El correo electrónico ha cambiado nuestras vidas de innumerables

Este escrito es un resumen del libro Enviar ( Manual de estilo del correo
electrónico) de David Shipley y Will Shwalbe. La Finalidad del resumen es
didáctica, hacer llegar a mis alumnos de Lengua cuáles son las normas
básicas de una herramienta que utilizan tal vez sólo por intuición y que será
uno de los conocimientos que se les supongan a la hora de empezar a
trabajar
El correo electrónico ha cambiado nuestras vidas de innumerables formas
positivas.
No lleva mucho tiempo entre nosotros pero esa no la única razón por la que
experimentamos ciertas dificultades respecto a él, son producto de su particular
carácter o de su falta de carácter.
El correo electrónico exige, que tengamos claro quiénes somos en relación con
la persona a la que estamos escribiendo y que demos con el tono apropiado
desde el principio, pero esto no es tan sencillo como suena.
Toda comunicación escrita tiene una dificultad añadida respecto a las
interacciones en persona o por teléfono: se puede revisar el mensaje en
función de las reacciones que se reciben de la otra parte a medida que avanza
el intercambio. Pero el correo electrónico es la forma de comunicación escrita
más complicada de todas.
El correo electrónico (de ahora en adelante lo citaremos como c.e) se utiliza
para la comunicación informal: hacer planes con los amigos, intercambiar
preguntas entre colegas) y también para la comunicación formal (solicitar un
puesto de trabajo, captar un cliente potencial) En ocasiones la frontera entre
estos dos usos se difumina con consecuencias a veces peligrosas.
Los mensajes de c. e se escriben rápido, muy rápido, y esta velocidad suele
tener nefastas consecuencias.
Con el correo electrónico se espera de nosotros, incluso de la gente cuyos
trabajos so solía requerir aptitudes para la escritura, que escribamos mucho
más de lo que hacíamos. A veces nos quejamos de la cantidad de mensajes
que recibimos y muchas veces de lo que había que quejarse es de su calidad...
ALGUNAS RAZONES PARA NO USAR EL CORREO ELECTRÓNICO
1. La comodidad del c.e fomenta intercambios innecesarios. Regla, si no
te quieres parar ni diez minutos a charlas con un colega, lo más
probable es que tampoco quieras intercambiar correos frívolos diez
veces al día.
2. El correo e. ha sustituido a la llamada en gran media, pero no todas las
llamadas telefónicas deben ser sustituidas: Regla: expresar una
emoción, manejar una situación difícil, tantear el terreno, son retos
a los que nos enfrentamos mejor con la voz.
3. Tienes acceso a todo el mundo, pero todo el mundo tiene acceso a ti:
Regla piénsatelo bien antes de facilitar tu dirección de correo
electrónico.
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4. El hecho de que el correo electrónico proporcione un registro susceptible
de ser rastreado significa que te pueden imputar responsabilidad por tu
correspondencia electrónica. Regla: estate atento
5. La facilidad de reenviar un mensaje puede ser un peligro. Regla nunca
reenvíes algo sin permio y da por hecho que cualquier cosa que
escribas puede ser reenviada.
6. Con el correo electrónico tus palabras pueden ser modificadas. Regla, si
necesitas enviar un documento delicado por c.e en el que es
esencial que tus palabras no sean tergiversadas, envíalo en
formato pdf, o en alguno otro formato difícil de alterar.
7. Los documentos adjuntos son equipaje: esconden virus, ocupan mucho
espacio en el servidor y en el ordenador. Una advertencia con respecto
a los documentos adjuntos de Word: pueden incluir Control de cambios
–un programa que muestra las ediciones anteriores- Si no quieres que la
gente vea el historial de transformaciones del documento asegúrate de
que los cambios son aceptados y purgados. Presiona ctrl. + mayúscula +
E y desactiva la casilla del Control de Cambios. A continuación, envíate
a ti mismo el documento y verifica si puedes encontrar antiguas
ediciones. Regla: antes de enviar un correo recuerda: haz las
maletas con cuidado y viaja ligero de equipaje.
ALTERNATIVAS AL CORREO ELECTRÓNICO:
ALGUNAS RAZONES PARA ENVIAR UNA CARTA
1. Cuando quieras que un documento pueda ser archivado, conservado en
un registro –el papel puede durar siglos, nadie sabe lo que puede durar
el soporte electrónico2. Cuando quieras crear algo que el destinatario pueda saborear: una carta
de recomendación o una carta de amor.
3. Cuando no quieras interrumpir a alguien.Cuando quieras presentar y
tratar temas complejos.
4. Cuando quieras ponerte serio en un asunto de negocios: una carta
certificada, una citación…
5. Cuando tu materia sea tan confidencial que no puedas correr el riesgo
de que con un simple clic en reenvío éste encuentre la forma de llegar
hasta otra persona que no sea su destinatario.
ALGUNAS RAZONES PARA ENVIAR UN FAX EN LUGAR DE UN CORREO
ELECTRÓNICO
1. El fax puede venir con lo que se consdera una copia de una firma real y
por lo tanto puede ser vinculantes desde un punto de vista legal
2. Puedes enviar de forma rápida documentos importantes: un contrato, un
esquema, un dibujo –sin tener que escanearlo…3. Porque es más seguro, (pero recuerda que muchas máquinas de fax son
públicas)
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ALGUNAS RAZONES PARA USAR EL TELÉFONO EN LUGAR DEL LUGAR
DEL CORREO ELECTRÓNICO
1. Cuando necesites transmitir o distinguir una emoción.
2. Cuando te hayas perdido en la maraña de la comunicación. Con tres
llamadas todo estará listo.
3. Cuando necesites moverte rápido, cuando das con alguien, lo sabes.
4. Cuando quieras que una comunicación remota sea privada.
5. Cuando contactes con alguien que no suele revisar el correo.
6. Cuando quieres respuesta y compromiso inmediato.
7. Cuando necesites enviar un mensaje de correo electrónico difícil ,
puedes suavizar el golpe con una llamada previa.
PARTES DE UN CORREO ELECTRÓNICO:
Para
CC
CCO
Asunto
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Adjuntar archivos
Para:
Si incluyes demasiada gente en este campo, nadie se siente obligado a
responder. Si te saltas a alguien esto puede perjudicarte. Si molestas a un
contacto importante con una petición inapropiada, en lo sucesivo puede que no
recibas respuesta…
La naturaleza humana es así: un individuo tiene muchas más probabilidades de
hacer lo que se le pide en un correo electrónico si es el único en figurar en el
campo Para.
No confundamos Para con CC.
Por ejemplo, si quieres dar las gracias a una persona y quieres que otras lo
sepan, pones a los demás en el campo CC
Cuando escribes a mucha gente al mismo tiempo, recuerda que estás
compartiendo sus direcciones privadas con todo el mundo. ¡Cuidado!
Regla: nunca envíes a una dirección profesional algo de lo que el destinatario
podría avergonzarse en caso de leerlo la empresa entera.
CC:
Lo que CC significa sencillamente. “Quiero que sepas lo que pasa, aunque
probablemente no tengas que hacer nada al respecto”
Para: Hermano pequeño
CC: Hermana mayor
De: Aita y ama
Por favor, dale de comer al lagarto
Hermano pequeño sabe que es su trabajo. Hermana mayor sabe que no le
corresponde a ella hacerlo; pero puede llegar a recordárselo a Hermano
pequeño. De haber estado incluida en el campo Para, el lagarto habría sido
alimentado dos veces o ninguna.
CCO
Copia de carbón oculta. Debe usarse con precaución
Para: Miguel@magdalenasmiguel
De: Miriam@magdalenasmiram
CCO: abogado@magdalenasmiriam
Querido Miguel:
Enhorabuena por la inaguración de tu propia tienda de magdalenas. No hemos
podido evitar observar que el sabor de tus magdalenas se parece
increíblemente al de las nuestras. ¿No te habrás llevado nuestra receta por
accidente, verdad?
CC: Quiero que sepas algo y quiero que los demás sepan que quiero que lo
sepas.
CCO: Quiero que sepas algo y no quiero que los demás sepan que quiero que
lo sepas.
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Asunto
La línea de Asunto es la parte más importante y la más descuidada de tus
correos electrónicos.
Esta línea es la forma en que te cuentas a ti mismo lo que estás diciendo. Si no
se te ocurre una buena línea de Asunto, puede ser indicativo de que tu
mensaje tiene algún problema
Usa siempre la línea de asunto. Asegúrate de que dicen algo significativo, que
no suenan a correo basura. Asegúrate de que reflejan no solo el primer
elemento de tu mensaje (pedido para la comida) sino la totalidad de su
contenido (pedido para la comida y fecha del juicio)
Evita las hipérboles: pocas cosas resultan tan decepcionantes como u mensaje
que no está a la altura de la presentación.
Para: Luis
De Laura
Asunto: Excelentes noticias
Por fin recordé el nombre de las galletas que me gustaban de pequeña.
Cuidado con la línea de Asunto empleada como mensaje.
Cada vez es más común, tal vez porque se interpreta como si fuera un mensaje
de texto. “La reunión es a las seis”, podría ser el mensaje entero y caber en
una línea de Asunto. Si haces esto, lo más cortés es añadir “fin del mensaje”
Para: Plutón
De: El Universo
Asunto: Ya no eres un planeta. Fin del mensaje
Procura cambiar el Asunto cuando cambie el contenido del email, seguir
respondiendo con el mismo ad infinitum puede dar lugar a equívocos.
Mensaje
Fuente, tamaño y color
Lo normal es usar una letra de 12 puntos. Cíñete al color negro –con la
excepción de aquellas ocasiones en que al contestar a alguien quieres que lo
que tú añadas se distinga con facilidad del mensaje original, en este caso elige
azul o rojo.
En cuanto al fondo de pantalla y papel tapiz, ninguno resulta apropiado para un
mensaje serio.
Comienzos:
El saludo es la primera y probablemente la más importante oportunidad de
mostrar a tu destinatario la opinión que tienes de ellos. Un saludo inapropiado
tiñe todo lo que le sigue.
Con la gente que no conoces, los hombres son Sr. Y las mujeres Sra., y no
Rita o cielo.
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Aviso a la gente joven: Si le estás escribiendo a alguien mayor que tú, es
buena idea dirigirte a esa personal de manera formal desde el principio.
¿Qué palabra debería introducir al nombre? Estimado siempre resulta
aceptable (Querido es más íntimo)
Si los destinatarios son muchos: estimados colegas es anodino y aceptable:
estimados amigos, colaboradores, clientes… Si no encontramos una forma
sucinta de dirigirnos a un grupo, existe un encabezado intensivo y cordial no
demasiado informal: Buenos días.
Despedidas:
El correo electrónico suele no utilizar palabras de despedida.
Es aconsejable no prescindir de ellas. Estas indican a cada una de las partes
algo respecto a la naturaleza de la relación.
La despedida se compone de dos partes: la palabra o palabras que preceden a
tu nombre, el cierre y la manera en que presentas dicho nombre: la firma.
Atentamente, cordialmente, un cordial saludo, saludos, afectuosamente,
con cariño, un abrazo, besos, son fórmulas que valían para las cartas y que
valen para los correos
La firma indicará al destinatario como quieres que se dirija a ti (Rodrigo Rato,
Rodrigo o Podrí)
Puedes introducir en el bloque de la firma un texto donde conste tu nombre
completo, tu cargo y otras informaciones
CÓMO ESCRIBIR UN BUEN CORREO ELECTRÓNICO:
Atención al vocabulario utilizado, se preciso con las palabras . Cuidado con
las faltas de ortografía, mcuhos servidores de correo tienen un corrector,
úsalo.
El estilo es importante sobre todo para determinar el tono y en la elección de
las palabras.
Normalmente puede emplearse una estilo sencillo y conseguir mensajes que
surtan un gran efecto.
¡Cuidado con LAS MAYÚSCULAS! Indican que estás gritando y a la gente lo le
gusta que le griten. No es bueno redactar todo un mensaje en mayúsculas, ni
aunque sea alegre. No es buena idea poner términos peyorativos en
mayúsculas (IDIOTA) Se puede gritar una palabra o dos como signo de alegría
o celebración (HURRA, FELICIDADES)
Emoticones. No deben enviarse en los mensajes formales ni cuando se está
intentando compensar una pulla, una broma arriesgada o un comentario
sarcástico.
Signos de exclamación: es otro signo que ha cobrado vida en el correo
electrónico. Pueden infundir calor humano a un mensaje. Podemos combatir
con él la falta de tono del correo electrónico
PIENSA ANTES DE PULSAR ENVIAR
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