plan institucional de archivos – pinar

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS –
PINAR
Bogotá D.C., Marzo de 2016
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
PINAR
Proceso asociado: Proceso de Gestión Documental
Código: D – GD - 02
Versión 01
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
3
1.
CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA ENTIDAD
4
1.1
PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD
5
1.1.1
1.1.2
1.1.3
1.2
1.3
1.3.1
1.3.2
1.4
1.4.1
2.
MISIÓN
VISIÓN
PRINCIPIOS Y VALORES
PLAN ESTRATÉGICO ISNTITUCIONAL
OBJETIVOS DE CALIDAD
POLÍTICA DEL SIGEPRE
OBJETIVOS DEL SIGEPRE
MODELO DE GESTIÓN SIGEPRE
MAPA DE PROCESOS DEL SIGEPRE
SITUACIÓN ACTUAL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
3.
IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS DE LA LABOR ARCHIVÍSTICA EN EL
DAPRE
4.
5
5
5
6
8
8
9
9
10
12
12
VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS EN EL DAPRE
14
4.1
OBJETIVOS DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DEL DAPRE
14
5.
MAPA DE RUTA
14
6.
SEGUIMIENTO Y CONTROL
15
2
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
PINAR
Proceso asociado: Proceso de Gestión Documental
Código: D – GD - 02
Versión 01
INTRODUCCIÓN
El Decreto 2609 de 2012 en su Artículo 8. Instrumentos Archivísticos establece la elaboración
del Plan Institucional de Archivos, herramienta que se elabora con el fin de alinear la Planeación
encaminada a la organización de los archivos de la entidad teniendo en cuenta el desarrollo e
implementación del Programa de Gestión Documental.
El Plan Institucional de Archivos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la
República – PINAR es un instrumento de planeación para labor archivística, que determina
elementos importantes para la Planeación Estratégica y Anual del Proceso de gestión
documental y da cumplimiento a las directrices del Archivo General de la Nación y a la
normatividad vigente frente a la administración de los documentos.
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Proceso asociado: Proceso de Gestión Documental
Código: D – GD - 02
Versión 01
1. CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA ENTIDAD
El Plan Institucional de Archivo PINAR es uno de los instrumentos archivísticos que se debe
elaborar en el ejercicio de la implementación y cumplimiento del Programa de Gestión
Documental de la Entidad y de la legislación colombiana vigente específicamente el Decreto
2609 de 2012.
Para desarrollar el Plan Institucional de Archivo PINAR, se toma como referencia el Plan
Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un nuevo país”, que se expide por medio de la
Ley, y tiene como objetivo construir una Colombia en paz, equitativa y educada, en armonía con
los propósitos del Gobierno Nacional, con los estándares de la Organización para la
Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE), y con la visión de planificación de largo plazo
prevista por la Agenda de Desarrollo post 2015.
Pilares del Plan Nacional de Desarrollo.
El Plan Nacional de Desarrollo se basa en los siguientes tres pilares:
1. Paz. El Plan refleja la voluntad política del Gobierno para construir una paz sostenible bajo
un enfoque de goce efectivo de derechos.
2. Equidad. El Plan contempla una visión de desarrollo humano integral en una sociedad con
oportunidades para todos.
3. Educación. El Plan asume la educación como el más poderoso instrumento de igualdad
social y crecimiento económico en el largo plazo, con una visión orientada a cerrar brechas en
acceso y calidad al sistema educativo, entre individuos, grupos poblacionales y entre regiones,
acercando al país a altos estándares internacionales y logrando la igualdad de oportunidades
para todos los ciudadanos.
Posteriormente se debe tener en cuenta el Modelo de Alineación de la Planeación que hace
referencia al Plan Nacional de Desarrollo, Plan Estratégico Sectorial, Plan Estratégico
Institucional, Planes de Acción y El Plan Institucional de Archivos PINAR.
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Proceso asociado: Proceso de Gestión Documental
1.1
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PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD
El Departamento Administrativo de Presidencia de la República fue creado mediante la Ley 3a.
de 1898. La Ley 55 de 1990, dispone que el Departamento Administrativo de la Presidencia de
la República, tenga una naturaleza especial y le establecen las funciones, objeto y principios
de la organización, por lo que cuenta con una estructura y nomenclatura de sus dependencias
y empleos acorde con la misma.
Tiene regímenes especiales en materia presupuestal, fiscal, administrativa, contractual, salarial
y prestacional, para cumplir con el objeto y funciones asignadas.
1.1.1
Misión
Corresponde al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, asistir al
Presidente de la República en su calidad de Jefe de Gobierno, Jefe de Estado y Suprema
Autoridad Administrativa, en el ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y prestar
el apoyo administrativo necesario para dicho fin.
1.1.2
Visión
La Presidencia de la República se proyecta como una entidad modelo en la gestión pública y
referente internacional; orientada a la coordinación efectiva del plan de gobierno, con recursos
alineados para el logro de sus prioridades, con altos estándares de calidad y oportunidad en la
prestación del servicio.
Para esto se requiere talento humano competitivo y con vocación de servicio, procesos eficaces
y herramientas tecnológicas modernas y apropiadas.
1.1.3
Principios y Valores
Los principios y valores que rigen el actuar de los servidores públicos de la Presidencia de la
República están adoptados a través del Código de Excelencia Ética de la Presidencia de la
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Proceso asociado: Proceso de Gestión Documental
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Republica D-DE-06, el cual es comunicado y socializado a todos los niveles de la entidad y se
encuentra publicado en el SIGEPRE.
1.2
PLAN ESTRATÉGICO ISNTITUCIONAL
La Planeación del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República se desarrolla
teniendo en cuenta los objetivos del Plan Estratégico Institucional, los cuales se mencionan a
continuación:
1. Coordinar con las entidades del gobierno y el sector privado los temas de infraestructura
y competitividad para el desarrollo del país.
2. Fortalecer los programas y proyectos sociales con enfoque diferencial
3. Fortalecer la institucionalidad en materia de seguridad, derechos humanos, paz y postconflicto a nivel nacional y regional.
4. Promover el desarrollo y seguimiento de los temas estratégicos, compromisos del
Gobierno Nacional, la eficiencia y la transparencia administrativa.
5. Proporcionar la seguridad integral, el apoyo logístico, el cubrimiento y el suministro
informativo al Presidente de la República.
6. Fortalecer la institucionalidad a través de mejores prácticas en la gestión de Procesos
Administrativos.
Las actividades del Grupo de Gestión Documental se enfocan en el objetivo 6 referente a
Procesos Administrativos.
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Proceso asociado: Proceso de Gestión Documental
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Gráfico 1 Políticas de Desarrollo Administrativo
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Proceso asociado: Proceso de Gestión Documental
Código: D – GD - 02
Versión 01
Grafico 2. Organigrama funcional de la entidad.
1.3
OBJETIVOS DE CALIDAD
El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica DAPRE respondiendo a esta
necesidad del Gobierno Nacional, ha implementado el Sistema Integrado de Gestión –
SIGEPRE, este modelo de gestión integra el Sistema de Control Interno (Ley 87 de 1993), el
Sistema de Desarrollo Administrativo (Ley 489 de 1998) y el Sistema de Gestión de la Calidad
(Ley 872 de 2003), con el propósito de armonizar los procesos en búsqueda de una gestión
eficiente, eficaz y transparente que contribuya a aumentar la satisfacción de los clientes.
1.3.1
Política del SIGEPRE
En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, nos comprometemos a
armonizar, mantener y mejorar un Sistema Integrado de Gestión, que nos permita asistir y
apoyar al Presidente de la República en el cumplimiento de su Plan de Gobierno, coordinando
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Proceso asociado: Proceso de Gestión Documental
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Versión 01
esfuerzos con entidades del sector público y privado, con personal calificado y disponiendo de
los recursos administrativos, tecnológicos y financieros que se requieran para prestar los
servicios a nuestros clientes con eficiencia, transparencia y oportunidad.
1.3.2
Objetivos del SIGEPRE
Corresponden a los 6 objetivos estratégicos institucionales formulados al inicio del periodo de
gobierno con un horizonte de 4 años (2014-2018), alineados al Plan Nacional de Desarrollo.
1. Coordinar con las entidades del gobierno y el sector privado los temas de infraestructura y
competitividad para el desarrollo del país.
2. Fortalecer los programas y proyectos sociales con enfoque diferencial.
3. Fortalecer la institucionalidad en materia de seguridad, derechos humanos, paz y postconflicto a nivel nacional y regional.
4. Promover el desarrollo y seguimiento de los temas estratégicos, compromisos del Gobierno
Nacional, la eficiencia y la transparencia administrativa.
5. Proporcionar la seguridad integral, el apoyo logístico, el cubrimiento y el suministro
informativo al Presidente de la República.
6. Fortalecer la institucionalidad a través de mejores prácticas en la gestión de Procesos
Administrativos.
6a. Fortalecer las competencias y propiciar espacios que ofrezcan bienestar a nivel laboral.
6b. Fortalecer la gestión de los procesos del SIGEPRE contribuyendo a la eficiencia
administrativa del DAPRE.
6c. Fortalecer la cultura institucional en términos de calidad, servicio y participación ciudadana.
6d. Administrar eficientemente los recursos financieros.
1.4
MODELO DE GESTIÓN SIGEPRE
Los modelos que conforman el SIGEPRE se soportan en elementos comunes que orientan el
desarrollo de la gestión del DAPRE y tienen como propósito principal contribuir al fortalecimiento
de los procesos, la capacidad administrativa, el desempeño de la entidad y la optimización de
los recursos.
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Proceso asociado: Proceso de Gestión Documental
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Grafico 3. Modelo de Gestión SIGEPRE
Sistema de Gestión de Calidad: Se enfoca en la administración y definición de acciones para
mejorar el desempeño, se fundamenta en los requisitos de la Norma Técnica de Calidad en la
Gestión Pública - NTCGP 1000:2009, dando cumplimiento a la Ley 872 de 2003 y Decreto 4485
de 2009.
Sistema de Desarrollo Administrativo-SISTEDA: Centra su propósito en la planeación
administrativa institucional y sectorial. Da cumplimiento a lo establecido en la Ley 489 de 1998
y Decreto 2482 de 2012.
Sistema de Control Interno: Se orienta a la configuración de estructuras de control de la
gestión y a la implementación del Modelo Estándar de Control Interno - MECI , dando
cumplimiento a la Ley 87 de 1993 y Decreto 943 de 2014 .
1.4.1
Mapa de Procesos del SIGEPRE
Representa gráficamente la estructura de los procesos que existen en el DAPRE y los clientes
a quienes van dirigidos los productos y/o servicios generados. La estructura del mapa de
procesos es la siguiente:
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Proceso asociado: Proceso de Gestión Documental
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Procesos de Dirección: Definen las directrices para formular y hacer seguimiento al
direccionamiento estratégico de la entidad en el marco de los objetivos de política definidos en
el Plan Nacional de Desarrollo.
Procesos Misionales: Establecen los parámetros para generar los productos y/o servicios
dirigidos a los clientes de la entidad, en el marco de los compromisos previstos en el Plan
Nacional de Desarrollo, la misión, visión, objetivos y funciones y en el marco de la Constitución
y la Ley.
Procesos de Soporte: Permiten gestionar los recursos humanos, físicos, financieros y
tecnológicos indispensables para el cumplimiento de la misión institucional y el desarrollo
armónico de los demás procesos.
Gráfico 4. Mapa de Procesos
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Proceso asociado: Proceso de Gestión Documental
2.
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Versión 01
SITUACIÓN ACTUAL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República cuenta con el Sistema de
Gestión de Correspondencia, el cual se implementó en el año 2002 y es el medio para la
recepción, radicación, distribución y envíos de comunicaciones oficiales.
En lo referente a la Gestión de Documentos y Archivos de la entidad y para dar cumplimiento a
la implementación del Programa de Gestión Documental y a los instrumentos Archivísticos del
Decreto 2609 de 2012, actualmente se elaboraron e implementaron los siguientes instrumentos
Archivísticos:
INSTRUMENTO
Tablas de Retención Documental
Cuadros de Clasificación
Documental
Programa de Gestión Documental
Tablas de Valoración Documental
Inventarios Documentales
DESCRIPCIÓN
Convalidadas por el Archivo General de la Nación y
publicado en la página web en la dirección
http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Paginas/gesti
on-documental.aspx
Convalidadas por el Archivo General de la Nación y
publicado en la página web en la dirección
http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Paginas/gesti
on-documental.aspx
Aprobadas por el Comité de Desarrollo Administrativo
y publicado en la página web en la dirección
http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Paginas/gesti
on-documental.aspx
En proceso de Convalidación por el Archivo General de
la Nación
publicado en la página web en la dirección
http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Paginas/gesti
on-documental.aspx
Tabla 1. Instrumentos Archivísticos vigentes DAPRE
3.
IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS DE LA LABOR ARCHIVÍSTICA EN EL
DAPRE
Los aspectos críticos referentes al cumplimiento de la Legislación Colombiana vigente referente
a la Gestión Documental se identifican para su elaboración e implementación teniendo en
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Proceso asociado: Proceso de Gestión Documental
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Versión 01
cuenta los anexos del Programa de Gestión Documental los cuales se relacionan a
continuación:
ASPECTOS CRÍTICOS DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL EN EL DAPRE
RIESGO ASOCIADO
Elaborar los programas específicos: Programa - Pérdida de trazabilidad en la información.
de Documentos Vitales o Esenciales, Programa -Fallas de seguridad para documentación
de Documentos Electrónicos y Programa de reservada.
Documentos Especiales.
- La información puede perderse debido a la
continua manipulación de los documentos
Adecuación de espacios físicos para la custodia que por deterioro natural, requieren de
de documentos.
espacios específicos.
- Dificultad para la ubicación y recuperación
de la información.
Elaborar los instrumentos archivísticos faltantes -Dificultad para la consulta, ubicación y
que son Modelo de Requisitos para la Gestión recuperación de la información.
de Documentos Electrónicos de Archivos, -Errores por desconocimiento entre los
Bancos terminológicos y las Tablas de Control funcionarios de los procedimientos
de Acceso.
requeridos.
Implementar el Sistema Integrado de
Conservación.
Plan Institucional de Capacitación.
Programa de Auditoría y Control.
Digitalización de documentos.
La información puede perderse debido a la
continua manipulación de los documentos
y su deterioro natural.
Una vez elaboradas e implementadas las actividades anteriormente mencionadas los beneficios
se identifican en lo siguiente:
1. Archivos Organizados
2. Acceso a la información de acuerdo a la Ley de Transparencia Ley 1712 de 2014.
3. Preservación de la información a largo plazo.
4. Aspectos tecnológicos y de seguridad.
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Proceso asociado: Proceso de Gestión Documental
4.
Código: D – GD - 02
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VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS EN EL DAPRE
El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, elaborará e implementará
las mejores prácticas de gestión documental y de la función archivística, para optimizar el
acceso a la información y el cumplimiento de la Legislación Colombiana vigente.
4.1
OBJETIVOS DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DEL DAPRE
 Diseñar e implementar los programas específicos para documentos vitales o
esenciales, electrónicos y especiales
 Fortalecer la infraestructura en el proceso de gestión documental
 Implementar procesos técnicos de organización al Archivo de la Entidad
 Diseñar e implementar los instrumentos archivísticos Modelo de Requisitos para la
Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos, Bancos terminológicos y las
Tablas de Control de Acceso
 Implementar el Sistema Integrado de Conservación
 Diseñar e implementar el Programa de Auditoría y Control
5.
MAPA DE RUTA
OBJETIVO
Diseñar
e
implementar
los
programas
específicos
para
documentos vitales o
esenciales,
electrónicos
y
especiales
Fortalecer
la
infraestructura en el
proceso de gestión
documental
Implementar
procesos técnicos de
PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS
CORTO
PLAZO
MEDIANO
PLAZO
LARGO
PLAZO
X
X
X
X
X
X
X
X
Proyecto de Inversión DNP
ACTIVIDADES
 Elaborar e implementar el Programa de
Documentos Vitales o Esenciales.
 Elaborar e implementar el Programa de
Documentos Especiales.
 Elaborar e implementar el Programa de
Documentos Electrónicos.
Proyecto de Inversión DNP
ACTIVIDADES
 Adquirir estantería para el archivo de la
Entidad
 Instalar la estantería para el archivo de la
Entidad
Proyecto de Inversión DNP
 Clasificar, ordenar e inventariar los
documentos del Archivo Central
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Proceso asociado: Proceso de Gestión Documental
organización
al
Archivo de la Entidad
Diseñar
e
implementar
los
instrumentos
archivísticos Modelo
de Requisitos para la
Gestión
de
Documentos
Electrónicos
de
Archivos,
Bancos
terminológicos y las
Tablas de Control de
Acceso
Implementar el
Sistema Integrado de
Conservación
Diseñar e
implementar el
Programa de
Auditoría y Control
Código: D – GD - 02
Versión 01
 Clasificar, ordenar e inventariar los
documentos del Archivo de Gestión
 Digitalizar e Indexar los documentos del
archivo de gestión y central
Actividades realizadas por el Grupo de Gestión
Documental del DAPRE
X
Actividades realizadas por el Grupo de Gestión
Documental del DAPRE
Actividades realizadas por el Grupo de Gestión
Documental del DAPRE
X
X
6. SEGUIMIENTO Y CONTROL
PLAN O PROYECTO
TIEMPO
Proyecto de Inversión DNP
Objetivo 1 Diseñar e implementar los programas
específicos para documentos vitales o esenciales, electrónicos y especiales
ACTIVIDADES
·
Elaborar e implementar el Programa de Documentos Vitales o
Esenciales
·
Elaborar e implementar el Programa de Documentos Especiales
Elaborar e implementar el Programa de Documentos Electrónicos
Objetivo 2 Fortalecer la infraestructura en el proceso de gestión documental
ACTIVIDADES
Adquirir estantería para el archivo de la Entidad
Instalar la estantería para el archivo de la Entidad
Objetivo 3 Implementar procesos técnicos de organización al Archivo de la
Entidad
ACTIVIDADES
Clasificar, ordenar e inventariar los documentos del Archivo Central
Clasificar, ordenar e inventariar los documentos del Archivo de Gestión
Digitalizar e Indexar los documentos del archivo de gestión y central
ACTIVIDADES REALIZADAS POR EL GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Corto plazo
1 año
2016
Mediano plazo
1 a 2 años
2017 - 2018
Largo Plazo
3 años
Diseñar e implementar los instrumentos archivísticos Modelo de Requisitos para la Gestión
de Documentos Electrónicos de Archivos, Bancos terminológicos y las Tablas de Control
de Acceso
Implementar el Sistema Integrado de Conservación
Diseñar e implementar el Programa de Auditoría y Control
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Proceso asociado: Proceso de Gestión Documental
Código: D – GD - 02
Versión 01
El seguimiento y monitoreo del Proyecto de Inversión se realizara a través del sistema del DNP
y de los formatos internos del DAPRE, con el fin de dar cumplimiento de acuerdo al cronograma
del proyecto.
Grupo de Gestión Documental
Marzo 2016
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