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PRE-EVENTO
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Centro de Contacto Telefónico (Call Center): A.G.A. Soluciones ,pensando en dar un
apoyo y soporte integral al desarrollo de las diferentes actividades realizadas por sus
clientes, pone a disposición su “CENTRO DE CONTACTO PERSONALIZADO“. Este
departamento cuenta con una infraestructura propia y con personal calificado para
adelantar los procesos que requieren afectar sus bases de datos mediante llamada
telefónica.
Las bases de datos recibidas son subidas a un formato web que permite ser accedido por
nuestros clientes para su correspondiente seguimiento durante el proceso.
Confirmación General de Datos: Recepción de base de datos (formato excel) para
verificación y/o actualización telefónica de la información, dicha llamada puede ser
Local, Regional, Nacional, Internacional o celular. Con un promedio de hasta tres
intentos.
Telemercadeo: Recepción de base de datos (formato excel) y proceso de llamada
telefónica para efectos de disminución de gastos de venta reemplazando las visitas
personales por llamadas telefónicas, incremento de utilidades por concepto de ventas al
reducir costos y aumentar los volúmenes de venta, generación de nuevos negocios en
territorios no cubiertos, contacto mas frecuente con sus clientes, difusión mas amplia de
promociones, extender fuerza de ventas con costos mínimos e investigación del mercado
de forma mas económica. Las llamadas pueden ser de carácter Local, Regional,
Nacional, Internacional o celular.
Convocatoria: Recepción de base de datos (formato excel) para llevar a cabo el proceso
de creación de expectativa de un evento a través del suministro de información
correspondiente al sitio, fecha, temática y tipo de inscripción . Las llamadas pueden ser
de carácter Local, Regional, Nacional, Internacional o celular.
Confirmación de Asistencia: Recepción de base de datos (formato excel) para efectos
de confirmación de la asistencia de invitados al evento y de esta manera obtener un
estimado cercano al comportamiento real de llegada en sitio. Estas cifras generalmente
son de un 30% de confirmados de una base de datos total y una asistencia cercana al
70% de estas confirmaciones.
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Gestión de Contacto Web: Este servicio tiene como objetivo llevar la información a
un sector especifico determinado por nuestros clientes acerca de su evento a través de
herramientas que utilizan la internet.
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Formulario Web de Inscripción: Formulario con campos personalizados para cada
evento que permiten la generación automática del código de barras de confirmación
de registro para agilizar el proceso de acreditación en sitio.
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Pagos On-Line: Integramos nuestros formularios web de inscripciones con la plataforma
de pagos on line para obtener un proceso unificado de recaudo y registro de
inscripciones.
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Mailing Informativo: Manejamos una plataforma de mailing especializado para obtener
reportes detallados de la efectividad de cada mensaje enviado. Estos mensajes
informativos pueden ser diseñados por el cliente o por nosotros mismos y permiten llevar
su información de manera efectiva y eficaz .
Mailing De Generación de Expectativa: Mensajes via mail que permiten ir creando
conocimiento acerca de su evento y familiarizar a sus contactos e invitados con el tema y
propósito de la convocatoria.
Mailing De Confirmación de Asistencia (con link a Formulario de Inscripción): Este
envio permite confirmar la realización del evento y llevar un enlace directo al sitio de
inscripciones web para ir consolidando la base de datos de inscritos.
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o
Gestión de Correo Fisico: A través de este proceso gestionamos la base de datos
recibida para personalización de envíos físicos como invitaciones, memorias o
brochure del evento con una administración de información que permite hacer un
seguimiento del proceso mediante consolidados de entrega efectiva y visualización de
pruebas de entrega a través de internet. Este proceso de acompañamiento garantiza una
mayor efectividad de entrega gracias a nuestra gestión de redireccionamiento de
novedades que permite ubicar el destinatario antes de ser efectuada la devolución.
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Alistamiento: Este procedimiento corresponde al manejo físico del material recibido y
tiene como objetivo el empaque y personalización de cada envió.
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Entrega (Masivo, Personalizado, VIP): El tipo de distribución es elegido por nuestros
clientes dependiendo la necesidad en tiempos de entrega y reporte del mismo.
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Seguimiento y Reporte: El proceso de seguimiento tiene como objetivo permitir a
nuestros clientes estar al tanto del estado de entrega de sus envios mediante estadisticas
generales y visualización digital de las pruebas de entrega.
Implante de Software y/o Agente de Pre-Inscripciones en Oficinas del Cliente: Este
servicio ofrecido consta en el suministro de personal capacitado para la administración
de información de registro previo al evento en las oficinas de nuestros clientes. Este
agente tiene como funciones la recepción de llamadas de inscripciones, ejecución de las
mismas, depuración constante de la base de datos de inscritos e impresión si es el caso de
escarapelas para ser entregadas antes del evento.
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