Se entiende por sistema de gestión a todo aquel

INFORMATICA
Se entiende por sistema de gestión a todo aquel software
destinado a contribuir al proceso administrativo de una empresa.
USUARIOS
?
Quienes utilizan este tipo de sistemas
son aquellas organizaciones que deben
cumplir con dos premisas básicas:
?
Administrar eficientemente sus recursos
para su desenvolvimiento comercial
?
Gestionar toda la información necesaria
para acatar las exigencias impositivas y
contables, cumpliendo así con las
reglamentaciones vigentes.
Pueden emplear estos sistemas tanto las
organizaciones pequeñas que cuentan con
necesidades menores, como aquellas
empresas grandes que por su complejidad
tienen exigencias superiores. El sistema es
adaptable a cada caso en particular.
Como generalidad, estos sistemas son de
utilidad en aquellas firmas que desean
gestionar todos los procesos operativos de
compras, ventas e información gerencial
para la toma de decisiones conjuntamente
con todos los otros procedimientos que
quedan comprometidos con esta
operatoria.
SISTEMAS ESTÁNDARES O A MEDIDA
Cada organización tiene sus propios rasgos
distintivos que hacen que no haya dos
empresas iguales. Es por ello que el
sistema de gestión administrativa debe ser
necesariamente a medida.
Esta es una característica del software que
lo hace adaptable a cada necesidad en
particular. Si bien en el mercado existen
sistemas estandarizados de muy buena
calidad, las empresas que los adoptan
deben adaptar su administración a las
posibilidades de dicho producto.
Con los sistemas a medida es al revés. Se
planifica un proyecto antes de instalarlo,
tomando como objetivo la puesta en
INFORMATICA
marcha únicamente de aquellos módulos
que el usuario necesite y dejando abierta la
posibilidad de ampliarlo en el futuro acorde
a las necesidades venideras.Nuestra
experiencia nos dicta que el peor error que
se puede cometer al diseñar un sistema es
suponer que el desarrollador del software
puede adivinar las necesidades actuales y
futuras de la empresa. No hay nada mejor
que un relevamiento de las exigencias y
requisitos de cada usuario en particular.
VENTAS
Este módulo realiza la totalidad del
tratamiento de las distintas operaciones
que tienen relación con el cliente.
Cada una de ellas queda consolidada en la
cuenta del comprador, registrando también
en forma automática toda la información
necesaria tanto para el seguimiento
histórico de las transacciones como para
los posteriores listados impositivos y
estadísticos.
Cotizaciones
Permite imprimir y dejar registrado en el
sistema los presupuestos realizados a los
clientes, indicando un detalle de artículos
con su correspondiente valuación.
Este detalle puede luego ser consultado,
como así también servir como base para la
posterior facturación en caso que el cliente
lo acepte.
Se puede establecer un tiempo de vigencia
de los presupuestos, lapso en el cual el
sistema respetará los precios pactados.
Superado ese período, se recalcularán
automáticamente los precios a los valores
actuales.
Notas de pedido
Consiste en un registro de la mercadería
solicitada por los clientes, a los efectos de
llevar debida cuenta de los artículos que
deben ser facturados.
Llegado el momento, el sistema permite
facturar la totalidad del pedido del cliente o
solamente una parte. El resto queda
pendiente de facturar, hasta tanto se
termine de concretar la operatoria.
Facturación
Este es el punto central de todo lo
referente a los procedimientos de ventas.
El sistema puede ser preparado para que la
facturación se realice de tres maneras
distintas:
?
Emisión en controlador fiscal
?
Listado de comprobantes sobre papel
preimpreso
?
Carga de facturación en lote
En el caso de uso de controlador fiscal, el
sistema puede ser configurado para que
una sola impresora fiscal pueda ser
compartida desde distintos puestos de
trabajo.
La carga de facturación en lote es para
aquellos casos en que no se utiliza el
sistema para facturar en línea sino para
registrar comprobantes confeccionados
previamente en forma manual.
Con esta operatoria queda registrada en
forma automática toda la información
necesaria para el resto de los procesos
administrativos, tales como cuentas
corrientes, stock, listados impositivos, etc.
En lo referente a los precios, el sistema
realiza la facturación tomando los precios
prefijados en los artículos, realizando el
cálculo de IVA que corresponda según la
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Tel.: ++54 351 421-6609 / E-mail: [email protected] / www.timeinformatica.com.ar
Concepto
Usuarios
Sistemas estándares o a medida
configuración del artículo y la condición
impositiva del cliente.
Cuentas corrientes de clientes
Con este módulo se lleva un control
detallado y minucioso de las operatorias
realizadas con cada uno de los clientes.
La registración es tomada
automáticamente del sistema de
facturación. Luego, se dispone de una
carga de cobranzas donde se asientan los
ingresos de dinero que deben ser
imputados a cada una de las facturas de
compras.
Esas cobranzas permiten ingresar la forma
de pago, previendo efectivo, cheques,
tarjetas de crédito, transferencias
bancarias, etc.
Los cheques que ingresan en este módulo
son automáticamente registrados en el
módulo tesorería.
Se dispone también de consultas de
documentos vencidos, totales adeudados
por cliente, detalle de cobranzas por
período de tiempo, etc.
Libro de IVA Ventas
Permite emitir no solamente el libro IVA
ventas con el formato que dicta la
legislación vigente, sino también conocer
detalles tales como:
?
Totales de ventas para cada una de las
condiciones impositivas de clientes.
?
Totales por cada una de las distintas
tasas de IVA
?
Totales por provincia (convenio
multilateral)
COMPRAS
Este subsistema permite gestionar las
cuentas corrientes de proveedores,
mediante la registración de todos los
comprobantes que tiene que ver con esta
operatoria.
Ordenes de compras
Consiste en la carga y registración de los
comprobantes de solicitud de mercadería a
los proveedores.
Este archivo permite no solamente
disponer de una consulta de los artículos
que se van a comprar sino que también se
puede utilizar para facilitar la carga de los
remitos o facturas de los proveedores.
Carga de comprobantes
Administra el asentamiento y seguimiento
de los comprobantes de compras,
unificándolos luego por proveedor para su
INFORMATICA
posterior consulta.
Permite llevar un control tanto del ingreso
de la mercadería como de la deuda
generada hacia los proveedores.
Cuentas corrientes de proveedores
Centraliza la situación de la empresa con
respecto a las deudas de cada proveedor.
Permite cargar los pagos de los
comprobantes adeudados, realizando
automáticamente el cálculo de las
retenciones impositivas y emitiendo los
comprobantes de retención
correspondientes.
En esos pagos pueden utilizarse los
cheques que se encuentran en cartera,
quedando los mismos en un historial para
su posterior consulta.
Registraciones impositivas
Unificación de las operaciones provenientes
de las distintas operatorias de compras
para un completo informe impositivo.
Emisión del libro de IVA Compras, detalle
de retenciones sufridas por compras y
realizadas por pagos.
Exportación automática de información a
los aplicativos de la AFIP.
Se puede disponer de distintas listas de
precios en aquellos casos que sea
necesario.
Informes de stock
Aquí se pueden encontrar una serie de
informes y listados tendientes a controlar el
stock de la mercadería:
?
Detalle de stock físico
?
Inventario valorizado.
?
Stock histórico.
?
Discriminación de mercadería en los
distintos depósitos.
?
Existencia por debajo del mínimo o por
encima del máximo prefijado para cada
artículo.
Seguimiento
Consiste en un detalle minucioso de todos
los movimientos de stock que ha tenido un
artículo determinado en un período de
tiempo establecido. En cada uno de ellos
se detalla:
?
Fecha y hora del movimiento
?
Tipo de movimiento (compra, venta,
ajuste, etc.)
STOCK
Unifica todos los procedimientos y
herramientas para llevar un control de la
existencia de mercadería.
Captura automáticamente información
proveniente de los demás subsistemas
tales como ventas y compras, para así
conformar un registro que permita una
comprobación cierta y segura de los
artículos.
Permite realizar también ajustes de stock y
movimientos de existencia entre distintos
depósitos.
?
Número de comprobante
?
Cantidad
?
Stock (resultante)
Control de expedición por depósito
Aquí se dispone de un detalle de toda la
mercadería que se ha facturado y aún no
se entregó.
Permite realizar la emisión de remitos
tomando como base una factura
determinada. También permite emitir
remitos por movimientos de mercadería
entre depósitos
TESORERÍA
Artículos, rubros, marcas
Identificación integral de los artículos de la
firma, definiendo el perfil de los mismos
para su correcta identificación.
Los artículos se encuentran clasificados por
rubros y marcas (en caso que la misma sea
significativa) para una mejor
individualización.
Cada artículo tiene un detalle de precios
que incluye:
?
Precio de lista del proveedor
?
Porcentajes de descuento
?
Precio de costo
?
Porcentaje de utilidad
?
Precio de venta neto
En este subsistema se unifica toda la
información económica y financiera de la
empresa.
En este punto confluyen todos los datos
provenientes del resto de los subsistemas,
realizando una consolidación para un
entendimiento rápido y preciso de la
situación de los fondos.
Permite tener un punto de vista tanto
global como detallado de cada uno de los
puntos críticos en el movimiento del dinero
de la organización
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Concepto
Usuarios
Sistemas estándares o a medida
Caja
Detalle minucioso de cada movimiento que
provocó un ingreso o egreso de dinero,
detallando fecha, hora, concepto e importe
del movimiento de fondos.
Por cada uno de ellos se puede controlar la
forma de pago, incluyendo cheques propios
y de terceros.
Existe también la posibilidad de
confeccionar varias cajas, en caso de
organizaciones con más de un puesto de
caja o con varias sucursales.
Posibilidad de llevar un control de tarjetas
de crédito con presentación de cupones.
Cheques en cartera
Desde la carga de cobranzas a clientes se
alimenta la base de datos de cheques en
cartera.
Esta registración permite un control
minucioso de los valores, controlando la
fecha de vencimiento y el origen de cada
uno.
Estos cheques pueden ser utilizados tanto
para el depósito de los mismos, como así
también afectarlos a pagos a proveedores,
caso en el cual quedan en el sistema en un
estado de histórico para una futura
referencia.
Libro bancos
Conforma un control de todos los
movimientos bancarios, incluyendo todos
los motivos posibles de débitos y créditos.
Permite cargar todo el detalle de
movimientos bancarios con el objetivo de
realizar una comparación y control con el
registro del banco.
Incluye también saldos a futuro, acorde a
los movimientos que aún no han sido
conciliados.
CONTABILIDAD
Permite la definición del plan de cuentas, el
cual se puede configurar libremente acorde
a las necesidades de la empresa. En cada
cuenta se indica el nivel de jerarquía que
tendrá dentro del plan y opcionalmente su
influencia sobre los centros de costo.
Reúne automáticamente la información
proveniente de todas las operaciones de
compras, ventas, pagos, cobranzas y
bancos.
Mediante un método flexible de
configuración se puede especificar la
manera en que deben ser generados esos
asientos automáticos.
INFORMATICA
Asientos modelos: permiten cargar y dejar
asentada la estructura de aquellos asientos
que se reiteran a menudo. En la misma se
indicarán las cuentas que se involucran con
la imputación de cada una (debe o haber)
sin indicar los importes de las mismas. En
la carga manual de asientos el operador
podrá hacer referencia a estos asientos
modelos, los cuales solamente solicitarán
los importes a cargar en cada cuenta
agilizando de esta manera las imputaciones
contables.
Toda operación realizada queda registrada
en el sistema conjuntamente con el
operador que la llevó a cabo, facilitando así
el control y seguimiento de las
responsabilidades de cada usuario.
Listados
Cualquiera de los informes que emite el
sistema puede ser filtrado para mostrar
solo una cuenta, o un grupo de ellas, o
solamente las que pertenezcan a un
determinado centro de costo.
De la misma manera se puede indicar el
rango de fechas que se desea tener en
cuenta para la emisión de los listados.
?
Libro diario
?
Libro mayor
?
Balance de saldos
La estructura del sistema contable es de
utilidad tanto para darle el carácter formal
exigible por ley, como así también para
información gerencial y estudios de costos.
Finalizado un ejercicio contable, el mismo
no se elimina sino que queda almacenado
para futuras consultas.
SEGURIDAD
El sistema cuenta con un régimen de
seguridad mediante el cual se pueden
determinar distintas barreras para el
acceso a ciertos procedimientos críticos del
sistema.
Esos accesos pueden ser modificados por
aquel usuario del sistema que conozca una
contraseña especial para un acceso
superior.
Este usuario administrador cuenta con un
panel de control de accesos, donde define
quienes serán los usuarios del sistema
otorgándole a cada uno un perfil mediante
el cual determinará que tareas puede llevar
a cabo y cuales no.
Cada usuario del sistema deberá
identificarse con su contraseña, lo cual le
permitirá acceder a las tareas a las cuales
el supervisor le haya permitido el acceso.
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