Organización de un congreso
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TEMA 4 ORGANIGRAMA BÁSICO DE UNA REUNIÓN U ORGANIZACIÓN DE UN OPC Un OPC puede tener varios actos a la vez y cada acto tiene que tener su propio comité organizador Constitución del comité: Presidente Vicepresidente Secretaria (parte logística y operativa Subcomités o comités técnicos (debe haber tantos comités como necesidades tenga la reunión como: azafatas, programa social, cenas, viajes, catering, salas, ponentes, etc. Hay dos comités importantísimos: Comité Científico (seleccionado por la entidad que convoca) Comité de Honor (es la selección de unas personas para que den prestigio y credibilidad al acto) Cada proyecto tiene una organización interna, de medios, económica y técnica y cada una tiene recursos personales. Cuando se organiza una reunión hay una serie de cualidades que se van a ver sometidas a prueba en el desarrollo organizativo, son las siguientes: Imaginación Previsión Paciencia Flexibilidad Orden Energía Adaptabilidad Buen humor Condiciones físicas El organigrama interno a nivel general está determinado por: el organizador : es el que convoca, transmitiendo a un profesional las necesidades de llevarla a cabo, esta entidad se llama OPC, que asume todos los roles en la organización, asume responsabilidades de cobros, de pagos y de gestión. El OPC debe estructurarse en cada uno de sus proyectos son comités organizadores o de 1 planteamiento y comités técnicos específicos en función de la dimensión del evento. el director : la función de director recae sobre el presidente o junta elegida del comité organizador y asume la responsabilidad de los contenidos y objetivos del evento. • Es el nexo de conexión con toda la parte operativa del proyecto, por consiguiente debe planificar el desarrollo y coordinación en toda su dimensión • Es responsable de que se consigan los objetivos planteados • En su mano está la firma del pacto de colaboración con la entidad que convoca a través del documento básico o memoria descriptiva Características de los líderes eficaces: • Inteligencia • Iniciativa • Aptitud supervisora • Seguridad personal Habilidades de los líderes de grupo: Uno de los requisitos básicos para dirigir equipos de trabajo es tener la capacidad de formar y desarrollar un equipo eficaz, esto no sólo consiste en saber seleccionar a los miembros en función de sus conocimientos, experiencias, capacidades, sino saber emplear las habilidades necesarias para que se den las siguientes condiciones: • Debe conseguir objetivos y tareas claramente comprendidas por todos • Conseguir el compromiso de cada uno para conseguir el objetivo • Comunicación abierta, precisa y eficaz de ideas y pensamientos • Confianza aceptación y apoyo elevado entre los miembros • Aprovechamiento de las capacidades, conocimientos y experiencias de cada uno de los miembros • Distribución de la participación • Afrontamiento constructivo de los problemas Para poder alcanzar el éxito en la dirección de un equipo el líder deba desarrollar las siguientes funciones y habilidades: • Planificar • Iniciar (tiene que dar el primer paso) • Controlar • Apoyar • Informar • Evacuar Organización del comité de planteamiento u organizador • Presidente o director de la reunión • Vicepresidente • Secretario • Tesorero • Comités técnicos: • Comité científico: elegido por la entidad que convoca, está formado por un grupo de personas técnicas 2 o expertas en el tema base de la reunión, su responsabilidad consiste en dar forma al programa de actividades tratando de conseguir los objetivos; también sugiere los posibles ponentes y las vías de contacto con ellos, el comité organizador es el que contacta con el ponente y marca las pautas de su intervención, es su responsabilidad dejar en manos del comité organizador la gestión y procedimientos del ponente y sus ponencias, como: tiempo disponible, extensión del documento escrito, el idioma, el tipo de auditorio, el nivel cultural la espaciación, el material necesario para su exposición, etc. • Comité de honor: está formado por un grupo de personas nombradas por el comité organizador, cuya función es meramente honorífica, dando credibilidad o beneplácito al acto; las personas que aceptan ser miembros del comité deben aceptarlo por medio de carta o comunicado y pueden asistir o no al evento TEMA 5 ORGANIZACIÓN OPERATIVA DE UNA REUNIÓN La organización operativa se divide en cuatro organizaciones: organización de medios, interna, técnica y económica; cada una tiene una serie de recursos económicos, físicos y personales Organización de medios Cubre las sedes, los alojamientos, la restauración, medios audiovisuales, material técnico, traslados, servicios (a/a, seguridad, etc.) Sedes Para conseguir el éxito de una reunión es indispensable contar con buenas instalaciones, propias o contratadas. Las sedes se deben escoger en función de:el número de participantes, recursos económicos, imagen que se pretende trasmitir, comodidad de accesos, posibilidad técnica... Hay que tener en cuenta el tamaño, las características de iluminación y de ventilación, puntos de electricidad (220W y 125W), disposición de montaje (en cóctel es 1m2 por persona y por silla en aula 2,5 m2), hay que tener en cuenta las alturas y las puertas de acceso Tipos de mesa: ♦ Mesa en T ♦ Mesa en U, en herradura o mesa redonda ♦ En peine ♦ Presidencial con mesitas Medios Audiovisuales Son medios de apoyo de la comunicación para las intervenciones orales, la elección de los mismo es la responsabilidad de la organización de común acuerdo con los ponentes o comunicadores. Los medios audiovisuales más utilizados son: diapositivas, transparencias o retroproyector, pizarra, rotafolios o fleepchap, proyección de películas, videos, grabación, cañón de proyección con ordenadores, paneles informativos, de soporte fijo y material escrito en toda su dimensión Para detectar los medios necesarios en una reunión debe hacerse un estudio previo: 3 • Predilección o necesidad del orador • Adecuación de la sala • Acondicionamiento de la sala con sus puntos de energía • Valoración del tiempo y exposición y proyección Diapositivas Ventajas Buena visibilidad Pueden presentarse sesiones continuadas Son muy descriptivas y pueden proyectarse en colores Se pueden combinar la imagen y la palabra Inconvenientes La sala requiere oscuridad No pueden tomar nota Se pierde el contacto visual con el asistente Encarece la contratación la contratación de un técnico y de personal adecuado de recogida y distribución Transparencias Ventajas Fácil elaboración Se pueden realizar en colores La sala no requiere oscuridad No se pierde el contacto con el asistente Es de fácil manejo Se pueden superponer imágenes Inconvenientes Los desenfoques No es apto para salas grandes El ponente se debe desplazar por el escenario Hay que ponerlas al contrario 4 Pizarra Ventajas Útil para representar problemas o esquemas inmediatos No necesita oscurecer la sala Es de fácil manejo No necesita ni apoyo ni instalación técnica Se pueden rectificar errores Inconvenientes No acumula información La tiza o rotulador ensucia Problemas de visibilidad en la distancia Se pierde contacto visual con el asistente cuando da la espalda escribiendo Hay que escribir con letra clara Espacio muy reducido para escribir Rotafolios o Papelógrafo Ventajas Conserva la información No hay que oscurecer la sala Se puede tener preparado con anterioridad Es limpio Óptimo en salas pequeñas Inconvenientes Mala visibilidad en salas grandes Espacio reducido para escribir Hay que escribir con letra clara Se da la espalda al público 5 Video Ventajas Permiten movimiento Se pueden reproducir tantas veces como se quiera Son útiles para cosas reales para ilustrar temas Buena visibilidad en todos los ángulos Potencia el interés del oyente Inconvenientes Necesita sala oscura Pantalla de proyección Hay que especificar los videos Necesita técnicos de sonido e iluminación Tiene costes elevados No puede hablar el ponente mientras se muestra el video Ordenadores y Sistemas informáticos Ventajas Buena visibilidad Se puede conectar por satélite por una base de datos Modificar datos en información in situ Inconvenientes Costes elevados Soportes informáticos Ventajas De ilustración e información Inconvenientes Costes elevados 6 Previo diseño e imprenta Alojamientos y Restauración La elección del alojamiento de los participantes es una cuestión muy importante que lleva consigo una serie de consideraciones • Presupuestaria • Categoría de los asistentes • Distancia de la sede • Necesidades La elección del alojamiento y su comercialización se pueden gestionar de dos formas diferentes: El bloque masivo de habitaciones con sus correspondientes reservas y riesgos en función de las expectativas Comercialización de las distintas alternativas que el cliente reserva o bloquea y paga junto con la inscripción El bloqueo de la restauración se debe ajustar a una serie de principios, por ejemplo: • Presupuesto • Hábitos, costumbres y cultura • Ligereza y buena digestión Equipamiento y Material Técnico Toda secretaría debe contar con un tipo de equipamiento adecuado a necesidades como: ordenadores, impresoras, fotocopiadoras, teléfonos, fax, otras líneas, comunicadores internos, cabinas de traducción simultánea, mobiliario, elementos de decoración y material fungible CONTENIDO DEL DOCUMENTO BÁSICO • Asunto de la reunión o evento • Patrocinio y dirección de la misma • Objetivos que se perciben • Procedimientos a seguir • Viabilidad • Metodología del trabajo • Justificación del proyecto • Organización interna • Organización de medios • Organización técnica • Organización económica • Planificación • Presupuesto • Modelos de documentación • Formas de pago TEMA 6 DOCUMENTACIÓN 7 La preparación de la documentación para una reunión es un proceso continuo y se extiende a lo largo del proyecto, el diseño se lleva a cavo en la organización técnica (secretaría técnica), esta documentación es un tema que se debe llevar con minuciosidad y controlando todos los parámetros de calidad tanto a nivel administrativo como metodológico, es importante que se siga una línea corporativa. De forma genérica dividimos la documentación en: ♦ Interna, que se queda dentro de la organización, también podemos llamarla documentación administrativa ♦ Externa, es la que sale de la secretaría técnica hacia fuera, tenemos tres fases: antes durante y después Documentación Interna Formulario estándar o carta estándar solicitando reservas de viajes Formulario estándar o carta estándar solicitando reserva de alojamiento Formulario estándar o carta estándar solicitando reserva de transporte interno Modelo de carta estándar solicitando subvenciones Formulario de contratación de sedes y detalles Formulario de biografía para los ponentes notas administrativas internas Formularios de recibos Modelo de facturas Modelo de carta en blanco Modelo de carátula de fax Fichero de asistentes o formulario Fichero de proveedores Formularios de control económico Modelo de sobres en diferentes medidas Modelo estándar de contrato Modelo estándar internos de cartelería Modelo de balance Modelo de movimientos de caja 8 Modelo de inventario Documentación Externa Modelo de programa social Modelo de programa científico Modelo de circulares relativas y cambio en la reunión Invitaciones para actos sociales, comité de honor, invitados especiales, etc.(Saluda A...o tarjetones) Modelo de tarjeta de visitas Notificaciones para rueda de prensa Carta de convocatoria Carta de agradecimiento Modelo de inscripción Modelo de cuestionario Modelo de credenciales Modelo de meseros identificativos Modelo de cartelería externa identificativa Modelo de certificados de asistencia (para asistentes y ponentes) Modelo de documento básico o memoria descriptiva Modelo de ponencias Modelo de informe final o dossier Modelo de programa preliminar Modelo de relación de participantes (con sus características) El participante recibe la documentación en tres fases: Antes de la reunión Carta de convocatoria−−−en plazos en el último plazo: Carta de convocatoria (redactada detalladamente) Programa preliminar 9 Boletín de inscripción Soportes informáticos Durante la reunión Servicios contratados Credencial (logotipo, nombre del evento completo, tratamiento, apellidos, nombre, en calidad de que asiste, debajo el código de barras, en la misma hoja van separados por una línea de puntos, van el credencial, y los vales de los servicios contratados) Documentación general Después de la reunión Carta de agradecimiento Formulario para pedir ponencias Certificado de asistencia (dependiendo del caso) TEMA 7 MODERADOR La figura del moderador, conductor o presentador, desempeña una función vital en caminada a que la reunión marche hacia los objetivos previstos, controlando y dinamizando el acto En las reuniones pequeñas el moderador puede ser el propio organizador y en las grandes reuniones es conveniente que el mismo moderador dinamice todas las reuniones Funciones: • Manifestar delante del grupo una seguridad psicológica y física • Conocer el auditorio y prever las actitudes y posturas • Hablar el mismo lenguaje que los asistentes y apelar a su interés • Presentar los temas y materia de forma simple y concisa • Presentar a cada ponente con una breve biografía o trayectoria profesional • Abrir las sesiones de trabajo • Ceder la palabra • Estimular al auditorio para que pregunte e intervenga • Moderar el coloquio • Cerrar las sesiones • Sacar conclusiones HABILIDADES TACTO Y DESTREZA DEL MODERADOR La autoridad legal que posee un moderador nos es suficiente para controlar la reunión, es necesario poner en práctica otros elementos , como el tacto, la habilidad la agilidad y la rapidez para ejecutar aquellos falsos movimientos que pueden alterar la buena marcha de la reunión. 10 Dentro de los movimientos diferentes hay que tener en cuenta dos aspectos fundamentales ♦ Intradirectos, que es la personalidad ♦ Directos, que es la conexión de los asistentes como grupo no como individuo Intradirectos • Antes de entrar a la sala El coordinador debe comenzar su actividad de autocontrol antes de entrar al auditorio, repasando de forma somera su guión • Abrir la reunión El moderador debe abrir la reunión con capacidad de motivación, todo lo que proponga al inicio de la reunión será determinante para la creación de un buen ambiente y participación. La apertura debe estar cargada de aire positivo y de complicidad • Promover la participación Se deben formular preguntas al auditorio cuando no responden a la invitación de participar, en estos casos se formula una pregunta general que apela o sensibiliza la inquietud del auditorio. • Moderar la discusión Se debe evitar mostrar un sólo punto de vista, se deben controlar las formas y el trato entre los participantes y que los temas se ciñan al objeto de la reunión • Mantener la discusión en línea de objetivos Esto es no permitir las divagaciones y apelar al objetivo u orden del día • Controlar el ritmo vital Si las discusiones traspasan sus límites y se introducen en el terreno de la polémica, es necesario restablecer el ritmo señalando un descanso o introduciendo un nuevo elemento • Ajustarse a los horarios previstos Es sinónimo de seriedad, conocimiento y eficacia comenzar y terminar en la hora prevista • Obtener acuerdos y conclusiones Ninguna reunión se da por terminada o concluida si no se verbaliza una conclusión final, para ello el moderador a de resumir y hacer públicos estos conceptos TEMA 8 COORDINACIÓN Competencia general de la coordinación de A/A 11 Coordinar, supervisar y controlar las labores del equipo en el desarrollo de un acto, proporcionándoles los medios técnicos y materiales para el desarrollo de su labor y resolviendo las incidencias que se produzcan Competencias profesionales • Planificación de las necesidades de los recursos humanos, de los técnicos y de los materiales • Comprobar el número de asistentes al evento y hacer la división proporcional de asistencia por grupos de azafatas. Las funciones de A/A deben estar planificadas detalladamente tanto en tareas simultáneas como en alternativas, esto es la gestión eficaz de los recursos • Elaborar y poner a disposición de las A/A todo el material y dossieres necesarios para su uso como: programas, rooming list, listado de los asistentes, listado de ponentes, detalles de transfer, cartelería relación de servicios, etc. • Dotar a las A/A de todo el material in situ para trabajar, y si fuera necesario todo el apoyo tecnológico en sistemas operativos • Transmitir información e instrucciones claras para la realización del trabajo, a ser posible celebrar alguna reunión previa • Supervisión y control de los medios técnicos y materiales para la realización del evento • Megafonía, aparatos de grabación, luces, proyectores, traducción simultánea o consecutiva, retroproyectores, pointers (puntros), megafonía portátil, videoconferencia, etc.(informar al personal del manejo) • Mantener contactos con las empresas de servicios técnicos para: supervisión diaria de los aparatos, gestión de reparaciones, cambios oportunos, etc. • Supervisión de la decoración, mobiliario y otros elementos en la sala • Distribuir los espacios adecuadamente de acuerdo con las instrucciones recibidas colaborando con la organización en caso de posibles variaciones por ejemplo: • Paneles y elementos anunciadores de la sala • El número exacto de aforo para los asistentes • Distribución de personal adecuado • Ventilación y calefacción de la sala,etc. • Comprobación de los elementos materiales por ejemplo: identificadores o meseros de los ponentes, orden de intervención, composición de la mesa, agua documentación, papel, bolígrafos, rotuladores cargados, protocolo, banderas elementos corporativos... • Capacidad de ajuste a variaciones en la planificación inicial como por ejemplo que haya más número de pax. De lo previsto, asistentes minusválidos, inclemencias meteorológicas, variación del programa por imponderables • Control, supervisión y motivación del equipo • Comunicar al personal objetivos y planes de la organización • Motivar y delegar en el equipo haciéndoles partícipes de la decisión • Supervisar el rendimiento de las A/A, dándoles información sobre sus resultados Capacidades profesionales • Comportarse con responsabilidad y autonomía • Resolver problemas, quejas e incidencias de forma autónoma, estableciendo en caso necesario los canales a seguir en aquellos casos donde escape a su competencia • Informar a su equipo de las directrices de la empresa comprobando que el mensaje ha sido recepcionado • Organizar su propio trabajo de forma autónoma y establecer la planificación y la temporalización de la funciones de su equipo • Coordinar las tareas de forma que no se solapen • Efectuar la labor de seguimiento continuo de forma que el equipo se sienta seguro y respaldado en su 12 trabajo. • Asumir como propios todos los principios de calidad y atención al cliente • Comunicarse con compañeros y superiores proporcionando y solicitando aquella información que permita una óptima organización de tareas • Favorecer un ambiente de trabajo agradable y demostrar seguridad y control sobre si mismo COMPLEMENTARIAS COMUNICACIÓN • La comunicación en su amplio aspecto Es un proceso durante el cual se realiza un intercambio de ideas, pensamientos, información etc. Por medio de la palabra, de los gestos y de los símbolos que supongan una participación activa, a través de un canal En la comunicación participan diferentes elementos: EMISOR− RECEPTOR− RETROALIMENTACIÓN (feed−back) • Características del mensaje informativo ♦ Claro ♦ Breve ♦ Ordenado ♦ Insistente ♦ Ilustrado ♦ Completo ♦ Retroalimentación (feed−back) • Claves que apoyan la comunicación La comunicación no es posible si no se acompaña de un comportamiento no verbal El acompañamiento no verbal es imposible ocultarlo en un mensaje de comunicación, se pueden cuidar al máximo las palabras, la construcción del mensaje, el rostro, la mirada, pero el cuerpo es delator de los sentimientos. Las claves son: ♦ La mirada: indica que se ha hecho un contacto con otra persona, se debe mantener la mirada dentro de lo posible durante la comunicación ♦ Expresión facial: nos referimos a la cara, al gesto. Es el principal sistema para mostrar las emociones y el área más importante y compleja de la comunicación no verbal. La expresión facial muestra un estado emocional,: es la postura del cuerpo, la forma de mantenerse en pie, la forma de indica una actitud hacia los demás y por íltimo modifica y completa lo que se está diciendo ♦ Postura corporal caminar refleja siempre una actitud. Existen categorías corporales: ♦ Acercamiento− es una postura atenta y con el cuerpo inclinado hacia delante ♦ Retirada− negativa y hacia atrás ♦ Expansión− orgullosa arrogante y con hombros muy erguidos ♦ Contracción−depresiva, hombros caídos, cabeza baja, tronco inclinado ♦ Los gestos: las manos, la cabeza y los pies producen una amplia variedad de gestos que se 13 usan para una serie de propósitos y amplían la comunicación. Pueden tener tres posibles funciones: ◊ Ilustrar ◊ Remplazar la palabra ◊ Refleja estados emocionales no intencionados ♦ Distancia ◊ Íntima: contacto físico ◊ Social: donde se contacta pero sin contacto 1,5 metros aprox. ◊ Pública: ninguna referencia de contacto ◊ Voz: es el instrumento básico para la comunicación, esta puede crear confianza, seducir sugerir, influir... En la voz debemos considerar el volumen, el ritmo, la cadencia, la inflexión... Hay que cuidar el uso indiscriminado de las muletillas • Barreras que dificultan la comunicación • Percepción, que pude ser • Subjetiva, ante un mismo mensaje dos personas pueden reaccionar de manera diferente • Acumulativa, esto significa que a más señales mejor comprensión, de ahí la importancia de repetir las ideas claves una y otra vez y también la importancia de algún soporte audiovisual • Condicionada: La percepción está influida, percibimos aquello que más necesitamos o lo que más nos interesa en ese momento e influyen acontecimientos personales o alguna experiencia previa • Tiene estatus: la comunicación está mejor aceptada si viene de un experto que de un profano • Estética: la forma física, la imagen de la persona, etc., la percepción será mejor • Sentimientos: El estado anímico influye • Negativismo Actitud negativa o comportamiento negativo, donde el receptor no acepta el mensaje, las causas pueden estar atribuidas al emisor o al receptor siempre como único denominador común la palabra o las frases dichas • F. negativas: son aquellas que empiezan con un no (para quedar bien pero no quiere hacerlo • F. Con espina: pueden molestar al receptor subestimando su capacidad de comprensión (me entiendes?) • F. Dubitativas: aquellas que introducen en el mensaje dudas (Creo que...) • F. Negras: dan una sensación al receptor de que las cosas no está claras (no se preocupe que mañana lo tiene) • F. Condicionales: es donde se introduce el verbo en forma condicional (si me hubiera...) • F. De confianza: aquellas donde se intenta atraer al receptor a tu terreno hacedles cómplices (entre usted y yo...) • F. De superioridad: siempre tienen el YO • F. De Inferioridad: (bueno si usted...) • Reglas para hablar bien en público El hecho de tener que hablar en público produce gran ansiedad, sin embargo esta actividad como cualquiera se aprende y se perfecciona Es necesario seguir una serie de pasos para llegar a prestar una comunicación eficaz • Imaginar y conocer al auditorio, el tipo de colectivo al que vamos a dar el mensaje, su capacidad de escucha y si presenta o no alguna barrera de comunicación 14 • Construir el mensaje, la idea fuerza o mensaje final que deseamos grabar en la mente del auditorio se ha de exponer al principio y al final de la intervención, el mensaje se debe construir de la siguiente manera • Una introducción • Desarrollo • Conclusión • Pensar en términos emocionales, hay que considerar el mensaje desde el punto de vista emocional para que llegue, ya que las sensaciones se graban mejor que las ideas, es importante el empleo de anécdotas • Vivir el mensaje mediante la expresión de todo el cuerpo Para hablar en público es importante: • Apoyar la mirada sobre aquellas personas que inspiran confianza • Respirar profunda y correctamente, el oxígeno relaja • Sonreír • Pensar en algo divertido y positivo • Usar los silencios para subrayar frases • Construir un guión claro, ordenado y con letra legible • Ser natural, transmitir confianza y confiar en uno mismo • Hacer buen uso de los gestos y el cuerpo • Exponer con voluntad y cariño La intervención comienza con el llamado minuto inexorable, el proceso es el siguiente: • Asegurarse de que su presencia es correcta • Relajarnos, inspirar y dejar el aire en el estómago • Moverse en el lugar de intervención para que le vean y para acreditar la predisposición • Acomode y ordene sus papeles • Mirar al auditorio, haga un barrido con la vista y tome su primer contacto visual • Sonría porque la sonrisa crea buen clima • Espere a que cesen los ruido y comience, olvídese de sí mismo y concéntrese TRABAJO EN EQUIPO Es un conjunto de personas relacionadas entre sí de forma organizada para conseguir un objetivo común en un tiempo determinado Características Tiene que ser / tener • Dinámico y cambiante • Intereses comunes, no personales ni particulares • Buen clima de trabajo • Deben conseguir resultados que implique responsabilidad • Tiene que tener multidisciplinariedad, implica la unión de esfuerzos diferentes, personas con diversas formaciones y experiencias. • Debe haber un mismo movimiento en sentido y dirección • Tiene que ser temporal Estrategias de trabajo en equipo 15 En contra de lo que mucha gente cree, existen muchas formas de trabajo en equipo Uno solo− es una estrategia que se utiliza muchas veces y consiste en que cada miembro tiene asignada una determinada tarea y la realiza en solitario Uno con Uno− en esta estrategia sucede lo mismo, algunas tareas las deben realizar dos miembros del equipo que trabajan juntos en un determinado momento Uno con algunos− lo mismo que los anteriores pero puede ser indistinto Uno con Todos − esta situación es en la que se piensa cuando decimos trabajo en equipo, donde todos los miembros están presentes en un mismo lugar, este es un enfoque que necesita de la colaboración de todas las personas Todos con uno− los integrantes del equipo dirigen su atención a uno de los miembros Tipos de equipos de trabajo Dos aspectos importantes ◊ el contenido: es aquello a lo que el equipo aplica sus esfuerzos ◊ proceso: es la forma que utiliza el equipo para desarrollar el contenido Aunque hay muchas formas posibles de agrupar los intereses de un equipo de trabajo, hay 5 combinaciones que 5 tipos más usuales de equipos de trabajo Combinaciones • Máximo interés por la producción y mínimo por las personas • Mínimo interés por la producción y máximo por las personas • Mínimo interés tanto por la producción como por las personas • Grado medio de interés por ambas partes • Alto interés por la producción y por las personas Formación de equipos de trabajo A la hora de formar un equipo de trabajo tenemos que tener en cuenta una serie de variables • Características de personalidad de los miembros, ejerce una profunda influencia • Tamaño del grupo, ligado al tamaño de la holgazanería • Heterogeneidad del grupo, un equipo de trabajo exige diversas destrezas y conocimiento, estos grupos son los más eficaces Rendimiento y Mantenimiento Un equipo de trabajo para funcionar correctamente debe: • Dirigirse hacia un objetivo (es rendimiento y producción) • Mantenerse unido y coordinado, para ello han de reunir las siguientes características: • Alta orientación a la larga, como resultado del una alta motivación de cada miembro • Amplia participación de todos, no solo en la ejecución sino también en las deliberaciones, en aportar ideas nuevas • Intenso intercambio de ideas, opiniones e información 16 • Tolerancia en las diferencias de caracteres y desacuerdos • Apertura de todos y cada uno de los miembros a la crítica constructiva • Clima general libre y relajado sin negar la disciplina • Sensibilidad de los valores humanos de los compañeros no sólo como miembros del grupo sino como personas • Delegación de tareas y funciones que fomenten la responsabilidad y el sentido de la importancia 17
