Manejo de Archivos Delimitado por Comas

Manejo de Archivos Delimitado por Comas
PARTE 1: Creando un archivo Delimitado por Comas desde un archivo Excel (*.xlsx)
Una de las mejores formas para realizar transferencia de Bases de Datos es utilizando
archivos separados por comas (.CSV); estos son archivos planos los cuales están
compuestos solo de caracteres y sin formato alguno. La ventaja de utilizar los archivos en
estas características es que permite transferir una gran cantidad de información sin
comprometer los limites en el tamaño del archivo al momento de enviarlo por un medio
como el correo electrónico. Veamos:
Tenemos la siguiente Base de Datos en Excel (Base de Datos Original.xlsx) con
registros de nueve (9) personas:
Ahora vamos a convertirlo en un archivo Delimitado por Comas. Para ello, en Excel
vamos a la opción Archivo, luego la opción Guardar cómo y en la ventana que se
despliega, nos ubicamos en la opción Tipo (que está debajo de la opción donde se asigna
el Nombre al Archivo), desplegamos la lista de opciones y seleccionamos la opción: CSV
(delimitado por comas) (*.csv)
Para diferenciar el archivo original con este que es Delimitado por Comas es
recomendable ajustar el nombre de este archivo, en este caso, lo dejaremos con el
nombre Base de Datos Delimitada por Comas. Finalmente damos Guardar
Con esto, ya tenemos nuestra Base de Datos en tipo Delimitado por Comas, vamos a ver
el tamaño de los dos archivos (Base de Datos Original.xlsx y Base de Datos
Delimitada por Comas.cvs) en el explorador de Windows:
Como se puede observar, la Base de Datos Original.xlsx tiene un peso de 9 KB
mientras que las Base de Datos Delimitada por Comas tienen un peso de tan solo 1 KB.
De esta manera es más fácil poder compartir cuando se requiera, una base de datos
minimizando la restricción del tamaño del archivo.
PARTE 2: Modificando un archivo plano. Texto en Columnas Excel
Los archivos Delimitados por Comas generalmente se visualizan en un Bloc de Notas, ya
que este es un programa que no consume muchos recursos de nuestro equipo y está
habilitado para ver la información con esta configuración (delimitado por comas). Ahora,
supongamos que nosotros acabamos de recibir el archivo y Base de Datos Delimitada
por Comas.cvs, lo abrimos con el Bloc de Notas y nos encontramos con los siguiente:
Observemos que los campos cedula, edad, ciudad, genero, nombre y estado que antes
teníamos separado por columnas en el archivo Excel Base de Datos Original.xlsx, ahora
los tenemos separados por comas en este archivo plano.
Vamos a seleccionar todos los datos de este archivo plano y los pegamos en un nuevo
archivo de Excel:
Al pegar los datos en Excel, observemos que realmente se pegaron en una sola columna:
De esta manera no nos sirve la información para trabajarla en Excel, por lo que
necesitamos que la información de cada campo quede en una columna independiente, es
decir, la información del campo cedula en la Columna A, la información del campo edad
en la Columna B y así sucesivamente. Para esta necesidad es que utilizaremos una
herramienta de Excel denominada Texto en Columnas.
Esta herramienta está ubicada en la Ficha Datos en el grupo de Herramientas de Datos.
Para utilizarla primero seleccionamos el rango donde está la información que necesitamos
separar por columnas, en nuestro ejercicio es el rango A1:A10 y luego damos clic en la
herramienta Texto en columnas:
De esta manera se nos abre un asistente (Asistente para convertir texto en columnas) que
consta de tres (3) pasos y nos muestra una vista previa de como van quedando los datos
a medida que vamos avanzando en cada uno de los pasos.
En el primer paso nos pide que le indiquemos si los datos que seleccionamos están
separados (Delimitados) por un carácter (coma, punto y coma, etc.) o si tienen un ancho
fijo. En nuestro ejercicio, como los datos están separados por Comas (,) debemos elegir la
opción Delimitados:
Damos Siguiente para continuar con el Paso 2 en el cual, debemos indicar que tipo de
carácter es el que debe reconocer Excel como el separador de los datos en columnas.
Para nuestro ejercicio el separador es la Coma (,) así que seleccionamos la opción Coma
y veremos como en la vista previa nos muestra ya los datos separados por comas:
El último paso es para que podamos configurar el formato de los campos de la
información; por defecto está habilitado en la opción “General”, el cual convierte los
valores numéricos en número, los valores de fechas en fechas y el resto en texto, así que
en este paso podemos dar por finalizado la configuración y damos clic en el botón
Finalizar. Sin embargo, si queremos configurar una columna por ejemplo de Fecha (si la
tuviéramos en nuestro ejercicio), desde la vista previa seleccionamos la columna
respectiva y luego configuramos el formato de Fecha de acuerdo a las opciones que nos
presenta el asistente.
Al dar clic en Finalizar el asistente, los datos en la hoja Excel nos quedan de la siguiente
manera:
Queda separado cada campo en una columna respectiva (¡éxito!)