PROCEDIMIENTO: PAGO DE CUENTA POR LIQUIDAR VÍA CHEQUE

R. Ayuntamiento de Cd. Madero
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AUTORIZACIONES
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
CPA. Jesús Emanuel García Romero
Jefe de Contabilidad
CPA. Roberto Rocha Nava
Director de Contabilidad
CPA. Fernando Rivera de la Torre
Secretario de Finanzas
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CONTENIDO
1.-OBJETIVO…………………………………………………………….…3
2.-ALCANCE…………………………………………………………….…3
3.-DEFINICIONES…………………………………………………………3
4.-REQUISITOS……………………………………………………………3
5.-RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD……………………………….3
6.-DESARROLLO…………………………………………………………5
7.- FLUJOGRMA………………………………………………………….6
8.-DOCUMENTOS DE REFERENCIA………………………………….7
9.-REGISTROS……………………………………………………………7
10.-ANEXO………………………………………………………………...7
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1.-OBJETIVO:
Establecer un procedimiento que defina las responsabilidad de cada puesto en la
elaboración de un pago a proveedores vía cheque.
2.-ALCANCE:
Con la implementación de este procedimiento se beneficia directamente al
personal que interviene en el desarrollo de la actividad mencionada al definir sus
actividades como lo es el Auxiliar Contable, Director de Área y asi como a los
proveedores a quienes se realiza el pago.
3.-DEFINICIONES:
Requisición: Formato elaborado por la secretaria que requiere algún insumo para
solicitarlo a través de la Dirección de Adquisiciones.
Orden de Compra: Formato de Autorización que elabora la Dirección de
Adquisiciones para la compra del bien o servicio solicitado por algún
departamento.
Cotización: Documento que envía el proveedor con los precios de los productos
solicitados.
Memoria Fotográfica: Evidencia en fotografía de algún evento u objeto.
Bitácoras: Informe en relación consecutiva de los eventos realizados por un bien
o persona.
Asiento Contable: Registro de las operaciones de un ente expresado con
códigos.
4.-REQUISITOS:
Para realizar un pago a proveedores se requiere una autorización previa de
pago, un formato de pago, póliza de cheque, sistema de registro contable.
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5.-RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
CARGO
NIVEL DE RESPONSABILIDAD Y
AUTORIDAD
RESPONSABLE
AUX CONTABLE
Soporte Documental de Facturas
DIRECTOR DE AREA
AUX CONTABLE
Envió de Facturas a Contabilidad
Elaboración de Asiento Contable Presupuestal
DIRECTOR DE AREA
AUX CONTABLE
DIRECTOR DE AREA
AUX CONTABLE
Envío de Factura a Egresos, para su
registro en el sistema.
Elaboración de Cheque y Póliza.
DIRECTOR DE AREA
AUX CONTABLE
DIRECTOR DE AREA
AUX CONTABLE
Entrega de Cheque a proveedor.
DIRECTOR DE AREA
AUX CONTABLE
Separar original y copia.
DIRECTOR DE AREA
AUX CONTABLE
Archivar Original y Copia
DIRECTOR DE AREA
APOYA
INFORMADO
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6.-DESARROLLO.
No. de
Actividad.
Responsable.
6.1
DEPARTAMENTO DE
EGRESOS
6.2
DEPARTAMENTO DE
EGRESOS
6.3
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
Descripción.
Las facturas deberán contar con soporte documental (requisición,
orden de compra, 3 cotizaciones, memoria fotográfica, bitácoras,
informes según aplique).
Las facturas que sean sujetas de pago deberán ser canalizadas al
área de contabilidad para realizar su asiento contable y aplicación
presupuestal
El área de contabilidad realizara el correspondiente asiento
contable, el cual deberá cumplir con los momentos presupuestales
que apliquen.
6.4
DEPARTAMENTO DE
EGRESOS
Una vez elaborado el asiento contable será entregado al
departamento de egresos con su factura y soporte
correspondiente, el titular del departamento designara a quien
considere pertinente para realizar la captura de la póliza en el
sistema Bancos i.
6.5
DEPARTAMENTO DE
EGRESOS
Se realizará la impresión del cheque en el formato de póliza
continua entregada por la institución bancaria, la cual deberá ser
debidamente firmada por presidente, síndico y tesorero.
6.6
DEPARTAMENTO DE
EGRESOS
6.7
DEPARTAMENTO DE
EGRESOS
Una vez firmado el cheque y la póliza se procede al pago del
proveedor, previa autorización. La persona quien se presente a
recibir el pago deberá presentar copia de su credencial de elector
y copia del tarjetón de proveedores vigente, firmando de recibido
en la póliza de cheque.
Realizado el pago, se procede a separar el original de la copia
para ser entregado debidamente perforado y con su soporte
documental completo al departamento de contabilidad, mas tardar
de manera semanal, debidamente archivado.
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7.-FLUJOGRAMA
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8.-DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
Código
Documentos Relacionados
Título
Código Municipal para el Estado de
Tamaulipas
Código Fiscal de la Federación
Tipo De
Documento
Origen
Físico / Electrónico
Sec. Finanzas
Físico
Sec. Finanzas
9.-REGISTROS.
Registros
Código
MCM-SF-DC-P01/14
Título
Pago de Cuenta por Liquidar Vía
Cheque
Responsable
Director de
Contabilidad
Lugar De
Tiempo De
Conservación Retención
Secretaria de
5 años
Finanzas
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10.-ANEXOS
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