¿Su empresa cuenta con una PMO? Cómo saber cuándo necesita

¿Su empresa cuenta con una PMO?
Cómo saber cuándo necesita una
Tener una PMO (Oficina de dirección de proyectos) puede mejorar los resultados de
todos los proyectos que desarrolla una empresa. No obstante, las organizaciones
primero deben reconocer las señales que indican que necesitan una PMO, de manera
de organizarla bajo una orientación estratégica que permita la obtención de
beneficios como: mejoras en los resultados empresariales, obtención de
competencias centrales y definición de objetivos alineados a la estrategia del
negocio.
“Muchas empresas buscan crear una infraestructura que le permita a los directores
de proyectos y programas mantenerse conectados. Quieren evitar la idea de que
cada equipo de proyecto trabaja para sí mismo”, afirma Margot Nack directora de
programas senior de Adobe Systems, miembro del Consejo Ejecutivo Global de PMI,
San José, California, EE.UU.
Por lo tanto, una PMO genera una estructura para todos los proyectos que se
desarrollan en la empresa u organismo. Las organizaciones están cada vez más
interesadas en las PMO porque generan una mayor coherencia y eficiencia, y además
permiten gestionar mejor los costos. Sin embargo, con la mera creación de dicha
oficina no se alcanzan las metas. Por lo que, para capitalizar lo que se promete, toda
organización debe primero determinar si la necesita y cuando debe implementarla.
“Si una empresa no se organiza en torno a sus proyectos, entonces no hay necesidad
de una PMO. Si, por el contrario, se orientan por los proyectos, deberían tener una.
Si no, ¿quién dirigirá la entrega de los proyectos?, ¿quién establecerá la
metodología?, ¿cómo se administrarán los recursos asignados eficientemente?. Es
difícil contestar a estas preguntas si no tienes una ubicación central”, afirma Mary
Hubbard, PMP, directora de la PMO de Siemens Government Technologies Inc,
Virginia, EE.UU.
Es hora de aprovechar el momento
La falta de transparencia de un proyecto, discrepancias significativas en sus
resultados, bajos índices de satisfacción del cliente, incapacidad de costear los
proyectos con precisión, alto porcentaje de proyectos demorados o cancelados, altos
índices de fracasos, todos estos pueden ser indicios reveladores de que es hora de
establecer una PMO. Igualmente, una evaluación de la madurez en la dirección de
proyectos puede comparar métricas internas e indicadores de desempeño claves con
los promedios de la industria o comparar el desempeño de un proyecto con el de
otros departamentos o divisiones de la empresa.
En consecuencia, una PMO puede implicar un cambio de roles y responsabilidades, al
menos de aquellas funciones que se cruzan con la nueva oficina, por lo que el equipo
de la PMO puede necesitar consultar con una variedad de departamentos de la
empresa, incluidos los de recursos humanos, asuntos legales, finanzas y operaciones,
para crear los flujos de trabajo e incentivos que aborden los desafíos
organizacionales y crear una estructura de gestión.
Voces de la PMO
“Una PMO genera un nivel de
coordinación que es difícil de
lograr en una dirección de
proyectos ad hoc. Hay mayor
claridad, mayor foco en la
estrategia y una mejor
capacidad de coordinar
proyectos eficientemente” –
Margot Nack, PMP, Adobe
Systems, San Jose, California
EE.UU
“La PMO garantiza una buena
gobernanza. Mejoran los
índices de éxito y, a la vez,
potencian los resultados
empresariales y la rentabilidad
– Antti Kami, PMP, Helsinki,
Finlandia.
“Antes de las PMO, estaba la
cuestión de que cada equipo de
proyecto trabaja para sí
mismo. Cuando los directores
de programas y proyectos
trabajan juntos y coordinados,
es posible obtener productos
de mejor calidad”. – Margot
Nack, PMP.
Una PMO con otro nombre
A continuación se presentan los
nombres que emplean las
empresas para definir una PMO
y su porcentaje de utilización:
PMO Unidad Organizacional, 54%
Oficina Soporte de Proyecto, 44%
PMO Empresarial, 39%
Oficina de Cambio Organizacional,
17%
¿Su empresa cuenta con una PMO?
Cómo saber cuándo necesita una
Hacer causa común
A medida que los proyectos se multiplican en una organización, también lo hacen las
probabilidades de un proyecto políglota: cada uno habla su propio idioma y hace lo
suyo. Una PMO ayuda a derribar los silos y los límites departamentales, es decir “Es un
lugar donde se puede juntar a la gente de diferentes grupos funcionales para alcanzar
un único objetivo”, afirma Natalie Dance, PMP, Directora Ejecutiva Excel in Change
Consulting Inc, Toronto. Por lo tanto, “Una PMO permite ver todos los proyectos desde
la misma perspectiva y adoptar un enfoque mucha más estratégico y transparente”,
afirma Verinder.
Hora de desenchufarse
Algunas organizaciones requieren de una PMO permanente, mientras que para otras
puede ser una necesidad temporal. De acuerdo a una publicación de Sarah Fister Gale,
a continuación se enumeran cinco (5) alertas de que es hora de cerrar una PMO:
¿Por qué las PMO de alto
rendimiento son más
efectivas?
Las PMO que completan al
menos un 80% de los
proyectos de manera puntual,
sin exceder el presupuesto y
alcanzando los objetivos y el
propósito del negocio están
enfocadas en:

Crear una cultura
organizacional de
dirección de
proyectos.

Evaluar el rendimiento
de la PMO de manera
continua.
 Evolucionar y mejorar
1. El apoyo del
2. Falta
3. No hay prueba
4. Una
5. La PMO puede
nivel senior está
disminuyendo.
experiencia
institucional.
alguna del ROI.
fusionarse con
otra.
Si la dirección senior
no está comprometida
con la provisión de
recursos para la PMO
o no parece estar
interesada en
comunicarse
activamente, esto
puede significar que
el apoyo entre ambos
es bajo.
Si bien se puede
crear una PMO con
experiencia y
capacidad limitada,
las organizaciones no
pueden desarrollar
rápidamente el
conocimiento y la
aptitudes necesarias,
por lo que deberían
considerar
desmantelar la PMO,
y luego volver a
empezar una vez que
cuenten con todos los
recursos.
organización ha
alcanzado sus
objetivos.
Si una PMO no está
dando resultados
tangibles, es mejor
dejar que los equipos
de proyectos trabajen
por su cuenta.
Una PMO a veces
demuestra ser útil
para un proyecto
específico o portafolio
de proyectos
específicos. Una vez
que se termina el
proyecto, se acaba
con él la utilidad de la
PMO.
En algunos casos,
particularmente
después de analizar
las estructuras de
dirección de
proyectos, una
organización puede
descubrir que una
PMO puede
desdoblarse o
separarse y
reconfigurarse.
Figura 1. Cinco (5) alertas de que es hora de cerrar una PMO
Guiar el camino
Si bien las PMO pueden proporcionar beneficios sustanciales, no pueden hacerlo sin
que haya un liderazgo aceptado. El 30% de los directores de las PMO considera que una
de las razones principales por las cuales el valor de una PMO no se concreta es la falta
de entendimiento entre los ejecutivos acerca de cuál es el mejor uso que puede
dársele, según el informe Pulse Of the ProfessionTM de PMI: El impacto de las PMO en la
implementación de estrategias. Por lo tanto, si los ejecutivos logran comprender por
qué existe una PMO, habrá una mayor claridad, un mejor enfoque estratégico y una
mejor aptitud para coordinar proyectos eficientemente.
mediante la gestión
del conocimiento y el
cambio
organizacional.
Referencias
PM Network Diciembre 2013
WWW.PMI.ORG
Informe de PMI “Pulse of the
Profession”
Fister Gale, Sarah. (2013). ¡En
sus marcas, listos, Pmo![Figura
1]. Recuperado de
https://articulospm.files.wordp
ress.com/2014/01/pmo.pdf
Autor
Rosa Randisi | Semi Senior |
Advisory Services – EY
Venezuela