Instructivo SIAPER RE MODIFICA-RECTIFICA

Instructivo Materia MODIFICA/RECTIFICA
Documentos Exentos de Personal
Santiago, 5 de octubre de 2012
Estimados/as Usuarios/as:
Se les informa que a contar de hoy, se encuentra disponible una nueva materia en SIAPER Registro
Electrónico, Modifica/Rectifica, que permitirá registrar aquellos actos administrativos que, a su vez,
modifiquen/rectifiquen/amplíen-complementen a otros actos administrativos.
Las materias a las cuales es posible de aplicar el modifica/rectifica, son las siguientes:
1. Cese de suplencias y término de contratas
2. Contratas Inferiores a 15 días.
3. Honorarios Menores a 75 UTM / menores150 UTM
4. Prórroga de Contratas
5. Suplencias mismo Servicio
Para ello, el (la) Usuario(a) deberá seguir los pasos que a continuación se detallan:
ETAPA 1: CREAR UN DOCUMENTO MODIFICA/RECTIFICA EN REGISTRO
ELECTRÓNICO
Para crear un documento en Siaper Registro Electrónico, el Usuario deberá realizar los siguientes pasos:
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Ilustración 1
1
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El primer paso es seleccionar la pestaña “Servicio”. Se desplegarán tres menús:
“Adm.Funcionario”, “Carga Masiva” y “Registro Electrónico”.
Paso 1
Posteriormente, debe hacer clic sobre el Menú “Registro Electrónico”. Se desplegarán
cuatro submenús: “Crear Documentos”, “Bandeja de Documentos”, “Bandeja de Certificados
de Registro” y “Administrar Licencias Médicas”.
Paso 2
Luego, dentro del Menú “Registro Electrónico, debe hacer clic sobre el submenú “Crear
Documento”, se desplegará la pantalla “Borrador del Documento” (ver Ilustración 2).
Paso 3
a
Paso 4
Ilustración 2
a
Paso 4
Datos del Encabezado: Esta sección contiene los datos que identifican el documento que el
Servicio desea enviar a Registro.
Al seleccionar el menú desplegable
del campo “Tipo Documento”, permitirá ver el
listado de alternativas para actos administrativos a registrar, según indique el acto
administrativo que se tenga a la vista para registrar (ver Ilustración 2).
Paso 5
Ilustración 3
2
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Paso 5
Seleccionar una de las opciones que despliega el campo “Tipo de Documento”, según el
documento que el Usuario tiene a la vista (ver Ilustración 3).
Los tipos de documentos posibles de registrar electrónicamente son:
 Decreto Exento
 Información de Personal (aplica sólo para ingresar “Calificaciones”)
 Resolución Exenta
Sin embargo, la materia Modifica/Rectifica sólo está disponible para Decretos Exentos
o Resoluciones Exentas.
Al seleccionar una de las opciones que despliega el campo “Tipo de Documento” (que para
efectos de este ejemplo se seleccionó “Resolución Exenta”), se activarán adicionalmente los
siguientes campos:
Paso 6
Ilustración 4
El Usuario deberá completar los siguientes campos:
Paso 6
* Número Documento: Campo obligatorio. Se debe ingresar el número del acto
administrativo que se desea enviar a Registro. Corresponde al
número que su Servicio le ha otorgado al acto administrativo.
* Fecha de Documento: Campo obligatorio. Se debe ingresar la fecha del documento
(dd/mm/aaaa) o seleccionar la misma desde calendario adjunto.
Corresponde a la fecha que, junto con el número, su Servicio le ha
otorgado al acto administrativo.
* Servicio Documento: Este campo será llenado automáticamente por el sistema con el
nombre del Servicio al cual pertenece el Usuario que ha ingresado
al portal.
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* Dependencia:
Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado el nombre de la
Dependencia que ha realizado el acto administrativo. Según la
información contenida en el campo “Servicio Documento”, el usuario
podrá seleccionar una de las dependencias que ofrece el listado;
también podrá ingresar la opción “Sin dependencia” cuando
corresponda. Se entiende por dependencia cada unidad que genera
actos administrativos con numeración propia.
* Región:
Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado la Región a la
que corresponde la Dependencia.
Comuna:
Campo opcional. Se debe seleccionar la Comuna, del listado a la
cual se encuentra vinculada la Región ingresada anteriormente.
ETAPA 2: SECCIÓN MATERIAS ASOCIADAS
Una vez completada la sección Datos del Encabezado, el Usuario estará en condiciones de agregar las
materias al acto administrativo sometido a Registro, pudiendo ingresar más de una materia por cada acto
administrativo. Para ello deberá seguir los siguientes pasos:
Paso 7
Ilustración 5
Paso 7
Al seleccionar el menú desplegable
del campo “Materia de Ingreso”, permitirá ver
el listado de alternativas para actos administrativos a registrar, según indique el documento
que se tenga a la vista para registrar (ver Ilustración 5).
Recuerde que para documentos Modifica/Rectifica, debe haber seleccionado Decreto Exento
o Resolución Exenta.
4
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P
a
s
o
9
Paso 8
Ilustración 6
Paso 8
Seleccionar la opción Modifica/Rectifica, dentro de las alternativas que despliega el campo
“Materias de Ingreso”.
Paso 9
Una vez seleccionada la materia en el listado, se debe presionar el botón
De esta manera, la materia de ingreso seleccionada ha quedado incorporada en la columna
materia (ver Ilustración 7).
Ilustración 7
Una vez agregada la materia al documento, el Usuario no podrá modificar el campo “Tipo de
Documento”.
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b
Paso 10
c
Ilustración 8
Paso 10
Una vez agregada la materia, se recomienda presionar el botón
, ya que le
dará vida electrónica al Acto Administrativo, permitiendo que posteriormente pueda ser
visualizado en la Bandeja de Documentos.
b
En caso de que el Usuario requiera eliminar una materia ya asociada al documento,
deberá seleccionarla en el botón izquierdo:
(ver Ilustración 8), en la materia que
corresponda, y luego presionar el botón
.
Cabe señalar que una materia podrá eliminarse sólo cuando no contenga casos
agregados. Para ello, el Usuario deberá primero borrar los casos ingresados y luego
eliminar la materia correspondiente.
c
En caso de que el Usuario requiera eliminar todo el documento, incluso de la Bandeja de
Documentos, deberá presionar el botón
.
6
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ETAPA 4: SECCIÓN AGREGAR CASOS
Una vez ingresados los “Datos del Encabezado” y agregada una “Materia de Ingreso” al documento, el
Usuario deberá ingresar los casos (Número de RUN) de los interesados que dispone el acto administrativo a
registrar para cada materia ya asociada.
Para ello debe seguir los siguientes pasos:
Paso 11
Paso 12
Ilustración 9
Paso 11
Seleccionar la materia que corresponda en el botón izquierdo
Asociadas” (ver Ilustración 9).
Paso 12
Para ingresar el caso, el Usuario debe hacer clic en el botón
de la lista “Materias
.
Al ejecutar el paso 2, se activará una nueva pantalla llamada “Lista de Casos” (ver
Ilustración 10), con los campos que a continuación se explican.
d
f
c
e
g
Paso 13
Ilustración 10
Paso 13
Para ingresar el caso, el Usuario debe hacer clic en el botón
.
Al ejecutar el paso 13, se desplegará una nueva sección en la parte inferior de la pantalla,
llamada “Identificar Funcionario” (ver Ilustración 11).
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d
Materia: El sistema informará en la parte superior de esta página cuál es la materia que
actualmente se encuentra ingresando.
e
Por Run: Sirve solamente para comprobar si el funcionario existe en la base de datos.
No es para agregar un caso a la materia del documento.
f
El usuario podrá agregar e identificar en la Lista de Casos cada uno de los interesados
(RUN) que contiene el acto administrativo en la materia que se quiere Registrar. Para
ello deberá accionar el botón “Agregar” dispuesto en la parte inferior de la pantalla.
g
Para retornar a la página inicial del “Borrador del Documento”, el Usuario debe hacer clic
en el botón
.
Paso 14
Paso 15
Ilustración 11
Paso 14
Se debe digitar RUN del interesado, u otra identificación, según sea el caso, en la casilla que
corresponda. El formato de ingreso es sin puntos y con guión (Ej. 22222222-2), el que será
validado por el sistema.
Paso 15
Presionar el botón
.
Al aceptar el RUN u Otra Identificación, será derivado al formulario de ingreso de la materia
Modifica/Rectifica.
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ETAPA 5: FORMULARIO DE INGRESO MODIFICA/RECTIFICA
Completados los 15 pasos anteriores, el Usuario tendrá activada la pantalla de
Modifica/Rectifica (ver Ilustración 12), en la que deberá completar los pasos que a
continuación se detallan:
h
P
a
s
o
17
Paso 16
i
Paso 18
Paso 19
Ilustración 12
j
h
a
Paso 16
k
Esta sección aparecen los datos personales del funcionario asociado al acto administrativo que
se está registrando.
Se debe seleccionar la Materia a Modificar o Rectificar, según lo que indique el acto
administrativo que se tiene a la vista. Las opciones son las siguientes:





Cese de suplencias y término de contratas
Contratas Inferiores a 15 días.
Honorarios Menores a 75 UTM / menores150 UTM
Prórroga de Contratas
Suplencias mismo Servicio
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Una vez seleccionada la Materia a Modificar o Rectificar, inmediatamente a continuación,
en la sección “Seleccione Documento a Modificar/Rectificar”, al Usuario se le desplegará un
listado con todos los documentos disponibles de modificar para la materia específica
seleccionada anteriormente. Por ejemplo, si seleccionó Prórroga de Contratas, sólo se le
desplegarán documentos asociados al Run, que contengan dicha materia.
Paso 17
Seleccionar el documento que desea modificar/rectificar, haciendo clic en el botón izquierdo
, correspondiente al acto administrativo.
i
b
Para conocer más detalles de los documentos posibles de cesar, el Usuario debe hacer
clic sobre el respectivo Número de Documento, el que contiene un link hacia el
documento original.
Si el documento que desea prorrogar no aparece, puede deberse a dos motivos:
 No ha sido registrado, por lo que aún no es parte del sistema.
 Está inactivo, es decir, si bien está en la plataforma, no está activado para su
visualización.
Para dar solución a este inconveniente, el Usuario debe presentar el requerimiento
correspondiente a la Mesa de Ayuda SIAPER, a través del botón de ayuda dispuesto en
el sistema.
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Paso 18
Ingrese los siguientes datos
En esta sección el sistema despliega el formulario a completar por el usuario. A continuación
se detallan cada uno de los campos a completar:
*Materia de
Ingreso
: Campo obligatorio. Al Usuario se le desplegará un listado en que deberá
seleccionar sólo una de las opciones, de entre las que a continuación se
indican:
 AMPLIA-COMPLEMENTA
 MODIFICA
 RECTIFICA
*Total Trámite : Si el usuario debe registrar en el sistema un documento que viene
dispuesto a “Total Tramitación en Contraloría”, deberá seleccionar en el
campo “Total Trámite” la respuesta “SI”. De lo contrario, el sistema
REQUERIRÁ al Usuario que ingrese una fecha a contar de la cual
comienza a regir el Modifica/Rectifica respectivo, estableciendo como
obligatorio el llenado del campo “Fecha Desde”.
* Fecha Desde : Este campo será obligatorio sólo si en el campo Total Trámite se
seleccionó la respuesta “NO”. Se debe digitar la fecha desde que rige el
Modifica/Rectifica señalado en el acto administrativo, bajo el siguiente
formato (dd/mm/aaaa), o al hacer clic al calendario, también se puede
seleccionar.
Descripción
del Cambio
j
El botón
k
Si el Usuario desea cancelar el ingreso del caso (todo el formulario), debe hacer clic en
el botón
Paso 19
: Campo opcional. El Usuario podrá ingresar cualquier información
atingente al Acto Administrativo Modifica/Rectifica.
, permite regresar a la Lista de Casos.
.
Para continuar con el Proceso, el Usuario debe hacer clic en el botón
.
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Una vez completados los 19 pasos anteriores, al Usuario se le desplegará el formulario de
la materia escogida, con los datos del documento que se ingresaron originalmente, los que
el Usuario podrá modificar o rectificar, según corresponda.
Después de haber hecho las modificaciones correspondientes, es decir, sólo las que se
indican en el acto administrativo que se tiene a la vista, entonces el Usuario deberá hacer
clic en el botón
, volviendo a la siguiente pantalla:
P
a
s
o
20
e
Paso 20
f
g
Ilustración 13
e
Si el Usuario requiere ingresar más de un caso (RUN), de acuerdo al acto administrativo
que tiene a la vista, entonces debe hacer clic en el botón
, y luego repetir
desde el Paso 4 de la Etapa 4, en adelante.
f
Para modificar un caso ya ingresado, el Usuario debe seleccionar el caso con el botón
izquierdo
de la “Lista de Casos”, y luego hacer clic en el botón
,
repitiendo desde el Paso 5 de la Etapa 5, en adelante.
g
Para el eliminar un caso ya agregado, el Usuario debe seleccionar el caso con el botón
izquierdo
de la “Lista de Casos”, y luego hacer clic en el botón
.
Una vez ingresados todos los casos requeridos, el Usuario debe volver a la pantalla del
Borrador de Documento. Para ello debe presionar el botón
.
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Completados los 20 pasos anteriores, al Usuario se le desplegará nuevamente la pantalla
“Borrador de Documento”, en ella podrá ver la cantidad de casos ingresados.
h
Paso 21
Paso 22
Ilustración 14
h
Paso 21
Paso 22
Nro. Casos : Indica la cantidad de casos ingresados.
Al presionar el botón
, se muestra la visualización del documento
con todos los campos ingresados por el Usuario. Se recomienda al Usuario ver la vista previa,
para validar la información ingresada en el sistema antes de enviarla a registro.
Al presionar el botón
Registro Electrónico el documento.
, permitirá al Usuario guardar y enviar a
Completados los 22 pasos de este instructivo, al Usuario se le desplegará el Certificado de
Registro, el cual se recomienda imprimir y adjuntar al acto administrativo original, y proceder
a su archivo.
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