INFORME N FOE-EC-7/2001 DIVISIÓN DE FISCALIZACION OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA SERVICIOS DE EDUCACIÓN, CULTURALES Y DEPORTIVOS INFORME DEL ESTUDIO EFECTUADO EN LA DIVISIÓN DE ALIMENTACIÓN Y NUTRICIÓN DEL ESCOLAR Y DEL ADOLESCENTE (DANEA) SOBRE EL NOMBRAMIENTO DE SERVIDORAS DOMÉSTICAS EN LOS COMEDORES ESCOLARES 2001 DIVISION DE FISCALIZACION OPERATIVA Y EVALUATIVA AREA DE SERVICIOS EDUCACION, CULTURALES Y DEPORTIVOS CONTENIDO PAGINA Nº 1. 2. INTRODUCCIÓN 1 1.1 Origen del estudio 1 1.2 Alcance del estudio 1 1.3 Colaboración brindada por los funcionarios de DANEA 1 1.4 Comunicación verbal de los resultados del estudio 1 RESULTADOS 2 2.1 Asignación de recursos 2 2.2 Servidoras domésticas contratadas por juntas de educación 3 2.3 Expedientes de personal 3 3. CONCLUSIONES 4 4. DISPOSICIONES FINALES 4 4.1 Al Ministro de Educación Pública 4 4.2 Al Auditor Interno 5 INFORME N FOE-EC-7/2001 DIVISIÓN DE FISCALIZACION OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA SERVICIOS DE EDUCACIÓN, CULTURALES Y DEPORTIVOS INFORME DEL ESTUDIO EFECTUADO EN LA DIVISIÓN DE ALIMENTACIÓN Y NUTRICIÓN DEL ESCOLAR Y DEL ADOLESCENTE (DANEA) SOBRE EL NOMBRAMIENTO DE SERVIDORAS DOMÉSTICAS EN LOS COMEDORES ESCOLARES 1. INTRODUCCIÓN 1 .1 ORIGEN DEL ESTUDIO El estudio se llevó a cabo en atención a la denuncia presentada por el Lic. Luis Armando Gutiérrez Rodríguez, Secretario Adjunto de la Confederación Costarricense de Trabajadores Democráticos Rerum Novarum, referente a supuestas irregularidades en la adjudicación de contratos y códigos para las plazas de servidoras domésticas en comedores escolares. 1 .2 ALCANCE DEL ESTUDIO El estudio comprendió el análisis selectivo de los nombramientos de servidoras domésticas en los comedores de diversos centros educativos, y abarcó el período comprendido entre el 1º de enero y el 30 de octubre de 2000, ampliándose en aquellos casos en que se consideró necesario. El trabajo se efectuó de conformidad con el Manual sobre normas técnicas de auditoría para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización. 1 .3 COLABORACIÓN BRINDADA POR LOS FUNCIONARIOS DE DANEA Se deja constancia de la colaboración brindada por los funcionarios de la División de Alimentación y Nutrición del Escolar y del Adolescente (DANEA) para la realización de este estudio. 1 .4 COMUNICACIÓN VERBAL DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO 2 En reunión celebrada el 5 de abril de 2001, se comunicaron verbalmente los resultados de la auditoría al Máster Luis Eduardo Madrigal Hidalgo, Director de la División de Alimentación y Nutrición del Escolar y del Adolescente (DANEA), con el propósito de conocer sus opiniones y puntos de vista sobre el particular; ocasión en la que ese funcionario exteriorizó la aceptación de los resultados del estudio consignados en este informe. 2. RESULTADOS El Lic. Luis Armando Gutiérrez Rodríguez, Secretario Adjunto de la Confederación Costarricense de Trabajadores Democráticos Rerum Novarum, en escrito remitido a esta Contraloría General, señaló que: Tenemos conocimiento que la Dirección de la División de Alimentación, Nutrición del Escolar y del Adolescente (DANEA), institución del Ministerio de Educación Pública, donde aparentemente no cumplen los términos para la adjudicación de contratos y códigos para la plaza de empleadas domésticas. Conviene destacar que aunque en reiteradas oportunidades se intentó conversar directamente con el Lic. Gutiérrez Rodríguez, para que aportara documentos o se refiriera a aspectos concretos, en la Confederación de marras se nos indicó verbalmente que se encontraba en el exterior del país. Sobre el particular, debe indicarse que esta Contraloría General efectuó diversas pruebas relacionadas con el pago de salarios y el contenido presupuestario correspondiente para tales efectos, verificó que el número de plazas desempeñadas coincidiera con las autorizadas, comprobó las calidades personales consignadas en la base de datos de DANEA; corroboró las fechas de jubilación de las servidoras domésticas, analizó los informes de inspecciones físicas que realiza la DANEA en los centros escolares del país y además, revisó algunos expedientes de personal. Como resultado de dichas pruebas no se comprobó la existencia de irregularidades como las apuntadas por el denunciante; sin embargo, es conveniente destacar que se observaron las debilidades de control interno que se exponen en los apartados siguientes. 2 .1 ASIGNACIÓN DE RECURSOS Además de las servidoras domésticas supeditadas directamente al Ministerio de Educación Pública (MEP), en DANEA se tiene por práctica subvencionar a algunas juntas de educación para que éstas contraten anualmente los servicios de cocineras, sistema mediante el cual dichas juntas se constituyen en patronos de esas empleadas domésticas y asumen bajo su propia responsabilidad el pago de las correspondientes cargas sociales. La asignación de los recursos correspondientes a las citadas juntas de educación, se hace considerando entre otros aspectos, el salario base de servidoras contratadas por el MEP, el límite presupuestario establecido por la Dirección de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (DESAF), la carencia de 3 servidoras domésticas en las escuelas a cargo del MEP y el número de alumnos matriculados en el año inmediato anterior en cada centro educativo. No obstante lo anterior, se estima apropiado que en dicha fijación de cuotas se considere el número real de beneficiados que asisten a los comedores escolares, en lugar del total de la población estudiantil, así como la frecuencia del servicio brindado, toda vez que algunos centros educativos suministran también el desayuno y que además, se dé prioridad a las escuelas ubicadas en las zonas identificadas con mayor grado de desnutrición. Lo anterior, con el fin de que se cumpla en una forma más eficiente con el objetivo de esa entidad, tendiente a orientar sus esfuerzos para garantizar el ingreso y permanencia dentro del sistema educativo de la población estudiantil proveniente de familias pobres. 2 .2 SERVIDORAS DOMÉSTICAS CONTRATADAS POR JUNTAS DE EDUCACIÓN Respecto de las cocineras de comedores escolares contratadas directamente por las juntas de educación, cuyo procedimiento se explicó en el punto anterior, se comprobó que no se suministran a DANEA las respectivas fotocopias de los convenios anuales suscritos entre ambas partes, donde se evidencie que efectivamente los recursos se utilizaran en el pago de servicios personales. En efecto, se observó que dichas juntas únicamente remiten copia de los comprobantes de pago de cuotas a la Caja Costarricense de Seguro Social, documento en el cual no se indica el nombre ni el número de cédula de identidad de las cocineras en ejercicio. La debilidad de control interno apuntada respecto de la ausencia de información de las servidoras domésticas contratadas bajo esa modalidad, se agrava si se toma en cuenta que además, en las inspecciones físicas que realizó DANEA en los diversos centros educativos no se incluyó la verificación de la cantidad de las empleadas domésticas que laboran en los comedores escolares ni las calidades personales de éstas. 2 .3 EXPEDIENTES DE PERSONAL Se comprobó que algunos expedientes de personal de las servidoras domésticas supeditadas directamente al Ministerio de Educación Pública no se mantienen en los archivos del Departamento de Gestión de DANEA, unidad encargada de tal función, además que otros legajos carecen de los documentos necesarios para el pago de las anualidades correspondientes, así como de los relativos a incapacidades, por cuanto dichos documentos se anexan a la planilla del mes correspondiente. Por otra parte, el análisis de dichos expedientes permitió observar que en algunos casos se ha procedido al nombramiento de servidoras domésticas sin que se soliciten todos los atestados correspondientes que demuestren que cumplen con las condiciones requeridas del puesto, tales como fotografías, cartas de recomendación por parte de la jefatura de nombramientos de la Dirección Regional pertinente y constancias de la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional. La falla expuesta, además de constituir incumplimiento a lo establecido por DANEA respecto de los requisitos mínimos que deben cumplir las personas interesadas en un puesto de esa naturaleza, se agrava si se toma 4 en consideración que en otras oportunidades tampoco se solicita la debida acreditación del curso de manipulación de alimentos impartido por el Instituto Nacional de Aprendizaje (INA), condición ineludible que tiende a garantizar la contratación de personas idóneas que brinden una adecuada alimentación a los estudiantes beneficiados. Sobre ese particular, se determinó que antes de 1998, tanto los expedientes como la información relacionada con nombramientos de las cocineras, así como con incapacidades, despidos, pensiones, etc. estaba a cargo de la Dirección General de Personal del MEP y que fue a principios del mencionado año cuando se trasladaron esas funciones al Departamento de Gestión de la DANEA, conjuntamente con los datos contenidos en el sistema automatizado; por lo expuesto, desde la fecha indicada en la última unidad citada se procedió a llevar un expediente para cada servidora doméstica que se integrara al programa de comedores escolares, así como la respectiva inclusión de los datos correspondientes en el sistema computadorizado. El archivo lógico y ordenado de los documentos relativos a cada cocinera de comedores escolares, por el tiempo que señalen las disposiciones legales, es importante ya que permite llevar a cabo diversas pruebas de verificación por parte la administración de DANEA, de esta Contraloría General y de auditorias internas o externas que se lleven a cabo; además de que se cumple con la obligación de abrir y mantener al día el prontuario y el expediente de personal de cada funcionario o empleado que labore para la entidad. 3. CONCLUSIONES Los resultados de las pruebas llevadas a cabo por esta Contraloría General, producto del análisis selectivo de los documentos pertinentes y de la información respectiva, no permitieron establecer hechos irregulares; sin embargo, se hace la salvedad de que, según se expone en este informe, se detectaron diversas fallas de control interno que debilitan la capacidad de gestión administrativa de DANEA y la limitan en el cumplimiento de sus objetivos. 4. DISPOSICIONES FINALES Con el propósito de subsanar las deficiencias que se comentan en el presente informe, se cursan las siguientes disposiciones: 4 .1 AL MINISTRO DE EDUCACIÓN PÚBLICA a) Girar instrucciones al Director de DANEA para que tome las medidas pertinentes, a efecto de que en las sucesivas asignaciones de recursos a las juntas de educación para el pago de servicios personales a cocineras, se consideren además de las variables establecidas los aspectos relacionados con la cantidad real de beneficiados que asisten a los comedores escolares, el tipo de servicio brindado (desayuno y/o almuerzo), así como la prioridad que corresponde a las escuelas ubicadas 5 en las zonas identificadas con mayor grado de desnutrición. Esta disposición se gira con el propósito de que se corrija la falla comentada en el punto 2.1 de este informe. b) Disponer las acciones correspondientes para que en el futuro las juntas de educación suministren copia de los convenios anuales de servicios suscritos con las cocineras de comedores escolares, con el correspondiente detalle relativo entre otros aspectos a las calidades personales de las funcionarias, vigencia del contrato y salario mensual acordado; información imprescindible que permitirá a DANEA contar con una base de datos sobre ese particular y planificar en una forma más eficiente la asignación de recursos a cada centro educativo, además de que posibilitará tanto a la administración como a las unidades de auditoría interna y externas verificar el uso correcto de las sumas otorgadas por ese concepto. Al respecto, obsérvese lo expuesto en el aparte 2.2. del presente informe. c) Girar las instrucciones pertinentes para que en DANEA se solicite la presentación de todos los documentos necesarios para nombrar a nuevas funcionarias, los cuales deben ser adecuadamente custodiados y actualizados en los expedientes de personal respectivos, para evitar la repetición de fallas como la comentada en el punto 2.3 de este informe. d) Ordenar, a quien corresponda, que los expedientes de las servidoras domésticas activas que se mantienen en el MEP, se trasladen a la brevedad posible a DANEA, para centralizar así su custodia y actualización correspondientes en esta última unidad. Sobre ese particular, véase lo señalado en el punto 2.3 de este informe. e) Comunicar a esta Área, en el transcurso de los quince días hábiles posteriores a la fecha de recibo de este informe, las acciones que se adoptarán, conjuntamente con el cronograma respectivo, tendentes a cumplir con las anteriores disposiciones. En el caso de que se hayan puesto en práctica algunas de las medidas correctivas sugeridas, ordenar que se remita la evidencia suficiente para demostrar dicho cumplimiento. 4 .2 AL AUDITOR INTERNO Fiscalizar oportunamente el cumplimiento de las disposiciones señaladas en el presente informe y comunicar al Ministerio de Educación Pública y a esta Contraloría General sobre las gestiones realizadas al respecto.