Secretaria y gestion de recursos
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SECRETARÍA Y GESTIÓN DE RECURSOS EALA – ESCUELA DE TIEMPO LIBRE: CURSO DE COORDINADORES DE TIEMPO LIBRE – 15 ENE 2011 1. LA SECRETARÍA Como punto de partida, para reflexionar juntos… ¿Qué es la Secretaría? Definiciones posibles ¿Qué funciones debe realizar un secretario/a? ¿Un coordinador debe ser Secretario? Definiciones de Secretaria en la web: - La profesión de auxiliar administrativo está orientada a realizar actividades elementales en centros privados o públicos. - secretario - Persona que ostenta el cargo y las funciones de custodiar documentos y levantar actas, asistiendo en las labores de oficina - secretario - s. persona que escribe la correspondencia, extiende actas, etc.... - También denominado secretario diplomático. Funcionario de una embajada o misión que sigue en importancia al consejero. De acuerdo a su jerarquía, se los designa como primer secretario o secretario de primera, segundo secretario o secretario de segunda, o tercer secretario o secretario de tercera. - secretario - Cargo de carácter voluntario que en ocasiones lo desempeña alguien ajeno a la comunidad de propietarios. Sus funciones principales son levantar las actas de la comunidad, dar fe de los acuerdos tomados en junta y custodiar los documentos. - secretario - Funcionario judicial que tiene a su cargo dar fe de los actos y de las resoluciones del Juez, para que éstos gocen de autenticidad y eficacia jurídicas. El sueño de la oficina sin papeles… aún no se ha hecho realidad. Más bien parece que se produce lo contrario: cuanto más aumentan los contenidos en soporte electrónico, más crece el volumen de documentos en papel. En consecuencia, además de la necesidad de gestionar los documentos electrónicos que se multiplican en la red local, las organizaciones se encuentran con que deben solucionar el crecimiento exponencial de los papeles. (Adela d’Alòs–Moner) Los documentos son parte del capital intelectual de cualquier organización… Los documentos contienen datos e información (o datos en contexto) y mucho conocimiento corporativo, que forma parte de los “bienes intangibles”, del capital intelectual. Pero los bienes intangibles hay que poderlos encontrar y utilizar en el momento en que se necesitan. ¿Cuál es el capital intelectual de una asociación? TONY MAYORAL LÓPEZ – ENERO 2011 2. ¿QUÉ ES UN DOCUMENTO?. DEFINICIÓN Un documento es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es producido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades. Es, por tanto, un testimonio de la actividad humana. Tradicionalmente un documento (record, en inglés) se ha asociado a un texto. Cuando un documento pasa a ser digital, la diferencia entre “documento electrónico” y “contenido” es más difícil de definir. En cualquier caso el concepto “contenido” en gestión documental se asocia siempre a una unidad de información en soporte digital. Puede ser texto, imágenes, gráficos, vídeo, sonido, documentos, etc., siempre que pueda gestionarse en formato electrónico. TONY MAYORAL LÓPEZ – ENERO 2011 3. GESTIÓN DOCUMENTAL Según la Wikipedia, se entiende por Gestión Documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. Algunos criterios a tener en cuenta… Un sistema de gestión documental por lo general se refiere a las siguientes áreas: Almacenamiento Recuperación Clasificación Seguridad Custodia Distribución Workflow (Flujo de trabajo) ¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Cómo puede la gente encontrar documentos necesarios? ¿Cuánto tiempo se puede pasar buscándolo? ¿Qué opciones tecnológicas están disponibles para la recuperación? ¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Cómo aseguramos que los documentos estén archivados siguiendo el sistema más apropiado? ¿Cómo evitamos la pérdida de documentos, evitar la violación de la información o la destrucción no deseada de documentos? ¿Cómo mantenemos la información crítica oculta a quién no debiera tener acceso a ella? ¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Por cuánto tiempo deben ser guardados? ¿Cómo procedemos a su eliminación (expurgo de documentos)? ¿Cómo distribuimos documentos a la gente que la necesita? ¿Cuánto podemos tardar para distribuir los documentos? ¿Si los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra, cuáles son las reglas para el flujo de estos documentos? Creación ¿Si más de una persona está implicada en creación o modificación de un documento, cómo se podrá colaborar en esas tareas? Autenticación ¿Cómo proporcionamos los requisitos necesarios para la validación legal al gobierno y a la industria privada acerca de la originalidad de los documentos y cumplimos sus estándares para la autentificación? Términos relacionados… • Sistema de Gestión de Contenidos: es un programa que permite crear una estructura de soporte (framework) para la creación y administración de contenidos, principalmente en páginas web, por parte de los participantes. Eje: WordPress, que es un sistema de gestión de contenido enfocado a la creación de Blog. • Sistema de gestión de documentos electrónicos: Un sistema de gestión de documentos electrónicos es un sistema computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel. TONY MAYORAL LÓPEZ – ENERO 2011 • Gestión del Conocimiento: La Gestión del Conocimiento es, la gestión de los procesos relacionados con la captación, estructuración y transmisión de conocimientos que generan valor para la organización. La Gestión del Conocimiento es un concepto dinámico o de flujo. • Bases de datos documentales: En las bases de datos documentales cada registro se corresponde con un documento, sea éste de cualquier tipo: una publicación impresa, un documento audiovisual, gráfico o sonoro, un documento de archivo, un documento electrónico,... 4. EL ARCHIVO Uno de los elementos fundamentales para que nuestra entidad funcione es que la información pueda estar al alcance de los socios, miembros de la asociación o del Patronato en el caso de Fundaciones de manera que se cuente con los datos necesarios para las tomas de decisiones. Pues bien, para que la información pueda estar accesible, habrá que empezar ordenando el archivo de manera adecuada. La organización del archivo es una labor fundamental para mantener unos criterios de calidad y eficacia en el acceso a la documentación generada en cualquier organización. Para conseguir la eficiencia en cualquier archivo es necesario aplicar una normalización adecuada al tipo de documentos almacenados. En 2001 se aprobó la norma ISO 15489 (International Standard on Records Management) para la gestión de los “records”, basada en la norma australiana AS 43903. En España, el grupo de trabajo Records Management del Comité Técnico de Normalización de Documentación (CTN 50) de Aenor, ha sido el encargado de traducir la norma ISO 15489 para adoptarla como norma UNE4. Para empezar debemos disponer de un mueble-archivador con carpetas colgantes donde estarán los papeles del presente año o curso, y de una estantería con archivadores permanentes, donde quedarán archivados los papeles de años pasados que ya no utilizamos. Clasificar… Es el arte de ordenar objetos, documentos... designando a cada uno su lugar respectivo. (Ensenyat y Artigas, 1980). Se puede considerar también como la distribución de documentos escritos de interés para la organización, suministrando a cada uno un orden específico de acuerdo a sus características. - Marcado de los documentos con la sigla respectiva a fin de facilitar su ubicación por términos semejantes y para su posterior localización: a) Cartas y otros escritos b) Certificados c) Actas de reuniones d) Documentación institucional e) Documentación económica f) Expedientes/Actividades g) Documentación laboral TONY MAYORAL LÓPEZ – ENERO 2011 h) Otros - Establecimiento de un orden determinado acorde con un sistema o criterio. Tiempo: Dando lugar a las categorías de los sucesivos años: 1.999, 2.000, 2.001, etc. Entidad u Órgano: Dando lugar a las categorías de las distintas entidades con las que tengamos relación (que pueden aparecer más o menos agrupados), o los distintos órganos de nuestra propia entidad: Junta de distrito de la Latina, Ayuntamiento de Alcobendas, Centro Cultural Los Arcos de Fuenlabrada, Dirección General de Juventud de la C.M., Asociación Puntalibre, Junta Directiva de Nuestra Asociación, etc. Proyecto o Actividad: Dando lugar a las categorías que llevarán el nombre de los diferentes Proyectos o Actividades. Dirección y Sentido de la información: Es decir, si la información nos ha llegado o la hemos enviado nosotros, dando lugar a dos categorías: Entradas y Salidas. Para lograr una mayor eficiencia, cada organización debe seleccionar aquel sistema que mejor se adapte a su actividad específica siguiendo una coordinación sistemática que permita mayor fluidez y garantía de información y control. Ciclo vital de los documentos Los documentos pasan por etapas de vida administrativa que a su vez dan lugar a diferentes niveles de archivo. PRIMERA ETAPA: Durante esta etapa el documento es de circulación y tramitación por los canales regulares, en busca de respuesta y solución al asunto que le ha dado origen y además hay un manejo frecuente de parte del funcionario responsable de su tramitación. Esta documentación forma parte del “ARCHIVO DE GESTIÓN” y, en algunos casos, del denominado “ARCHIVO PERIFÉRICO”. SEGUNDA ETAPA: Una vez recibida la respuesta o solución al asunto iniciado, el documento que la sustenta ha de seguir siendo guardado. En este período formará parte del “ARCHIVO CENTRAL”. TERCERA ETAPA: Finalmente, en esta etapa el documento adquiere un valor permanente o histórico, restringiéndose su consulta a su carácter cultural e informativo, principalmente con fines de investigación. Su archivamiento y conservación será definitivo en el “ARCHIVO HISTÓRICO”. Organización de documentos Es un proceso técnico archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad. En esta etapa se debe alcanzar a identificar las respectivas series y sub-series documentales. - Clasificar documentos: Significa separarlos o dividirlos en clases o grupos que sean susceptibles de sub-divisiones, teniendo en cuenta la estructura orgánica y/o las funciones institucionales. Ordenar documentos: Se entiende por unir y relacionar los elementos de cada grupo mediante el sistema más conveniente: ordenamiento alfabético, numérico, alfanumérico, cronológico, etc. TONY MAYORAL LÓPEZ – ENERO 2011 - Signar documentos: Es asignarles símbolos de codificación para su rápida identificación (por unidades orgánicas, por series documentales, etc.). Pueden ser letras o números o la combinación de ambos. 5. USO DE BASES DE DATOS Las personas son el principal capital de las entidades sin ánimo de lucro por lo que resulta muy importante que la información sobre éstas sea accesible y fácil de manejar. De esta manera, nos resultará sencillo hacer un envío de información por correo a todas las personas, dar relacionadas con la entidad listados de teléfonos de los/as voluntarios/as a los responsables de cada sección o seleccionar a los socios de una misma profesión para que colaboren en una actividad relacionada con su ocupación. Más concretamente, resulta conveniente el uso de bases de datos para: Socios/as Simpatizantes y Colaboradores/as Usuarios/as Relaciones A la hora de diseñar una base de datos, conviene "perder" algo de tiempo en pensar sobre estas cuatro cosas: ¿Qué información necesito de cada tipo de persona o entidad? ¿Cómo quiero extraer la información una vez introducida? ¿Qué campos serán libres y qué campos obligarán a elegir entre varias opciones (campos cerrados)? ¿Cuáles serán las opciones de cada uno de los campos cerrados? Teniendo claras estas cuestiones, ahorraremos mucho esfuerzo posterior en reformas continuas de la base de datos. En cuanto a la herramientas informáticas para el desarrollo de las bases de datos, son múltiples y variadas con distintos grados de sofisticación. Si los procesos de gestión de la información son muy complejos es mejor recurrir a los/as expertos/as en bases de datos relacionales, pero para gestionar la información que habitualmente maneja una entidad sin ánimo de lucro, sin necesidad de conocer todas las posibilidades del programa, podemos utilizar FileMaker o Access, sobre los que existen numerosos manuales en las librerías. Definición de Base de Datos De forma sencilla podemos indicar que una base de datos no es más que un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada o estructurada. Desde el punto de vista informático, una base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulan ese conjunto de datos. La idea general es que estamos tratando con una colección de datos que cumplen las siguientes propiedades: TONY MAYORAL LÓPEZ – ENERO 2011 Están estructurados independientemente de las aplicaciones y del soporte de almacenamiento que los contiene. Presentan la menor redundancia posible. Son compartidos por varios usuarios y/o aplicaciones. Conceptos básicos de una base de datos Campo: unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de una persona. Los nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de exclamación o corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en el medio. La descripción de un campo, permite aclarar información referida a los nombres del campo. El tipo de campo, permite especificar el tipo de información que cargáramos en dicho campo, esta puede ser: Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255 Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres Numérico: para introducir números Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora Moneda: para introducir datos en formato número y con el signo monetario Auto numérico: en este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido Sí/No: campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc. Objeto OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc. Hipervínculo: podemos definir un enlace a una página Web Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Registro: es el conjunto de información referida a una misma persona u objeto. Un registro vendría a ser algo así como una ficha. Campo clave: campo que permite identificar y localizar un registro de manera ágil y organizada. Propiedades generales de los campos PROPIEDAD DESCRIPCIÓN TIPO DE CAMPO Tamaño del campo Permite establecer la longitud máxima de un campo de texto numérico. Texto, numérico, contador Formato Permite determinar la apariencia de presentación de los datos, utilizando los formatos predefinidos o nuestros propios formatos Todos, excepto OLE y Memo Lugares decimales Permite especificar el número de cifras decimales para mostrar los números. Numérico y moneda Máscara de entrada Permite controlar y filtrar los caracteres o valores que los usuarios introducen en un control de cuadro de texto, evitando errores y facilitando su escritura. Texto, numérico, fecha/hora, moneda Título Permite definir una etiqueta de campo predeterminada para un formularios o informe Todos TONY MAYORAL LÓPEZ – ENERO 2011 Valor predeterminado Introduce en el campo un valor cuando se agregan nuevos registros (long. Máx. 255 caracteres) Todos, excepto OLE y contador Regla de validación Permite escribir la condición que deben satisfacer los datos introducidos para ser aceptados Todos, excepto OLE y contador Texto de validación Define el texto del mensaje que se visualiza cuando los datos no cumplen las condiciones enumerdas en la regla de validación Todos excepto OLE y contador Requerido Permite especificar si es necesario que exista un valor en un campo. Todos excepto contador Permitir longitud cero Permite especificar si una cadena de longitud cero ("") es una entrada válida para el campo Texto, memo Indexado Define un campo como índice o campo clave. Texto, numérico, contador, fecha/hora. Objetos de la base de datos Tablas: unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos estarán ordenados en columnas verticales. Aquí definiremos los campos y sus características. Más adelante veremos qué es un campo. Consultas: aquí definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar la información resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...) Formulario: elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva. Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos. Macro: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas. Módulo: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic Diseño de las bases de datos relacionales El primer paso para crear una base de datos, es planificar el tipo de información que se quiere almacenar en la misma, teniendo en cuenta dos aspectos: la información disponible y la información que necesitamos. La planificación de la estructura de la base de datos, en particular de las tablas, es vital para la gestión efectiva de la misma. El diseño de la estructura de una tabla consiste en una descripción de cada uno de los campos que componen el registro y los valores o datos que contendrá cada uno de esos campos. Los campos son los distintos tipos de datos que componen la tabla, por ejemplo: nombre, apellido, domicilio. La definición de un campo requiere: el nombre del campo, el tipo de campo, el ancho del campo, etc. Los registros constituyen la información que va contenida en los campos de la tabla, por ejemplo: el nombre del paciente, el apellido del paciente y la dirección de este. Generalmente los diferente tipos de campos que su pueden almacenar son los siguientes: TONY MAYORAL LÓPEZ – ENERO 2011 Texto (caracteres), Numérico (números), Fecha / Hora, Lógico (informaciones lógicas si/no, verdadero/falso, etc., imágenes. En resumen, el principal aspecto a tener en cuenta durante el diseño de una tabla es determinar claramente los campos necesarios, definirlos en forma adecuada con un nombre especificando su tipo y su longitud. TONY MAYORAL LÓPEZ – ENERO 2011
