Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus

Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para
Windows (WBS31)
Primera publicación: 23 de marzo de 2016
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© 2016
Cisco Systems, Inc. All rights reserved.
CONTENIDO
Introducción 1
Visión general 1
Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebEx 3
Vista general de Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebEx 3
Instalación de las herramientas de productividad de WebEx 4
Instalación de las herramientas de productividad de WebEx 5
Abrir el cuadro de diálogo Configuración de WebEx 5
Instalar las opciones de las herramientas de productividad de WebEx 6
Acerca de la pestaña Cuenta 6
Acerca de la pestaña Configuración de Reunirse ahora 7
Acerca de la pestaña Preferencias 8
Acerca de la pestaña Herramientas 9
Comprobación de la versión de las herramientas de productividad 10
Comprobación de disponibilidad de actualizaciones 10
Desinstalar las herramientas de productividad de WebEx 10
Desinstalar las herramientas de productividad de WebEx mediante los comandos del menú
Inicio 11
Desinstalar las herramientas de productividad de WebEx mediante el Panel de control 11
Planificar una reunión 13
Vista general de Planificar una reunión 13
Configuración reuniones con Lotus Notes 13
Invitar a asistentes 15
Especificar un patrón de repetición para una reunión 16
Uso de repeticiones en la integración de WebEx con Lotus Notes 16
Uso de plantillas de reunión 19
Planificación en nombre de otro organizador 21
Vista general de Planificar para otro organizador 21
Configuración previa a la planificación con otro organizador 21
Planificación de una reunión con otro organizador 21
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
iii
Contenido
Administración de reuniones 25
Descripción general de la administración de una reunión 25
Edición de una reunión planificada 25
Editar una reunión planificada 26
Inicio de una reunión como organizador 26
Cancelación de una reunión 27
Unirse a una reunión 27
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
iv
CAPÍTULO
1
Introducción
• Visión general, página 1
Visión general
La integración de WebEx con Lotus Notes ofrece una manera cómoda de iniciar rápidamente una reunión de
WebEx en línea, así como de añadirla o unirse a ella, en Lotus Notes sin necesidad de utilizar su sitio de
WebEx (es decir, donde normalmente planifica las reuniones en línea y se une a ellas).
Las herramientas de productividad de WebEx se instalan automáticamente en el ordenador cuando inicia
sesión en el sitio de WebEx. Si hay disponible nuevas versiones, el administrador del sitio, que dispone de
privilegios de administración del sistema, determina si las herramientas de productividad se pueden actualizar
de forma automática a nuevas versiones. También puede instalar las herramientas de productividad de forma
manual. Para obtener más información, consulte el apartado Instalación de las herramientas de productividad
de WebEx.
Una vez instaladas las herramientas de productividad de WebEx, aparecen en Lotus Notes las opciones de
WebEx para iniciar o añadir reuniones. La integración de WebEx con Lotus Notes también ofrece las siguientes
prestaciones en Lotus Notes:
• Acceso rápido a Mi WebEx en su sitio de WebEx, lo que incluye su lista personal de reuniones, el perfil
de usuario y otras opciones de la cuenta.
• La opción Reunirse ahora para iniciar una reunión instantánea (solo disponible en Meeting Center y
Training Center).
• Plantillas para invitaciones a reuniones.
Para mejorar la seguridad de sus reuniones, en la integración de WebEx con Lotus Notes se utiliza cifrado
SSL (Secure Sockets Layer) de 128 bits en todos los datos que se envían y se recuperan del sitio de WebEx.
Nota
Lotus Notes todavía no es compatible con la versión para Mac de las herramientas de productividad de
WebEx.
Antes de utilizar la integración de WebEx con Lotus Notes, asegúrese de que conoce este software, dispone
de una cuenta de usuario en el sitio de WebEx y la integración de WebEx con Lotus Notes es compatible con
su sitio de WebEx.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
1
Introducción
Visión general
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
2
CAPÍTULO
2
Instalar y configurar las herramientas de
productividad de WebEx
• Vista general de Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebEx, página 3
• Instalación de las herramientas de productividad de WebEx, página 4
• Instalación de las herramientas de productividad de WebEx, página 5
• Abrir el cuadro de diálogo Configuración de WebEx, página 5
• Instalar las opciones de las herramientas de productividad de WebEx, página 6
• Acerca de la pestaña Cuenta, página 6
• Acerca de la pestaña Configuración de Reunirse ahora, página 7
• Acerca de la pestaña Preferencias, página 8
• Acerca de la pestaña Herramientas, página 9
• Comprobación de la versión de las herramientas de productividad, página 10
• Comprobación de disponibilidad de actualizaciones, página 10
• Desinstalar las herramientas de productividad de WebEx, página 10
Vista general de Instalar y configurar las herramientas de
productividad de WebEx
Puede instalar las herramientas de productividad de WebEx para comenzar reuniones o unirse a ellas mediante
el panel de Herramientas de productividad de WebEx, Microsoft Office, exploradores Web, Microsoft Outlook
e IBM Lotus Notes, o puede planificar reuniones utilizando Microsoft Outlook o IBM Lotus Notes sin ir al
sitio del servicio de WebEx.
Una vez instaladas las herramientas de productividad de WebEx, usted puede iniciar sesión y configurar las
opciones para su cuenta de WebEx, configurar las opciones de reuniones para reuniones instantáneas y
planificadas, establecer las preferencias para el panel de Herramientas de productividad de WebEx y seleccionar
las herramientas de productividad que utilizará con WebEx.
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3
Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebEx
Instalación de las herramientas de productividad de WebEx
El cuadro de diálogo contiene las siguientes pestañas:
• Cuenta
• Configuración de Reunirse ahora
• Reuniones planificadas
• Preferencias
• Herramientas
Instalación de las herramientas de productividad de WebEx
Si el administrador del sitio ha activado las opciones de herramientas de productividad de WebEx para el sitio
del servicio WebEx, todas las herramientas de productividad de WebEx se instalan automáticamente en el
sitio. Además, cuando estén disponibles nuevas versiones, las herramientas de productividad de WebEx se
actualizarán de forma automática.
El proceso de instalación instala todas las herramientas de productividad de WebEx disponibles; sin embargo,
en cualquier momento, usted puede cambiar sus preferencias acerca de las aplicaciones que utilizará con las
herramientas de productividad de WebEx y también puede cambiar otras preferencias de cuenta y de reuniones
de WebEx configurando las opciones en el cuadro de diálogo Configuración de WebEx. Para obtener más
información, consulte Instalar las opciones de las herramientas de productividad de WebEx, en la página 6.
Si es necesario, también puede descargar e instalar las herramientas de productividad de WebEx de forma
manual. Antes de instalar las herramientas de productividad de WebEx, asegúrese de que el ordenador cumpla
con los siguientes requisitos mínimos de sistema:
• Debe disponer de privilegios de administrador para su ordenador.
• Consulte las notas de la versión multiplataforma de WebEx para obtener información sobre los sistemas
operativos y exploradores compatibles, y otros requisitos del sistema.
• Procesador Intel x86 (Pentium 400 MHz o superior) o compatible.
• JavaScript y cookies activados en el explorador.
Nota
Si tiene una versión anterior de las Herramientas de productividad, deberá desinstalar dicha versión antes
de instalar la nueva.
También es posible que tenga que cerrar aplicaciones como, por ejemplo, Microsoft Outlook y cualquier
explorador antes de instalar la nueva versión de las Herramientas de productividad. Estas aplicaciones se
deben volver a iniciar y es posible que tenga que iniciar sesión antes de poder verlas en la nueva interfaz.
La integración de WebEx para IBM Lotus Notes se incluye en la instalación o descarga de las herramientas
de productividad de WebEx solo si el administrador del sitio ha activado la opción de Lotus Notes para
el sitio.
Los administradores del sistema también pueden llevar a cabo una instalación masiva en los ordenadores de
su sitio. Para obtener información adicional, consulte la Guía del administrador de TI para la implementación
masiva de herramientas de productividad de WebEx en https://help.webex.com/docs/DOC-2631.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
4
Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebEx
Instalación de las herramientas de productividad de WebEx
Instalación de las herramientas de productividad de WebEx
Procedimiento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Paso 4
Inicie sesión en el sitio de WebEx.
Seleccione la pestaña Meeting Center.
En la barra de navegación izquierda, en Soporte, seleccione Descargas.
En la página Descargas, junto al encabezado Herramientas de productividad de WebEx, seleccione Descargar.
Aparecerá el cuadro de diálogo Descarga de archivos.
Paso 5
Guarde el programa de instalación en su ordenador.
El nombre del archivo de instalación tiene la extensión .msi.
Paso 6
Ejecute el archivo de instalación y siga las instrucciones.
Aparecerá el cuadro de diálogo Herramientas de productividad de WebEx.
Introduzca la URL de su sitio de WebEx, el nombre de usuario y la contraseña.
Paso 7
Qué hacer a continuación
Una vez finalizada la instalación e iniciada la sesión en la cuenta de WebEx, compruebe la configuración en
el cuadro de diálogo Configuración de WebEx. Para obtener más información, consulte Instalar las opciones
de las herramientas de productividad de WebEx, en la página 6.
Abrir el cuadro de diálogo Configuración de WebEx
Abra el cuadro de diálogo de Configuración de WebEx con alguna de las siguientes opciones:
• Desde el cuadro de diálogo Configuración de WebEx desde el menú Inicio, seleccione Inicio > Programas
> WebEx > Herramientas de productividad > Configuración de WebEx.
• Desde el cuadro de diálogo Configuración de WebEx desde el panel de Herramientas de productividad
de WebEx:
◦ Si el panel de Herramientas de productividad de WebEx todavía no está abierto, realice una de las
acciones siguientes:
◦ Haga doble clic en el icono de Herramientas de productividad de WebEx en el escritorio.
◦ Vaya a Inicio > Programas > WebEx > Herramientas de productividad > Herramientas
de productividad de WebEx.
◦ En el panel de Herramientas de productividad de WebEx, seleccione Editar configuración de
WebEx.
• Desde el cuadro de diálogo Configuración de WebEx desde Microsoft Outlook o IBM Lotus Notes, en
el menú WebEx, seleccione Configuración de la cuenta.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
5
Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebEx
Instalar las opciones de las herramientas de productividad de WebEx
• Desde el cuadro de diálogo Configuración de WebEx desde Microsoft Office, en Microsoft Word,
Microsoft Excel o Microsoft PowerPoint, seleccione Configuración de WebEx.
Instalar las opciones de las herramientas de productividad de
WebEx
Procedimiento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Paso 4
Paso 5
Paso 6
Paso 7
Paso 8
Paso 9
Abra el cuadro de diálogo Configuración de WebEx.
En la pestaña Cuenta, inicie sesión en su cuenta especificando la URL del sitio de WebEx e indicando su
nombre de usuario y su contraseña. Para obtener información detallada, consulte Acerca de la pestaña Cuenta,
en la página 6.
Seleccione Actualizar.
Seleccione la pestaña Configuración de "Reunirse ahora".
Especifique las opciones para las reuniones que comenzaron de forma instantánea desde el panel Herramientas
de productividad de WebEx, Microsoft Office, los exploradores, los menús del botón derecho y desde Microsoft
Outlook o IBM Lotus Notes. Para obtener información detallada, consulte Acerca de la pestaña Configuración
de Reunirse ahora, en la página 7.
Seleccione la pestaña Preferencias.
Especifique opciones para el panel de Herramientas de productividad de WebEx. Para obtener información
detallada, consulte Acerca de la pestaña Preferencias, en la página 8.
Seleccione la pestaña Herramientas.
Seleccione las aplicaciones con las que utilizará las integraciones de WebEx. Para obtener información
detallada, consulte Acerca de la pestaña Herramientas, en la página 9.
Acerca de la pestaña Cuenta
Las opciones de la cuenta le permiten iniciar sesión en su sitio de WebEx.
• URL del sitio: Introducir la URL de un sitio de WebEx Meeting Center en el que desee iniciar sesión.
Ejemplo de formato de la URL: empresa.webex.com
Nota
Si introduce la URL de un sitio que no admita la integración con TelePresence, dicho
sitio le permitirá planificar reuniones solo de WebEx y también le proporcionará la
documentación correspondiente.
• Username: Introducir el nombre de usuario de la cuenta de organizador de su sitio de WebEx.
• Contraseña: Introducir la contraseña de la cuenta de organizador de su sitio de WebEx.
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6
Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebEx
Acerca de la pestaña Configuración de Reunirse ahora
• Recordar mi contraseña: Guardar el nombre de usuario y la contraseña especificados, de manera que
no sea necesario volver a introducir su nombre de usuario y la URL del sitio la próxima vez que se
conecte.
• ¿Ha olvidado la contraseña?: Abrir la página ¿Olvidó su contraseña? en su sitio de WebEx, que le
permite enviar una solicitud de creación de una nueva contraseña.
• Cambiar la contraseña: Abrir un cuadro de diálogo que le permite especificar una nueva contraseña.
• Idioma: Verificar el idioma que está seleccionado actualmente para su sitio de WebEx.
• Configuración regional: Verificar el país o la zona que están seleccionados actualmente para su sitio
de WebEx.
• Zona horaria: Verificar la zona horaria que está seleccionada actualmente para su sitio de WebEx.
• Cambiar la configuración del sitio Web del servicio WebEx: abrir la página Mi WebEx > Mi perfil
en su sitio de WebEx y realizar los cambios en su perfil.
• Actualizar: Actualizar el cuadro de diálogo Configuración de WebEx con las configuraciones más
recientes desde su sitio de WebEx.
Acerca de la pestaña Configuración de Reunirse ahora
Las opciones para reuniones instantáneas afectan a las reuniones que comenzaron de forma instantánea desde
el panel de Herramientas de productividad de WebEx, Microsoft Office, los exploradores, los programas de
mensajería instantánea, los menús del botón derecho y desde Microsoft Outlook o IBM Lotus Notes.
• Plantilla de reunión: Seleccionar la plantilla que debe usarse para la reunión.
• Tipo de reunión: Seleccionar el tipo de reunión de WebEx que desea utilizar para una reunión instantánea.
Esta opción muestra únicamente los tipos de reunión disponibles para el sitio y la cuenta de usuario.
• Utilizar mi sala personal para reuniones instantáneas: Seleccionar la opción de usar su sala personal
para las reuniones instantáneas de manera predeterminada.
• Tema de la reunión: especificar el tema o el nombre de la reunión.
• Contraseña de la reunión: se solicita a los participantes que introduzcan la contraseña que usted
especificó para entrar en la reunión. El sitio puede requerirle que todas las contraseñas cumplan ciertos
criterios de seguridad, como una longitud mínima y un número mínimo de letras, números o caracteres
especiales.
• Listar en calendario público: Incluir esta reunión en el calendario de reuniones del sitio del servicio
WebEx. Disponible solo para reuniones, reuniones de ventas y sesiones de formación.
• Solicitar aprobación para el ingreso de asistentes: Especificar que desea que el cuadro de diálogo
Solicitud para entrar aparezca en su pantalla cada vez que alguien desee entrar en su reunión. Disponible
solo para sesiones de soporte.
• Conexión de audio: Seleccionar el tipo de conexión de audio que desea utilizar:
◦ Ninguno: Especificar que la reunión no incluye una conexión de audio o que la reunión incluye
una conexión de audio para la que usted proporcionará información a aquellos participantes que
utilicen otro método distinto a su servicio de reunión.
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7
Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebEx
Acerca de la pestaña Preferencias
◦ Audio de WebEx: Especificar que la reunión incluye un audio de WebEx para su conexión de
audio, que le permite utilizar su teléfono o su ordenador como dispositivo de audio para participar
en una reunión. Si selecciona esta opción, elija una de las siguientes opciones para el audio de
WebEx:
• Mostrar números de llamada directa globales a los asistentes: seleccione si desea ofrecer
una lista de números, como números locales o gratuitos, a los que pueden llamar los asistentes
de otros países para conectar con el audio.
• Mostrar números gratuitos: seleccione si el sitio debe proporcionar un número de llamada
gratuito y desea mostrarlo para que los asistentes puedan usarlo para conectarse al audio.
Nota
Tras iniciar la reunión, los participantes pueden utilizar el ordenador como o el teléfono
como dispositivo de audio.
◦ Otra teleconferencia: Especificar que la reunión incluye una audioconferencia proporcionada por
otro servicio. Al unirse a la reunión, los participantes se encuentran automáticamente con las
instrucciones que usted escribió en el cuadro de texto.
Consejo
Un participante debe tener una línea telefónica directa para recibir una llamada del
servicio de teleconferencia. Sin embargo, un participante sin una línea telefónica directa
puede entrar en una audioconferencia llamando a un número de teléfono, que siempre
está disponible en la ventana de la reunión.
• Tono de entrada y salida: seleccionar el tono que se emite cuando un asistente se une o sale de la
conexión de audio.
Acerca de la pestaña Preferencias
Las preferencias determinan algunas funciones del panel de Herramientas de productividad de WebEx.
• Siempre visible en el escritorio: Que el panel de Herramientas de productividad de WebEx aparezca
en cada aplicación o programa que esté abierto en su ordenador.
• Mostrar el panel de Herramientas de productividad de WebEx cuando se inicie Windows
• Mostrar el icono de las Herramientas de productividad en la barra de tareas
• Mostrar la función de planificación en el panel de Herramientas de productividad: Mostrar los
enlaces Iniciar una reunión planificada y Planificar reunión en el panel. Si selecciona cualquiera de los
vínculos, irá a las páginas correspondientes del sitio del servicio de WebEx.
• Libreta de direcciones predefinida: Seleccionar un programa de correo electrónico y de programación
para una libreta de direcciones predeterminada. Las Herramientas de productividad de WebEx se integran
con el programa de correo electrónico seleccionado para facilitarle la obtención de las direcciones de
correo de sus contactos. Si selecciona el panel de Herramientas de productividad de WebEx, se abre una
libreta de direcciones del programa de correo seleccionado.
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8
Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebEx
Acerca de la pestaña Herramientas
• Opciones de iniciar reunión
◦ Permitirme cambiar el tema de la reunión cuando empiece la reunión
◦ Permitirme cambiar la contraseña de la reunión cuando empiece la reunión
Acerca de la pestaña Herramientas
Opciones de herramientas determinan qué programas incluyen integraciones y accesos directos de WebEx.
• Envío de correo electrónico y planificación: Muestre la barra de herramientas de productividad de
WebEx y comandos para planificar reuniones o iniciar reuniones instantáneas con las herramientas de
productividad de WebEx con Microsoft Outlook o IBM Lotus utilizando los contactos y el calendario
desde Microsoft Outlook o IBM Lotus.
• Microsoft
◦ Usar WebEx con Microsoft Office: Muestre los botones de WebEx para iniciar una reunión
instantánea con las herramientas de productividad de WebEx y compartir automáticamente un
archivo o documento seleccionado desde las aplicaciones siguientes de Microsoft Office:
• Excel
• PowerPoint
• Word
◦ Mostrar barra de tareas en Internet Explorer: Mostrar la barra de herramientas de productividad
de WebEx que le permita iniciar reuniones instantáneas desde la barra de herramientas de Microsoft
Internet Explorer.
◦ Mostrar en menús contextuales en Windows (requiere reiniciar): Mostrar un comando de
WebEx que le permita iniciar una reunión instantánea y compartir de forma automática un archivo
o documento seleccionado desde las ventanas de acceso directo con el botón derecho disponibles
en el explorador de Windows.
• Mozilla Firefox
◦ Mostrar barra de herramientas en Firefox: Mostrar la barra de herramientas de productividad
de WebEx que le permita iniciar reuniones instantáneas desde la barra de herramientas de Firefox.
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9
Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebEx
Comprobación de la versión de las herramientas de productividad
Comprobación de la versión de las herramientas de
productividad
Procedimiento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Paso 4
Paso 5
Paso 6
En la barra de tareas de Windows, haga clic con el botón derecho en el icono Herramientas de productividad.
En el menú de las herramientas de productividad, seleccione Acerca de las herramientas de productividad
de WebEx para saber qué versión está actualmente instalada.
Vaya al sitio de WebEx.
Seleccione Soporte > Descargas.
Debajo de "Acerca de Meeting Center", compruebe el número de versión indicado para las herramientas de
productividad.
Si su versión no es la última que aparece en el sitio, seleccione Descargar debajo de «Herramientas de
productividad» en la página de descargas para obtener la versión más reciente.
Comprobación de disponibilidad de actualizaciones
Si tiene habilitada la opción de recibir actualizaciones de las herramientas de productividad de WebEx, podrá
comprobar si existe alguna actualización disponible.
Procedimiento
Paso 1
Paso 2
En la barra de tareas de Windows, haga clic con el botón derecho en el icono Herramientas de productividad.
Seleccione Comprobar actualizaciones.
El sistema busca si hay nuevas actualizaciones disponibles. Si no existe ninguna, aparece un mensaje en el
que se indica que la versión instalada es la más reciente. Si hay una actualización nueva disponible, puede
optar por instalarla inmediatamente.
Nota
Asimismo, puede seleccionar el comando Comprobar actualizaciones del menú Planificar reunión
de WebEx en Microsoft Outlook.
Desinstalar las herramientas de productividad de WebEx
Puede desinstalar las herramientas de productividad de WebEx mediante los comandos del menú Inicio o el
panel de control.
Al desinstalar las herramientas de productividad, se eliminan todas las herramientas de productividad y los
accesos directos del ordenador. Si desea seguir utilizando algunas herramientas de productividad y desactivar
otras, edite las opciones en el cuadro de diálogo Configuración de WebEx. Para obtener más información,
consulte Instalar las opciones de las herramientas de productividad de WebEx, en la página 6.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
10
Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebEx
Desinstalar las herramientas de productividad de WebEx mediante los comandos del menú Inicio
Desinstalar las herramientas de productividad de WebEx mediante los
comandos del menú Inicio
Procedimiento
Paso 1
Paso 2
Seleccione Inicio > Programas > WebEx > Herramientas de productividad > Desinstalar.
Seleccione Sí para confirmar que desea desinstalar las herramientas de productividad de WebEx.
Desinstalar las herramientas de productividad de WebEx mediante el Panel
de control
Procedimiento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Paso 4
Paso 5
Seleccione Inicio > Configuración > Panel de control.
Haga doble clic en Agregar/Quitar programas.
Seleccione Herramientas de productividad de WebEx.
Seleccione Eliminar.
Seleccione Sí para confirmar que desea desinstalar las herramientas de productividad de WebEx.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
11
Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebEx
Desinstalar las herramientas de productividad de WebEx mediante el Panel de control
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
12
CAPÍTULO
3
Planificar una reunión
• Vista general de Planificar una reunión, página 13
• Configuración reuniones con Lotus Notes, página 13
• Uso de repeticiones en la integración de WebEx con Lotus Notes, página 16
• Uso de plantillas de reunión, página 19
Vista general de Planificar una reunión
Antes de programar una reunión en línea con la integración de WebEx con Lotus Notes, tenga en cuenta lo
siguiente:
• La integración de WebEx con Lotus Notes proporciona opciones básicas para planificar una reunión.
Por lo tanto, algunas opciones que aparecen en el sitio de WebEx no están disponibles en la integración
de WebEx con Lotus Notes. Para estas opciones adicionales, la integración de WebEx con Lotus Notes
utiliza la configuración de la plantilla seleccionada para la reunión.
• La integración de WebEx con Lotus Notes no admite todas las opciones de repetición (periodicidad)
disponibles en Lotus Notes.
• En las invitaciones a reuniones que envíe en Lotus Notes, la hora de inicio de la reunión aparecerá en
la zona horaria configurada en su ordenador, no en la establecida en las preferencias del servicio.
• En el sitio de WebEx, todas las horas de las reuniones aparecerán en la zona horaria configurada en las
preferencias del sitio, independientemente de la zona horaria configurada en el ordenador. Para obtener
información detallada sobre las preferencias del sitio, consulte la documentación del sitio de WebEx.
Configuración reuniones con Lotus Notes
Las herramientas de productividad de WebEx le permiten planificar reuniones en Lotus Notes, sin necesidad
de ir al sitio de WebEx. Para configurar reuniones en línea con la integración de WebEx con Lotus Notes,
abra una nueva solicitud de reunión y, a continuación, especifique la información y la configuración de la
reunión.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
13
Planificar una reunión
Configuración reuniones con Lotus Notes
Procedimiento
Paso 1
En la agenda de Lotus Notes, seleccione Planificar una reunión e introduzca la información de la reunión.
La pestaña Nueva entrada de agenda aparece con el botón Añadir reunión de WebEx.
Paso 2
Especifique la información general de la reunión como, por ejemplo, el asunto, la hora, la ubicación, los
invitados y la periodicidad.
Seleccione Añadir reunión de WebEx.
Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración de WebEx.
Especifique la configuración de la reunión de WebEx y seleccione Aceptar.
Si está planificando la reunión para otro organizador, el mensaje "Está planificando para [nombre del
organizador]" lo indica en el cuadro de diálogo Configuración de WebEx.
Paso 3
Paso 4
Paso 5
Realice una de las siguientes acciones:
• Seleccione Guardar y enviar invitaciones para enviar las invitaciones a los asistentes. Para obtener
información sobre cómo invitar a los asistentes, consulte Invitar a asistentes.
• Seleccione Guardar como borrador e invite a los asistentes a la reunión planificada más tarde.
Nota
Puede cambiar cualquier elemento de la configuración de su reunión después de planificarla.
Las herramientas de productividad de WebEx añaden la reunión planificada a su agenda de Lotus Notes y al
calendario público del sitio de WebEx.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
14
Planificar una reunión
Invitar a asistentes
Invitar a asistentes
Cuando utilice la integración de WebEx con Lotus Notes para planificar una reunión, puede seleccionar a los
asistentes en cualquiera de las libretas de direcciones de Lotus Notes para invitarlos. También puede invitar
a los asistentes que no se encuentran en la lista de contactos de Lotus Notes si introduce sus direcciones de
correo electrónico.
Cuando invita a un asistente a una reunión planificada, este recibe un mensaje de invitación por correo
electrónico. En la invitación, se incluye información sobre la reunión, incluida la contraseña y un enlace que
puede seleccionar el asistente para unirse a la reunión.
Procedimiento
Paso 1
Paso 2
Si planificó una reunión con la integración de WebEx con Lotus Notes, abra la entrada de agenda en su agenda
de Lotus Notes.
Seleccione el icono de libreta de direcciones y en el panel de invitados seleccione los nombres de los invitados
o introdúzcalos de forma manual.
Nota
Los asistentes que invite mediante la integración de WebEx con Lotus Notes no aparecerán en la
lista de asistentes en el sitio de WebEx.
Para obtener más información sobre cómo invitar a asistentes en Lotus Notes, consulte la ayuda de Lotus
Notes.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
15
Planificar una reunión
Especificar un patrón de repetición para una reunión
Especificar un patrón de repetición para una reunión
Si utiliza las opciones de repetición de Lotus Notes, podrá especificar la frecuencia de la reunión. Por ejemplo,
puede especificar que se repita cada miércoles a las 14:00 hasta la fecha especificada. La integración de WebEx
con Lotus Notes planifica la reunión todos los días que haya especificado de acuerdo con la frecuencia.
No obstante, según el servicio, es posible que algunas de las opciones de Lotus Notes no sean compatibles.
Procedimiento
Paso 1
Paso 2
Si planificó una reunión con la integración de WebEx con Lotus Notes, abra la entrada de agenda en su agenda
de Lotus Notes.
Aparecerá el cuadro de diálogo de opciones de repetición.
Especifique las opciones en el cuadro de diálogo y, a continuación, seleccione Aceptar.
Uso de repeticiones en la integración de WebEx con Lotus
Notes
La siguiente tabla describe cómo funciona WebEx con los patrones de repetición de Lotus Notes en el caso
de las reuniones de WebEx y las reuniones de conferencia personal de WebEx:
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
16
Planificar una reunión
Uso de repeticiones en la integración de WebEx con Lotus Notes
Tabla 1: WebEx Meetings
Tipo
Opción Lotus Notes
Equivalencia con WebEx
Diaria
Cada 1-31 días
Cada 1-31 días
Semanal
Cada 1-8 semanas el: [domingo, lunes, Para Meeting Center:
martes, miércoles, jueves, viernes,
Cada 1-8 semanas el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves,
sábado]
viernes, sábado]
Para eventos de Event Center y sesiones de formación de Training
Center:
Cada semana el: [Domingo, Lunes, Martes, Miércoles, Jueves, Viernes,
Sábado]
Si planifica una reunión que se repite cada X semanas (X > 1), en Lotus
Notes la reunión se programará según lo especificado en dicho programa,
pero aparecerá como una reunión semanal en su sitio de WebEx.
Mensual
Cada 1-12 meses, el 1-31
Cada 1-12 meses, el 1-31
Contar desde el final del mes
No admitido.
Cada 1-12 meses, el [1, 2]; Cada 1-12 Cada 1-12 meses, el [1, 2]; Cada 1-12 meses, el [1, 2, 3, 4, último día]
meses, el [1, 2, 3, 4, último día]
Anual
Cada 1-10 años
Cada año.
Si planifica una reunión que se repite cada X años (X > 1), en Lotus
Notes la reunión se programará según lo especificado en dicho programa,
pero aparecerá como una reunión anual en su sitio de WebEx.
Personalizado
Configuración personalizada
No admitido.
Fecha de
finalización:
Comenzar desde fecha hasta fecha
Si el período de tiempo es superior a un año, se convierte en un año.
Comenzar desde la fecha continuar Si el período de tiempo es superior a un año, se convierte en un año.
durante X veces
Especifique
excepciones
No mover
No admitido.
Mover al viernes
No admitido.
Mover al lunes
No admitido.
Mover al día laboral más cercano
No admitido.
Eliminar
No admitido.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
17
Planificar una reunión
Uso de repeticiones en la integración de WebEx con Lotus Notes
Tabla 2: Reuniones de conferencia personal de WebEx
Tipo
Opción Lotus Notes
Opción Convertido a reunión de Conferencia personal de WebEx
Diaria
Cada 1-31 días
Todos los días
Semanal
Cada 1-8 semanas el: [domingo, lunes, Cada 1-8 semanas el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves,
martes, miércoles, jueves, viernes, viernes, sábado]
sábado]
Mensual
Cada 1-12 meses, el 1-31
Cada mes, el [1, 2, 3, 4, último día] [Dom, Lun, Mar, Mié, Jue, Vie,
Sáb]
Contar desde el final del mes
No admitido.
Cada 1º-12º mes, el [1º, 2º 3º, 4º,
último][Dom, Lun, Mar, Mie, Jue, Vie,
Sab]
Cada 1 semana los [Dom, Lun, Mar, Mie, Jue, Vie, Sab]
Anual
Cada 1-10 años
No admitido.
Personalizado
Configuración personalizada
No admitido.
Fecha de
finalización:
Comenzar desde fecha hasta fecha
Si el período de tiempo es superior a un año, se convierte en un año.
Comenzar desde la fecha continuar
durante X veces
Si el período de tiempo es superior a un año, se convierte en un año.
No mover
No admitido.
Mover al viernes
No admitido.
Mover al lunes
No admitido.
Mover al día laboral más cercano
No admitido.
Eliminar
No admitido.
Especifique
excepciones
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
18
Planificar una reunión
Uso de plantillas de reunión
Nota
Para modificar o eliminar reuniones periódicas en Lotus Notes, tenga en cuenta lo siguiente:
• Cuando edita una reunión periódica, por ejemplo, para volver a planificar la fecha o cambiar sus
opciones, los cambios que realiza en una única repetición los debe aplicar a todas las demás para
que surtan efecto en el sitio de WebEx. Si solo aplica los cambios a una única repetición, dichos
cambios se reflejan en Lotus Notes, pero no en el calendario del sitio.
• Si cancela una única repetición de una reunión periódica, dicha repetición se eliminará de Lotus
Notes, pero permanecerá en el calendario. Debe eliminar todas las repeticiones de una reunión
periódica en Lotus Notes para que se elimine del calendario.
Uso de plantillas de reunión
En las plantillas de reunión se almacenan todos sus valores de configuración preferidos, de modo que puede
planificar o iniciar una reunión en línea rápidamente seleccionando la plantilla y no tendrá que introducir la
misma configuración en cada reunión que planifique. No obstante, en las plantillas no se guardan el tema, la
contraseña, la fecha ni la hora.
Si nunca ha especificado una plantilla de reunión predeterminada en las herramientas de productividad en su
ordenador local, los valores predeterminados se ajustarán a la configuración de su sitio de WebEx. Una vez
especificada una plantilla de reunión predeterminada en las herramientas de productividad en su ordenador
local, los valores predeterminados se ajustarán a la configuración local.
Cuando planifica una reunión mediante la integración de WebEx con Lotus Notes, puede seleccionar cualquiera
de las plantillas de reunión que haya guardado en el sitio de WebEx.
Nota
Aunque la integración de WebEx con Lotus Notes ofrece solo un subconjunto de todas las opciones que
puede usar para una reunión en línea, todas las opciones están preconfiguradas en una plantilla, aunque
no aparezcan en la integración. Por ejemplo, si configura privilegios concretos de los asistentes en una
plantilla, se establecen esos privilegios para la reunión. Las opciones de privilegios de asistentes no están
disponibles en la integración de WebEx con Lotus.
Una vez planificada una reunión, no podrá cambiar la plantilla.
Procedimiento
Paso 1
Para consultar la información de una plantilla, seleccione el botón Configuración en la barra de herramientas
de Lotus Notes y, a continuación, seleccione Plantillas de reunión.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
19
Planificar una reunión
Uso de plantillas de reunión
Aparecerá su lista de plantillas de reunión guardadas en el sitio de WebEx.
Paso 2
Seleccione una plantilla y, a continuación, Ver.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
20
CAPÍTULO
4
Planificación en nombre de otro organizador
• Vista general de Planificar para otro organizador, página 21
• Configuración previa a la planificación con otro organizador, página 21
Vista general de Planificar para otro organizador
Puede planificar una reunión de WebEx en nombre de otro organizador si este le concedió el permiso necesario.
Por ejemplo, si es un asistente administrativo de un director que necesita organizar reuniones de WebEx
periódicamente, el director puede asignarlo para planificar reuniones en su nombre. Puede planificar, editar
y cancelar las reuniones de ese organizador.
Configuración previa a la planificación con otro organizador
Para poder planificar una reunión de WebEx con otro organizador, asegúrese de que tanto usted como el
organizador disponen de una cuenta de organizador de WebEx y de que ambos utilizan la misma versión de
las herramientas de productividad de WebEx.
El organizador real realiza lo siguiente:
• Otorga permisos al organizador que va a planificar las reuniones de WebEx en el sitio de WebEx. Si
usted es el organizador real, vaya a Mi WebEx > Preferencias > Opciones de planificación. En el
cuadro Permiso de planificación, introduzca las direcciones de correo electrónico de los organizadores
que desea que planifiquen reuniones en su nombre.
• Otorga permisos al organizador real que va a planificar las reuniones de WebEx en la agenda de Lotus
Notes. Para ello, el organizador selecciona a otra persona como delegado en Lotus Notes.
Planificación de una reunión con otro organizador
Si el organizador le ha otorgado los permisos necesarios, puede planificar una reunión en su nombre.
Si está planificando la reunión con otro organizador, se lo indicará un mensaje del cuadro de diálogo
Configuración de WebEx.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
21
Planificación en nombre de otro organizador
Planificación de una reunión con otro organizador
Procedimiento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Paso 4
En el menú de la agenda, seleccione Acción > Más > Abrir agenda de otra persona.
Aparece el cuadro de diálogo Agenda.
Seleccione Otros y, a continuación, el nombre del organizador.
Consejo
La próxima vez que planifique una reunión con este organizador, mientras sus permisos sigan
siendo válidos, podrá seleccionar directamente su nombre en este menú.
El calendario del organizador aparece como una ficha en su calendario.
Seleccione la fecha y la hora en el calendario del organizador.
Aparece el cuadro de diálogo Entrada de agenda.
Haga clic en Añadir reunión de WebEx en la parte superior del cuadro de diálogo de la Entrada de agenda.
Planifique la reunión. Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración de WebEx.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
22
Planificación en nombre de otro organizador
Planificación de una reunión con otro organizador
Si está planificando la reunión con otro organizador, se lo indicará un mensaje del cuadro de diálogo
Configuración de WebEx.
Paso 5
Planifique la reunión.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
23
Planificación en nombre de otro organizador
Planificación de una reunión con otro organizador
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
24
CAPÍTULO
5
Administración de reuniones
• Descripción general de la administración de una reunión, página 25
• Edición de una reunión planificada, página 25
• Inicio de una reunión como organizador, página 26
• Cancelación de una reunión, página 27
• Unirse a una reunión, página 27
Descripción general de la administración de una reunión
Después de planificar una reunión mediante la integración de WebEx con Lotus Notes, puede administrar la
reunión, incluidas las siguientes tareas:
• Modificar una reunión. Los cambios que realice en la reunión en Lotus Notes se actualizan
automáticamente en su sitio de WebEx.
• Iniciar la reunión, si es el organizador.
• Cancelar la reunión en Lotus Notes, con lo que también se elimina en el sitio del servicio.
• Unirse a la reunión a la vez que los asistentes.
Edición de una reunión planificada
Cuando planifica una reunión con la integración de WebEx con Lotus Notes, puede utilizar Lotus Notes para
editarla en cualquier momento. Por ejemplo, puede cambiar la hora de inicio, especificar una nueva contraseña,
elegir una opción de teleconferencia diferente, etc. Al editar una reunión planificada, con la integración de
WebEx con Lotus Notes se envía una invitación actualizada a todos aquellos asistentes a los que ha invitado
a la reunión y se actualiza la información en el sitio de WebEx.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
25
Administración de reuniones
Editar una reunión planificada
Importante
• Si edita una reunión en el sitio de WebEx en lugar de con la integración de WebEx con Lotus Notes,
sus cambios no aparecerán en Lotus Notes. Por ejemplo, si cambia la hora de inicio de la reunión
en su sitio, la hora de inicio no cambiará en la agenda de Lotus Notes. Por lo tanto, se recomienda
que solo utilice Lotus Notes para editar una reunión.
• Cuando utiliza Lotus Notes para editar una reunión periódica, los cambios que realiza en una única
repetición de la reunión se deben aplicar a todas las demás para que surtan efecto en el sitio de
WebEx. Si solo aplica los cambios a una única repetición, dichos cambios se reflejan en Lotus Notes,
pero no en el calendario.
Nota
No puede cambiar la plantilla de una reunión planificada.
Editar una reunión planificada
Procedimiento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Paso 4
En la agenda de Lotus Notes, localice la reunión que quiere editar y, a continuación, abra la pestaña de la
entrada de la agenda.
Edite la información o cambie las opciones de la pantalla Reunión.
Seleccione Editar reunión de WebEx para editar las opciones específicas de WebEx en el cuadro de diálogo
Configuración de la reunión.
Seleccione Guardar y enviar invitaciones.
La reunión se actualizará en el sitio de WebEx.
Inicio de una reunión como organizador
Cuando planifica una reunión con la integración de WebEx con Lotus Notes, puede comenzarla de una de las
siguientes maneras:
• En la agenda de Lotus Notes, abra la reunión y haga clic en el botón Iniciar, o copie y pegue el enlace
para comenzar la reunión en el explorador web.
Nota
El enlace que aparece en la entrada de su agenda es solamente para el organizador de
la reunión. El enlace que aparece en las invitaciones de los asistentes es diferente; pueden
hacer clic en él para unirse a la reunión.
• Inicie sesión en el sitio de WebEx y empiece la reunión desde la página Mis reuniones.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
26
Administración de reuniones
Cancelación de una reunión
Para obtener más información sobre cómo iniciar una reunión planificada desde el sitio de WebEx, consulte
la documentación del sitio.
Cancelación de una reunión
Para cancelar una reunión en línea planificada con Lotus Notes, tan solo debe utilizar las opciones de
cancelación disponibles en este programa. Todos los invitados recibirán de forma automática una notificación
de cancelación. Asimismo, la reunión se cancelará en el sitio de WebEx.
Importante
• Si planifica una reunión de WebEx en Lotus Notes, debe cancelarla directamente desde Lotus Notes.
Si, en su lugar, intenta cancelarla desde WebEx, la reunión no desaparecerá de Lotus Notes.
• Si cancela una única repetición de una reunión periódica, dicha repetición se eliminará de Lotus
Notes, pero permanecerá en el calendario. Debe eliminar todas las repeticiones de una reunión
periódica en Lotus Notes para eliminarla del calendario.
Para obtener más información sobre cómo cancelar una reunión en Lotus Notes, consulte la ayuda de Lotus
Notes.
Unirse a una reunión
Si el organizador de la reunión le invita a través de la integración de WebEx con Lotus Notes, recibirá una
invitación por correo electrónico con un enlace que puede seleccionar para unirse a la reunión. También puede
unirse a una reunión directamente desde el sitio de WebEx.
Acceso a una reunión mediante una invitación recibida por correo electrónico
Si recibe una invitación por correo electrónico para asistir a una reunión, puede unirse a esta de una de las
siguientes maneras:
Puede seleccionar el enlace que encontrará en la invitación para unirse a la reunión. Si selecciona este enlace
desde un ordenador, se unirá a la reunión desde este. Si selecciona el enlace desde un dispositivo móvil en el
que está instalada la aplicación móvil de Cisco WebEx Meetings, se le redirigirá a esta para unirse a la reunión.
Si no se une a la reunión por Internet y solo desea unirse con el teléfono, puede marcar los números de la
invitación a la reunión para acceder mediante llamada directa.
La invitación a la reunión contiene otra información que puede servir para unirse, como el número o código
de acceso, la contraseña de la reunión y la contraseña numérica necesaria para acceder con un sistema de
vídeo o un teléfono.
Si es el organizador y requiere la clave o el código de acceso de organizador, seleccione el enlace situado en
la parte inferior de la invitación recibida por correo electrónico.
Incorporación a una reunión desde el sitio de WebEx
En lugar de unirse a la reunión haciendo clic en el enlace de su agenda de Lotus Notes, también puede hacerlo
directamente desde el sitio de WebEx de una de las siguientes maneras:
• En la página de inicio, introduzca el número de reunión.
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Administración de reuniones
Unirse a una reunión
• Inicie sesión en su sitio de WebEx y vaya bien a Meeting Center > Mis reuniones o bien a Mi WebEx
> Mis reuniones, seleccione Reuniones a las que está invitado en la lista y, después, el nombre de la
reunión a la que se quiere unir.
En lugar de utilizar un programa de correo electrónico para unirse a una reunión, puede ir al sitio de WebEx.
Si se trata de una reunión listada, busque la entrada de la reunión en el sitio, mediante el calendario de reuniones
u otra lista de sesiones. También puede introducir el número de reunión en el sitio si no está listada. Puede
obtener el número de reunión de la invitación por correo electrónico o directamente del organizador de la
reunión.
Para obtener más información sobre cómo entrar en una reunión mediante el sitio de WebEx, consulte la
documentación del sitio.
Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)
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