UNIDAD I PROCESADOR DE TEXTOS

UNIDAD I
PROCESADOR DE TEXTOS
9.- “Combinar correspondencias, hipervínculos y editor
de ecuaciones”
Lic. Silvia Mireya Hernández Hermosillo
9.1 COMBINAR CORRESPONDENCIA
Explicaré que hace este comando de Word mediante un ejemplo: si quisieras
mandar una carta a todos tus amigos para invitarlos a que asistan algún evento, lo
más seguro es que tendrías que redactar tantas cartas como amigos desearás
invitar; la diferencia entre una y otra carta sería únicamente por el nombre del
destinatario. Word ofrece la opción de simplificar este tipo de trabajo utilizando
para ello el comando de combinar correspondencias. Mediante este comando tú
puedes elaborar una sola carta para después colocar automáticamente los datos.
Para combinar correspondencia es necesario combinar dos documentos un
documento principal y una fuente de datos.
El documento principal contiene el texto el cual es idéntico para todas las
versiones que se hagan. En el documento principal se insertan instrucciones
especiales, denominadas campos de combinación, que indican a Word, dónde
debes colocar la información variable procedente de la fuente de datos.
La fuente de datos contiene la información que varía en cada versión, como
serían los nombres y direcciones de cada uno de los amigos del ejemplo anterior.
En una fuente de datos la información está organizada en columnas, a las cuales
se les denomina campo y filas, a las cuales se les denomina registro. Campo es
el nombre que se da a la categoría de información. Registro es la información que
se debe proporcionar en los campos.
9.1.1 Ejemplo de una fuente de datos
campos
Nombre
Angel
Ayerim
Apellidos
Santana Valadez
Santana Hernández
Dirección
Luna 2112
Luna 2112
Telefóno
215398
185265
Registro
2
9.1.2 Proceso para combinar de correspondencia
1. Configurar el documento principal. El documento principal contiene el texto
y los gráficos que son iguales para cada versión del documento combinado.
2. Conectar el documento a una fuente de datos. Como ya se había explicado
anteriormente la fuente de datos es un archivo que contiene la información
que se debe combinar en un documento.
3. Acotar la lista de destinatarios o de elementos. Microsoft Office Word
genera una copia del documento principal por cada elemento, o registro, de
la fuente de datos.
4. Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de
correspondencia, a los documento. Cuando realices la combinación de
correspondencia, los campos se rellenan con información contenida en el
archivo fuente de datos.
5. Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y
finalizarla. Puedes obtener una vista previa de cada copia del documento
antes de imprimir todo el conjunto.
9.1.3 Pasos para configurar el documento principal y crear la fuente de datos
1. Crea un documento en blanco. Déjalo abierto. Si lo cierras, no estarán
disponibles los comandos del paso siguiente.
2. En la pestaña Correspondencia, en el grupo Iniciar Combinación de
correspondencia.
1. Da clic en Iniciar Combinar correspondencia.
2. Selecciona el tipo de documento que deseas crear.
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3. Para nuestro ejercicio, selecciona Cartas.
4. Escribe el texto que deseas
5. Después crea la fuente de datos
6. Da clic en el comando Seleccionar
destinatarios.
7. Selecciona el comando Escribir una
nueva lista.
8. Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva
lista de direcciones.
9. Primero
personaliza
las
columnas con los campos que
deseas, presionando el botón
Personalizar columnas…
10. En el cuadro de diálogo de
Personaliza
lista
de
direcciones borra, los que no
necesitas presionando el botón Eliminar y deja los que te sean útiles.
Presiona el botón de Aceptar cuando termines.
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11. Al dar clic en Aceptar te regresara al cuadro de diálogo Nueva lista de
direcciones, ahí tienes que ingresar los registros es decir la información de
tu fuente de datos.
12. Agrega el primer registro
solo
escribiendo
la
información y para escribir
otro presiona el botón de
Nueva entrada.
13. Cuando
introducir
información
termines
de
toda
tu
presiona
el
botón de Aceptar
14. Guarda tu fuente de datos con un nombre relativo a la información.
15. Escribe un saludo e inserta los campos en tu documento.
9.1.4 Pasos para insertar la información de los campos
1. Asegúrate de tener abierto tu documento principal
2. Da
clic
en
la
Correspondencia,
Pestaña
en
el
de
grupo
escribir e insertar campos
3. Puedes insertar Línea de saludo y
después los demás campos que
quieras colocar, dando clic en Insertar Campo combinado.
4. Presiona el botón de Resaltar campo de combinación para que los
distingas.
5. Da un clic en Vista Previa de los resultados para que ves
como quedará el campo combinado.
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6. Cuando tu documento este terminado y relacionado con la
fuente de datos, como hasta ahorita, presiona el botón de
Finalizar y combinar.
7. En tu pantalla te aparecerá si quieres
mandar a imprimir todo o solo un
registro,
especifica
tu
opción
y
presiona el botón de Aceptar.
8. Guarda tus documentos
9.2 HIPERVÍNCULOS
Para comenzar a explicar a comenzar los hipervínculo se empezará con definir
primero lo que es el hipertexto.
9.2.1 Hipertexto
En computación, el hipertexto es el nombre que recibe el texto que en la pantalla
de una computadora lo ves subrayado y te conduce a otro texto relacionado. La
forma más habitual de hipertexto en documentos es la de hipervínculos o
referencias cruzadas automáticas que van a otros documentos
9.2.2 Hipervínculo
Los hipervínculos son los enlaces de hipertexto que se construyen a partir de una
palabra, frase o imagen, para ir a otra unidad de información, a otra página o a un
sitio Web. También son llamados también llamado enlace, vínculo, hiperenlace
o link.
Observa que en el párrafo anterior hay una palabra, subrayada de color azul, es
un hipervínculo que te lleva al primer párrafo. Para hacer esto se tiene que marcar
en donde va el hipervínculo ya sea con estilos o con marcadores
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9.2.3 Pasos para agregar un hipervínculo
1. Selecciona la palabra o imagen u objeto que le deseas agregar un
hipervínculo
2. En la ficha de Insertar en el grupo de Vínculo
3. Da un clic en el icono de hipervínculos
4. En el cuadro de diálogo de hipervínculos, especifica a
qué
lugar
quieres
vincular ese objeto o
palabra, es decir a
que
otro archivo, a
que otro lugar del
mismo
documento
etc.
5. Si es a otro archivo o
página web, especifica el nombre del archivo o la página.
6. Si es al mismo lugar del documento especifica el lugar, según el marcador p
el estilo que indicaste anteriormente.
7. Presiona el botón Aceptar
9.2.4 Pasos para insertar un marcador
Selecciona el texto o el elemento al que deseas asignar un marcador o haz clic en
el lugar donde desee insertar un marcador.
1. En la pestaña Insertar, en el grupo Vínculos, da clic en
el icono de Marcador.
2. En Nombre del marcador, escribe un nombre que lo
relacione con el hipervínculo.
3. Los
nombres
de
los
marcadores
deben
comenzar por una letra y pueden incluir
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números. No se puede incluir espacios en el nombre de un marcador.
4. Presiona el botón Agregar.
Para seguir un vínculo presiona ctrl+ clic
9.2.5 Pasos para eliminar un hipervínculo,
1. Posiciona el indicador del mouse en el hipervínculo
2. Presiona el botón derecho del mouse
3. En
el
menú
contextual
selecciona
Quitar
Hipervínculo
9.3 EDITOR DE ECUACIONES
Word dispone de un editor de ecuaciones el cual nos ayuda a introducir
ecuaciones y fórmulas matemáticas.
Para escribir o insertar una ecuación en un documento, Word dispone de los
siguientes procedimientos:

Elegir de una lista de ecuaciones con formato previo o utilizadas
frecuentemente

Insertar o escribir símbolos
Cuando se escribe una ecuación, Word convierte automáticamente la ecuación en
una ecuación formateada profesionalmente.
9.3.1 Pasos para escribir una ecuación
1. En la pestaña Insertar, en el grupo Símbolos
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2. Da clic en el icono de Ecuaciones
3. y, después, en Insertar nueva ecuación.
4. Escribe la ecuación.
5. Al hacer clic en la herramienta Ecuación, se abren las herramientas de
Diseño de ecuaciones.
6. También en tu documento aparecerá un recuadro en el cual podrás insertar
la ecuación o fórmula que quieras.
7. Haz clic en el recuadro y comienza a escribir la ecuación eligiendo los
símbolos necesarios de la barra de herramientas.
8. Por ejemplo para escribir
–𝑏± 𝑏 2 −4𝑎𝑐
2𝑎
9. En el grupo de estructuras da clic en el icono de radical.
10. Después selecciona, la primera opción de radical
11. Presiona la tecla de flecha  y escribe –b
12. Después en el grupo Sìmbolos, da clic en el de
más menos.
13.
14. En el grupo Estructuras, selecciona, índices
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15. Selecciona
el
primero
de
subíndices
y
superíndices.
16. Con la flecha , coloca el indicador en la primera
parte y escribe B, con la flecha  escribe 2.
17. Presiona la flecha  y escribe -4ac
18. Con la flecha lleva tu indicador a la parte inferior
de la ecuación y escribe 2a.
19. Da un clic en cualquier parte del documento
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REFERENCIAS
Bibliografía
1. Microsoft, C. (28 de abril de 2009). Microsof Word 2007. México.
2. Ulibarri, M. J., & Hernández, H. S. (2000). Aprendiendo Word. México, D.F.:
Mc. Graw Hill.
Webgrafía
1 Valencia, a. S. (Noviembre de 1999). AulaClic.com. Recuperado el 1 de
abril de 2009, de http://www.aulaclic.es/index.htm
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