SDIP S.A.S SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA PYMES NIT 112005101032010 Formato de Procedimiento AUDITORIA INTERNA P002-MJ Versión: 2 Proceso de Mejora Continua Procedimiento de Control de Documentos y Registros PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: AUDITORIA INTERNA Objetivo del Procedimiento: Planificar, implementar y ejecutar las auditorías internas al SIG, para determinar en este el cumplimiento de los requisitos de las normas NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008, 14001:2004 y 27001:2005, y OHSAS 18001:2007, así como la eficacia, eficiencia y efectividad. Proceso /Procedimiento Proveedor Todos los procesos que conforman la Empresa Didáctica SDIP S.A.S y la Gerencia son los proveedores dentro de la organización. Proceso /Procedimiento Cliente Los Clientes finales son los procesos que conforman la Empresa Didáctica SDIP S.A.S y la Gerencia, ya que se detectarán las debilidades y fortalezas que existen dentro de cada proceso para implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora. Entradas: Identificación de las falencias y fortalezas presentadas por cada área - Personal idóneo para la ejecución de las auditorias - Conocimiento de la Norma Internacional ISO19011(Directrices para la Auditoria de Sistemas de Gestión) Salidas: - Implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora que permita el fortalecimiento de la Empresa Didáctica SDIP S.A.S - Informe general con los hallazgos detectados y conclusiones obtenidas dentro de la auditoría interna Indicadores: # de Auditorías realizadas____ Porcentaje de áreas auditadas Responsables del Procedimiento: Asesora de Mejora Continua, Gerentes de la Empresa Didáctica SDIP S.A.S, Equipo de Asesores de Calidad de cada una de las Oficinas de la Empresa Didáctica SDIP S.A.S # de Procesos corregidos_____________ Nivel de aceptación a la Auditoría Interna Elaboro: Proceso: Mejora Continua Reviso Gerentes Tutoras Aprobó Gerentes tutoras SDIP S.A.S SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA PYMES NIT 112005101032010 Formato de Procedimiento AUDITORIA INTERNA P002-MJ Versión: 2 Proceso de Mejora Continua Procedimiento de Control de Documentos y Registros FLUJOGRAMA AUDITORIA INTERNA Elaboro: Proceso: Mejora Continua Reviso Gerentes Tutoras Aprobó Gerentes tutoras SDIP S.A.S SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA PYMES NIT 112005101032010 Formato de Procedimiento AUDITORIA INTERNA P002-MJ Versión: 2 Proceso de Mejora Continua Procedimiento de Control de Documentos y Registros CARACTERIZACIÓN PROCEDIMIENTO OO2 MEJORA CONTINUA SDIP S.A.S SISTEMAS DE INFORACIÓN PARA PYMES 112005101032010 NIT FORMATO DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Código: F004-P001-MJ Versión: 1 Proceso de Mejora Continua Procedimiento de Control de Documentos y Registros OBJETIVO ALCANCE LÍDER PROVEEDOR NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA Planificar, implementar y ejecutar las auditorías internas al SIG, para determinar en este el cumplimiento de los requisitos de las normas NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008, 14001:2004 y 27001:2005, y OHSAS 18001:2007, así como la eficacia, eficiencia y efectividad. Elaborar programa de auditoria hasta realizar seguimiento de las mismas. Líder de Mejora continua INSUMO /ENTRADA SUBPROCESO CLIENTE Elaborar el programa de auditoria Programa auditoria Gerencia Programa auditoria Aprobación Aprobación programa auditoria Líder de mejora continua Líder de mejora continua Programa auditoria y formatos que utilizaran en esta, Comunicar programa a equipo auditor. Acta de reunión Gerencia y Líder de mejora continua Líder de mejora continua Programa auditoria y formatos que utilizaran en esta, Ejecutar auditoria según programa estipulado Informes de auditorias por oficinas. Líder de mejora continua Consolidar informes auditorias Informe general auditorias SDIP SAS Líder de mejora continua Presentar informe trimestral auditorías internas. Informe general auditorias Gerencia Realizar seguimiento de auditorías. Informe general cierre Gerencia de no conformidades. Líder de mejora continua Planeación auditorias trimestre actual. PRODUCTO P Gerencia Auditores Líderes H Informe auditoria y acciones correctivas. Líder de mejora continua Informe general auditorias SDIP SAS Líder y coordinadores de mejora continua Verificación auditoria. Elaboro: Proceso: Mejora Continua V A Reviso Gerentes Tutoras Aprobó Gerentes tutoras SDIP S.A.S SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA PYMES NIT 112005101032010 Formato de Procedimiento AUDITORIA INTERNA P002-MJ Versión: 2 Proceso de Mejora Continua Procedimiento de Control de Documentos y Registros RECURSOS HUMANOS Gerencia, Líder de área de proceso, coordinadores y asesores mejora continua. FISICOS Instalaciones de la organización, Computadores. TECNOLOGICOS Archivo de formaros por áreas. INDICADORES DE GESTION # de Auditorías realizadas____ Porcentaje de áreas auditadas # de Procesos corregidos_____________ Nivel de aceptación a la Auditoría Interna FORMATOS Formato programa de auditoria, lista de chequeo auditoria, evaluación auditores internos. RIESGOS *Deficiencia en la formación personal. *Deficiencia en el desempeño Laboral. *Poco control en la documentación y procedimientos según la norma. * No realizar seguimiento en los procedimientos del área. MATRIZ PROCEDIMIENTO 002 MEJORA CONTINUA SDIP S.A.S SISTEMAS DE INFORACIÓN PARA PYMES NIT 112005101032010 FORMATO DE MATRIZ DE PROCESOS Código: F011-P001-MJ Versión: 1 Proceso de Mejora Continua Procedimiento de Control de Documentos y Registro 1 2 3 ACTIVIDAD Elaborar y presentar el programa nacional de auditorías DESCRIPCION Diligenciar el formato F001-P001-GEC y presentar para la aprobación del representante de la Dirección el programa nacional de auditorías del SIG. RESPONSABLE Responsables Proceso Gestión de Evaluación y Control REGISTRO Formato F001-P002-MJ Comunicar el programa de auditorías Dar a conocer a los responsables de los procesos el programa nacional de auditorías y las directrices especificas del programa Líder Proceso Mejora Continua Comunicación Formato F001-P002-MJ Informar programa a equipo auditor Dar a conocer el programa nacional de auditorías al equipo auditor y comunicar con mínimo 3 días de anticipación a los auditados Líder Proceso Gestión de Evaluación y Control Comunicación Formato F001-P002-MJ Elaboro: Proceso: Mejora Continua Reviso Gerentes Tutoras Aprobó Gerentes tutoras SDIP S.A.S SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA PYMES NIT 112005101032010 Formato de Procedimiento AUDITORIA INTERNA P002-MJ Versión: 2 Proceso de Mejora Continua Procedimiento de Control de Documentos y Registros Ejecutar la auditoría interna según el plan aprobado: El auditor líder debe preparar el plan de Auditor Líder Equipo auditorías en el formato F002-P002-MJ. Auditor Durante la reunión de apertura el auditor líder presenta el equipo de auditores, da a conocer el objetivo y alcance de la auditoría y concerta con los auditados el plan de la misma. En caso de presentarse algún inconveniente para la ejecución de una actividad planificada se procede a realizar los ajustes. Para la ejecución de la auditoría los auditores internos utilizan el formato lista de chequeo formato F003-P002-MJ y para el registro de las evidencias, diligencian el formato F001-P003-MJ Acciones Correctivas, preventivas y de mejora. Cada auditor debe analizar los hallazgos de la auditoría y determinar la existencia de No Conformidades. El auditor Líder junto con el equipo auditor y el auditado(s) celebra la reunión de cierre en la cual se presentan los hallazgos y conclusiones de la auditoria para que una vez reconocidos por el auditado se determine un intervalo de tiempo para que esté presente un plan de acciones correctivas y preventivas. Formato F002-P002-MJ , Formato F003P002-MJ Acciones Correctivas, preventivas y de mejora Elaborar, aprobar y remitir informe de auditoría El auditor Líder debe realizar y presentar el informe final de auditorías internas según el formato F004-P002-MJ y lo debe entregar máximo a los 5 días calendario, después de la presentación del informe de avance, presentado en la reunión de cierre. Auditor Líder Equipo Auditor Formato F004-P002-MJ Realizar el seguimiento a las auditorías El auditor responsable del proceso auditado debe efectuar seguimiento y verificación de las acciones correctivas o preventivas implementadas según las fechas acordadas y definidas con el auditado, así como, asegurar el análisis de las causas de las no conformidades registradas en el mismo formato. En caso de no registrarse avance en la implementación de acciones correctivas o preventivas, el Representante de la Dirección informa al responsable del proceso de Gestión de Evaluación y control, para que tome las medidas pertinentes Equipo Auditor, Responsables Proceso de Gestión de Evaluación y Control Formatos Acciones Correctivas, preventivas y de mejora F001-P003MJ,F002-P003-MJ 4 5 6 Elaboro: Proceso: Mejora Continua Reviso Gerentes Tutoras Aprobó Gerentes tutoras SDIP S.A.S SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA PYMES NIT 112005101032010 Formato de Procedimiento AUDITORIA INTERNA P002-MJ Versión: 2 Proceso de Mejora Continua Procedimiento de Control de Documentos y Registros Documentos asociados: En el siguiente link encontraran todos los formatos asociados a este procedimiento. http://mjcsdipsas.jimdo.com/mejora-continua/formatos-1/p002/ DEFINICIONES P002 .MJ.docx CONTROL DEL DOCUMENTO NOMBRE AUTOR CARGO Carolain Yiseth Arias Cruz Líder Asesor de Mejora Continua DEPENDECIA/AREA Mejora Continua REVISO APROBO Elaboro: Proceso: Mejora Continua Reviso Gerentes Tutoras Aprobó Gerentes tutoras FECHA Junio/014