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SERVICIOS DE TESORERÍA
®
Image Deposit Direct
Guía del Usuario - Versión 2.0
Instrucciones paso a paso para instalar y usar
Image Deposit Direct
©2010 JPMorgan Chase & Co. Reservados todos los derechos. JPMorgan Chase Bank, N.A. Miembro FDIC
GUÍA DEL USUARIO
CONTENIDO
Image Deposit Direct® - Introducción ..................................................................................... 3
Cómo iniciar sesión en el sitio web .......................................................................................... 3
Cómo crear un depósito ........................................................................................................... 5
Preparar los cheques para escanear ..................................................................................................5
Escanear Ítems (Scan Items)............................................................................................................6
Ingresar Datos (Key Data) ............................................................................................................. 11
Balancear Lotes (Balance Batches) ................................................................................................. 14
Consejos para balanceo ................................................................................................................. 15
Aprobar Lotes (Approve Batches) ................................................................................................... 16
Cómo confirmar un depósito ................................................................................................. 18
Confirmar aceptación de depósito .................................................................................................. 18
Cierre de fin del día ................................................................................................................ 20
Confirmar que todos los lotes se procesen ....................................................................................... 20
Confirmar que todos los lotes se acepten......................................................................................... 20
Cómo resolver errores ........................................................................................................... 21
Cómo encontrar el Cuadro de Corrección de Línea MICR en Ayuda ............................................. 22
Corrección de error de línea MICR ................................................................................................. 23
Ítems superpuestos (Piggyback) ..................................................................................................... 24
Duplicado Detectado ..................................................................................................................... 26
Anular un cheque (Void a Check) ................................................................................................... 27
Reprocesar un Cheque Anulado ..................................................................................................... 30
Reabrir un lote pare escaneo adicional ............................................................................................ 31
Cancelar un lote ............................................................................................................................ 32
No conformidades de imagen (Non-Conforming Images)................................................................. 34
Cómo buscar una imagen ....................................................................................................... 35
Cómo acceder al informe Todos los Ítems (All Items Report) .............................................. 37
Leer el informe Todos los Ítems (All Items Report) .......................................................................... 39
Bajar el informe Todos los Ítems (All Items Report) ........................................................................ 41
Cómo usar la función de franqueo......................................................................................... 44
Función de franqueo en modalidad simple ...................................................................................... 44
Función de franqueo en modalidad de lotes (batch) ......................................................................... 46
Cómo administrar cuentas de usuario .................................................................................. 48
Referencia rápida para cuentas de usuarios..................................................................................... 49
Roles y funciones....................................................................................................................... 49
NNNombre de usuario y contraseñas .......................................................................................... 49
Autenticación multi-factor ............................................................................................................. 50
Introducción ............................................................................................................................. 50
Configuración de preguntas y respuestas de seguridad ................................................................. 50
Modificar las preguntas de seguridad .......................................................................................... 51
Reconfigurar las preguntas de seguridad ..................................................................................... 53
Cómo salir del programa ....................................................................................................... 56
Soporte técnico ....................................................................................................................... 57
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Image Deposit Direct® - Introducción
Image Deposit Direct (IDD) es la solución de depósito remoto del banco. IDD es una solución de
hardware, software y procesamiento principio a fin que permite eliminar la mayoría de los pagos en
cheques de papel en sucursales, buzones de depósito y terminales internas de depósito de cheques
de clientes de consumo (lockboxes). La tecnología de J.P. Morgan permite a los clientes escanear
sus cheques, almacenarlos en forma segura en un archivo accesible por la web, convertir cheques de
clientes de consumo en transacciones de cámara de compensación y enviar las imágenes a los
centros de procesamiento de J.P. Morgan para depósito y compensación.
Cómo iniciar sesión en el sitio web
1. Ingrese la siguiente dirección web en su navegador: https://www.itmsonline.com
2. Inicie sesión utilizando su ID de usuario asignado y contraseña.
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3. Haga clic en Ingresar (Login).
RESULTADO: Aparece la pantalla de Inicio (Startup).
Nota: Si es la primera vez que inicia sesión, deberá activar su perfil de Autenticación
Multi-factor. Consulte la sección “Autenticación multi-factor” en “Cómo administrar
cuentas” para ver instrucciones detalladas.
Si hay inactividad del usuario, el sistema le pedirá que permanezca activo. Para
continuar la sesión, presione Continuar (Continue); de lo contrario, se desconectará
automáticamente del sistema.
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Cómo crear un depósito
Preparar los cheques para escanear
1. Endose los cheques según los procedimientos de su compañía
2. Ordene los cheques en el fajo de menor a mayor tamaño, para minimizar atascos
de papel
3. Calcule el total y el conteo detallado de todos los cheques a incluir en el depósito
y vuelva a calcular el total para confirmar exactitud
Si los dos cálculos no coinciden, compare los montos de los cheques en cada lista. Cuando
encuentre una discrepancia, ubique el cheque en su lote para determinar qué monto es el
correcto
Nota:
Este es su Total de Lote (Batch Total); también verifique el conteo de ítems.
Limite los lotes a 150-200 cheques para facilitar el balanceo y la
investigación.
4. Airee los cheques para minimizar la estática y asegurarse de que no estén
enganchados
5. Acomode el fajo sobre una superficie plana para alinear los bordes (con los
cheques de frente hacia usted, los bordes derecho e inferior deben quedar
parejos)
6. Coloque los cheques cuidadosamente en el hopper del scanner
Nota:
Cargue los cheques con el reverso del cheque contra la guía azul en el
scanner modelo Panini, o con el anverso hacia arriba y la parte inferior del
cheque hacia la luz LED en el scanner RDM.
Inserte cheques hasta que se produzca una leve resistencia y luego retírelos
hacia atrás una fracción de pulgada.
7. Extienda la bandeja de entrada del scanner para posicionarla para captar los
cheques (sólo scanner Panini)
Nota:
La bandeja de entrada se encuentra frente al plato de presión de aleta azul
en el scanner Panini.
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Escanear Ítems (Scan Items)
8. Haga clic en Depósito (Deposit).
RESULTADO: Se muestra la pantalla Estado de Lote (Batch Status).
Nota:
La pantalla Estado de Lote (Batch Status) le permite saber qué tiene
activo en cada módulo del proceso de creación de depósito: Escanear
Ítems, Ingresar Datos, Balancear Lotes, Aprobar Lotes.
9. Haga clic en Escanear Ítems (Scan Items).
RESULTADO: Aparece la pantalla Crear Depósito / Escanear Ítems (Create
Deposit/Scan Items).
10. Seleccione la ubicación correcta del menú desplegable.
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11. Seleccione la cuenta correcta del menú desplegable.
12. Haga clic en Escanear Ítems (Scan Items).
RESULTADO: Aparece la pantalla Total de Control de Lote (Batch Control
Total).
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13. Escriba el Total de Lote en el campo Total de Control de Lote (Batch
Control Total) y haga clic en OK.
El punto decimal es opcional.
Los siguientes son ejemplos de cómo ingresar montos en dólares.
Para ingresar $200.00, escriba 200.00 o 20000
Para ingresar $4.00, escriba 4.00 o 400
RESULTADO: El scanner se activa y escanea los cheques. Aparece el cuadro de
diálogo de página web Estado de Escaneo (Scanning Status).
Nota:
Si utiliza la función de Franqueo en modalidad simple (Single Mode
Franking), consulte esa sección de este documento para ver las pantallas y
los procedimientos específicos de esa función.
Nota:
El cuadro de diálogo de página web Estado de Escaneo (Scanning Status)
informa el progreso del lote escaneado, dando el número de cheques
capturados. Cuando finaliza el escaneo, los documentos escaneados deben
coincidir con el conteo de ítems anotado al preparar el lote.
RESULTADO: Se ve el siguiente cuadro de diálogo cuando termina el escaneo.
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14. Haga clic en OK o presione Enter para cerrar el cuadro de diálogo Estado de
Escaneo.
Si…
Entonces…
Todos los cheques fueron
escaneados,
No se requiere acción, ya que
Escaneo completo es el valor
por omisión (default).
RESULTADO: Se abre el cuadro
de diálogo Opciones de Lote
(Batch Options).
Si deben incluirse cheques
adicionales en el lote actual,
Haga clic en Continuar escaneo
(Resume Scanning).
Si...
Se prevén cheques adicionales para
este lote,
El procesamiento del lote debe ser
suspendido temporariamente,
Todos los cheques para el lote fueron
escaneados y están listos para la
entrada de datos,
Descontinuar lote (Discontinue
Batch),
Entonces haga clic en...
Deje el lote abierto para cheques
adicionales (Leave batch open for
additional items).
Cierre el lote (Close batch).
No se requiere acción, ya que
Cerrar lote y proceder a
Ingresar datos (Close Batch
and proceed to Key Data) es el
valor por omisión.
Cancelar lote (Cancel Batch).
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15. Haga clic en OK o presione Enter para continuar.
16. Confirme que la ubicación y la cuenta se muestren correctamente.
17. Haga clic en OK para terminar de cerrar el lote.
Interprete el Modo de Procesamiento de la siguiente manera
PNP = Persona No Presente
PP = Persona Presente
Nota:
Las condiciones comunes de excepción que podrían producirse durante el escaneo
incluyen errores MICR (MICR errors), Duplicado Detectado (Duplicate detected) e
Ítems Superpuestos (Piggyback items).
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Ingresar Datos (Key Data)
Cuando se cierra el lote, el lote pasa al módulo Ingresar Datos (Key Data) y aparece la
pantalla Crear Depósito/Ingresar Datos (Create Deposit/Key Data). Sólo los cheques
no leídos por el scanner se presentan para la entrada de datos en Ingresar Datos.
Nota:
Si se seleccionó Cerrar Lote (Close batch) o Dejar Lote Abierto (Leave Batch Open)
para ítems adicionales en el cuadro de diálogo de Opciones de Lote (Batch Options),
puede acceder al módulo Ingresar Datos desde la pantalla principal de Crear
Depósito:
Mostrar Autocompletar (Show
Auto Complete)
Barra de herramientas de
imagen (Image tool bar)
Verificar el campo de monto
(Check amount field)
Enviar datos
(Submit Data)
Anular transacción
(Void transaction) Reabrir
(Reopen)
Listo
(Done)
1. Verifique que el monto en el campo de monto coincida con el monto del cheque.
Sólo se permiten cifras y puntos decimales en el campo de Monto. Si se ingresa
otro carácter que no sea un número o punto decimal, los datos ingresados
aparecerán en rojo.
¡Asegúrese de ingresar los montos desde la imagen en la pantalla, NO desde los
documentos en papel!
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Nota:
Recuerde: sólo los cheques no leídos por el scanner se presentan para la entrada
de datos en Ingresar Datos, pero puede elegir ver todos los cheques del lote
seleccionando la opción Mostrar Autocompletar (Show Auto Complete):
•
Hay muchas opciones de imagen en la barra de herramientas:
Si su compañía solicitó el campo opcional de remito, la pantalla Ingresar Datos
incluirá el campo para ingresar datos de remito; hay campos adicionales
disponibles si lo solicita.
1. Escriba su número/identificador de remito exclusivo en el campo Remito
(Remittance).
Escriba sólo números y letras en este campo.
No se permiten caracteres especiales ni espacios.
El número máximo de caracteres es 22.
Si se ingresa otro carácter que no sea un número o decimal, los datos ingresados aparecerán
en rojo.
2. Haga clic en Enviar Datos (Submit Data) o pulse Enter para mostrar el
siguiente cheque.
Haga clic en Listo (Done) para suspender el proceso de ingreso de datos.
Podrá continuar el ingreso de datos desde la pantalla Estado de Lote (Batch Status) haciendo
clic en Ingresar Datos (Key Data) y doble clic en el lote.
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3. Una vez verificados e ingresados todos los cheques Y si el lote se encuentra
balanceado, se ve el siguiente cuadro de diálogo.
Si...
Entonces haga clic en...
Se requiere ingresar lotes
adicionales,
Mostrar lotes disponibles para ingresar (Show
batches available for keying).
Se requiere ingresar lotes
adicionales,
RESULTADO: Muestra una lista de lotes para
elegir.
Ingresar el próximo lote disponible (Key next
available batch).
El ingreso terminó y está
balanceado,
Si el ingreso terminó pero
el lote NO ESTÁ
balanceado,
RESULTADO: Muestra el próximo lote
disponible.
Lote está balanceado / Proceder a Aprobar
Lotes (Batch is in Balance/ Proceed to Approve
Batches).
RESULTADO: Muestra la pantalla Aprobar
Lotes (Approve Batches).
Lote debe balancear. Seguir a Balancear Lotes
(Batch needs balancing. Proceed to balance
batches).
RESULTADO: Muestra la pantalla Balancear
Lote (Balance Batch).
4. Haga clic en el botón correspondiente indicado en la tabla precedente y haga
clic en OK.
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Balancear Lotes (Balance Batches)
Cuando se termina de Ingresar Datos para un lote y el lote no está balanceado (el
total de cheques no es igual al total del lote ingresado), el lote pasa al módulo
Balancear Lotes (Balance Batches).
Nota:
Si cerró el lote sin balancear, puede acceder al módulo Balancear Lotes
desde la pantalla principal Crear Depósito (haga doble clic en el lote para
abrirlo):
Nota:
Para facilitar el balanceo, tenga su listado correcto de cheques (tira de
calculadora u hoja de cálculo utilizada para calcular el lote) disponible
para referencia.
En Crear Depósito / Balancear Lotes (Create Deposit/Balance batches), verifique el
Total de Control de Lote (Batch Control Total) con el total calculado. Si un total de
lote es incorrecto, reingréselo para obtener el monto correcto.
Cada vez que se ingresa una corrección, se actualiza el Total de Lista (List Total).
La Lista de Montos de Cheque
(Check Amount List) contiene
montos individuales capturados
de los cheques escaneados.
Imagen de cheque
Total de Lista (List Total) es el cálculo del
sistema para el total de cheques capturados.
El Total de Control de Lote (Batch Control
Total) es el monto del lote calculado antes
del escaneo e ingresado por el operador.
por el operador.
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1. Haga clic para ver el primer ítem en la Lista de Montos de Cheque (Check
Amount List) y verifique el monto del cheque con el monto de la Imagen de
Cheque (Check Image). Si el monto del cheque no coincide con la imagen
mostrada, corrija el monto del cheque y seleccione el siguiente ítem en la lista
de montos de cheques hasta revisar todos los cheques del lote.
2. Una vez realizadas todas las correcciones, compare el total de la lista y el total
del lote.
Si el Total de Lista…
Coincide con el Total de
Control de Lote,
NO coincide con el Total de
Control de Lote,
Entonces…
Haga clic en Guardar (Save) para
continuar el proceso de lote.
Vea la siguiente tabla.
Consejos para balanceo
Si…
Entonces el posible error es…
Y la solución posible es…
Total de Lista > Total
de Control de Lote
1. Falta el cheque en el Total de Lista–
compare la tira de calculadora u hoja
de cálculo con la lista de ítems en
pantalla. Si encuentra discrepancias,
visualice en la pantalla tres ítems
antes y tres ítems después del ítem
faltante para confirmar que tengan el
monto correcto y asegurarse de que el
supuesto faltante verdaderamente
esté faltando y no se haya superpuesto
con otro ítem o no haya sido
escaneado con el monto incorrecto.
2. El cheque se capturó por un monto
menor al listado en la tira de cálculo
del lote.
1. Si el cheque verdaderamente
está faltando y debe ser
escaneado, Reabra (Reopen) el
lote para incluir el cheque.
2. Si el cheque se superpuso con
otro, Anule (Void) la imagen que
contiene las dos (o más) imágenes
y luego Reabra (Reopen) el lote
para escanear todos los cheques
afectados en el lote.
Total de Lista < Total
de Control de Lote
1. El cheque fue escaneado pero no se
incluyó en el total de Control de Lote.
2. El cheque fue escaneado por un
monto mayor que el listado en el
cálculo de lote.
2. Verifique si la imagen del ítem
se capturó con el monto
incorrecto. Corrija el monto del
cheque.
1. Anule (Void) el cheque y luego
escanee el cheque en un lote
separado (o diferente).
2. Verifique si la imagen del ítem
se capturó con el monto
incorrecto. Corrija el monto del
cheque.
Ejemplo de ítem superpuesto (Piggyback Item).
¡Esta superposición (o cualquier superposición de ítems) siempre debe
eliminarse y ambos ítems deben escanearse nuevamente!
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Aprobar Lotes (Approve Batches)
Una vez balanceado el lote, pasa al módulo Aprobar Lotes (Approve Batches).
Nota:
Si usted cerró el lote balanceado sin aprobar, puede acceder al módulo
Aprobar Lotes desde la pantalla principal Crear Depósito:
Indica si el lote contiene ítems que
requirieron reparación MICR.
+ Expande el lote para
mostrar los ítems que
contiene.
Use este casillero de
Depósito para seleccionar
todos los lotes disponibles.
Indica si el lote contiene ítems
señalados como duplicados.
Use este casillero
de Depósito para
seleccionar sólo
este lote.
¡Atención!
Cuando se envía un lote a Depósito, los cheques no pueden ser anulados y los lotes no pueden
ser borrados
Enviar a depósito
Submit for Deposit
Si todos los lotes mostrados en la lista son exactos y están listos para Depósito, haga clic en
el casillero de Depósito en la fila del encabezado para seleccionar todos los lotes.
1. Haga clic en el casillero Depósito (Deposit) para que se apruebe el lote.
2. Haga clic en Enviar a Depósito (Submit for Deposit) en el pie de la
pantalla.
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RESULTADO:
.
3. Haga clic en OK para continuar.
RESULTADO: Se muestra la Lista de Lote (Batch List).
Ícono de
impresora
4. Imprima la Lista de Lote haciendo clic en el ícono de impresora en el extremo
superior izquierdo de la pantalla.
Observe que la primera vez que un usuario imprime la Lista de Lote, deberá
conectarse con derechos administrativos.
RESULTADO: Se muestra la ventana estándar del Windows Print Manager
cuando termina la instalación.
5. Haga clic en OK para imprimir la Lista de Lote y cierre el lote.
6. Imprima el documento para retenerlo en sus registros y cierre la ventana de lista
de lote.
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Cómo confirmar un depósito
Confirmar aceptación de depósito
Una vez enviado el lote, pasa al Historial de Depósitos (Deposit History) del módulo
Aprobar Lotes (Approve Batches).
Nota:
Si salió del módulo Aprobar Lotes, puede acceder al módulo Aprobar
Lotes desde la pantalla principal de Crear Depósito:
1. Seleccione la pestaña Historial de Depósitos (Deposit History).
RESULTADO: Aparece una lista de lotes, en diversos estados de aprobación.
En espera (Waiting) – Depósito aún no enviado (Deposit not yet sent)
Enviado (Sent) – Enviado a J.P. Morgan y pendiente de aceptación (Sent to
J.P. Morgan and pending acceptance)
Aceptado (Accepted) – J.P. Morgan recibió el depósito y lo procesará (J.P.
Morgan has received the deposit and will process)
IMPORTANTE:
Todos los depósitos (lotes) ACEPTADOS antes de las 7:00 PM ET se tratarán como
depósitos del día actual y se incluirán en un total de depósito correspondiente a ese día.
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Nota:
•
Puede hacer clic en el botón Actualizar (Refresh) en el
extremo superior derecho del historial de depósitos para ver el
estado actual de todos los lotes.
•
Una vez que se presentó el lote para depósito, puede llevar hasta
45 minutos para que refleje en el estado ACEPTADO.
•
Si el lote no se ve como ACEPTADO dentro de los 45 minutos de
presentado, llame a nuestro Grupo de Soluciones Técnicas para
informar el problema: 866-619-3060.
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Cierre de fin del día
Confirmar que todos los lotes se procesen
IMPORTANTE:
Revise la pantalla Estado de Lote al cierre de cada día de procesamiento para asegurarse de que no
haya lotes sin procesar (todos los módulos deben reflejar cero en las categorías Escanear Ítems,
Ingresar Datos, Balancear Lotes y Aprobar Lotes). Todos los ítems escaneados deben presentarse
para depósito o anularse cada día.
TAMBIÉN IMPORTANTE:
También será alertado acerca de lotes sin terminar, por un mensaje al pie de la pantalla Estado de Lote.
Confirmar que todos los lotes se acepten
IMPORTANTE:
Revise la pestaña Historial de Depósitos al cierre de cada día de procesamiento para asegurarse de
que no haya lotes en estado de Espera o Enviados (todos los lotes deben tener el estado Aceptado).
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Cómo resolver errores
Referencia de Verificación de Línea MICR
IDD realiza una prueba de verificación de línea de código en cada documento de
cheque escaneado. La prueba rechaza líneas de código que:
•
No contienen todos los campos requeridos: Routing, Cheque del Banco
(OnUs), Serie (Serial) y Monto (Amount).
Mensaje de error:
•
Contienen un formato de Cheque del Banco (OnUs) inesperado.
Mensaje de error:
•
Contienen un número de cuenta o de tránsito vacío.
•
Contienen un campo Cheque del Banco (OnUs) cuya longitud supera los 20
caracteres.
Mensaje de error:
•
Contienen números de tránsito que no son de 9 dígitos o de 4-4 dígitos de
longitud.
Mensaje de error:
•
Contienen un número de tránsito cuyo último dígito no pasa la prueba de
verificación del Número de Routing ABA.
Mensaje de error:
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Cómo encontrar el Cuadro de Corrección de Línea MICR en Ayuda
Pueden elegirse letras o símbolos para reparar estos símbolos cuando se realiza la
corrección de MICR.
Volver a instrucción Escanear Ítems
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Corrección de error de línea MICR
Los errores de línea MICR se muestran inmediatamente después del escaneo.
Use las letras o los símbolos correspondientes para
corregir símbolos MICR dañados o faltantes.
Cuando aparece un error de Línea MICR (como se muestra en la pantalla superior):
1. Haga clic en Editar (Edit).
2. Posicione el cursor en los signos de pregunta indicados en el campo Ingresar
datos de cheque (Enter check data).
3. Escriba la corrección (use la herramienta en la parte inferior de la pantalla para
insertar símbolos MICR o use las letras correspondientes según se indica) en el
campo Ingresar datos de cheque (Enter check data).
Si la firma o una pequeña rasgadura causa un error de línea MICR, la línea de código
puede corregirse y el cheque puede ser aceptado.
4. Haga clic en Enviar Cambios (Submit Changes).
Si no puede reparar la línea de código, seleccione Rechazar Cheque (Reject Check) y
el ítem se eliminará del depósito. Si nuevos intentos por escanear el cheque no
funcionan, contacte al Grupo de Soporte Técnico para solicitar asistencia: 866-6193060
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Ítems superpuestos (Piggyback)
Las imágenes con ítems superpuestos (piggyback) se producen cuando dos o más
cheques se procesan por el scanner al mismo tiempo. No importa cuánta
superposición haya ni en qué función se descubra (escanear, ingresar datos,
balancear o aprobar lotes), el ítem debe ser rechazado o anulado:
Superposición identificada durante escaneo – Seleccione
Rechazar cheque (Reject check)
Superposición identificada durante Ingresar Datos – Seleccione
Anular transacción (Void Transaction)
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Superposición detectada durante Balancear lotes – Seleccione Anular
transacción (Void Transaction)
Consulte la siguiente tabla para ver las Acciones / Resolución para ítems
superpuestos
Módulo
Escanear Ítems
(Scan Items)
Ingresar Datos
(Key Data)
Balancear Lotes
(Balance batches)
Aprobar Lotes
(Approve batches)
Acción
Resolución
•
Seleccione la opción Rechazar
Cheque (Reject Check).
•
Ubique y extraiga físicamente
del lote todos los cheques
superpuestos.
•
Seleccione la opción Anular
Transacción (Void Transaction).
Seleccione Reabrir Lote (Reopen batch) y
prepare los cheques para escaneo. Cárguelos
en el hopper del scanner.
•
Ubique y extraiga físicamente
del lote todos los cheques
superpuestos.
Del cuadro de diálogo Estado de Lote (Batch
status), seleccione la opción Agregar a Lote
Existente (Add to Existing Batch).
•
Seleccione la opción Anular
Transacción (Void Transaction).
Seleccione Reabrir Lote (Reopen batch) y
prepare los cheques para escaneo. Cárguelos
en el hopper del scanner.
•
Ubique y extraiga físicamente
del lote todos los cheques
superpuestos.
Del cuadro de diálogo Estado de Lote (Batch
status), seleccione la opción Agregar a Lote
Existente (Add to Existing Batch).
•
Seleccione la opción Anular
Transacción (Void Transaction).
Seleccione Reabrir Lote (Reopen batch) y
prepare los cheques para escaneo. Cárguelos
en el hopper del scanner.
•
Ubique y extraiga físicamente
del lote todos los cheques
superpuestos.
Del cuadro de diálogo Estado de Lote (Batch
status), seleccione la opción Agregar a Lote
Existente (Add to Existing Batch).
Prepare los cheques extraídos para el
escaneo. Cárguelos en el hopper del scanner.
Del cuadro de diálogo Estado de Lote (Batch
status), seleccione la opción Continuar
Escaneo (Resume scanning).
Volver a instrucción Escanear Ítems (Scan Items)
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Duplicado Detectado
Esta situación se produce durante el escaneo de cheques cuando el software detecta
una línea de escaneo duplicada (mismo número de tránsito, número de cuenta y
número de cheque). ¡Es importante revisar los ítems con cuidado para
asegurarse de no procesar el cheque de su cliente dos veces! La
consecuencia será que el cargo se debitará a su cliente dos veces (o más) por el
mismo cheque y finalmente causará un débito a su cuenta por el importe de las
presentaciones subsiguientes.
Cuando se sospecha que un cheque está duplicado, el sistema le muestra una imagen
e información sobre el ítem actual, junto con una imagen e información sobre la
presentación anterior:
En la mayoría de los casos, debe cancelar la transacción utilizando CANCEL. Si
observa que la información MICR es incorrecta y a causa de ello el ítem está señalado
como duplicado por error, puede editar MICR utilizando EDIT MICR para corregir la
información.
Si la información MICR es incorrecta en el cheque de abajo (Cheque Duplicado –
Duplicate Check), y el cheque no se ha presentado para depósito, debe cancelar
seleccionando CANCEL y luego ubicar el cheque usando la información de lote
provista. Una vez anulado el cheque utilizando Void check, debería permitírsele
reintroducir en forma segura ambos cheques en el flujo de pago (Reprocesar ambos
ítems - Reprocess both items).
Nota:
Hay un rol de seguridad que puede asignarse para prohibir a los operadores pasar por
alto un aviso de detección de duplicado. Ver Cómo administrar cuentas de usuario
(How to Manage User Accounts).
Volver a instrucción Escanear Ítems (Scan Items)
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Anular un cheque (Void a Check)
Este procedimiento se inicia desde cualquiera de los módulos (Escanear Ítems - Scan
items, Ingresar Datos - Key data, Balancear Lotes – Balance batches o Aprobar Lotes
- Approve batches) antes de que el lote se presente para depósito.
Razones para anular un cheque:
Cheque superpuesto
Cheque duplicado
Cheque escaneado por error
Anular el ítem (Rechazar Cheque - Reject Check) desde el módulo
Escanear Ítems (Scan Items)
1. En la pantalla Create Deposit From MICR Correction Check Data Misread,
seleccione Rechazar Cheque (Reject Check).
Rechazar
Cheque (Reject
Check)
RESULTADO:
2. Seleccione OK.
RESULTADO:
3. Seleccione OK para continuar.
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Anular ítem del módulo Ingresar Datos (Key Data)
1. Desde la pantalla Crear Depósito/Ingresar Datos (Create Deposit/Key Data),
seleccione Anular Transacción (Void Transaction).
Anular transacción
(Void Transaction)
RESULTADO:
2. Seleccione OK.
RESULTADO:
3. Seleccione OK para continuar.
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Anular ítem del módulo Balancear Lotes (Balance Batches)
4. Desde la pantalla Crear Depósito / Balancear Lotes (Create Deposit/Balance
batches), seleccione Anular Transacción (Void Transaction).
Anular transacción
(Void Transaction)
RESULTADO:
5. Seleccione OK.
RESULTADO:
6. Seleccione OK para continuar.
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Anular ítem del módulo Aprobar Lotes (Approve Batches)
7. En la pantalla Crear Depósito / Balancear Lotes, seleccione el ítem a borrar y
seleccione Anular Transacción (Void Transaction).
Anular transacción
(Void Transaction)
RESULTADO:
8. Seleccione OK.
RESULTADO:
9. Seleccione para continuar.
Volver a Consejos de balanceo
Volver a Duplicado detectado
Reprocesar un Cheque Anulado
Si un cheque fue anulado y debe ser escaneado nuevamente, hay dos opciones:
1. Reabrir (Reopen) el lote y volver a escanear el ítem en el mismo lote (vea los
procedimientos para Reabrir el lote para escaneo adicional).
2. Escanear el cheque en un nuevo lote.
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Reabrir un lote pare escaneo adicional
Si se cerró el lote para escaneo pero todavía no se presentó para depósito y se
determina que hay que agregar cheques adicionales al lote, puede elegir Reabrir
(Reopen) de los módulos Ingresar Datos, Balancear Lotes o Aprobar Lotes:
Nota:
No es necesario reabrir un lote para escanear cheques adicionales,
puede escanearlos en un lote separado O incluirlos en un lote aún no
iniciado.
1. Prepare los cheques para escanear.
2. Desde los módulos Ingresar Datos y Balancear Lotes, acceda al lote deseado en
el módulo. Seleccione Reabrir (Reopen).
RESULTADO:
Se muestra la pantalla Crear Depósito/Escanear Ítems (Create Deposit/Scan
Items).
3. Seleccione Listo (Done).
RESULTADO:
Se muestra la pantalla Crear Depósito / Escanear Ítems (Create Deposit/Scan
Items).
4. Seleccione la Ubicación (Location) y Cuenta (Account) correctas y luego
seleccione Escanear Ítems (Scan Items).
RESULTADO:
5. Seleccione Agregar a lote existente (Add to existing batch) (o Cerrar y comenzar
un nuevo lote - Close and start new batch).
RESULTADO:
El scanner se activa y escanea el/los cheque/s.
Volver a instrucciones superpuestos Volver a instrucciones duplicados Volver a instrucciones errores MICR
Volver a Reprocesar cheque anulado
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Volver a Consejos de balanceo
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Cancelar un lote
Este procedimiento puede iniciarse desde cualquiera de los módulos (Ingresar Datos
- Key data, Balancear Lotes – Balance batches o Aprobar Lotes - Approve batches)
antes de que el lote sea presentado para depósito.
1. Determine que debe cancelar un lote que fue escaneado pero que aún no ha
sido presentado para depósito.
2. Coloque cualquier cheque en sentido contrario en el hopper del scanner.
3. Desde los módulos Ingresar Datos, Balancear Lotes o Aprobar Lotes, acceda al
lote deseado en el módulo y seleccione Reabrir (Reopen).
RESULTADO:
Se muestra la pantalla Crear depósito / Lista de lote de ítems escaneados (Create
Deposit/Scan Items Batch List).
4. Seleccione Listo (Done).
RESULTADO:
Se muestra la pantalla Crear Depósito / Escanear Ítems (Create Deposit /Scan
Items).
5. Seleccione la Ubicación (Location) y Cuenta (Account) correctas y luego
seleccione Escanear Ítems.
RESULTADO:
6. Seleccione Agregar al lote existente (Add to existing batch) (o Cerrar y
comenzar un nuevo lote - Close and start new batch).
RESULTADO:
El scanner se activa y escanea el cheque.
Nota:
Como el cheque pasó por el scanner en sentido contrario, recibirá la solicitud
Corrección MICR Lectura incorrecta de datos de cheque (MICR Correction
Check Data Misread).
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7. Seleccione Opción (Option) para Rechazar cheque (Reject Check).
RESULTADO: Se muestra el siguiente cuadro de diálogo cuando el escaneo
termina.
8. Seleccione Fin escaneo (Scanning completed) y haga clic en OK.
RESULTADO: Se ve el siguiente cuadro de diálogo.
9. Seleccione Cancelar Lote (Cancel Batch).
RESULTADO: Se muestra la pantalla Crear Depósito / Escanear Ítems (Create
Deposit/Scan Items) y se cancela el lote.
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No conformidades de imagen (Non-Conforming Images)
Las no conformidades de imagen (Non-Conforming Image - NCI) se producen
cuando un cheque completa el proceso de escaneo y es presentado con éxito para el
depósito pero luego es rechazado debido a un MICR o una falla de calidad de imagen
(en general, ítems superpuestos (piggyback) o incoherencia de línea de código
MICR). Estos casos figuran como débitos a la cuenta que realiza el depósito con la
descripción Ítem / Imagen no elegible TRS (TRS Ineligible Item/Image). Recibirá
una notificación por e-mail de la falla, con instrucciones sobre cómo resolverla:
Si recibe el débito pero no recibe la notificación de e-mail, contacte a su
representante de cuenta, al 800-395-0010.
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Cómo buscar una imagen
Nota:
Este proceso puede completarse con cualquier conexión de Internet
de alta velocidad en cualquier parte, con Internet Explorer y con el
visor instalado.
Este producto le permite buscar imágenes hasta 25 meses (podemos
recuperar durante 4 años después de eso).
1. Haga clic en la pestaña Investigación (Research) de la pantalla de Inicio (Startup).
RESULTADO: Se muestra la pantalla de Criterios de Búsqueda (Search
Criteria).
Nota:
Puede buscar por fecha, importe, etc.
Puede buscar en un solo campo o en una combinación de campos.
Las búsquedas pueden realizarse para un rango (entre 01/01/09 y
01/04/09) en incrementos mensuales (para este ejemplo, deberá
especificar enero de 2009) en el campo almacenado (Stored).
Use el botón Avanzado (Advanced) para buscar datos ingresados
en los campos de Remito (Remittance).
2. Escriba los criterios de búsqueda en los campos correspondientes.
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3. Haga clic en el botón Buscar (Search) para buscar ítems que corresponden a
los criterios de búsqueda (deberá desplazarse hacia abajo en la página para
acceder al botón de búsqueda).
RESULTADO: Se muestra una lista de ítems que satisfacen los criterios de
búsqueda.
4. Haga clic en IRN # para ver un documento de imagen.
Puede Imprimir, Copiar o Guardar un archivo desde aquí si lo necesita.
Nota:
Puede buscar y ver imágenes hasta 25 meses.
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Cómo acceder al informe Todos los Ítems (All Items Report)
Nota:
Este proceso puede completarse con cualquier conexión de Internet de alta
velocidad en cualquier parte, con Internet Explorer y pedirá bajar los componentes
de MS Reporting.
Este producto le permite investigar informes hasta 25 meses.
Se genera un informe para una fecha específica (el rango de fechas no está
disponible).
El informe refleja la actividad de escaneo por fecha, no liquidación (los cheques
escaneados después del corte de liquidación se incluirán para la fecha
seleccionada).
1.
Haga clic en la pestaña Informes (Reports) de la pantalla Startup
2.
Seleccione el Informe Todos los Ítems (All Items Report) de los informes
disponibles y haga clic en el botón Siguiente (Next)
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3.
Seleccione la fecha de escaneo adecuada seleccionando el ícono de calendario
o ingrese la fecha manualmente en el formato MM/DD/AAAA y haga clic en el
botón Siguiente (Next)
RESULTADO: Se genera y se muestra el informe
Nota:
Repita estas instrucciones para ver otros informes disponibles.
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Leer el informe Todos los Ítems (All Items Report)
Encabezados de informe
Detalle de informe
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Detalle de miembros
Detalle de depósitos
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Detalle de ítem
Bajar el informe Todos los Ítems (All Items Report)
Después de que se generó el informe,
1. Seleccione el formato de informe deseado del menú desplegable y seleccione
Bajar (Download)
RESULTADO: Se muestra el siguiente mensaje
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2. Seleccione Abrir (Open) para ver el informe, Guardar (Save) (luego navegue a
la opción deseada) para guardar el informe, o Cancelar (Cancel)
3. Cierre el cuadro de diálogo cuando haya finalizado
Modelo de formato para el informe de todos los ítems bajados
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Cómo usar la función de franqueo
Nota:
El uso de esta función (scanner Epson solamente) se configura (a pedido)
en modalidad simple o por lotes (batch). Esta función permite al scanner
poner “ELECTRÓNICAMENTE PROCESADO” (“ELECTRONICALLY
PROCESSED”) en el frente del cheque como indicador de que los cheques
han sido procesados.
Función de franqueo en modalidad simple
Este procedimiento se produce durante el proceso Crear Depósito / Escanear (Create
Deposit/Scan)
1.
Completar el procedimiento en Cómo Crear un Depósito (How to Create a
Deposit) hasta ingresar el total de control de lotes
RESULTADO:
Se muestra la pantalla Crear Depósito / Escanear Ítems (Create Deposit/Scan
Items)
2.
Seleccione Escanear (Scan)
Nota:
El cheque ingresará en el scanner hasta la mitad y se detendrá.
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RESULTADO:
Se muestra la pantalla de verificación del cheque Crear Depósito / Escanear
Ítems (Create Deposit/Scan Items)
Nota:
Si se detecta un problema con la imagen del cheque, cancele el cheque
y el scanner enviará el cheque sin franqueo a la bandeja de captura:
retire el cheque y colóquelo en el hopper para volver a escanearlo (si lo
desea).
3.
Ingrese/verifique el importe en dólares del cheque y seleccione Guardar (Save)
Nota:
El scanner franqueará el cheque y lo enviará a la bandeja de captura.
Si hay cheques adicionales en el lote, repita el proceso hasta que todos
los cheques se hayan escaneado / franqueado.
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Función de franqueo en modalidad de lotes (batch)
Este procedimiento ocurre después de que los cheques fueron presentados para
depósito y se inicia en el módulo Crear Depósitos (Create Deposits)
1.
2.
Coloque los cheques escaneados en el hopper del scanner
Seleccione Franquear Cheques (Frank Checks) desde el módulo Crear
Depósitos / Escanear Ítems (Create Deposits/Scan Items)
RESULTADO:
El scanner procesará / franqueará los cheques
Se mostrará el siguiente Diálogo de Página Web cuando todos los cheques hayan
sido procesados
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3. A) Cargue cheques adicionales y seleccione Continuar Franqueo (Resume
Franking) para los cheques restantes, o
B) Seleccione Franqueo completo (Franking completed) si todos los cheques
fueron procesados
RESULTADO:
Ejemplo de un cheque franqueado.
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Cómo administrar cuentas de usuario
Si...
Entonces...
Quiere agregar
un usuario
Haga clic en el botón Agregar (Add)
Quiere editar un
usuario
Haga clic en el Nombre de Usuario (User
Name) y pulsar el botón Editar (Edit)
Quiere eliminar
un usuario
Haga clic en el Nombre de Usuario (User
Name) y pulsar el botón Eliminar (Remove)
Quiere
configurar una
contraseña
Haga clic en administración de cuentas
(Account Management)
1. Haga clic en la pestaña Administración (Administration) de la página de
Inicio (Start).
2. Haga clic en la pestaña Usuarios (Users) y elija una de las siguientes acciones.
IMPORTANTE: No cambie el campo Perfil de Contraseña (Password Profile).
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Referencia rápida para cuentas de usuarios
Roles y funciones
Rol
Funciones
Investigador de Ítems IDD
(IDD Item Researcher)
Creador de Depósitos IDD
– Sin POP
(IDD Deposit Creator- No
POP)
Admin Clientes IDD
(IDD Customer Admin)
Administrador MLA IDD
(IDD MLA Administrator)
Visor de Informes IDD
(IDD Report Viewer)
Creador de Dep – Sin
duplicados
(Dep Creator – No
Duplicates)
Escanear solamente –
Cheque o ARC (Scan only Check or ARC)
Ingresar solamente (Key
only)
Balancear solamente
(Balance only)
Aprobar solamente
(Approve only)
DC – Sin duplicados
(DC – No duplicates)
Franquear cheques – por
lotes
N(Frank checks – batch)
Busca imágenes en la base de datos
Escanea ítems y crea depósitos
Administra las Funciones de Usuarios del Sistema:
Agregar Usuario (Add User)
Editar Usuario (Edit User)
Eliminar Usuario (Remove User)
Cambio de Contraseña (Password Changes)
Reconfigurar preguntas de seguridad (Reset security
questions)
Ejecuta y visualiza informes IDD
Escanea ítems y crea depósitos sin la capacidad de
sobrescribir el aviso de detección de duplicados (disponible
a pedido específico)
Segrega roles de crear depósito
Permite al usuario crear un depósito sin la capacidad de
sobrescribir la detección de duplicados
Permite al usuario franquear cheques en modalidad por
lotes (batch)
N
Nombre de usuario y contraseñas
Clasificación
Nombres de
usuario
Contraseñas
Detalles
4 – 20 caracteres de longitud
Los nombres de usuarios deben ser únicos dentro del
servidor ITMS; si el nombre de usuario ya está en uso, tal
vez tenga que agregar un número al final para hacerlo único.
Puede cambiarse (editarse) si fuera necesario.
8-22 caracteres de longitud
Por lo menos una letra y un número
No se permiten caracteres especiales
NOTA: La contraseña asignada es temporaria, ya que los
usuarios deberán cambiarla al iniciar su primera sesión.
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Autenticación multi-factor
Introducción
Para mayor seguridad, los usuarios de IDD deberán responder una pregunta de
seguridad cada 30 días. Se elegirá una pregunta aleatoria de una lista de cinco
preguntas seleccionadas por el usuario durante la configuración inicial.
Configuración de preguntas y respuestas de seguridad
1. Ingrese con su ID de usuario y contraseña.
2. Verá la siguiente pantalla.
3. De los menús desplegables, seleccione y responda 5 preguntas de seguridad. (Nota:
Las respuestas son sensibles a mayúsculas/minúsculas, deben ser alfanuméricas y
tener entre 3 y 25 caracteres. No se permiten caracteres especiales).
4. Deberá confirmar sus respuestas.
5. Haga clic en OK cuando haya terminado.
6. Ya está en condiciones de procesar sus cheques.
2
3
4
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Modificar las preguntas de seguridad
Una vez que ha configurado sus preguntas y respuestas de seguridad, podrá
editarlas en cualquier momento.
1.
2.
3.
4.
Ingrese con su ID de usuario y contraseña.
En la página de inicio, seleccione Configuraciones del Usuario (User Settings).
Seleccione la pestaña Preguntas de Seguridad (Security Questions).
Haga clic en Editar (Edit) en la parte inferior de la pantalla.
2
3
4
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5. Deberá responder una pregunta de seguridad. Haga clic en OK.
6. Edite sus respuestas a la pregunta de seguridad.
7. Haga clic en OK.
6
7
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Reconfigurar las preguntas de seguridad
Los usuarios pueden reconfigurar sus preguntas y respuestas de seguridad en cualquier
momento.
1.
2.
3.
4.
2
Ingrese con su ID de usuario y contraseña.
En la página de inicio, seleccione Administración (Administration).
Seleccione la pestaña Usuario (User) y seleccione el nombre de usuario deseado.
Seleccione la pestaña Administración de Cuenta (Account Management) en la parte
inferior de la pantalla.
3
4
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5. Aparecerá una nueva ventana – Confirme que está editando el usuario correcto.
6. Seleccione Preguntas de Seguridad (Security Questions).
7. Haga clic en Reconfigurar (Reset).
Confirme que está
editando el ID de usuario
correcto.
6
5
7
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8. Recibirá un mensaje de confirmación– seleccione OK.
8
9. Se abre una nueva ventana que confirma que se redefinió la configuración.
10. Haga clic en OK.
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Cómo salir del programa
1. Haga clic en Desconectarse (Logout) en el sitio web ITMS para salir de las
aplicaciones IDD.
RESULTADO: Aparece la ventana de inicio de sesión (Login).
2. Cierre todas las ventanas del navegador web que ya no sean necesarias.
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Soporte técnico
•
Para recibir asistencia con la instalación inicial del producto, llame a:
Implementaciones IDD: (866) 463-1470
•
Si después de realizado su primer depósito, tiene problemas técnicos/de
funcionalidad, llame a:
Grupo de Soluciones Técnicas: (866) 619-3060
•
Si tiene preguntas / dudas sobre depósitos DESPUÉS de haber sido
presentados para depósito, llame a:
Servicios al Cliente: (800) 395-0010
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