SECRETARIA DE LA ASAMBLEA PROVINCIAL DEL PODER POPULAR CIUDAD DE LA HABANA SISTEMA REDIPP Red de Información del Poder Popular. Autores: Coautor: Yanier Marrero Torres. Yoval Méndez Osoria. Ing. Gloria I. Reyes Alonso. Ciudad de la Habana Año: 2001 DESARROLLO. 1. Introducción. El objeto de automatización de este trabajo lo constituye el sistema de gestión de la información del grupo de trabajo de atención a las AMPP de la Secretaría de la APPPCH y el seguimiento y control de la instrumentación de las técnicas de Dirección por Objetivos que se emplean en las Secretarías de las AMPP y la APPPCH. La función principal del grupo de atención a las AMPP consiste en colaborar con el funcionamiento eficaz de las Asambleas Municipales del Poder Popular. Con el propósito de dar cumplimiento a sus deberes y de aumentar los resultados en el trabajo, en este grupo se diseñó un sistema de control mediante el cual, los municipios de la provincia tienen el deber de confeccionar un conjunto de informes, con determinada frecuencia, donde proporcionan datos claves que reflejan el desenvolvimiento y el funcionamiento de sus Asambleas en diferentes tareas claves para el gobierno. Con la información que se recopila con estos informes se realiza el análisis de determinados indicadores que permiten controlar y colaborar con el correcto funcionamiento de estas Asambleas. Con vistas a perfeccionar la efectividad en la gestión del gobierno, nuestros dirigentes han tenido que ir renovando los mecanismos de dirección. De esta forma en las Secretarías de las AMPP y la APPP se ha implantado una de las más novedosas técnicas de dirección: “La Dirección por Objetivos” (DPO) y todo un aparato de supervisión y capacitación relacionado con este tema. El objetivo principal es contar con un sistema que garantice la captación, el procesamiento y la publicación de la información relacionada con el trabajo del grupo de atención a las AMPP y el empleo de la Dirección por Objetivos, formando un gran sistema de dirección integral que aproveche el soporte físico de la red de la Asamblea Provincial e interconecte la sede de cada Asamblea Municipal con la sede de la Asamblea Provincial y cada uno de sus grupos de trabajo. En este nuevo enfoque de organización se necesita un cambio en la forma de operación para automatizar las siguientes tareas: 2. Supervisión del proceso de reuniones de rendición de cuentas. El objetivo de esta tarea es controlar y garantizar el correcto desarrollo de los procesos de RRC de los delegados a sus electores basándose fundamentalmente en el análisis de los indicadores que lo caracterizan. Cada proceso de RRC tiene una fase previa de planificación o preparación donde cada municipio confecciona su calendario de reuniones. Los delegados a las Asambleas Municipales son los máximos responsables de la confección del calendario de la circunscripción que ellos representan y a la cual tienen el deber de rendirles cuenta durante el proceso, ellos son los que agrupan los CDR de sus respectivas circunscripciones por reuniones y escogen el área donde se reunirán. Durante esta etapa, los funcionarios que llevan esta tarea hacen el análisis de indicadores que permiten evaluar la planificación, y tienen el deber de proponer y sugerir los cambios que se estimen convenientes. El primer indicador que se analiza es la cantidad de RRC por semanas, y mediante su análisis se busca alcanzar una distribución uniforme de estas cantidades a lo largo del proceso, con el objetivo de que se utilicen todas las semanas y no se utilicen unas semanas más que otras. El segundo indicador que se tiene en cuenta es la cantidad de Electores promedio por RRC, con su análisis se garantiza que no se reúnan grandes cantidades de Electores en una misma reunión, ya que esto afecta la eficiencia del proceso, pues limita las posibilidades de comunicación de los electores con su delegado. Durante el transcurso del proceso, los delegados tienen la potestad de hacer modificaciones en el calendario planificado, es decir, adelantar, atrasar, eliminar y abrir nuevas reuniones, dando lugar a un calendario que refleja el comportamiento real a lo largo del proceso. Con el objetivo de controlar este comportamiento real, se diseñó un parte que los municipios deben de entregar semanalmente donde se informa la cantidad de RRC efectuadas, la cantidad de suspendidas desglosadas por causas, la cantidad de recuperadas y otras cifras que reflejan el comportamiento en esa semana. Con estas cifras se va controlando y supervisando el proceso durante su ejecución y se realiza la comparación de los indicadores reales y planificados. 3. El control de los planteamientos de RRC y de despacho. “Planteamiento: Todo asunto que interese a la comunidad, formulado en reunión de rendición de cuenta o despacho con el delegado, por uno o varios electores, que demanda de su gestión y la del Organo del Poder Popular y su traslado oficial, requiriéndose la acción por parte de alguna entidad administrativa o institución, de los propios electores o combinada, encaminada a darle solución o respuesta adecuada”[Planteamientos RRC-D]. Durante los procesos de RRC se originan planteamientos por parte de los electores, estos planteamientos se hacen a determinadas Entidades por ejemplo: Acueducto, Comunales, etc. y a una instancia según el nivel al cual se le puede dar solución al problema, por ejemplo: Municipal, Provincial o Nacional. Cuando los planteamientos se originan por contacto directo del elector con el delegado de la circunscripción a la que él pertenece estos son considerados planteamientos de despacho, estos contactos directos son por lo general en los despachos que el delegado planifica una vez a la semana para estos fines. Actualmente los municipios confeccionan y envían a la Secretaría un conjunto de informes con frecuencia quincenal donde se refleja la situación hasta la fecha, de los planteamientos realizados en un proceso de RRC o en despachos de los delegados con sus electores. Estos informes contienen la cantidad de planteamientos en cada situación (Resueltos con Medidas, Resueltos con Recursos, Explicada la Causa de no Solución, Pendientes de Respuesta, y Pendientes de Solución) por cada una de las actividades (Acueducto, Comunales, etc.) y por instancias (Municipal, Provincial o Nacional). A los planteamientos se les da seguimiento hasta que todas las actividades tengan sus planteamientos en alto por ciento Resueltos y con no más del 20% en Explicada la Causa de no Solución, mientras esto no ocurra se le seguirá dando partes quincenales. Esto provoca que en una quincena determinada se tengan que emitir partes de los planteamientos de despacho o de Procesos de RRC de varios mandatos atrás. 4. El control de las sesiones de las AMPP y el cumplimiento de los acuerdos. Las sesiones de las Asambleas son reuniones ordinarias o extraordinarias donde se convocan a todos los delegados a participar, ahí es donde se discuten temas de interés para la población y se proponen y se toman decisiones llamadas acuerdos. Un indicador del buen funcionamiento de las Asambleas en general es la cantidad de veces que estas sesionan de forma ordinaria, no pudiendo sesionar menos de 4 veces en el año y tratando que sea al menos una vez en cada trimestre. Otro indicador fundamental de las sesiones es los por cientos de asistencias alcanzados por cada sesión y el promedio durante un tiempo determinado. Es deber de las Asambleas Municipales informar los datos de cada una de sus sesiones y del estado de cumplimiento de los acuerdos adoptados. 5. Control de los movimientos en las Asambleas Municipales. Se refiere al control de: Los movimientos (altas y bajas) de los delegados de las Asambleas Municipales que han sido elegidos por los electores del municipio en elecciones o en procesos especiales para cubrir vacantes. Los movimientos de los designados de las Asambleas Municipales (Secretarios de las Asambleas) que han sido designados por las mismas. Estos no tienen que ser necesariamente delegados. Los movimientos de los miembros de las direcciones o Presidencias de las Asambleas Municipales. Los movimientos de los miembros de las direcciones de los Consejos Populares Los movimientos de los miembros de las CPTM. Los movimientos de los miembros de las direcciones de las CPTM. 6. Supervisión y control de la aplicación de las técnicas de la Dirección Por Objetivos (DPO) en las Secretarías de las AMPP y la APPP. A mediados y finales de cada año en la Secretaría de la APPP se realiza la evaluación de los objetivos de trabajo del año en curso y la proyección de los objetivos para el próximo. Adicionalmente, los funcionarios de la provincia tienen la responsabilidad de hacer una valoración de cada uno de los objetivos de trabajo que se han evaluado y proyectado en las AMPP que tienen relación con su área de trabajo específica. Este proceso de valoración sirve de base para el desarrollo de un proceso de concertación que se realiza a través de toda la provincia con el propósito de asesorar a las Secretarías de las AMPP en el correcto empleo de esta técnica de dirección y así poder contribuir a alcanzar un mayor perfeccionamiento y resultados en el año. Beneficios e impacto del sistema. El sistema contribuye de forma importante al cumplimiento del Plan Estratégico de la Ciudad de la Habana, especialmente a su línea estratégica No. 2 en lo referido a “perfeccionar la función del Gobierno” y la Resolución Económica del V Congreso del PCC, donde se orienta incrementar el uso de la informática y fortalecer la gestión de los Organos Locales del Poder Popular, la aplicación de esta herramienta informática, como parte de la automatización de la sociedad cubana, trae consigo un perfeccionamiento en la labor del Gobierno que se reflejará en una mejora en la vida del pueblo de La Capital y con su generalización en la del pueblo de Cuba. Con el sistema se relacionan o lo utilizan todos los actores fundamentales en la labor del gobierno desde las AMPP, y en un futuro desde los Consejos Populares y las Direcciones Administrativas Municipales. REDIPP hoy se relaciona con: Secretarías de las AMPP. APPP. Secretaría de la APPP. Secretaría del CAP. Consejo de la Administración Provincial. Comisiones Permanentes de Trabajo de la Asamblea Provincial. Direcciones Administrativas Provinciales. Grupo de Desarrollo Integral de la Capital. De estos grupos de actores actualizan información usando el sistema hasta el momento: las Secretarías de las AMPP y la APPP, el resto de los grupos le hacen consultas al sistema según los derechos otorgados. Beneficios para las AMPP. Permite la comparación utilizando información actualizada del estado de sus indicadores referidos a eventos o procesos con los del resto de los municipios y las medias provinciales. Favorece la toma de decisiones para llevar los indicadores a las medias provinciales deseadas. Disminuye el tiempo en la elaboración de informes y en el desplazamiento hacia la sede de la APPP para la entrega de ellos, lo que contribuye a disponer de más tiempo para perfeccionar los análisis de estos informes e incrementar las actividades directamente en los Consejos Populares y en la población. El sistema aumentó el nivel de competencia de los funcionarios de los equipos de las Secretarías municipales en cuanto al uso de los medios informáticos. Usando el sistema se mantienen actualizadas la informaciones de interés de la provincia y para si mismos relacionadas con los principales indicadores de la gestión del Poder Popular en un territorio. Se logró influir en la definición e instrumentación de políticas en cuanto a: seguridad informática, mejoras del equipamiento, mantenimiento a los medios y uso en general de los medios informáticos. Con la validación que realiza la aplicación se logró un mejor conocimiento y cumplimiento de los documentos normativos referidos a los eventos y procesos automatizados. Beneficios para la APPP y Consejo de la Administración. Con el empleo del sistema no se consume tiempo en actualizar informes municipales y elaborar y distribuir los provinciales, este tiempo ganado ha permitido potenciar otras actividades de atención metodológica directa y de control a la base. Se ha perfeccionado y consolidado el empleo de los medios informáticos en la Secretaría de la APPP. La APPP y su Consejo de la Administración están más actualizados sobre el estado de los eventos y procesos en las AMPP, en todos los casos la actualización se puede hacer inmediatamente que se tengan los datos necesarios. Se está eliminando gradualmente la reproducción de informes impresos. Las facilidades que ofrece el sistema ha permitido que percibir necesidades de cambios y/o precesiones a algunos procedimientos normados en la legalidad vigente. Aumentó la confianza en las informaciones que se publican debido a que quien actualiza el sistema y de hecho, distribuye la información es el propio que la genera, además las validaciones que realiza internamente la aplicación disminuye grandemente los errores humanos en el manejo con la información. El sistema está concebido para eliminar el archivo en soporte de papel impreso de las bases de datos que no son patrimonio histórico pero se preserva sobre soporte electrónico para la comparación en el tiempo de los indicadores cuando sea necesario. Beneficios para las Direcciones Administrativas Provinciales. Se mantienen actualizados de la situación de las informaciones de su interés de las AMPP y la APPP sin que medie ninguna instancia provincial. Esto les permite mejorar la gestión ante los eventos de su competencia. Con la automatización de las tareas antes señaladas, se puede lograr una mayor eficacia en el trabajo que desempeñan las Secretarías de las AMPP y la APPPCH dentro de los límites de su competencia, ayudando a fortalecer el funcionamiento, la legalidad y la gestión del gobierno. ANEXO. E1 E2 E3 E4 E5 E6 E7 E8 E2 2 Administra dor del Sistema E2 3 E2 4 E2 5 E9 S9 E10 E11 S2 0S21 E12 E13 S28S36 E1 4 E1 5 E16 CAP Grupo APPP y sus CPT E1 7E18 E19 S1S36 E20 E2 1 E13 E14 E1 9 E2 0 E16- E18 E15 Dirección Secretaría APPP Fig 1: Diagrama de Contexto del Sistema. Funcionarios Funcionamiento AMPP Funcionarios Planteamientos Funcionarios RRC Funcionarios CPTM A continuación se enumeran los flujos de entrada y salida del diagrama anterior. E1: Alta del Delegado de la AMPP. E2: Baja del Delegado de la AMPP. E3: Alta del Designado de la AMPP. E4: Baja del Designado de la AMPP. E5: Alta del Delegado Miembro de la Dirección de la AMPP. E6: Baja del Delegado Miembro de la Dirección de la AMPP. E7: Alta del Miembro de la Dirección del CP. E8: Baja del Miembro de la Dirección del CP. E9: Alta del Miembro de la CPTM. E10: Baja del Miembro de la CPTM. E11: Alta del Miembro de la Dirección de la CPTM. E12: Baja del Miembro de la Dirección de la CPTM. E13: Datos de la Sesión de la AMPP. E14: Parte Trimestral del Cumplimiento de los Acuerdos. E15: Parte Trimestral del Funcionamiento de las CPTM. E16: Datos de una RRC planificada. E17: Datos de una RRC Real. E18: Parte Semanal de RRC. E19: Parte Quincenal de la Situación de los Planteamientos de Despacho. E20 Parte Quincenal de la Situación de los Planteamientos de Proceso de RRC. E21: Datos de la CPTM. E22: Datos de un Mandato. E23: Datos de un Municipio en un Mandato. E24: Datos de un Consejo Popular en un Mandato. E25: Datos de una Circunscripción en un Mandato. S1: Informe de los Movimientos de los Delegados de la AMPP. S2: Informe de los Movimientos de los Miembros de la Dirección de las AMPP. S3: Informe de los Movimientos de los Presidentes de los CP. S4: Informe de los Movimientos de los Vicepresidentes de los CP. S5: Informe de los Presidentes y Vicepresidentes Profesionales de los CP. S6: Informe de los Movimientos de los Miembros de la Dirección de las CPTM. S7: Informe de los Movimientos de Miembros de las CPTM. S8: Listado de los Delegados a la AMPP. S9: Listado de los Miembros de las Direcciones de las AMPP. S10: Listado de los Miembros de la Dirección de los CP. S11: Listado de los Miembros de las CPTM. S12: Listado de los Miembros de la dirección de los CPTM. S13: Informe de Datos Personales. S14: Informe del Historial de los Miembros de las AMPP. S15: Informe del Análisis Cuantitativo del Funcionamiento de las AMPP. S16: Informe del Cumplimiento de los Acuerdos Adoptados en las Sesiones de las AMPP. S17: Informe del Funcionamiento de las CPTM. S18: Informe Semanal de RRC. S19: Informe de las RRC Suspendidas. S20: Informe del Calendario de RRC Planificado. S21: Informe del Calendario de RRC Real S22: Gráfico de la Cantidad de Electores Promedio en RRC por Semanas en la Provincia. S23: Gráfico de la Cantidad de Electores Promedio en RRC por Semanas en un Municipio. S24: Gráfico de la Cantidad de Electores Promedio en RRC por Municipios en una Semana. S25: Gráfico de la Cantidad de RRC por Semanas en la Provincia. S26: Gráfico de la Cantidad de RRC por Semanas en un Municipio. S27: Gráfico de la Cantidad de RRC por Municipios en una Semana. S28: Informe de la Situación de los Planteamientos de Despacho por Actividades de un Municipio. S29: Informe de la Situación de los Planteamientos de Despacho por Actividades en la Provincia. S30: Informe de Situación de los Planteamientos de Despacho por Municipios en la Provincia. S31: Informe de la Situación de los Planteamientos de Procesos de RRC por Actividades en un Municipio. S32: Informe de la Situación de los Planteamientos de Procesos de RRC por Actividades en la Provincia. S33: Informe de la Situación de los Planteamientos de Procesos de RRC por Municipios en la Provincia. S34: Informe de la Situación de los Planteamientos Totales de un Mandato por Actividades de un Municipio. S35: Informe de la Situación de los Planteamientos de un Mandato por Actividades en la Provincia. S36: Informe de la Situación de los Planteamientos Totales de un Mandato por Municipios en la Provincia.