PERFIL DEL CARGO Consulado de Chile en Mar del Plata CARGO

PERFIL DEL CARGO
Consulado de Chile en Mar del Plata
CARGO
SECRETARIA
CARACTERÍSTICAS DE LA VACANTE
Calidad Jurídica
Contrato Local
Renta mensual bruta
US$1.364.-
Unidad de Desempeño
Administración
Supervisión sobre el cargo
Cónsul en Mar del Plata
PERFIL DEL CARGO
Objetivo del Cargo
Coordinar, ejecutar y gestionar acciones enmarcadas a los
procesos de administración del Consulado de Chile y asegurar la
línea de mando.
Competencias Funcionales
Canciller
Encargada de Contabilidad
Ministro de Fe, autorizada con firma de documentos.
Reemplazar al Cónsul en su ausencia
Solucionar problemas o atender reclamos del público
Resolver inconvenientes, cuando se presenten de los demás
funcionarios y atender sus consultas
Contestar llamados de cualquier índole relacionado con el Cónsul
cuando esté ocupado o ausente.
Rendiciones de Cuentas ítems: Servicios, Comunicaciones;
Arriendo; Personal a Contrata, Gastos de Representación, Auxilio
a Chilenos y otros esporádicos.
Pagos con cheques en general y manejo caja chica de Gastos
Menores y Auxilio a Chilenos.
Completar diariamente la facturación Programa SIGFIM
(cheques, cambio de dólares a pesos, depósitos, ingresos de
Minrel) y en planilla separada los gastos en efectivo.
Conciliación bancaria en pesos y en dólares.
Atención de proveedores en forma personal y telefónicamente.
Liquidación de Sueldos y pagos relacionados (recibos, cambio de
cheques dólar, depósitos, Afip por transferencia bancaria a través
de Interbanking para pago previsional y todo lo que involucra esta
asignación: altas, bajas, modificaciones de personal, aguinaldos,
plus vacacional, obra social, certificación de servicios.
Jefa Administrativa
Presupuestos y Compras
Inventario
Solucionar imprevistos que se presentan a diario (quejas,
reemplazos, etc) resolviendo de la manera más apropiada la
solución de los mismos.
Responsable del sistema de control de horarios, feriados legales
y permisos del personal a contrata.
Planificar, evaluar y dirigir la adquisición de bienes y reparaciones
de muebles e inmuebles, fallas eléctricas, Internet, equipos
computación, artículo varios etc.
Gestionar ejecución presupuestaria, mejorando sistemáticamente
la eficiencia del gasto.
Altas de bienes en sistema Sigfim y sistema de Comunicaciones.
Bajas de bienes.
Entrevista en profundidad en ventanilla, idioma español/ingles .
Digitalización de documentos.
Tramitación de visas por internet.
Ingreso de datos de la visa en sistema SAC.
Seguimiento por correo electrónico y/o teléfono.
Gestión de visas,
reconsideraciones de ingreso Impresión de cedulas consulares, etiquetas visas, y entrega de
y prorrogas de permanencia instructivo de pasos a seguir en Chile.
Prorrogas de permanencia definitiva, (consulta, ingreso SAC,
definitiva
emisión de documentos en Word e impresión de prorroga en
certificado de permanencia definitiva.
Consulta por mensaje sobre reconsideraciones de ingreso a Chile
para informar a solicitantes.
Elaborar informe mensual de
Entradas y Salidas y Cobros
Administrativos Cuentas
Consulares
Analizar libro de entrada
Revisión de la correcta selección de estampillas de acuerdo al
valor de la actuación.
Detectar errores y solicitar corrección
Revisión de actuaciones anuladas
Revisión de cartola bancaria de cuenta corriente.
Verificar descuentos de transferencias y comisiones del Banco
Realizar conciliación bancaria
Cuadratura final entre libro de entrada y salida y registros de
cuenta corriente.
Ajustar informe de entrada y salidas de cuentas consulares en
relación al total recaudado con las comisiones de Banco.
Realizar hoja de observaciones de cuentas consulares.
Realizar transferencia bancaria.
Recepcionar liquidación de transferencia.
Realizar oficio a Dipoc Decuc adjuntando documentos de diario
de entradas, informe de entrada y salidas, hoja de observaciones,
cuadro resumen de actuaciones, conciliación bancaria, cartola
bancaria, documentos de transferencia bancaria, certificado de
transferencia y liquidación de impuestos y documento que indica
tasa de cambio utilizada en el mes.
Realizar oficio a Tesorería General de la República remitiendo
documentos de transferencia bancaria, certificado de
transferencia y liquidación de impuestos.
Atención de Central Telefónica.
Administrar información del Consulado.
Atención de público.
Atención Telefónica, Agenda,
Responder consultas y ejecutar requerimientos de la jefatura,
Audiencias y Llamados
funcionarios del Consulado y público en general.
Cónsul.
Registrar diariamente las actividades y audiencias solicitadas al
Cónsul.
Realizar solicitudes de llamadas telefónicas
Efectuar gestiones propias del cargo
Revisión de mensajería a través de sistema de control de
correspondencia.
Ingresar la correspondencia y mensajería recibida a base de
Encargada de
datos del Consulado.
Comunicaciones
Registrar y numerar toda la documentación.
Registro de Correspondencia
Preparar la minuta con la documentación recepcionada para la
y mensajería oficial
revisión y distribución del Cónsul.
Fotocopiar documentación
Entregar documentos recepcionados a Secciones del Consulado.
Archivar documentación.
Despacho de documentación
y correspondencia
Elaboración y despacho de
Valijas Diplomáticas.
Recepción de Valija
Diplomática
Recepción de documentación de las secciones del Consulado.
Revisar documentación.
Enumerar documentos o notas .
Despachar correspondencia a través de correo argentino o correo
privado para capital o provincia.
Recopilar documentación a despachar.
Revisión de documentos a despachar.
Ingresar y numerar cada oficio y anexos.
Confeccionar las diferentes guías.
Cerrar la valija.
Realizar guía aérea AWB.
Efectuar contacto con Courier para su despacho.
Apertura de Valija Diplomática.
Revisión de documentación.
Registrar documentación.
Entrega de documentación a Secciones del Consulado.
Localización
Secretario atiende público
Recepcionar localizaciones desde DISER-DECIV
Efectuar nota a Cancillería Argentina (Depto. Asistencia Técnica
Consular) completando formulario con datos de la persona a
localizar.
Realizar mensaje a DISER-DECIV informando las gestiones
efectuadas y resultado de la localización.
Reemplazar al Secretario que atiende público.
Productos del Perfil
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Rendiciones de Cuentas SIGFIM
Altas y Bajas de Inventario
Pago de remuneraciones Personal Consulado
Pago a Proveedores
Adquisiciones
Rendición de Cuentas Consulares
Visas
Localizaciones
Repatriaciones
Mensajes
Clientes
Internos
Externos
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Cónsul de Chile en Mar del Plata
Cónsul General de Chile en Buenos Aires
Unidades del Consulado
Ministerio de Relaciones Exteriores
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Público en General
Empresas
Agrupaciones Chilenas
Banco
Organismos Argentinos
Competencias conductuales
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Comunicación Efectiva
Adaptabilidad
Orientación Estratégica
Coordinación y Colaboración
Compromiso Institucional
Orientación a la Rigurosidad
Requisitos mínimos de ingreso
Formación Canciller
Profesional con experiencia en área de Administración
Experiencia laboral
2 años en funciones similares
Postgrado
Especialización y/o
Capacitación
Otros
No Aplica.
Deseable MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook)
Manejo de Internet
Otros conocimientos y capacidades
Conocimientos
Equipos y herramientas
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Manejo de materias contables.
Administración de recursos humanos.
Metodologías aplicadas en el área de materias consulares
Normativa y procedimientos del Ministerio de Relaciones
Exteriores
Normativa atingente a la Argentina
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Programas Office, Máquina de Captura, SAC.
Requisitos Legales
Nacionalidad Chilena, Argentina u Otra con residencia permanente en Argentina.