En el anexo I se muestra una imagen con el portal de administración de esta
aplicación.
El exponente máximo de la nueva generación de WebLogs es PHPSlash, un proyecto
que pretende portar el código Perl de Slash a PHP, y que también se distribuye bajo la
licencia GNU/GPL.
Como dijimos antes, estos programas se han desarrollado fundamentalmente en los
últimos 2 años, y en la actualidad ya existen muchos, la mayoría de distribución gratis, y
algunos de ellos se presentan como proyectos comunitarios, donde el código es
enriquecido por los miembros de la comunidad.
El termino WebLog también se aplica a una “reinvención” del concepto de página
personal, donde se combinan reflexiones, confidencias propias de un diario íntimo y
enlaces a nuevas páginas o artículos de interés para su creador. En realidad, no tienen
nada de nuevo; de hecho, son uno de los géneros más antiguos de la Web. Pero la
aparición de aplicaciones como las antes mencionadas, herramientas que permiten
realizar vistosos WebLogs muy fáciles de actualizar, incluso por los que no saben nada
de HTML, ha provocado todo un renacer de la forma.
Esta filosofía de trabajo ha sido asumida rápidamente por sitios donde la dinámica de la
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información que se brinda es vital, y donde se comienza a trabajar de forma
descentralizada. De esta forma un pequeño grupo de administradores puede mantener un
sitio bien informado, gestionando gran volumen de información que se nutre de una red
de colaboradores distribuidos geográficamente, quienes, a su vez procesan la
información y la “ponen” ellos mismos en el portal informativo, sin que para ello necesiten
conocer una sola instrucción de programación.
Hasta el momento no hemos encontrado una aplicación parecida para el entorno
Windows, y salvo algunos acercamientos de Microsoft y algunas otras compañías para la
administración de Intranet, no hemos hallado herramientas como éstas. En los últimos
tiempos estamos asistiendo a la migración de algunas de ellas para este entorno de
trabajo, pero lo que se hace es exportar las herramientas con que se trabaja en el entorno
Linux. Es decir, no se integran al servidor web Internet Information Server (IIS). Hay que
montar Apache para Windows. Tampoco se trabaja con algunos de los gestores de bases
de datos existentes en este entorno; hay que montar MySQL, y por último, hay que
instalar PHP para Windows.
Nuestra experiencia
Nuestra institución comenzó a transitar por el camino de las páginas web creándose un
pequeño grupo para su administración. En un inicio se trató más de un sitio de imagen
que de un lugar donde la institución brindara servicios de consulta o informativos. Poco a
poco la dinámica de la actividad diaria demostró la necesidad de que el sitio reflejara la
intensa vida cultural de la institución. De este modo lo que en sus inicios respondía a la
misma estructura organizativa del centro, fue reorganizándose temáticamente y fueron
surgieron secciones de información de rápido cambio en su contenido.
En la actualidad, subsisten en nuestro sitio páginas que no cambian la información
porque responden a misiones de la institución o de algunas de sus direcciones o
departamentos, junto a páginas de mediana vida útil que cambian en un determinado
lapso de tiempo y páginas de corta vida que lo hacen prácticamente todos los días y, a
veces en horas.
Lo reducido del grupo de trabajo y la velocidad con que varia o se genera la información,
atenta contra la actualización de algunas de estas páginas del sitio.
En aras de una rápida actualización y completamiento de las secciones, se establecieron
plantillas para todas las páginas, así como pautas de diseños, para todas las nuevas
páginas que pudieran surgir. Se determinó además crear un portal informativo de vida
más ágil, que se integra con el sitio existente, el cual se ha denominado el sitio
institucional, donde se agrupan las páginas de lento y mediano tiempo de cambio.
La administración del portal informativo se hará utilizando el PHP-NUKE y éste será una
sección periodística del sitio. Tal decisión permite descentralizar el portal informativo y
dedicarle más tiempo al sitio institucional, el cual aún se está creando con las técnicas
tradicionales.
El sitio institucional
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Dentro de esta sección del sitio quedan todas las páginas que responden a la estructura
organizativa y temática de la institución, y desde ellas se implementarán los distintos
servicios que la Casa de las Américas brinde con sus bases de datos.
Como dijimos antes, aquí coexisten páginas estáticas con otras de lento y mediano
cambio en el contenido de la información. A manera de ejemplo podemos mencionar las
dedicadas a mostrar las actividades del año y la o las de las actividades mensuales, así
como las páginas dedicadas a las direcciones y departamentos, que contienen
información fija junto a la cual se informa sobre las actividades o eventos que se realizan
y que responden a la temática del departamento o dirección.
Propuesta de administración remota
Atendiendo a que existen plantillas para el diseño de parte del sitio, programamos una
herramienta de administración que intenta mantener las ventajas de algunos de los
WebLog mencionados, pero que trabaja con las bases de datos existentes en la
institución, de manera que la actividad de mantenimiento del sitio ayude a la recogida de
información para el sistema informativo de la casa o viceversa.
Como ya existían grandes cantidades de datos contenidos en tablas de SQL Server de
Microsoft, determinamos utilizar este gestor de bases de datos para guardar la
información, y usar el lenguaje ASP para la creación de las páginas dinámicas.
La interfase de la herramienta esta programada en html, las páginas web que la
conforman, nos ayudan a actualizar la información de determinadas secciones del sitio,
para la cual debemos tener permiso de edición o de acceso a la aplicación. ( Ver Anexo
II).
Para la prueba piloto de esta herramienta se tomó la sección “Plan del mes”, que, como
su nombre indica, cambia mensualmente. Para ello se elaboraron una serie de páginas
que ayudan al administrador o a la persona designada para actualizar la información, que
puede en cada momento determinar la imagen, la página a la que se vincula la
información y otros datos (Ver Anexo III).
Sección de administración del Plan del Mes
En la imagen 1 se muestra un fragmento de la página con la información del plan del
mes del sitio de Casa de las América. Se puede observar que la información se muestra
en un formato de tabla, que mantiene la misma cantidad de columnas para cada una de
las actividades que se muestran, manteniéndose la celda en blanco si no existe
Imagen 1. Fragmento
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información.
Esta estructura permite una fácil automatización, posibilitando que los datos de esta
página sean tomados de una base de datos.
En la imagen 2 se muestra el formulario de captura de información para las actividades
del mes. En él se recogen datos que se utilizan para mostrar la información como el
campo orden en la tabla que es el que permite organizar la información dentro de la
página resultante ( figura 1).
El campo vincular el titular con:
Se utiliza para decirle a la aplicación que página debe ser llamada cuando se pulsa sobre
el titular de la actividad o sobre la imagen que se incluya. Tanto el nombre de la actividad
como la imagen asociada, son, en la plantilla los campos desde donde se enlaza con las
páginas especificas de cada una de las actividades.
Imagen 2. Formulario de captura de información (Sitio de administración)
Si la página a la que se enlaza no existe en el servidor, por ser una página nueva que se
va a agregar, se debe utilizar la opción subir un archivo al servidor de la página principal,
para poner la nueva página en el directorio de trabajo de la misma (dentro de la
estructura del sitio). (Ver anexo III).
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Como se explica en este formulario, toda la información se trabaja sobre bases
temporales que se cargan cuando comienza una sesión de trabajo. Cada vez que un
usuario comienza a trabajar, el programa censa si existe en la base temporal información
que corresponda al usuario que inició la sesión de trabajo. Esto es necesario porque
pueden existir varios usuarios realizando modificaciones en diferentes sesiones del sitio,
de manera que es imprescindible separar esta información para cada uno de ellos. Como
decíamos antes, si al comenzar la sesión la base se encuentra vacía; se llena con la
información de la base real, pero si se encuentra con alguna información, no. Esto
permite que se retome algún trabajo de actualización de la información que no ha dado
tiempo a concluir. Si el usuario considera que la información en la base temporal no está
actualizada con la de la base real, puede volver a cargar esta con la opción Limpiar y
cargar base temporal del menú de la derecha.
En la parte superior de la ventana encontramos un menú de barra que nos permite ir a las
páginas de agregar o editar los meses, los años y las actividades que se recogen en las
bases de datos, así como ver una página preliminar con el resultado de todos los cambios
efectuados. Esta opción nos permite revisar nuestro trabajo antes de pasar los datos a la
base real.
La opción historial de este mismo menú permite ver un reporte de las actividades
realizadas por el usuario, si este tiene permiso de administración sobre todo el sitio,
entonces se reportan todas las actividades realizadas sobre las bases del sitio. Desde la
pagina de historial también se puede saber que usuario se encuentra trabajando en estos
momentos en el sitio.
La página de administración puede ser invocada desde cualquier máquina con acceso a
la red, y las imágenes que se incluyen son bajadas al servidor y puestas en un directorio
temporal, desde el cual son pasadas al directorio real de trabajo del sitio, cuando se
actualiza la base de datos. Si se limpia y vuelve a cargar la base temporal con los datos
reales, se borran del directorio temporal todas las imágenes asociadas a los campos que
se eliminan de la base temporal.
Todas las páginas de administración son muy intuitivas, por lo que no se necesita de
conocimientos avanzados para trabajar con ellas, las mismas, están compuestas por
formularios que ayudan en la captura de datos y la aplicación sabe en cada momento
donde debe poner las imágenes que son subidas al servidor, lo que facilita la edición y
actualización del sitio.
Conclusiones
La implantación total de esta aplicación en Casa de las Américas, esta condicionada por
el establecimiento de un diseño definitivo de nuestro sitio, el cual aun se encuentra en la
búsqueda del mismo para algunas de las páginas que lo integran.
En la medida que se establezcan plantillas para estas páginas se podrá ir programando
su sección en la herramienta de administración.
Dadas las características del sitio de nuestra institución, no se propone usar para el
llamado Sitio Institucional el PHP-NUKE, que si será usado en las paginas informativas,
por lo que introducir la herramienta de administración propuesta en este trabajo nos
ayuda en la edición de algunas de estas páginas y nos permite descentralizar su
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actualización, involucrando en esta tarea a las áreas temáticas, que son las responsables
por la información de sus respectivas secciones.
Volvamos a las páginas del plan del mes para ilustrar otra de las ventajas adicionales de
esta aplicación:
Al trabajarse las actividades del mes con bases de datos se puede programar un
módulo para que estas actividades, recogidas y procesadas para el sitio web de la
institución, pasen de forma automática a las bases de datos donde el sistema de
información las recoge y procesa, teniendo sólo el administrador de las bases del
sistema que completar algunos datos. Como estos sistemas se han desarrollado de
forma paralela, hay que unirlos, lo que permitirá en el futuro no solo que la
actualización del sitio alcance a las bases del sistema, sino que en él se pueda
brindar información de todas las actividades desarrolladas por la institución desde
su creación, pudiendo filtrarse la misma a gusto del usuario.
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Anexo I. Portal de administración del PKP-NUKE
Anexo II. Formulario de entrada al sitio de administración
Anexo III Fragmento de la pagina principal del sitio de administración.
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