Plan de contingencia para el pago de salarios

PLAN DE CONTINGENCIA PARA EL
PAGO DE SALARIOS
CUANDO NO HAY SISTEMAS
Aprobado por Gerencia General
Oficio: GG-2313-10-2012
Código PRA-15
Fecha de Aprobación: 29 de octubre 2012
PLAN DE CONTINGENCIA PARA EL PAGO DE SALARIOS
CUANDO NO HAY SISTEMAS
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PAGO DE SALARIOS
CUANDO NO HAY SISTEMAS
Aprobado por Gerencia General
Oficio: GG-2313-10-2012
Fecha de Aprobación: 29 de octubre 2012
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INDICE
1. OBJETIVO ...................................................................................................... 3
2. ALCANCE ....................................................................................................... 3
3. COMPETENCIAS ........................................................................................... 3
4. DEFINICIONES .............................................................................................. 4
5. GLOSARIO ..................................................................................................... 4
6. CONDICIONES MINIMAS………………………………………………………….4
7. ACTIVIDADES ................................................................................................ 5
8. FORMULARIOS……………………………………………………………………...6
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CUANDO NO HAY SISTEMAS
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Fecha de Aprobación: 29 de octubre 2012
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1. OBJETIVO
El presente documento corresponde al Plan de Contingencia que tiene como
objetivo guiar a los encargados de la elaboración de la planilla institucional, para la
elaboración de la misma cuando se presenten situaciones de carácter urgente y
no se tenga acceso a las bases de datos o al SIDH.
2. ALCANCE
El presente plan es de acatamiento obligatorio para los encargados de la
elaboración de la planilla institucional ante la ausencia de bases de datos o el
SIDH, por tanto, su cumplimiento deberá ser debidamente verificado por los
titulares subordinados que tengan potestad para autorizar todo lo relacionado para
el trámite de la planilla institucional.
3. COMPETENCIAS
Los titulares subordinados serán responsables de que los funcionarios a su cargo
cumplan el presente Plan de Contingencia, de tal forma que su aplicación sea en
forma correcta y oportuna.
Los funcionarios que apliquen el presente plan son responsables directos de
acatar todas sus disposiciones sin dilación u objeción.
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4. DEFINICIONES
SIDH: Sistema informático utilizado para la generación de la planilla institucional.
Solicitud de orden de cheque: formulario electrónico de petición o solicitud para
que realicen los cheques para depósitos de salarios.
Contenido presupuestario: Son los recursos disponibles, presupuestados de
manera genérica o específica que deben existir para que realicen los giros de
dineros necesarios para el pago de la planilla institucional.
5. GLOSARIO
DH: Desarrollo Humano
IMAS: Instituto Mixto de Ayuda Social
SIDH: Sistema Integrado de Desarrollo Humano
6. CONDICIONES MINIMAS
Para poder realizar este plan de contingencia es necesario que los encargos de la
elaboración de la planilla institucional dispongan de condiciones mínimas como:



Energía Eléctrica
Computadora de escritorio o portátil
Fuente de alimentación ininterrumpible, UPS
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7. ACTIVIDADES
No. Descripción
1.
Se debe de crear una carpeta con el nombre de plan
de contingencia por mes y quincena, en las
computadoras de los encargados de la elaboración de
la planilla institucional.
Se ingresa al SIDH, modulo planillas, menú procesos
2.
de planillas, submenú planillas y se ejecuta la opción
plan de contingencia. Debe realizarse cada vez que se
genera y cierra una planilla ordinaria.
3.
En la carpeta creada en el punto 1, se graban todos
los archivos y listados que se generarán producto de
la aplicación de la opción plan de contingencia.
Se envían por correo electrónico o medio que
4.
corresponda al superior inmediato y a los otros
encargados de la elaboración de la planilla
institucional los archivos y listados generados en el
punto 3, como medida de respaldo.
5.
Se elaboran las solicitudes de órdenes de cheque o el
documento que corresponda, y se envían en físico a
las unidades de presupuesto y contabilidad para su
contenido presupuestario y trámite correspondiente.
6.
Se envían por correo electrónico o medio que
corresponda, los archivos así como los listados de
depósitos a la unidad de tesorería para su trámite
correspondiente.
7.
Cuando los sistemas se restablezcan se debe generar
la planilla ordinaria de forma normal, sin aplicar las
acciones de personal y deducciones correspondiente
a la quincena en que se aplicó el plan de contingencia.
8.
Se revisa la planilla elaborada por el plan de
contingencia contra la planilla ordinaria y se realizan
los ajustes que correspondan.
8.
FIN
Responsable
Encargados
de
elaboración de la
planilla institucional
Encargados
de
elaboración de la
planilla institucional
Encargados
de
elaboración de la
planilla institucional
Encargados
de
elaboración de la
planilla institucional
Encargados
de
elaboración de la
planilla institucional
Encargados
de
elaboración de la
planilla institucional
Encargados
de
elaboración de la
planilla institucional
Encargados
de
elaboración de la
planilla institucional
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8. FORMULARIOS
1. Solicitud de orden de cheque
1.
INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL
Solicitud Número:
SOLICITUD ORDEN DE CHEQUE
USO EXCLUSIVO PARA UNIDAD SOLICITANTE
SOLICITANTE
FECHA:
GIRAR A:
FIRMA Y SELLO
AUTORIZA
LA SUMA DE:¢
MONTO EN LETRAS:
POR CONCEPTO DE:
FIRMA Y SELLO
REGISTRO PRESUPUESTARIO
FECHA
CODIGO
CLAVE PRESUPUESTO
AUTORIZA POR
REGISTRO CONTABLE
GIRAR DE CUENTA CORRIENTE:
MONTO NETO A GIRAR:
MONTO EN LETRAS:
CODIGO CONTABLE
DEBE
HABER
CODIGO BANCO:___________________
FECHA:____________________________
HECHO POR:_______________________
REVISADO POR:________________
FIRMA:____________________________
FIRMA:_______________________
ADMINISTRACION DE RECURSOS FINANCIEROS
FECHA:_______________
RECIBIDO POR:_________________