EL DOCUMENTO 2.1. INTRODUCCIÓN El documento constituye el elemento material que es tratado y difundido en las instituciones documentales, de manera que su estudio cobra especial relevancia para la ciencia documental. En este capítulo se analizarán las características de los documentos acogidos en archivos, bibliotecas y centros de documentación, haciendo hincapié en aquellas cualidades compartidas que los caracterizan, tratando de resumir tales propiedades en una definición provisional de documento de validez para dichas instituciones documentales. A poco que se profundice en su estudio, se observará la dificultad que encubre la definición del término «documento». Debido a su vinculación con múltiples facetas del quehacer humano (cultural, social, histórica, científica, económica, jurídica, administrativa, etc.) en una enorme variedad de circunstancias concretas, el documento posee una naturaleza en extremo polifacética, cuya armonización resulta cuando menos difícil de englobar en una definición concreta. 2.2. DIFICULTADES PRÁCTICAS EN LA CONCEPTUACIÓN DE DOCUMENTO El problema conceptual se plantea originalmente en la actividad documental que realizan a diario las instituciones documentales. Archivos y bibliotecas (los organismos de aparición más temprana) han acogido mayoritariamente durante gran parte de su existencia documentación textual en diversos soportes, originando una corriente de pensamiento que limitó el documento a un texto escrito, convirtiéndolos en términos sinónimos. Ranganathan ejemplifica bien este punto de vista. El teórico indio afirma explícitamente que «estatuas, piezas de china y, los materiales exhibidos en un museo pueden mencionarse porque transmiten un pensamiento expresado de alguna manera. Pero ninguno de ellos es un documento, porque no es una grabación en una superficie más o menos plana» (Ranganathan, 1963: 41; cit. por Buckland, 1997: 807). Para Ranganathan, pues, el documento es sinónimo de grabación de un mensaje en un soporte plano, de fácil lectura, empleando sus propias palabras. «la materialización de un pequeño pensamiento» sobre papel «u otro material, apto para su manejo físico, transporte por el espacio y preservación a lo largo del tiempo». La práctica habitual en las instituciones documentales iba a toparse, a partir de la segunda mitad del siglo XX, con un aumento notable en la demanda de materiales audiovisuales (fotografías y grabaciones sonoras o visuales), acorde con una mayor utilización de dichos materiales y su consiguiente cotidianidad. Este fenómeno tendrá como resultado que, ya en los años setenta, los teóricos se hagan eco de esta realidad imparable, terminando por englobar en la noción de documento no sólo los textos escritos, sino las grabaciones de imágenes (fijas o en movimiento) y de la voz Buckland, 1997: 807). El avance tecnológico ha propiciado la aparición de nuevas formas de plasmación del mensaje (piénsese en un documento grabado digitalmente en un CD, por ejemplo), y traerá en el futuro otras distintas hoy desconocidas. La conclusión que interesa extraer de este fenómeno no es otra que la variabilidad formal del documento (esto es, la diversidad en cuanto al soporte o la apariencia física del documento tratado en las instituciones documentales) y, por consiguiente, su escasa relevancia y utilidad de cara a la definición del mismo. Ahora bien, si los soportes documentales configuran un conjunto necesariamente abierto a los hallazgos tecnológicos, también podemos afirmar que todo documento precisa de un soporte. De hecho, cualquier mensaje precisa, para ser transmitido, de un soporte. La particularidad del soporte documental no radica, pues, en su existencia, sino en su perdurabilidad; es decir, en su capacidad para mantenerse a lo largo del tiempo (propiedad que no cumple la comunicación oral directa, por ejemplo). DIFICULTADES REFERENCIALES EN LA CONCEPTUACIÓN DE DOCUMENTO Si hemos deducido que la tipología formal que puede adoptar un documento es irrelevante de cara a su conceptuación, podemos tratar de profundizar en sus posibles referentes, esto es, analizar a qué aluden los documentos acogidos en las instituciones documentales consideradas, por si pudiésemos determinar un factor común que los distinguiese. Sin embargo, el estudio de los valores referenciales de la documentación ingresada en archivos, bibliotecas y centros de documentación sólo permite hablar de una extensión semánticamente indefinida. En líneas generales, convendremos en que los documentos manejados en tales instituciones pueden representar: a) hechos, procesos o actos de naturaleza administrativa o jurídica (en el caso de los archivos)-, b) todo lo que pueda impresionar la mente humana (en el caso de las bibliotecas o de los centros de documentación). Así pues, hemos de admitir que el referente del documento carece de limitación, de manera que absolutamente todo puede estar representado en los documentos que acogen las instituciones documentales. Ahora bien, si los valores referenciales del documento presentan una extensión indeterminada, del análisis anterior se deduce también que todo documento posee un cierto referente. Este hecho incide en el carácter representativo de cualquier documento. Dicho de otra manera, el documento representa siempre algo (un hecho, proceso o acto de naturaleza administrativa o jurídica, en el caso de los archivos; un pensamiento, sea cual sea, en el caso de las bibliotecas o centros de documentación). A la postre, pues, una característica compartida por todo documento sería la de ser mensaje (entendiendo por mensaje, en general, un conjunto de signos que ---como tales- representan algo). 2.4. EL ENFOQUE INFORMATIVO DEL DOCUMENTO Si la indeterminación formal y referencial del documento impide su conceptuación desde esos puntos de vista, el enfoque funcional del documento (esto es, la incidencia en su finalidad) permite constatar una propiedad singular que lo caracteriza. Tal enfoque fue iniciado por Paul Otlet (1934: 216-217) y Suzanne Briet (1951: 7), al sugerir la posibilidad de contemplar el documento como un objeto con una única finalidad específica, de carácter informativo, aunque restringiendo tal finalidad informativa a la «reconstrucción o prueba de un fenómeno físico o intelectual». Con este significado restrictivo del término «informar», estos autores parecen vincular la finalidad informativa a una función esencialmente científica, dejando en suspenso (Otlet) o excluyendo (Briet) otras posibles finalidades (cultural, social o estética, por ejemplo). Este inconveniente puede remediarse distinguiendo en el documento dos finalidades: una finalidad primera o inmediata y una finalidad última o mediata. La finalidad primera o inmediata seria única y común a todo documento, correspondiendo a la finalidad informativa que debe figurar en su definición. A su vez, tal finalidad informativa o inmediata surgirá siempre en función de una actividad secundaria o subsidiaria, impuesta por cada usuario o receptor, de carácter indeterminado y variable. El esquema correspondiente al modelo expuesto podría resumirse así: «El documento tiene como finalidad inmediata informar (dar a conocer a alguien algo útil) en relación a una finalidad última cualquiera del ser humano (estética, económica, administrativa, cultural, etc> (Martínez Comeche, 2000: 15). De esta manera logramos acomodar la finalidad última o mediata del agente receptor, polifacética e ilimitada por naturaleza, a una única función informativa que permitirá resaltar una cualidad innata que lo identifica unívocamente. Como es lógico, es suficiente que un objeto forme parte del fondo de un archivo, biblioteca o centro de documentación para ser considerado por estos medios especializados como tal documento, «aunque sólo sea como un -documento medial, pues dicho organismo lo acoge con una finalidad informativa» (Martínez Comeche, 2000 15). EL DOCUMENTO DIGITAL El documento digital, cada vez más habitual en las instituciones documentales gracias, por ejemplo, al desarrollo de redes como Internet, se somete -al igual que los que podemos denominar «documentos clásicos»- a las características enunciadas anteriormente: la de constituir mensajes, la necesidad de que estos mensajes estén incorporados a soportes perdurables, y la de ser empleados por las instituciones documentales -el medio, en definitiva- con una finalidad informativa. Presenta, con todo, peculiaridades, algunas de las cuales pasarnos a reseñar. En primer lugar, puede presentar una estructura hipertextual, es decir, poseer enlaces entre diversas partes de un mismo documento, o con otros «documentos» (los cuales, a su vez, pueden enlazar con terceros, y así sucesivamente). Dada esta estructura, la dificultad más llamativa consiste en imponer límites al documento que el profesional debe someter a tratamiento. Una solución habitual, a este respecto, consiste en considerar la página principal como núcleo del mismo, señalando en la descripción los enlaces más destacados a juicio del profesional. En cuanto a los enlaces entre diversas partes del mismo documento, implica el alejamiento de la disposición lineal o secuencial del documento clásico, frecuentemente con la intención de abrir «las vías a interpretaciones distintas de la del autor, aun sobre la misma base informativa; y ello con el fin de evitar que de forma implícita o subliminal, por el sólo hecho de establecer ligaduras entre ciertas piezas de información o por la forma de presentarlas, se pasen de contrabando o se "fijen" determinadas interpretaciones» (Canals Cabiró, 1990: 704). En definitiva, el documento digital se caracteriza por su fragmentación o descomposición en partes, dando mayor libertad al usuario o al lector para que «construya» una interpretación personal. En lo que afecta estrictamente a la definición del documento (obviando aquí otras consecuencias), este fenómeno implica la necesaria consideración del documento como un mensaje (un documento clásico) o como un conjunto de mensajes (un documento digital). Por otra parte., este hecho es frecuente, sin necesidad de recurrir a los documentos hipertextuales. Piénsese, por ejemplo, en un expediente de archivo que engloba muchos mensajes parciales correspondientes a una tramitación, o en un número de revista que incluye diversos artículos heterogéneos. Así pues, ya sea una decisión impuesta por el autor (documento hipertextual) o una decisión impuesta por el profesional (caso del expediente o de la revista), en la definición de documento debemos incluir la posibilidad de estar constituido por varios mensajes. En segundo lugar, la facilidad con que los documentos digitales pueden difundirse a través de redes telemáticas no eximen a tales documentos de la exigencia de poseer un soporte. La característica peculiar del documento digital consiste en que, durante la difusión, puede modificar reiteradas veces su soporte (y, en general, su forma), mientras que en un documento clásico el soporte es único. Precisamente esta versatilidad en la adopción de nuevas formas y soportes favorece su difusión a través de otros medios (redes de datos o comunicación por satélite, por ejemplo), mientras que el documento clásico, debido al soporte único, está más limitado en cuanto a su difusión espacial. La contrapartida de la difusión espacial se halla en la difusión temporal. En general, el soporte del documento clásico (papel, por ejemplo) tiene niveles superiores de perduración en el tiempo que el documento digital. La menor perduración temporal del documento digital se acentúa si consideramos su mayor variabilidad (cambios en la estructura o contenido del mismo, sobre todo cuando se trata de páginas web). Desde el punto de vista de la definición de documento, este fenómeno resalta el hecho de que un documento existe como tal mientras perdure su incorporación a un soporte. Para terminar, las características expuestas anteriormente pueden resumirse en la siguiente definición provisional del documento acogido en las instituciones documentales: mensaje o mensajes, cada uno de ellos incorporado permanentemente a un soporte (mientras perdure dicha incorporación), empleado con una finalidad informativa. BIBLIOGRAFÍA Briet, S. (1951): Qu'est-ce la Documentation?, París: EDIT. Buckland, M. K. (1997): «What is a "Document?», Journal of the American Society of information Science, 48(9): 804-809. Canals Cabiró, 1. (1990): «Introducción al hipertexto como herramienta general de información: concepto, sistemas y problemática», Revista Española de Documentación Científica, 13(2): 685-709. López Yepes, J. (2000): «Hombre y documento: del horno sapiens al horno documentator», Journal of Spanish Resec ~rh on Information Science, l(1) -, 528. Martínez Comeche, J. A. (2000): «Naturaleza y cualidades del documento en archivos, bibliotecas, centros de documentación y museos», Journal of Spanish Research on Information Science, l(1): 11-16. Otlet, P. (1934): Traité de Documentation. Le livre sur le livre, Théorie et pratique, Bruselas: Mundaneum. Existe traducción al castellano de María Dolores Ayuso García (1996): Murcia: Universidad.